Информационная система учета клиентов

Размещено на http://www.allbest.ru/

3

Введение

информационный система учет

Сейчас, как никогда раньше, актуальна проблема автоматизации рабочего процесса. Одним из способов сокращения расходов организации является налаживание четкой и быстрой работы. В условиях современного рынка при постоянно усиливающейся конкуренции любому предприятию без автоматизации деятельности отдела работы с клиентами или отдела продаж эффективно развиваться практически невозможно. Некоторые из элементов деятельности отдела продаж должны быть обязательно автоматизированы в той или иной степени. Основная цель автоматизации - получить конкурентные преимущества за счет использования современных технологий, которые предназначены повысить эффективность деятельности отдела продаж и в целом всей организации.

Много времени уходит на оформление документов, ведение дел, организацию приема клиентов и оформление их документов. Выходом из сложившейся ситуации может стать программное обеспечение, которое поможет автоматизировать работу отдела работы с клиентами.

Тема дипломной работы - «Информационная система учета клиентов (на материалах ИП Кудрявцевой Е.Н.)».

Целью дипломной работы является повышение эффективности работы сотрудников отдела продаж при учете клиентов, сокращения времени их учёта и в любой момент времени предоставление данных пользователю в удобном для него виде.

Основной задачей дипломной работы является разработка и создание информационной системы для регистрации и учёта клиентов компании «Сладкий мир».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие частные задачи:

- изучить и проанализировать предметную область (охарактеризовать организацию, для которой будет разработана система, ее подразделения, проанализировать процессы, протекающие на предприятии и нуждающиеся в автоматизации) и подобрать информацию для последующего применения в программном продукте;

- обосновать выбор предмета исследования и автоматизации и сформулировать функциональные требования к разрабатываемой системе;

- проанализировать существующие разработки в данной области и обосновать выбор технологического решения;

- охарактеризовать информационное обеспечение задачи автоматизации: проанализировать входные и выходные информационные потоки разрабатываемой системы;

- составить общий алгоритм работы системы;

- произвести подборку исходных данных;

- создать графический интерфейс;

- разработать структуру базы данных;

- разработать программный продукт;

- провести тестирование разработанной системы в различных режимах работы;

- оценить экономическую эффективность реализации проекта.

Объектом исследования дипломной работы является предприятие индивидуального предпринимателя (ИП) Кудрявцевой Е.Н.

Предметом исследования является деятельность менеджера отдела продаж по работе с клиентами данной организации, включающая:

- работу с клиентами;

- работу с прайс-листами ИП Кудрявцевой Е.Н.;

- работу с договорами;

- работу с заказами;

- составление отчетности для руководства.

В ходе разработки проекта информационной системы (ИС) основными задачами являются: создать программный продукт, который позволяет удобно хранить, обрабатывать, редактировать, а также просматривать и быстро находить нужную информацию о клиентах компании, а также максимум упростить работу пользователя при поиске информации и в любой момент времени предоставить данные пользователю в удобном для него виде.

Результатом проделанной работы должен стать программный продукт, реализующий все вышеперечисленные функции.

В первой главе произведен анализ деятельности компании «Сладкий мир» (ИП Кудрявцевой Е.Н.) как объекта информатизации.

Были рассмотрен основной вид деятельности фирмы, описана организационная структура, а также кратко рассмотрены программные продукты. Были рассмотрены программные продукты для автоматизации деятельности сотрудников отдела продаж.

Вторая глава посвящена анализу и выбору средств разработки информационной системы регистрации и учета клиентов ИП Кудрявцевой Е.Н. Описан прототип информационной системы с учетом всех вышеуказанных требований и на основе разработанной ранее структуры. Далее были подробно рассмотрены функции программных модулей, построены блок-схемы некоторых из них, выявлены взаимосвязи программных модулей системы и таблиц базы данных.

В третьей главе описывается тестирование разработанного прототипа информационной системы и его экономическая оценка.

Данная расчетно-пояснительная записка состоит из 3 глав, введения, заключения, списка использованных источников, 61 страницу основного текста, 7 таблиц, 8 рисунков.

1. Анализ деятельности ИП Кудрявцевой Е.Н. «Сладкий мир», как объекта информатизации

1.1 Технико-экономическая характеристика объекта исследования

ИП Кудрявцева Е.Н. занимается продажей кондитерских изделий с 2000 года. На начальном этапе своего развития компания «Сладкий мир» представляла собой небольшую фирму, занимающуюся кондитерскими изделиями с ориентацией на город Смоленск.

В настоящее время в штат сотрудников фирмы входит около 100 человек.

Во главе ИП Кудрявцевой Е.Н. стоит генеральный директор. Он контролирует работу всех отделов фирмы, подписывает договоры предприятия и основные документы.

В компании 3 отдела: бухгалтерия, отдел продаж, склад. Описание функций подразделений приведено в таблице 1.1.

Таблица 1.1 - Описание функций подразделений компании «Сладкий мир»

№	Подразделение	Численность	Кому подчиняется подразд.	Основные функции
1	Бухгалтерия	15	Главный бухгалтер	Ведение бухгалтерского учета. Формирование информации о хозяйственной деятельности, своевременное составление отчетности. Осуществление расчетов по заработной плате и взносам в бюджет и фонды. Контроль порядка оформления первичной и бухгалтерской документации.
2	Отдел продаж	70	Руководитель отдела продаж	Управление деятельностью по продажам кондитерских изделий, работа с клиентами.
3	Склад	10	Кладовщик	Прием и хранение товара

Должностные инструкции главного бухгалтера.

