Контроль розрахунків по оплаті праці та аналізу трудових ресурсів (на матеріалах Управління пенсійного фонду в Рокитнівському районі)

Ведення бухгалтерського обліку в управлінні Пенсійного фонду потребує чітко визначеної облікової політики, як основного складового елементу системи бухгалтерського обліку.

Згідно статті 1 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", облікова політика установи - це сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються установою для складання та подання фінансової звітності. Стаття 5 вищевказаного Закону зазначає, що установа може самостійно визначати облікову політику.

Облікова політика в управлінні Пенсійного фонду покликана забезпечити дотримання чинних нормативних актів з питань організації бухгалтерського обліку з урахуванням особливостей її фінансово-господарської діяльності.



Рис. 2.1. Складові облікової політики Управління Пенсійного фонду в Рокитнівському районі

При визначенні положень облікової політики стосовно основних засобів важливим моментом є питання вибору методу нарахування амортизації базова установа повинна враховувати його переваги та недоліки, а також специфіку своєї діяльності.

Підсумовуючи аналіз стану бухгалтерського обліку управління Пенсійного фонду слід узагальнити шляхи його покращення, які зводяться до:

1. Розробки графіку документообороту;

2. Розробити наказ про облікову політику, який би не суперечив вимогам Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні";

3. Організації оперативного обліку матеріальних цінностей та контролю за їх зберіганням.

Не останню роль в організації бухгалтерського обліку відіграє внутрігосподарський контроль для належного збереження матеріальних і фінансових ресурсів, виконання планів, з метою недопущення перевитрат ресурсів в установі.

Здійснення внутрішньогосподарського контролю полягає у виконання контрольних функцій керівником установи у відповідності з діючим законодавством.

Завданням внутрішньогосподарського контролю є перевірка господарських операцій з метою недопущення перевитрат матеріальних і фінансових ресурсів з метою недопущення перевитрат матеріальних і фінансових ресурсів, виконання виробничих і фінансових планів, раціонального використання трудових ресурсів, впровадження прогресивних методів господарювання, забезпечення збереження основних засобів і товарно-матеріальних цінностей. Організація внутрішньогосподарського контролю важливу роль відіграє головний бухгалтер управління Пенсійного фонду, який разом з керівниками інших структурних підрозділів контролює оформлення, прийом і відпуск матеріальних цінностей, витрати на заробітну плату, дотримання штатної, фінансової, касової та платіжної дисципліни, законності списання з балансу нестач та інших втрат, проведення інвентаризації цінностей, вимагання у встановлені строки погашення дебіторської та кредиторської заборгованостей. Головний бухгалтер здійснює контрольні функції особисто та через апарат бухгалтерії.

Головний бухгалтер призначається та звільняється з посади начальником та безпосередньо йому підпорядковується. До його обов'язків входить загальне керівництво бухгалтерською службою, питання організації, методології та автоматизації обліку, забезпечення контролю за повним та своєчасним відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій, а також здійснення економічного аналізу підприємств з метою виявлення і мобілізації внутрішньогосподарських резервів. Головний бухгалтер підписує разом з керівником документи, на основі яких здійснюється приймання та видача грошових коштів та матеріальних цінностей, візує господарські договори, приймає участь у роботі по оформленню матеріалів стосовно відшкодування збитків від нестач і псування власності підприємства.

До ведення головного бухгалтера входять операції щодо обліку звичайної діяльності, формування доходів, витрат та фінансових результатів діяльності управління Пенсійного фонду та обов'язки щодо своєчасного складання відповідних форм звітності.

Згідно статті 6 Закону "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" головний бухгалтер:

забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання та подання у встановлені строки фінансової звітності;

організовує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;

бере участь у оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства.

Вимоги даної статті враховані при розробці посадової інструкції головного бухгалтера базової установи.

Обов'язком заступника головного бухгалтера є здійснення та виконання функцій головного бухгалтера у випадку його відсутності. Замісник головного бухгалтера здійснює ведення обліку грошових коштів на рахунках у банках, розрахунків з постачальниками, підзвітними особами, цільового фінансування, несе відповідальність за правильне ведення та оформлення та обробку облікових документів, дотримання методології обліку операцій, що знаходяться у його веденні, а також за дотриманням встановленого графіку документообороту та строків проходження обробки облікових документів і складання накопичу вальних відомостей та журналів-ордерів. Заступник головного бухгалтера разом з іншими працівниками бухгалтерської служби готує пропозиції щодо кращої розстановки кадрів облікових працівників, їх прийому, звільнення, переміщення, заохочення та накладання стягнень, направлення на навчання стосовно перепідготовки та підвищення кваліфікації розробляє графіки чергових відпусток з урахуванням взаємозамінюваності працівників. Дані матеріали подаються на затвердження керівникові, після чого, у необхідних випадках оформляються наказами та розпорядженнями по підприємству. Суперечності між заступником головного бухгалтера та працівниками бухгалтерії вирішуються головним бухгалтером установи.

Бухгалтер по матеріальним цінностям здійснює облік надходження, використання, переоцінки основних засобів та інших матеріальних цінностей управління Пенсійного фонду, а також контроль за їх збереженням, умовами зберігання, раціональним витрачанням і використанням. Бухгалтер по матеріальним цінностям організує та проводить перевірки, інвентаризації, переоцінки взаємні звірки та розрахунки щодо основних засобів та матеріальних цінностей, а також несе відповідальність за якість оформлення, своєчасність та правильність обробки облікових документів, що надходять до нього, за дотримання методології обліку господарських операцій, що стосуються руху та переоцінки об'єктів основних засобів та матеріальних цінностей, за правильне складання та своєчасне подання журналів-ордерів та інших накопичу вальних регістрів.

