Документационное обеспечение управления при заключении контрактов и трудовых договоров

Размещено на http://www.allbest.ru/

3

Введение

трудовой контракт договор работник

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов.

Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Кадровая документация - это часть общих понятий, таких как делопроизводство и кадровое делопроизводство.

Делопроизводство - организация работы с документами по обеспечению движения, поиска, хранения, использования документов

Кадровое делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами

Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Работа с кадрами обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно.

Выбранная тема актуальна, поскольку известно, что организация работы кадровой службы напрямую влияет на качество работы аппарата управления, организацию труда работников.

Целью данной курсовой работы является изучение понятия трудового контракта и его соотношение с трудовым договором, вопросов заключения и прекращения трудовых контрактов с работником на примере инспекции Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь по Ленинскому району г. Минска.

Объектом исследования выступает документационное обеспечение управления при заключении контрактов и трудовых договоров.

Предмет исследования - практика заключения контрактов на примере инспекции Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь по Ленинскому району г. Минска.

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

- изучить понятие трудового контракта и его соотношение с трудовым договором;

- раскрыть вопросы заключения и прекращения трудовых контрактов с работником.

1. Понятие трудового контракта и его соотношение с трудовым договором

Трудовой договор - это центральный институт трудового права, ему посвящены главы 2-4 раздела II Трудового Кодекса Республики Беларусь (далее - ТК).

Трудовой договор - соглашение между работником и нанимателем (нанимателями), в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными правовыми актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату [9].

Трудовой договор обязательно должен содержать следующую информацию:

- дата подписания;

- место работы;

- должность, профессия, специальность работника;

- срок действия (для контракта);

- срок и периодичность (не реже одного раза в месяц) выплаты заработной платы;

- обеспечение нанимателем повышения квалификации работников;

- проведение аттестации не реже одного раза в три года;

- зависимость мер поощрения от соблюдения правил внутреннего трудового распорядка;

- дополнительные меры стимулирования труда, в том числе предоставление дополнительного поощрительного отпуска с сохранением заработной платы до 5 календарных дней; повышение тарифной ставки (не более чем на 50%, если больший размер не предусмотрен законодательством);

- уменьшение (лишение) премий всех видов независимо от привлечения к дисциплинарной ответственности;

Стороны трудового договора - наниматель и работник;

- наниматель - юридическое или физическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником;

- уполномоченное должностное лицо нанимателя - руководитель (его заместители) организации (обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений;

- работник - лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора;

Любой договор - это соглашение сторон, направленное на установление, изменение или прекращение определенных прав и обязанностей.

Трудовой договор устанавливает права и обязанности в сфере трудовых и связанных с ними отношений, их совокупность и определяет содержание договора [9].

В тексте трудового договора непосредственно говорится о:

- двух обязанностях работника: выполнять работу по одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации, а также подчиняться внутреннему трудовому распорядку (ст. 195 ТК);

- трех обязанностях нанимателя: предоставлять обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда и своевременно выплачивать заработную плату.

На основании трудового договора стороны приобретают также иные (помимо прямо перечисленных в понятии трудового договора) права и несут обязанности, закрепленные в локальных нормативных актах и законодательстве о труде, например, ст. 11, 12 и 53-55 ТК.

Трудовые договоры, опосредствующие отношения найма рабочей силы, необходимо отличать от гражданско-правовых договоров, которые также выполняются личным трудом гражданина за определенное вознаграждение.

Это различие имеет немалое значение, так как трудовые и гражданско-правовые договоры, в частности, по-разному заключаются, изменяются и прекращаются, при выполнении работ по гражданским договорам не действуют гарантии, установленные законодательством о труде.

Один и тот же работник не ограничивается в возможности заключать трудовой договор только с одним нанимателем. Он может заключить трудовые договоры и с другими нанимателями. Последнее, например, имеет место при совместительстве (ст. 343-351 ТК).

Условием трудового договора может быть работа не только по одной, но и нескольким профессиям, специальностям, должностям соответствующей квалификации.

Например, стороны вправе договориться о приеме на должность "юрисконсульт - инспектор по кадрам" или "бухгалтер-экономист" с установлением по ней конкретного оклада. При этом выплат и доплат за совместительство или совмещение здесь производиться не будет.

