Законодательное и нормативное регулирование документирования кадровой деятельности

Специальность представляет собой комплекс приобретенных путем специальной подготовки и опыта работы знаний и навыков, необходимых для определенного вида деятельности в рамках той или иной профессии.

Квалификация -- это степень профессиональной пригодности нанимающегося с учетом сложности труда, уровень его профессиональных знаний и навыков.

Субъективная сторона в структуре трудовой функции выполняет роль дополнительного, вспомогательного признака при выборе нанимателем надлежащего исполнителя. Наниматель, например, вправе установить требование для бухгалтера, выражающееся в том, чтобы при выполнении работы он умел пользоваться определенными компьютерными программами для осуществления бухгалтерского учета и электронной переписки с третьими лицами; для юриста юридической фирмы, работающей с иностранными контрагентами, наниматель может установить условие владения иностранными языками; и т. д.

Условие о месте работы имеет прежде всего гарантийный характер для нанимающегося, что проявляется в ограничении возможности нанимателя в дальнейшем произвольно, по своему усмотрению определять территорию, где должна осуществляться работа.

Местом работы обычно считается организация, с которой нанимающийся заключает трудовой договор. Тем не менее существует несколько вариантов установления в трудовом договоре места работы в зависимости от вида нанимателя, а также от условий осуществления им хозяйственной деятельности. Когда речь идет о нанимателе -- юридическом лице, местом работы считаются территориальные границы земельного участка (часть здания) по юридическому адресу либо по фактическому местонахождению организации (местонахождению се исполнительных органов), что непосредственно должно быть определено при заключении трудового договора.

Условие о дате начала работы тесно связано с процедурой вступления трудового договора в силу.

Условие о сроке трудового договора закреплено в ст. 58 ТК РФ. Трудовой договор обычно заключается сторонами на неопределенный срок. Данная норма, традиционная для отечественного трудового законодательства, устанавливает приоритет интересов работника, гарантируя ему постоянную занятость, и способствует обеспечению стабильности взаимоотношений сторон.

Условие о заработной плате в ст. 57 ТК РФ признается необходимым элементом содержания трудового договора. При этом в нем закрепляется не обязанность ее выплатить, которая возникает после начала работы, а только обещание соблюдать это условие в будущем. Рассматриваемое условие должно содержать информацию о применяемой к работнику форме заработной платы, способе ее нормирования, ее частях и дополнительных выплатах.

Условие о режиме рабочего в реме и и о времени отдыха требует обязательного обсуждения сторонами в том случае, если в отношении соответствующей работы режимы труда и отдыха будут отличаться от общих правил, установленных в данной организации локальными нормативными актами. В установлении этого условия прежде всего заинтересован наниматель, поскольку целесообразность отклонения от общего режима рабочего времени и времени отдыха диктуется спецификой трудовой функции работника.

В ст. 57 ТК РФ в качестве обязательных названы также условия о компенсациях за работу в особых условиях и об обязательном социальном страховании. В подавляющем большинстве случаев они не формулируются сторонами, а заимствуются из законодательства или актов социального партнерства, локального регулирования.

Факультативные условия трудового договора в отличие от обязательных могут быть включены в него по желанию сторон. Их отсутствие в целом не влияет на признание трудового договора заключенным. Они направлены на отражение особенностей дальнейших взаимоотношений сторон.

Так, при необходимости стороны могут дополнительно уточнить структурное подразделение нанимателя (цех, отдел, кафедру и т. п.) или сделать указание на конкретное рабочее место, где работник должен осуществлять трудовую функцию.

Условие об испытании представляет собой период времени, в течение которого наниматель имеет возможность оценить фактические способности работника и сделать выводы о его деловых качествах и соответствии поручаемой работе. Поэтому инициатором появления такого условия в договоре выступает наниматель.

Продолжительность срока испытания определяется соглашением сторон, но по общему правилу он не может превышать трех месяцев. Однако для руководителей организаций, главных бухгалтеров, их заместителей, руководителей филиалов, представительств и других обособленных подразделений организации испытательный срок может быть установлен до шести месяцев. Для государственных гражданских и муниципальных служащих срок испытания может составлять до одного года. При заключении срочного трудового договора на период от двух до шести месяцев срок испытания не может превышать две недели.

Заключая трудовой договор, работодатель должен обеспечить работника не только средствами производства, но и осуществить его допуск к необходимой для надлежащего выполнения работы информации, в том числе той, которая в силу разных причин является закрытой для третьих лиц и не подлежит разглашению. Нельзя также исключать несанкционированного и даже случайного получения работником при осуществлении трудовой функции информации с ограниченным доступом. Эти обстоятельства являются достаточным основанием для работодателя требовать включения в трудовой договор условия о неразглашении информации с ограниченным доступом.

К видам такой информации относятся государственная и коммерческая тайна, информация для служебного пользования, персональные данные других работников, а также сведения, составляющие профессиональную тайну (врачебную, адвокатскую и нотариальную тайну, тайну усыновления и т. п.).

Стороны могут предусмотреть и другие факультативные условия, которые обусловлены особенностями правового регулирования труда отдельных категорий работников, в частности, это относится к работникам из числа профессиональных спортсменов и тренеров (ч. 5 ст. 348 ТК РФ).

2. ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ И НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ПРИЕМА, ПЕРЕВОДА И УВОЛЬНЕНИЯ РАБОТНИКОВ

2.1 Документирование приема на работу

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:

трудовые контракты, заключенные предприятием с работником;

приказы по личному составу;

трудовые книжки;

личные карточки формы - Т-2;

личные дела;

лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

2.2 Составление и оформление заявления, анкеты, трудового договора

Прием на работу необходимо надлежащим образом оформить. При поступлении на работу работник должен предъявить паспорт, а также трудовую книжку. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета, а для лиц от 14 до 16 лет - свидетельства о рождении.

Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема.

При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.

Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Но в связи с тем, что среди документов, необходимых при поступлении на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения.

Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об образовании, трудовой книжкой.

На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются основные и дополнительные условия трудового договора. К основным условиям трудового договора относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям, соответствующей квалификации; месте работы; сроке действия и виде трудового договора; об условиях оплаты труда.

К дополнительным относятся условия трудового договора, которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника.

При заключении трудового договора может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе о приеме на работу. В статье 22 отмечается, что “срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом профсоюза, - шести месяцев”.

Одновременно с подготовкой трудового договора готовится проект приказа о приеме на работу. Приказ по личному составу - правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.

В приказах по личному составу оформляются прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами.

При приеме на работу, обязательно указывается установленный размер оплаты труда и, при необходимости, условия приема: временно, с испытательным сроком и т.п. Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со всеми заинтересованными в данном вопросе должностными лицами.

Предусмотрено обязательное визирование таких приказов руководителем кадровой службы.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются в книге регистрации или регистрационных карточках.

После подписания руководителем организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего заводится личная карточка, необходимая для анализа состава и учета движения кадров.

Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.).

Затем на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала оформляется личное дело.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи, с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов:

заявления;

при необходимости - анкеты;

трудового договора;

приказа о приеме на работу;

личной карточки;

личного дела.

2.3Регламентация документирования перевода сотрудников
на другую работу

Перевод - это изменение существенных условий трудового договора, включающее поручение нанимателем работнику работы по другой профессии, специальности, квалификации, должности, по сравнению с обусловленными в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя либо в другой местности (ст.30 ТК).

В ст. 31 ТК сформулировано отличие перемещения от перевода. В ней указывается, что перемещение работника с сохранением прежней работы на другое рабочее место не считается переводом на другую работу, а следовательно, и не требуется согласия работника на такое перемещение. В этой же статье сказано, что перемещение должно быть обосновано производственными, организационными или экономическими причинами. Вместе с тем законодательством (ст. 32 ТК) установлено, что в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами допускается изменение существенных условий труда при продолжении работы по той же специальности, квалификации или должности. В случае изменений таких существенных условий труда, как система и размер оплаты труда, гарантии, режим работы, совмещение профессий и др., работник должен быть поставлен в известность не позднее, чем за один месяц. Иными словами, механизм правового регулирования изменения трудового договора довольно гибкий.

Переводы классифицируются по видам на постоянные и временные. При переводе на постоянную работу условия договора (трудовая функция, место работы, оплата и др.) окончательно изменяются.

Инициировать перевод может как работник, так и наниматель.

Форма, в которой может быть выражено пожелание работника или предложение нанимателя о переводе, законодательством не установлена. В частности, работник может подать письменное заявление, а наниматель направить работнику письменное предложение о переводе на другую работу.

В предложении о переводе на другую работу нанимателю следует:

указать срок, в течение которого работник может рассмотреть предложение нанимателя и дать согласие на перевод либо отказаться от него;

отметить, что при отсутствии письменного согласия перевод произведен не будет, а работник обязан продолжить работу в прежней должности (профессии).

Работника необходимо под роспись ознакомить с порученной работой, условиями и оплатой труда, с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и соглашениями, действующими у данного нанимателя, разъяснить права и обязанности, провести вводный инструктаж по охране труда.

При переводе на другую работу у того же нанимателя с работником заключают трудовой договор с соблюдением требований к форме трудового договора, предусмотренных законодательством. При этом может быть заключен как трудовой договор на неопределенный срок, так и контракт.

Перевод работника оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (п. 15 части первой ст. 55 ТК). Основанием для издания приказа о переводе будут являться вышеуказанные документы.

Нельзя вносить записи в трудовую книжку о переводе работника на другую постоянную работу без указания конкретных подразделений или по произвольным данным наименованиям профессий, должностей, специальностей, работ (п. 25 Инструкции № 30).

С записью в трудовой книжке (вкладыше к ней) о переводе на другую постоянную работу наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке, в которой также необходимо сделать запись, соответствующую записи в трудовой книжке (вкладыше к ней).

2.4 Ведение трудовых книжек работников

Все записи в трудовой книжке производятся без сокращений и имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.

Согласно пункту 9 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

фамилия, имя, отчество;

дата рождения (число, месяц, год);

Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Записываются сведения о работнике на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.

образование;

профессия;

специальность.

Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании документов об образовании. Если работник впервые устраивается на работу по профессии, не требующей специальных знаний и навыков, то запись о профессии можно сделать без соответствующих документов.

В трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

За исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение, сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке.

В личной карточке повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Работник, ставя свою подпись на первой странице трудовой книжки, тем самым заверяет правильность внесенных записей. Первую страницу трудовой книжки также подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек в организации. После этого ставится печать организации, которая впервые заполнила трудовую книжку. Данные, внесенные на первую страницу трудовой книжки, могут быть заверены печатью отдела кадров или печатью подразделения, в которое трудоустраивается работник.

Согласно пункту 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносится запись:

о периоде военной службы;

о периоде обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

2.4.1Сведения о работнике

Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице трудовых книжек, заполняются следующим образом:

Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью

(число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

Дата рождения записывается арабскими цифрами, всего должно быть восемь цифр. Например: дата рождения 2 января 1974 года - «02.01.1974».

Запись об образовании осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов:

аттестата;

удостоверения;

диплома и тому подобное.

Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний или других надлежаще оформленных документов.