Документ как лингвистическое явление

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Содержание

Введение

1. Особенности документных текстов с точки зрения документной лингвистики

1.1 Общие особенности

1.2 Частные особенности

2. Стандартизация и унификация средств делового текста

2.1 Стандартизация документных текстов

2.2 Унификация документных тектсов

3. Роль клише/штампов в подготовке и восприятии делового текста

Заключение

Список источников литературы



Введение

Актуальность темы определяется сложными обстоятельствами, при которых активные, неоднозначные по своему содержанию явления, имеющие как институциональные, так и окказиональные сущности (экономические, административно-управленческие, правовые, политические и иные), способствуют возникновению особых текстовых объектов. Документная специфика текстов проявляется в качественных и количественных параметрах, отражающих процессы их формирования и функционирования в составе документов. Тщательного научного анализа наряду с общими коммуникативно-документными процессами заслуживает широкий круг проблем, вызревших как системный результат активного развития документной коммуникации, изменения ее лингвистических параметров, проявляющийся в динамике изменения состава текстовых единиц, в расширении лингвистической типологии документных объектов, в противоречиях сочетания формально-документных унифицирующих процессов и речевых правил, регулирующих создание текстов.

Степень научного освоения проблемы. Многие исследования имели практическую нацеленность, решая задачу повышения документной грамотности в современных неблагополучных условиях низкой языковой компетенции (Р.С. Гиляревский 2003; З.И. Гурьева 2003; М.В. Колтунова 2002; Л.П. Крысин 2002; А.В. Пшенко 2003; Л.А. Шкатова 1996; В.Ф. Янковая 2001).

Объектом изучения является общие лингвистические особенности составления документов. Предметом исследования лингвистических сторон документной коммуникации является система типологических параметров документных текстов.

Цель данной работы заключается в выявлении и научном представлении документного текста как лингвистического объекта, что предполагает формирование системы устойчивых признаков таких текстов, нахождение и обоснование теоретических оснований их выделения как особых текстовых объектов, а также описание принципов их создания в условиях воздействия лингвистических и экстралингвистических правил и условий. документный текст лингвистика унификация

Система аспектного анализа проблемы позволила сформулировать следующие исследовательские задачи:

выявить класса текстовых объектов, которые по принципам своего формирования, по специфике состава и особенностям функционирования соответствуют определению документные тексты;

представить и оценить системы обязательных и дополнительных признаков документных текстов;

определить степень неоднородности формальных параметров, связанных с оценкой основных качественных признаков современных документных текстов;

Теоретической базой исследования являются работы по проблемам лингвистического источниковедения Л.Л. Барсова, M.B. Ломоносова, А.А. Шахматова, Б.А. Ларина, С.И. Коткова, В.И. Борковского, П.С. Кузнецова, Б.А. Успенский, Н.И. Тарабасовой, А.И. Сумкиной, М.Л. Ремнёвой и др.

Теоретическая значимость исследования. Результаты проведенного исследования позволяют не только расширить общее научное представление о закономерностях порождения документных текстов, об их знаковом составе и качественной специфике.

Исследовательская гипотеза. Анализ отношений между содержанием вышеприведенных соображений позволяет увидеть систему проблем с различным уровнем эксплицирования. Совокупное рассмотрение этих проблем дает основание для выдвижения ряда исследовательских гипотез.

В структуре данной работы можно выделить следующие составные части: введение, три главы основной части, заключение и список литературы.



1. Особенности документных текстов с точки зрения документной лингвистики

1.1. Общие особенности

В первую очередь, необходимо отметитить, что по мнению одного из исследователей лингвистики и документоведа Токарева документный текст - это произведение речетворческого процесса, обладающее смысловой завершенностью, характеризующееся стилевой обработанностью, стандартизованностью (унифицированностью), состоящее из названия и одного или нескольких структурно-семантических единиц (сложных синтаксических целых). Токарев, Г. В. Документная лингвистика: Учеб. пособие.- Тула: Артпринт, 2010.- С. 31

Коммуникативно-прагматическую деятельность, направленную на формирование текста, принято называть текстовой деятельностью. Она включает в себя мотивы создания текста, продумывание плана, его осуществление, сопоставление созданного текста с замыслом.

Также он замечает, что результат текстовой деятельности обусловлен уровнем коммуникативно-прагматической компетенции, которая включает, по мнению того же исследователя, в себя знание словаря языка, типичных ситуаций общения, жанров текстов, стилевых разновидностей. Там же. С. 31

По мнению другого основоположника современного изучения документальной лингвистики С.П. Кушнерука: «Документы являются лингвистическими объектами, поскольку они используют широкий спектр знаковых средств для закрепления положений, которые важны для общества и его членов. Здесь особенно важно решить вопросы состава и регулирования текстовых средств. Становится актуальной задача построения словарей документных текстов, описание правил их создания. Правил, при которых средства создания документных текстов не конфликтуют с управленческими, коммуникативными, юридическими и иными сторонами деятельности документов, в которые входят документные тексты». Кушнерук С.П. Документная лингвистика Учебное пособие. Волгоград, Волгоградское научное издательство, 2007. - С. 46

Г.В. Токарев в своем учебном пособии «Документная лингвистика» приводит следующие черты, характерные для документного текста: Токарев, Г. В. Документная лингвистика: Учеб. пособие.- Тула: Арт-принт, 2010.- С. 33

Отграниченность, проявляющаяся в том, что текст имеет начало и окончание.