Фраза "согласно штатному расписанию", употребленная в понятии трудового договора, не применима для основной массы рабочих, для которых штатное расписание не составляется, а также для отдельных лиц, работающих у индивидуальных предпринимателей либо в качестве домашних работников. Обусловлено это ст. 63 ТК, предусматривающей, что формы и системы оплаты труда (а в зависимости от них необходимость составлять либо нет штатное расписание) устанавливаются не непосредственно Трудовым кодексом, а нанимателем на основании коллективного договора (соглашения) и трудового договора.

Трудовые договоры могут заключаться на:

1) неопределенный срок;

2) определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор);

3) время выполнения определенной работы;

4) время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с настоящим Кодексом сохраняется место работы;

5) время выполнения сезонных работ.

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а также в случаях, предусмотренных ТК. Разновидностью срочного трудового договора является контракт, который заключается в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством о труде.

Трудовой договор на время выполнения определенной работы заключается в случаях, когда время завершения работы не может быть определено точно.

Трудовой договор на время выполнения сезонных работ заключается в случаях, когда работы в силу природных и климатических условий могут выполняться только в течение определенного сезона.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, договор считается заключенным на неопределенный срок.

Особенности регулирования труда работников, заключивших трудовые договоры на срок до двух месяцев, установлены главой 23 ТК [2].

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у нанимателя.

Примерная форма трудового договора утверждается Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом (Приложение 3).

Трудовой договор должен содержать в качестве обязательных следующие сведения и условия:

1) данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор;

2) место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу;

3) трудовая функция (работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией). Наименование профессий, должностей, специальностей должно соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь;

4) основные права и обязанности работника и нанимателя;

5) срок трудового договора (для срочных трудовых договоров);

6) режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных у нанимателя);

7) условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки (оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).

В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия об установлении испытательного срока, об обязанности отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств нанимателя, и иные условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законодательством и коллективным договором.

Трудовой договор может быть изменен только с согласия сторон.

Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими шестнадцати лет.

С письменного согласия одного из родителей (усыновителя, попечителя) трудовой договор может быть заключен с лицом, достигшим четырнадцати лет, для выполнения легкого труда, не причиняющего вреда здоровью и не нарушающего процесса обучения.

При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю:

1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);

2) трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей;

3) диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;

4) направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством;

5) заключение медико-реабилитационной экспертной комиссии (МРЭК) о состоянии здоровья (для инвалидов);

6) декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.

Прием на работу без указанных документов не допускается.

Запрещается требовать при заключении трудового договора документы, не предусмотренные законодательством [2].

Контракт является разновидностью трудового договора. В соответствии с п. 1 Декрета Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. №29 "О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины" контракт - это трудовой договор, заключаемый в письменной форме на определенный в них срок и содержащий особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде и предусматривающий конкретную минимальную компенсацию за ухудшение правового положения работника [5].

Контракт является разновидностью срочного трудового договора, который заключается в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством о труде (ч. 2 ст. 17 ТК). При этом контракт, в отличие от иных видов срочного трудового договора, может заключаться для выполнения как временной, так и постоянной работы.

Законодательством утверждены следующие формы контрактов:

- примерная форма контракта нанимателя с работником (Приложение 2);

- примерная форма контракта с научными работниками;

- примерная форма контракта с руководителем государственной организации;

- примерная форма контракта с временным управляющим и примерная форма контракта с антикризисным управляющим;

- примерная форма контракта с работниками культуры и искусства организаций, расположенных в районах, подвергшихся радиоактивному загрязнению в результате аварии на Чернобыльской АЭС;

Контракт заключается на срок не менее одного года [1]. Если контракт с работником заключен на срок менее одного года, то истечение указанного срока не является основанием для прекращения трудовых отношений, а в случае увольнения работника по п. 2 ч. 2 ст. 35 ТК он подлежит восстановлению на работе.

Максимальный срок контракта не может превышать пятилетнего срока, установленного п. 2 ч. 1 ст. 17 ТК для срочного трудового договора.

Необходимо отметить, что при приеме на работу контракт заключается после ознакомления гражданина с его условиями. Несогласие с условиями контракта может являться основанием для отказа в приеме на работу согласно ч. 1 ст. 19 ТК, т.к. содержание и условия любого трудового договора определяются соглашением сторон. Следовательно, если такое соглашение не достигнуто, трудовой договор не заключается и прием на работу не осуществляется.

