Законодательное и нормативное регулирование документирования кадровой деятельности

локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 103, 123, 135, 144, 162, 190ТКРФ);

штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично;

другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, т. к. свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией, т. е. о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).

1.5 Локальные нормативные акты

Локальные нормативные акты -- документы, содержащие нормы трудового права, которые принимает работодатель в пределах своей компетенции. Важнейшим Л. н. а. является коллективный договор. К числу наиболее важных Л. н. а. относятся инструкции по охране труда, в которых содержится информация об условиях и охране труда на рабочем месте.

1.5.1 Коллективный договор

Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (ч. 1 ст. 40 ТК РФ).
Коллективный договор может заключаться в организации в целом, в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях (ч. 4 ст. 40 ТК РФ).

Содержание и структура коллективного договора определяются сторонами. Примерные вопросы:

формы, системы и размеры оплаты труда;

выплата пособий, компенсаций;

рабочее время и время отдыха;

оздоровление и отдых работников и членов их семей;

частичная или полная оплата питания работников;

другие вопросы, определенные сторонами.

В коллективном договоре с учетом финансово-экономического положения работодателя могут устанавливаться льготы и преимущество для работников, условия труда, более благоприятные по сравнению с установленными законами, иными нормативными правовыми актами, соглашениями. Например, согласно ст. 115 ТК РФ ежегодный основной оплачиваемый отпуск работников составляет 28 календарных дней.

Коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором.

Действие коллективного договора сохраняется в случаях изменения наименования организации, реорганизации организации в форме преобразования, а также расторжения трудового договора с руководителем организации.

1.6 Документация по личному составу

Первоначально термин "документация по личному составу" означал документы, отражающие данные собственно личного состава учреждения. В документы по личному составу включали разнообразную по видам, разновидностям и объемам организационно-распорядительную и отчетно-статистическую документацию по кадрам. В связи с расширением функций кадровой службы расширился и круг кадровых документов.

Существует несколько нормативных документов, закрепляющих состав кадровой документации. Так, в Перечне типовых управленческих документов определено наполнение документации по личному составу. Это различные виды документов, отражающих вопросы приема, перемещения, увольнения и учета работников, а также их награждения, аттестации, квалификации.

К ним относятся и другие документы, которые характеризуют правовые, трудовые и другие взаимоотношения отдельных лиц с государственными и иными организациями, подтверждают трудовой стаж, оплату труда, изменения в должностном и социально-правовом положении работников, получение образования учащимися и т. д.

К документации по личному составу относятся в частности:

трудовые контракты, заключаемые между администрацией предприятия и работником;

приказы по личному составу;

трудовые книжки;

личные карточки формы № Т-2;

личные дела;

лицевые счета по заработной плате.

1.6.1 Приказы по личному составу

Приказ -- это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по вопросам внутренней работы организации.

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы.

Основой кадрового делопроизводства являются приказы по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях.

Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации.

Приказами по личному составу документально оформляются:

прием, перевод на другую работу, увольнение;

изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;

предоставление отпусков;

командирование сотрудников;

наложение дисциплинарных взысканий и др.

Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование, такое как заявление работника, докладная записка, акт, запрос на перевод работника из другой организации и др.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации.

Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.

В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов, заголовок отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»).

Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ.

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени и отчества, в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать обоснование, в котором указывают документы, послужившие основой для его издания.

Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается.

Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров.

Этот порядок распространяется и на небольшие организации, где создается незначительное количество распорядительной документации, а за кадровое делопроизводство отвечает один из работников (секретарь, бухгалтер, экономист и т. п.).

1.6.2 Личные карточки

Личная карточка работника - основной документ по учету личного состава, она заводится на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли работа основной или по совместительству, постоянной, временной или сезонной.

Данная карточка ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника на данном предприятии и закрывается при увольнении работника.

Данный документ хранится в течение 75 лет отдельно от личных дел, поэтому целесообразно для его изготовления использовать обложечную бумагу (тонкий картон).

Личные карточки заполняются на работников на основании приказа о приеме на работу.

Личная карточка является документом строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несет работник кадровой службы.