Главный бухгалтер обязан обеспечить:

- полный учет поступающих денежных средств;

- проводить ревизии по остаткам товара;

- точный учет результатов финансово-хозяйственной деятельности фирмы;

- правильное начисление и своевременное перечисление платежей;

- своевременный инструктаж работников по вопросам бухгалтерского учета, контроля и анализа;

- составление достоверной бухгалтерской отчетности на основе первичных документов бухгалтерских записей;

- сохранность бухгалтерских документов, оформление и передачу их в установленном порядке в архив;

Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан осуществлять контроль:

- за соблюдение правил оформления и отпуска товара со склада;

- за правильностью расходования фонда заработной платы, установление должностных окладов, строгим соблюдением штатной, финансовой и кассовой дисциплины;

- за соблюдением установленных правил поведения инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств;

- за взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженности, соблюдением платежной дисциплины;

- за законностью списания с бухгалтерских балансов недостаточной дебиторской задолженности и других потерь;

- главный бухгалтер подчиняется директору фирмы;

- главный бухгалтер руководствуется в своей деятельности законодательством России, положением о главных бухгалтерах, положением о главном бухгалтере фирмы;

- запрещается принимать к исполнению и оформлять документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранение расходование денежных средств.

Разногласия между главным бухгалтером и руководителем фирмы разрешаются в установленном законодательством порядке.

Главный бухгалтер несет ответственность:

- за неправильное введение бухгалтерского учета;

- за принятие к исполнению и оформлению документов по операциям, противоречащим законодательству;

- за несвоевременную и неправильную выверку операций по расчетному счету в банке;

- за нарушение порядка списания с бухгалтерских счетов недостач;

- за составление недостоверной бухгалтерской отчетности.

Должностные инструкции менеджера по продажам.

Менеджер обязан:

- владеть полной информацией по товарам;

- отвечать на телефонные звонки и напрямую работать с клиентом;

- заключать договора с клиентами, выдавать пакет необходимых документов;

- отвечать за качество товара;

- отвечать за организацию доставки товаров;

- каждую неделю отчитываться за проделанную работу;

- выезжать в места реализации товара;

- вести необходимую для работы документацию;

- ежемесячно делать отчет и сдавать его главному бухгалтеру;

- рекламировать товар;

- принимать заявки на товар;

- отвечать за оплату товара;

- постоянно повышать свой профессиональный и общеобразовательный уровень;

- принимать претензии, которые возникают у клиентов;

- сообщать принимающей стороне сведения о товаре: производителях, сроках хранения, условиях хранения;

- немедленно информировать клиентов о возникновении проблем по доставке товара;

- оформлять пакет документов, подтверждающего оплату товара, составляющих заказанную клиентом группу товара;

- хранить коммерческую тайну;

- при возникновении конфликтных ситуаций немедленно проинформировать начальника отдела продаж;

Менеджер несет ответственность:

- за соответствие товарных данных и достоверность занесенной в журнал информации;

- несвоевременную доставку товара;

- за информацию, предоставленную клиентам;

- за корректное обращение с клиентами фирмы;

- за исполнение приказов и распоряжений руководства;

- за сохранность вверенной ему документации и за вверенное ему имущество;

- за разглашение коммерческой тайны, и сведений о клиентах.

По сути дела вся фирма составляет один агентский отдел.

Работа заключается в том, чтобы клиент, придя один раз в эту фирму, пришел еще и предложил воспользоваться услугами фирмы своим друзьям и знакомым.

При обращении клиента менеджер обязан:

- четко и грамотно рассказать о товарах, предлагаемых фирмой;

- по желанию клиента дать оценку каждого товара и подробнее описать все особенности данного производителя товаров;

- предложить помощь по доставке товара, если это необходимо;

- после того, как клиент определится с выбором товаров, записать все данные о нем в журнал фирмы;

- заключить договор с клиентом, при необходимости взять предоплату;

- выдать пакет документов: договор, накладную, номера телефонов службы доставки;

Менеджер также обязан находиться в постоянной связи с клиентом и информировать его заранее о возможных изменениях и максимально приложить все усилия, чтобы клиент остался доволен и продолжил работу с фирмой. На фирме существует транспортный отдел или служба доставки. Доставку товаров фирма осуществляет бесплатно.

Работа с VIP клиентами сводится к тому, что все пожелания VIP клиента будут исполнены, обслуживаются в отдельной комнате и предложением чая или кофе, чаще всего директор берет все в свои руки, т.е. он сам предлагает им индивидуальные скидки. Если директора нет на месте, то его функции временно выполняет старший менеджер.

1.2 Организационная структура ИП Кудрявцевой Е.Н.

