Изучение работы секретаря в ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФГБОУ ВПО "Шадринский государственный педагогический институт"

Факультет технологии и предпринимательства

Кафедра менеджмента в образовании

ОТЧЕТ

о учебной (квалификационной) практике по рабочей профессии

в ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна"

Шадринск, 2014



Оглавление

Введение

1. Краткая характеристика ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна"

2. Организационная структура ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна"

3. Основная деятельность секретаря - ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна"

Заключение

Список используемых источников

Приложение



Введение

Секретарь - одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров. Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря - оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Осуществление функций любого предприятия связано с составлением, получением и направлением документов. Документ это материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Целью практики является изучение работы секретаря в ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна".

Для достижения поставленной цели решались следующие задачи:

1. изучить функции, задачи и структуру ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна";

2. проанализировать организацию деятельности секретаря руководителя;

3. определить основные направления деятельности секретаря;

Продолжительность квалификационной практики по рабочей профессии (продавец) - две недели. Проходилась в период с 30 июня по 8 июля 2014.

санаторий организационный администрация секретарь



1. Краткая характеристика ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна"

Компания зарегистрирована 16 сентября 2002 года регистратором Инспекция МНС России по курорту Анапа Краснодарского края. Генеральный Директор организации - Астапинко Геннадий Васильевич. Компания ЗАО "Санаторий "Надежда" находится по адресу 353410, Краснодарский край, Анапа, ул.Калинина, 30, основным видом деятельности является "Деятельность санаторно-курортных учреждений". Организация также осуществляет деятельность по следующим неосновным направлениям: "Прочая деятельность по организации отдыха и развлечений, не включенная в другие группировки", "Деятельность медицинских лабораторий", "Деятельность среднего медицинского персонала", "Стоматологическая практика", "Врачебная практика", "Прокат инвентаря и оборудования для проведения досуга и отдыха", "Прочая вспомогательная деятельность автомобильного транспорта", "Деятельность баров", "Деятельность ресторанов и кафе", "Розничная торговля одеждой", "Розничная торговля фармацевтическими и медицинскими товарами, косметическими и парфюмерными товарами". Основная отрасль компании - "Санаторно-курортные учреждения".

Виды деятельности

Компания ЗАО "Санаторий "Надежда" осуществляет следующие виды деятельности (в соответствии с кодами ОКВЭД, указанными при регистрации):

· Здравоохранение и предоставление социальных услуг:

o Деятельность в области здравоохранения.

o Деятельность лечебных учреждений.

o Деятельность санаторно-курортных учреждений (Основной вид деятельности).

· Деятельность по организации отдыха и развлечений, культуры и спорта:

o Прочая деятельность по организации отдыха и развлечений.

o Прочая деятельность по организации отдыха и развлечений, не включенная в другие группировки (Дополнительный вид деятельности).

· Здравоохранение и предоставление социальных услуг:

o Деятельность в области здравоохранения.

o Прочая деятельность по охране здоровья.

o Деятельность медицинских лабораторий (Дополнительный вид деятельности).

· Здравоохранение и предоставление социальных услуг:

o Деятельность в области здравоохранения.

o Прочая деятельность по охране здоровья.

o Деятельность среднего медицинского персонала (Дополнительный вид деятельности)

· Здравоохранение и предоставление социальных услуг:

o Деятельность в области здравоохранения.

o Стоматологическая практика (Дополнительный вид деятельности).

· Здравоохранение и предоставление социальных услуг:

o Деятельность в области здравоохранения.

o Врачебная практика (Дополнительный вид деятельности).

· Аренда машин и оборудования без оператора; прокат бытовых изделий и предметов личного пользования:

o Прокат бытовых изделий и предметов личного пользования

o Прокат инвентаря и оборудования для проведения досуга и отдыха (Дополнительный вид деятельности)

· Вспомогательная и дополнительная транспортная деятельность:

o Прочая вспомогательная транспортная деятельность.

o Прочая вспомогательная деятельность сухопутного транспорта.

o Прочая вспомогательная деятельность автомобильного транспорта(Дополнительный вид деятельности).

· Деятельность гостиниц и ресторанов:

o Деятельность баров (Дополнительный вид деятельности).

o Деятельность ресторанов и кафе (Дополнительный вид деятельности).

