Нормативно-правовая и методическая база современного делопроизводства

Сводный реестр состоит из следующих разделов:

-федеральный реестр государственных услуг (функций);

-реестр государственных услуг (функций) субъектов Российской Федерации;

-реестр муниципальных услуг (функций);

-раздел справочной информации.

Реестры, образующие сводный реестр, состоят из сведений об услугах (функциях), предоставление (исполнение) которых регламентируется законодательными и иными нормативными правовыми актами, в том числе административными регламентами предоставления услуг (исполнения функций).

Федеральный реестр государственных услуг (функций) содержит сведения об услугах (функциях), предоставляемых (исполняемых) федеральными органами исполнительной власти.

Реестр государственных услуг (функций) субъектов Российской Федерации содержит сведения об услугах (функциях), предоставляемых (исполняемых) органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Реестр муниципальных услуг (функций) содержит сведения об услугах (функциях), предоставляемых (исполняемых) органами местного самоуправления.

Раздел справочной информации содержит справочники органов исполнительной власти и органов местного самоуправления и справочники мест предоставления государственных и муниципальных услуг.

Справочники органов исполнительной власти и органов местного самоуправления содержат систематизированные сведения о федеральных органах исполнительной власти, органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления, в том числе их структурных подразделениях, о руководителях этих органов и подразделений, почтовых адресах, телефонах, факсах, адресах электронной почты, электронных адресах официальных сайтов в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

Справочники мест предоставления государственных и муниципальных услуг содержат информацию о почтовых адресах мест очного приема граждан и представителей организаций, информацию о том, как добраться до мест предоставления услуг (приемные территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг и др.).

Для ведения информационного ресурса сводного реестра Правительством Российской Федерации определяется уполномоченный орган по ведению информационного ресурса сводного реестра, который организует в том числе централизованное формирование и ведение указанных справочников.

Подготовка к размещению, размещение и актуализация сведений об услугах (функциях) в сводном реестре осуществляются ответственными лицами федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации путем заполнения электронных форм сводного реестра с использованием его программно-технических средств.

Заполнение электронных форм сводного реестра осуществляется в соответствии с Правилами размещения в федеральных государственных информационных системах "Сводный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)" и "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" сведений о государственных и муниципальных услугах (функциях) (далее - Правила).

Единый портал - федеральная государственная информационная система, которая обеспечивает доступ граждан и организаций к части сведений об услугах (функциях), размещенных в сводном реестре, предназначенных для распространения.

Сведения об услугах (функциях), размещаемых на едином портале, должны быть полными и достоверными. Состав сведений об услугах (функциях), размещаемых на едином портале, определяется в соответствии с Правилами.

По мере создания условий для однозначной идентификации получателей услуг и в случае появления возможностей предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде единый портал может использоваться гражданами и организациями для подготовки и размещения запросов в электронном виде на предоставление государственных и муниципальных услуг и получение результатов предоставления этих услуг, а также для оплаты услуг в электронной форме.

В постановлении указывается: В целях обеспечения информационной открытости деятельности государственных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, повышения качества и доступности предоставляемых ими государственных и муниципальных услуг Правительство РФ постановляет:

1. Одобрить прилагаемую Концепцию единой системы информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием телекоммуникационной сети Интернет.

2. Утвердить прилагаемые Правила размещения в федеральных государственных информационных системах "Сводный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)", "Сведений о государственных и муниципальных услугах (функциях)".

Следующий нормативно-правовой акт, отражающий уровень научно -технического развития страны, является, можно сказать верховным. При успешной реализации его может быть сделан очередной шаг в консолидации Содружества независимых государств, являющейся важнейшим стратегическим направление деятельности РФ.

Постановление Правительства РФ "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" от 22 сентября 2009 г. №754 (Приложение 17).

Необходимость данного документа проявляется в том, что в стране еще не отлажена система электронного документооборота между министерствами, агентствами, ведомствами, между федеральными и муниципальными органами власти. Положение определяет содержание, организацию, принципы, технологии электронного документооборота.

Межведомственный документооборот представляет собой взаимодействие федеральных систем электронного документооборота. Организатором электронного документооборота является федеральная служба охраны РФ.

В числе участников межведомственного электронного оборота называются:

1. Федеральные органы государственной власти.

2. Администрация Президента РФ.

3. Аппарат Правительства РФ.

В Положении подчеркивается, что под взаимодействием федеральных информационных систем электронного документооборота следует понимать обмен электронными сообщениями, т.е. ведение служебной переписки в электронной форме между участниками межведомственного электронного документооборота.

