Система пенсійного забезпечення в Україні як основа соціального захисту населення

Як було зазначено раніше, головним завданням системи СПОВ-1 є повна, вчасна та коректна обробка даних первинних звітів. Для ефективного виконання цього завдання оптимальними мають бути наступні два елементи:

баланс кількості записів у звітах і чисельності персоналу відділу, що займається обробкою цих звітів;

тривалість технологічного циклу відпрацьовування даних первинної звітності.

Проблему наднормативної завантаженості працівників можливо вирішити розширенням штату. Але це досить складне завдання, пов'язане з великими капіталовкладеннями. З огляду на те, що Управління ПФУ є бюджетною організацією, штат якої розраховується на вищому рівні, збільшення кількості персоналу можливо лише рекомендувати, але реальних змін в цьому плані в найближчий час очікувати не слід. Тому об'єктом для вдосконалення обрано тривалість технологічного циклу відпрацьовування даних первинної звітності. Документ первинної звітності в процесі обробки може набувати наступні статуси: “Електронний”, “Редагується”, “Помилковий”, “Безпомилковий”, “Готовий до відправки”, “Відправлений”. Статуси “Електронний” та “Редагується” відносяться до документів електронних звітів та документів, введених за допомогою ручного вводу. Статуси “Помилковий” або “Безпомилковий” встановлюються після проведення процедур контролю. Статус “Готовий до відправки” слугує дозволом вивантажити документ для скрипта фізичного вивантаження даних з БД і формування файлу обміну з центром. Після вивантаження документ набуває статус “Відправлений” і його вже неможливо відредагувати. Життєвий цикл документа після набуття їм статусу “Відправлений” вважається закінченим на рівні СПОВ-1. Далі наведено спрощені алгоритми відпрацьовування головних документів: “Списку працюючих” та “Індвідомостей” (рис. 3.3, 3.4 відповідно). Таким чином, основні елементи відпрацьовування наступні: введення даних; контроль введених даних; переведення проконтрольованих записів у статус “До відправки”. Переведення документів у статус до відправки не займає багато часу і важливе лише з точки зору прийняття рішення про відправку. Для цього необхідна впевненість в дійсній безпомилковості даних.

Введення та контроль складають основу відпрацьовування звітності. Особливо контроль, сутність якого у разі відпрацьовування Списку працюючих полягає у підтвердженні наданих даних, а у разі відпрацьовування Індвідомостей - у технологічній операції перевірки коректності введених даних та звірці їх з даними суміжної системи та фінансовою довідкою роботодавця (загальними підсумками по звіту, що відповідно оформлені та завірені підписом і печаткою), виправленням помилок та обгрунтуванням розбіжностей. Загальними умовами при контролі є також перевірка даних ярликів та наявності паперових варіантів звітності, якщо вона подана в електронному вигляді. Практика свідчить, що в окремих випадках знаходження документів у стані “Помилковий”, або період, впродовж якого немає можливості провести відправку з причини розбіжностей, може тривати декілька тижнів. Час, який витрачається на остаточне контролювання документів, залежить від розміру звіту та ретельності роботодавця, що звітується.

Рис. 3.4. Алгоритм відпрацьовування документів Списку працюючих

Рис. 3.5. Алгоритм відпрацьовування “Індвідомостей”

У таблиці 3.4. наведено у порівнянні час обробки звіту, що складається з Списку працюючих та Індвідомостей (з таких документів складається звичайний звіт), в ідеальних та звичайних умовах. Під ідеальними умовами слід розуміти такі, коли звіт оформлено на АРМ-Р, при технологічному контролі в Індвідомостях не виникло помилок, при звірці з Додатком 23 та звірці фінансової довідки не виникло розбіжностей, в довіднику ДРФО ДПА є усі особи, що подано у Списку працюючих. Звичайні умови - це такі, коли звіт оформлено на АРМ-Р або подано лише паперовий варіант, який заповнено вручну, при технологічному контролі Індвідомостей виникли помилки, в подальшому при звірці інтегрованих показників виникли розбіжності, в довіднику ДРФО ДПА відсутніми є 40% записів, що подано у Списку працюючих.

Таблиця 3.4 Порівняння тривалості циклу відпрацьовування звіту в ідеальних (без помилок) та звичайних умовах

Таким чином, цикл відпрацьовування двох пачок документів в звичайних умовах складе приблизно два тижні (або 10 робочих днів). Якщо звіт зроблено не на АРМі, то це додасть ще 1-2 год. для його вводу.

Далі слід визначити кількість роботодавців, яку може обслуговувати інспектор упродовж робочого дня. Це можна зробити за наступною формулою:

(3FormulaNum.1)

де - тривалість робочого дня, хв.; - тривалість первинного завантаження та контролю, хв. Тривалість робочого дня становить 8*60=480 хв. Первинне завантаження та контроль включають завантаження даних у БД, технологічний контроль, перевірку наявності паперових варіантів звітності, звірку інтегрованих показників, друк протоколів. Якщо ніяких помилок не виникнуло, то після цього цикл відпрацьовування може бути закінчено. Спираючись на це, тривалість можна прийняти рівною тривалості циклу в ідеальних умовах, тобто 42 хв. Таким чином:

Кількість робочих днів, яку буде витрачено на відпрацьовування всіх роботодавців, розраховується таким чином:

, (3FormulaNum.2)

де - загальна кількість роботодавців (На 05.02.2008 становить 4520);

- кількість днів для відпрацьовування звіту (=10);

- коефіцієнт, який враховує ручне введення звіту (=0,2);

- кількість днів для введення звіту (=0,25);

- чисельність спеціалістів у відділі (=8)

Таким чином:

(днів).