Бухгалтер по розрахунках з заробітної плати та дебіторами і кредиторами здійснює нарахування заробітної плати працівникам установи у відповідності з прийнятими формами та системами оплати праці на основі первинних документів, що підтверджують факт виконання робіт, надання послуг та виготовлення продукції і, відповідно, нарахування внесків до органів соціального страхування і прибуткового податку, організовує правильне та достовірне відображення в обліку розрахунків по заробітній платі та з депонентами, а також з іншими дебіторами та кредиторами, своєчасне складання та подання журналів-ордерів, накопичу вальних відомостей та інших допоміжних регістрів. Касир управління Пенсійного фонду зобов'язаний здійснювати облік касових операцій у відповідності з Положенням про введення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Національного Банку України від 15.12.2004 №637. З касиром управління Пенсійного фонду укладено договір про повну матеріальну відповідальність, у відповідності з яким він несе відповідальність за збереження грошових коштів та документів, що знаходяться у касі установи. Касир забезпечує неухильне дотримання касової дисципліни, своєчасне здавання виручки до банку, що перевищує встановлений ліміт каси та ведення бухгалтерського обліку касових операцій у відповідності до законодавства. Невід'ємним питанням організації бухгалтерського обліку є встановлення об'єктів та періодичності проведення інвентаризації, що відноситься до компетенції керівника підприємства. Так, інвентаризація проводиться один раз на рік суцільним способом, об'єктами якої являються: основні засоби, грошові кошти та стан розрахунків. Склад інвентаризаційної комісії затверджується керівником підприємства та включає: головного бухгалтера, завідуючого складом, головного інженера та очолюється керівником установи. Інвентаризація каси проводиться щоквартально з дотриманням вимог вищезазначеного Положення проведення касових операцій у національній валюті в Україні. Важливим етапом проведення внутрішньогосподарського контролю є розробка методики оцінки системи внутрішньогосподарського контролю. Система внутрішньогосподарського контролю (СВК) - це сукупність організаційної структури, методики і процедур, прийнятих керівництвом економічного суб'єкта у якості засобів для впорядкованого та ефективного ведення господарської діяльності, а також виявлення, виправлення і запобігання суттєвим помилкам і викривлення інформації, які можуть з'явитися у бухгалтерській звітності. Система внутрішньогосподарського контролю виходить за рамки тих питань, які відносять безпосередньо до функцій системи бухгалтерського обліку і включає:

систему бухгалтерського обліку;

контрольне середовище;

процедури контролю.

Система бухгалтерського обліку - це сукупність конкретних форм і методів, зафіксованих в обліковій політиці установи, що дають можливість вести бухгалтерський облік майна, зобов'язань та господарських операцій у грошовому виразі шляхом суцільного, безперервного, документального та взаємопов'язаного їх відображення в облікових регістрах на основі первинних документів.

Середовище контролю - це поняття, що характеризує загальне ставлення, інформованість і практичні дії керівництва установи, направлення на встановлення та підтримання системи внутрішньогосподарського контролю в даній установі.

Процедури контролю - це перевірки, які виконуються працівниками установи та посадовими особами.

Перевірку системи внутрішньогосподарського контролю доцільно проводити у два етапи:

1. Загальне ознайомлення із СВК;

2. Підтвердження достовірності оцінки СВК.

На першому етапі здійснюється оцінка інформації, яка необхідна для розробки стратегії перевірки.

При оцінці ефективності та надійності системи внутрішньогосподарського контролю в цілому рекомендується використовувати три показники - високий, середній та низький.

Отже, система обліку та внутрішнього контролю полягає в тому, що бухгалтерський облік є важливим елементом при оцінці стану суб'єкта господарювання

2.3 Організаційно-інформаційна модель контролю оплати праці та використання трудових ресурсів органу державного управління

Організаційно-інформаційна модель - це спосіб формалізації контролю. Вона складається з п'яти взаємопов'язаних блоків.

І блок організаційно-іформаційної моделі контролю і ревізії визначає мету і завдання і ревізії операцій оплати праці та розрахунків з персоналом установи.

Мета контролю - визначення відповідності методики з персоналом, що застосовується в організаціях та установах, діючому законодавству та нормативним документам. Це об'єктивна оцінка забезпеченості бюджетної установи трудовими ресурсами, визначення досягнутих результатів, виявлення резервів зростання обсягу і якості послуг.

Завдання контролю:

Оцінка діючої системи розрахунків з персоналом та її ефективності

Оцінка стану синтетичного та аналітичного обліку операцій з оплати праці та розрахунків з персоналом

Дослідження організації і нормування праці, використання робочого часу

Перевірка дотримання установою податкового законодавства по операціям, пов'язаним з розрахунками з оплати праці

Перевірка цільового використання коштів, призначених на оплату праці

Перевірка правильності і своєчасності розрахунків з працівниками бюджетної установи та фондами соціального страхування.

ІІ блок організаційно-інформаціної моделі контролю і ревізії операцій оплати праці та розрахунків з персоналом визначає об'єкти і суб'єкти контролю.

Так, об'єктами контролю при перевірці операцій з оплати праці та розрахунків з персоналом є (рис. 2.2)



Рис. 2.2. Об'єктами контролю операцій з оплати праці

Суб'єктами контролю є управлінські і облікові служби бюджетної установи (рис. 2.3.).

Рис .2.3. Суб'єкти контролю операцій з оплати праці.

ІІІ блок моделі - джерела інформації контролю і ревізії операцій оплати праці та розрахунків з персоналом.

