Комплектование муниципальных архивов Алтайского края в 1990-2010-х гг.

Источниками комплектования муниципальных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в архивы документы Архивного фонда РФ. Проекты списков источников комплектования после рассмотрения их ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) архива представляется на согласование ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в архив в полном объеме. Архив ведет список организаций - источников комплектования по установленной форме.

Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в архив, но находящиеся под контролем архивов как возможные источники комплектования.

В практике комплектования архивов установились различные формы приема документов от организаций:

полная, когда от организации принимается весь комплекс документов постоянного хранения;

повидовая выборочная, когда принимаются отдельные категории документов от каждой организации данного вида;

групповая выборочная, когда принимается полный комплекс документов постоянного хранения от отдельных, специально отобранных организаций данного вида.

Форма повидового выборочного приема применяется, как правило, в тех случаях, когда планово-отчетная и информационно-аналитическая документация данной организации поступает в тот же государственный, районный, городской архив с постоянным составом документов в составе фондов вышестоящих или других организаций. Кроме того, повидовой выборочный прием применяется к тем организациям, в деятельности которых отлагаются отдельные ценные виды документов (например, бюро технической инвентаризации - инвентарные дела памятников культуры и охранных зон.

Форма группового выборочного приема документов применяется к организациям, в деятельности которых образуются сходные по составу комплексы документов, содержащие однородную информацию. В этом случае из группы однородных отбираются организации, имеющие наиболее интересную историю, масштабы деятельности, месторасположение или другие особенности, выделяющие их из ряда подобных..

Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в архив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц-источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектовании кино-фото-фоно- и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в архив.

Передача документов из ведомственных в муниципальные архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным муниципальным архивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в архив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним.

К составу источников комплектования рекомендуется относить организации, выполняющие основные производственные функции отрасли (промышленность - заводы, фабрики, определяющие экономику данного региона, образование - ВУЗы, техникумы, базовые средние школы). Обычно не подлежат отнесению к составу источников комплектования обслуживающие организации, однако этот принцип не всегда применим к организациям негосударственной формы собственности, так как их основная сеть развертывается, прежде всего, в сфере торговли и услуг и оказывает значительное влияние на экономическую и финансовую жизнь региона, и поэтому наиболее крупные из них могут быть включены в состав источников комплектования на договорной основе. В состав источников комплектования включаются, как правило, только юридически самостоятельные организации. В остальных случаях (советы директоров, собрания представителей и т.п.) документы этих структур следует принимать в составе фондов тех организаций, при которых они действуют (администрации, акционерные общества и т.д.). Отдельно в этом плане должны рассматриваться структурные подразделения органов местного самоуправления, которые, как правило, не имеют права юридического лица, однако, учитывая важность функций, выполняемых ими на территории района, города, они являются самостоятельными источниками комплектования. При отборе для включения в состав источников комплектования вновь образованных негосударственных хозяйственных и коммерческих организаций следует руководствоваться критериями масштаба их деятельности (объем производства товаров или услуг, размер уставного фонда и оборотного капитала, влиянием ее (организации) на экономику региона в целом или отдельной отрасли, новизной продукции, пионерной ролью данной организации в системе негосударственных структур). Немаловажное значение имеет и стабильность ее существования. Вопрос об отнесении организации или групп организаций к составу источников комплектования архива выносится на рассмотрение ЭПК соответствующего органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации. Отнесение организаций к составу источников комплектования федеральных архивов рассматривается ЭПК (ЭПМК) соответствующего федерального архива. Для рассмотрения вопроса на ЭПК экспертом представляются экспертное заключение о возможности включения организации в список источников комплектования, историческая справка и номенклатура дел организации при ее наличии. Решение ЭПК об отнесении организации или групп организаций к составу источников комплектования архива является основанием для включения ее в список источников комплектования архива с полной или выборочной формой приема Справка (экспертное заключение) о включении организации в состав источников комплектования архива составляется в 3-х экземплярах, первый помещается в наблюдательное дело организации, 2-ой отлагается в делопроизводстве ЭПК органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации, или ЭПК (ЭПМК) федерального архива; 3-ий вместе с выпиской из решения ЭПК (ЭПМК) о включении организации в список источников комплектования направляется руководителю организации.

Таблица 4 - Выдержка из списка учреждений, организаций, предприятий-источников комплектования архивного отдела Администрации Волчихинского района по состоянию на 01.08.2012

