Юридична чинність документа

2

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

НАЦІОНАЛЬНИЙ АЕРОКОСМІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ІМ. М. Є. ЖУКОВСЬКОГО

«ХАРКІВСЬКИЙ АВІАЦІЙНИЙ ІНСТИТУТ»

Кафедра 703

Юридична чинність документа

Курсова робота

з Діловодства

студентки гуманітарного

факультету гр. 715

Мілованової Валерії Сергіївни

Науковий керівник -

асистент Шелестова А. М.

Харків - 2011

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. ТЕОРИТИЧНІ ЗАСАДИ ДОСЛІДЖЕННЯ СПОСОБІВ НАДАННЯ СЛУЖБОВОМУ ДОКУМЕНТУ ЮРИДИЧНОЇ СИЛИ

1.1 Поняття та класифікація службових документів

1.2 Державний стандарт оформлення документів

РОЗДІЛ 2. ХАРАКТЕРИСТИКА СПОСОБІВ НАДАННЯ СЛУЖБОВОМУ ДОКУМЕНТУ ЮРИДИЧНОЇ СИЛИ

2.1 Дата документа. Адресація документа

2.2 Затвердження, погодження, підписання та контроль за виконанням документа

2.3 Печатка як елемент надання документу юридичної сили

2.4 Особливості набрання юридичної сили електронними документами

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

Вступ

Актуальність теми дослідження. Документаційне забезпечення управління - важлива складова діяльності будь-якої установи, підприємства, організації. Ведення діловодства й організація документообігу відіграють важливу роль у конкурентоспроможності сучасних підприємств, яка залежить не лише від їх технічної оснащеності, а й від документаційного фактора. Тому нині надзвичайно важливим є удосконалення системи діловодства.

Документаційна діяльність організації охоплює всі операції з підготовки, складання, погодження та оформлення документів. Зафіксована в документах інформація становить основу будь-якого бізнесу.

Дуже важливим для управлінської діяльності є юридичне значення документів, тому що вони є формою вираження прав.

У працях В. І. Андреева, А. С.Головача, А. Н.Діденко, Л. Г.Зубенко, І. В. Іванова, В. П.Козоріза, Н. І. Лапицької, Л. П. Любивець, А. Ф. Марахової М. І. Молдаванова, Г. М. Сидорова яскраво виражені основні тенденції оформлення сучасних документів і надання їм юридичної чинності.

Для того, щоб документ мав юридичну силу необхідно у процесі створення враховувати його специфічні особливості. Залежно від функції документа встановлюється набір реквізитів, тобто елементів, розташованих у певній послідовності. З огляду на призначення документа до обов'язкових реквізитів можуть додаватися й інші реквізити.

Викладене вище зумовлює актуальність дослідження питання юридичної чинності документа.

Мета роботи полягає у дослідженні способів надання службовому документу юридичної сили.

Завдання дослідження:

окреслити теоретичні засади дослідження способів надання службовому документу юридичної сили;

охарактеризувати основні способи надання службовому документу юридичної сили;

дослідити особливості набрання юридичної сили електронними документами.

Об'єкт дослідження - документ як основний носій розповсюдження інформації.

Предмет дослідження - способи надання службовому документу юридичної сили.

Головні методи дослідження - історико-типологічний, метод теоретичного аналізу й систематизації, соціокультурний аналіз.

Наукове й практичне значення одержаних результатів. Результати роботи можуть бути використані у підготовці до семінарських та практичних занять, а також для розробки матеріалів конференцій, спецкурсів.

Структура роботи. Робота складається зі вступу, 2 розділів, висновків, списку використаних джерел. Загальний обсяг роботи - 38 сторінок: основний текст - 27 сторінок, список використаних джерел - 38 найменувань.

Розділ 1. Теоретичні засади дослідження способів надання службовому документу юридичної сили

1.1 Поняття та класифікація службових документів

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732-94 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення") [1].

Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Документи класифікують за такими ознаками:

спосіб фіксації інформації;

зміст;

назва;

вид;

складність;

місце складання;

термін виконання;

походження;

гласність;

юридична сила;

стадія виготовлення;

термін зберігання;

рід діяльності та ін. [22, с. 24]

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

фото- й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на:

організаційно-розпорядчі;

фінансово-розрахункові;

постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує засобом здійснення й регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють:

накази;

положення;

протоколи;

розпорядження;

вказівки;

інструкції;

правила;

статути;

звіти;

ордери;

плани;

службові листи;

заяви тощо [22, с. 26].