Положение обстоятельно пояснят, что следует понимать под служебной перепиской. Прежде всего имеется в виду:

-направление и получение в электронной форме решений и поручений Президента РФ и Правительства РФ;

-получение информации о ходе рассмотрения федеральными органами исполнительной власти электронных сообщений, в том числе поручений Президента РФ и Правительства РФ;

-направление в электронной форме докладов Президенту РФ и правительству РФ;

-внесение в Правительство РФ федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных актов в электронной форме;

-осуществление федеральными органами исполнительной власти согласительных процедур по проектам нормативных правовых актов в электронной форме.

Обмен информацией может быть как общедоступной, так и информацией, содержащей служебную тайну.

Положение устанавливается технико-технологическая инфраструктура межведомственного электронного документооборота, оператором которого является организатор межведомственного электронного документооборота.

Четко определены функции, которые возлагаются Положение на организаторов межведомственного электронного документооборота. В числе этих функций:

-организационное и методическое обеспечение межведомственного электронного документооборота;

-формирование и актуализация глобальных адресных справочников почтовых серверов;

-обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры;

-обеспечение информационной безопасности межведомственного электронного документооборота в соответствии с законодательством РФ.

В настоящее время разворачивается формирование систем межведомственного электронного документооборота. Создание технико-технологической его инфраструктуры возлагается на организатора, которым определена Федеральная служба охраны РФ.

Данная служба, в частности, передает в низовые узлы безвозмездно все необходимые технические средства (во временное пользование).

В Положении дана развернутая характеристика электронному сообщению, которое должно состоять из сопроводительной и содержательной частей.

Сопроводительная часть предназначается для адресации сообщения, а содержательная часть представляет собой текст самого сообщения. Возможно текст сообщения с присоединяемыми файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты.

Положение предусматривает, что регистрация (учет) электронных сообщений в федеральной информационной системе электронного документооборота участников межведомственного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству этого участника.

В Положении определен порядок обеспечения информационной безопасности при осуществлении электронного документооборота между ведомствами. Предусматривается комплекс организационных, технических, кадровых и иных мероприятий, вплоть до специального оборудования помещений всех участников электронного документооборота.

Следующим важным документом в делопроизводственной службе является Постановление правительства РФ "О порядке ввода в эксплуатацию отдельных государственных информационных систем" от 10 сентября 2009 г. №723 (Приложение 18). В соответствии с частью 6 статьи 14 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Правительство Российской Федерации постановляет:

1. До ввода в эксплуатацию федеральной государственной информационной системы, которая предназначена для использования при осуществлении государственных функций и (или) предоставления государственных услуг, федеральный орган исполнительной власти обязан:

-принять правовой акт о порядке и сроках ввода в эксплуатацию федеральной государственной информационной системы;

-зарегистрировать федеральную государственную информационную систему в реестре федеральных государственных информационных систем.

2. Утвердить прилагаемое Положение о регистрации федеральных государственных информационных систем.

3. Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций обеспечить регистрацию федеральных государственных информационных систем и ведение реестра федеральных государственных информационных систем с учетом информации Государственного регистра баз и банков данных.

4. Рекомендовать палатам Федерального Собрания Российской Федерации, Счетной палате Российской Федерации, Судебному департаменту при Верховном Суде Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Генеральной прокуратуре Российской Федерации и Администрации Президента Российской Федерации регистрировать федеральные государственные информационные системы в реестре федеральных государственных информационных систем.

5. Министерству связи и массовых коммуникаций Российской Федерации в IV квартале 2009 г. утвердить формы заявки на регистрацию федеральной информационной системы в реестре федеральных государственных информационных систем, заявки об актуализации сведений о такой системе, заявки об отмене регистрации в указанном реестре, а также форму электронного паспорта федеральной государственной информационной системы.

6. Федеральным органам исполнительной власти в I квартале 2010 г. зарегистрировать федеральные государственные информационные системы, введенные в эксплуатацию до вступления в силу настоящего постановления.

Наиважнейшее значение имеют следующие нормативно - правовые акты, такие как:

1. Постановление Правительства Российской Федерации "Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" от 3 ноября 1994 г. № 1233 (с изм. от 8 августа 2003 г., 4 августа 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 29, ст. 3035).

2. Постановление Правительства Российской Федерации "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" от 27 декабря 1995 г. № 1268 (с изм. от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123).

3. Постановление Правительства Российской Федерации "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" от 13 августа 1997 г. № 1009 (с изм. от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г., 7 июля 2006 г., 29 декабря 2008 г., 17 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895).

4. Постановление Правительства Российской Федерации "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" от 01 июня 2004 г. № 260 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 23, ст. 2313).

5. Постановление Правительства Российской Федерации "О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" Федерации от 19 января 2005 г. № 30 (с изм. от 11 ноября 2005 г., 15 октября 2007 г., 21 февраля, 28 марта 2008 г., 10 марта, 15 июня 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4 ст. 305).