Джерелами інформації є:

1. Трудове законодавства;

2. Законодавчі акти;

3. Планово-нормативна інформація з праці та заробітної плати;

4. Нормативна довідкова інформація з обліку оплати праці;

5. Акти ревізії і перевірок операцій з праці та заробітної плати;

6. Первинна документація з обліку та правила їх складання:

штатний розпис

наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу

наказ (розпорядження) про надання відпустки

наказ (розпорядження) про припинення трудового договору

особова картка працівника

табель обліку робочого часу

колективний договір, трудові договори, угоди, контракти

розрахунково-платіжна відомість

платіжна відомість

розрахункова відомість

особові рахунки

накопичувальна картка обліку заробітної плати

меморіальний ордер №5 "Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій"

7. Регістри бухгалтерського обліку і звітність:

облікові регістри (журнали-ордери)

головна книга

звітність

8. Інформація правоохоронних органів

ІV блок містить методичні прийоми контролю (рис.2.4.). Вони поділяються на:



Рис. 2.4. Методичні прийоми контролю

У блок методичні прийоми узагальнення та реалізації результатів контролю і ревізії (рис. 2.5).

Групування проміжних результатів контролю включає:

Хронологічне

Систематизоване

Хронологічно-систематизоване.

Хронологічне групування -недоліки групують послідовно за періодами виникнення їх у фінансово-господарській діяльності ревізованого підприємства. Недоліки цього методу є те, що ревізору, аудитору доводиться одночасно досліджувати за місяць, квартал усі господарські операцій, використовуючи багато нормативних документів. Крім того, при проведенні комплексних ревізій виникають певні труднощі у взаємному контролі операцій і документів.



Рис. 2.5. Методичні прийоми узагальнення і реалізації результатів контролю

Систематизоване групування - це групування, виявлених у діяльності ревізованого підприємства, недоліків за однорідністю і змістом та попередньо зафіксованих ревізією у хронологічній послідовності. Вадою є те, що при цьому дублюються недоліки у хронологічному і систематизованому групуваннях.

Хронологічно-систематизоване групування дає змогу узагальнити недоліки, виявлені ревізією, за часом їх виникнення і однорідністю. Цей вид групування застосовується при проведенні комплексних ревізій, коли недоліки систематизують за розділами акта ревізії в Журналі ревізора.

Отже, організаційно-іформаційна модель контролю і ревізії операцій оплати праці та розрахунків з персоналом складається з п'яти взаємопов'язаних блоків, а саме: мети і завдання контролю; об'єктів і суб'єктів контролю; джерел інформації; методичних прийомів контролю та методичних прийомів узагальнення та реалізації результатів контролю.



3. КОНТРОЛЬ РОЗРАХУНКІВ З ОПЛАТИ ПРАЦІ ТА ЕФЕКТИВНОСТІ ВИКОРИСТАННЯ ТРУДОВИХ РЕСУРСІВ ОРГАНУ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ

3.1 Методика контролю розрахунків з оплати праці органу державного управління

Метою проведення контролю розрахунків по оплаті праці є встановлення об'єктивної істини щодо достовірності та об'єктивності відображення в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності розрахунків по оплаті праці.

При проведенні контролю розрахунків по оплаті праці використовуються наступні джерела інформації: розрахунково-платіжні відомості по заробітній платі, табелі обліку робочого часу, накази про прийняття на роботу та звільнення, первинні документи по нарахуванню заробітної плати, особові рахунки працівників, трудові угоди тощо.

Ревізія розрахунків по оплаті праці розпочинається з вивчення організації бухгалтерського обліку на рахунку 66 за виплатами і його субрахунках.

Встановлюють відповідність:

ставок заробітної плати;

окладів, встановлених за штатним розписом;

суми зарплати по відомостях;

фонд оплати праці, затверджений по установі;

працівників по договорах;

співставлення відомостей на зарплату з штатним розписом.

Розглянемо методику проведення перевірки по розрахунках з оплати праці окремо по кожному виду складових фонду оплати праці.

Оскільки умови оплати праці державних службовців, розміри їх посадових окладів, надбавок, доплат, премій і матеріальної допомоги визначаються Кабінетом Міністрів України, при нарахуванні заробітної плати перевіряється законність проведеного нарахування.

При нарахуванні зарплати згідно посадового окладу перевіряється відповідність розміру посадового окладу по даній посаді згідно із даними штатного розпису сумам, нарахованим у розрахунково-платіжній відомості.

При цьому слід пам'ятати, що заробітна плата згідно посадового окладу нараховується так: при повному робочому місяці проставляється повний оклад згідно штатного розпису відповідно до посади; а при неповному робочому місяці - місячний посадовий оклад ділимо на кількість робочих днів по графіку робочого часу в місяці й отриману денну заробітну плату множимо на кількість фактично відпрацьованих (згідно з табелем) робочих днів.

При нарахуванні доплати за ранг державним службовцям необхідно особливу увагу звертати на законність присвоєння чергового рангу. При цьому слід знати, що черговий ранг присвоюється державним службовцям через два роки в межах займаної посади (наприклад: для головних спеціалістів - граничним в межах посади є 13 ранг). Чергове підвищення рангу оформляється наказом начальника по управлінню. Якщо спеціаліст приходить в управління з уже присвоєним рангом, то він зберігається за ним не зважаючи на те, що ранг по займаній ним тепер посаді мав би бути меншим.

При перевірці законності нарахування надбавки за вислугу років особливу увагу звертають на правильність обчислення стажу державної служби.

Обчислення стажу державної служби проводиться згідно Порядку обчислення стажу державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 3 травня 1994 р. № 283.

Документом для визначення стажу державної служби є трудова книжка та інші документи, які відповідно до чинного законодавства підтверджують стаж.

Для державних службовців у яких протягом календарного місяця виникло право на підвищення надбавки за вислугу років, розмір надбавки змінюється в день набуття такого права. Зміна розміру надбавки оформляється наказом по управлінню. При наданні надбавки за вислугу років потрібно контролювати зміни строків стажу державних службовців.