· Розничная торговля, кроме торговли автотранспортными средствами и мотоциклами; ремонт бытовых изделий и предметов личного пользования:

o Прочая розничная торговля в специализированных магазинах.

o Розничная торговля одеждой (Дополнительный вид деятельности).

o Розничная торговля фармацевтическими и медицинскими товарами, косметическими и парфюмерными товарами (Дополнительный вид деятельности).

Компания работает в следующих отраслях промышленности (в соответствии с классификатором ОКОНХ):

· Здравоохранение, физическая культура и социальное обеспечение:

o Здравоохранение.

o Лечебно-профилактические учреждения.

o Санаторно-курортные учреждения.

2. Организационная структура ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна"

Рассмотрим каждое подразделение санаторного комплекса подробнее (см. рис. 1.). Подразделение "Администрация" состоит из 2-х человек - генерального директора и его заместителя. В их непосредственном подчинении находятся секретарь и юрист.

Подразделение "Регистратура" включает в себя два отдела:

- отдел регистратуры - занимается регистрацией поступающих и выписывающихся пациентов (состоит из 10-ти человек);

- архивный отдел - занимается ведением архивов со сведениями о пациентах (личные данные, диагноз заболевания, назначенные системы лечения и питания).

В отделе работают 12 человек. Всего в составе регистратуры находятся заведующий регистратуры и 9 сотрудников подразделения.

Финансовый отдел занимается ведением данных о финансах санатория; состоит из 15 человек и непосредственно начальника финансового отдела.

Бухгалтерия осуществляет контроль за денежными потоками санаторного комплекса; в составе отдела - главный бухгалтер и 8 штатных бухгалтеров.

Жилой комплекс санатория обеспечивает проживание пациентов в номерах санатория; он включает в себя:

- заведующий жилым комплексом - контролирует процесс размещения пациентов в номерах;

- отдел администраторов, которые непосредственно производят подбор номера для пациента и размещают его; отдел состоит из 25 человек;

- прачечная - осуществляет стирку и глажение белья; состоит из 30 человек;

- технический персонал - осуществляет уборку номеров; включает 35 человек.

Лечебный комплекс санатория проводит диагностику и лечение пациентов. В составе подразделения находятся:

- заведующий лечебным комплексом - контролирует процесс лечения пациентов;

- диагностическое отделение - проводит обследование пациента, ставит диагноз заболевания; отделение включает 15 человек;

- лечебное отделение - назначает систему лечения и проводит лечебные процедуры. Персонал отдела включает 30 человек;

- Фармацевтическое отделение - проводит консультирование пациентов по лекарствам, назначает необходимый каждому набор лекарств и осуществляет заказы лекарственных препаратов со склада. Персонал отделения - 15 человек.

Комплекс питания занимается подбором системы питания для каждого пациента в зависимости от его заболевания и диагноза, поставленного врачом-диетологом. В состав комплекса входят:

- заведующий комплексом питания - контролирует процесс выбора системы питания и непосредственно процессом питания пациентов;

- отделение врачей-диетологов - проводит обследование пациента, ставит диагноз, назначает систему питания; отделение включает 15 человек;

- кухня - осуществляет приготовление блюд в соответствии с системой и рационом питания каждого пациента; состоит из 30 человек;

- столовая - занимается кормлением пациентов в соответствии с системой и рационом питания каждого из них; состоит из 25 человек.

Спортивный комплекс предоставляет возможность пациентам посещать спортивный зал, бассейн и т.д. В состав комплекса входят:

- заведующий спортивным комплексом;

- спортивное отделение.

Культурно-развлекательный комплекс занимается культурно-развлекательными программами для пациентов санатория (кино, вечера отдыха, праздничные программы и т.д.). В состав комплекса входят:

- заведующий культурно-развлекательным комплексом;

- культурно-развлекательное отделение.

Материально-технический отдел проводит небольшие ремонтные работы, а также осуществляет снабжение всех подразделений санатория хозяйственным инвентарем и хранение этого инвентаря. В состав отдела входят:

- заведующий материально-техническим отделом - контролирует работу своего отдела;

- материально-техническая часть - осуществляет снабжение всех подразделений санатория техническим инвентарем; в его составе 7 человек;

- отдел ремонта - проводит небольшие ремонтные работы; включает 12 человек;

Подразделение "Склады" занимается заказом продуктов питания, медикаментов и материальных средств, их хранением и доставкой в подразделения. В составе подразделения находятся:

- заведующий складами - контролирует работу складов;

- склад материальных средств - состоит из 15 человек;

- склад лекарственных препаратов - состоит из 20 человек;

- склад продуктов питания - состоит из 20 человек.

