Нормативно-правовая и методическая база современного делопроизводства

Только после принятия комплекса мер, необходимы для установления режима коммерческой тайны, в соответствии со ст.7, обладатель информации имеет право:

-устанавливать, изменять и отменять в письменной форме режим коммерческой тайны;

-использовать информацию, составляющую коммерческой тайну, для собственных нужд;

-разрешать или запрещать доступ к информации, определять порядок и условия доступа;

-вводить в гражданский оборот информацию на основании договоров, предусматривающих включение в них условий об охране конфиденциальности;

-требовать от лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, в результате действий, осуществляемых случайно или по ошибке, охраны конфиденциальности информации;

-требовать от юридических и физических лиц, органов государственной власти, получивших доступ к информации, соблюдения обязанностей по охране ее конфиденциальности;

-защищать в установленном Федеральным законом порядке свои права в случае разглашения, незаконного получения или незаконного использования третьими лицами информации, составляющей коммерческую тайну, в том числе требовать возмещения убытков, причиненных в связи с нарушением его прав.

Следует отметить, что важную роль закон уделяет установлению режима коммерческой тайны при выполнении государственного контракта для государственных нужд (ст.9). В этом случае на выполнение научно - исследовательских, опытно - конструкторских, технологических или иных работ для федеральных государственных нужд или нужд субъекта Российской Федерации как "заказчиком", так и "исполнителем" должен быть определен объем конфиденциальных сведений, а также должны быть урегулированы вопросы установления режима коммерческой тайны в отношении полученной информации в результате работ по контракту. Или, по моему мнению, учитывая все вышесказанное, в контракте необходимо отразить, кто будет обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, полученной в результате работ, а кто контрагентом - "заказчик" или "исполнитель", т.е. кто будет принимать меры для установления режима коммерческой тайны, который также требует определенных затрат.

Федеральный закон большое внимание уделяет вопросам охраны коммерческой тайны в рамках трудовых отношений (ст.11). На мой взгляд, это происходит из - за специфики информационно - документационных взаимосвязей этих отношений.

Во-первых, результат работы, проделанной работником, при выполнении своих трудовых обязанностей или конкретного задания работодателя, может выступить в качестве информации, составляющей коммерческую тайну. Работник может стать владельцем результата своего труда, но не обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, в связи с тем, что работник не устанавливает режим коммерческой тайны

Во-вторых, при вступлении на работу гражданин передает работодателю о себе, свои персональные данные, которые в случае принятия его на работу уже выступают как персональные данные работника, защита и охрана которых определена Трудовым кодексом РФ (ст.14), и работодатель несет ответственность за разглашение этой информации. В данном случае, на мой взгляд, персональные данные работника должны выступать как информация, относящаяся к коммерческой тайне, и должна быть включена в перечень, составляющий коммерческую тайну. Персональные данные работника как бы имеют двойную защиту: трудового законодательства и законодательства о коммерческой тайне.

В-третьих, в трудовых отношениях, если работнику необходима информация для осуществления своих обязанностей и конкретных заданий, обладатель информации, составляющей коммерческой тайну, должен обеспечить работника данной информацией. В этом случае охрана конфиденциальности определена в ст.11 Федерального закона.

Все перечисленные отношения, по моему мнению, необходимо отразить в трудовом договоре между работодателем и работником. Если трудовой оговор заключен с самим руководителем организации, то в договоре должны предусматриваться его обязательства по обеспечению охраны конфиденциальности информации, обладателем которой является организация и ее контрагенты, и ответственность за обеспечение охраны ее конфиденциальности. В этом случае руководитель выступает как лицо, уполномоченное от организации, имеющее права обладателя информации, составляющей коммерческую тайну. В трудовом договоре с руководителем организации, а также в Инструкции по организации и документационному обеспечению режима коммерческой тайны необходимо отразить эти права. Следует оговорить, что в данном случае руководитель выступает как работник организации и соответственно в этих документах необходимо отразить его обязанности как работника.

В заключение статьи хотелось бы остановиться на ответственности за нарушение Федерального закона "О коммерческой тайне", отраженной в ст.14.

Нарушение Федерального закона влечет за собой дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Однако в п.3 ст.14 Федерального закона "О коммерческой тайне" существует оговорка, что органы государственной власти, иные государственные органы, органы местного самоуправления, получившие доступ к информации, несут перед обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, только гражданско-правовую ответственность за разглашение или незаконное использование этой информации их должностными лицами, государственными или муниципальными служащими указанных органов, которым она стала известна в связи с выполнением ими должностных обязанностей.