При перевірці законності нарахування надбавки згідно Постанови № 783 від 04.10.1995 року "Про надбавки до посадових окладів за особливий характер роботи та інтенсивність праці" слід мати на увазі, що дана надбавка надається тільки керівникам та їх заступникам в розмірі до 70 % посадового окладу з урахуванням доплати за ранг. Конкретний розмір надбавки встановлюється органом вищого рівня, про що має бути в наявності відповідний наказ.

При нарахуванні доплати згідно Постанови КМУ від 13.12.1999 року № 2288 "Про впорядкування умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, місцевого самоврядування та їх виконавчих органів, органів прокуратури, судів та інших органів" необхідно знати, що її граничний розмір становить 50 посадового окладу з урахуванням надбавки за ранг державного службовця. Право на дану надбавку, на відміну від попередньої, мають не тільки керівник та його заступники а ще і спеціалісти управління. Керівнику та його заступникам конкретний розмір надбавки встановлюється органом вищого рівня, про що видається відповідний наказ.

Спеціалістам розмір надбавки встановлюється керівником управління конкретно кожному спеціалісту залежно від конкретних завдань, за сумлінне та якісне виконання працівником своїх посадових обов'язків, професіоналізм, компетентність, ініціативність та відсутність порушень виконавчої і трудової дисципліни, про що видається щомісячно наказ по управлінню.

При перевірці правильності нарахування надбавки згідно Розпорядження Кабінету Міністрів України від 11.03.2004 року № 136-р "Деякі питання оплати праці працівників органів Пенсійного фонду" за особливі умови праці необхідно знати, що дана надбавка встановлюється керівникам та спеціалістам, які безпосередньо займаються перерахунком пенсій у розмірі до 50 % посадового окладу з урахуванням надбавки за ранг державного службовця. При її нарахуванні контролюють, чи дійсно працівники, яким вона нарахована, відносяться до відділу пенсійного забезпечення.

Також при перевірці нарахування заробітної плати контролюють чи проводиться індексація грошових доходів працівників.

Основними правилами проведення індексації є:

1. Її зобов'язані проводити всі роботодавці.

2. Індексують зарплату всіх працівників незалежно від її розміру в межах прожиткового мінімуму для працездатних осіб(у грудні 2011 року - 386,73 грн.).

3. В індексації бере участь заробітна плата кожного працівника окремо.

4. Провідну роль відіграють місяці, в яких:

працівнику підвищували зарплату (тарифну ставку, оклад);

працівника прийняли на роботу;

підвищено розмір мінімальної зарплати та у зв'язку з цим підвищилася зарплата працівника.

Такі місяці вважають базовими і індексацію нарахованої за ці місяці зарплати не проводять, а вже з наступного місяця обчислюють новий індекс. Якщо в результаті підвищення мінімальної зарплати у працівника зарплата не зростає, то її продовжують індексувати, використовуючи індекс відповідного місяця (тобто загальний - місяця підвищення зарплати або місяця прийому на роботу).

В такому випадку, при проведенні індексації:

1. нараховують зарплату працівнику за виконану місячну норму праці.

2. здійснюють доплату до мінімальної заробітної плати (у разі, якщо розмір заробітної плати є нижче, ніж законодавчо встановлений мінімальний її рівень).

3. тільки після двох попередніх дій нараховують суму індексації.

За Порядком проведення індексації грошових доходів населення, затвердженого постановою КМУ від 17.07.2003 року №1078, індексації підлягає заробітна плата, що включає оплату праці за виконану роботу згідно з тарифними ставками (окладами) і відрядними розцінками, доплати, надбавки, премії, гарантійні та компенсаційні виплати, що мають постійний характер.

Нарахування премій керівникам, їх заступникам та працівникам відповідно до їх особистого вкладу в загальні результати роботи в межах фонду преміювання, утвореного у розмірі тримісячного фонду оплати праці та економії фонду оплати праці.

Преміювання керівників органів виконавчої влади, їх заступників здійснюється за рішенням органу вищого рівня у межах наявних коштів на оплату праці. Отже підставою для нарахування їм премії служить наказ Головного управління.

Розмір премії кожному конкретному працівнику визначають залежно від його особистого вкладу в кінцеві результати роботи згідно з положенням про преміювання, що діє в даній установі. У цьому документі визначають коло працівників, на яких воно поширюється, показники й умови преміювання кожної категорії найманих осіб (керівні працівники, спеціалісти, службовці, робітники). Показники преміювання визначають не лише право на одержання премії, але й її розмір. Положення про преміювання передбачає можливість збільшення або зменшення розмірів премій окремим працівникам у встановлених межах.

Преміювання проводиться у відсотках до посадового окладу з урахуванням надбавки за ранг, вислугу років на державній службі та інших надбавок, фактично нарахованих працівнику у місяці за який проводиться преміювання.

Основні вимоги преміювання - виконання планових показників по надходженню власних коштів. Також необхідно проконтролювати, чи проводиться нарахування (всупереч вимогам Кодексу законів про працю) працівникам, у яких є дисциплінарні стягнення.

При перевірці нарахування відпускних перш за все контролюють правомірність надання відпустки.

Право на щорічну відпустку повної тривалості у працівника виникає по закінченні шести місяців безперервної роботи на цьому підприємстві. Коли працівник йде у щорічну відпустку до закінчення 6-ти місячного строку безперервної роботи, тривалість його законного відпочинку визначають пропорційно до відпрацьованого часу.

Відпустки за другий і наступні роки роботи на підприємстві надають працівнику в будь-який період відповідного робочого року (за графіком). Але це можливо тільки тоді, коли працівник уже відпрацював той період, за який йому була надана попередня відпустка.

До стажу безперервної роботи для основної щорічної відпустки включають (ч.1 ст.9 Закону про відпустки) періоди:

фактичної роботи протягом робочого року, за який надається відпустка;

коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачували допомогу по державному соціальному страхуванню(період хвороби, декретної відпустки), за винятком часу відпустки по догляду за дитиною до 3-х років.