6. Постановление Правительства Российской Федерации "О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" от 28 июля 2005 г. № 452 (с изм. от 15 октября 2007 г., 21 февраля, 28 марта, 7 ноября 2008 г., 17 марта, 30 апреля, 15 июня 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233).

Настоящий Типовой регламент устанавливает общие правила внутренней организации федеральных органов исполнительной власти и применяется совместно с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти.

Регламент федерального органа исполнительной власти разрабатывается в соответствии с федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации (далее - Правительство), положением о соответствующем федеральном органе исполнительной власти и на основе Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и настоящего Типового регламента.

Наряду с положениями, предусмотренными Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и настоящим Типовым регламентом, федеральный орган исполнительной власти может включать в свой регламент иные положения по вопросам, не урегулированным указанными типовыми регламентами.

В случае если на федеральное министерство возложены полномочия по координации деятельности государственных внебюджетных фондов, в регламент федерального министерства включаются положения, регулирующие порядок координации этим министерством деятельности государственных внебюджетных фондов, разработанные федеральным министерством на основе Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, положения об этом министерстве и иных нормативных правовых актов, определяющих правовое положение соответствующих государственных внебюджетных фондов.

Федеральные органы исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации, руководствуются настоящим Типовым регламентом, если федеральными законами или актами Президента Российской Федерации не установлены иные правила.

Тема электронного документооборота с каждым годом приобретает в России все большую актуальность. Естественно, растет рынок автоматизированных систем электронного документооборота; появляется все больше и больше новых систем, системы, уже завоевавшие репутацию расширяют свою функциональность.

В настоящее время немало слов сказано об электронном документообороте, в связи с этим была издана Федеральная целевая программа "Электронная Россия (2002 - 2010 годы)". Постановлением Правительства РФ "О федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002 - 2010 годы)" (с изменениями от 26 июля 2004 г., 15 августа 2006 г.) от 28 января 2002 г. № 65. Данная программа интересна тем, что задает общую цель-внедрение современных информационных технологий в работу правительственных структур, всех государственных и муниципальных учреждений, организаций в том числе и ведомственного и межведомственного электронного документооборота.

Цели Программы:

-повышение качества и эффективности государственного управления на основе организации межведомственного информационного обмена и обеспечения эффективного использования органами государственной власти информационных и коммуникационных технологий;

-расширение возможности доступа граждан к информации для реализации своих конституционных прав, в том числе к сведениям о деятельности органов государственной власти, обеспечение непосредственного участия институтов гражданского общества в процедурах формирования и экспертизы решений, принимаемых на всех уровнях государственного управления;

-обеспечение защиты и безопасности данных, используемых для целей государственного управления, прав граждан на защиту персональных данных и реализацию их законных интересов при информационном взаимодействии с органами государственной власти;

-устранение дублирования сбора органами государственной власти данных, снижение издержек для населения и организаций, связанных с их предоставлением;

-повышение оперативности предоставления государственных услуг, требующих межведомственного взаимодействия, снижение числа обращений граждан и организаций в органы государственной власти и сокращение времени вынужденного ожидания, внедрение единых стандартов обслуживания населения, создание условий для предоставления государственных услуг на принципе "одного окна";

-совершенствование системы информационно-аналитического обеспечения государственного управления, обеспечение оперативности и полноты контроля за результативностью деятельности органов государственной власти, повышение уровня подотчетности органов государственной власти гражданам;

-придание официального статуса электронным формам взаимодействия, обеспечение подлинности и достоверности информации в процессах электронного взаимодействия органов государственной власти между собой, а также с населением и организациями путем использования электронной цифровой подписи;

-повышение эффективности управления внедрением информационных и коммуникационных технологий в деятельность органов государственной власти;

-повышение уровня квалификации и профессиональной подготовки работников органов государственной власти в сфере использования информационных и коммуникационных технологий.

Задачи Программы:

-формирование системы стандартов и методических рекомендаций по управлению внедрением информационных и коммуникационных технологий в государственное управление, разработке и внедрению государственных информационных систем;

-разработка стандартов, регламентирующих порядок и процедуры сбора, хранения и предоставления сведений, содержащихся в государственных информационных системах, обмена информацией в электронном виде между органами государственной власти и населением, а также контроля за использованием государственных информационных систем;

-обеспечение эффективного межведомственного информационного взаимодействия на основе внедрения системы межведомственного электронного документооборота, интеграции государственных информационных систем, предоставление регламентированного доступа к содержащимся в них данным и автоматизация процедур информационного обмена;

-развитие систем информационно-справочной поддержки населения по вопросам получения государственных услуг, внедрение электронных форм коммуникаций в процедуры предоставления государственных услуг населению и организациям;

-создание единой информационной системы планирования и контроля результативности деятельности органов государственной власти по обеспечению социально-экономического развития Российской Федерации;

-внедрение информационных систем, обеспечивающих поддержку деятельности Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации;

-разработка и тиражирование типового программного обеспечения поддержки выполнения основных функций органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

-разработка единых требований и программ повышения квалификации профессиональной подготовки и переподготовки работников органов государственной власти в сфере использования информационных и коммуникационных технологий.