С одной стороны данный закон дополнил ФЗ "О государственной тайне" и в какой-то степени способствовал безопасности конфиденциальной тайны. Однако, судя по публикациям в СМИ и выступлениям чиновников и бизнесменов, данный закон в полной мере "не работает" причины этому разные. В какой-то мере это нежелание и неумение воплощать в жизнь некоторые статьи данного закона, а также отсутствие ответственности за свои действия.

Нужно также сказать, что Государственной думой был принят Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (Приложение 5), который включает в себя 9 глав и 32 статьи.

Первая особенность нового закона заключается в том, что он имеет статус федерального, и отсюда следует более детальная проработка вопросов комплектования, учета, использования и хранения архивных документов.

Серьезно расширена сфера действия закона. Если старый регулировал работу с документами, подлежащими только вечному хранению, то новый регулирует вопросы по организации, хранению, комплектованию и использованию документов с временными сроками хранения. Закон специально выделяет нормы работы с документами так называемого личного состава-с теми, что зафиксировали правоотношение между гражданами и работодателями. Это комплекс документов, по которым архивы ежегодно готовят более миллиона справок социально-правового характера: о подтверждении трудового стажа, награждениях и т.д.

Новый закон основывается на разграничении предметов ведения и полномочий между РФ и субъектами РФ, между субъектами РФ и муниципальными образованиями. Впервые определен порядок делегирования органам местного самоуправления государственных полномочий в архивной сфере. Проведено очень четкое разграничение прав собственности на архивные документы между Центром, субъектом Федерации и муниципальными образованиями. Теперь, если в государственном архиве какого-то региона хранятся документы федеральной собственности, мы должны идти цивилизованным путем и заключить с этим субъектом Федерации договор о хранении.

Важным моментом является и специальная статья, которая подробно объясняет одну из самых болезненных проблем российского архивного дела последнего десятилетия: как поступать с архивными документами в случае ликвидации или реорганизации юридических лиц всех форм собственности. Отсутствие этого регулирования привело к тому, что очень часто архивные документы оказывались бесхозными или просто утрачивались. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из настоящего Федерального закона, других федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации.

Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить настоящему Федеральному закону. В случае противоречия настоящему Федеральному закону указанных актов действуют нормы настоящего Федерального закона.

В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия:

1) архивное дело в Российской Федерации (далее также - архивное дело) - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

2) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

3) документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

4) документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

5) особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;

6) уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;

7) архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

8) Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;

9) архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

10) государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

11) муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

12) постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);

13) временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

14) временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона;

15) депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе государственными академиями наук, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;(в ред. Федерального закона от 04.12.2006 N 202-ФЗ)

16) экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

17) упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

18) владелец архивных документов - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;

19) пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Во второй главе настоящего закона речь идет об архивном фонде Российской Федерации.

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов.

Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти.

Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

Защита права собственности на архивные документы.

Право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается.

Архивные документы, находящиеся в незаконном владении, подлежат передаче собственникам или законным владельцам в соответствии с международным договором Российской Федерации и законодательством Российской Федерации.

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации.

Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается.

В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов.

Порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации к особо ценным документам, в том числе уникальным документам, порядок учета таких документов, создания и хранения их страховых копий определяются специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

постоянно-в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;

временно-в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России)), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;

3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

-записей актов гражданского состояния - 100 лет;

-документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

-проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

-технологической и конструкторской документации - 20 лет;

-патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

-научной документации - 15 лет;

-кино- и фотодокументов - 5 лет;

-видео- и фонодокументов - 3 года.

Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Признать, утратившими силу законодательные акты в связи с принятием настоящего Федерального закона.

Со дня вступления в силу настоящего Федерального закона признать утратившими силу:

1) Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 года N 5341-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 33, ст. 1311);

2) Постановление Верховного Совета Российской Федерации от 7 июля 1993 года N 5342-1 "О порядке введения в действие Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 33, ст. 1312).

Положительной стороной в данном законе является то, что были уточнены многие правила и положения работы архива. Частично реализовалась увязка данного документа с новыми базовыми документами по делопроизводству (ГОСТ Р. 6.30-2003, новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти). Негативные моменты связаны больше с проблемами организационного и психологического свойства - переподчинение Росархива непосредственно от Правительства РФ к Министерству по культуре и массовым коммуникациям, т.е. с понижением статуса архивного ведомства с вытекающими из этого последствиями (материально-техническое обеспечение, заработная плата, понижение статуса работников архива и т. д.) время ряд Федеральных законов, принятые ранее.