За бажанням працівника можна поділити відпустку на будь-які частини, але основна з них не повинна бути меншою, ніж 24 календарних днів. При цьому невикористану частину відпустки потрібно надати працівнику до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення року, за який надавали відпустку.

Відповідно до ст. 35 Закону України "Про державну службу" державним службовцям надається щорічна основна відпустка тривалістю 30 календарних днів, якщо законодавством не передбачено більш тривалої відпустки.

Окрім основної відпустки, державним службовцям на підставі ст. 35 Закону "Про державну службу" надається додаткова щорічна відпустка за стаж державної служби у наступних розмірах:

10 років - 5 календарних дні;

11 років - 7 календарних дні;

12 років - 9 календарних дні;

13 років - 11 календарних дні;

14 років - 13 календарних дні;

15 років і більше - 15 календарних дні.

Працівникам, які навчаються без відриву від виробництва, підприємство може надавати додаткові оплачувані учбові відпустки. Їх тривалість залежить від форми і курсу навчання, рівня акредитації вузу тощо.

Відповідно до ст. 15 Закону про відпустки студентам-заочникам, які навчаються у вищих навчальних закладах, надаються додаткові оплачувані відпустки:

1) на період настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів для тих, хто навчається на першому та другому курсах у вищих навчальних закладах незалежно від рівня акредитації з заочною формою навчання - 20 календарних днів;

2) на період настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів для тих, хто навчається на третьому і наступних курсах у вищих навчальних закладах незалежно від рівня акредитації з заочною формою навчання - 40 календарних днів;

3) на період складання державних іспитів у вищих навчальних закладах незалежно від рівня акредитації - 30 календарних днів;

4) на період підготовки та захисту дипломного проекту (роботи) студентам, які навчаються у вищих навчальних закладах з заочною формою навчання першого та другого рівнів акредитації - два місяці, а у вищих навчальних закладах третього та четвертого рівнів акредитації - чотири місяці.

Учбові відпустки надаються у календарних днях протягом навчального року, а не календарного. А відпустки на період складання державних іспитів, підготовки та захисту дипломних проектів (робіт) надають взагалі всього 1 раз за весь час навчання. При цьому тривалість учбових відпусток, на відміну від щорічних, не продовжується на кількість святкових та неробочих днів.

Щоб піти у таку відпустку, працівнику-студенту достатньо лише написати заяву, додавши до неї довідку-виклик.

Приймаючи заяву та довідку-виклик, необхідно перевірити, чи збігається наведений у них період сесії. Крім того, підприємство само повинно стежити, щоб тривалість учбової відпустки, наданої працівнику протягом навчального року, не перевищувала встановленої Законом про відпустки. Адже учбові заклади при видачі довідок-викликів не завжди за цим ретельно дивляться.

Таку відпустку працівник може взяти незалежно від терміну його безперервної роботи в перший рік на цьому підприємстві.

Ще одним із видів відпусток є додаткова соціальна відпустка працівникам, які мають дітей (ст.19 Закону про відпустки). Нею можуть скористатися:

жінка, яка працює і має двох або більше дітей віком до 15 років;

жінка, яка працює і має дитину-інваліда тощо.

Надають її щорічно терміном 7 календарних днів без урахування святкових і неробочих днів (ст. 73 КЗпП). При цьому за наявності декількох підстав загальна тривалість цієї відпустки не може перевищувати 14 календарних днів.

Перелічені вище особи отримують таку відпустку незалежно від права на щорічну відпустку. Право на неї виникає кожного календарного року. Іншими словами, її тривалість не пов'язана з відпрацьованим періодом.

З досягненням одним із двох (двома із трьох) дітей 15 років, жінка, яка має право на відпустку, що розглядається, втрачає його з дати, коли це сталося, навіть якщо у відповідному році вона ще не користувалася такою відпусткою.

Відпустку на дітей надають незалежно від того, якої тривалості у працівника буде щорічна (основна та додаткова) відпустка. Тобто навіть якщо сукупність щорічної основної та додаткових відпусток становитиме максимально допустиму тривалість у 59 календарних днів, працівник в календарному році може взяти ще і 7 днів соціальної відпустки на дітей.

На дану відпустку не поширюються деякі правила, встановлені для щорічних відпусток. Зокрема роботодавцю не дозволяється відкликати працівника з цієї відпустки (ст. 12 Закону про відпустки).

При звільненні (і тільки тоді) працівнику виплачують компенсацію за невикористані дні такої соціальної відпустки.

Після проведення контролю правомірності надання відпусток, слід перевірити правильність її розрахунку.

Порядок обчислення заробітної плати працівникам за час відпусток встановлено постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.95 р. № 100.

Важливим етапом перевірки є визначення періоду, за який обчислюється середня зарплата.

Обчислення середньої заробітної плати для оплати часу щорічної відпустки, додаткових відпусток у зв'язку з навчанням, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей проводять виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки або виплати компенсації за невикористані відпустки.

Працівнику, який відпрацював на підприємстві, в установі, організації менше року, середню зарплату розраховують виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надають відпустку або виплачують компенсацію за невикористану відпустку.

Період, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключають з розрахункового періоду (п.2 Порядку №100).

Дуже важливим етапом контролю є перевірка правильності включення виплат до розрахунку середньої заробітної плати.

Перевіряючи правильність обчислення середньої заробітної плати в усіх випадках її збереження слід пам'ятати, що до складу заробітної плати включають:

основну заробітну плату;

доплати і надбавки (для державних службовців - за високі досягнення у праці, інтенсивність праці, за ранг державного службовця, стаж державної служби);

виробничі премії.

Премії включаються до заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату.

Усі виплати включають до розрахунку середньої заробітної плати у тому розмірі, в якому вони нараховані, без виключення сум утриманих податків, зборів (внесків), сум стягнення аліментів тощо.