Личная карточка состоит из 11 разделов.

Общие сведения;

Сведения о воинском учете;

Прием на работу и переводы на другую работу;

Аттестация;

Повышение квалификации;

Профессиональная переподготовка;

Награды (поощрения), почетные звания;

Отпуск;

Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;

Дополнительные сведения;

Основание прекращения трудового договора (увольнения).

Правила оформления карточек требуют, чтобы заполнялись все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой.

Личная карточка заводится только на работника, принимаемого на работу на условиях внешнего совместительства, на внутреннего совместителя вторая личная карточка не заводится.

Пол указывается либо словами полностью, либо сокращенно.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Личные карточки работников хранятся в кадровой службе предприятия в закрытом на ключ шкафу.

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту фамилий до третьей буквы фамилии.

Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри - также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных в кадровой службе предприятия - год (допускается до трех лет), затем карточки передаются на хранение в архив предприятия.

1.6.3 Личное дело

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и о его трудовой деятельности.

В первую очередь ведение личных дел работников не обязательно в отношении всех категорий работников.

Личное дело ведется с целью систематизации имеющихся документов на сотрудников, обобщении информации о них в одном месте.

Так, личные дела могут вестись как на всех работников, так и на определенную их категорию. На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников:

руководители;

главные специалисты;

работники, на которых возложена полная материальная ответственность;

работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности;

работники, обеспечивающие функционирование органа (аппарата) управления деятельностью предприятия.

Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело - чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.

Некоторые работодатели предпочитают разработать отдельный документ, учитывающий все нюансы ведения личных дел.

Независимо от выбранной формы при регламентации работы с личными делами необходимо уточнить:

категории работников, на которых ведутся личные дела;

способ формирования личных дел;

состав документов личных дел;

перечень лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел;

порядок ведения личных дел;

порядок ознакомления работников с документами, хранящимися в личных делах;

порядок хранения личного дела после увольнения работника;

другую информацию.

Личное дело формируется, как правило, в отдельной папке на каждого сотрудника. Это самая удобная форма систематизации персональных данных работников. При этом следует помнить, что запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Книга (журнал) учета личных дел может содержать следующие сведения:

порядковый номер дела;

фамилия, имя, отчество сотрудника;

дата первоначального формирования дела;

дата передачи дела в архив;

другие сведения по усмотрению работодателя.

Формирование и ведение личных дел осуществляется в соответствии с правилами ведения делопроизводства, действующими у конкретного работодателя.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, касающиеся трудовой деятельности работника.

Перечень документов, которые должны содержаться в личном деле, законодательством РФ не определен.

В личные дела включаются следующие документы:

внутренняя опись документов дела;

личный листок по учету кадров или анкета;

копия документа, удостоверяющего личность;

автобиография;

копии документов об образовании;

копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

копия свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (если оно было представлено работником);

копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

результаты предварительного медицинского осмотра;

копия приказа (распоряжения) о приеме на работу и т.д.

Кроме того, в личное дело помещается (но при этом не подшивается в него) фотография работника. На обороте фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника. Рекомендуется обновлять фотографии не реже одного раза в пять лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Работники кадровой службы, ответственные за ведение личных дел, обязаны постоянно следить за их состоянием и своевременно вносить изменения в учетные сведения.

Все изменения в учетных данных работника должны отражаться в отдельных, дополнительных листах. Как правило, эти документы называются «Дополнение к личному листку по учету кадров» («Дополнение к анкете»).

Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. На оборотной стороне личного листка после всех других сведений делают отметку: «личное дело проверено», ставят дату и подпись.

1.6.4 Трудовой договор

Трудовой договор -- соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условиями труда, предусмотренными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

С юридической точки зрения трудовой договор считается трудовой сделкой.

Трудовая сделка - это волевые действия физических или юридических лиц (субъектов трудового права), направленные на установление, изменение или прекращение трудовых прав и обязанностей в сфере наемного, договорного труда.

Трудовой договор как любая сделка имеет собственную структуру, которая проявляется в единстве ее элементов: субъектов, воли, содержания и формы. Только их сочетание указывает на то, что сделка может считаться заключенной, а данное явление в принципе обладает свойством юридического факта.