№ п/п	Индексы разделов отраслей	Номер и наименование отраслей, полное наименование учреждений, организаций, предприятий и их непосредственной вышестоящей организации	Форма приема документов: полная(1), повидовая (2.1)погрупповая (2.2)	Основание включения в список	Год образования учреждений
1	2	3	4	5	6
		1.Государственная власть.Государственное управление.Местное самоуправление
1.	1.1	Волчихинский районный Совет народных депутатов Волчихинского района Алтайского края. Администрация Волчихи-нского района Алтайского края, с. Волчиха	1		1994
		2. Юстиция. Суд. Прокуратура. Нотариат
2.	2.1	Волчихинский районный суд Алтайского края, с. Волчиха	1	Соглашение от 01.12.2009	1992
		3. Экономика. Планирование. Управление имуществом. Статистика
3.	3.1	Отдел социально -экономического развития Администрации Волчихинского района Алтайского края, с. Волчиха	1	Решение ЭПМК от 14.04.2011, протокол № 5	2010
		5. Сельское, лесное, водное хозяйство
4.	5.1	Комитет по взаимодействию с агропромышленным комплексом Администрации Волчихинского района Алтайского края, с. Волчиха	1
		9. Финансирование. Кредитование. Страхование
5.	9.1	Комитет администрации Волчихинского района Алтайского края по финансам, налоговой и кредитной политике,с. Волчиха	1
		10. Жилищно-коммунальное хозяйство. Бытовое обслуживание
6.	10.3	Волчихинский производственный участок Рубцовского отделения филиала Федерального государственного унитарного предприятия «Ростехинвентаризация-Федеральной БТИ по Алтайскому краю	2.1	Решение ЭПМК от 31.07.2001, протокол № 9. Соглашение отсутствует.	2001
		11. Образование. Подготовка кадров.
7.	11.1	Комитет администрации Волчихинского района Алтайского края по образованию и делам молодежи, с. Волчиха	1
		12. Культура. Печать. Искусство.
8.	12.1	Отдел администрации Волчихинского района Алтайского края по культуре, с. Волчиха	1
		13. Здравоохранение. Физкультура и спорт. Социальное обеспечение.
9.	13.3	Краевое государственное бюджетное учреждение здравоохранения «Волчихинская центральная районная больница», с. Волчиха	1

В целях качественного формирования архивных фондов поселений, правильной постановки делопроизводства руководителям муниципальных архивов края удалось добиться создания во всех органах местного самоуправления экспертных комиссий (ЭК) по работе с архивными документами, разработки положений об ЭК и архиве, назначения ответственных за делопроизводство и архив. На основе примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края, утвержденной распоряжением администрации Алтайского края от 05.01.2000 № 1-р, все органы местного самоуправления в 2000-2001 гг. разработали и согласовали с руководителями муниципальных архивов индивидуальные инструкции по делопроизводству. К сожалению, несмотря на имеющуюся в организациях нормативно-методическую базу, еще встречаются факты неграмотного оформления документов, в т.ч. даже муниципальных правовых актов. Но здесь одним архивистам не справиться, должен быть контроль со стороны руководителя организации, а его иногда не хватает, да и архивное законодательство это не обязывает делать.

Работа по фондированию осуществляется как на стадии делопроизводства в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов на постоянное хранение, так и в государственных архивах при описании принятых необработанных документов, при создании архивных фондов, объединенных архивных фондов и архивных коллекций, переработке некачественно составленных ранее описей документов и исправления ошибок фондирования.

Однако в соответствии с уставами муниципальных образований возможны и другие варианты фондирования. Так, документы новых представительных и исполнительных органов (городских и районных самоуправлений -- Собрание депутатов и администрация) могут составить новый единый фонд. В крупных городах из документов городских дум и администраций могут создаваться два фонда, в других городах и районах документы собраний представителей могут вноситься в фонды администраций по отдельным описям. В отдельных случаях из документов представительных органов и администраций городов и районов образуются объединенные архивные фонды.

На мой взгляд, существует множество проблем, которые препятствуют успешному комплектованию и фондированию архивных учреждений, но обмен опытом между регионами будет способствовать успешной реализации архивного законодательства и законодательства о местном самоуправлении, поможет сохранить и приумножить документальные богатства, которые постоянно востребованы.

Глава 3. Анализ деятельности муниципальных архивов Алтайского края в сфере комплектования в конце XX начале XIX вв.

3.1 Проблемы комплектования муниципальных архивов Алтайского края

Документы организаций и предприятий, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных или муниципальных архивах Российской Федерации.

Документы, подлежащие приёму на государственное или муниципальное хранение, временно, в течение установленных законодательством сроков, хранятся в ведомственных архивах.

Комплектование является одним из важнейших направлений деятельности муниципальных архивов. Но т.к. муниципальные архивы пополняются документами, отражающими материальную и духовную жизнь общества, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, то сам процесс комплектования связан с такими факторами как:

финансово-экономический кризис;

структурные преобразования органов государственной власти и местного самоуправления;

продолжающийся процесс ликвидации и реорганизации государственных организаций, ликвидации негосударственных структур, в том числе в ходе банкротства;

продолжающийся процесс приватизации организаций.

широкое внедрение в практику работы организаций всех форм собственности информационно-коммуникационных технологий, проведение работ по формированию электронного правительства и электронного документооборота;

рост документооборота в стране, в т.ч. документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Качественное комплектование муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения. Для обеспечения сохранности архивного наследия требуется слаженная работа архивных учреждений, архивных и делопроизводственных служб организаций. В связи с этим, работе по взаимодействию архивистов и работников организаций уделяется особенно большое внимание.

Основной поток документов поступающий в архив - это документы по личному составу. В связи с этим во многих регионах Российской Федерации существует проблема переориентирования: архивисты муниципальных образований начинают считать своей основной задачей прием документов по личному составу как наиболее социально значимых документов от ликвидированных организаций. К сожалению, меньше внимания уделяется учету, усовершенствованию, использованию документов постоянного хранения, работе по созданию недостающего научно-справочного аппарата, работе с источниками комплектования. Некоторые архивы фактически превращаются в архивы по личному составу.



Рисунок 1 - Динамика приема управленческой документации и документов по личному составу

Наибольший объем социально-правовых запросов выполняют муниципальные архивы, что обусловлено тем фактом, что основную долю документов составляют документы по личному составу. В своей статье, В.В. Малинко указывает, что очень большой объем социально-правовых запросов выполняет муниципальный архив. Так называемое «перевыполнение плана по исполнению запросов» происходит в ущерб другим видам работы, например совершенствованию научно-справочного аппарата, в том числе в электронном виде. Как вариант решения такой проблемы он предлагает установление единого норматива численности работников муниципального архива в зависимости от численности населения.