Завершённость, заключающаяся в отдельности материального тела текста от других текстов.

Связность, состоящая в том, что все языковые единицы, начиная словом и заканчивая предложением, грамматически и по смыслу связаны.

Цельность, выражающаяся в том, что все предложения в тексте связаны единой идеей. Цельность проявляется в тематическом единстве.

Информативность. Документы характеризуются тем, что содержат логическую (фактуальную) информацию.

Регулятивность, выражающаяся в том, что документ способен управлять познавательной деятельностью человека.

Антропоцентричность. Документ имеет два центра: автора документа и читателя, создаётся человеком и служит ему.

Социологичность. Документ всегда связан с определённым временем, устройством общества, актуален для данной эпохи, выполняет социальные функции.

Алгоритмизированность и унифицированность. Документный текст представляет собой реализацию чёткого алгоритма его составления, включающего строго определённый набор реквизитов и языковых средств.

Возможность включения в текст таблиц, графиков, диаграмм.

Членимость. Данный признак особенно важен для документных текстов, поскольку определяет их жанровое разнообразие.

Изучая учебные пособия и труды вышеупомянутых ученных Токарева и Кушнерука, необходимо выделить, с точки зрения документной лингвистики, следующие общие признаки документарной лингвистики:

Высокий уровень унифицированности. Относительно всех основных параметров документов действуют системы ограничителей и регуляторов в виде стандартов, унифицирующих инструментов. В значительной степени эти ограничительные и регулирующие механизмы работают при выборе и организации языковых средств, используемых в текстах документов. Известно, что ГОСТ Р 6.30 - 2003 не только определяет состав и позиции реквизитов организационно-распорядительных документов, но и предписывает использование определенных лингвистических средств в тех или иных позициях документного текста. Унификация, реализуемая в отношении лингвистического состава документных текстов, связана, безусловно, с унификацией самой системы документации.

Ограничение компонентного состава. Одновременно с процессом формирования системы лингвистических средств, которые могут или должны быть использованы в документных средствах, унификация дополняется ограничением набора лингвистических единиц, знаков, символов, которые могут входить в документные тексты. Кроме тех единиц, круг которых определяется унификационными процессами, регулируемых правилами унификации, говорящими то-то и то-то «можно» и/или «нужно», документные тексты испытывают довольно жесткие запреты на использование единиц, противоречащих правилам, традициям, условиям функционирования официально-деловой коммуникации.

Таким образом, процесс регулирования единиц, входящих в документные тексты, включает два основных действия, определяющих особенности этих текстов: предложение тех систем документных единиц, которые соответствуют унифицирующим правилам, и введение ограничителей, запрещающих использование в документных текстах широкого спектра языковых единиц, не соответствующих сложившимся правилам, традициям и представлениям о составе единиц ДТ.

Использование невербальных составляющих. Одним из ярких качественных характеристик документных текстов является использование в качестве компонентов текста невербальных составляющих: таблиц, графиков, схем, диаграмм и других формально-графических компонентов. Конечно, не все виды (жанры) документов используют невербальные компоненты. Мала (но не исключена!) вероятность их использования в текстах организационно-распорядительных документов. Однако в информационно-справочных документах, в текстах плановых, отчетных, аналитических, справочных документов использование невербальных компонентов не только желательно, но и обязательно, поскольку не только усиливает коммуникативную эффективность документа, но и способствует его формализации, соответствует унифицирующим тенденциям. Ниже рассмотрим особенности использования вербальных и невербальных компонентов документных текстов в их комбинаторике.

Токарев Г.В. также выделяет безубразность и ситуативность лингвистики. Эти качества документных текстов имеют различные основания. Безубразность предполагает не только однозначность в понимании содержания документных текстов, но и отсутствие каких-либо эмоциональных окрасок документного текста в целом или его частей. Кроме того, документный текст не допускает многозначности, включающей эмоционально-образную окраску текста, возможности различного толкования, основанного на включении в текст элементов, обладающих эмоционально-образной окраской; исключается субъективное и многозначное отношение к тому, о чем говорится в тексте документа.

Ситуативность документных тестов проявляется в однозначной и содержательно обусловленной связи между событием, сложившейся ситуацией и документом как реакцией на ситуацию. Можно говорить о связи между реальным процессом официально-деловых взаимодействий, конкретных операций и профессиональных действий, в одной стороны, и системой коммуникативных действий в определенных формах, которые соответствуют цепочке деловых процессов. Документы являются информационными коррелятами реальных ситуаций в области экономики, юриспруденции, менеджмента, государственного управления и других последовательных сложных операций, имеющих документное сопровождение.

