Горизонтальное направление. Когда общение происходит между членами одной группы или рабочих групп одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня, то такой коммуникационный процесс называется горизонтальным.

Данное коммуникационное направление необходимо, так как позволяет сэкономить время и обеспечить координированность действий. В одних случаях такое общение является формальным и обязательным, в других -- происходит спонтанно, на неформальном уровне. Такие коммуникации сплачивают коллектив, укрепляют равноправные отношения, позитивно влияют на удовлетворенность работников своим трудом.

Для нормальной, эффективной организации труда, для управления совместной координированной деятельностью большое значение имеют прием, передача и обработка информации. Многое зависит от самой организации: как построена ее коммуникационная структура, насколько эффективны коммуникационные системы и связи.

Коммуникационная структура может быть представлена как сеть каналов или путей, по которым в организации происходит обмен информацией и мнениями. Любая структура или организация обладает внутренними и внешними коммуникационными потоками: внешние задают ее отношение с общественностью, внутренние -- с собственными сотрудниками. http://www.vevivi.ru/best/Kommunikatsionnaya-sistema-v-organizatsii-ref158683.html

4.3 Информационно-коммуникационная система внутри организации ООО «Альянс-Профи». Рекомендации по внедрению новой системы

В компании ООО «Альянс-Профи» информационно-коммуникационная система, как показал SWOT-анализ, развита недостаточно, или, вернее сказать, сильно отстала от времени. При создании компании руководством было сделано всё возможное, чтобы каждый сотрудник имел свой персональный компьютер и электронный адрес, по которому с ним можно связаться. И, конечно, в каждом отделе есть стационарные телефоны. При необходимости передать срочную информацию «лично в руки», можно воспользоваться ими.

Документооборот на предприятии налажен. Все документы в нужные сроки приходят и уходят из компании, а также оборачиваются внутри нее.

Рис.10 Схема документооборота при приёмке товаров на склад в организации ООО «Альянс-Профи»

Каждый менеджер имеет автоматизированное рабочее место, которое включает компьютер, операционное обеспечение, выход в интернет. Все уже существующие отделы снабжены принтером, сканером. У филиалов существует своя почта, а также сотрудники имеют личный рабочий email.

Для рабочей деятельности сотрудников управленческого звена оборудованы отдельные кабинеты с компьютерами. Таким образом, в организации есть все необходимые условия для получения актуальной и полной информации по тенденциям на рынке молочной продукции и передачи её необходимым звеньям.

Предприятие использует программу 1С: Предприятие, усовершенствованную для «Альянс - профи». В компании есть база данных для каждого отдела, доступ к которой ограничен. В связи с этим часто возникает ситуация, когда сотрудникам приходится ходить из отдела в отдел, искать уполномоченных, или обладающих необходимой информацией коллег. Это отнимает рабочее время и не всегда даёт желаемый результат. Работать в команде над одним информационным источником одновременно вообще не представляется возможным.

Организации присуща модель всеканальных взаимодействий. Качество этих коммуникаций отличается от уровня к уровню и носит практически бессистемный характер. На схеме (рис. 11) видно, что самые прочные коммуникации связывают отделы с директором компании, однако качество предоставляемых услуг в организации во многом зависит от чётко построенных связей между одноуровневыми структурными единицами. В этом смысле схем информационно-коммуникационных взаимодействий в ООО «Альянс-Профи» требует серьёзного анализа и доработки.

Рис. 11 Схема коммуникационных взаимодействий между структурными подразделениями в организации ООО «Альянс-Профи»

Информация транслируется торговому персоналу:

1) По электронной почте

2) На собрании торговых представителей

3) В листовках

4) На доске «АКЦИИ»

Информация транслируется торговым точкам:

1) На сайте Dalimo.ru

2) В листовках

3) В sms-рассылке

4) Торговыми представителями и операторами

В таких условиях, мы считаем нужным напомнить руководству компании о техническом прогрессе. В действительности, существует большое количество средств, которые помогли бы ускорить процесс коммуникаций и повысить эффективность информационно-коммуникационной системы в целом.

Предлагаем внести ряд существенных изменений:

Ввести на предприятии новую систему управления знаниями, основанную на концепции о том, что информация должна быть доступна любому должностному лицу в момент необходимости, где бы оно ни находилось. Для этого необходимо создать единую информационную базу, где сотрудники могли бы обмениваться доступными данными и знаниями.