Для зниження періоду в сучасних умовах можливо зробити наступне:

оновити довідники ДРФО ДПА (період контролю буде зменшено на тиждень, або на 5 робочих днів);

затвердити нормативно вимогу до звітування роботодавців виключно на АРМ-Р; оновити серверне обладнання: встановити сервер, який базується на типі процесору Intel Pentium III - швидкість регламентних процедур та процедур технологічного контролю зросте у двічі. Час на первинне завантаження та технологічний контроль коректності при використанні названого серверу буде становити менше хвилини, а загальна процедура контролю скоротиться десь на 10 хвилин.

Далі наведено розрахунок з урахуванням рекомендацій до зниження :

,

(днів).

Загальний ефект (відсоток зниження часу на відпрацьовування первинної звітності) від запропонованих змін складе:

Таким чином, швидкість обробки первинної звітності зросте на 47.35%, що буде мати великий соціальний ефект, який виразиться у прискоренні видачі довідок зі СПОВ застрахованим особам, що вплине на швидкість призначення пенсії особам, які мають на це право.

3.3 Напрямки застосування отриманих результатів дослідження

Аналізуючи результати досліджень стану перебігу пенсійної реформи можна визначити шляхи та методи проведення пенсійної реформи притаманні як усім трьом рівням, так і кожному рівневі окремо.

Загальні шляхи:

Підвищення ефективності управління системою загальнообов'язкового державного пенсійного страхування, що можна досягти такими методами, як запровадження єдиного соціального внеску та створення Державного реєстру соціального страхування; розвиток інституту актуарів шляхом встановлення стандартів у сфері актуарної діяльності, запровадження національної кваліфікаційної системи та системи навчання актуарій професії у вищих навчальних закладах; забезпечення участі соціальних партнерів в управлінні системою загальнообов'язкового державного пенсійного страхування; запровадження міжнародних стандартів бухгалтерського обліку в Пенсійному фонді України та казначейського обслуговування єдиного соціального внеску; визначення порядку досудового розгляду спірних питань з обчислення (перерахування) пенсій; оприлюднення звіту про виконання бюджету Пенсійного фонду України за встановленою формою починаючи з 2006 року.

Удосконалення інформаційного забезпечення пенсійної системи, що можна досягти методами запровадження електронного звітування роботодавців; забезпечення інформування застрахованих осіб про відомості, внесені до їх персональних облікових карток в системі персоніфікованого обліку загальнообов'язкового державного пенсійного страхування; запровадження щомісячної звітності страхувальників; підвищення рівня обізнаності населення щодо принципів функціонування пенсійної системи; проведення інформаційно-роз'яснювальної роботи з роботодавцями та застрахованими особами шляхом збільшення обсягів соціальної реклами, використання прогресивних інформаційних технологій, постійне вдосконалення сучасних засобів наочної агітації.

Персоніфікований облік входить в комплекс заходів, пов'язаних з проведенням пенсійної реформи, головна мета якої - підвищення державних гарантій у досягненні більш високого соціального забезпечення громадян держави. Метою впровадження системи персоніфікованого обліку внесків (надалі - СПОВ) є [24]: створення інформаційних передумов для визначення пенсії кожній застрахованій особі відповідно до результатів її трудової діяльності та особистих внесків у справу пенсійного страхування; спрощення порядку та прискорення процедури призначення державних трудових пенсій.

Органом, який здійснює індивідуальний (персоніфікований) облік в системі загальнообов'язкового державного пенсійного страхування, визначено Пенсійний фонд України.

На виконання завдань, зазначених нормативно, Правління Пенсійного фонду України своєю постановою від 20 листопада 1998 року № 15-4 затвердило необхідний комплекс організаційно-розпорядчих та інструктивно-методичних матеріалів, що регламентують процес підготовки та поетапного впровадження СПОВ у регіонах України.

Персоніфікований облік, як базова платформа для переводу пенсійної системи на принципи пенсійного страхування, створюється на основі новітніх інформаційних технологій і полягає в збиранні, обробленні, систематизації та зберіганні передбачених законодавством про пенсійне забезпечення відомостей про фізичних осіб, що пов'язані з визначенням права на виплати з Пенсійного фонду та їх розмір за загальнообов'язковим державним пенсійним страхуванням.

Сутність нового виду обліку полягає в тому, що для кожного громадянина обліковуються відомості, що використовуються для визначення його права на державну пенсію з урахуванням результатів його трудової діяльності. Ведеться облік того, як кожна людина і його підприємство сплачують страхові внески до Пенсійного фонду України, а також які права на пільгове пенсійне забезпечення має кожний працівник.

На підставі відомостей, поданих роботодавцями і громадянами, які самостійно сплачують страхові внески, в централізованому банку даних Пенсійного фонду України на кожну застраховану особу відкривається електронна персональна облікова картка з постійним страховим номером, який відповідає ідентифікаційному номеру особи з Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів. У цій картці накопичуватимуться за весь період трудової діяльності всі дані про заробіток, страхові внески до Пенсійного фонду, а також відомості про стаж роботи з усіх місць роботи та інші відомості, необхідні для правильного призначення пенсії. Громадянин може змінювати місце роботи, працювати за сумісництвом, бути зареєстрованим як підприємець, але відомості про стаж, заробіток та страхові внески будуть накопичуватись у цій єдиній обліковій картці. Після надходження пенсійного віку (настання іншого страхового випадку, встановленого пенсійним законодавством) дані з індивідуальної облікової картки будуть основою для визначення розміру пенсії для застрахованої особи.