Неоднородность текстов, обусловленная различиями в функциональной отнесенности. Изучение различных типологических качеств документов позволяет сделать вывод о том, что многообразие документируемых ситуаций, различные цели документов способствуют появлению довольно большого типологического разнообразия документных текстов. Обратимся к многочисленным пособиям, которые представляют образцы тех или иных видов документов. Можно отметить не только типологическое разнообразие документов, которое изучается в документоведении как теоретической науке, рассматривающей наиболее значимые признаки и свойства документов. Мы видим разнообразие лингвистических характеристик: определенные лексико-фразеологические, композиционные, синтаксические индивидуальные признаки документных текстов.

Терминированность текстов. Одним из принципиальных особенностей документных текстов является их терминированность. Под терминированностью понимается активное использование лексико-фразеологических единиц, которые можно отнести к терминам. Термин - слово или словосочетание, которое отражает специальное понятие, воспроизводится в текстах определенной предметной области и имеет толкование в виде дефиниции, строгого логико-смыслового определения, смысл которого не может изменяться по желанию субъекта. Дефиниция толкуется одинаково для носителей языка, которые занимаются одной и той де профессиональной деятельностью.

Терминология документных текстов характеризуется большим разнообразием. Наряду с терминологией, относящейся к документоведению и документационному обеспечению управления, в текстах документов используются термины управления, экономики, различных областей юриспруденции, а также термины тех предметных областей, в которых составляемые документы должны работать. То есть термины торговли, банковского дела, операций с недвижимостью, коммуникации и связи, например, и многих других видов деятельности, сопровождаемых документными процессами.

Монологичность и косвенная форма изложения. За исключением такого функционального вида документов как протоколы, тексты документов имеют монологический характер. Монологический текст - это текст, который является результатом фиксации речи одного лица; тест, в котором представлен один автор, отсутствуют фрагменты, отражающие речь двух или более субъектов порождения текста. Это обстоятельство является важным для условий и результата документной коммуникации. Текст становится более однородным как с точки зрения своей организации, так и с позиций субъектной определенности: конкретизируется адресант документного послания. Кроме того, монологичность связана с функциональными задачами документов, их констатирующим, директивно-обязывающим характером.

По мнению Кушнерука коммуникативная полнота, обусловленность регламентирующими условиями коммуникации. Документная коммуникация часто предполагает документный обмен, ситуации, при которых адресант и адресат меняются ролями, обмениваясь информацией, имеющей документную форму. В учебном пособии «Документная лингвистика» он отмечает: «При этом каждый последующий документ соответствует определенной внеязыковой ситуации, складывающейся в предметной области, обслуживаемой и оформляемой с помощью документных средств». Кушнерук С.П. Документная лингвистика Учебное пособие. Волгоград, Волгоградское научное издательство, 2007. - С. 55

Контекст - одно из основных понятий коммуникации. Очень большое значение имеет контекст и для документной коммуникации. Особенно, если принять точку зрения, в соответствии с которой существует лингвистический и экстралингвистический контексты. Лингвистический или вербальный контекст документной коммуникации в очень большой степени определяется унифицированным или стандартизированным расположением языковых единиц, соответствующих реквизитам документа. Устойчивые, воспроизводимые словесные конструкции, которые предшествуют последующим фрагментам документов (то есть те, которые создают левый контекст, например: Во исполнение (чего?) приказа, закона,… ), или те, которые с высокой степенью стабильности и вероятности воспроизводятся после фрагмента (создавая его правый контекст, например: …(на основании чего? в связи с чем?) жалобу удовлетворить), имеют довольно небольшую вариантность для каждой группы документов. По многим фрагментам документных текстов можно восстановить их левые и правые вербальные контексты, поскольку они с той или иной степенью жесткости описаны унифицирующими правилами или стандартами. Именно эта стабильность вербальных контекстов создает высокий уровень коммуникативной надежности документных текстов.

Вышеупоминающийся Кушнерук определяет наличие контекста как обязательное условие коммуникативного процесса. «Сообщение либо «вписано» в некоторый контекст, либо, если оно первое в каком-либо взаимодействии, - начинает формирование контекста, в котором будут проходить следующие взаимодействия» - отмечает он. Интересны обстоятельства анализа лингвистического и нелингвистического (экстралингвистического) контекстов.

По его мнению исследование невербального и имплицитного контекста представляет большой интерес для специалистов в области психологии делового общения, на границе лингвистики, психологии и теории коммуникации сформировались даже направления науки, исследующие различные составляющие нелингвистических контекстов, в частности, кинесика и физиогномика. Кушнерук С.П. Документная лингвистика Учебное пособие. Волгоград, Волгоградское научное издательство, 2007. - С. 63

1.2 Частные особенности

Касаясь частных отличительных особенностей документных текстов, то они чаще всего имеют письменный характер, хотя реалии документной коммуникации вовсе не исключают устных документных текстов. С ними мы встречаемся в различных коммуникативных ситуациях. Некоторые основные особенности неписьменных документных отношений рассмотрим ниже. Несмотря на функциональную неоднородность, различия в размерах, содержании, применении, содержательных особенности письменных документных текстов, можно выделить группу свойств, характерных для документных текстов и отличающих их от текстов недокументных.