Управление предприятием осуществлялся на базе его организационной структуры, определяемой руководителем самостоятельно. Организационная структура компании «Сладкий мир» представлена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 - Организационная структура компании «Сладкий мир»

При формировании структуры были учтены следующие моменты: решение одних и тех же вопросов и задач не находится в ведении разных подразделений; эффективное решение вопросов одного отдела (подразделения) не возлагается на другие отделы. Это в свою очередь обеспечивает независимое положение каждого отдела по отношению к другим. В каждом отделе есть свой руководитель (заведующий отделом) на которого возлагаются определенные обязанности в руководстве отделом. Руководитель отдела обеспечивает подготовку материалов к публикации по соответствующим направлениям работы. За образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение эффективности и качества работы, улучшение качества продукции, продолжительную и безупречную работу, новаторство в труде и за другие достижения в работе применяются следующие меры стимулирования и поощрения персонала:

- объявление благодарности;

- награждение ценным подарком;

- награждение грамотой;

- выдача премии.

С целью постоянного обновления профессиональных знаний и совершенствование профессиональных навыков каждого сотрудника предприятия проводится периодическое обучение персонала. Проводятся такие формы обучения:

- ежегодное обучение руководителей и специалистов. Проводится для ознакомления с новой техникой и технологиями, эффективными приемами управления и анализа производства в сфере управления человеческими ресурсами;

- тематические семинары по научно-техническим, технологическим, социально-экономическим и другим проблемам предприятия;

- обучение при приеме на работу вновь принятых сотрудников. Проводится для изучения специфики деятельности предприятия, организации производства, технологии, условий труда, техники безопасности. Обучение при приеме на работу (первичное обучение) проводится после оформления документов для приема на работу.

Как правило, перечисленные виды обучения проходят в рабочее время и финансируются предприятием.

1.3 Сущность задачи и обоснование необходимости ее решения

Основной проблемой, возникающей в процессе работы менеджера отдела продаж по работе с клиентами, является отсутствие автоматизированной информационной системы, которая позволяет повысить эффективность работы отдела.

До недавнего времени возможностей пакета Microsoft Office 2007 было достаточно для выполнения задач, поставленных перед менеджером отдела продаж. Но в связи с тем, что количество заказов увеличивается, потребности клиентов постоянно растут, на рынке постоянно появляются новые конкуренты, перед руководством агентства встал вопрос о повышении эффективности деятельности отдела продаж и, в первую очередь, его руководителя.

На данный момент руководитель отдела продаж сталкивается со следующими проблемами в своей деятельности:

- отсутствие единой клиентской базы;

- отсутствие единого механизма регистрации заказов на предоставление товаров;

- анализ продаж приходится проводить вручную с помощью редактора Microsoft Excel;

- отсутствие единых форм отчетности для руководства предприятия (например, информация о заключенных сделках, объем продаж товаров за определенный период и так далее).

Процессы работы отдела продаж представлены в таблице 1.2.

Таблица 1.2 - Проблемы, с которыми сталкивается руководитель отдела продаж

№	Процесс	Выявленные проблемы
1	Работа с клиентами	Не существует четко сформированной базы клиентов предприятия. Сведения о клиентах хранятся на бумажных носителях, записываются вручную. Нет четкого представления, какие сведения - полезны для дальнейшей работы, а какие нет.
2	Работа с прайс-листами	Нет единой формы прайс-листа. Не существует возможности предоставления клиенту прайс-листа по определенной услуге. Прайс-листы сложны для понимания.
3	Работа с договорами	Заполнение договора производится вручную. Следствием этого является значительная потеря времени на оформление договора.
4	Работа с заказами	Не существует единой системы регистрации заказов. Сложно проследить за выполнением того или иного заказа. В связи с этим возникают сложности при анализе продаж.
5	Формирование отчетности	Сложность сбора и структурирования информации для анализа продаж. Сложность проведения анализа. Нет единых форм отчетности. Результаты анализа не всегда верны.

Из таблицы видно, что существует ряд проблем и только с помощью создания автоматизированной информационной системы можно их решить, что позволит повысить эффективность работы отдела продаж.

Для составления окончательной картины, позволяющей судить о необходимости автоматизации деятельности руководителя отдела продаж, желательно оценить экономические выгоды.

1.4 Информационное и программное обеспечение функционирования отдела продаж

В организации деятельности ИП Кудрявцевой Е.Н. применяются следующие программные продукты:

- система «Клиет-Банк»;

- справочно-правовая система «КонсультантБухгалтер: ВерсияПроф«;

- система 1С «Бухгалтерия» 7.7;

- пакет Microsoft Office 2007;

- Интернет в реальном масштабе времени.

В бухгалтерии используются программные продукты: «Клиент-банк», 1С «Бухгалтерия», «КонсультантБухгалтер: ВерсияПроф».

Система «КонсультантБухгалтер» содержит практически все документы, необходимые в работе, комментарии и консультации специалистов, инструменты для решения спорных вопросов, электронную библиотеку бухгалтерских изданий. Документы, попадающие в базу, поддерживаются в актуальном состоянии и полностью соответствуют оригиналам. Базы связаны между собой. Система поиска позволяет быстро найти все связанные между собой документы и комментарии к ним.

Система «КонсультантБухгалтер» постоянно развивается и совершенствуется. Отличительной особенностью данной системы является полнота и достоверность информации. Все документы проходят юридическую обработку.

Система «Интернет». В последнее время все отрасли вплотную начала использовать Интернет-технологии. Компания «Сладкий мир» также использует эти технологии. Для автоматизации программы учета используется система 1С: «Бухгалтерия» 7.7. Доступ к 1С «Бухгалтерии» имеет только главный бухгалтер компании «Сладкий мир». Все остальные отделы предприятия не оснащены специальными программными продуктами. Например, автоматизация отделов маркетинга, продаж и закупок заключается в использовании возможностей пакета Microsoft Office 2007.