Після впровадження СПОВ для розрахунків трудових пенсій будуть використовуватися тільки накопичені відомості з електронної персональної облікової картки за відповідний період трудової діяльності застрахованої особи по всіх роботодавцях, які передавали відповідну звітність про працюючого до Пенсійного фонду.

Потреба в розбудові СПОВ на Україні зумовлена відсутністю централізованої структури комп'ютерно-інформаційного забезпечення для розв'язання таких проблем системи обов'язкового державного пенсійного страхування як [36]: неадекватність застосування критерію диференціації умов та норм пенсійного забезпечення залежно від праці кожного громадянина та її результатів. Неадекватність такого використання, з одного боку, призводить до появи випадків ухилення роботодавців від сплати або перекручення розмірів страхових внесків до Пенсійного фонду, а з іншого - сприяє фінансуванню тіньової економіки та пригнічує мотивацію створення громадянами страхових заощаджень у системі Пенсійного фонду; відсутність системного контролю за достовірністю первинних даних про суми заробітку, страхових внесків, про страховий стаж, умови праці та іншої інформації про громадян, що необхідна для призначення та виплати пенсій. Відсутність системного контролю та аналізу інформаційних передумов, що об'єктивно обумовлюють настання страхового випадку, в багатьох випадках приводить до безпідставного завищення розмірів пенсій; відсутність реалізованих моделей прогнозування макроекономічних показників системи пенсійного забезпечення на найближчу та далеку перспективу. Через відсутність об'єктивних даних про комплекс параметрів структури і розмірів доходів, страхових внесків і стажу працюючих нині громадян та без відомостей про потенційних пенсіонерів неможливо мати достовірну інформацію про потребу в коштах на виплату пенсій, а також визначати оптимальні розміри внесків до Пенсійного фонду.

Автоматизована система персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб буде працювати за наступною схемою [33, 34]:

індивідуальні відомості про застраховану особу, після відповідного контролю передаються через телекомунікаційну мережу до централізованого державного банку даних Інформаційного центру СПОВ. На перехідному етапі впровадження (створення повноцінної корпоративної мережі СПОВ) накопичення централізованих баз даних буде виконуватись в регіонах, а функції Центру будуть тимчасово делеговані регіону;

в державному банку даних СПОВ зазначені індивідуальні відомості від усіх роботодавців, включно і відомості від роботодавців про випадки трудової міграції та сумісництва, акумулюються і зберігаються у захищених електронних базах на протязі усього життя та 75 років після смерті застрахованої особи в архіві СПОВ у персональні обліковій картці застрахованої особи, де крім того є необхідні анкетні дані особи по даних Державної податкової адміністрації.

Таким чином, на кожну фізичну особу відкривається персональна облікова картка, в якій використовується постійний індивідуальний ідентифікаційний номер Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів.

Персональна облікова картка фізичної особи має таку структуру: частина персональної облікової картки, де зберігаються анкетні дані про фізичну особу: ідентифікаційний номер, прізвище, ім'я та по батькові; дата народження; місце народження; стать; адреса постійного місця проживання; серія і номер документа, з якого взято відомості до персональної облікової картки; громадянство; номер домашнього телефону (за згодою); частина персональної облікової картки, що відображає сплату страхового збору (внесків) та стаж роботи фізичної особи: ідентифікаційний номер роботодавця; рік, за який внесено відомості; тривалість трудової або іншої діяльності, яка зараховується до стажу роботи; сума заробітку (доходу), на який нараховується страховий збір (внески) на пенсійне страхування (помісячне); розмір страхового збору (внесків) на пенсійне страхування за відповідний місяць; відомості, які підтверджують наявність особливих умов праці, які дають право на пенсію на пільгових умовах; частина персональної облікової картки, що відображає нарахування, сплату пенсії фізичній особі та надані їй соціальні послуги: дата, з якої призначено пенсію; місяць нарахування (перерахування, індексації) пенсії; вид трудової або іншої діяльності, яка зараховується до стажу, заробіток (доход) для обчислення, перерахунку, індексації пенсії; пільги, які враховуються під час призначення пенсії: розмір пенсії для виплати; запис про членів сім'ї, які перебувають на утриманні фізичної особи; підстави для надання соціальних послуг (для кожного виду послуг окремо); дата, з якої відкривається можливість надання соціальної послуги; відмітка про надання соціальної послуги; частина, що відображає технологічну інформацію, необхідну для ведення персоніфікованого обліку.

У разі зміни законодавства стосовно пенсійного страхування накопичені раніше відомості про фізичних осіб зберігаються в персональній обліковій картці незмінними, а для обліку нових чи модифікованих відомостей вноситься необхідний комплекс змін до функціонуючої інформаційної технології персоніфікованого обліку.

У персональній обліковій картці одночасно накопичуються відомості про фізичних осіб від кожного роботодавця, де працювала особа, з урахуванням усіх фактів її трудової міграції та роботи за сумісництвом. У разі виїзду особи на проживання за межі України відомості про неї передаються до органів пенсійного забезпечення за місцем її постійного проживання згідно з міжнародними договорами України.