Для придания юридической силы документам в электронном форме важны положения Федерального закона Российской Федерации "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 года №1-ФЗ (Приложение 6). В законе подробно рассмотрены вопросы использования электронно-цифровой подписи. Данный закон включает в себя 5 глав и 21 статью.

Целью настоящего Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Основные понятия:

-электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

-электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

-владелец сертификата ключа подписи - физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы);

-средства электронной цифровой подписи - аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций - создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей;

-сертификат средств электронной цифровой подписи - документ на бумажном носителе, выданный в соответствии с правилами системы сертификации для подтверждения соответствия средств электронной цифровой подписи установленным требованиям;

-закрытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи;

-открытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;

-сертификат ключа подписи - документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи;

-подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе - положительный результат проверки соответствующим сертифицированным средством электронной цифровой подписи с использованием сертификата ключа подписи принадлежности электронной цифровой подписи в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи и отсутствия искажений в подписанном данной электронной цифровой подписью электронном документе;

-пользователь сертификата ключа подписи - физическое лицо, использующее полученные в удостоверяющем центре сведения о сертификате ключа подписи для проверки принадлежности электронной цифровой подписи владельцу сертификата ключа подписи;

-информационная система общего пользования - информационная система, которая открыта для использования всеми физическими и юридическими лицами и в услугах которой этим лицам не может быть отказано;

-корпоративная информационная система - информационная система, участниками которой может быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы.

Глава 1. Общие положения.

Глава 2. Условия использования электронной цифровой подписи.

Глава 3. Удостоверяющие центры.

Глава 4. Особенности использования электронной цифровой подписи.

Глава 5. Заключительные и переходные положения.

Массовое создание и использование компьютерных баз данных обострило проблему защиты документов и информации от несанкционированного доступа. Этот вопрос рассматривается в целом ряде законов. Прежде всего в Федеральном Законе "О государственной тайне" от 6 ноября 1997 г. (Приложение 10). Настоящий закон регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защиты в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.

Нормативно-правовой акт, который имеет непосредственное отношение к образованию документоведов, к последующей их практической деятельности - это Федеральный Закон РФ №8-ФЗ " Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (Приложение 7). Был принят Госдумой 21 января 2009 г., одобрен Советом Федерации 28 января 2009 г. и подписан Президентом РФ 9 февраля 2009 г. №8. С 1 января 2010 г. вступил в силу. Впервые в истории Российского государства этот нормативно - правовой акт устанавливает положение, которое фактически устанавливает порядок подотчетности органов власти перед народом.

По любому вопросу жизнедеятельности гражданин РФ может получить исчерпывающую информацию, за исключением тех сведений, которые затрагивают государственную, военную тайну и некоторые другие сведения.

Закон структурно состоит из 5 глав, которые охватывают 20 статей. Содержащих в себе соответствующие правовые основы получения информации, принципиально новые технологии получения запрашиваемой информации, прежде всего технологии электронные с использованием сети Интернет.

Федеральный закон содержит общие положения, определяет сферу действия правовое регулирование, основные принципы обеспечения доступа, раскрывает способы получения информации, порядок пользования информацией, определяет организацию доступа к информации, виды и способы выдачи информации, устанавливает контроль, надзор, ответственность за нарушение закона.

Каждая глава, статья имеет непосредственное отношение к работе документоведа.

Следующий пакет законодательных актов - это законы о языке, интересующие службу ДОУ в части использования языка в документах. В первую очередь следует отметить Закон Российской Федерации "О языках народов Российской Федерации" от 25.октября 1991 г. №1807-1. Также следует сказать, о другом законе, который дополняет и расширяет закон 1991г.

Это Федеральный Закон РФ "О государственном языке Российской Федерации" 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ (Приложение8), принятый Государственной Думой 20 мая 2005 г. Закон описывает сферы обязательного использования государственного языка Российской Федерации на всей территории Российской Федерации, обеспечение права граждан на пользование государственным языком РФ, защиту и развитие языковой культуры

К работе делопроизводственной службы имеет прямое отношение и Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ (с изменениями 2006, 2007, 2008 гг.) Закон фиксирует обязательность документирования всех хозяйственных операций, указывает, что первичные документы составляются только по унифицированным формам. Очень важна статья закона о хранении документов.