Во всех отделах фирмы используются компьютеры конфигурации Pentium IV с оперативной памятью 512 Мбайт и операционной системой Windows XP Professional, объединенные локальной вычислительной сетью.

1.5 Постановка задачи на разработку информационной системы

В настоящее время существует множество программных продуктов для автоматизации деятельности руководителя отдела продаж. Все они отличаются друг от друга функциональным наполнением, требуемыми техническими средствами, трудоемкостью в использовании, а также ценой. Для выбора наиболее подходящего варианта для автоматизации деятельности руководителя отдела продаж были рассмотрены информационные системы, представленные на российском рынке.

Microsoft Customer Relationship Management (Microsoft CRM) -- система для управления отношениями с клиентами, простая в использовании и настройке, содержащая необходимую функциональность для работы сотрудников продаж, маркетинга или обслуживания клиентов. В системе содержится большое количество отчетов по прогнозированию, анализу активности по продажам, оценке эффективности. Для работы в системе можно использовать клиента для Microsoft Outlook или Internet Explorer. Microsoft CRM тесно интегрирована со всеми приложениями Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) и платформенными решениями Microsoft (Server, Exchange, SharePoint).

Система Microsoft CRM 3.0 доступна в двух версиях: Small Business Edition и Professional .

Профессиональная версия (Professional) предназначена для средних, крупных компаний или подразделений корпораций, для компаний, использующих разветвленную ИТ-инфраструктуру.

Версия Small Business предназначена для небольших компаний. Эта версия имеет ряд дополнений, удобных для небольших компаний -- упрощенную установку, интеграцию с факсимильной службой и объединенные инструменты управления инфраструктурой и системой Microsoft CRM. Система предназначена для установки на Small Business Server и имеет ограничение по количеству пользователей.

Обе версии системы Microsoft CRM 3.0 предлагают исчерпывающий инструментарий для управления маркетингом, продажами и обслуживанием клиентов, который в максимальной степени схож и теснейшим образом связан с приложениями Microsoft Office и Microsoft Office Outlook.

Исследования системы показало, что в существующих информационных системах отсутствуют многие функции, необходимые для повышения эффективности работы отдела продаж компании «Сладкий мир». К тому же в данных системах слишком обширный функционал, который никогда не будет полностью использован на рассматриваемом предприятии.

Поэтому было принято решение о создании собственной информационной системы (автоматизированной ИС учета клиентов туристического агентства), которая будет разработана с учетом особенностей деятельности ИП Кудрявцевой Е.Н.

Разрабатываемый программный продукт должен обеспечивать:

- определение прав доступа к функциям программы с помощью учетных записей;

- ввод личных данных клиентов, их редактирование, быстрый поиск по критериям и вывод на печать;

- резервное копирование данных (автоматически и в ручном режиме);

- простота и наглядность в использовании;

- многопользовательский режим работы;

- учет клиентов по разным параметрам;

- формирование документации клиентов;

- формирование документации по всем клиентам за выбранный период;

- продажу определенного количества товара и формирование соответствующей документации о клиентах.

Создаваемая информационная система может использоваться любым сотрудником компании.

Доступ к функциям программы для различных пользователей определяется администратором.

С программой может работать пользователь любой квалификации. Программа устанавливается на персональный компьютер и записывается на жестком диске.

Помешать работе программы не могут никакие факторы, кроме неполадок самого компьютера.

Требования к составу и параметрам технических средств

Для нормальной работы программы (клиентская часть) требуется компьютер типа:

- IBM PC/AT совместимых ПЭВМ не ниже Pentium II 1 ГГц с объемом ОЗУ не менее 128 мегабайт;

- свободного пространства на жёстком диске - не менее 15 Мб;

- стандартный SVGA монитор;

- клавиатура, мышь, принтер.

Компания «Сладкий мир» (ИП Кудрявцева Е.Н.) в процессе своей деятельности выполняет разноплановый набор функций.

Анализ процессов работы отдела продаж показал, что все они требуют повышения качества работы сотрудников отдела путем внедрения средств автоматизации.

После проведения анализа программных продуктов, которыми пользуются сотрудники отдела продаж, было принято решение о необходимости разработки ИС, обеспечивающей эффективное решение рассматриваемых задач. ИС будет ориентирована на неограниченное количество пользователей, но в то же время выполнять большинство функций отдела, формировать отчетность предприятия по клиентам компании, а так же использоваться для хранения, обработки, редактирования, просмотра и быстрого поиска информации о клиентах.

2.Разработка информационной системы

2.1 Уточнение функций информационной системы

При создании системы регистрации и учета клиентов компании «Сладкий мир» было уделено особое внимание требованиям, которые предъявляются к программам, используемым на фирме. Как правило, именно от того, насколько удобно и просто будет работать с программой сотрудникам отдела, зависит успешное внедрение и безупречная работа.

Система регистрации и учета клиентов компании «Сладкий мир» должна представлять собой программный продукт, несложный в эксплуатации и доработке, а также быть легкой для понимания и обучения, каждый режим работы должен быть снабжен подробными подсказками. Система должна быть максимально адаптирована под конечного пользователя.