З моменту подання заяви застрахованої особи на призначення пенсії в обліковій картці накопичуються відомості про результати розрахунку (перерахунку) пенсії та її розмір, а також дані про інші соціальні послуги.

У відповідності з установленим регламентом Інформаційний центр СПОВ надає довідки застрахованим особам, формує інтегровані аналітичні звіти з проблематики СПОВ.

Очікувані результати впровадження СПОВ слід розглядати в двох площинах: результати для застрахованої особи та для держави в цілому.

Для застрахованої особи: створюються умови гарантованого одержання від Пенсійного фонду по запиту об'єктивних довідок з інтегрованими або деталізованими відомостями про розмір заробітку, страхових внесків та стажу в розрізі років та роботодавців, від яких були отримані відомості до СПОВ. Така схема поінформованості застрахованих осіб сприятиме реалізації принципу саморегулювання відносин з роботодавцем щодо забезпечення необхідної повноти та достовірності зазначених відомостей на протязі конкретних періодів трудових відносин, а не по їх завершенню на етапі оформлення пенсії; зменшаться непродуктивні витрати часу та поневіряння застрахованої особи у процесі оформлення документів для призначення пенсії, так як основні відомості будуть надаватися з централізованого банку даних СПОВ.

Для Держави впровадження СПОВ зумовить можливість запровадити використання важелів впливу на: удосконалення механізму комплексного аналізу і контролю відповідності фінансових та інформаційних потоків від платників страхового збору; посилення платіжної дисципліни роботодавців; збільшення кількості платників та обсягів страхових внесків до Пенсійного фонду; зменшення рівня соціальної напруги серед пенсіонерів; прискорення інтеграції розрізнених на сьогодні функцій пенсійної системи в єдину систему пенсійного забезпечення; реалізацію моделей прогнозування макроекономічних показників системи пенсійного забезпечення на найближчу та далеку перспективу з урахуванням об'єктивних відомостей про структуру і розмір страхового збору з працюючих нині громадян та про використання застрахованими громадянами пенсійного права на матеріальне забезпечення.

Беручи до уваги все вищенаведене, кожна застрахована особа нашої країни повинна знати, що після впровадження системи персоніфікованого обліку їй гарантовано: повне урахування спеціального стажу, необхідного для призначення пенсії на пільгових умовах; відкриття електронної облікової картки з постійним номером, який відповідає персональному ідентифікаційному номеру з Державного реєстру фізичних осіб платників податків та інших обов'язкових платежів; відомості про заробітну плату (доход) за кожний місяць роботи на протязі усіх періодів трудової діяльності; відомості про суми обов'язкових зборів (відрахувань) до Пенсійного фонду України, що сплачували роботодавці, в яких працювала застрахована особа, на протязі всієї трудової діяльності; відомості про суми зборів (внесків) з заробітку до Пенсійного фонду України на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування за кожний місяць роботи на протязі всієї трудової діяльності; гарантована конфіденційність усіх відомостей про стаж, заробіток (доход), суми загальнообов'язкових (зборів) відрахувань і особистих внесків на державне пенсійне страхування до Пенсійного фонду України; повне урахування страхового стажу за весь час трудової діяльності; можливість у будь-який час перевірити достовірність даних про стаж, заробіток (доход), суми відрахувань і внесків до Пенсійного фонду України за будь-який період, що передавали до системи персоніфікованого обліку роботодавці, в яких працювали застраховані особи; можливість при необхідності отримати відомості (довідки) про страховий, спеціальний стаж, заробіток (доход), суми обов'язкових відрахувань і внесків до Пенсійного фонду України, що значно скоротить витрати часу у процесі оформлення документів для призначення пенсії; після настання пенсійного віку (або іншого страхового випадку, встановленого пенсійним законодавством) дані з персональної облікової картки будуть основою для визначення розміру пенсії.

Застрахована особа може змінювати місце проживання, роботи, працювати за сумісництвом, бути зареєстрованим як підприємець, але відомості про її стаж, заробіток (доход), особисті внески до Пенсійного фонду будуть накопичуватися у персональній електронній обліковій картці і постійно зберігатися в єдиному Державному автоматизованому банку даних.

Інформація, яка накопичується у СПОВ, являє собою комерційну та особисту таємницю. Робітники відділів персоніфікованого обліку несуть персональну юридичну відповідальність за розголошення цієї інформації чи використання її для особистих цілей.

Таким чином, розпочинається дуже велика і кропітка, але надзвичайно необхідна робота щодо запровадження системи персоніфікованого обліку [37]. Така система дозволить здійснити: облік трудового стажу, заробітної плати і обов'язкових зборів до Пенсійного фонду; обчислення розмірів пенсій на підставі тривалості трудового стажу, розмірів заробітної плати і обов'язкових відрахувань; відкриття індивідуальних пенсійних рахунків у системі обов'язкового державного пенсійного страхування і недержавного пенсійного забезпечення; збільшення надходжень коштів до Пенсійного фонду та ліквідацію заборгованості по пенсіях; скасування трудових книжок і заохочення мобільності трудових ресурсів; створення системи регулювання діяльності недержавних пенсійних фондів; скорочення тіньового сектору в економіці; прогнозування надходжень і витрат Пенсійного фонду і оцінку різних варіантів політичних рішень.

Головним критерієм запропонованих змін буде підвищення фінансової забезпеченості пенсійної системи та вчасного отримання всіма пенсіонерами повних пенсій.