Рисунок 2 - Динамик исполнения социально-правовых запросов(тыс)

Одной из наиболее острых проблем оказалась проблема обеспечения сохранности документов по личному составу. Росархив, местные архивные органы с помощью администраций субъектов Российской Федерации пытаются ее решить. В ряде субъектов Российской Федерации создана сеть архивов по личному составу уже доказавшая свою эффективность. Так например в 1999 году был создан в Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» Ошибка! Недопустимый объект гиперссылки..

Однако, несмотря на все усилия Росархива до сих пор не решена проблема создания федерального архива для хранения документов по личному составу общесоюзных, общероссийских и федеральных структур. По мнению бывшего руководителя Федерального архивного агентства (1996-2009 гг.) В.П. Козлова, необходимо законодательно-правовое решение о праве архивистов на экспертизу ценности документов по личному составу ликвидированных организаций в условиях проводимой в стране пенсионной реформы.

Кроме того, требуется правовое урегулирование взаимодействия уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела с расположенными на их территориях федеральными органами и организациями по вопросам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации в связи с реализацией Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», который четко разделил полномочия Российской Федерации, субъекта Российской Федерации и муниципального образования в области архивного дела, в т.ч. в сфере комплектования.

Изучая состояния дел и положения муниципальных архивов, я пришла к следующему, что на данный момент существует проблема архивного хранения документов федеральных государственных органов и предприятий. Эту проблему описывает в своей статье Храмцовская Наталья Александровна, ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International « Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» заложил мину замедленного действия. Дело в том, что документы территориальных подразделений федеральных органов власти (судов, налоговых органов, Пенсионного и др. фондов и т.д.), унитарных предприятий теперь считаются федеральной собственностью. Поэтому они должны быть приняты на хранение в федеральные архивы. Но их-то у нас всего 15, причем 12 из них -- в Москве-матушке. А региональные и муниципальные архивы теперь искренне недоумевают, почему они должны хранить чужие документы бесплатно.»

В своем докладе Т.А.Мещерина отметила, что наметилась устойчивая тенденция к сокращению источников комплектования государственных и муниципальных архивов. По сравнению с данными предыдущей паспортизации количество источников комплектования государственных и муниципальных архивов в целом по Российской Федерации сократилось на 3 512 организаций или на 3%, причем сокращение произошло как на федеральном уровне, так и на уровне субъектов Российской Федерации и муниципальных образований (в особенности она выделила Свердловскую область)

На территории края, также как во многих регионах, имеет место тенденция уменьшения количества организаций-источников комплектования. В частности, за последние 10 лет список комплектования архивов уменьшился на 735 организаций (2002 год - 3465 организаций, 2012 год - 2730 организаций), несмотря на постоянное внимание к этой проблеме. Уменьшение количества организаций-источников комплектования связано, в основном, с процессами реорганизаций, ликвидаций организаций, особенно сельскохозяйственного профиля, поскольку наш край - это аграрный регион. В связи с оптимизацией штатной численности в территориальных органах федеральных органах государственной власти, таких как налоговые и казначейские службы, реорганизациями их в межрайонные, преобразованиями в структурные подразделения территориального органа, также приходиться принимать решения об исключении их из списка комплектования муниципальных архивов или такие нетрадиционные, как по органам статистики, когда мы приняли решение продолжить комплектования муниципальных архивов документами специалистов, числящихся в составе отдела сводной статистики Алтайкрайстата. Сейчас на повестке дня проблема дальнейшего комплектования казначейских органов, которые будут представлены в районах, городах также специалистами отдела регионального управления Федерального казначейства.

По состоянию на 01.01.2012 в архивных учреждениях Сибирского федерального округа хранится 28 301 222 дел (единиц хранения), из них в государственных архивах 17 711 645 ед.хр., в муниципальных архивах 10 589 577 ед.хр.

Рисунок 3 - Общее количество единиц хранения находящихся в архиве на 01.01.2012

Среди муниципальных архивов Сибирского Федерального округа, в Алтайском крае самый большое количество единиц хранения, а так же принятия дел на хранение. Скорее всего, это связано с тем, что в находится крае самое большое количество муниципальных архивов.

По количеству принятых на хранение дел (ед.хр.) за 2011 г. выделяются архивные учреждения Алтайского края, здесь самый большой объем по количеству принятых на хранение дел (ед. хр.) - 18 %, в остальных регионах работа по этому направлению велась от 1 до 13 %.



Рисунок 4 - Показатель комплектования архивных учреждений в Сибирском Федеральном округе

Муниципальные архивы Алтайского края располагают фондами досоветских, советских, постсоветских организаций, а также документами личного происхождения, аудиовизуальными, электронными документами, активно комплектуются документами по личному составу ликвидированных организаций.