В системе регистрации и учета клиентов компании «Сладкий мир» вся информация должна храниться в общедоступных базах данных, что позволит получать объективные сведения о текущем состоянии дел в реальном времени. Информационная система должна содержать следующую информацию:

- cведения о клиентах ИП Кудрявцевой Е.Н.;

- cведения о долгах клиентов;

- cведения о продажах и заказах;

- общую информацию о фирме.

Информационная система должна обеспечивать:

- ввод, удаление и редактирование той или иной информации, с возможностью подстановок из других таблиц, фиксированных наборов данных и входного контроля от некорректных действий;

- ограничение доступа к ИС с помощью идентификации пользователя (парольная защита с возможностью оперативного изменения пароля);

- поиск по разнообразным признакам;

- сортировку по различным признакам;

- экспорт выбранного заказа в MS Word;

Программа должна отличаться исключительной простотой и очевидностью общих концепций ведения регистрации и учета клиентов.

2.2 Определение структуры и состава информационной системы

Информационная система, чаще всего, это понятие которое представляет собой описание программной модели, решающей определенный круг задач в конкретной области человеческой деятельности. Информационная модель - это набор различного программного обеспечения, пользовательских приложений и баз данных. Все эти компоненты системы объедены друг с другом в единый механизм, функционирующий по определенным правилам. При проектировании структуры информационной модели необходимо учитывать большое количество характеристик и их отношений. Чем больше система, тем сложнее создать не противоречивую, максимально простую, и сбалансированную модель. Практический опыт работы по проектированию ИС позволил выделить ключевые элементы системы, понимание которых помогло избежать серьезных ошибок на этапе проектирования ИС. Дальнейшее изложение основано на анализе различных работ по проектированию информационных систем, и представляет собой обобщенное описание базовых элементов структуры.

Структура информационной системы, как правило, состоит из нескольких взаимосвязанных частей, каждая из которых определяет в системе заданные свойства. Анализ этих свойств позволяет выделить следующие блоки:

1. Управляющий блок. Содержит элементы, обеспечивающие управление системой и технологию работы отдельных приложений. Управляющие приложения ориентированы на предоставление информации для обработки или настройке различных параметров ИС. Кроме того, они включают в себя, приложения предоставляющие информацию для принятия решений, либо как элемент управления последовательностью выполнения технологического процесса. Управляющий блок состоит из нескольких частей:

- административная часть - содержит элементы, ориентированные на управление системой, в которой принятие решений лежит в области действий пользователя. Например, управление допуском к информации в приложениях;

- управляющая часть - содержит элементы, ориентированные на автоматическое управление технологическим циклом информационной системы, где принимаются решения по работе ИС без участия пользователей.

2. Конвейерный блок. Содержит элементы, составляющие группу решений обеспечивающих производственный цикл работы информационной системы. Конвейерные приложения выполняют сбор и обработку информации по заданным правилам и в определенной последовательности.

3. Учетный блок. Содержит элементы, обеспечивающие учетные функции системы, с регистрацией происходящих изменений. Учетные приложения ориентированы на ввод, хранение и предоставление информации необходимой для выполнения технологического цикла.

Информационные системы отражают отраслевые особенности деятельности предприятий. Такие системы используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или отраслевом уровне. Для автоматизированного решения задач требуется наличие ряда компонентов, являющихся базовыми для любой компьютерной ИС:

- информационной базы объекта управления;

- программного обеспечения;

- вычислительной системы;

- пользователей.

На рисунке 2.1 показана структура разрабатываемой информационной системы.

Рисунок 2.1- Структура информационной системы

2.3 Информационное обеспечение комплекса задач

Технология создания информационных систем предъявляет особые требования к методикам реализации и программным инструментальным средствам. Реализацию проектов по созданию информационных систем принято разбивать на стадии анализа (прежде чем создавать информационных систем, необходимо понять и описать бизнес-логику предметной области), проектирования (необходимо определить модули и архитектуру будущей системы), непосредственного кодирования, тестирования и сопровождения.

Сущность структурного подхода к разработке информационных систем заключается в ее декомпозиции (разбиении) на автоматизируемые функции: система разбивается на функциональные подсистемы, которые в свою очередь делятся на подфункции, подразделяемые на задачи и так далее. Процесс разбиения продолжается вплоть до конкретных процедур. При этом автоматизируемая система сохраняет целостное представление, в котором все составляющие компоненты взаимоувязаны. Основные этапы, на которые разбивается процесс проектирования информационной системы, следующие:

- концептуальное проектирование - сбор, анализ и редактирование требований к данным (обследование предметной области, изучение ее информационной структуры, выявление всех фрагментов, каждый из которых характеризуется пользовательским представлением, информационными объектами и связями между ними, процессами над информационными объектами, моделирование и интеграция всех представлений);

- логическое проектирование - преобразование требований к данным в структуры данных. На выходе получаем СУБД - ориентированную структуру базы данных и спецификации прикладных программ;

- физическое проектирование - определение особенностей хранения данных, методов доступа и т.д.

Основными конструктивными элементами моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты). Сущность - любой различимый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных. Логическая структура базы данных - это описание состава, типа и длины информационных единиц базы данных и связей между ними.

Сущности и связи модели данных представляются в виде реляционной таблицы (отношения). Отношение, соответствующее сущности, содержит атрибуты (столбцы), являющиеся атрибутами сущности и описывающие сущность (объект). Атрибут или множество атрибутов, которые однозначно определяют объект, называются ключом.