Хотя Федеральная целевая программа "Электронная Россия (2002 - 2010 годы) не содержит нормативных требований напрямую относящихся к службе ДОУ, она не только представляет интерес, но и должна учитываться при определении основных направлений автоматизации и организации межведомственного документооборота в электронной форме в любой организации.

2.4 Распоряжение Правительства РФ "О концепции формирования в РФ электронного правительства до 2010года", регулирующее нормативно - правовую и методическую базу современного делопроизводства от 6 мая 2008 г. №632-р

Нормативно - правовой акт, имеющий непосредственное отношение к подготовке документоведов, и их практической деятельности - Распоряжение Правительства РФ "О концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года" от 6 мая 2008 №632-р (Приложение 16).

Настоящая Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года разработана Министерством информационных технологий и связи Российской Федерации совместно с Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации и Федеральной службой охраны Российской Федерации.

Под электронным правительством в настоящей концепции понимается новая форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий (далее - ИКТ) качественно новый уровень оперативности и удобства получения гражданами и организациями государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов.

Концепция определяет основные приоритеты, направления и этапы формирования в Российской Федерации электронного правительства на период до 2010 года.

Можно сказать, что данная Концепция содержит предпосылки для формирования в РФ электронного правительства.

Из этого следует, что формирование электронного правительства в Российской Федерации стало возможным благодаря широкому распространению ИКТ в социально-экономической сфере и органах государственной власти.

Так, по уровню распространения персональных компьютеров среди населения и доступности сети Интернет Россия стремительно сокращает отставание от развитых стран. Повышается уровень компьютерной грамотности. Высокими темпами развивается электронный бизнес и электронная коммерция. ИКТ все шире используются в повседневной жизни, в медицине и здравоохранении, образовании и науке.

Практически завершен этап первоначального оснащения органов государственной власти современной вычислительной техникой и создания соответствующей информационно-технологической и коммуникационной инфраструктуры обеспечения их деятельности. Многие ведомства в настоящее время внедряют комплексные информационные системы управления и переводят ведомственный документооборот в электронный вид. Практически все органы власти поддерживают ведомственные Интернет-сайты и размещают на них общую информацию о своей деятельности. К настоящему времени разработаны технические решения по построению защищенной системы межведомственного электронного документооборота, создана и введена в опытную эксплуатацию первая очередь, включающая 18объектов. В рамках реализации административной реформы ведется описание функций и процессов государственного управления, реализуются отдельные проекты по реорганизации и оптимизации административных процессов в отдельных ведомствах.

Вместе с тем, результаты внедрения ИКТ в органах государственной власти в настоящее время носят преимущественно внутриведомственный характер, что не позволяет значительно улучшить межведомственное взаимодействие и повысить качество государственных услуг, предоставляемых гражданам.

Практически отсутствуют государственные услуги, которые могут быть получены гражданином или организацией без непосредственного посещения государственного органа.

До настоящего времени не сформирована единая инфраструктура межведомственного обмена данными в электронном виде.

Действующие государственные информационные системы формировались отдельными органами государственной власти в условиях отсутствия единой нормативной правовой и нормативной технической базы. Содержащиеся в них сведения недоступны другим органам государственной власти для оперативного использования, что на практике приводит к значительным временным задержкам при межведомственном обмене информацией, многократному сбору и дублированию информации в разных системах. При этом часть информации оперативно не обновляется, что приводит к противоречивости данных, содержащихся в государственных информационных системах.

Использование недокументированных форматов данных, протоколов обмена, иных закрытых информационных технологий, отсутствие единых классификаторов, справочников и схем данных ограничивают возможность применения автоматизированных средств поиска и аналитической обработки информации, содержащейся в различных системах и затрудняют доступ граждан и организаций к государственным информационным системам. Это снижает оперативность подготовки управленческих решений, совместимость информационных систем, что отрицательно сказывается на качестве государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям.

Использование в деятельности органов государственной власти закрытых технологий, отсутствие единой государственной политики, опоры на идеологию открытых информационных систем (открытых стандартов) ведет к росту технологической зависимости ведомств от поставщиков средств ИКТ, снижает экономическую эффективность создания и развития информационных систем, нарушает права граждан и организаций на равный и недискриминационный доступ к государственным информационным системам.

Регламенты работы органов государственной власти практически не поддерживают оперативное информационное обновление Интернет-сайтов. Сайты нередко не содержат сведения о порядке и условиях оказания услуг гражданам и организациям. Отсутствует доступный единый реестр государственных услуг с информацией об условиях их получения, а также общая информационно-справочная система по взаимодействию населения с органами власти. Гражданам и организациям не доступна открытая информация, содержащаяся в ведомственных базах данных.