Також необхідно пересвідчитись що нарахування виплат за час щорічної, додаткових відпусток у зв'язку з навчанням, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, тривалість яких розраховується в календарних днях, проводиться шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів року або меншого відпрацьованого періоду, за винятком святкових і неробочих днів, встановлених законодавством. Одержаний результат множать на число календарних днів відпустки.

При підвищенні тарифних ставок і посадових окладів за законодавством і за рішенням, передбачених колективним договором, як у розрахунковому періоді, так і в періоді, коли за працівником зберігається середній заробіток, заробітна плата, включаючи премії та інші надбавки, які враховуються при обчисленні середньої заробітної плати, за час до підвищення коригуються на коефіцієнт їх підвищення (п. 10 Порядку).

За результатами контролю в управлінні Пенсійного фонду України в Рокитнівському районі встановлено, що в даному періоді було підвищено оклади державним службовцям на 28 % згідно з Постановою Кабінету Міністрів від 04.11.2004 р. № 1481 "Про підвищення посадових окладів працівників апарату, органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів".

Також обов'язковому контролю підлягає правомірність надання матеріальної допомоги.

Керівники бюджетних установ, закладів та організацій мають право надавати працівникам установ, закладів та організацій матеріальну допомогу, у тому числі на оздоровлення. Але такі виплати здійснюються виключно в межах затвердженого в кошторисах фонду заробітної плати. Допомогу виплачують за місцем основної роботи при наданні чергових відпусток згідно з графіком. Коли ж працівник не використовує чергової відпустки чи йому виплачують компенсацію за невикористану відпустку, допомогу на оздоровлення не надають.

Слід пам'ятати, що для працівників бюджетних організацій одержання усіх виплат, у тому числі й матеріальної допомоги, чітко регламентовано: керівники мають право надавати працівникам матеріальну допомогу для вирішення соціально-побутових питань та допомогу на оздоровлення в розмірі середньомісячної заробітної плати.

При цьому необхідно вписатися в межі фонду зарплати, затвердженого у кошторисі доходів і витрат.

Матеріальну допомогу керівникам та їх заступникам видають за рішенням органу вищого рівня в межах наявних коштів на оплату праці.

Наступним етапом контролю надання матеріальної допомоги є правильність визначення періоду, за який обчислюють середню заробітну плату.

Розмір виплати матеріальної допомоги на вирішення соціально-побутових питань та допомоги на оздоровлення обчислюють згідно Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.1995 р. №100 (зі змінами та доповненнями).

Згідно з п. 2 цього Порядку в усіх випадках збереження середньої заробітної плати (крім нарахування виплат за час відпусток), у тому числі для виплати матеріальної допомоги на вирішення соціально-побутових питань та на оздоровлення, середньомісячна заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за останні два календарні місяці роботи, що передують події, з якою пов'язана виплата.

Водночас слід не забувати , що працівникам, які пропрацювали на підприємстві менше двох календарних місяців, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактично відпрацьований час.

Відповідно до п.8 Порядку якщо середня місячна заробітна плата визначена законодавством як розрахункова величина для нарахування виплат і допомог, її обчислюють множенням середньоденної заробітної плати на середньомісячне число робочих днів у розрахунковому періоді.

Крім того, здійснюючи контроль, слід враховувати окремі особливості: при обчисленні середньої заробітної плати за останні два місяці не враховують виплати за час протягом якого за працівником зберігався середній заробіток (щорічної та додаткових відпусток) та допомога у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю.

Середньоденна заробітна плата визначається діленням заробітної плати за фактично відпрацьовані протягом двох місяців робочі дні на число цих самих фактично відпрацьованих робочих днів.

Середньомісячне число робочих днів розраховується діленням на два сумарного числа днів за останні два календарні місяці згідно з графіком роботи підприємства, встановленим з дотриманням вимог законодавства.

Обов'язковій перевірці підлягає правильність надання допомоги по догляду за дитиною до трьох років.

Право на допомогу по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку виникає із дня надання відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. Підставою для призначення допомоги, про яку йдеться, є наказ керівника про надання найманому працівникові відпустки по догляду за дитиною (ч. 3 ст. 51 Закону про непрацездатність).

Жінка, яка бажає отримати відпустку по догляду за дитиною до 3-х років, повинна подати відповідну заяву на ім'я керівника. При цьому слід мати на увазі, що день подання заяви з проханням про надання відпустки і день початку відпустки збігатися не можуть : заява має бути подана принаймні в день, що передує дню початку відпустки. Додержання цієї вимоги дає змогу не порушувати закону під час звільнення працівника, якого прийняли на роботу для заміщення тимчасово необійманого робочого місця. Оскільки такого працівника прийнято на період відпустки основного працівника, то він підлягає звільненню в останній день напередодні виходу на роботу працівниці, яка перебувала у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами. А своєчасне подання заяви дасть змогу не звільняти такого працівника.

Для найманих працівників місцем виплати вказаної допомоги є основне місце роботи.

При здійсненні перевірки необхідно контролювати чи на працівника, який перебуває у відпустці по догляду за дитиною до трьох років, заведено особову справу, в якій повинні міститися такі документи:

заява про надання допомоги;

копія наказу про надання відпустки по догляду за дитиною до трирічного віку;

копія свідоцтва про народження дитини;

рішення комісії із соціального страхування про призначення допомоги по догляду за дитиною до 3-х років.

Необхідно контролювати строки початку та закінчення даної відпустки.

Право на виплату зберігається з дня надання відпустки по догляду за дитиною по день закінчення відпустки, але не більше, ніж по день досягнення дитиною трирічного віку включно. Тому, якщо дитині три роки виповнюється в середині місяця, допомогу виплачують у розмірі, пропорційному до кількості робочих днів, що припадають на дні відпустки.