За видами документи поділяють на:

типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями й мають обов'язковий характер;

трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи тепер найпоширеніші, оскільки на їх складанні та опрацюванні економиться час;

індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають:

прості, що містять інформацію з одного питання;

складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід ураховувати, що прості документи легше опрацьовувати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі документи:

внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) й не виходять за його межі;

зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція. За терміном виконання документи бувають:

термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою "Терміново";

нетермінові, які виконуються у строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяють на:

службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

звичайні,

для службового користування (ДСК);

таємні;

конфіденційні та ін.

За юридичною силою документи поділяють на такі:

справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають:

чинні;

нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;

фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;

копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки або частину їх і відповідним чином оформлені.

Є такі різновиди копій:

відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); - витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину й відповідно засвідчена);

дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють:

документи постійного зберігання;

документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:

організаційно-розпорядча;

первинно-облікова;

планова;

звітно-статистична;

конструкторська;

технологічна;

банківська;

фінансова;

торговельна;

зовнішньоторговельна;

цінова;

бухгалтерська-облікова та ін.

1.2 Державний стандарт оформлення документів

Одні документи, наприклад правові акти представницьких та розпорядчих органів, судові, прокурорські, нотаріальні й арбітражні акти, договірна документація, виконують юридичні функції, закріплюючи й змінюючи правові норми у правовідносинах чи завершуючи їх дію, а інші документи використовують як докази у суді, органах слідства й прокуратури, нотаріаті, арбітражі тощо.

Документаційна діяльність кожної організації ґрунтується на таких засадах:

документи, що становлять правову базу діяльності організації, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, органів влади та керівництва, що стосуються діяльності організації;

організаційно-правова документація - статут, правила внутрішнього розпорядку, посадові інструкції тощо;

розпорядча документація - накази, вказівки, розпорядження керівництва, рішення колегіальних органів тощо;

службові листи, факси, телеграми;

документи, що стосуються особового складу;

документація за минулий діловодний рік.

Діяльність об'єктів та суб'єктів відображається в різних системах документації, але найбільш загальними та численними є організаційно-розпорядчі документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої та виконавчої діяльності органів державної влади та управління, а також підвідомчих їм суб'єктів. Державні стандарти на організаційно-розпорядчі документи розроблялись ще в рамках ЄДСД (Єдиної державної системи діловодства) та були затверджені в 1972 році (ГОСТ 6.3 8-72 та ГОСТ 6.39-72). В 1978 році ці державні стандарти були затверджені зі змінами. Із 1 січня 1991 р. ГОСТ 6.3 8-72 та ГОСТ 6.39-72 були замінені одним ГОСТом 6.38-90 "УСД. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" [19].

7 квітня 2003 р. наказом № 55 Держспоживстандарту України затверджено та надано чинності ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" (УСОРД).

Вимоги до оформлення документів (датування, підписання, візування, адресування та ін.), викладені в державному стандарті на УСОРД, застосовуються і до документів інших систем документації. Тому можна стверджувати, що державний стандарт на УСОРД встановив єдині, науково обґрунтовані загальні правила складання службових документів та машинописного їх оформлення.

Будь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат, заголовок, текст, дата, підпис, резолюція та ін. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених в документі, становить формуляр цього документа. Для конкретного виду документа, наприклад наказу, протоколу, акта тощо, характерний свій формуляр, який називається типовим формуляром.

В основу уніфікації та стандартизації покладений принцип створення загальної моделі складання всіх документів системи. Такі графічні моделі чи схеми побудови документів одержали назву "Формуляр-зразок". Проектується формуляр-зразок на конструкційній сітці, яка розміщена на стандартному форматі [19].

Застосування державних стандартів дає можливість ввести єдині вимоги до оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та автоматизації роботи з ними.

ДСТУ 4163-2003 веде перелік у певній послідовності реквізитів, наявних у всіх видах документів, що належать до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. В ньому визначено максимальний склад реквізитів документів, які входять в систему ОРД, і кожному реквізиту відведено певне місце на папері. При цьому для реквізиту з постійною інформацією розраховується необхідна площа з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.