Ведомственные Интернет-сайты практически не используются для поддержки предоставления гражданам государственных услуг. Не определены приоритеты перевода государственных услуг в электронный вид. Недостаточными темпами развивается инфраструктура публичного (общественного) доступа граждан к созданным ими Интернет-сайтам и другие средства информационно-справочной поддержки и обслуживания граждан.

В процессе формирования находится инфраструктура, обеспечивающая юридическую значимость, достоверность и информационную безопасность электронных форм взаимодействия органов государственной власти между собой, а также с гражданами и организациями в рамках предоставления государственных услуг. Не обеспечено полномасштабное развертывание системы защищенного межведомственного электронного документооборота между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации, федеральными и региональными органами государственной власти.

Не автоматизированы процедуры сбора и обработки информации, необходимой для определения и контроля целевых показателей результативности деятельности органов государственной власти. Отсутствует единая система планирования и мониторинга эффективности реализации государственных программ и проектов, а также доступ к этой информации граждан.

Сложившаяся ситуация не позволяет обеспечить новый уровень качества государственного управления и оказания услуг гражданам и организациям на основе ИКТ и значительно снижает эффективность расходования бюджетных средств на создание и развитие государственных информационных систем.

Получение гражданами необходимой информации и государственных услуг в большинстве случаев требует непосредственного обращения граждан и организаций в органы государственной власти, формирования запросов и предоставления необходимой информации в бумажном виде.

Предоставление услуг, предусматривающих межведомственное взаимодействие или обращение граждан в несколько ведомств, из-за отсутствия взаимодействия между соответствующими ведомственными информационными системами связано с большой потерей времени и длительными задержками, что создает значительные неудобства для граждан.

Проблемы, препятствующие повышению эффективности использования ИКТ в деятельности органов государственной власти, носят комплексный межведомственный характер и не могут быть решены на уровне отдельных органов государственной власти.

Исходя из всего этого, формирование электронного правительства требует проведения скоординированных организационно-технологических мероприятий и согласованных действий органов государственной власти в рамках единой государственной политики.

Целями формирования в Российской Федерации электронного правительства являются:

-повышение качества и доступности предоставляемых гражданам и организациям государственных услуг, упрощение процедуры и сокращение сроков их оказания, снижение административных издержек со стороны граждан и организаций, связанных с их получением, внедрение единых стандартов обслуживания граждан;

-повышение открытости информации о деятельности органов государственной власти, расширение возможности доступа к ней и непосредственного участия граждан, организаций и институтов гражданского общества в процедурах формирования и экспертизы решений, принимаемых на всех уровнях государственного управления;

-повышение качества административно-управленческих процессов; совершенствование системы информационно-аналитического обеспечения принимаемых решений на всех уровнях государственного управления, обеспечение оперативности и полноты контроля за результативностью деятельности органов государственной власти, обеспечение требуемого уровня информационной безопасности электронного правительства при его функционировании.

Для достижения указанных целей необходимо обеспечить:

-развитие и широкое применение в деятельности органов государственной власти средств обеспечения удаленного доступа граждан и организаций к информации о деятельности государственных органов, основанных на использовании современных ИКТ;

-предоставление государственных услуг с использованием многофункциональных центров и сети Интернет на основе создания единой инфраструктуры обеспечения юридически значимого межведомственного автоматизированного информационного взаимодействия и взаимодействия государственных органов с гражданами и организациями;

-создание защищенной системы межведомственного электронного документооборота;

-внедрение ведомственных информационных систем планирования и управленческой отчетности в рамках создания единой государственной системы контроля результативности деятельности органов государственной власти по обеспечению социально-экономического развития Российской Федерации;

-формирование нормативной правовой базы, регламентирующей порядок и процедуры сбора, хранения и предоставления сведений, содержащихся в государственных информационных системах, обмена информацией в электронном виде между органами государственной власти, гражданами и организациями, а также контроля за использованием государственных информационных систем.

В концепции четко сказано, что в целях повышения эффективности государственного управления требуется завершить работы по созданию и внедрению защищенной технологической системы межведомственного электронного документооборота, которая должна обеспечить оперативный информационный и документационный обмен между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации, палатами Федерального Собрания Российской Федерации, федеральными органами исполнительной власти и другими ведомствами. При этом должна быть гарантирована достоверность и целостность передаваемой информации.

В соответствии с генеральной схемой (системным проектом) защищенной информационно-коммуникационной среды системы межведомственного электронного документооборота органов государственной власти Российской Федерации выполнены первоочередные работы по созданию головных узлов системы в Администрации Президента Российской Федерации и Аппарате Правительства Российской Федерации. Создан фрагмент защищенной инфраструктуры, позволяющий производить обмен электронными сообщениями, с применением средств шифрования, электронной цифровой подписи, и осуществлять доступ к информационным ресурсам.