Кушнерук в своих работах выделил ряж частных критериев документных текстов:

Стабильность композиционных структур ДТ. Каждый вид документа имеет собственную устойчивую композиционную конструкцию. Это означает, что ДТ, входящий в документ, воспроизводит такую структуру текста, которая соответствует данному виду документа. Часто это свойство находит свое развитие в устойчивой схеме рубрикации. Ярко это свойство проявляется в текстах правовых документов, в текстах протоколов, контрактных документов.

Реализация в ДТ устойчивых типологических синтаксических характеристик. Несмотря на то, что в различных публикациях приводятся высказывания, которые, с точки зрения их авторов, исчерпывающим образом характеризуют синтаксис ДТ, невозможно говорить об универсальных синтаксических свойствах, характерных для всех видов документных текстов. Разнообразие синтаксиса ДТ слишком очевидно. Утверждения о преобладании простых распространенных предложений или многокомпонентных сложных предложений с союзной связью, или о преимущественном использовании сложных предложений вообще, или о низком проценте сложноподчиненных предложений противоречат друг другу.

Синтаксические свойства ДТ отражают такие свойства, как высокая частота сочинительных и подчинительных словосочетаний с отглагольными существительными. Доля последних в ДТ заметно выше, чем в недокументных текстах, что и создает особую окраску изложения, характерную для текстов документов.

Принципиальным свойством документных текстов является их терминированность. Чаще всего использование терминов связывают с текстами научно-техническими, однако, как показывают исследования больших объемов документных текстов различных видовых групп, термины являются обязательными лексико-фразеологическими составляющими ДТ. Их состав имеет свои особенности, о которых будет сказано ниже. Постоянная представленность терминов в ДТ создает особые условия при восприятии, обработке и формировании документных текстов.

Заметным дифференцирующим свойством ДТ является использование наряду с терминологическими фразеологизмами устойчивых языковых элементов, к которым относятся, прежде всего, клише, штампы, речевые формулы. Степень их использования колеблется в зависимости от видовой отнесенности ДТ, однако стабильность их реализации, увеличивающееся количество вариантов и яркие стилевые маркирующие способности делают представленный круг единиц значимым с точки зрения влияния на качественные параметры ДТ.

В продолжение перечисления частных особенностей докусментальных текстов отнесем то, что к основным признакам письменных документных текстов можно отнести ряд закономерностей общего характера, появляющихся как следствие взаимодействия различных лингвистических факторов. Вряд ли можно выстроить однозначный ранжированный список признаков ДТ, в различных обстоятельствах наиболее важными становятся те или иные признаки, имеющие различные формы проявления. Отметим следующие признаки. Максимальное стремление к лаконичности текста. В ряде случаев ориентиры этого универсального качества заданы образцами, в других случаях лаконичность поддерживается усвоенными представлениями о необходимости соблюдения этого качества, которое обеспечивает эффективность документной коммуникации.

Воплощение в тексте такого стабильного документного признака, как точность и адресность. Документный текст всегда адресован лицу или группе лиц. Даже то обстоятельство, что адресатом послания может являться очень широкая по составу и большая по количеству группа людей (возьмем, например, тексты законов, адресованных населению страны), адресность документного текста всегда либо обозначена, либо подразумевается. Точность - однозначная связь текста с конкретной внеязыковой ситуацией - обязательное документное качество, без которого документ теряет свое документные полномочия.

Нейтральность тона, реализуемая в ДТ, поддерживается выбором средств, обеспечивающим доказательность и аргументированность изложения, но не эмоциональность и образность, способствующие широкой вариантности в интерпретации ДТ.

Важным свойством, которое подчеркивается введением в документные тексты календарно-хронологических данных, является актуальность. Текст актуален, поскольку он связан с определенным, вычленяемым из действительности фрагментом действительности, с конкретной ситуацией, имеющей временные параметры. Достоверность текстовой информации является важным свойством ДТ. Достижение этого свойства в значительной степени связано с выбором используемых текстовых средств, а также с качеством текста в целом.

Стоит заметить, что по мнению Кушнерука в современных работах, посвященных документным параметрам, отмечаются и другие свойства ДТ: аргументированность, объективность, нейтральный характер изложения данных, констатирующая или предписывающая окраска текста. Безусловно, эти свойства проявляются в различной степени в документных текстах, однако требуют уточнения как с точки зрения своего собственного содержания, так и с позиций форм своей реализации в документировании. Кушнерук С.П. Документная лингвистика Учебное пособие. Волгоград, Волгоградское научное издательство, 2007. - С. 112

В заключение необходимо сделать ряд обобщающих выводов. Очевидно, что документная коммуникация представляет собой одну из форм социальной коммуникации, которая рассматривается и анализируется в рамках коммуникативной лингвистики. Непосредственным объектом нашего рассмотрения является письменный документный текст, являющийся базовым понятием в системе документной лингвистики. Письменным называют текст, который имеет письменную форму закрепления, для его построения и закрепления используются письменные знаки языка.