Таблица 5 - Изменение состава фондов муниципальных архивов Алтайского края 2004 и 2011 годы

Вид документа	2004	2011
	ед.хр.	фонды	ед.хр.	фонды
управленческая документация	780737	5438	998807	5913
документы личного происхождения	4385	370	6498	407
научно-техническая документация	1785	2	3235	2
документы по личному составу	171485	665	648636	1035
фотодокументы	36599	-	46257	-
машиночитаемые документы (МЧД)	15 ед. хр., 539 ед. уч		111 ед.хр., 4944 ед.уч.;
особо ценные документы	1837	-	1837	-
ИТОГО	996843	6475	1703555	7357

В соответствии с показателями таблицы, муниципальные архивы Алтайского края в основном комплектуются документами по личному составу: в 2004 году составляло 17 % от общего числа документов. Тогда как 2011 году уже 38 %. Так же изначально, «львиную долю» документов составляла управленческая документация: в 2004 году-78 %,а уже в 2011- 58 %. Иными словами идет увеличение роста числа документов по личному составу. Такая же тенденция прослеживается и в Российской Федерации.

Как отмечает В.В. Антоненко, что долгое время по организациям-источникам комплектования муниципальных архивов и по органам местного самоуправления в частности, существовала проблема несвоевременной обработки архивных документов, а значит, существовала угроза утраты документов Архивного фонда Российской Федерации. На протяжении последних 10 лет управление архивного дела, муниципальные архивы предпринимали различные меры по ликвидации задолженности по упорядочению документов. Наиболее распространенной формой были смотры-конкурсы. Так, в 2002 г. органы управления архивном делом в связи с празднованием 65-летия Алтайского края и выполнением задачи по 100%-му упорядочению документов в учреждениях-источниках комплектования муниципальных архивов провело смотр-конкурс обеспечения сохранности документов Архивного фонда Алтайского края. Аналогичные смотры-конкурсы были проведены муниципальными архивами. Можно сказать, что с 2002 г. ситуация с упорядочением начала резко меняться в лучшую сторону. Если в 1996 г. лишь в четырех муниципальных архивах существовала 100%-ая упорядоченность документов в организациях, в 2002 г. эта цифра увеличилась до 44, а по итогам работы за 2006 г. можно констатировать полную ликвидацию этой проблемы во всех 72 муниципальных архива края.

Так же в направлении формирования Архивного фонда края удалось решить ряд серьезных проблем. Целенаправленная и системная работа с делопроизводственными и архивными службами организаций-источников комплектования архивов, позволила сократить количество организаций-задолжников по своевременной обработке документов постоянного хранения до трех из 2847 организаций в целом по краю, поднять процент дел, подготовленных к передаче на хранение с 84% до 99,8%. Этот показатель в целом по России составляет 71-73%. С теми организациями, кто пытался идти на нарушение архивного закона, архивисты вынуждены были применять Кодекс об административном правонарушении, статья 13.20. За 10 лет выписано 399 предписаний и предупреждений.

Некоторые проблемы муниципальных архивов Алтайского края остаются нерешенными до сих пор: это нехватка помещений для хранения документов, недостаточное оборудование имеющихся хранилищ и особенно остро она стоит в органах местного самоуправления, имеющих весьма скромные площади для своего размещения и ограниченные финансовые ресурсы. Многие проблемы, связанные с сохранностью архивных документов, а именно на уровне сельских поселений, конечно легче было бы их решить, если бы этими вопросами занимались работники-профессионалы, а не лица, которым поручено архивное дело, как дополнительная обязанность, и, как правило, без какой-либо доплаты за расширение функциональных обязанностей.

Одним из основополагающих направлений в деле формирования Архивного фонда является работа по определению состава источников комплектования архивов. Глубокие изменения в обществе, выразившиеся в перестройке системы управления, юридическом признании права частной собственности, в том числе и на информацию, а так же реформирование экономики, сопряженное с экономическим кризисом, придали данному направлению архивной деятельности новое содержание. Необходимо учитывать наличие разных форм собственности, разрушение отраслевых связей, контролировать процесс ликвидации и создания новых организаций-источников комплектования. Опыт работы архивистов с организациями-источниками комплектования в новых условиях обобщен и закреплен в законодательных актах, но это законодательство требует усовершенствования с учетом практики последних лет. Так, недостаточно проработан механизм взаимодействия с частными собственниками документов Архивного фонда по обеспечению сохранности и учету таких документов, а так же обеспечения доступа к ним. Законодательно не закреплен контроль архивов за состоянием делопроизводства в организациях-источниках комплектования.

3.2 Динамика состава документов, передаваемых в муниципальные архивы края в 1990-2010 -е гг.

Муниципальные архивы Алтайского края принимают такие документы как: управленческая документация ( документы организации в области управления: организационные, распорядительные, плановые, финансово-бухгалтерские, информационно-справочные, контрактные документы и др.), документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий);, документы личного происхождения( какие-либо личные документы, имеющие ценность), НТД(научно-техническая документация), МЧД(машиночитаемые документы), видеофонограммы, особо ценные документы, фотодокументы.

Таблица 6. - Динамика состава документов, передаваемых в муниципальные архивы с 1993 по 2003 годы.( в ед.хр.)

Наименование документов	1993г.	1995г.	1997г.	1999г.	2001г.	2003г.
Управл.документация	489180	615733	645027	674330	708786	757507
Документы личного происхождения	1764	4876	6965	7623	8335	4155
Документы по л/с	51488	60138	83142	92031	104744	138970
Фото	17879	22651	25735	28771	31840	35067
ИТОГО	560311	703398	760869	802755	853705	935699
Наименование документов	2005г.	2007г.	2010г.	2013г.
Управл.документация	816631	845281	963570	1068478
Документы личного происхождения	4702	5015	6297	6897
Документы по л/с	227132	271869	582623	961030
Фото	38197	39689	45100	48440
ИТОГО	1086662	1161854	1597590	2084845

Таблица 7 - Количество единиц хранения в процентах от общей суммы ед.хр. по годам (10547688 ед.хр).