За визначенням ДСТУ, для організаційно-розпорядчих документів встановлюється розміщення 32 реквізитів:

1 - Державний герб та герб АРК;

2 - емблема об'єкта та суб'єкта;

3 - зображення нагород;

4 - код об'єкта чи суб'єкта за загальнодержавним класифікатором підприємств та організацій;

5 - код форми документа за загальнодержавним класи фікаторо управлінської документації;

6 - найменування міністерства або відомства;

7 - найменування об'єкта чи суб'єкта;

8 - найменування структурного підрозділу;

9 - індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпу (абонентського телеграфу), факсу, телефону, номер рахунка в банку;

10 - назва виду документа;

11 - дата;

12 - індекс;

13 - посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 - місце складання та видання вхідного документа;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження;

18 - резолюція;

19 - заголовок до тексту документа;

20 - відмітка про контроль;

21 - текст документа;

22 - відмітка про наявність додатків;

23 - підпис;

24 - гриф погодження;

25 - візи;

26 - печатка;

27 - відмітка про засвідчення копій;

28 - прізвище виконавця та номер його телефону;

29 - відмітка про виконання документа та направлення його до справи;

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 - відмітка про надходження;

32 - запис про державну реєстрацію [19].

Перелічені реквізити в документі розташовуються так, як це показано на рисунку нижче.

Рис. 1.1. Формуляр-зразок ОРД формату А4 (ГОСТ 6.38-90) (реквізити (в кружечках) розташовані паралельно короткій стороні аркуша)

Таким чином, стандарт дає максимальний набір реквізитів, які можуть зустрітися при складанні та оформленні організаційно-розпорядчого документа. В конкретному документі реквізитів може бути менше, частина з них буде відсутня. Місце реквізиту визначено графічно.

Більшість службових документів та, перш за все, ОРД оформляються на папері формату А4 (210Ч297) та А5 (210Ч148). Але окремі види документів, частіше планово-економічні, бухгалтерські та ін., які містять таблиці та графіки, оформляються на форматі A3 (297Ч420) і А6 (105Ч148).

В даному державному стандарті спеціальний розділ присвячений вимогам до бланків. В ДСТУ вказуються мінімальні розміри полів бланків: ліве - 30 мм; праве - не менше 10 мм; верхнє - не менше 20 мм; нижнє - не менше 20 мм. Опис вимог до кожного реквізиту окремо подано в ДСТУ 4163-2003 досить детально. Ці вимоги роз'яснені або викладені також в найбільш важливому нормативно-методичному документі "Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення" (див. рис. 1.2. та 1.3.).

Рис. 1.2. Формуляр-зразок ОРД формату А4 (ГОСТ 6.38-90) (реквізити розташовані паралельно довгій стороні аркуша)

Рис. 1.3. Формуляр-зразок ОРД формату А5 (ГОСТ 6.38-90)

В об'єктах та суб'єктах службові документи оформляються на бланках, мається на увазі стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа та відведеним місцем для змінної інформації.

Основні вимоги до бланка визначає ДСТУ 4163-2003. Бланк повинен бути надрукований у друкарні та набраний шрифтами, вказаними державним стандартом.

Бланки бувають трьох типів: для листів, загальні бланки для створення різних видів документів, крім листа та бланк конкретного виду документа.

На бланку для листів можуть бути розміщені такі реквізити: Державний герб; емблема об'єкта або суб'єкта; зображення нагород; найменування міністерства або відомства; найменування установи, організації або підприємства; найменування структурного підрозділу; індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпу, телефаксу, телефону (на деяких бланках додатково вказуються банк та номер рахунка). Крім того, на бланку обмежувальними позначками-штрихами та кутами відмічають місця для таких реквізитів, як дата, індекс, посилання на індекс та дату ініціативного вхідного документа, заголовок до тексту, відмітка про контроль [19].

Такими ж обмежувальними кутами можна відмітити поля документа, а в бланку для листа - місце адресата.

Загальний бланк для оформлення всіх інших, крім листа, видів організаційно-розпорядчих документів містить ті ж реквізити, що і бланк для листа, лише з двома змінами: замість реквізиту "індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса" проставляється вид документа або це місце залишається вільним для наступного заповнення, і на місце реквізиту "посилання на індекс та дату вхідного документа" проставляється реквізит "місце складання або видання".