Рисунок 1. Подразделение ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна"

Организационная структура санаторного комплекса является линейно-функциональной, т.к. все руководители (заведующие) всех подразделений управляют только своим отделом (или отделами) напрямую, т.е. линейно, и только заместитель генерального директора осуществляет руководство всеми подразделениями, находящимися на более низком уровне организационной структуры санатория, т.е. является функциональным руководителем (приложение 1).

К высшему уровню управления в данной организационной структуре относятся: ген. директор, зам. ген. директора, заведующий финансовым отделом, а также заведующие жилищным, лечебным комплексами и комплексом питания. К среднему уровню управления относятся: заведующий регистратурой, главврач, главный фармацевт, заведующий складами и заведующий материально-техническим отделом.

К низшему уровню управления относятся: главный бухгалтер, старший архива, старший повар, старший столовой. И главные ответственные каждого из складов. Таким образом, мы видим, что организационная структура санаторного комплекса вполне позволяет разрабатывать и внедрять автоматизированную систему без кардинальных изменений внутренней структуры предприятия, так как все уровни управления приблизительно равноправны и соизмеримы по количеству сотрудников. Наиболее удачной считается такая организационная структура, в которой средний уровень управления превышает по численности высший и низший уровни.

3. Основная деятельность секретаря ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна"

Эффективность труда секретаря характеризует результативность его трудовой деятельности и выражается в достижении эффекта при минимальных затратах труда. Эффективность труда секретаря во многом зависит от знаний, навыков, способностей конкретного человека.

Трудно сохранять невозмутимость, когда рабочее место секретаря в течение дня посещает более ста человек, амбициозных и агрессивно настроенных, - но это необходимо. Выдержка и зрелость - необходимые качества для профессионала, тем более этой профессии.

Среди других личных качеств, которые нужны хорошему секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть дела, способность к самообучению, расширению своего кругозора, общительный характер, который поможет секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетителями и сотрудниками, артистизм и чувство юмора - качества, которые помогут секретарю создать доброжелательную атмосферу в работе. Дж. Харрисон, исходя из определения Европейской ассоциации профессиональных секретарей роли секретаря как "координационного центра" любой организации, выделил две группы требований к секретарю: требования к деловым и личностным качествам:

Таблица 1. Деловые качества

Профессиональные навыки секретарской работы	Высокая квалификация в области стенографии, машинописи, в выполнении секретарских обязанностей и организации связи
Опыт организаторской работы	Высокий уровень самоорганизации, умение организовывать ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов
Эффективность, надежность, ответственность	Готовность принимать на себя ответственность по поставленным ее руководителем задачам, которые в своем большинстве касаются повторяющихся операций, Умение обеспечить их надежное и эффективное выполнение
Самостоятельность, инициатива	Инициатива в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные решения
Тактичность, дипломатичность	Тактичность, конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями. Секретарь также должна быть общительной в отношении с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех устремлениях
Пунктуальность	Для руководителя большое значение имеет пунктуальность его секретаря, это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч и посещению совещаний
Лояльность, преданность работе	Это основные качества для создания идеальных отношений с руководителем
Предвидение	Умение предупредить желания своего руководителя экономит время и в значительной мере освобождает его от необходимости детально планировать свою работу



Таблица 2. Личные качества

Внешний вид	Опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки
Особенности характера	Любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора
Отзывчивость, умение адаптироваться	Готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работы на другой, умение правильно рассчитывать время, необходимое для работы в конторе в период больших нагрузок
Интересы	Стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес и стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя
Вежливость	Вежливость и отзывчивость необходимы для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело

Для того чтобы определить, какими необходимыми качествами должен обладать секретарь конкретной организации, чтобы его работа была эффективной, может быть рекомендован следующий порядок определения требований к секретарю в конкретной организации.

1 этап

Описание должности (рабочего места) - всесторонняя информация о требованиях, нагрузках и содержании работы.

Таблица 3.