При этом следует иметь в виду, что в случае заключения контракта с работником, принимаемым на работу в порядке перевода, с его согласия, к другому нанимателю, условия о заключении контракта могут быть оговорены в письменном приглашении на работу. Если в письменном приглашении на работу условие о заключении контракта оговорено не было, наниматель не вправе обязать работника заключить контракт, если последний не согласен. В этом случае стороны могут заключить трудовой договор на неопределенный срок, а контракт - только с согласия работника.

Источниками регулирования трудовых и связанных с ними отношений в Республике Беларусь являются:

1) Конституция Республики Беларусь;

2) ТК и другие акты законодательства о труде;

3) коллективные договоры, соглашения и иные локальные нормативные правовые акты, заключенные и принятые в соответствии с законодательством.

4) трудовые договоры.

Локальные нормативные правовые акты, содержащие условия, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством о труде, являются недействительными.

2. Заключение и прекращение трудовых контрактов с работником

2.1 Порядок заключения трудового контракта с работником

Заключение контрактов с работниками, трудовые договоры с которыми были заключены на неопределенный срок, осуществляется следующим образом.

Наниматель должен предупредить работника о переводе последнего на контрактную форму найма не менее чем за месяц до заключения контракта [1], обосновав необходимость такого перевода соответствующими экономическими, производственными или организационными причинами в соответствии со ст. 32 ТК. Причины, явившиеся основанием для перевода работника на контрактную форму найма, могут быть выражены, в частности, в рационализации рабочих мест, изменении техники и технологии производства, введении новых форм организации труда, создании условий экономической заинтересованности работников в результатах труда. При этом вместе с предупреждением наниматель обязан выдать работнику проект контракта для ознакомления.

При отказе работника заключить контракт трудовой договор прекращается по причине отказа работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда (ст. 35 ТК).

В соответствии с п. 2 Декрета №29 контракт, заключенный с работником, должен предусматривать следующее:

1) срок и периодичность - не реже одного раза в месяц - выплаты заработной платы. При этом для всех остальных видов трудовых договоров периодичность выплаты заработной платы устанавливается не реже 2 раз в месяц (ч. 1 ст. 73 ТК). Однако на практике наниматели зачастую и в контрактах, заключаемых с работниками, предусматривают периодичность выплаты заработной платы не реже 2 раз в месяц, что является правомерным и не противоречит нормам законодательства. Если срок выплаты заработной платы совпадает с государственными праздниками, праздничными или выходными днями, выплата должна производиться накануне их;

2) обеспечение нанимателем повышения квалификации работников;

3) проведение аттестации не реже одного раза в три года, если Президентом Республики Беларусь не установлен иной срок;

4) зависимость мер поощрения от соблюдения правил внутреннего трудового распорядка;

5) дополнительные меры стимулирования труда, в том числе:

- предоставление дополнительного поощрительного отпуска с сохранением заработной платы до пяти календарных дней;

- повышение тарифной ставки (не более чем на 50 процентов, если больший размер не предусмотрен законодательством);

6) уменьшение (лишение) премий всех видов независимо от привлечения к дисциплинарной ответственности за:

- отсутствие на рабочем месте без уважительной причины, несвоевременное выполнение или невыполнение трудовых обязанностей без уважительных причин;

- использование государственного имущества не в служебных целях;

7) уменьшение работнику трудового отпуска в соответствующем году на число дней прогула или умышленного неисполнения им трудовых обязанностей более трех часов в течение рабочего дня без уважительных причин. При этом трудовой отпуск должен быть не менее двадцати четырех календарных дней;

8) полную материальную ответственность за ущерб, причиненный нанимателю по вине работника излишними денежными выплатами (за исключением случаев счетной ошибки), неправильным учетом и хранением материальных или денежных ценностей, их хищением, уничтожением;

9) возможность понижения в классе (звании) за нарушение правил внутреннего трудового распорядка;

10) дополнительные основания досрочного расторжения контракта по инициативе нанимателя за следующие нарушения работником возложенных на него трудовых обязанностей:

- нарушение без уважительных причин порядка и сроков выплаты заработной платы, пенсий и (или) пособий;