Таким чином, на бланках дві пари реквізитів є взаємовиключними: адреса суб'єкта-автора або вид документа і посилання на індекс та дату вхідного документа або місце складання. Вони займають однакові місця та визначають вид бланка.

Для кожного з цих видів бланків ДСТУ 4163-2003 передбачає два варіанти розміщення реквізитів - кутовий та повздовжній.

При повздовжньому розташуванні реквізитів назва суб'єкта розташовується вздовж верхнього поля документа. При кутовому - біля межі лівого поля у верхньому куті. Найбільш поширеним щодо використання площі аркуша та зручним для опрацювання є кутовий варіант розміщення бланка. Його рекомендують для листів та документів, які потребують затвердження, наприклад актів, інструкцій.

В наш час стрімко зростає кількість суб'єктів, які мають постійних іноземних кореспондентів. Для листування з ними розробляються спеціальні бланки, в яких такі реквізити, як назва суб'єкта та його адреса, вказуються двічі українською та іноземною мовами [19].

На бланках об'єктів спільної діяльності також повинні бути визначені назви країн, найменування та юридична адреса суб'єктів. Реквізити бланків оформляються двома мовами.

Замовляючи тираж бланків у друкарні, креслять макет бланка мірилом на основі конструкційної сітки ДСТУ 4163-2003. Цю роботу виконує служба документаційного забезпечення управління. Щоб бланк був виготовлений суворо відповідно до державних стандартів, на макеті слід визначити не тільки формат бланка, але й розміри полів. Бланк виготовляється в одну фарбу, як правило, чорну, на папері білого кольору. В ДСТУ 4163-2003 наведені друкарські шрифти, що рекомендуються при друкуванні бланків.

Отже, важливе місце в діловодстві належить правилам оформлення документів. Кожен документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Ряд документів, які видаються органами державної влади та державного управління, мають склад реквізитів, який впроваджено в законодавчих актах. При розробці стандартів на систему документації перш за все визначається максимальний склад реквізитів документів, які входять до системи, і кожному реквізиту відводиться точно зазначене місце на аркуші паперу.

Розділ 2. Характеристика способів надання службовому документу юридичної сили

2.1 Дата документа. Адресація документа

Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, яку оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.

Приклад

15.01.2001

Дату дозволено оформлювати у послідовності: рік, місяць, число.

Приклад

2001.01.15

У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати, наприклад: 29 січня 2001 року.

Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку.

Реєстраційний індекс документа складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом, справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа [19].

Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

Місце складення або видання документа зазначають на всіх документах крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту "Довідкові дані про організацію", і розміщують на рівні або нижче реквізитів 11, 12.

Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу [15].

Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку.

Приклад

Міністерство юстиції України

У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата.

Приклад

Голові Державного комітету

статистики України

Прізвище, ініціал(и)

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному.

Приклад

Державний комітет архівів України

Відділ формування Національного

архівного фонду і діловодства

Провідному спеціалістові

Прізвище; ініціал(и)

Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено [19].

Приклад

Директорам центральних

державних архівів України

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.

До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати правилам надавання послуг поштового зв'язку [14].

Приклад

Міністерство охорони здоров'я

України,

вул. Грушевського, 7,

м. Київ, 01021

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я. по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.

Приклад

Іванченко Петро Семенович

вул. Садова, буд. 7, кв. 24,

м. Вінниця, 21003

2.2 Затвердження, погодження, підписання та контроль за виконанням документа

Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.

Приклад

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр фінансів України

Підпис Ініціал(и), прізвище

07.03.2001

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувального документа у називному відмінку.

Приклад

ЗАТВЕРДЖЕНО.

Наказ Держкомархіву України

16.05.2001 № 40

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Резолюція, яку ставить на документі посадова особа, складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати [19].

Приклад

Прізвище, ініціал(и)

Прошу підготувати пропозицію про

постачання вугілля ТЕЦ-15 до 01.09.2001

Підпис

15.08.2001

Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання.

Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках,

Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту.

Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка.

Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою "К", словом або штампом "Контроль" на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.

Текст документа містить інформацію, заради зафіксування якої було створено документ.

Організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством [7].

Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження.

Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм [19].

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

Відмітку, про наявність додатків розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників.