Удобно представлять отношение как таблицу, где каждая строка есть кортеж, и каждый столбец соответствует одному компоненту. Столбцы при этом называются атрибутами и им присваивают имена. Список имён атрибутов называется схемой отношения. Совокупность схем отношений, используемых для представления информации, называются схемой базы данных, а текущие значения соответствующих отношений - базой данных.

Процесс построения инфологической модели состоит из следующих шагов:

- определение сущностей;

- определение зависимостей между сущностями;

- задание первичных и альтернативных ключей;

- определение атрибутов сущностей;

- приведение модели к требуемому уровню нормальной формы.

Логический уровень представления модели - это абстрактный взгляд на данные, на нем данные представляются так, как выглядят в реальном мире. Логическая модель данных является универсальной и никак не связана с конкретной реализацией СУБД. Физическая модель данных, напротив, зависит от конкретной СУБД, фактически являясь отображением системного каталога. В физической модели содержится информация о всех объектах БД. Поскольку стандартов на объекты БД не существует (например, нет стандарта на типы данных), физическая модель зависит от конкретной реализации СУБД. Следовательно, одной и той же логической модели могут соответствовать несколько разных физических моделей.

Современные объектно-ориентированные CASE-средства позволяют эффективно решать задачи проектирования приложений. Среди таких пакетов - Rational Rose, Together Control Center, BPWin, ERWin, Model Mart, Silverrun Business Process Modeller, Process Analyst.

Создание модели данных, как правило, начинается с создания логической модели. После описания логической модели, проектировщик может выбрать необходимую СУБД и программа автоматически создаст соответствующую физическую модель. На основе физической модели программа может сгенерировать системный каталог СУБД или соответствующий SQL-скрипт. Этот процесс называется прямым проектированием (Forward Engineering). Тем самым достигается масштабируемость - создав одну логическую модель данных, можно сгенерировать физические модели под любую поддерживаемую СУБД. С другой стороны, программа способна по содержимому системного каталога или SQL-скрипту воссоздать и физическую, и логическую модель данных (Reverse Engineering). На основе полученной логической модели данных можно сгенерировать физическую модель для другой СУБД и затем сгенерировать ее системный каталог. Следовательно это позволяет решить задачу по переносу структуры данных с одного сервера на другой.

Входной информацией являются информация о клиентах, информация о клиентах, а также пароль, и имя. Участвующие лица персонал и клиент. Выходной информацией являются клиенты, заказы, оформление заказов.

2.4 Алгоритмическое и программное обеспечение задачи

В данной информационной системе вся информация будет храниться в базе данных, из которой, посредством средств Delphi 7, она будет предоставляться пользователю в наиболее наглядном и удобном виде. Для создания базы данных разрабатываемого программного средства, предполагается использовать Microsoft Access 2007.

Access - это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). Access мощное приложение Windows; впервые производительность СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач.

Система Access это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети.

Система Access поддерживает обработку транзакций с гарантией их целостности. Кроме того, предусмотрена защита на уровне пользователя, что позволяет контролировать доступ к данным отдельных пользователей и целых групп. Одна из самых мощных возможностей Access одновременно является и наиболее важной. Отношения позволяют связать таблицы графически. Можно даже связывать таблицы, представляющие файлы разных типов (например, таблицу Access и таблицу dBASE). После подобного связывания таблицы выступают уже как одно целое, и теперь можно строить запросы применительно к любым данным в них. Можно выбирать конкретные поля, определять порядок сортировки, создавать вычисляемые выражения и вводить критерии отбора нужных записей. Разработку модуля начинаем с создания базы данных. База данных содержит следующие таблицы: Admin, Klient, Zayavka.

Таблица 2.1 - Содержание таблицы «Admin»

Имя поля	Тип данных
ФИО	текстовый
Адрес	текстовый
Телефон	текстовый
Пароль	текстовый

Таблица 2.2 - Содержание таблицы «Klient»

Имя поля	Тип данных
Клиент	текстовый
Данные клиента	текстовый
№ заявки	текстовый
Дата заявки	текстовый
Сумма заявки	текстовый
Долг клиента	текстовый

Таблица 2.3 - Содержание таблицы «Zayavka»

Имя поля	Тип данных
Код	Числовой
Сумма накладной	текстовый
доставка	текстовый
Торговая точка	текстовый
Адрес точки	текстовый
Дата доставки	текстовый

Затем переходим в среду Delphi 7 для дальнейшей программной реализации модуля. Создаем стандартный проект.

Алгоритмы работы программы являются стандартными алгоритмами работы с базой данных. В основном все алгоритмы работы связаны с вводом данных от пользователя, проверке введенной информации на предмет нарушения целостности данных и занесение введенной информации в саму базу, если введенные сведения не нарушают целостности.

Алгоритм работы программы (в данном случае при вводе информации) представлен на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 - Блок-схема алгоритма работы программы



Рисунок 2.3 - Блок-схема алгоритма добавления новой заявки

2.5 Основные этапы разработки информационной системы

2.5.1 Разработка системы авторизации

Система авторизации пользователей наиболее важна в разрабатываемой программе (рисунок 2.4), так как с ее помощью происходит распределение прав доступа к тем или иным функциям. Все сведения о пользователе, его пароле и статусе находятся в зашифрованном средствами Delphi 7 файле.