Год	Количество ед.хр в процентах
1993 г.	4,5%
1995 г.	6,5 %
1997 г.	7,2 %
1999 г.	8%
2001 г.	8,8%
2003 г.	9%
2005 г.	10%
2007 г.	11%
2010 г.	15%
2013 г.	20 %

По расчетам видно, что процесс комплектования с 1993 г. по 2003 г. «протекает» ровно. Выделяются из потока год 1995 (процент поднялся на 2). Скорее всего, это связано с процессом реорганизации управления в стране, с нововведениями в архивном управлении, с выделением такой формы управления как местное самоуправление. С 2005 г. по 2013 г. показатель принятия документов здесь выше, так же выделить можно года 2010 и 2013(в первом случае повысился на 4 %, во втором на 5 %): за счет документов по личному составу. Как говорилось ранее, процесс комплектования зависит от многих факторов: политических, экономических и т.д. Поэтому рост принятия документов в то или иное время характеризуется большим количеством ликвидаций компаний, экономическим кризисом, принятием нормативных актов.

Большая доля единиц хранения от общей суммы выпадает на управленческую документацию и документы по личному составу. Предлагаю сравнить динамику роста этих 2-х показателей.

архив комплектование алтайский край

Рисунок 5 - Графики поступления документов по личному составу и управленческой документации с 1993 по 2013 годы

Прослеживается быстрый рост документов по личному составу в 2010 и 2013 годы. С такими темпами, можно сделать вывод, что уже через некотрое время документы по личному составу будут составлять основную часть архивных документов муниципальных архивов Алтайского края.

Проследим динамику принятия фотодокументов и НТД.

Рисунок 6 - Графики поступления фотодокументов и НТД с 1993 по 2013 годы

Фотодокументы, в отличие от НТД комплектуются более равномерно. Каждые 2 года увеличивается на 1-2 %, и за 6 лет показатель поднялся на 8 %. Что касается НТД, то рост этих документов происходит рывками. Т.е. 1997-1999 рост умеренный, в 2001-м больше чем в 2 раза увеличилось количество документов. Возможно источником комплектования НТД муниципальных архивов является небольшое количество предприятий, у которых сроки сдачи документов в архив совпадают друг с другом.

Таким образом, можно сделать вывод, что по количеству принятых дел с 1993 по 2013 годы, года можно разделить на 2 группы: 1)с 1993 по 2003 г.г.; 2)с 2005 по 2013. В первой группе отслеживается низкий показатель принятия дел, во второй высокий. Так же можно выделить документы по личному составу, а точнее их стремительный рост за последние 3 года. Как уже ранее говорилось процесс комплектования зависит от многих социально-экономических факторов. Так например, высокий показатель принятия документов прослеживается в 1994 году. Это связано с изменением в архивном законодательстве, с принятием в Алтайском крае закона «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах», который разделил государственную и муниципальную собственность, дал право на постоянное хранение архивных документов муниципальным архивам края. Что касается 2010 года, то в России на тот момент проходил экономический кризис, который повлек за собой массовое сокращение работников, ликвидации компаний. После кризиса, процесс ликвидации организации продолжился и как следствие в 2013 году наблюдается передача большого количества документов по личному составу.

Заключение

Правовые основы деятельности муниципальных архивов закладывались вместе с реформированием всей системы власти и управления Российской Федерации в 1990-е г.г., основными принципами которого стали разделение государственной власти и муниципального управления, а также законодательного закрепления независимости органов местного самоуправления. Федеральные законы «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и «Об архивном деле в Российской Федерации» четко определили полномочия муниципального образования в сфере архивного дела и его статус среди других архивных учреждений.

В истории развития муниципальных архивов Российской Федерации можно условно выделить 3 этапа:

Советский: утверждение Правила работы государственных районных и городских архивов (1988 г.), которые продолжали действовать до 2007 г.

Постсоветский: принятие «Основ законодательства» (1993 г.) и Положения об Архивном фонде (1994 г.), закрепивших за районными архивами право постоянного хранения документов муниципальной собственности.

Современный, связанный с принятием Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» и Правил 2007 г., характеризуется развитием методических основ работы муниципальных архивов.

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» 2004 года муниципальный архив - это структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. В соответствии с термином архив может существовать как структурное подразделение и как самостоятельное юридическое лицо.

На настоящий момент в Алтайском крае насчитывается 70 муниципальных архивов, из них 59 в районах и 11 в городах.

Комплектование является систематическим пополнением архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством, иными словами это формирование Архивного фонда. А т.к. архивные документы отражают материальную и духовную жизнь общества, имеют историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относятся к информационным ресурсам, то очень важно качественно выполнять процесс комплектования.

Комплектование является одним из важнейших направлений деятельности муниципальных архивов. Во многом зависит от следующих факторов:

финансово-экономический кризис;

структурные преобразования органов государственной власти и местного самоуправления;

процесс ликвидации и реорганизации государственных организаций, ликвидации негосударственных структур, в том числе в ходе банкротства;

процесс приватизации организаций.

широкое внедрение в практику работы организаций всех форм собственности информационно-коммуникационных технологий, проведение работ по формированию электронного правительства и электронного документооборота;

рост документооборота в стране, в т.ч. документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Анализ динамики состава документов передаваемых на хранение в муниципальные архивы дает возможность прогнозировать дальнейшую работу. Так, например, муниципальные архивы Алтайского края комплектуются в основном документами по личному составу и в сравнении с Сибирским федеральным округом исполняют большее количество социально-правовых запросов. В этом заключается его значимость для граждан Российской Федерации не только как информационного центра с ретроспективной информацией, но и как центра исполнения социально-правовых запросов.