Приклад

Додатки: 1. Довідка про виконання плану, ремонтних робіт за І квартал 2000 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на II квартал 2000 р. на 2 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:

Додаток: лист Державного комітету архівів України від 27.04.2000 № 171/01-04 і додаток до нього, всього на 7 арк. в 1 прим [19].

Якщо додатки зброшуровані, то кількість їхніх аркушів не зазначають.

Приклад

Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим.

На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додатки: згідно з описом на 67 арк.

Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так:

Додаток: на 5 арк. в 1 прим. на першу адресу.

Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.

Приклад

Додаток 1 до наказу-міністерства охорони здоров'я України 20.01.2001 №25

Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища.

Приклади

1. Голова Державного комітету

статистики України Підпис Ініціал(и), прізвище

2. Голова Підпис Ініціал(и), прізвище

Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків [19].

Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.

Приклад

Директор Підпис Ініціал(и), прізвище

Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и), прізвище

Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні.

Приклад

Заступник Міністра юстиції Заступник Міністра фінансів

України України

Підпис Ініціал(и), прізвище Підпис Ініціал(и). прізвище

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар.

Приклад

Голова дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище

Секретар дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: "Виконувач обов'язків", "Заступник" [19].

Підписувати документ із прийменником "за" або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.

Гриф погодження розміщують нижче реквізиту "Підпис". Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, дати погодження.

Приклад

ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра оборони України

Підпис Ініціал(и), прізвище

05.02.2001

Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Правління

Національного банку України

23.01.2001 №2

Візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування. Візу розміщують нижче реквізиту 23, як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа.

Приклад

Начальник юридичного відділу

Підпис Ініціал(и), прізвище

18.09.2001

Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації.

Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації.

Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ [19].

Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту 23.

Приклад

Згідно з оригіналом

Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище

26.06.2001

Прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця документа і номер його службового. телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.

Приклади

1. Іваненко 556 07 24

2. Іваненко Петро Михайлович 556 07 24

Відмітку про виконання документа і направлення його до справи Ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа .про його виконання або коротку довідку про виконання, слова "До справи", номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця.

Приклад

До справи № 03-4

Відповідь надіслано 13.05.2001 № 03-12/113

Посада Ініціал(и), прізвище

14.05.2001

Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім'я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Її ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітка про надходження (зареєстрування) документа до організації містить такі дані: скорочену назву організації, дату (за потреби - годину і хвилину) надходження документа і реєстраційний індекс документа, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітку про надходження документа до організації доцільно ставити за допомогою штампа [19].

Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" [10].

Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.

2.3 Печатка як елемент надання документу юридичної сили

Сфрагістика (від грец. - сфрагіс, печатка), також сігілографія (від латинської - сігіллюм, печатка), охоплює три поняття:

печаткове мистецтво (виготовлення печаток);

печаткове право (правні норми вжитку печаток);

печаткознавство (наука про печатки).

Печаткове мистецтво появилося вперше у східних народів (Єгипет, Вавилон), від них перебрали його греки й римляни, далі воно перейшло на українські землі до скіфів, сарматів, антів, готів й інших. Печаткове право (спершу звичаєве, а пізніше державне) було впорядковане за ранньої доби Київської Русі. Печаткознавство почалося в 13 століття на німецьких землях (перші прояви наукового зацікавлення національною сфрагістикою помітні на Україні з середини 18 століття).

Термін "печатка" охоплює два поняття:

прилад (камінний, металевий тощо) до витискування чи прикладання (т.зв. матриця);

відтиск (на металі, воску тощо) або відбитка мастилом (на пергамені, папері тощо) [38].

У 19 столітті появився так званий "штемпель" (українська "печатка"), виготовлений з гуми чи іншої еластичної речовини, який залишає не рельєфне зображення, а лише відтиск, подібний до друкованого. Приблизно до 12 століття печатки були однобічні й прикладні, а згодом переважно двобічні (лицевий та зворотний бік) і привісні. Найдавніші згадки про староукраїнські печатки знаходимо в літописах: "Ношаху сли печати злати, а гостье сребрени" (договір Великого князя Ігоря з греками 945; печатки послів були золоті, а купців срібні) і "написахом на харатья сей и своими печатьми запечатахом" (договір В. кн. Святослава Ігоревича з греками 971). Уже в 10 столітті зустрічаємо диференційовані староукраїнські печатки: княжі, урядницькі, особисті й ін.