С 2008 года начнутся работы по созданию на инфраструктуре защищенной системы межведомственного электронного документооборота распределенной системы контроля исполнения поручений Президента Российской Федерации.

Система межведомственного электронного документооборота создается для осуществления защищенного обмена электронными сообщениями с ограничительной пометкой "Для служебного пользования". При этом в переходный период предполагается дублировать электронные документы документами, подготовленными на бумажных носителях.

В дальнейшем будут проработаны вопросы возможности интегрирования защищенной системы межведомственного электронного документооборота с ведомственными информационными ресурсами, а также повышения грифа обрабатываемой информации.

В 2008 - 2010 годах планируется создание полномасштабной системы межведомственного электронного документооборота органов государственной власти Российской Федерации в применении к структуре федеральных органов исполнительной власти, утвержденной Указом Президента Российской Федерации от 20.05.2004г. №649 и расширение сервисов (в том числе видеоконференцсвязи).

Формирование необходимой нормативной правовой базы формирования электронного правительства является неотъемлемой частью данной Концепции.

Существующая нормативно-правовая база не покрывает сложившегося многообразия отношений, возникающих в рамках создания и использования ИКТ в государственном управлении, и не соответствует международной практике. Действующие нормативные правовые акты не согласованы между собой и регламентируют только отдельные аспекты информационного обмена между органами государственной власти, гражданами и хозяйствующими субъектами.

Формирование нормативной правовой базы должно быть направлено на обеспечение правовых условий создания и деятельности электронного правительства, создание правовой основы для обеспечения эффективного использования ИКТ в деятельности органов государственной власти, реализации прав граждан, защиты общественных и государственных интересов в этой сфере.

В рамках совершенствования нормативной правовой базы, согласно Концепции необходимо обеспечить:

-развитие законодательства, обеспечивающего использование электронной подписи в Российской Федерации, гармонизированного с международными правовыми актами;

-внесение изменений в законодательные акты о закупках товаров (работ, услуг) для государственных нужд для обеспечения технологической совместимости информационных систем органов государственной власти при проведении закупок продукции для государственных нужд, в том числе на условиях проведения совместных конкурсов с целью экономии на масштабе закупок;

-подготовку системы нормативных правовых актов, регламентирующих порядок определения необходимого объема авторских имущественных прав, в процессе закупок программ для ЭВМ для государственных нужд, порядок оценки конкурсных заявок, включая порядок закрепления и учета авторских имущественных прав на свободное программное обеспечение (программы для ЭВМ с открытым кодом);

-внесение изменений в законодательные акты для регламентации вопросов, связанных с внедрением в органах государственной власти систем электронного документооборота, использованием в системах электронного документооборота открытых стандартов форматов электронных документов, созданием и эксплуатацией государственных информационных систем, обеспечением их технологической и семантической совместимости, установлением единообразных требований по информационной безопасности;

-подготовку системы нормативных правовых актов, регламентирующих вопросы информационного взаимодействия органов государственной власти в процессе выполнения закрепленных за ними функций, идентификации участников электронного взаимодействия, деятельности уполномоченных государственных органов в электронном информационном обмене;

-внесение изменений и дополнений в законодательные акты об архивном фонде, регламентирующих порядок формирования, ведения и использования различных регистров, реестров и кадастров, классификаторов и номенклатур, устанавливающих формальные различия их между собой, а также ответственность ведомств за их создание и ведение (актуализацию).

Одновременно необходимо разработать нормативные правовые требования к способам выполнения административных регламентов с помощью информационных систем, определяющие:

-порядок определения состава данных, используемых при выполнении государственных услуг (учетных данных), а также регламентных действий (событий), приводящих к изменению учетных данных (учетных событий) в процессе оказания государственных услуг;

-порядок регистрации всех учетных событий, лиц, производящих изменения учетных данных, а также момента времени осуществления изменений;

-порядок обеспечения достоверности и юридической значимости электронных данных, используемых при выполнении административных регламентов с использованием информационно-коммуникационных технологий;

-порядок протоколирования (регистрации) всех юридически значимых административных процедур и административных действий, выполняемых с использованием информационно-коммуникационных технологий;

-порядок восстановления состояния учетных данных на любой момент времени в прошлом;

-порядок определения должностных лиц органа власти, ответственных за выполнение административных регламентов с использованием информационно-коммуникационных технологий;

-порядок обжалования действий или бездействия органа власти при выполнении административных регламентов с использованием информационно-коммуникационных технологий.