2.2 Указы Президента РФ, регулирующие нормативно - правовую и методическую базу современного делопроизводства

Указы Президента РФ в области документационного обеспечения управления можно разделить на 2 группы:

-указы, дополняющие законодательство о работе с документами ограниченного доступа;

-указы Президента о документировании прохождения государственной службы.

Первая группа указов касается документов, содержащих информацию, связанную СС государственной и коммерческой тайной.

Работники службы ДОУ по роду своей деятельности часто встречаются с документами ограниченного доступа. Указы Президента определяют, какие именно сведения могут составлять государственную тайну и какие относятся к сведениям конфиденциального характера:

-Указ Президента РФ "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" от 30 ноября 1995 г. №1203;

-Указ Президента РФ "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" от 6 марта 1997 г. №188.

Указы дают не только перечень сведений, отнесенных государственной тайне, но и указывают государственные органы, наделенные полномочиями по распоряжению той или иной категории сведений, отнесенных государственной тайне.

К такой информации отнесены сведения в военной области, разведывательной, контрразведывательной и оперативно - розыскной деятельности. Таким образом, большая часть сведений конфиденциального характера связана с частной жизнью и деятельностью граждан Российской Федерации.

Вторая группа указов-это указы Президента о документировании прохождения госслужбы, подписанные президентом РФ в 2005 г. №10:

-Указ Президента РФ "О проведении аттестации государственных гражданских служащих РФ" от 10 февраля 2005 г. №10;

-Указ Президента РФ "О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими РФ и оценке их знаний, навыков и умений" от 1 февраля 2005 г. №111;

-Указ Президента РФ "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы РФ" от 1 февраля 2005 г. №112;

-Указ Президента РФ "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведения его личного дела" от 30 мая 2005 г. №609.

Эта группа указов, подробно рассматривающая порядок документирования прохождения госслужбы, прежде всего, нужна работникам кадровых служб.

Одним из важнейших документов по планированию развития системы обеспечения национальной безопасности РФ, в котором излагается порядок действий и меры по обеспечению национальной безопасности - Указ Президента РФ "О стратегии национальной безопасности Российской Федерации до 2020 года" от 12 мая 2009 г. №537 (Приложение 8).

Стратегия, как документ, является основой для конструктивного взаимодействия органов государственной власти, организаций и общественных объединений для защиты национальных интересов РФ и обеспечения безопасности личности, общества и государства.

Данный документ важен тем, что он значительно расширяет общий кругозор будущего специалиста, признанного работать в системе органов. Он вводит целый комплекс терминов и понятий. Речь идет о системе разработки, движении документов стратегического планирования (концепции, программы, доктрины, стратегии, охватывающие все сферы жизнедеятельности государства).

Реализация Стратегии национальной безопасности Российской Федерации до 2020 года призвана стать мобилизующим фактором развития национальной экономики, улучшения качества жизни населения, обеспечения политической стабильности в обществе, укрепления национальной обороны, государственной безопасности и правопорядка, повышения конкурентоспособности и международного престижа Российской Федерации.

Следующий нормативно-правовой документ Указ Президента РФ "О мерах по обеспечению информационной безопасности в сфере международного информационного обмена" от 12 мая 2004 г. №611 (Приложение 12). Был опубликован 26 мая 2004 г.

В нем выражаются цели по обеспечению информационной безопасности в сфере международного информационного обмена посредством информационных систем, сетей и сетей связи, включая международную ассоциацию сетей "Интернет".

Говорится о том, что владельцы открытых и общедоступных государственных информационных ресурсов осуществляют их включение в состав объектов международного информационного обмена только при использовании сертифицированных средств защиты информации, обеспечивающих ее целостность и доступность, в том числе криптографических для подтверждения достоверности информации. Владельцы и пользователи указанных ресурсов осуществляют размещение технических средств, подключаемых к открытым информационным системам, сетям и сетям связи, используемым при международном информационном обмене, включая сеть "Интернет", вне помещений, предназначенных для ведения закрытых переговоров, в ходе которых обсуждаются вопросы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.

6 марта 1997 года вышел Указ Президента РФ №188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изменениями от 23 сентября 2005 г.) (Приложение 13).

В нем содержатся:

-сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.

-сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, а также сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты, осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20 августа 2004 г. N 119-ФЗ "О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства" и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации (в ред. Указа Президента РФ от 23.09.2005 N 1111)

-служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна).

-сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее).

-сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна).

-сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Указ Президента "О Национальной стратегии противодействия коррупции и Национальном плане противодействия коррупции на 2010-2011 годы" от 13 апреля 2010 г. №460 (Приложение 11).

В нем указывается то, что во исполнение Национального плана противодействия коррупции, утвержденного Президентом Российской Федерации 31 июля 2008 г. N Пр-1568, в России создана законодательная база противодействия коррупции, приняты соответствующие организационные меры по предупреждению коррупции и активизирована деятельность правоохранительных органов по борьбе с ней.

Однако, несмотря на предпринимаемые государством и обществом меры, коррупция по-прежнему серьезно затрудняет нормальное функционирование всех общественных механизмов, препятствует проведению социальных преобразований и модернизации национальной экономики, вызывает в российском обществе серьезную тревогу и недоверие к государственным институтам, создает негативный имидж России на международной арене и правомерно рассматривается как одна из угроз безопасности Российской Федерации.

Указ содержит в себе пять разделов:

1. Общие положения.

2. Цель и задачи Национальной стратегии противодействия коррупции.

3. Основные принципы Национальной стратегии противодействия коррупции.

4. Основные направления реализации Национальной стратегии противодействия коррупции.

5. Механизм реализации Национальной стратегии противодействия коррупции.

В разделе четыре (Основные направления реализации Национальной стратегии противодействия коррупции), в пункте В), указывается:

"в) внедрение в деятельность федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, органов государственной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления инновационных технологий, повышающих объективность и обеспечивающих прозрачность при принятии законодательных нормативных правовых актов РФ, муниципальных правовых актов и управленческих решений, а также обеспечивающих межведомственное электронное взаимодействие с гражданами и организациями в рамках оказания государственных услуг".

2.3 Постановления Правительства РФ, регулирующие нормативно- правовую и методическую базу современного делопроизводства

Следующий уровень нормативных правовых актов - постановления Правительства РФ.

Первое постановление Правительства РФ, имеющее отношение к службе ДОУ - "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" от 3 ноября 1994 г. №1233. В нем определен порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения, документами и иными материальными носителями, содержащими подобную информацию служебного характера.

В следующем году принимается постановление Правительства РФ "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ" от 27 декабря 1995 г. №1268.

Постановление установило требования к лицензированию и наличию сертификатов "технических технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне" к полиграфическим и штемпельно-граверным предприятиям, изготавливающим печати и бланки с воспроизведением Государственного герба РФ.

В 1997 г. было принято постановление Правительства РФ "Об первичных учетных документах" от 8 июля 1997 г. №835. Этим постановлением на Государственный комитет РФ были возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации.

В этом же 1997 году вышло постановление Правительства РФ "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" от 13 августа 1997 г. №1009.

Два постановления, имеющих прямое отношение у службе ДОУ:

-постановление Правительства РФ "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" от 19 января 2005 г. №30 (Приложение 14);

-постановление Правительства РФ "О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" от 28 июля 2005 г. №452 (Приложение 11).

В регламенте прописаны все организационные моменты работы федерального органа, указаны некоторые виды документов, разрабатываемые федеральными органами власти, выделены основные правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти.

Таким образом, утвержденные постановлением Правительства РФ Типовые регламенты устанавливают необходимое единообразие и высокий уровень организации работы всей системы федеральных органов исполнительной власти.

Отметим еще два постановления, имеющих непосредственно важное значение:

-постановление Правительства РФ "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" от 15 апреля 2005 г. №221.

-постановление Правительства РФ "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи" 15 апреля 2005 г. №222.

В правилах предписаны виды, предельная масса почтовых отправлений, в том числе международных, порядок приемки и отправки.

15 июня 2009 г. Правительство РФ приняло Постановление № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Приложение 15). Этим постановлением выведена из действия "Типовая инструкция по делопроизводству" (2005 г.) и введены в действие новые "Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

Правила включают как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В них расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания, Правила отражают практически все вопросы организации делопроизводства, включая технологии электронного документооборота. И хотя они предназначены, в первую очередь, для министерств и ведомств, ими могут воспользоваться, и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности.