Проверка происходит в момент соединения с базой данных, что позволяет в случае неверного ввода или же попытки взлома, не подгружать саму базу данных.

Проверка проходит в несколько этапов:

- проверка правильности внесения идентификационных данных, при верном вводе подгружается база данных;

- проверка статуса пользователя, в зависимости от статуса пользователь либо получает весь набор функций, либо часть из них;

- проверка активности пользователя, что исключает возможность работы под одним и тем же логином.

Рисунок 2.4 - Система авторизации



Рисунок 2.5 - Создание нового пользователя

2.5.2 Разработка подсистемы списка клиентов

Интерфейс подсистемы логически разграничен на области, обеспечивающие доступ к функциональным возможностям. Интерфейс системы построен по иерархическому принципу: вышестоящие области интерфейса переключают зависимые области в тот или иной режим работы. Это позволяет скрыть функциональные возможности системы, в которых нет потребности в данный момент, и вынести на первый план требуемые функции. Такая организация интерфейса обеспечивает его наглядность и не перегруженность (рисунок 2.6).

Рисунок 2.7 - Подсистема списка клиентов

Эта подсистема являются основной областью, в которой происходит большинство операций по управлению системой:

- просмотр элементов, составляющих информационную наполняющую;

- создание и удаление разного рода данных;

- настройка меню.

Рисунок 2.7 - Подсистема списка заявок

В результате анализа средств разработки и программирования, а также систем управления базами данных было выявлено, что целесообразно использовать для данной информационной язык программирования Delphi 7. Главным требованием при выборе программных средств разработки должна быть поддержка методов объектно-ориентированного программирования на уровне структуры программы. Второе требование - это интегрированная среда программирования, удовлетворяющая современным требованиям, предъявляемым к такой среде. Был разработан прототип информационной системы с учетом всех вышеуказанных требований и на основе разработанной ранее структуры. При создании системы регистрации и учета клиентов компании «Сладкий мир» было уделено особое внимание требованиям, которые предъявляются к программам, используемым на предприятии. Как правило, именно от того, насколько удобно и просто будет работать с программой сотрудникам отделов, зависит успешное внедрение и безупречная работа.

3. Тестирование разработанного прототипа информационной системы и его экономическая оценка

3.1 Планирование тестовых испытаний

Тестирование информационной системы - этап разработки компьютерной программы, в процессе которого проверяется работоспособность программы, с целью обнаружения факта наличия ошибок.

Целью тестирования является получение результатов по конкретным данным, а так же контроль качества программы и безошибочность работы системы.

Существующие на сегодняшний день методы тестирования не позволяют однозначно и полностью устранить все дефекты и ошибки и установить корректность функционирования анализируемой программы, особенно в закрытых частных программах. Поэтому все существующие методы тестирования действуют в рамках формального процесса проверки исследуемого или разрабатываемого программного обеспечения. Такой процесс формальной проверки или верификации может доказать, что дефекты отсутствуют, с точки зрения используемого метода. Таким образом, нет никакой возможности точно установить или гарантировать отсутствие дефектов в программном продукте с учётом человеческого фактора, присутствующего на всех этапах жизненного цикла программы.

Для испытания программы необходимо иметь ПК, работающий под управлением ОС Windows, с установленным на нём пакетом Delphi 7.

В настоящее время для установления соответствия программного продукта заданным правилам построения, техническим условиям и заданиям на них, для определения достигнутых показателей качества широко используется тестирование программного продукта.

Тестирование должно включать проверку всех ветвей программы и должно включать минимальный набор примеров.

В ходе тестирование необходимо выполнить проверку:

- распределения функций программы в соответствии с правами доступа.

- добавления учетных записей и выставление новых прав доступа;

- режима добавления данных при допустимых и недопустимых значениях;

- режима редактирования при допустимых и недопустимых значениях;

- резервного копирования, в том числе автоматического с учетом заданных настроек;

- корректности закрытия программы при выходе пользователя из программы (при некорректном закрытии пользователь не сможет войти в программу в следующий раз).

В терминологии профессионалов тестирования (программного и некоторого аппаратного обеспечения) фразы "тестирование белого ящика" и "тестирование черного ящика" относятся к тому, имеет ли разработчик тестов и тестирощик доступ к исходному коду тестируемого ПО, или же тестирование выполняется через пользовательский интерфейс либо прикладной программный интерфейс, предоставленный тестируемым модулем.

При тестировании белого ящика (англ. white-box testing), разработчик теста имеет доступ к исходному коду и может писать код, который связан с библиотеками тестируемого ПО. Это типично для юнит-тестирования (англ. unit testing), при котором тестируются только отдельные части системы. Оно обеспечивает то, что компоненты конструкции -- работоспособны и устойчивы, до определенной степени.

При тестировании чёрного ящика (англ. black-box testing), тестировщик имеет доступ к ПО только через те же интерфейсы, что и заказчик или пользователь, либо через внешние интерфейсы, позволяющие другому компьютеру либо другому процессу подключиться к системе для тестирования. Например, тестирующий модуль может виртуально нажимать клавиши или кнопки мыши в тестируемой программе с помощью механизма взаимодействия процессов, с уверенностью в том, все ли идет правильно, что эти события вызывают тот же отклик, что и реальные нажатия клавиш и кнопок мыши. Как правило, тестирование чёрного ящика ведётся с использованием спецификаций или иных документов, описывающих требования к системе.