Українська (як і загальноєвропейська) сфрагістика мала від давніших часів певне розчленування матеріалів печатних відтисків, наприклад, металів (золото, срібло, оливо тощо) чи інші речовини (віск, сургуч тощо). Вона створила ще з середньовіччя титули осіб, які були охоронцями й завідувачами найважливіших печаток. До них належав, наприклад, печатник - начальник королівської чи княжої канцелярії за княжих часів і генеральний писар у гетьманській державі. Українська сфрагістика витворила свій національний стиль (однією з його особливостей є, наприклад, восьмикутна печатка, майже невідома в інших країнах) і назагал високий мистецький рівень, що був зумовлений працею староукраїнських ремісників і впливами визначних графіків, давніх (І. Щирський, Д. Галаховський, І. Мигура й інші) і новіших (Ю. Нарбут та інші) часів [38].

Державні печатки. До них належать печатки: великокняжі й королівські, київської, галицько-волинської й литовсько-руської доби; гетьманські, Української Республіки, Української Держави та УРСР.

Державні печатки Київської доби діляться на три основні типи. Найдавніший, так званий архаїчний (краще - староруський) тип існував приблизно до 10 століття. На цих печатках зображений дідичний знак Київ. династії - тризуб-двозуб (кількість зубів і подробиці зображення знаку залежні від власника печатки). До них належать, наприклад, найдавніші нам відомі печатки Святослава Ігоревича (одна з них двобічна: на лицевому боці двозуб, а на зворотному - розета). З прийняттям християнства постав новий тип княжої печатки, так званий греко-руський, що існував приблизно до 11 століття. На лицевому боці зображують християнське святе, ім'я якого носив Великий князь, а на зворотному - на кілька рядків напис (легенда) грецькою мовою "Господи, поможи рабові своєму Н ... (християнське ім'я власника печатки) архонтові Русі". До них належить, наприклад, печатка Ярослава Мудрого: на лицевому боці зображення святого Юрія, а на зворотному напис: "Господи, поможи рабові своєму Георгієві архонтові". У 12 століття витворився новий тип княжих печаток, що тривав приблизно до кінця 13 - початок 14 століття, який ділиться на 5 основних відмін: а) на лицевому боці святий однойменник князя, а на зворотному - тризуб-двозуб; б) святий однойменник і святий однойменник батька того чи того володаря на звороті; в) святий однойменник і зображення Ісуса Христа на звороті; г) святий однойменник й ініціали ІС ХС на звороті та ґ) різні зображення з поступовим переходом з грец. на староукраїнську мову та залишки греко-руського типу, наприклад, печатки Володимира Мономаха, на якій зображено святого Василія і грецький напис: "Печать Василія найблагороднішого архонта Руси Мономаха" [38].

В Галицько-Волинській державі печатки (з початку 13 століття) ґрунтовно змінилися. Вони наскрізь західно-європейські, готичні й геральдичні, а їхні легенди - латинські. Цей новий тип перейшов пізніше до вжитку Литовсько-Руського Великого князівства. Печатка Юрія Львовича І має на лицевому боці зображення сидячого на троні короля і латинський двокільний напис - S. (сіґіллюм) Domini Georgi Regis Rusie, а на зворотному - зображення лицаря-вершника з гербовим щитом, з династично-держаним левом на лівому плечі та з корогвою в правиці і напис "S. Domini Georgi Ducis Ladimerie". Печатка князя Володислава Опольського, який правив Галичиною як намісник короля Людовика, представляє сидячого на троні монарха з мечем у правиці, між двома гербовими щитами - Шлезьку і Руси (лев), оточеного латинським написом: "Володислав Божою милістю Опольський, Вєлюнський і Руської землі дідичний володар".

На печатках литовсько-руської доби була звичайна постать сидячого князя або литовсько-руська "погонь" (геральдичне зображення лицаря-вершника з піднятим у правиці мечем і з подвійним хрестом на щиті на лівому плечі), а навколо були, як правило, розміщені гербові щити складових великих князівств (Литви, Жмуді, Волині, Києва, білоруського князівства тощо), що відповідало печатковій леґенді, з титулами даного Великого князівства