Принятие Постановления - важное событие в сфере документационного обеспечения управления. Оно гармонизирует ряд нормативно-правовых актов по проблемам делопроизводственной деятельности. В первую очередь имеется в виду попытка гармонизировать решение проблемы электронного документооборота с важнейшими нормативными актами, а именно: с требованиями ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (2006 г.); с Регламентом внутренней организации федеральных органов РФ, Регламентом их взаимодействия; с положениями ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов исполнительной власти и местного самоуправления (2009 г.); с положениями Указа Президента РФ "О стратегии национальной безопасности РФ до 2020 года" (2009 г.); с положениями Постановления Правительства РФ "О единой системе информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно - телекоммуникационной сети Интернет (2009 г.); введенной в действие Концепцией единой системы информационно - справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет (2009 г.); с положением Правил размещение в федеральных государственных информационных системах "Сводный реестр государственных и муниципальных услуг (функций) (2009 г.) и другими актами.

Правила также согласуются с рядом ранее принятых федеральных законов: "О работе с обращениями граждан", "О защите персональных данных", "О государственной тайне" и другими.

Правила более компактны. В них уменьшается число реквизитов, упомянуто, что работа с секретными документами осуществляется по специальным инструкциям.

В первом разделе (Общие положения) указывается, что на основе данных правил определяется единая система для всей делопроизводственной деятельности в стране.

Во втором разделе (Основные понятия) дается несколько иная трактовка понятий, как "документирование", "делопроизводство", "документ", "документооборот", "формуляр", "реквизит", "номенклатура" и ряд других понятий.

В третьем разделе раскрывается технология разработки документов. Основанием является формуляр документа. Он включает 24 реквизита вместо 30 прежних. Возвращен реквизит конфиденциальности. Изменена кодификация реквизитов. Вместо арабских цифр используются буквы русского алфавита.

Четвертый раздел - организация документооборота.

Пятый раздел определяет порядок образования документального фонда органа власти.

Шестой раздел устанавливает впервые официальный статус электронного документооборота в федеральном органе исполнительной власти. Дается развернутое содержание порядку работы с электронными документами. К шестому разделу дано Приложение - Перечень обязательных сведений о документах, используемый в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота.

Правила носят не рекомендательный, а обязательный характер, в них определены основные принципы, критерии.

Новый формуляр:

-Государственный герб РФ;

-наименование федерального органа исполнительной власти;

-должность лица, подписавшего документ;

-подпись должностного лица;

-вид документа;

-место составления (издания) документа;

-справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

-адресат;

-дата документа;

-регистрационный номер документа;

-наименование документа;

-регистрационный номер документа;

-ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

-отметка о наличии приложений;

-гриф согласованности;

-гриф утверждения;

-виза;

-оттиск печати;

-отметка о заверении копии;

-отметка об исполнителе;

-указания по исполнению документа;

-отметка о контроле документа;

-отметка об исполнении документа;

-отметка о конфиденциальности.

Перечень сведений о документах в системе электронного документооборота:

1. Адресант.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Вид документа.

5. Дата документа.

6. Номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Входящий номер документа.

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

10. Наименование текста.

11. Индекс дела.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Количество приложений.

15. Общее количество листов приложений.

16. Указания по исполнению документа.

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

18. Отметка о конфиденциальности.

Правила направлены на организацию ведения электронного документооборота и перехода к электронному правительству.

Одним из важнейших является такой документ, как Постановление Правительства РФ "О единой системе информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет" от 15 июня 2009 г. № 479 (Приложение 16).

В настоящей Концепции представлены составные элементы единой системы информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее - единая система), принципы и порядок ее построения и функционирования.

Единая система является организационной совокупностью государственных информационных ресурсов и информационных систем, необходимых для обеспечения комплексной информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления, в том числе в части предоставления государственных и муниципальных услуг.

Единая система содержит в своем составе следующие государственные информационные системы:

"Сводный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - сводный реестр);

"Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - единый портал);

региональные порталы государственных и муниципальных услуг (функций) и реестры государственных и муниципальных услуг (функций), предоставляемых (исполняемых) органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления.

Правительство Российской Федерации может принимать решение о включении в состав единой системы других государственных информационных систем, связанных с предоставлением государственных и муниципальных услуг (исполнением функций).

Сводный реестр - федеральная государственная информационная система, содержащая сведения о предоставляемых федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления государственных и муниципальных услугах и исполняемых этими органами государственных и муниципальных функциях (далее - сведения об услугах (функциях)), предназначенные для предоставления в установленном порядке по запросам заинтересованных лиц.