Для здійснення цілеспрямованої діяльності в будь-якій галузі перш за все необхідно визначити певні обмеження або конкретизації щодо її проведення. Потрібно вибрати предмет діяльності, визначити об'єкти, вивченням яких ця діяльність буде обмежена. Для цього необхідно сформувати мету діяльності і розробити перелік завдань, вирішення яких сприятиме досягненню поставленої мети, потрібно також обрати методи та способи цих рішень.

Одним із засобів формалізації економічного аналізу є розробка його організаційно-інформаційної моделі, яка в свою чергу об'єднує питання організації аналізу та його інформаційного забезпечення.

Організаційні питання, які вирішуються на рівні розробки моделі аналізу, стосуються об'єктів, суб'єктів і методів аналізу. Інформаційна сторона моделі визначає створення інформаційної бази аналізу. А саме, вибір джерел інформації, інформаційне забезпечення та розробка системи показників. Одним з найважливіших принципів створення інформаційної бази є забезпечення повноти інформації про досліджуваний об'єкт.

Отже, організаційно-інформаційна модель включає перелік й характеристику об'єктів та суб'єктів аналізу, показників, характеристику інформаційного забезпечення і методів обробки інформації, методичних прийомів узагальнення результатів.

Аналіз забезпеченості підприємства запасами та ефективності їх використання також здійснюється у відповідності з організаційно-інформаційною моделлю, яка складається з шести взаємопов'язаних блоків (Додаток 10). Розглянемо детальніше деякі із них.

І. Мета і завдання аналізу запасів.

1.1 Головна мета аналізу - визначити забезпеченість підприємства різними видами запасів з погляду конкурентоспроможності його діяльності, пошуку резервів раціонального використання і зниження матеріаломісткості продукції.

1.2 Можна виділити наступні завдання аналізу забезпеченості підприємства та ефективності використання запасів:

- оцінити порядок розрахунку й обґрунтованості договорів на поставку запасів, умови поставок;

- визначити характер виробничих запасів і зміну їх структури;

- перевірити обґрунтованість норм виробничих запасів і потребу в запасах;

- оцінити рівень ефективності використання запасів;

- виявити внутрішньовиробничі резерви економії запасів і розробити конкретні заходи із використання їх.

ІІ. Об'єкти і суб'єкти аналізу запасів.

2.1 Об'єкти аналізу запасів - це безпосередньо вся сукупність матеріальних запасів, які має на балансі підприємство (сировина і матеріали, паливо, тара і тарні матеріали, будівельні матеріали, запасні частини, МШП, готова продукція, незавершене виробництво тощо) в цілому та за їх видами; фактори, що визначають запаси та ефективність їх використання, а також до об'єктів належать функції управління - планування, координація, мотивація, контроль.

2.2 Суб'єкти аналізу запасів виступають у вигляді бухгалтерського відділу підприємства, фінансового відділу, планового відділу, керівництва підприємства. Також в ролі суб'єктів можуть виступати власники підприємства, його адміністрація.

ІІІ. Система показників аналізу запасів

Для здійснення економічного запасів використовують певні показники. Будь-який показник являє собою кількісну характеристику явищ, процесів, операцій у просторі і часі. Будь-який показник має дві ознаки: розмірність та характеристику певного явища.

Сукупність взаємопов'язаних показників, що характеризують господарську діяльність, яка здійснюється у визначених умовах, просторі і часі, являє собою систему показників. Використання системи показників забезпечує комплексний аналіз діяльності підприємства.

Всі показники можна розподілити на:

вартісні та натуральні;

об'ємні та питомі;

абсолютні та відносні;

кількісні та якісні.

Будь-які показники конкретизуються у відповідності з об'єктами аналізу. Тому розглянемо, які показники необхідні для аналізу запасів.

Отже, натуральні показники відображають об'єкт у різних фізичних одиницях вимірювання. Це, насамперед, обсяг запасів по видах, кількість видів запасів, надходження та вибуття їх, розмір тощо.

Серед вартісних показників, які відображають грошову оцінку об'єкта дослідження, слід виділити обсяг запасів в цілому, по групах у грошовому вимірі; вартість запасів, що надійшли чи вибули; вартість незавершеного будівництва, інших запасів тощо.

В свою чергу вартісні та натуральні показники бувають абсолютними та відносними. Абсолютні відображають об'єкт у натуральних, вартісних чи питомих одиницях, а відносні - відображають вивчений об'єкт в процентах, коефіцієнтах, індексах (наприклад, індекс фондовіддачі).