З 1648 починаючи, постав ряд нових державних печаток - гетьманських, званих у тогочасних документах "військових" або "державних", "національних", їхнє зображення "лицаря-козака з мушкетом" продовжувало традицію запорозької печатки, що з'явилися у другій половині 17 століття печатка гетьмана Богдана Хмельницького мала це зображення з довкільним написом: "Печать Воиска Его Королевьскои (після 1654 - Царської) Милости Запорозького". Винятком була печатка гетьмана І. Виговського з зображенням його родового герба і з дворянським написом: "Іоанъ Виговскии Киевски Воіевода Генералъ Киевски Гетьманъ Великий Князтва Руского Староста Чигрніньскиі". Печатка гетьмана І. Мазепи має традиційне зображення лицаря-козака, з довкільним написом: "Печать Малои Россіи Воиска их Царского ПресвЂтлого Величества Запорозького". Розрив між Україною й Росією позначився на печаткиці гетьмана П. Орлика, на якій, крім зображення лицаря-козака, є легенда "Печать Малоі Росіи Славного Воиска Запорожского". Гетьман К. Розумовський вживав традиційну печатку з "лицарем-козаком". По скасуванні гетьманату затверджено 1766 для Малорос. Колегії нову печатку: імператорський орел з нагрудним і розділеним на 5 полів щитом, а на цих полях герби п'яти українських князівств: київського, чернігівського, переяславського, новгородсіверського і стародубського. Крім так званих "військ." печатки, гетьмани для печатання менш важливих документів іноді користувалися своїми приватними печатками з зображенням родових чи особистих гербів [38].

На ці не роки припадають печатки новостворених на укр. землях держав, що не мали всеукраїнського значення: ЗУНР, Кубанського Краю, Крим. Краю і недовго Гал. РСР; вони (за винятком УРСР) мали зображення крайових гербів. Це стосується також печатки Карпатської України 1939.

Головну правну основу державної печатки УРСР творить постанова Центр. Виконавчого Комітету СРСР від 17.06.1925. печатки мають у центрі герб УРСР, а довкільний напис вказує на приналежність печатки; ними можуть користуватися тільки вищі, центральні й місцеві урядові установи, як також їхні відділи, що виконують самостійні функції. Деякі державні установи підлеглого характеру користуються без гербовими печатками, напис яких вказує на приналежність і підпорядкування даної установи; це стосується також суспільних, кооперативних й інших установ. Державна печатка УРСР змінювалася разом з зміною державного герба УРСР: 1) гербовий щит з перехрещеними молотом і серпом у сонячному проміні, оточений пшеничними колосками, перев'язаними стрічкою з написом "Пролетарі всіх країн єднайтеся" і назвою республіки укр. і рос. мовами (постанова ЦВК УСРР 14.03.1919); 2) напис тільки українською мовою, а ініціали УРСР вміщені в гербовому щиті над молотом і серпом (конституція УРСР 1929); 3) ініціали УСРР замінені ініціалами УРСР (Нова конституція 30.01.1937); 4) над щитом уміщено п'ятикутну зірку, напис знову двомовний, а замість нащитних ініціалів на стрічці одномовна назва республіки "Українська РСР" (закон 05.06.1950). Молдовської АССР, яка до 1941 входила до складу УРСР, користувалася гербовою печаткою УРСР з двомовними написами (українським і молдовським).

Одним зі зразків Державних символів Президента України є Гербова печатка Президента України. Вона має круглу форму. У центрі - зображення малого Державного Герба України, над яким по колу напис "Президент України". Під зображенням малого Державного Герба України - стилізоване зображення знака відзнаки Президента України "Ордена князя Ярослава Мудрого". документ стандарт печатка

Гербова печатка Президента України використовується для засвідчення підпису Президента України на грамотах, посвідченнях до президентських відзнак і почесних звань України, а також на посланнях Президента України главам інших держав.

Одним з головних атрибутів військової частини є наявність гербової печатки частини, якою засвідчується підпис командира частини на документах. В військової частині існує два типу гербової печатки: для нетаємних та таємних документів, так звані "відкрита" та "закрита" печатки [38].

Гербова печатка зберігається та використовується начальником штаба частини.

Відбиток гербової печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював частину слів найменування посади особи, що підписує документ. На документах фінансового характеру відбиток проставляється на спеціально відведеному місці. Як правило, це місце нанесення відбитку позначається символом "М.П." без захоплення найменування посади і підпису. Відбиток гербової печатки повинний бути чітким, а розташування гербу правильним.