Субъектами, действия которых направлены на установление взаимных трудовых прав и обязанностей, выступают, с одной стороны, лицо, желающее реализовать свою способность к труду (нанимающийся), а с другой -- лицо, желающее использовать эту способность в своих интересах и имеющее возможность обеспечить контрагента работой. В дальнейшем стороны трудового договора сделки будут именоваться нанимающимся и нанимателем. Нанимающийся -- это всегда физическое лицо, обладающее индивидуальным неотделимым от него качеством источника труда (рабочей силой), которое самостоятельно от своего имени заключает трудовой договор.

Другой субъект сделки (наниматель) может быть представлен либо физическим лицом, тогда оно самостоятельно выражает свою волю, либо юридическим лицом, волю которого выражают его органы -- единоличный или коллегиальный исполнительный орган (руководитель, дирекция, правление и др.), а также руководитель филиала, представительства. В отношении нанимателя -- физического лица, не имеющего статуса индивидуального предпринимателя, установлена специальная правоспособность: он имеет право быть стороной и заключать трудовой договор только в целях личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства (ч. 5 ст. 20 ТК РФ).

Содержание трудового договора иногда представляется достаточно упрощенно -- как то, что непосредственно изложено в его тексте.

Условия трудового договора определяют внешнюю, статическую модель дальнейшего поведения сторон (обещание поступать соответствующим образом), поэтому они не равнозначны в категории прав и обязанностей сторон трудового правоотношения. Динамика трудового договора связана с возникновением трудового обязательства -- функционирующего правоотношения, которое сочетает экономическое содержание (труд как экономическую деятельность) и правовую форму. Но это следующий этап, на котором регулирование осуществляется через механизм субъективных прав и обязанностей, корреспондирующих друг другу в рамках данного правоотношения и образующих его юридическое содержание.

Условия трудового договора в теории трудового права с точки зрения механизма их формирования традиционно разделяются на две группы:

непосредственные (договорные), которые формулируются сторонами трудового договора в ходе взаимных переговоров;

производные (внедоговорные), которые предусмотрены законодательством, коллективным договором, соглашениями и распространяющиеся на стороны в связи с заключением трудового договора (ч. 5 ст. 57 ТК РФ).

Хотя трудно оспаривать существенное влияние производных условий на поведение сторон, следует все же отметить, что договорному характеру взаимоотношений участников трудовой сделки в большей степени соответствуют именно непосредственные условия.

Непосредственные условия, в свою очередь, могут быть двух видов: обязательные (необходимые) и факультативные.

Трудовая функция - это, безусловно, центральный элемент любого трудового договора. Без этого условия сделка состояться не может, поскольку отсутствие сведений о трудовой функции лишает всякого смысла взаимодействие сторон и означает лишь то, что наниматель не имеет представления, для чего ему нужно использовать способность нанимающегося к труду.

Определение трудовой функции -- важный момент в процессе заключения трудовой сделки.

Объективная сторона трудовой функции раскрывает содержание труда и уровень требований, предъявляемых к исполнителю, в зависимости от целей нанимателя и с учетом применяемой им технологии производства, эксплуатации или обслуживания определенных объектов. Поэтому во всех случаях, когда специализация и сложность труда требуют особых знаний и навыков от нанимающегося, одновременно сложной является и трудовая функция. Если же содержание труда не предполагает наличия или необходимости получения специальных знаний и опыта в какой-либо области, т. е. когда речь идет о труде, который способен осуществлять если не каждый, то большинство людей, такая трудовая функция является простой. Простая трудовая функция обычно определятся указанием на конкретный вид работы, которую будет выполнять нанимающийся. В отличие от простой объективная сторона сложной трудовой функции складывается из нескольких взаимосвязанных элементов, указывающих на специализацию и сложность труда: профессии, специальности и квалификации.

Профессией обычно именуют род трудовой деятельности, занятий, требующий определенной подготовки, обусловленный общественным разделением труда и служащий выражением его дифференциации (врач, строитель, учитель, юрист и др.).