2. Стандартизация и унификация средств делового текста

2.1 Стандартизация документных текстов

Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное разнообразие документов, элементов их составляющих и необходимость их стандартизации и унификации.

Стандартизация - это деятельность по установлению правил, норм, характеристик. В сферах производства и обращения продукции стандартизация определяется как деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в названных сферах деятельности, повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

По мнению Захарова Т.И.: «в области делопроизводства суть стандартизации следует толковать как процесс установления и применения оптимальных правил, норм по оформлению документации, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их использования. Захарова Т.И. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие / Захарова Т.И. - М.: Изд. центр ЕАОИ, 2010. - С. 73

Результатом работы по стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления») или их элементы (например, ГОСТ 9327 «Бумага потребительская. Форматы»), так и на унифицированные системы документации. Выше уже приводился ГОСТ Р 6.30-2003 на требования по оформлению ОРД, который входит в состав унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД).

Согласно общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 в настоящее время в стране действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:

унифицированная система организационно-распорядительной документации (код 0200000);

унифицированная система первичной учетной документации (код 0300000);

унифицированная система банковской документации (код 0400000);

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (код 0500000);

унифицированная система отчетно-статистической документации (код 0600000);

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации (код 0700000);

унифицированная система документации по труду (код 0800000);

унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации (код 0900000);

унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000).

Ввиду большого числа форм унифицированных документов, входящих в соответствующие УСД, приведем в качестве примера только состав форм унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) по состоянию на конец 2003 г. Федеральный закон « О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ.

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Из всего вышеперечисленного логично вытекает следующий вывод, что установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

организовать централизованное изготовление бланков для писем;

уменьшить стоимость машинописных работ;

сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

облегчить визуальный поиск необходимой информации;

расширить возможности применения вычислительной и

организационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации.

Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором.

Другой ученный данного направления Роготнева Е.Н. Роготнева Е.Н. Документная лингвистика: сборник учебно-методических материалов / Е.Н. Роготнева. - Томск : Изд-во Томского политехнического университета, 2009. -С. 117. отмечает, что для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. По её мнению существует три способа сокращенных наименований организаций:

по первым буквам слов, входящих в наименования. Например: МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

по начальным слогам букв, входящих в наименования.

смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй - строчными.

Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.

2.2 Унификация документных текстов

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль.

Вышеупомянутая Роготнева определяет, в частности, что деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Роготнева Е.Н. Документная лингвистика: сборник учебно-методических материалов / Е.Н. Роготнева. - Томск : Изд-во Томского политехнического университета, 2009. - С. 118

Исходя из государственных стандартов, приведем некоторые определения: унификация - это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге. УСД - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельностиГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов , 1998..

Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

В своих трудах Токарев конкретизирует, что в XX в. унификация документов принимает целенаправленный характер. Были разработаны новые правила ведения служебной документации: в 1918 г. введена единая форма бланков делового письма. В 20-е годы ХХ в. началась работа по созданию новых стандартов делового письма, появились трафаретные тексты. В советское время жанр «письмовников» был подвергнут критике. Умение писать письма утрачивалось, значение деловой корреспонденции недооценивалось. Это было связано с тем, что отсутствие рыночных отношений не требовало от пишущего мастерства красноречия. Токарев, Г. В. Документная лингвистика: Учеб. пособие.- Тула: Арт-принт, 2010.- С. 27

В современной лингвистической литературе (Пумпянский А.А.) обсуждаются принципы организации текстового материала и связь этих принципов с логической определенностью и прагматической ценностью официально-деловых документов Пумпянский А.А. Информационная роль порядка слов в науч¬ной и технической литературе. М., 1974. С.11. Эти особенности документов важны, поскольку имеют эконо- мико-правовую составляющую. Устойчивость в реализации этих принципов способствует формированию определенного облика документов, закрепляемого, в конце концов, нормирующими документами. Способы изложения материала опираются уже не только на соображения о коммуникативной целесообразности и традиции, но и на систему формальных требований. В основе формирования этих требований лежат в большей степени содержательные и исторические причины, а в основе реализации -- коммуникативные, правовые и даже эстетические факторы. Понятие «красивый документ» включает в себя компонент «в какой мере соответствующий типу, жанру». При максимальной степени реализации формально-логических принципов построения текста жестко оговаривается не только система выбора лексико-грамматических средств, но и параметры внешнего вида. То есть действует принцип ориентации на некий прототип -- типовой текст -- образец.

По мнению того же Пумпянского А.А., исходя из государственных и отраслевых стандартов, существует несколько пониманий термина типовой текст.

Одно из них связано с так называемой «болванкой» -- неким универсальным текстом, минимальные изменения в котором, связанные с частными, конкретными обстоятельствами, дают возможность получить документ, соответствующий по своему внешнему виду, фактическому и языковому составу определенной коммуникативной ситуации. Часто универсальные болванки используются при написании рецензий, отзывов, рекомендаций. Подобное «творчество» вызывает сомнения, но оно отражает определенные подходы к способам составления текстов при желании соблюсти определенные заданные требования.