Общая характеристика	Цель работы Основные задачи (6-7), Функции и обязанности. Технологии выполнения.
Показатели ответственности	Материальная Финансовая За результаты работы. За сотрудников
Условия труда	Эргономические (температура, освещенность, вредные воздействия) Экономические Социальные



Анализ должности секретаря позволяет сформулировать требования, предъявляемые содержанием работы к следующим параметрам: знания, опыт, навыки, состояние здоровья (острота знания, слух, мышечная нагрузка и т.д.).

2 этап

Описание характера работы, т.е. фиксация данных о типе выполняемых операций, формах организации труда.

Таблица 4.

Тип совместной деятельности	совместно-взаимодействующий совместно-последовательный совместно творческий совместно-индивидуальный
Тип выполняемых операций	творческие логические технические
Форма организации труда	совмещение профессий совмещение функций индивидуальная коллективная

Анализ характера работы секретаря позволяет сформировать требования, предъявляемые характером работы к следующим параметрам: тип личности, черты характера, способности

Описание параметров, которыми должна обладать личность для успешного выполнения работы, закрепляется в личностной спецификации.

3 этап

Составление профессиограммы - портрета "идеального" сотрудника на должность секретаря конкретной организации.

Профессиограмма - ранговый перечень профессионально-значимых и личностных качеств человека, необходимых для эффективной работы на рабочем месте (в должности). При приеме секретаря на работу целесообразно определить степень его соответствия "эталону" секретаря организации, закрепленному в профессиограмме(табл.5).

Таблица 5. Профессиограмма секретаря-референта

Наименование профессии	секретарь-референт
Доминирующий способ мышления	адаптация - анализ
Область базовых знаний № 1и их уровень	Делопроизводство и архивоведение, уровень 3, высокий (теоретический)
Область базовых знаний №2 и их уровень	канцелярская работа с использованием оргтехники, уровень 2, средний (практическое использование знаний)
Профессиональная область	социальная (общественная) сфера
Межличностное взаимодействие	частое по типу "лицом к лицу"
Доминирующий интерес	конвенциональный
Дополнительный интерес	социальный
Условия работы	в помещении, сидячий

Подведем итоги вышесказанного: существует множество точек зрения о том, какие требования необходимо предъявлять к секретарю, однако на наш взгляд все эти рекомендации носят или общий характер, или же относятся к деятельности секретаря, отдельно взятой конкретной фирмы и, следовательно, не применимы в другой фирме. Перечисленные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде, нужны повседневный труд над собой, настойчивая и ответственная подготовка к работе на этой должности.

Исходя из ряда возможных предъявляемых к секретарю требований (см. выше), а также специфики места работы (1.2. ст. 23), нами был проведен комплексный анализ деятельности секретаря ОГУЗ "Областной детский санаторий" при помощи наблюдений, личных бесед, опросов, а также изучения нормативных документов.

Основные функции секретаря ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна" зафиксированы в должностной инструкции.

Основной вид работы, обеспечивающий систематизацию документов делопроизводство - составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна" с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений организации. В качестве разделов номенклатуры используются направления деятельности организации.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов.

Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида документа (приказ);

- краткое содержание;

- дата (период), к которому относятся документы дела;

- слова "копии", если дело сформировано из копий документов.

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Структурным подразделениям передаются выписки соответствующих разделов номенклатуры или дополнительно размноженные копии ее для заведения по ним дел.

По окончании календарного года секретарь в номенклатуре указывается количество заведенных дел (томов).

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, сканер, факс-модем, и копировальный аппарат. Секретарь максимально использует имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда. Следует отметить, что секретарь имеет огромное количество различных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются остальные работники. Поэтому они размещаются таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного использования, но находились под неизменным наблюдением секретаря, так как секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете.

Рабочее место секретаря ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна" организовано с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к её оборудованию и оснащению, что является нужным условием высокой эффективности, оперативности и свойства труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.

Рабочее место секретаря ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна" является принципиальной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место является показателем высокой культуры труда.