Об'ємні показники являють собою первинне відображення вивчених господарських явищ і процесів з точки зору їх обсягу, складу і т.д. До них відноситься величина наявних запасів. Питомі показники є вторинними, похідними від відповідних об'ємних показників.

Кількісні показники пов'язані зі зміною об'єктів, що аналізуються, і можуть бути виражені як у вартісних, так і в натуральних вимірниках.

Якісні - відображають існуючі особливості окремих об'єктів і використовуються для відображення рівня розвитку явища. До них відносяться всі питомі та відносні показники.

ІV. Джерела інформації та інформаційне забезпечення аналізу запасів

Аналіз не обмежується тільки економічними даними, а широко використовує технічну, технологічну та іншу інформацію. Він базується на системі інформації, яка лежить в основі оптимальних управлінських рішень. Створення раціонального потоку інформації повинно спиратися на певні принципи, а саме:

виявлення інформаційних потреб і способів найбільш ефективного їх задоволення;

об'єктивність відображення процесів виробництва, обігу, розподілення та споживання, використання ресурсів підприємства;

єдність інформації, яка приходить з різних джерел, а також планових даних, усунення дублювання в первинній інформації;

оперативність інформації, яка забезпечується застосуванням нових засобів зв'язку;

можливе обмеження обсягу первинної інформації та підвищення коефіцієнту її використання.

Джерелами інформації для аналізу запасів можуть бути:

§ правові;

§ планові;

§ нормативно-довідкові.

До правових джерел інформації відноситься законодавство України і директивні документи. Це, по-перше, закони України, які регулюють господарську та фінансову діяльності підприємства (Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, Закон України “Про оподаткування прибутку підприємств”, Закон України “Про податок на додану вартість” та ін.) і, по-друге, постанови Кабінету міністрів України (Постанова “Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей" тощо), листи Міністерств і Відомств (Лист "Про визначення балансової вартості запасів", Лист "Щодо витрат підприємства, пов'язаних з транспортуванням запасів", Лист "Про порядок урахування вартості недостач і лишків матеріальних та товарних запасів" та ін.), Національного банку України.

Нормативно-довідковими джерелами є збірники галузевих та відомчих документів, міжгалузевих нормативів, прейскуранти або прайс-листи.

Планові джерела включають фінансовий план підприємства, бізнес-план, будь-які плани, що розробляються на підприємстві (перспективні, поточні, оперативні), а також нормативні матеріали, кошториси, проектні завдання тощо.

Інформаційним забезпеченням аналізу запасів є:

облікова (бухгалтерська і статистична) інформація;

позаоблікова інформація;

дані оперативного обліку.

Облікова інформація про запаси знаходить своє відображення в формі №1 бухгалтерської звітності - "Баланс підприємства" та формі №5 "Примітки до річної фінансової звітності". Слід зауважити, що вся бухгалтерська облікова інформація отримується методами суцільного і безперервного спостереження, суворого документування і систематизації.

Акти ревізій, перевірок (в тому числі і перевірок податкової служби), дані зовнішнього і внутрішнього аудиту, накази керівників, доповідні і пояснювальні записки; технічна і технологічна документація; усна інформація членів колективу; матеріали, отримані в результаті особистих контактів з виконавцями, постачальниками, покупцями та конкурентами - все це є позаобліковим джерелом інформації, що теж є дуже корисним для аналізу запасів підприємства.

V. Методи обробки економічної інформації

Ці методи являють собою п'ятий блок організаційно-інформаційної моделі аналізу запасів.

Для більшої повноти вивчення діяльності підприємства слід застосовувати певні технічні прийоми обробки даних, які характеризують об'єкт дослідження. Такими прийомами є:

1. економіко-логічні (традиційні)

2. економіко-математичні методи.

Економіко-логічні прийоми знаходили застосування з моменту виникнення економічного аналізу як галузі спеціальних знань. Вони включають в себе такі методи, як порівняння, групування, середніх величин, графічний, деталізації, балансовий, індексний метод тощо.

Для аналізу запасів найчастіше використовують метод елімінування, який включає в себе прийом ланцюгових підстановок, перерахунок планових показників, абсолютних різниць, відносні величини. Цей метод дозволяє виключити дію ряду факторів крім одного, вплив якого визначається.

Метод різниць - визначається різниця між фактичними і плановими показниками і множиться по кожному показнику на абсолютне значення іншого взаємозв'язаного з ним показника.