Второе понимание термина «типовой текст» основано на наличии определенного текста-ориентира, текста-эталона, служащего образцом при составлении документов данного типа. Наиболее четко этот принцип понимания проявился в создании сравнительно большого количества пособий, содержащих тексты-образцы (например, Васильев; Стенюков; Образцы гражданских...). Таким образом, типовой текст -- проверенный практикой образец документа. Необходимо только изменить адресные и именные данные, содержание реквизитов, разумеется, в соответствии с конкретными обстоятельствами, по поводу которых составлялся документ. Остальной текст образца воспроизводится практически дословно. Здесь как раз можно отметить различия между использованием текста-болванки и текста-эталона: болванка в большей мере предоставляет информацию, о чем и как надо писать в том или ином композиционном фрагменте документа; эталон предлагает заимствовать весь текст за исключением персонифицирующих данных. В известном смысле, тексты-образцы, в особенности в тех случаях, когда позиции персонифицирующих данных обозначены пробелами с подстрочными «подсказками», могут быть отнесены к трафаретным текстам. Ориентация на текст-образец является реализацией принципов унификации; следование единому образцу, сложившемуся в результате практики, соответствие коммуникативным, административным, экономико-правовым нормам лежат в основе применения образца. Полагаем, что толкование унификации как просто приведения к единообразию является слишком широким и несколько неопределенным.

Однородность коммуникативных ситуаций влечет за собой однородность требований к содержанию и, следовательно, к языковому материалу документов. Изучение их в экстралингвистическом аспекте (прежде всего -- экономико-правовом и социально-политическом) налагает дополнительные ограничения на степень текстового варьирования. Здесь реализуется еще один более общий и универсальный принцип, заключающийся в том, что упорядочение системы (текста под влиянием образца) снимает неопределенность, которая негативно сказывается на принятии решений на основе документов. Этот принцип является одним из краеугольных камней, лежащих в основании науки, изучающей взаимосвязь между информацией, управлением и моделированием процессов -- кибернетики.

Еще одно толкование термина «типовой текст» связано с уникальным лингвистическим явлением, проявляющимся лишь в официально-деловом и, в некоторой степени, научно-техническом стилях. Речь идет о регламентации всех параметров документов с помощью стандарта. Для организационно-распорядительной документации русского языка разработан и принят Государственный стандарт, распространяющийся на документацию, используемую в системе государственных органов (ГОСТ 6.38--90). В соответствии со стандартом для каждого документа определяются как используемые языковые средства, так и их позиции на бланках документов. В разделе 3 стандарта ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов , 1998. приводятся требования к элементам текста как на уровне лексико- фразеологических единиц, так и на уровне клишированных фраз. Действия стандарта являются наиболее жесткой регламентацией в составлении документов, нарушение предписанных им требований может повлечь юридические последствия.

Возвращаясь к понятию трафаретного текста, необходимо определить его содержание. Под трафаретностью текста будем понимать такую форму документа, которая закрепляет сочетания устойчивых речевых отрезков, без которых документу невозможно обойтись, с определенными позициями. В образующиеся пустоты заносятся те речевые фрагменты, которые имеют индивидуальный характер. Относительные положения клишированных речевых отрезков и первоначально незаполненных участков документа являются взаимнофиксированными для каждого вида документа. Степень трафаретизации текста может иметь различный уровень, она определяется соотношением между долями предварительно внесенных фрагментов и заполняемых по ходу составления индивидуального документа. Обращает на себя внимание распространенность трафаретных документов, используемых в США. Здесь можно отметить как большое количество различных документов-трафаретов, так и максимальную степень трафаретизации различных документов. Формализация документа, обеспечиваемая его построением по типу трафарета, решает различные вопросы, относящиеся к разным аспектам. Во-первых, трафаретный принцип построения конкретизирует композиционно-смысловую структуру документа. Во-вторых, трафарет существенно упрощает работу с документом, в особенности для людей, которые недостаточно искушены в документоведческих нюансах. В-третьих, чем выше степень формализации, тем выше приспособленность к алгоритмической обработке документов вплоть до автоматизации этого процесса. В-четвертых, по свидетельству В.П. Веселова: «тексты, построенные на базе трафаретизации, более эффективны с экономической точки зрения». Веселое П. В. Аксиомы делового письма. М., 1993.- С. 68

В-пятых, формализация не только всего документа, но и отдельных его составляющих, что выполняется автоматически при трафаретизации, обеспечивает возможность выборочной обработки фрагментов документа; это бывает необходимо при сопоставительном изучении выборочных данных, зафиксированных в трафаретных документах.

В своих трудах Л.В. Рахманин справедливо указывает на связь между унификацией документов и их трафаретизацией Рахманин Л. В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. А/., 1997. С.7. Он шичет: «Трафаретизация как бы автоматически обеспечивает унификацию документов, повышает их правовой статус, обеспечивает более надежный и экономически выгодный коммуникативный процесс».

С точки зрения формализации представления данных ближайшими к трафаретным являются табличные и анкетные документы. Не останавливаясь на собственно документоведческих основаниях их противопоставления, рассмотрим лингвистические различия.