Также согласно Концепции должны быть определены организационные требования к порядку функционирования информационных систем, используемых при оказании государственных услуг:

-порядок ввода информационных систем в эксплуатацию, порядок их эксплуатации и выведения из эксплуатации;

-порядок исправления выявленных ошибок в используемых при выполнении административных регламентов программах для ЭВМ, порядок обновления версий программ для ЭВМ;

-порядок публикации (раскрытия) исходных текстов программ для ЭВМ, используемых при выполнении административных регламентов в электронном виде, и порядок обеспечения соответствия опубликованных исходных текстов фактически исполняемому коду в эксплуатируемых информационных системах органов власти;

-порядок публикации (раскрытия) технических спецификаций, описывающих интерфейсы информационных систем, используемые для взаимодействия с информационными системами получателей услуги.

Совершенствование нормативно-правовой базы позволит устранить отставание законодательства в этой области от потребностей общества и характера общественных отношений, а также создать целостную правовую систему и гармонизировать законодательство Российской Федерации с общепризнанными нормами и принципами международного права. Концепция гласит, что формирование электронного правительства в Российской Федерации до 2010 года планируется обеспечить в два основных этапа.

На первом этапе в 2008 году планируется разработать необходимые нормативные правовые и нормативно-технические документы, регламентирующие порядок использования ИКТ для обеспечения доступа граждан к информации о деятельности государственных органов, а также предоставления государственных услуг. На данном этапе необходимо также разработать типовые ведомственные технологические решения поддержки предоставления государственных услуг и обеспечения доступа к информации о деятельности органов государственной власти на основе ИКТ и провести их апробацию на отдельных примерах. Одновременно предполагается завершить проектирование и создание действующих прототипов и опытных участков межведомственных компонентов электронного правительства: единой системы информационно-справочной поддержки граждан, инфраструктуры межведомственного электронного взаимодействия, защищенной системы межведомственного электронного документооборота.

На втором этапе в 2009-2010 годах необходимо обеспечить тиражирование и внедрение в широкую практику деятельности государственных органов типовых ведомственных технологических решений, а также завершить первый этап создания межведомственных компонент с вводом их в промышленную эксплуатацию.

2.5 Нормативно - правовые акты ведомственных органов исполнительной власти РФ

Это нормативно - правовые акты федеральных органов исполнительных власти: министерств, государственных комитетов, агентств и т.п.

В первую очередь служба ДОУ должна следить за постановлениями Госкомстата РФ, вводящими альбомы унифицированных форма документов; постановлениями Министерства труда и социалистического развития, утверждающими нормативы времени на различные виды работ, в том числе управленческих, квалификационные справочники должностей работников, различные инструкции, в частности о порядке ведения трудовой книжки.

Выполняя постановление Правительства РФ от 8 июля 1997 г. №835 "О первичных учетных документах", Государственный комитет по статистике своими постановлениями вводит разрабатываемые альбомы унифицированных форм первичных учетных документов. В частности именно постановлением Госкомитета РФ от 5 января 2004 г. №1 введена ныне действующая редакция Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, формы которого используются во всех организациях.

Но, к сожалению, в организациях мало известно постановление Госкомстата РФ от 23 марта 1999 г. №20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичных учетных документов". Постановление важно тем, что оно регламентирует использование унифицированных форм учетной документации.

Особое место среди нормативно - методических документов занимают нормативы времени, утверждаемые постановлениями Минтруда РФ. Значительная их часть касается и работы управленческого аппарата как служб делопроизводства, так и работников бухгалтерии, составляющих и оформляющих бухгалтерскую документацию и службы кадров, оформляющей трудовые правоотношения. Нормативы времени содержат формулы для расчета численности персонала соответствующих служб, а также рекомендации по организации рабочего места, распорядку рабочего дня.

Постановлениями Минтруда РФ утверждаются и постоянно дополняемый "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих". Он используется при составлении должностных инструкций.

Порядок использования справочника также утвержден постановлением Министерства труда и социалистического развития РФ "Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих" от 9 февраля 2004 г. №9.

Глава 3. Основные методические документы по делопроизводству, регулирующие нормативно-правовую и методическую базу современного делопроизводства

Помимо законодательных и правовых актов, важнейшее значение для работников служб ДОУ имеют нормативно - методические документы.

В "Правилах подготовки нормативно - правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации", утвержденных постановлением Правительства РФ, к ним относятся постановления, приказы, распоряжения. Правила, инструкции и положения.

Правила, инструкции и положения, как организационно - методические документы, содержат не только указания что делать, но и как выполнить ту или иную работу, что делает их особенно ценными. Нормативные и методические документы вводятся в действие постановлениями или приказами, и тем самым становятся обязательными к исполнению.

Нормативно - правовые акты издаются на основе и во исполнение "федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах из компетенции".

Многие из них имеют не ведомственный, а общегосударственный характер, распространяясь на все направление деятельности, возглавляемое соответствующим министерством, комитетом агентством.