Найважливішою частиною впровадження персоніфікованого обліку в системі загальнообов'язкового державного пенсійного страхування є діяльність всіх учасників СПОВ, їх структура, права та обов'язки, порядок звітування та робота з документацією. Докладніше про це буде розглянуто у наступному підрозділі.

Основними діючими особами системи персоніфікованого обліку виступають Пенсійний фонд України, роботодавці, фізичні особи (термінології персоніфікованого обліку - застраховані особи), а також інші державні установи та зацікавлені недержавні організації.

Органи Пенсійного фонду організовують збирання та оброблення первинної звітності про застрахованих осіб для забезпечення функціонування єдиного державного автоматизованого банку відомостей про фізичних осіб і використання його баз даних для призначення трудових пенсій за віком та за вислугу років. Структурно система персоніфікованого обліку Пенсійного фонду України складається з трьох рівнів, виконуючих свої ділянки роботи в межах корпоративної системи.

На сьогодні у всіх обласних, а також у Київському та Севастопольському міських, та районних управліннях Пенсійного фонду України створені відділи впровадження персоніфікованого обліку [22]. Рішення щодо створення відділів

впровадження персоніфікованого обліку було прийняте під час розробки “Техноробочого проекту автоматизованої системи персоніфікованого обліку у системі обов'язкового державного пенсійного страхування (перша черга )” і закріплене Постановою правління ПФУ від 26 липня 1999 року № 6-3 “Про затвердження Положення про Кримський республіканський, обласні, Київський та Севастопольський міські управління, районний, міський, районний у місті відділи Пенсійного фонду України”. Головною метою створення відділів персоніфікованого обліку Пенсійного фонду України є впровадження та забезпечення функціонування автоматизованої системи персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб.

Основні функції обласних відділів впровадження персоніфікованого обліку [33]: формування та матеріально-технічне і кадрове забезпечення оргструктур системи СПОВ у регіоні; проведення навчальних семінарів з наочним показом роботи в інформаційній технології СПОВ; прийом, тестування, промисловий запуск і організаційно-методичний супровід нових версій СПОВ; розповсюдження офіційних інформаційно-роз'яснювальних матеріалів Пенсійного фонду України для роботодавців і самозайнятого населення з питань персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб та пам'ятки для застрахованої особи з роз'ясненням мети, суті та регламенту персоніфікованого обліку у Пенсійному фонді; створення та додержання вимог системи захисту інформації згідно з вимогами і правилами, що їх визначає уповноважений Кабінетом Міністрів України орган; координація сервісного обслуговування комплексу програмно-технічних та телекомунікаційних засобів системи СПОВ; моніторинг стану звітності у системі СПОВ регіону; інформаційно-аналітичний та довідковий сервіс по запитам регламентних користувачів системи СПОВ; контроль і регулювання процесів щодо здійснення комплексу заходів по забезпеченню впровадження та експлуатації системи СПОВ у регіоні.

Основні функції районних підвідділів персоніфікованого обліку [35]: вивчення та практичне освоєння інформаційної технології “АРМ СПОВ-1”; розповсюдження офіційних інформаційно-роз'яснювальних матеріалів Пенсійного фонду України для роботодавців і самозайнятого населення з питань персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб та пам'ятки для застрахованої особи з роз'ясненням мети, суті та регламенту персоніфікованого обліку у Пенсійному фонді; розповсюдження роботодавцям комплексу комп'ютерних програм для підготовки електронних носіїв з відомостями про застрахованих осіб для передачі в місцеві органи СПОВ (АРМ-робододавця); реєстрація платників страхового збору (роботодавці, самозайняте населення) у системі СПОВ; збір та обробка первинних документів СПОВ у інформаційній технології “АРМ СПОВ-1” з паперових та електронних носіїв; реалізація технології зворотного зв'язку з джерелами інформації по актуалізації баз даних СПОВ; реалізація технології передачі звітів СПОВ до сховища баз даних Інформаційного Центру у м. Київ (або в регіоні на перехідному етапі); створення та додержання вимог системи захисту інформації згідно з вимогами і правилами, що їх визначає уповноважений Кабінетом Міністрів України орган; створення та додержання належних умов архівація паперових та електронних носіїв даних з відомостями про застрахованих осіб у місцевому управлінні Пенсійного фонду; перепідготовка та підвищення кваліфікації працівників відділу ПФУ і персоналу платників (роботодавців та самозайнятого населення ) з питань персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб у Пенсійному фонді.

Відділи персоніфікованого обліку місцевого (районного) рівня працюють в межах інформаційної технології СПОВ-1 (СПОВ-район). У процесі прийому та обробки документів первинної звітності СПОВ інспектор місцевого відділу Пенсійного фонду, використовуючи можливості інформаційної технології АРМ СПОВ-1, яка централізовано розповсюджується та супроводжується Пенсійним фондом України, забезпечує [42]: вхідний контроль документів первинної звітності на паперових носіях та звірку контрольних параметрів супроводжувальних розписок на пачки документів з їх змістом або з контрольними параметрами ярликів - на пачки документів, що передаються на електронних носіях; комплексний контроль та рознесення до бази даних серверу місцевого відділу Фонду відомостей з первинної звітності СПОВ, одержаних від роботодавців на електронних носіях з інформаційної технології АРМ-Р; введення в базу даних, комплексний контроль та рознесення до бази даних серверу місцевого відділу Фонду відомостей з первинної звітності СПОВ, одержаних від роботодавців та самозайнятого населення на паперових носіях; підготовку та передачу роботодавцям документів зворотного зв'язку відносно документів первинної звітності СПОВ, в яких були помилки; моніторинг та контроль стану звітності про застрахованих осіб в межах територіального обслуговування місцевим відділом Фонду; формування та передачу баз даних первинної звітності СПОВ до централізованого сховища баз даних Інформаційного центру Пенсійного фонду України; передачу запитів користувачів до Інформаційного центру на довідки про відомості з персональної облікової картки застрахованих осіб; прийом та видачу довідок на запити про відомості з персональних облікових карток застрахованих осіб.