- причинение в связи с исполнением трудовых обязанностей государству, юридическим и (или) физическим лицам имущественного ущерба, установленного вступившим в законную силу решением суда или решением о привлечении к административной ответственности, принятым иным уполномоченным государственным органом (должностным лицом);

- неоднократное (2 и более раза в течение 6 месяцев) нарушение установленного законодательством порядка рассмотрения обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, а также неправомерный отказ в рассмотрении относящихся к компетенции соответствующего государственного органа обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц;

- незаконное привлечение к ответственности граждан и юридических лиц;

- неоднократное (2 и более раза в течение 6 месяцев) представление в уполномоченные органы неполных либо недостоверных сведений;

- непринятие необходимых мер для своевременного поступления выручки по экспортным контрактам или оплаченного товара по импортным и бартерным контрактам;

- необеспечение надлежащей трудовой дисциплины подчиненных, а равно сокрытие фактов нарушения ими трудовой и исполнительской дисциплины либо непривлечение без уважительных причин виновных лиц к установленной законодательством ответственности за такие нарушения;

- распитие спиртных напитков, употребление наркотических или токсических средств в рабочее время или по месту работы;

- нарушение правил по охране труда и технике безопасности, повлекшее увечье или смерть другого работника;

- непринятие без уважительных причин в срок, установленный законными предписаниями правоохранительных или контрольных органов, мер по устранению выявленных нарушений, а также по возмещению материального ущерба, причиненного государству в результате нарушения действующего законодательства.

Помимо перечисленного контракт может содержать дополнительные трудовые и социально-бытовые льготы и гарантии (предоставление жилых помещений, оплата проезда к месту работы и др.).

При приеме на работу с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе в контракте по соглашению сторон может быть предусмотрено условие о предварительном испытании (ст. 28 ТК). Если же условие о предварительном испытании в контракте не было предусмотрено, а об этом указано лишь в приказе о приеме на работу, то расторжение контракта по п. 7 ч. 2 ст. 35 ТК не допускается.

Продление контракта в пределах максимального пятилетнего срока его действия (п. 2 ч. 1 ст. 17 ТК) осуществляется по соглашению сторон на срок не менее одного года. На меньший срок контракт продлевается с письменного согласия работника. Несоблюдение данного условия и последующее увольнение работника по истечении срока контракта могут быть признаны судом нарушением установленного порядка увольнения с работы. Такое нарушение не влечет восстановления на работе, но может являться основанием для вынесения судом решения о возмещении морального вреда (ст. 246 ТК), если такое требование будет заявлено (п. 12 Постановления №4).

По истечении максимального срока действия контракта, а также в случае перевода работника с его согласия на другую работу по договоренности сторон заключается новый контракт на срок не менее одного года (Указ №180).

Каждая из сторон, заключивших контракт, не позднее чем за один месяц до истечения срока его действия письменно предупреждает другую сторону о решении продолжить или прекратить трудовые отношения. При этом контрактом, коллективным договором и иными локальными нормативными правовыми актами может быть предусмотрен более продолжительный срок.

Внесение в контракт условия о его продлении возможно следующими способами:

- путем подписания дополнительного соглашения.

- путем проставления подписей сторон в конце контракта, если там предусмотрено соответствующее условие о его продлении (Приложение 1).

При заключении контракта с работником, трудовой договор с которым был заключен на неопределенный срок, продлении либо заключении нового контракта срок его действия определяется:

- с работающей женщиной, находящейся в отпуске по беременности и родам, матерью (отцом ребенка вместо матери, опекуном), находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, - не менее чем до окончания указанных отпусков;

- с работником предпенсионного возраста (женщины - 53 года, мужчины - 58 лет), добросовестно работающим и не допускающим нарушений трудовой и исполнительской дисциплины, - не менее чем до достижения общеустановленного пенсионного возраста (женщины - 55 лет, мужчины - 60 лет) и получения им права на пенсию по возрасту;

- с согласия матери (отца ребенка вместо матери, опекуна), приступившей к работе до или после окончания отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, - на срок не менее чем до достижения ребенком возраста пяти лет. Если максимальный срок контракта с такими лицами истекает до достижения ребенком возраста пяти лет, наниматель обязан заключить новый контракт на срок до достижения ребенком пятилетнего возраста, но не менее чем на один год;

- с беременной женщиной, с которой уже заключен контракт, с ее согласия он продлевается на период беременности либо иной срок по соглашению сторон. При этом, если с беременными женщинами, женщинами, имеющими детей в возрасте до 3 лет (детей-инвалидов - до 18 лет), были заключены трудовые договоры на неопределенный срок, без их согласия контракты с ними не заключаются.