Методом відносних величин визначається різниця між окремими частковими показниками по процентному відношенню фактичних значень цих показників до планових, а процентні різниці множаться на основний показник по плану.

Балансовий метод відображає дві групи взаємопов'язаних та взаємно врівноважених показників.

Економіко-математичні прийоми виникли на підставі інтеграції економічної теорії та прикладної математики, інших математичних дисциплін. До таких методів можна віднести графічні методи, кореляційний та регресійний аналіз, лінійне програмування, матричні методи тощо.

VI. Методичні прийоми узагальнення та реалізації результатів аналізу

Після завершення аналізу і отримання кінцевих результатів, потрібно раціонально скористатися вихідними даними для подальшої ефективної діяльності даного підприємства. Для цього потрібно скористатися наступним алгоритмом:

Систематизувати отримані дані;

Згрупувати за певними ознаками та узагальнити результати;

Кількісно обчислити невикористані можливості;

Кількісно обчислити резерви підвищення економічних показників;

Розробити варіанти економічно обгрунтованих заходів щодо підвищення фінансово-економічних результатів діяльності підприємства;

Прийняти управлінське рішення щодо вибору найкращого варіанту збільшення ефективності показників;

Забезпечити контроль за виконанням прийнятих рішень.

Таким чином, розроблена організаційно-інформаційна модель висвітлює завдання стосовно аналізу запасів, чітко окреслює межі дослідження та наводить джерела інформаційного забезпечення аналізу. Більш детальне висвітлення показників, що характеризують запаси підприємства, буде зроблено в питаннях, які стосуються безпосередньо динаміки, структури, забезпечення та ефективності використання запасів.

2.3 Загальний аналіз запасів

Таким чином, дані діаграми свідчать про те, що величина запасів палива протягом 2007, 2008 та 2009 років зменшується та становить відповідно 21 446,20 170 та 18 021 тис. грн. Така тенденція щодо зміни обсягів спостерігається і при аналізі динаміки малоцінних та швидкозношуваних предметів, розмір яких у 2008 р. в порівнянні з 2007 р. знижується на 11,42%, що в абсолютній величині становить 8 тис. грн., а в 2009 р. ще на 53,22% або 33 тис. грн. порівняно з 2008 р.

Загалом, зменшення кількості запасів дозволяє знизити витрати на їх зберігання, вивільнити грошові кошти, вкладені в них тощо. З іншого боку, необхідною умовою виконання планів виробництва продукції, зростання прибутку, рентабельності є повне і вчасне забезпечення підприємства сировиною та матеріалами необхідного асортименту і якості.

Відносні величини структури використовуються у вертикальному аналізі з метою оцінки структурної побудови об'єкта дослідження. Структурні показники (показники питомої ваги) відображають співвідношення окремого показника з агрегованим показником, або частини сукупності з усією сукупністю.

Проаналізуємо структуру запасів ВАТ "Західенерго" Добротвірської ТЕС за 2007 - 2009 роки та оцінимо відхилення від структури (табл.2.5.).

Таблиця 2.5. Оцінка частки запасів у величині майнового потенціалу ВАТ "Західенерго" Добротвірської ТЕС

Отже, як видно з таблиці 2.5 найбільшу частку у структурі майнового потенціалу підприємства серед запасів займає сировина і матеріали, паливо та запасні частини, питома вага яких у 2007 році становила 0,979; 4; 0,856% відповідно. У 2008 році їх частка дещо зменшилася (в середньому по даних видах запасів на 0,123%). Однак, вже у 2009 р. питома вага сировини і матеріалів зросла на 0,158%, а запасних частин на 1,023%.

Разом з тим, частка тари і тарних матеріалів, матеріалів с/г призначення, тварин на вирощуванні та відгодівлі, малоцінних та швидкозношуваних предметів, готової продукції і товарів у валюті балансу є незначною та знаходиться в межах 0,001 - 0,013%, а їх коливання можна визначити як несуттєве з погляду величини підсумку Балансу досліджуваного підприємства.

Оцінивши питому вагу, слід детальніше розглянути частку окремих їх видів у загальній величині запасів досліджуваного підприємства (табл.2.6).

Таблиця 2.6. Структура запасів ВАТ "Західенерго" Добротвірської ТЕС

Дані вищенаведеної таблиці свідчать, що найбільша питома вага у структурі запасів припадає на паливо, частка якого у 2008 році порівняно з попереднім зросла на 2,24%, проте у 2009 р. знизилася аж на 14,66%, незважаючи на те, що абсолютна його величина збільшилася, що пов'язано, насамперед, із значно швидшим зростанням темпу приросту загальної величини запасів підприємства. Питома вага окремих видів запасів станом на 2009 р. подана на діаграмі (див. рис.2.3.).