Відділи персоніфікованого обліку регіонального (обласного) рівня працюють в межах інформаційної технології СПОВ-2 (СПОВ-Область). На регіональному (обласному) рівні (після завершення перехідного етапу розбудови СПОВ ) забезпечується реалізація таких макрофункцій регіонального відділу Інформаційного центру СПОВ [42]: прийом і транспортування електронних носіїв з первинною звітністю СПОВ місцевого рівня та запитів користувачів з регіону до Центру в інтегроване сховище баз даних про застрахованих осіб; прийом і транспортування електронних носіїв з відповідями на запити з інтегрованого сховища баз даних про застрахованих осіб СПОВ запитувачам місцевого рівня; прийом і розповсюдження завдань на актуалізацію програмного і нормативно-довідкового забезпечення АРМ СПОВ-1 і АРМ СПОВ-2, а також здійснення контролю та подання звітності щодо їх реалізації; здійснення моніторингу та контролю за станом звітності в СПОВ по регіону; інформаційно-аналітичного сервісу і звітності за запитами служб регіонального управління ПФУ та інших регламентних користувачів із суміжних систем.

На центральному рівні, що працює в межах інформаційної технології СПОВ-3 (СПОВ-Центр), в Інформаційному центрі забезпечується реалізація таких макрофункцій СПОВ [30]: систематизація, обробка, архівування первинної звітності з АРМ СПОВ-1 в централізованому сховищі даних первинної звітності про застрахованих осіб у системі загальнообов'язкового державного пенсійного страхування України; створення централізованих оперативних користувацьких баз даних персональних облікових карток для обслуговування регламентних запитів у системі СПОВ; прийом, систематизація і обробка запитів до централізованих оперативних баз даних користувачів та передача відповідей запитувачам; формування і розповсюдження завдань на актуалізацію програмного і нормативно-довідкового забезпечення АРМ СПОВ-1; здійснення моніторингу та контролю за станом звітності і обробки запитів у системі СПОВ в цілому, та по конкретних застрахованих особах чи роботодавцях; забезпечення інформаційно-аналітичного сервісу і звітності за запитами служб центрального і регіонального управління Пенсійного фонду та інших регламентних користувачів із суміжних систем.

Основним користувачем єдиного державного банку відомостей про застрахованих осіб, що створюватиметься в Інформаційному центрі Пенсійного фонду, має бути система визначення права на виплати за пенсійним страхуванням та розміру цих виплат. Інформаційний центр Пенсійного фонду раз на два роки (у другому кварталі) централізовано передає в усі місцеві органи Фонду по всіх застрахованих особах інтегровані дані про зарплату (доходи) і стаж по роботодавцях та роках. По персональному запиту інтегровані довідки будуть надаватися щорічно. У разі необхідності проведення аналізу розбіжностей, що виникли в персоніфікованому обліку, конкретній застрахованій особі за запитом місцевого відділу Фонду в межах територіального обслуговування надається додаткова докладна інформація з централізованого сховища персональних облікових карток Інформаційного центру Пенсійного фонду.

Роботодавці - узагальнююче визначення платників страхового збору (внесків) на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування, у тому числі: суб'єкти підприємницької діяльності незалежно від форм власності, їх об'єднання, бюджетні, громадські та інші установи й організації (філії); об'єднання громадян, інші юридичні особи; фізичні особи - суб'єкти підприємницької діяльності, які використовують працю найманих працівників; самозайняті особи, які забезпечують себе роботою самостійно (члени творчих спілок, творчі працівники, які не є членами творчих спілок), громадяни - суб'єкти підприємницької діяльності.

Роботодавці (платники збору) зобов'язані в установленому порядку реєструватися та подавати достовірні відомості про фізичних осіб, які працюють у них, до органів Пенсійного фонду, а також надавати на вимогу фізичної особи копії документів з відомостями про неї щодо персоніфікованого обліку. Порядок надходження відомостей про фізичних осіб, а також звітність від роботодавця до системи персоніфікованого обліку здійснюється згідно з нормативними документами, визначеними Пенсійним фондом України.

Застраховані особи - усі фізичні особи, які підлягають загальнообов'язковому державному пенсійному страхуванню, зокрема: особи, які працюють на умовах трудового контракту; особи, які забезпечують себе роботою самостійно.

Застраховані особи мають право вимагати від роботодавців повного та своєчасного подання до уповноваженого органу Пенсійного фонду відомостей стосовно персоніфікованого обліку, а також ознайомлюватися з відомостями про неї, що внесені до СПОВ. Це означає, з одного боку, що застрахований має право переглядати первинні документи, що їх подає роботодавець до Пенсійного фонду стосовно його як працівника, і вимагати віддзеркалювання в них правильних даних про свою зарплату, внески та стаж. З іншого боку, звернувшись до Пенсійного фонду, громадянин отримує відомості про себе, які були подані його роботодавцями. Це дозволить кожному добиватися справедливого врахування його внеску до загального пенсійного фонду держави і ще під час трудової діяльності оцінювати свої права на отримання пенсійної допомоги. Додатковий контроль застрахованих за правильністю подання звітів персоніфікованого обліку дозволить реалізувати принцип саморегулювання відносин між роботодавцями та їх працівниками.