В процесі контролю перевіряються виплати допомоги у зв'язку з вагітністю і пологами.

Як завжди, починається все з визначення правомірності надання відпустки та її термін.

Період декретної відпустки чітко регламентовано у законодавстві: до пологів - 70 і після пологів - 56 календарних днів (ст. 17 Закону про відпустки). Усього 126 календарних днів. Якщо ж пологи будуть ускладненими або на світ з'являється двоє і більше дітей, то післяпологову відпустку збільшують ще на 14 календарних днів (у результаті вся відпустка становитиме 14 календарних днів). Також у п. 10 ст. 30 Закону про захист чорнобильців говориться, що жінкам, віднесеним до 1 - 4 категорії осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами надають загальною тривалістю 180 календарних днів (90 - до пологів і 90 - після).

Розмір допомоги обчислюють сумарно і надають застрахованій особі у повному обсязі незалежно від кількості днів відпустки, фактично використаної до пологів. Пояснимо останню фразу. Той факт, що законодавець встановив допологову відпустку в межах 70 днів, зовсім не означає, що дитина народиться точно після закінчення цього терміну. Природа може розпорядитися інакше, і дитина ощасливить батьків своєю появою трохи раніше або пізніше передбачених для першої частини відпустки днів. Однак така "невідповідність" ніяк не вплине на суму отриманої жінкою допомоги - оплатять як допологову, так і післяпологову відпустку однією сумою.

Призначають і оплачують дану допомогу на підставі виданого на весь період декретної відпустки листка непрацездатності. Це означає, що відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами повинна розпочатися з того дня, з якого відкрито лікарняний. Але бувають випадки коли листок вже оформлений, а майбутня мати не проти ще трохи попрацювати. Роботодавець у більшості випадків йде їй назустріч і переносить початок відпустки на нову дату, яка влаштовує працівницю, зменшуючи її допологову частину. У цьому разі незалежно від того, які дати стоять у лікарняному, за рахунок Фонду непрацездатності можна профінансувати тільки дні фактичної відпустки. За період до неї доведеться виплатити заробітну плату з усіма нарахуваннями і утриманнями.

Контролює правильність оформлення листка непрацездатності комісія із соціального страхування. Вона слідкує за наявністю всіх необхідних реквізитів у лікарняному листку (підписів лікарів, печаток медичного закладу тощо), а також за своєчасністю і правильністю розрахунку і виплати допомоги.

Оплачуючи декретні, потрібно враховувати такі особливості:

1. допомогу виплачують тільки за робочі дні, що припадають на календарні дні відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами.

2. сума декретних залежить від двох показників: кількості робочих днів, що припадають на календарний період декретної відпустки (фактично взятої працівницею), та середньоденної заробітної плати працівниці.

3. на відміну від допомоги з тимчасової непрацездатності, на розмір допомоги не впливає страховий стаж - декретні нараховують застрахованій особі у розмірі 100 % середньої заробітної плати (доходу).

Дуже вадливим етапом контролю є перевірка законності включення виплат для обрахунку середньоденної заробітної плати.

Середньоденну заробітну плату застрахованої особи для оплати декретних розраховують згідно з Порядком №1266.

Відповідно до цього документа базою для обчислення середньої заробітної плати є нарахована зарплата (основна і додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі), що підлягає обкладанню податком з доходів, з якої сплачувалися страхові внески. Тут важливо пам'ятати, що внески нараховують на заробіток (дохід) працівника, що не перевищує 2660 грн. на місяць (причому порівнюють зарплату за кожен місяць окремо). Відповідно, і враховують при розрахунку середнього заробітку зарплату в межах зазначеної суми.

Наступник кроком у здійсненні контролю є визначення періоду, за який обчислюється середньоденна зарплата.

Розрахунковий період - останні шість календарних місяців (з 1-го до 1-го числа включно), що передують місяцю, в якому настав страховий випадок. Якщо ж працівниця відпрацювала менше 6-ти календарних місяців, середню заробітну плату обчислюють за фактично відпрацьовані календарні місяці. А якщо страховий випадок із працівницею стався, коли вона пропрацювала менше, ніж календарний місяць, розрахунок ведуть за фактично відпрацьований час перед настанням такого випадку (фактично відпрацьовані дні).

Середньоденну зарплату обчислюють діленням нарахованої за розрахунковий період зарплати, з якої сплачувалися страхові внески, на кількість відпрацьованих робочих днів у розрахунковому періоді.

При здійсненні перевірки правомірності нарахування лікарняних особливу увагу звертають на оформлення лікарняного листа.

Кожен працівник знає: захворів - вимагай у лікаря листок непрацездатності, бо інакше на допомогу від Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності можна не розраховувати. Звісно, при цьому одержувача листка мало хвилює, як його заповнили, головне - подати цей документ до відділу кадрів. Але існує чітко регламентована процедура, яка перетворює аркуш паперу на підставу для виплати страхових коштів. У його заповненні беруть участь щонайменше п'ять осіб, серед яких і працівники відділу кадрів, і бухгалтер. Отже вони мають знати про листок якнайбільше.

Порядок видачі листків непрацездатності регулює Інструкція "Про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян", затверджена наказом Міністерства охорони здоров'я України від 13 листопада 2001 р. № 455. Основні положення даного документа, які необхідно знати кожному бухгалтеру, наступні:

1. Тимчасову непрацездатність та її період засвідчує лікар або комісія лікарів у закладах охорони здоров'я. Але оформити листки непрацездатності може далеко не кожний медичний працівник. Не мають права видавати листки :

лікарі приватних закладів охорони здоров'я, приватні лікарі;

лікарі станцій швидкої медичної допомоги, станцій переливання крові, зубопротезних поліклінік;

лікарі закладів судово-медичної експертизи;

лікуючі лікарі лікувально-профілактичних закладів усіх форм власності при косметологічних втручаннях без медичних показань;

лікарі будинків відпочинку, туристичних баз, санітарно-профілактичних закладів;

лікарі бальнеогрязелікувальних, косметологічних та фізіотерапевтичних лікарень і курортних поліклінік.