Существуют также специальные методы для тестирования аспектов программ, не являющихся функциональными, т.е. не относящихся к работоспособности самих программ. Это тестирование:

1. Тестирование производительности программного обеспечения - посмотреть работоспособность, если программа управляет большим количеством данных или имеет большое число пользователей. Это напрямую относится к понятию масштабируемости приложений.

2. Тестирование "Юзабилити" - тестирование интерфейса пользователя, его удобности, практичности и лёгкости для освоения обычным пользователем.

3. Тестирование безопасности программ - важно для программ, имеющих дело с конфиденциальными данными для предотвращения использования уязвимостей сторонними лицами.

3.2 Проведение тестовых испытаний

Как уже было описано выше, целью тестирования программы является выяснение работоспособности программы и обнаружение факта наличия ошибок. В соответствии с разработанным планом проведем ряд тестов:

1. Проверка авторизации и распределения функций программы в соответствии с правами доступа

Запустив программу, вводим учетные данные администратора системы. После входа в программу все ее функции становятся доступными. Вводим учетные данные оператора - недоступны только функции администрирования.

Запустив программу, вводим неверные учетные данные. Программа выдает ошибку «Неверные имя пользователя или пароль».

В итоге данные тесты программа выполнила корректно и без ошибок.

2. Проверка системы учетных записей.

Заходим в систему с правами администратора. Выбираем из пункта меню «пользователи». Нажимаем кнопку «Добавить». После ввода всех данных видим, что появилась новая учетная запись. Нажимаем кнопку «Изменить». Меняем значения во всех полях и сохраняем изменения. Видим, что все поля учетной записи обновлены. Данный тест программа выполнила без ошибок.

3. Проверка режима добавления.

Запустив программу, нажимаем кнопку «Клиент - Новый клиент». Заполняем текстовые поля: «ФИО, Номер, Данные по паспорту, Путевка, Дата, Цена, Виза». При добавлении данных в списке клиентов появляется новый.

Нажимаем кнопку «Клиент - Новый клиент». Заполняем текстовые поля: «ФИО, Данные клиента, Адрес торговой точки». Вводим в поле «Номер» текст - программа выдает ошибку. Программа выполнила данный тест корректно и правильно.

4. Проверка функции режима редактирования данных.

Запустим программу, нажимаем кнопку «Заявки - Изменить». Появляется форма с текстовыми полями: «Код, Сумма, Дата доставки и д.р.». Все нужные поля формы были изменены на допустимые значения. При нажатии на кнопку «Добавить» появляется таблица с измененными данными.

Нажимаем кнопку «Заявки - Изменить». Появляется форма с текстовыми полями: «Код, Сумма, Дата доставки и д.р.». Все нужные поля формы были изменены на недопустимые значения. При нажатии на кнопку «Добавить» появилось сообщение о присутствии недопустимого значения в заполненных полях. Данный тест выполнен без ошибок.

5. Проверка корректности закрытия программы при выходе пользователя не требуется, так как за время предыдущих тестов программа всегда безошибочно закрывала соединение.

3.3 Оценка результатов проведенных тестов

Результаты проведенных испытаний представлены в таблице 3.1.

Таблица 3.1 - Результаты проведенных тестов

№ п/п	Входные данные	Ожидаемый результат	Фактический результат
1	Информация для подключения к базе данных:
	- верная	Программа выполняет подключение к базе данных	Программа подключилась к базе данных
	- неверная	Программа запрашивает у польз.. новую инф. для подключения	Запрос информации для подключения
2	Авторизационные данные (имя пользователя, пароль):
	- верные	Программа определяет права доступа и в соответствии с ними распределяет функции	Вход в программу. Функции распределены в соответствии с правами доступа
	- неверные	Программа выдает ошибку. Повторный ввод данных	Ошибка, возможность повтор. ввода данных
3.	Сведения о новом операторе:
	- допустимые значения	Новый работник заносится в базу данных	Новый работник занесен в базу данных
	-недопустимые значения	Ошибка	Ошибка
4.	Редактирование данных. Корректировка данных о сотрудниках:
	- допустимые значения	Данные изменены	Данные изменены
	- недопустимые значения	Ошибка	Ошибка
5.	Данные о новой учетной записи (имя, пароль, права доступа)	Создается новая учетная запись	Новая учетная запись создана
6.	Данные для печати отчетов	Просмотр и вывод на печать отчета	Просмотр и вывод на печать отчета

На основе результатов тестирования, изложенных в таблице 3.1, можно сказать, что программа корректно определяет статус пользователя, распределяет права доступа, ограничивает доступ к определенным функциям в соответствии с этими правами и корректно выполняет все операции: добавление, редактирование данных, печать отчетов и др.

Все это говорит о безотказности работы программы и безошибочности выполнения ее основных функций.

3.4 Экономическое обоснование

Для оценки целесообразности разработки программы требуется провести расчёт затрат на создание программы, частичный расчёт экономического эффекта от внедрения данного продукта в производство и обоснование эффективности предлагаемых мероприятий, а также на основе этого необходимости в его разработке.

Конечными социально-экономическими результатами применения средств вычислительной техники, новых информационных технологий могут быть:

- прирост объема и улучшение качества продукции (услуг), которые дополнительно производят за счет использования в своей деятельности Средств вычислительной техники (СВТ) предприятия;