Если трафаретные документы строятся на принципе безальтернативного завершения фразы, приобретающей персонифицированную окраску, то анкетные документы строятся по принципу диалога, а сам диалог имеет формат «вопрос- ответ». При этом вопрос не всегда может быть построен как традиционное вопросительное предложение, а ответ может быть предложен в списке возможных с точки зрения составителя анкеты вариантов ответов.

Табличная форма документа есть не что иное, как понятийная матрица, устанаативающая смысловые отношения между двумя или более системами данных. Очень часто таблицы отражают квантитативно-квалитативную информацию и устанавливают отношения между количественными и качественными системами данных. В связи с организацией таблиц и способами размещения в них материала вводятся понятия столбцы и строки. Столбцы (иногда их же называют колонками) -- элементы таблицы, ограничиваемые вертикальными линиями или создаваемые вертикально расположенными фрагментами материала документа; строки -- элементы таблицы, образуемые горизонтальными линиями или горизонтально расположенным материалом документа. В таблицах отсутствует повтор материала, элементы текста в них имеют назывной характер, рубрикация в виде подзаголовков вынесена в боковик (левая часть таблицы) и головку (верхняя часть таблицы). Для таблицы большое значение имеет логика подчинительных отношений (родовидовых, часть- целое), эта логика отражается в соподчиненности заглавия, подзаголовков и содержания головки и боковика.

Независимо от степени формализации тех или иных видов документов, необходимо отметить все большую степень влияния формализующих факторов на коммуникативную структуру деловых документов, ведь именно на уровне официально- делового стиля процессы формализации проявляются в наибольшей степени: документы на естественном языке начинают преобразовываться в соответствии с правилами, действующими в искусственных знаковых системах. В документ включаются искусственные коды, формальные элементы организации текста. При формализации документов не только создаются уело- вия работы с ними в машинно-ручном режиме, но и обеспечивается заметно более низкая избыточность, при этом реализуется принцип экономии средств языка.

Кушнерук констатирует, что в целом типизация и трафаретизация документов официально-делового стиля является реализацией регламентирующих правил. Функционально-прагматические обстоятельства регулируют степень регламентации: от максимальной в машинных текстах до минимальной в устных формах общения, относящихся к разговорному стилю. Регламентация сказывается не только в заданности вида делового текста и его трафаретной формы, но и в работе с подбором составляющих текста для различных языковых уровней. Одним из видов деятельности, реализующим принципы регламентированности, является редактирование, некоторые аспекты которого мы рассмотрим в данной курсовой работе далее. Кушнерук С.П. Документная лингвистика (русский деловой текст): Учебное пособие. -- Волгоград: Издательство Волгоградского государственного университета, 1999. -- С.31

Выделим ряд выводов. Тот или иной текст становится документом в том случае, когда он «составлен и заверен по определенной установленной в делопроизводстве стандартной форме. Официальный документ, не имеющий частного характера (например, личное заявление, объяснительная записка) принципиально лишен единоличного авторства. Подпись ответственного лица указывает только на достоверность документа. Объективность, которая связана с правовой нормой, подчеркивает утверждающий и предписывающий характер документа».

Стандарт, представляющий терминологию современной документной коммуникации, уже не отражает качественных и количественных изменений в составе этих важнейших единиц документных текстов. Их описание и представление в словарных формах является одной из актуальнейших теоретических и практических задач документоведения, ДОУ и документной лингвистики. Как развитие теоретических аспектов современной документной лингвистики, так и совершенствование практики документирования все настоятельнее выдвигают на передний план необходимость проведения исследований, ориентированных на словарное отражение лексических и фразеологических единиц, используемых при создании современных документных текстов.



3. Роль клише/штампов в подготовке и восприятии делового текста

Рассматривая определенную роль клише и штампов в восприятии делового письма, стоит отметить, что даже небольшой опыт работы с документными текстами дает возможность понять, что в создании этих текстов принимают участие как свободные сочетания слов, так и различные устойчивые единицы. В предыдущем параграфе мы уже отмечали высокую активность терминов, большая часть которых представляет собой двух-, трех-, четырехсловные и даже еще более сложные единицы. Многокомпонентные термины формируют первую группу устойчивых словосочетаний, используемых в ДТ.

К настоящему времени требуют глубокого исследования и другие классы единиц, роль которых в создании и лингвистическом маркировании документных текстов отмечается многими лингвистами и документоведами. Речь идет об устойчивых оборотах, которые, в отличие от штампов, единиц, имеющих, по мнению Т.Г. Винокур, негативно-оценочное и часто субъективное значение, нейтральны в эмоционально-оценочном смысле, носят характер готовых речевых блоков и устойчиво используются при создании документных текстов. В современной лингвистике отсутствуют общепринятые и стабильные именования устойчивых документных единиц, некоторая структурная и функциональная неоднородность этих единиц осложняет их классификацию и именование. Эти сложности привели к тому, что те исследователи, которые из-за распространенности устойчивых единиц писали о них, либо избирали именования на основе субъективных критериев, либо, обходя неоднозначности именования, использовали нетерминологические, описательные способы называния.