Пенсійний фонд України, в межах побудови та функціонування СПОВ, співпрацює також з іншими державними установами, зокрема: Державними адміністраціями Президента України в регіонах; Державною податковою адміністрацією; Міністерством праці та соціальної політики; Міністерством статистики; органами самоврядування на місцях; різноманітними недержавними організаціями, такими, як Федерація професійних спілок України, Український союз промисловців та підприємців.

Державні адміністрації Президента України в регіонах та органи самоврядування на місцях забезпечують правову, законодавчу та організаційну підтримку процесу персоніфікації на місцевому рівні [29, 30].

Співпраця Пенсійного фонду України з Державною податковою адміністрацією матиме в перспективі взаємовигідний характер як для кожної з установ, так і на загальнодержавному рівні. ДПА забезпечує систему персоніфікованого обліку Пенсійного фонду інформацією з Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів, і також іншими довідковими даними. Пенсійний фонд, після впровадження СПОВ, зі свого боку, надаватиме Державній податковій адміністрації відомості про доходи та внески підприємств та громадян, що отримані завдяки персоніфікованому обліку. Звірка інформаційних потоків різних відомств дозволить підвищити ефективність контролю за платіжною дисципліною в державі [31].

Міністерство праці та соціальної політики, а також Міністерство статистики надають Пенсійному фонду нормативно-довідкову підтримку для формування різноманітних кодифікаторів, словників та довідників, що використовуються в СПОВ. Також треба зазначити, що основним кінцевим споживачем інформації СПОВ є система розрахунків пенсій [26, 27].

ПФУ співпрацює з Федерацією професійних спілок України та Українським союзом промисловців та підприємців з метою врахування пропозицій від організацій, що захищають права працівників та роботодавців задля збереження соціальної справедливості при побудові СПОВ.

Співпраця та взаємовідносини Пенсійного фонду з вищеназваними організаціями регламентується відповідними дво-, або багатосторонніми угодами.

Тепер розглянемо технологію обміну інформацією системи персоніфікованого обліку з роботодавцями та застрахованими особами, яка побудована на принципі передачі стандартизованого набору документів, заповнених за визначеними правилами.

Документи, що надходять до СПОВ (в основному від роботодавців), називаються вхідними. В них міститься загальна анкетна інформація, а також дані для персоніфікованого обліку.

Документи, що видає відділ персоніфікованого обліку в якості підтверджень подання звітів, відповідей на офіційні претензії щодо змісту первинної звітності та відомості з персональних облікових карток, називаються вихідними. Їх отримують як роботодавці, так і застраховані особи. Деякі вихідні документи СПОВ призначені тільки для внутрішнього використання структурами Пенсійного фонду або інших державних організацій.

Слід визначити, що персоніфіковані відомості про застрахованих осіб, які отримуються органами Пенсійного фонду з первинної звітності роботодавців та інших обумовлених джерел, можуть передаватися при наявності оформленого запиту тільки в державні органи, що мають повноваження визначати розмір пенсій фізичним особам згідно вимог діючого Закону України “Про пенсійне забезпечення”. Усі інші організації, підприємства, установи та особи задовольняють свої запити щодо персоніфікованих відомостей про застрахованих осіб у місцях де ведеться первинний облік заробітку (доходу) і трудових відносин конкретних фізичних осіб, тобто у роботодавців або у відповідних архівах.

Більшість документів супроводжуються офіційними розписками про факт їх прийому-передачі. Офіційний статус при обміні документами між СПОВ і роботодавцями та застрахованими мають паперові документи, заповнені згідно діючих правил, але для спрощення процедури обміну даними з роботодавцями можливе подання документів первинної звітності і в електронному вигляді .

Таким чином, основним типом вхідних документів СПОВ є документи первинної звітності, що подаються роботодавцями у визначені строки.

Документи первинної звітності - це відповідним чином заповнені паперові бланки. Хоча, як вже підкреслювалося раніше, також можливо надання інформації у електронному вигляді, якщо роботодавець готує дані за допомогою програмного забезпечення АРМ-роботодавця. Зазначене програмне забезпечення може бути надано кожному роботодавцю при зверненні у місцевий відділ персоніфікованого обліку. Але навіть в випадку подання інформації в електронному вигляді паперові документи теж мають бути надані у відділ персоніфікації при здачі звіту. Це необхідно з наступної причини: законодавчо єдиними юридично легітимними документами в Україні є паперові і тільки на їх підставі будуть вирішуватись спірні питання між роботодавцями, застрахованими особами та Пенсійним фондом.

Документи первинної звітності персоніфікованого обліку розділяються на наступні види: реєстраційні документи та індивідуальні відомості про застрахованих осіб.

Реєстраційні документи: форма “Відомості про роботодавця”; форма “Список осіб, які працюють або працювали в роботодавця у звітному році” (інша назва, що широко вживається - “Список працюючих”, або “Перелік працюючих”); форма “Список підстав, що дають право на застосування пільг робітникам підприємства при визначені пенсії” (“Список пільгових підстав”).

Індивідуальні відомості про застрахованих осіб: форма “Індивідуальні відомості про застраховану особу” (“Індвідомості”, “ІНДАНІ”); форма “Відомості про осіб, що мають підстави для зарахування стажу роботи без сплати страхових внесків” (“Стаж БСВ”).