По истечении максимального пятилетнего срока действия контракта стороны могут заключить новый контракт. Для этого наниматель должен уведомить о своем решении работника не менее чем за месяц до истечения срока действия контракта. Одновременно с уведомлением наниматель должен предоставить работнику проект нового контракта для ознакомления. При этом указания в уведомлении, что контракт заключается на прежних условиях, полагаем, недостаточно. Это обусловлено тем, что работник будет подписывать уже другую письменную форму контракта, поэтому он должен быть ознакомлен с условиями, содержащимися именно в новом контракте.

Наниматель вправе по окончании срока действия контракта с работником, не допускающим нарушений трудовой и исполнительской дисциплины, проработавшим у него не менее пяти лет, заключить с письменного согласия работника трудовой договор на неопределенный срок. При этом на реализацию указанного права не влияют форма найма работника (по контракту либо по трудовому договору) в течение этих пяти лет, а также срок действия контракта, который предшествует заключению бессрочного трудового договора.

Если наниматель намерен продолжить трудовые отношения с работником на условиях трудового договора на неопределенный срок, он обязан письменно уведомить работника об этом не позднее чем за один месяц до истечения срока действия контракта.

В случае если работник отказывается от заключения трудового договора на неопределенный срок, по письменному соглашению между работником и нанимателем возможны следующие варианты:

- контракт может быть продлен (в пределах максимального срока его действия).

- может быть заключен новый контракт (на срок не менее одного года);

- трудовые отношения прекращаются в связи с истечением срока контракта по п. 2 ч. 2 ст. 35 ТК.

Возможность и порядок преобразования контракта в бессрочный трудовой договор предусмотрены также ст. 39 ТК и п. 15 Положения №1476, согласно которым, если по истечении срока действия контракта трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения, контракт преобразуется в трудовой договор, заключенный на неопределенный срок.

Если контракт заключен на срок свыше пяти лет, то по истечении указанного срока трудовые отношения считаются продолженными на неопределенный срок. Трудовые отношения необходимо оформить посредством подписания письменной формы трудового договора на неопределенный срок (ст. 18 ТК).

Если наниматель выразит желание заключить с работником контракт, то следует соблюсти полностью всю процедуру, предусмотренную п. 1 Декрета №29, в частности уведомить работника не менее чем за месяц.

Если по истечении срока контракта трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения, то действие трудового договора считается продолженным на неопределенный срок (ст. 39 ТК). Нанимателю и работнику следует подписать письменную форму трудового договора на неопределенный срок.

Заключение контракта, перевод работника на контракт, продление контракта сопровождаются изданием соответствующих приказов.

В соответствии с п. 11, 14, 15 Инструкции о трудовых книжках в трудовую книжку вносятся сведения о заключении с работником контракта. При этом срок, на который заключен контракт, не указывается.

Примерная форма контракта нанимателя с работником приведена в приложении 2.

2.2 Основания и порядок прекращения трудового контракта

Трудовой договор может быть прекращен только по основаниям, предусмотренным ТК.

Основаниями прекращения трудового договора являются:

1) соглашение сторон (статья 37 ТК);

2) истечение срока трудового договора (пункты 2 и 3 статьи 17 ТК), кроме случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

3) расторжение трудового договора по собственному желанию (статья 40 ТК), или по требованию работника (статья 41), или по инициативе нанимателя (статья 42 ТК);

4) перевод работника, с его согласия, к другому нанимателю или переход на выборную должность;

5) отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с нанимателем; отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда, а также отказ от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества и реорганизацией (слиянием, присоединением, разделением, выделением, преобразованием) организации;

6) обстоятельства, не зависящие от воли сторон (статья 44 ТК);

7) расторжение трудового договора с предварительным испытанием (статья 29 ТК).

Под основаниями понимается конкретное обстоятельство (причина, случай, факт), с которым ТК связывает возможность, а в ряде ситуаций и обязательность прекращения трудового договора и соответствующих трудовых правоотношений между работником и нанимателем.