По мнению Кушнерука, термин штамп часто отождествляется по значению с термином клише. Однако это отождествление происходит в связи с их рассмотрением в аспекте художественных средств недокументных текстов. Он обозначает: «Различия в принципиальных качественных признаках штампов и клише дает основание для разделения этих понятий, что, видимо, более правильно как с методологической точки зрения, так и с точки зрения более точного представления о составе документных текстов с учетом их свойств и функций». Кушнерук С.П. Документная лингвистика (русский деловой текст): Учебное пособие. -- Волгоград: Издательство Волгоградского государственного университета, 1999. -- С.31

Под документным штампом будем понимать устойчивый элемент текста, имеющий собственное значение, воспроизводимый с минимальными изменениями состава и грамматических параметров. Документные штампы отражают стремление документных текстов к унифицированности, к обозначению даже более общих и неопределенных понятий и отношений, чем терминологические, с помощью устойчивых речевых единиц. Распространены эти устойчивые единицы в документных текстах различных видов. Несколько штампов, хорошо узнаваемых всеми, кто сталкивался с задачами составления ДТ: в целях совершенствования, по координации усилий, оказать содействие, сего года, считать невозможным.

Документные клише - конструктивная единица. В отличие от штампа она служит унифицированным средством организации текста. По характеру начального (инициального) клише можно судить о функционально-смысловых особенностях фрагмента, который вводится данным клише: на основании вышеуказанного приказываю, довожу до Вашего сведения, прошу дать указание, на Ваш запрос сообщаем. Такими же свойствами функциональными возможностями обладают клише неинициального, внутрифразового позиционирования: перевод указанной суммы осуществлен в соответствии с предварительной договоренностью; в соответствии с запросом довожу до Вашего сведения. Стереотипность клише не размывает значений входящих в него слов, сохраняется некоторая эмоциональность или оценочность, допустимая документными условиями коммуникации содержательно-ситуативными особенностями документа. Академик В.В. Виноградов Виноградов В. В. Избранные труды. Лексикология и лексикография. - М., 1977.- С. 140, считая, что клише является естественным языковым средством специально ориентированной речи, отмечал, что в большинстве случае клише - готовые укрупненные конструкции, которые занимают «устойчивые места в традиционных формулах; большинство людей говорит и пишет с помощью готовых формул».

В своем труде Дулина Дулина Н.Н., Кушнерук С.П. Варианты клише в текстах деловых писем//Делопроизводство, №2, 2003, С.108-111. отмечает следующее: «Использование клише способствует обеспечению следующих качеств и условий, соответствующих задачам документных текстов: облегчается закрепление в сознании речевых средств, соответствующих требованиям документной коммуникации; средство не строится со всеми возможными опасностями в виде стилевых или логических ошибок, а воспроизводится; экономятся речевые усилия и, одновременно, поддерживается унификация ДТ; экономится время для подготовки документа и его чтения, в особенности - при единообразном позиционировании фрагментов с клише одного функционально-смыслового вида».

В литературе, посвященной документной коммуникации Шевченко И.С. Речевой акт как единица дискурса: когнитивно-прагматический подход. Электронный ресурс. Режим доступа http://homepages.tversu.ru/~ips/JubShev.html, нередко упоминаются такие единицы, как речевые или языковые формулы. Терминологически более правильным будет применение термина речевая формула. Этот термин существует в современной лингвистике и обозначает модель высказывания, устоявшийся способ построения речевого отрезка. На практике речевой или языковой формулой называют либо какую-либо из вышеназванных устойчивых единиц, либо фрагмент синтаксической конструкции, который с небольшими колебаниями в составе или в порядке следования единиц входит в состав предложений, воспроизводимых в ДТ определенного вида.

В широко распространенном пособии «Офисная документация: подготовка и оформление» приводится следующее определение языковой формулы: слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст документа и закрепленное за определенным видом документа; так, языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: «Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №…в…отделении…банка».

В этой дефиниции отражен несколько иной подход к пониманию определяемой единицы. Явно алогично выглядит включение в определение элемента «слово». При корректировке этого определения можно обсуждать содержание понятия речевая формула, которое при представленном подходе может быть описано как устоявшееся речевое наполнение документного элемента, которое именуется реквизитом, речевая формула - конкретизация реквизита с помощью унифицированных языковых средств.

Говоря о свободных сочетаниях документальных текстов, Кушнерук Кушнерук С.П. Документная лингвистика Учебное пособие. Волгоград, Волгоградское научное издательство, 2007. - 313 С. 191 поясняет, что свобода в этом случае - условна. По его словам: «Чем выше степень унифицированности документного текста, тем меньше свободы в выборе речевых средств, тем более взаимосвязаны используемые документные средства. Произвольность некоторых документных текстов (поздравительного письма, например, или информационного письма, но уже в меньшей степени) не предполагает преодоления сформулированных или негласных правил построения текстов, которые приводят в итоге к формированию более или менее устойчивых речевых формул».