Управление знаниями - это процесс, в ходе которого мы сознательно создаем, структурируем и используем базу знаний нашей компании. Чтобы управлять знаниями, необходимо ответить на следующие вопросы:

v Кто в компании обладает знаниями?

v Где они их хранят?

v Как мы обеспечиваем обмен знаниями?

v Как знания создаются?

v Кто еще в них нуждается?

v Как они передаются?

v Как они обновляются?

v Как и где они хранятся?

v Как организован доступ к хранящимся в компании знаниям?

v Какие знания нам нужны теперь и какие потребуются в будущем?

v Сколько стоят все эти знания?

v Какие из них представляют наибольшую ценность?

v Используются ли они там и тогда, где и когда должны использоваться?

Приходящие в компанию новые молодые сотрудники, которые активно пользуются современными средствами коммуникации, убеждают в возможности рекомендовать ещё одно новшество. Так называемая система «Bring Your Own Device» («BYOD»). Она позволяет не только улучшить качество и скорость обмена информацией внутри организации, но и существенно снизить расходы организации на закупку и обслуживание оргтехники.

Существует ещё достаточно большое количество методов совершенствования информационно-коммуникационной системы на предприятии. Для достижения стратегических целей компании в наше время их применение необходимо.

Заключение

Прохождение производственной практики - важный этап в процессе обучения специалистов. Значение его трудно переоценить. Благодаря прохождению производственной практики, мы применили свои знания, полученные за время академического обучения. Это позволило получить нам бесценный опыт на будущее.

Практика в ООО «Альянс-Профи» дала нам возможность на конкретном примере применить полученные знания. При сборе и анализе информации мы выявили ряд факторов, влияющих на деятельность организации. Для начала, были рассмотрены внутренние факторы, влияющие на успешность компании. Здесь основная часть информации была получена от руководителя практики, нам оставалось её проанализировать. В ходе анализа был выявлен ряд сильных сторон, таких как финансовое положение, материально-техническое обеспечение деятельности, качественно проработанная корпоративная культура, а вместе с тем и лояльность сотрудников.

Однако мы обнаружили небольшой пробел в сфере деловых коммуникаций. Непроработанная информационно-коммуникационная система, отсутствие единой информационной базы, связывающей все отделы и службы - такие недоработки, на наш взгляд являются серьёзным упущением для компании масштаба ООО «Альянс-Профи».

Исследование внешних факторов - конкуренции, в первую очередь, дало нам понять, что предприятие довольно успешно справляется со своей задачей на рынке молочной и масло-жировой продукции и имеет хорошие возможности для дальнейшего процветания, несмотря на насыщенность данного рынка. Также нами было изучено влияние совершенно независимых от предприятия факторов. Мы сделали вывод о том, что у компании «Альянс-Профи» есть «подушка безопасности», которая в том или ином случае поможет ей сохранить стабильность достаточно долгое время в условиях быстро изменяющейся среды.

Теперь мы более полно и ясно понимаем, в чём заключается деятельность крупной торгово-производственной компании, как работает система мотивации, как влияет на все процессы организационная структура на предприятии, какие основные задачи маркетинговой, логистической служб. В ходе сбора информации об организации мы также изучили конкурентов и выявили конкурентные преимущества ООО «Альянс-Профи».

Данная практика приоткрыла нам дорогу в жизнь, показала, что значит работать в крупной компании, участвовать в процессах, непосредственно связанных с её деятельностью. При этом, нам стал более понятен сам смысл термина «работа». Это неоценимый вклад в наше развитие, как будущих специалистов, в которых нуждается Самарская область.

Список используемых источников

1. Бухгалтерский баланс ООО «Альянс-Профи» за 2012-2014 гг..

2. Гаджинский А.М. Логистика. - М.: Маркетинг, 2006

3. Гражданский кодекс Российской Федерации

4. Корпоративный кодекс ГК «Далимо»

5. Об утверждении «Методических рекомендаций по реформе предприятий (организаций)»: приказ Минэкономики РФ от 1 окт. 1997 г. № 118 // Экономика и жизнь. - 1998. - №2.

6. Отчёт о прибыли и убытках ООО «Альянс-Профи» за 2012-2014 гг..

7. Панкратов Ф.Г., Серёгина Т.К. Коммерческая деятельность. - М.: Маркетинг, 1997.

8. Положение о защите персональных данных работника

9. Положение о конфиденциальной информации (коммерческой тайне) ООО «Альянс-Профи»

10. Положение об оплате труда ООО «Альянс-Профи»

11. Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Альянс-Профи»

12. СТАНДАРТ «Регламент проведения трейд-маркетинговых мероприятий» (редакция от 23.04.2014) ООО «Альянс-Профи»

13. Устав ООО «Альянс-Профи»

14. Федеральный закон № 99-ФЗ от 05.05.2014 “О внесении изменений в главу 4 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации”

Размещено на Allbest.ur