В отличие от самого основания и его условий, нарушение порядка их применения не влечет восстановления работника на прежней работе. Орган, рассматривающий трудовой спор, в таких случаях предпринимает меры к тому, чтобы нарушенный порядок был соблюден, например, путем изменения даты увольнения. Это, однако, не освобождает нанимателя от ответственности за несоблюдение законодательства.

Порядок чаще всего включает различного рода предупреждения или уведомления за определенный срок о намерении произвести увольнение по конкретному основанию (по собственному желанию - ст. 40 ТК, в связи с сокращением численности или штата работников - ч. 3 ст. 43 ТК, увольнение по инициативе нанимателя - ст. 46 ТК и др.).

Трудовые договора (контракты) подшиваются в дела в соответствии с общими правилами, закрепленными в нормативных правовых актах и методических документах по архивному делу и делопроизводству.

Трудовые договоры (контракты), заключенные с работниками, формируются в отдельное дело по фамилиям работников в алфавитном порядке или по хронологии в пределах делопроизводственного года. На обложке такого дела указывается заголовок: "Трудовые договора (контракты) с работниками организации", а само дело включается в номенклатуру дел того структурного подразделения, в котором оно будет храниться (например, кадровая служба), и в сводную номенклатуру дел организации.

Срок хранения трудового договора (контракта) - 3 года после окончания срока действия договора (контракта).

После прошествия срока хранения, документы уничтожаются по акту. Для этого создаются постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах действуют постоянно действующие Центрально экспертные комиссии.

Экспертиза ценности документов в организации осуществляется в два этапа. При определении сроков хранения следует руководствоваться перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. №140.

При проведении экспертизы ценности документов могут использоваться также ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, которые разрабатываются министерствами, иными республиканскими органами государственного управления, организациями, подчиненными Правительству, по согласованию с Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

В этих перечнях, как и в типовых, находят отражение сроки хранения документов, специфических для организации данной системы. Если в типовых и ведомственных перечнях отсутствуют необходимые статьи, то сроки хранения соответствующих документов устанавливаются ЭК организации.

Отбор документов с истекшими сроками хранения к уничтожению производится после составления описей дел за соответствующие годы. На дела с истекшими сроками хранения составляются акты о выделении дел к уничтожению.

При отборе документов к уничтожению учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "до замены новыми", "после увольнения" и др. При этом должен осуществляться полистный просмотр дел, не допускается отбор документов к уничтожению только на основании заголовков дел. Дела с отметкой "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) также подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются ЭК (согласовываются с ней) одновременно с описями дел, а затем утверждаются руководителем организации. В организациях, передающих документы на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем только после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу соответствующим государственным архивным учреждением.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с 3летним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1999 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2003 г.

3. Заключение контрактов в инспекции Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь по Ленинскому району г. Минска

3.1 Контракты с госслужащими

С гражданами, поступающими на государственную службу, начальником инспекции Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь по Ленинскому району г. Минска заключается контракт на срок не менее одного года. Контракт является основанием для издания приказа о приеме на работу. Порядок и условия заключения контрактов с государственными служащими установлен Положением о порядке и условиях заключения контрактов с государственными служащими, которое утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 октября 2003 года №1271.

Сторонами контракта являются государственный служащий и государственный орган, от имени которого выступает руководитель этого государственного органа.

Контракт заключается в письменной форме в двух экземплярах, один экземпляр передается государственному служащему, другой хранится в государственном органе. Примерная форма контракта с государственными служащими утверждена Положением о порядке и условиях заключения контрактов с государственными служащими, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 октября 2003 года №1271

С гражданами, поступающими на государственную службу, на период выполнения обязанностей временно отсутствующего государственного служащего, заключается срочный трудовой договор в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством о труде. Указанные лица являются государственными служащими и на них распространяется действие Закона о государственной службе, за исключением некоторых статей.

3.2 Документационное обеспечение при заключении контрактов и трудовых договоров ИМНС

При оформлении контрактов работники кадровой службы ИМНС руководствуются требованиями, содержащимися в:

- постановлении Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (в ред. постановлений Минюста от 24.10.2011 №235, от 27.01.2012 №18, от 15.01.2013 №9);

- СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

- Методических указаниях по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденных Приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 №41.

В контракте могут быть предусмотрены и дополнительные условия контракта об испытательном сроке, неразглашении сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну, иные условия.