Система комплектования Архивного фонда Алтайского края продолжает в постсоветский период изменяться. Несмотря на существующие проблемы, в том числе связанными с внедрением электронного докуметооборота, продолжается работа по оптимизации состава источников комплектования, практика заключения договоров с частными структурами и соглашений с территориальными органами федеральных органов государственной власти, работа по отслеживанию процедур ликвидаций (банкротства) организаций с целью обеспечения сохранности документов постоянного хранения и по личному составу, социально значимых для граждан.

Список использованных источников и литературы

1. КГКУ «Государственный архив Алтайского края» (КГКУ ГААК). Фонд 703 «Комитет администрации Алтайского края по делам архивов». Опись 1. Дела 1610, 1719.

2. КГКУ «Государственный архив Алтайского края» (КГКУ ГААК). Фонд 1764 «Управление Алтайского края по архивному делу». Опись 1. Дела 113, 235, 437, 743, 971.

3. КГКУ «Государственный архив Алтайского края» (КГКУ ГААК). Фонд 146 «Архивный отдел администрации г. Бийска». Опись. 1. Дело 32.

4. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ): Официальный сайт компании «КонсультантПлюс»[Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_2875/

5. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ // Российская газета RG.RU: официальный сайт [Электронный ресурс] Режим доступа:http://www.rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.html

6. Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации:Федеральный закон Российской Федерации от 06.10.2003 N 131-ФЗ (ред. от 25.12.2012) // Официальный сайт компании «КонсультантПлюс» [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.consultant.ru/popular/selfgovernment/

7. Постановление от 28 сентября 1937 года» О разделении Западно-Сибирского края на Новосибирскую область и Алтайский край «// Официальный сайт компании «КонсультантПлюс» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=ESU;n=19030

8. Правилами работы государственных районных и городских архивов( одобрены коллегией Главархива РСФСР 01.07.1988, Приказ Главархива РСФСР от 05.07.1988 N 58)// // Официальный сайт компании «КонсультантПлюс» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=ESU;n=9310

9. Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах:Основы законодательства РФ от 07.07.1993 N 5341-1 Официальный сайт компании «КонсультантПлюс»[Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.consultant.ru

10. Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации:указ Президента РФ от 17.03.1994 N 552(ред. от 19.11.2003) Официальный сайт компании «КонсультантПлюс»[Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.consultant.ru

11. Об Архивном фонде Алтайского края и архивах:закон Алтайского края от 28.12.1994(принят АКЗС 28.12.1994)Раздел IV,ст.17. //Официальный сайт компании «КонсультантПлюс»[Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.consultant.ru

12. О муниципальной службе в Алтайском крае:Закон Алтайского края от 10.09.1997 № 48-PC (ред. от 07.12.2007) (принят АКЗС 10.09.1997)// Официальный сайт Алтайского края [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.altairegion22.ru/

13. Постановление администрации Алтайского края от 30 ноября 2009 г. N 502 «Об утверждении программы "Развитие муниципальной службы в Алтайском крае" на 2009-2013 годы// Официальный сайт Алтайского края [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.altairegion22.ru

14. О Примерном положении о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования)// Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации [Электронный ресурс] Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/902018170

15. Об утверждении Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР:Постановление Совмина СССР от 04.04.1980 N 274 «» // Информационно- правовой портал [Электронный ресурс] Режим доступа: http://bestpravo.ru/sssr/gn-zakony/y7g.htm

16. Рекомендации по организации и ведению списков учреждений, организаций и предприятий-источников комплектования государственных и муниципальных архивов (одобрены Решением Центральной экспертно- проверочной комиссии при Росархиве 04.06.99Протокол N 2) // Комитет Ставропольского края по делам архивов: официальный сайт// [Электронный ресурс] Режим доступа: stavkomarchiv.ru

17. Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов:методические рекомендации (Подготовлено ВНИИДАД,согласовано ЦЭПК при Росархиве 30 октября 2012 г.)// Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархив) [Электронный ресурс] Режим доступа: http://archives.ru/documents/rekomend_organization-istochniki-komplektovaniya.shtml

18. Об утверждении структуры администрации г. Барнаула: Решение Барнаульской городской Думы от 10.06.2005 № 143 «О внесении дополнения в решение городской Думы от 03.06.2004 № 497// Российский правовой портал [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://law7.ru/altajsky/act5e/r372.htm

19. Об упорядочении структуры администрации г. Барнаула и утверждении Положения об архивном отделе администрации г. Барнаула: постановление администрации г. Барнаула от 12.07.2005 № 1980 // Российский правовой портал [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://law7.ru/altajsky/act5e/r372.htm

20. Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края: распоряжение Администрации Алтайского края от 05.01.2000 № 1-р // Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации [Электронный ресурс] Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/940710106

21. Примерное Положение об архивном отделе (комитете по делам архивов) органа местного самоуправления// Распоряжение Администрации Алтайского края от 05.01.2005 № 1-р.

22. Рекомендации по приему, оформлению, обработке документов личного происхождения в муниципальных архивах. Барнаул. 2009.