Недоліки в постачанні, зменшення обсягів матеріалів у поточних запасах та перевитрати матеріалів при їх використанні можуть певною мірою компенсуватися економією їх у виробничому процесі, але для цього необхідно провести оцінку ефективності використання запасів за допомогою системи різноманітних показників.

Для характеристики ефективності використання виробничих запасів застосовуються узагальнюючі і часткові показники.

До узагальнюючих показників відносяться матеріаловіддача, матеріалоємність, питома вага матеріальних витрат у собівартості продукції, швидкість оборотності (тривалість обороту), коефіцієнт оборотності (кількість оборотів).

Часткові показники ефективності запасів використовуються для характеристики ефективності використання окремих елементів запасів, а також для оцінки матеріаломісткості окремих виробів.

Мета аналізу показників використання виробничих запасів полягає в зниженні частки матеріальних витрат в собівартості продукції.

Матеріаломісткість продукції характеризує матеріальні витрати, що припадають на кожну гривню виробленої продукції. Цей показник розраховується за наступним алгоритмом, наведеним у формулі 2.1:

ММ = , (2.1)

де ММ - матеріаломісткість продукції;

ВМ - матеріальні витрати;

В - обсяг виробленої продукції у вартісних або натуральних показниках.

Зниження матеріаломісткості залежить від підвищення рівня конструкторських розробок, в тому числі зниження чистої ваги виробів, вдосконалення технологій виробництва і підвищення якості матеріалів.

Матеріаловіддача дозволяє не лише оцінити зміни фактичного рівня використаних запасів у порівнянні з попередніми періодами, але й виявити резерви збільшення обсягів виробництва. Матеріаловіддача обчислюється за формулою 2.2:

МВ = , (2.2)

В процесі аналізу необхідно перевірити, чи впроваджуються науково-технічні досягнення, направлені на підвищення ефективності використання запасів, чи створені для цього необхідні предмети праці, системи машин, високо економні, маловідходні і безвідходні технологічні процеси.

Важливим розділом аналізу є вивчення заходів, які проводяться підприємством для скорочення відходів і втрат матеріалів по всіх стадіях їх обробки, зберігання і транспортування, більш повному використанню у виробництві вторинних ресурсів і супутніх продуктів.

Питома вага матеріальних витрат у собівартості продукції - це показник, що характеризує співвідношення матеріальних витрат та повної собівартості та обчислюється за формулою 2.3:

ПВвм = . (2.3)

де ПВвм - питома вага матеріальних витрат у собівартості продукції;

СВ - собівартість продукції.

Питома матеріаломісткість може бути розрахована, як у вартісному, так і в натуральному чи умовно-натуральному вираженні. Загальна матеріаломісткість залежить від структури виготовленої продукції, цін на запаси і відпускних цін на продукцію. Питома вага матеріальних витрат у собівартості продукції відображає не тільки рівень використання запасів, але й структуру виробництва продукції, тобто є воно матеріаломістким чи ні.

Коефіцієнт використання запасів - це співвідношення суми фактичних матеріальних витрат і величини матеріальних витрат, обчисленої за плановою калькуляцією і фактичним випуском та асортиментом продукції. Це показник дотримання норм витрачання матеріалів, і обчислюється він за алгоритмом, який наведений у формулі 2.4.:

Кв = , (2.4)

де Кв - кефіцієнт використання запасів;

ВМ1 - сума фактичних матеріальних витрат за досліджуваний період;

ВМо - сума фактичних матеріальних витрат досліджуваного періоду, обчислена за плановою калькуляцією і фактичним випуском та асортиментом продукції.

Якщо даний коефіцієнт більший 1, це свідчить про перевитрати матеріалів. У випадку, коли він менший 1, підприємство отримує економію запасів.

Коефіцієнт оборотності запасів (коефіцієнт інтенсивності використання) розраховується діленням собівартості реалізованої за звітний період продукції на вартість виробничих запасів (2.5.):

Ко = , (2.5)

де ВЗ - виробничі запаси.

Тривалість обороту виробничих запасів представляє собою кількість днів, яка необхідна для перетворення виробничих запасів в грошову форму і є величиною оберненою до коефіцієнта оборотності. Алгоритм розрахунку подано у вигляді формули 2.6.:

То = (2.6)