2. Листок непрацездатності оформляють лише в декількох випадках (захворювання чи травма, необхідність догляду за хворою дитиною, необхідність догляду за хворим членом сім'ї, вагітність та пологи).

3. Крім листка, тимчасову непрацездатність можна засвідчувати також медичними довідками. Однак будь-які інші документи, крім листка непрацездатності, не можуть бути підставою для виплати згаданої допомоги.

4. Один працівник може подати до бухгалтерії одразу декілька листків, наприклад якщо непрацездатність тривала значний час.

5. Замість втраченого листка видають дублікат. Для цього працівник звертається до бухгалтерії з проханням надати йому довідку про те, що допомоги з тимчасової непрацездатності за час хвороби він ще не одержав. Складають цю довідку в довільній формі.

6. З 28 лютого 2001 року ніяких строків давності для звернення за лікарняними чи декретними немає. Тому бухгалтер просто нарахує належні кошти після одержання підтвердного документа і виплатить їх разом із зарплатою (тобто із запізненням відносно страхового випадку).

При відкритті листка непрацездатності медичний працівник вносить інформацію про вид листка непрацездатності: "первинний" (код 1) або "продовження" (код 2) із записом номера та серії попереднього. Це дуже важливо при обчисленні допомоги.

Дані про заключний діагноз та причина звільнення від роботи допомагає бухгалтеру вирішити, який з двох фондів (страхування від непрацездатності чи від нещасного випадку) фінансуватиме виплату.

Закриття листка відбувається після одужання або встановлення інвалідності.

Дуже важлива деталь: підпис лікаря при закритті листка непрацездатності засвідчують печаткою лікувально-профілактичного закладу "Для листків непрацездатності".

Якщо непрацездатність тривала, працівник може подати до бухгалтерії для оплати декілька лікарняних листків. Тоді бухгалтеру треба звернути увагу на те, який з них первинний, а які - продовження. Адже продовження свідчить про те, що роботодавець має справу з одним страховим випадком (хоча його і підтверджують декілька листків). За подібних умов останній листок непрацездатності, який засвідчуватиме одужання, можуть подати значно пізніше, ніж перший. Незважаючи на це розрахунковий період буде той, виходячи з якого обчислювали допомогу за першим листком. Причому бухгалтер повинен врахувати, що перші 5 днів непрацездатності за таким тривалим страховим випадком підприємство вже профінансувало при оплаті першого листка. Тому виплату за другим листком повністю покриє Фонд страхування від непрацездатності.

Важливим моментом при нарахуванні лікарняних є рішення комісії із соціального страхування. Саме вона приймає остаточне рішення: надати допомогу чи відмовити. Завдяки п. 3 ст. 50 Закону про страхування від непрацездатності завдання комісії із соціального страхування від непрацездатності - контролювати дотримання законодавства про соціальне забезпечення працівників, у тому числі й витрачання коштів Фонду страхування від непрацездатності.

Комісія розглядає документи для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності не пізніше 10 днів із дня їх надходження. Вона розглядає підстави і правильність видачі (продовження) листків непрацездатності, дивиться, чи є на них усі необхідні реквізити (підписи лікарів, печатки медичного закладу тощо). Вона також стежить за нарахуванням і своєчасністю виплати матеріального забезпечення, приймає рішення про відмову в його призначенні чи про припинення виплати (повністю чи частково).

При здійсненні контролю за правомірністю виплати лікарняних необхідно звернути увагу на той факт, що не мають права виплатити лікарняний, якщо працівник:

1) перебував у відпустці без збереження заробітної плати, творчій відпустці, додатковій відпустці у зв'язку з навчанням;

2) захворів чи отримав травму, вчиняючи злочин;

3) навмисно заподіяв шкоду своєму здоров'ю, щоб ухилитися від роботи чи інших обов'язків або симулював хворобу;

4) перебував під арештом чи проходив судово-медичну експертизу;

5) примусово лікувався за постановою суду;

6) захворів чи отримав травму внаслідок алкогольного, наркотичного, токсичного сп'яніння чи дій, пов'язаних з ними.

Також допомогу по тимчасовій непрацездатності застрахованій особі можуть не виплатити, якщо в період хвороби вона порушувала режим, встановлений лікарем, чи не з'являлася без поважних причин у призначений термін на медогляд, у тому числі на лікарсько-консультативну комісію чи медико-соціальну експертну комісію (далі - МСЕК).У подібному випадку з дня порушення застрахований втрачає право на допомогу на строк, установлений комісією із соціального страхування. Будь-яке її рішення обов'язково фіксують у протоколі.

Ще одним важливим етапом перевірки є визначення правильності застосування відсотка оплати листка непрацездатності. Він залежить від страхового стажу особи і становить:

60% середньої зарплати (доходу) - особам зі страховим стажем менше ніж 5 років;

80% середньої зарплати (доходу) - особам зі страховим стажем від 5 до 8 років;

100% середньої зарплати (доходу) - особам зі страховим стажем більше ніж 8 років.

Крім того, без урахування стажу (на пільгових умовах) 100% середнього заробітку одержують:

застраховані особи, віднесені до 1 - 4 категорій потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи;

один із батьків (особа, що замінює їх), який доглядає хвору дитину віком до 14 років, постраждалу від Чорнобильської катастрофи.

Під страховим стажем розуміють період, протягом якого особа підлягає соціальному страхуванню у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та сплачує (за неї сплачують) страхові внески до Фонду страхування від непрацездатності в порядку, установленому законодавством. Сюди зараховують і час (ст. 7 Закону про страхування від непрацездатності):