23. Антоненко В.В. Доклад заместителя начальника управления Алтайского края по культуре и архивному делу на научно-практической конференции «Алтайские архивы: взгляд извне и изнутри» Современное состояние, проблемы и перспективы развития архивной отрасли в Алтайском крае, 10.12.2010 г. Барнаул/« Современное состояние, проблемы и перспективы развития архивной отрасли в Алтайском крае»

24. Антоненко В.В. О состоянии и некоторых проблемах по формированию Архивного фонда Алтайского края. Сообщение на совещании-семинаре Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа в г. Новосибирске 26 июня 2013 года

25. Итоги деятельности архивных органов и учреждений Сибирского федерального округа 2012 г.// Комитет по делам архивов департамента по культуре и туризму Томской области: официальный сайт [Электронный ресурс] Режим доступа:http://archupr.tomsk.gov.ru/itogi_djejatjelnosti_arkhivnykh_organov_i_uchrjezhdjenij_sibirskogo_fjedjeralnogo_okruga

26. Ломакина А.И. Отчет о реализации основных направлений развития архивного дела в Алтайском крае за 2010 год начальника управления по культуре и архивному делу.// Управление по культуре и архивному делу: официальный сайт [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.culture22.ru/documents/otchety_o_dejatel_1

27. Мещерина Т.В. Доклад на заседании научного Совета Уральского федерального округа 17.06.2010 г // Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархив) [Электронный ресурс] Режим доступа:http://archives.ru/coordination/nms/URFO_170610_report.shtml

28. Попова.Е.Н. Доклад - Зам. начальника отдела обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий Росархива «Современное cостояние и проблемы обеспечения сохранности документов в государственных и муниципальных архивах»// Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархив) [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.rusarchives.ru/news/nms140605_p.shtml

29. Приложение к докладу руководителя Федерального архивного агентства В.П. Козлова на общественных слушаниях, проводимых Общественной палатой Российской Федерации совместно с Федеральным архивным агентством, на тему «Современные проблемы состояния сохранности, комплектования и использования Архивного фонда Российской Федерации»// Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархив) [Электронный ресурс] Режим доступа:http://www.rusarchives.ru/news/oprf_d/s10.shtml

30. Резолюция межрегиональной научно-практической конференции «Муниципальный архив» (В сокращении) // Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархив) [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://archivesjournal.ru/?p=1210

31. Алексеева, Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. - М.: Академия, 2004.-272 с.

32. Альбрехт Б.В. Роль и место муниципальных архивов на современном этапе развития архивного дела в РФ/Б.В. Альбрехт// Отечественные архивы-2010.№ 5.- 182 с.

33. Антоненко В.В.Структура и основные задачи управления архивного дела администрации АК // Алтайский архивист.2004. № 1.-217 с

34. Антоненко, В.В. Информация об участии в работе межрегиональной научно-практической конференции, посвященной проблемам деятельности муниципальных архивов (г. Тобольск)/ В.В. Антоненко// Алтайский архивист. - 2008. - № 2 (16). - С. 28-31.

35. Антоненко, В.В. О практике взаимоотношений управления архивного дела и муниципальных архивов с федеральными структурами по сохранению документального наследия Алтайского края/ В.В. Антоненко// Алтайский архивист. - 2009. - № 1 (17). -172 с.

36. Антоненко, В.В. О практике взаимоотношений Управления архивного дела и муниципальных архивов с федеральными структурами по сохранению документального наследия Алтайского края: выступление на заседании НМС арх. учреждений Сибирского федерального округа, 5-6 авг. 2009 г., г. Горно-Алтайск/ В.В. Антоненко// Алтайский архивист. - 2009. - № 1 (17). - С. 7-9

37. Артизов А.Н. Новый ориентир для муниципальных органов упрпавления архивным делом // Отечественные архивы.2001.№ 6-165 с.

38. Артизов, А.Н. Специалисты Росархива - О Правилах 2007 г./ А.Н. Артизов, Т.Е. Шабанова, Т.А. Мещерина, И.Н. Киселев, Т.Ф. Павлова// «Отечественные архивы». - 2007. - № 4.-170 с.

39. Артизов, А.Н. Специалисты Росархива - о Правилах 2007 г./ А.Н. Артизов, Т.Е. Шабанова, Т.А. Мещерина, И.Н. Киселев, Т.Ф. Павлова// «Отечественные архивы». - 2007. - № 4.-163.

40. Архивный фонд Алтайского края.// Управление по культуре и архивному делу: официальный сайт [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.culture22.ru/arhivnoe_delo/arhivnyy_fond.html

41. Асфандиярова, И. Г. Региональное архивное законодательство России: тенденции развития/ И. Г. Асфандиярова// Отечественные архивы. - 2006. - № 4. - С. 29-38.

42. Бабичева, Е.В. Муниципальный архив города Осиннки/Е.В. Бабичева//»Отечественные архивы» -2007-№4-С.24-33.

43. Базелевич, В.В. Октябрьский муниципальный архив/В.В. Базелевич//«Отечественные архивы» -2008-№2-С.60-67.

44. Банасюкевич, В.Д. Основные правила работы архивов организаций / В.Д. Банасюкевич //«Делопроизводство». - 2002. - № 4. - С.2-6.

45. Беликова С. В. Административно-правовое регулирование архивного дела в Российской Федерации: автореф. дис. канд. юрид. наук: 12.00.02/ С. В. Беликова; Рос.акад.гос. службы при Президенте Рос. Федерации. - М., 2000. - 245 с

46. Березкина, Т.И. Муниципальный архив г. Вичуги/Т.И. Березкина, Т.В. Иванова// «Отечественные архивы» -2009-№1-С.77-86.