Планировка рабочего места секретаря ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна" обеспечивает наибольшие удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечает требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря в приемной размещается рядом с кабинетом главного врача, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы можно было видеть всех входящих. В помещении находятся лишь те предметы, которые требуются секретарю и иным сотрудникам в процессе работы. Мебель для гостей находится в зале, отлично просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении. Огромную часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он имеет возможность комфортно вытянуть ноги, свободно вставать, поменять позу для письма, работы за компьютером, чтения. Принципиальной является внутренняя организация отделений стола секретаря. Ящики просто, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик приспособлен для вертикального хранения материалов, в других ящиках имеются особые приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. На рабочем и в ящиках стола секретаря ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна" царит всегда полный порядок. Секретарь ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна" имеет возможность при необходимости говорить со своим управляющим по неотложным делам. Работа главного врача отлично согласована с работой его секретаря, оба они имеют один план, из которого видно, в какое время главврач будет находиться в определенном месте и как с ним можно связаться по телефону, если это нужно. Длительность отдельных бесед, совещаний, а также время, на которое они назначены, очень различны у главврача ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна". Именно поэтому между секретарем и начальником существует договоренность о времени звонков. Условно обязанности секретаря ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна" можно поделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению управляющего, подготовка заседаний и совещаний, организация приема гостей, подготовка командировок, планирование собственной работы. К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль выполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление на документов компьютере. Несмотря на достаточно высокий уровень профессиональной подготовки секретаря и отработанную систему документационного обеспечения управления, в его деятельности есть что улучшать. Анализ деятельности секретаря ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна" показал, что в работе службы документационного обеспечения, в которой работает секретарь, есть следующие недостатки:

Существующая на сегодняшний день информационная сеть несколько лет назад могла бы считаться одной из самых передовых, но сегодня её возможностей не достаточно и она требует расширения. Локальная сеть связывает не все структуры управления, что требует дополнительного размножения документов, их рассылки и затем обработки полученных результатов, что значительно увеличивает время подготовки документа, кроме того, увеличивает расходование материальных средств - бумаги, компьютерных и ксероксных картриджей. Еще одно неудобство в работе с документами - отсутствие базы документов. В процессе деятельности организации накоплено множество документов. Законы переписываются очень часто, регулярно в действующие законы вносятся изменения и дополнения, а это в свою очередь требует внесения изменений и дополнений в документы ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна". Отсутствие общей базы документов крайне не удобно и в других случаях - когда идет работа над новыми документами, часто требуются ссылки на ранее принятые документы, а не всегда один отдел знает, какой документ выпущен другим отделом.



Заключение

Управление ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна" осуществляется единоличным способом управления в соответствии с Законодательством РФ и уставом.

Основными задачами деятельности учреждения являются: проведение лечебно оздоровительных и реабилитационных мероприятий, способствующих восстановлению нарушений функций организма и закреплению достигнутых результатов в лечении. Освоение и внедрение в практику новых эффективных методов лечения и организационных форм работ.

Деятельность ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна" обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу. Однако основным управленческим органом является регулирующим деятельность ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна" является генеральный директор, который издает следующие правовые акты: приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с его компетенцией. Установленные указанными актами нормы, требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.

ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна" использует в своей деятельности, следующие организационные документы, такие как: устав организации, коллективный договор, структура и штатная численность штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству. Документы в ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна" заполняются в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003. "Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Обязанности секретаря ЗАО "Санаторий "Надежда" комплекс "Волна" можно поделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению управляющего, подготовка заседаний и совещаний, организация приема гостей, подготовка командировок, планирование собственной работы. К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль выполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление документов на компьютере.



Список используемых источников

1. Богатая, И.Н., Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие [Текст] / И.Н. Богатая, Л.Н. Кузнецова. - М.: Дело, 2011. - 379 с.

2. Коршунова, Л.Н. Документирование управленческой деятельности. Конспект лекций [Текст] / Л.Н. Коршунова, Н.А. Проданова - М.: изд-во "Феникс", 2009. - 192 с.

3. Кудряев, В.А. Организация работы с документами [Текст] / В.А. Кудряев. - 2-е издание, М.: ИНФРА-М, 2009г. - 592 с.

4. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии: практическое пособие [Текст] / М.Ю. Рогожин. - М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2010. - 224 с.

5. Храмцовская, Н.А. Ваш вопрос: контроль исполнения документов [Текст] / Н.А. Храмцовская // Секретарь-референт. - 2008. - № 2 - С. 32.



Приложение 1

Организационная структура ЗАО "Санаторий "Надежда комплекс "Волна"

Размещено на Allbest.ru