Надамо короткі визначення документів первинної звітності.

Форма “Відомості про роботодавця” містить основну інформацію щодо реквізитів, які характеризують роботодавця як юридичну або фізичну особу, а також як платника зборів до Пенсійного фонду.

Форма “Список осіб, які працюють або працювали в роботодавця у звітному році” - перший раз в цьому документі перераховуються всі застраховані особи, що працювали на даному підприємстві протягом того року, за який відбувається звітування, а, значить, по яким мають бути подані “Індивідуальні відомості” (або форма “Стаж БСВ”). В наступні роки “Список працюючих” подається в вигляді доповнень, тобто перераховуються тільки ті застраховані особи, які поступили на роботу протягом звітного року, або протягом його змінили свій ідентифікаційний код чи ПІБ.

Форма “Список підстав, що дають право на застосування пільг робітникам підприємства при визначені пенсії” слугує для “декларування” в системі персоніфікованого обліку підстав для відповідних пільг з датами офіційної атестації (початку та кінця дії в звітному році) робочих місць зі шкідливими умовами праці. Ця інформація використовується для перевірок правильності подання даних про підстави для обліку спеціального стажу в “Індивідуальних відомостях”. Кожний рік подається повний список підстав, що діяли на протязі звітного року.

Форма “Індивідуальні відомості про застраховану особу” - являє собою основний інформаційний документ в СПОВ, що містить інформацію про доходи, внески і стаж конкретного працівника у звітному році по даному роботодавцю.

Форма “Відомості про осіб, що мають підстави для зарахування стажу роботи без сплати страхових внесків” - подається у випадку, якщо застрахована особа в звітному році (весь рік або будь-який його період) не отримувала доход у даного роботодавця , але згідно діючого законодавства має право на зарахування стажу.

Слід визначити, що форма “Індивідуальні відомості про застраховану особу” разом з формою “Стаж БСВ” містять основну інформацію для системи персоніфікованого обліку. Інформація з цих документів передається і зберігається в автоматизованому банку відомостей про фізичних осіб у м. Київ. Саме ця інформація буде використовуватися при розрахунку трудової пенсії за віком.

В більшості випадків документи первинної звітності подаються один раз на рік, на його початку. В них заповнюються відомості за звітний рік. Звітним роком, як правило, є минулий рік. Тільки на початкових етапах впровадження та експлуатації СПОВ звітування відбувалось за декілька попередніх років (а саме за 1998 - 1999 роки) з метою накопичення необхідного для початку розрахунку пенсій об'єктивних даних.

Для початку звітування у системі персоніфікованого обліку будь-який роботодавець має зареєструватись в місцевому відділі персоніфікації. Для цього йому необхідно подати комплект відповідно заповнених реєстраційних документів, про які було сказано вище. Власне, основні призначення реєстраційних документів наступні: накопичити дані для подальших перевірок документів Індивідуальних відомостей на коректність їх заповнення та правильність поданої в них інформації; створити базу анкетних та статистичних відомостей по роботодавцям для використання в аналітичних звітах та при прогнозуванні.

Після реєстрації (або перереєстрації, якщо необхідно), роботодавці мають звітуватись персонально за кожного свого працівника, який отримував доход у звітному році, або мав права для зарахування стажу без сплати страхових внесків.

Після прийому первинної звітності в Пенсійному фонді, інспектор ставить на ньому відмітку про одержання звіту. Частина “Ярлика-розписки, яку отримує роботодавець, слугує йому офіційним підтвердженням факту подання даної пачки до Пенсійного фонду.

Тепер розглянемо вихідні документи що містять інформацію зі СПОВ. Користувачами цих документів, як вже було сказано раніше, є роботодавці, і застраховані особи, а також структури Пенсійного фонду та інших державних організацій.

Роботодавці отримують документи 3-х типів: “Ярлик-розписка”; “Протокол контролю документів первинної звітності”; офіційні повідомлення Пенсійного фонду та інші організаційно-розпорядчі документи.

Дані первинної звітності, після введення в базу даних СПОВ місцевого рівня, проходять серію технологічних контролів. У тому випадку, якщо контролі виявили помилки, припущені при заповнені документів роботодавцем, він має їх виправити шляхом подання нової версії документів з правильними даними. Офіційним механізмом сповіщення про необхідність виправлення помилок у звітності є передача представнику роботодавця протоколу контролю пачки. Протокол містить список помилок, які необхідно виправити роботодавцю. Передача протоколу супроводжується оформленням розписки про його одержання.

Найбільш важливі повідомлення та документи, що стосуються впровадження персоніфікованого обліку або змін в ньому, доводяться до роботодавців в письмовому вигляді. Ці документи теж супроводжуються розпискою про їх одержання роботодавцем.

Застраховані особи можуть отримати в відділі персоніфікованого обліку виписку з їх персональної облікової картки, що знаходиться в централізованому державному банку даних Інформаційного центру СПОВ, і в якій накопичуються відомості про доходи, внески та стаж з усіх місць роботи даної людини на всій території України. Такі виписки мають назву “ОК-№,” де № характеризує ступень деталізації інформації. Завдяки таким ОК-ам кожна застрахована особа має змогу контролювати як правильність подання роботодавцями відомостей про неї, так і взагалі оцінювати свої права на отримання трудової пенсії та її розмір в майбутньому за даними про свої внески до фонду і стаж.