47. Булюлина, Е. В. Архивоведение/ Е. В. Булюлина; ВолГУ, Фак. филологии и журналистики, Каф. документной лингвистики и документоведения. - Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2008. - 92 с.

48. Бурова Е.М. Архивоведение: (теория и методика): учеб. для вузов / Е.М. Бурова, Е.В … - М.: МЭИ, 2012.-483 с.

49. Выйкин А.В. Рекомендации Межрегионального Круглого стола. Муниципальный архив как центр сохранения и использования информационных ресурсов по истории поселений// Вестник архивиста. Информационный бюллетень. 2005. № 5-6 (89-90).-389 с.

50. Доклады и сообщения на Шестой Всероссийской научной конференции 16-17 июня 2009 г. / Росархив, ВНИИДАД. -- М., 2009.-с.83

51. Егорова, Е.Д. Хроника архивного строительства на Алтае 1920-2000/ Е. Д. Егорова//Алтайский архивист. - 2000. - № 2 (1). - С. 110-114.

52. Егорова, Е.Д. Обеспечение сохранности документов наиболее используемых комплексов архивных документов в современных условиях/ Е. Д. Егорова// Алтайский архивист. - 2008. - № 2 (16). - С. 19-24.

53. Жукова Е.О., Калюк А.Д. Островок в реке времени// Алтайский архивист. 2002. № 1(3). // Алтайский региональный исторический портал [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://new.hist.asu.ru/biblio/archiv/Archivist1_3/35.html# 1001

54. Зверева, Н.А. Экспертиза ценности документов/ Н. А. Зверева// Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - № 2. - С. 34-37.

55. Козлов, В.П. Вопросы деятельности архивных учреждений в условиях экономического кризиса// Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2009. - № 7. [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/.

56. Козлов, В.П. Закон «Об архивном деле в РФ»/ В.П. Козлов// Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2005. - № 1. - С. 24-25

57. Крайская, З. В. Архивоведение/ З. В. Крайская, Э. В. Челлини. - М.: Норма, 2006. - 146 с.

58. Кузнецова, Т.В. О сроках хранения документов/ Т. В. Кузнецова// Секретарское дело. - 2004. - № 4. - С. 42-44.

59. Кутищев, В. Н. Формы договоров о передаче документов на хранение в ЦХАФ АК, муниципальные архивы/ В. Н. Кутищев// Алтайский архивист. - 2009. - № 1 (17). - С. 101-106.

60. Кутищев, В.Н. Информация «Об обеспечении сохранности документов Архивного фонда Алтайского края в муниципальных архивах городов и районов края»/ В. Н. Кутищев// Алтайский архивист. - 2008. - № 2 (16). - С. 38-40.

61. Ларин, Б. В. Решение краевой комиссии по местному самоуправлению от 20.05.2008 г. «Об обеспечении сохранности документов архивного фонда Алтайского края в муниципальных архивах городов и районов края»/ Б. В. Ларин// Алтайский архивист. - 2008.- № 2 (16). - С. 40-41.

62. Ларьков, Н. С. Документоведение/ Н. С. Ларьков, - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. - 427 с.

63. Маленко.В.В. Проблемы развития муниципальных архивов Ленинградской области // Отечественные архивы. - 2010. - №5.-178 с.

64. Муниципальные архивы Алтайского края. Путеводитель. 2008// Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархив) [Электронный ресурс] Режим доступа:http://guides.rusarchives.ru/browse/guidebook.html?bid=404&sid=1214064

65. Научно-методический совет архивных учреждений Уральского федерального округа// Совещание руководителей уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела и муниципальных архивных служб Приволжского, Сибирского, Уральского федеральных округов по теме «Муниципальный архив: проблемы и перспективы развития».Е.2007. -73с

66. Рогожин, М. Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия/ М.Ю. Рогожин. - СПб.: Питер, 2005. - 160 с.

67. Российское архивное дело: арх.-источниковед. исслед. / В.П. Козлов. - М.: РОССПЭН, 1999.-334 с.

68. Сиганова, Т.В. Делопроизводство и документооборот/ Т.В. Сиганова. - Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. - 71 с.

69. Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. -- М.,ВНИИДАД. 1982 п. 310 -489 с.

70. Трясунова, О.В. Организация доступа к архивным документам: правовые основы, проблемы, перспективы// Управление по культуре и архивному делу: официальный сайт [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http: //www/culture22ru/archivnoedelo/dokumenty.html

71. Храмцовская Н. А. Проблемы архивного хранения документов федеральных государственных органов и предприятий //Делопроизводство и документооборот на предприятии.Сентябрь 2006 [Электронный ресурс]. Режим доступа http://www.delo-press.ru/articles.php?n=5195

72. Официальный сайт Алтайского края [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.altairegion22.ru/

73. Архивы России [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.rusarchives.ru,

74. Управление Алтайского края по культуре и архивному делу [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.culture22.ru/

75. Комитет по делам архивов департамента по культуре и туризму Томской области [Электронный ресурс] Режим доступа: http://archupr.tomsk.gov.ru/

76. Официальный сайт компании «КонсультантПлюс»[Электронный ресурс]. Режим доступа:http://www.consultant.ru

77. Официальный сайт администрации Волчихинского района Алтайского края »[Электронный ресурс]. Режим доступа http://www.volchiha22.ru

Приложение

Анализ развития архивного дела в районах, городах Алтайского края на 01.01.2014