3.1 Государственные стандарты

Особую группу нормативных документов составляют стандарты, утверждаемые и вводимые в действие Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии. До принятия Федерального закона "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ выполнение стандартов носило обязательный характер. Выход закона перевел с 2003 г. стандартизацию на принципы добровольного применения стандартов, т.е. ГОСТ теперь не имеет обязательного характера. Но в то же время согласно самому определению стандарта, невыполнение требований стандартов тем самым делает работу не соответствующей требования сегодняшнего дня.

Один их стандартов - это ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство архивное дело. Термины и понятия", посвященный терминологии, используемой в делопроизводстве и архивном деле. На его терминологической основе разрабатываются все нормативно - методические документы по делопроизводству в организации. Здесь даны определения таких важнейших терминов, как документ, делопроизводство, ДОУ, официальный документ, дубликат документа, организационно - распорядительный документ, регистрация документа и многие другие. Всего ГОСТ содержит определения 140 основных терминов в области ДОУ.

ГОСТ Р 6.30-2003 г. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", содержит требования к оформлению организационно - распорядительной документации. Стандарт перечисляет 30 реквизитов, которые могут использоваться при подготовке и оформлении документов, дает схему расположения документов, определяет состав реквизитов документов и т.д.

Третий важнейший стандарт, принятый в 2007 г., - это ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования". Регулирует процессы управления документами не только в государственный, но и коммерческих и общественных организациях как внутренними, так и внешнего пользования, распространяется на управление документами всех форматов и на всех носителях, создаваемых или получаемых организациями в процессе их деятельности, содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций.

Все больше организаций проходят сертификацию на соответствие международным стандартам ИСО:9000. В ходе подготовки бизнес-процессов к сертификации будут особо актуальны положения ГОСТ ИСО 15489 - 1 - 2007 по управлению документами, так как управление документацией в стандарте рассматривается как часть системы управления качеством, базирующейся на требованиях стандартов ИСО 9001 и ИСО 14001.

ГОСТ содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами, необходимые всем организациям, решающим задачи совершенствования работы управленческого аппарата, повышения эффективности работы службы ДОУ и внедрения систем автоматизации делопроизводства, в том числе и электронного документооборота.

Стандарт предназначен как для специалистов в области ДОУ, так и для руководителей организаций и всех сотрудников, работающих с документами.

Кроме уже рассмотренных. Стоит упомянуть еще действующие стандарты: ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги" на форматы бумаги, ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования", ГОСТ 6.10.3 - 83 УСД "Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате".

Следует отметить о существовании типовых требований к автоматизированным системам электронного документооборота-Европейский МОРЕГ-2.

Тема электронного документооборота с каждым годом приобретает в России все большую актуальность. Естественно, растет рынок автоматизированных систем электронного документооборота; появляется все больше и больше новых систем, системы, уже завоевавшие репутацию расширяют свою функциональность.

Однако, к сожалению, у нас нет четких общепризнанных критериев для определения уровня зрелости предлагаемых решений и соответствия их функциональным требованиям предметной области. Пресса и Интернет изобилуют разнообразными "рейтингами" и "сравнениями" систем электронного документооборота, которые на поверку оказываются рекламными публикациями. Справедливости ради следует отметить, что в России действительно нет никакого ориентира, никакой точки отсчета, относительно которой можно было бы оценивать различные системы. Все существующие ГОСТы и другие нормативные документы уделяют внимание только собственно документообороту, но никак не самим автоматизированным системам, которые должны его обеспечить.

MoReq впервые дает возможность всем заинтересованным сторонам - пользователям и разработчикам систем ознакомиться с детально проработанной и апробированной на практике моделью функциональных требований к автоматизированным системам электронного документооборота.

Спецификация MoReq имеет универсальный характер и не несет в себе какой-либо национальной специфики. Она определяет не то, как в организации должны выполняться процессы регистрации, согласования и исполнения документов, а то, каким функциональным требованиям должна соответствовать автоматизированная система, чтобы поддержать любые регламенты работы с документами.

Все комментарии и замечания переводчика выделены явно, либо непосредственно в тексте, либо в сносках. Автор стремился сделать свой перевод максимально точным и адекватным. Если это не всегда удалось, конструктивная критика приветствуется и поможет сделать следующую редакцию перевода лучше.

Там, где термины в переводе допускают двоякое толкование, например, files = папки или дела, приводятся оба допустимых значения. Как известно, в делопроизводстве могут использоваться различные накопительные папки по вопросу, которые, строго говоря, не являются делами, и их существование не отражено в номенклатуре дел. Не всем терминам удалось найти адекватный перевод вследствие того, что существуют определенные различия в практике документооборота. Так, например, широко используемый термин "capture" подразумевает весь комплекс действий по обработке документа при поступлении его в систему, включая его регистрацию, классификацию и размещение в системе (что для бумажных документов означает и сканирование).