Гербова печатка проставляється на копіях документів для завірення їх достовірності. Відмітка про завірення копії проставляється нижче за реквізит "Підпис" і включає засвідчувальний напис "Вірно", найменування посади особи, що завірила копію, його особистий підпис, її розшифровку і дату завірення.

2.4 Особливості набрання юридичної сили електронними документами

Швидка інформатизація суспільства, поширення комп'ютерних технологій та необхідність правового врегулювання зазначених процесів зумовили розроб-лення і прийняття закону, який має регулювати основні організаційно-правові засади електронного документообігу та порядок використання електронних документів. Зазначимо, що аналогічні за змістом і спрямованістю нормативно-правові акти дотепер прийняті й діють практично в усіх розвинених країнах, стають елементами "електронної системи врядування", сприяють зменшенню документообігу. Тож Україна в цьому випадку є аж ніяк не винятком [27].

Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22 травня 2003 р. № 851-IV (набирає чинності через 6 місяців з дня його опублікування). Дія цього закону поширюється на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів.

Відповідно до статті 5 закону електронний документ - це документ, інформа-цію в якому зафіксовано у вигляді електронних даних з обов'язковими рекві-зитами документа. Електронний підпис - обов'язковий реквізит електронного документа, що використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа. Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ і документ на папері, кожен із документів є оригіналом і має однакову юридичну силу [27].

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена тільки через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися винятково на підставі того, що він має електронну форму.

Водночас електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

1) свідоцтва про право на спадщину;

2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

3) в інших випадках, передбачених законом.

Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної створенням електронного документа (електронних документів), здійснюється в порядку, встановленому законом.

Закон докладно регулює засади електронного документообігу. Під електронним документообігом (обігом електронних документів) розуміється сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та в разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством. Водночас закон також регламентує відправлення, передавання та одержання електронних документів [27].

Відповідно до частини 2 статті 13 закону строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів із дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку й копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо виконати зазначені вимоги неможливо, електронні документи повинні зберігатись у вигляді копії документа на папері (за відсутності оригіналу цього документа на папері).

Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу. Використання електронного документа в цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами здійснення правочинів, установлених цивільним законодавством.

Органічно пов'язаний із Законом України "Про електронні документи та електронний документообіг" за змістом і спрямованістю Закон України "Про електронний цифровий підпис" від 22 травня 2003 р. № 852-IV (набирає чинності з 1 січня 2004 р.) [27].

Він визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають у випадках використання електронного цифрового підпису. Дія його не поширюється на відносини, що виникають під час використання інших видів електронного підпису, в тому числі переведеного у цифрову форму зображення власноручного підпису. Під електронним підписом розуміються дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних. Водночас електронний цифровий підпис - вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається та перевіряється за допомоги складної системи криптографічного кодування (особистого та відкритого ключів), яка проходить попередньо сертифікацію.

Відповідно до статті 4 цього закону електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, яка здійснюється з використанням електронних документів. Він використовується фізичними та юридичними особами - суб'єктами електронного документообігу для ідентифікації підписувача та підтвердження цілісності даних в електронній формі. Водночас використання електронного цифрового підпису не змінює порядку підписання договорів та інших документів, встановленого законом для здійснення правочинів у письмовій формі [27].

Цікаво, що норми цього закону фактично не є нормами прямої дії, адже відповідно до статті 18 закону Кабінетові Міністрів України разом із Національним банком України, іншими органами державної влади дано доручення протягом 6 місяців від дня набрання чинності цим законом розробити і внести на розгляд парламенту програму заходів щодо впровадження електронного документа, електронного документообігу та електронного цифрового підпису. Тож можна прогнозувати, що документообіг в Україні з уведенням двох інформаційних законів у дію автоматично не зменшиться.

Отже, для посвідчення юридичної сили в різних документах використовуються різні реквізити, так, заява має бути адресована посадовій особі, містити слово «заява», текст, дату і підпис. Наказ керівника повинен бути складений на бланку огранізації, містити вказівку на вид документа (наказ), текст, що передає розпорядчі дії, візи узгодження, реєстраційний номер, дату і підпис. Для штатного звязання організації необхідні не тільки перераховані реквізити, але і гриф затвердження, завірений печаткою. Для визначених видів документів у чинних правилах оформлення разів розроблені вимоги до реквізитів, що засвідчує їх юридичну силу.