Обсуждение содержания контракта государственного служащего - члена профсоюза производится с участием представителя соответствующего профсоюза.

Изменение условий, продление или перезаключение контракта на новый срок производится по соглашению сторон, если иное не предусмотрено законодательством о труде, о государственной службе и специальными законодательными актами.

Вопросы, не предусмотренные контрактом, регулируются законодательством о труде.

Контракт может быть изменен только с согласия сторон. По истечении срока по соглашению сторон контракт может быть продлен или перезаключен.

Положением о порядке и условиях заключения контракта с государственными служащими, предусмотрено, что в контракте должны быть указаны в качестве обязательных, в частности, дополнительные меры стимулирования труда в пределах средств, предусмотренных на содержание государственного органа, в том числе: повышение должностного оклада (не более чем на 50 процентов, если больший размер не предусмотрен законодательством).

Контракт с государственным служащим заключается на срок не менее одного года. Конкретный срок контракта определяется по соглашению сторон. Максимальный срок контракта - пять лет.

Указом Президента Республики Беларусь от 23 августа 2005 г. №392 "О внесении дополнения и изменения в Указ Президента Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. №180" предусмотрена обязанность нанимателей заключать контракты с отдельными категориями работников на иные минимальные сроки. Во исполнение данного Указа постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2005 №1201 "О внесении изменений и дополнений в некоторые постановления Правительства Республики Беларусь по вопросам заключения контрактов" внесены изменения в Положение о порядке и условиях заключения контрактов с государственными служащими.

Указом Президента Республики Беларусь от 2 июня 2006 г. №369 "О внесении дополнения в Указ Президента Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. №180" внесено дополнение в п. 2 Указа Президента Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. №180 "О порядке применения Декрета Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. №29", согласно которому наниматель с согласия матери (отца ребенка вместо матери, опекуна), приступившей к работе до или после окончания отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, обязан продлить (заключить новый) контракт на срок не менее чем до достижения ребенком возраста пяти лет.

Контракт с государственным служащим - беременной женщиной с ее согласия продлевается на период беременности либо иной срок по соглашению сторон.

Порядок оформления документов, связанных с изменением трудового договора (контракта), помимо норм трудового законодательства урегулирован нормативными правовыми актами и методическими документами в сфере делопроизводства, указанными выше.

Во многих случаях непосредственному изменению трудового договора (контракта) предшествует оформление различных документов (предупреждений, заявлений, докладных записок и др.).

Так, при изменении существенных условий труда работника по инициативе нанимателя в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами оформляется предупреждение работника о предстоящем изменении (ч. 3 ст. 32 ТК).

Инициатива нанимателя изменить условия трудового договора (контракта) с работником может быть основана на обстоятельствах, суть которых излагается в докладной записке должностного лица нанимателя.

В случае если работник предлагает изменить условия труда, согласованные сторонами в трудовом договоре (контракте), т.е. внести в него изменения, работнику целесообразно составить письменное заявление и зарегистрировать его в канцелярии или у должностного лица, осуществляющего регистрацию входящей корреспонденции. Заявление, как правило, содержит:

- мотивы внесения изменений;

- суть предлагаемых изменений;

- предполагаемые сроки внесения изменений.

К заявлению можно приложить документы, подтверждающие причину обращения (их копии).

В случае если у нанимателя отсутствует обязанность внести изменения в трудовой договор (контракт), наниматель имеет право отказать работнику в изменении условий труда, закрепленных в трудовом договоре (контракте). При несогласии нанимателя с предложением работника условия трудового договора (контракта) остаются прежними. При отказе нанимателя от предложения работника свое мнение он может выразить письменно.

В случае согласия нанимателя (работника) с предложением другой стороны трудового договора (контракта), а также внесения изменений в законодательство, предполагающих безусловное внесение изменений в трудовой договор (контракт), наниматель:

- оформляет и подписывает дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту) или новый трудовой договор (контракт) с работником;

- издает приказ (распоряжение) о внесении изменений в трудовой договор (контракт) с работником.

По аналогии с трудовым договором (контрактом) (ч. 1 ст. 18 ТК) дополнительное соглашение составляется в письменной форме в двух экземплярах, которые подписываются нанимателем и работником. Необходимо учитывать, что содержание дополнительного соглашения должно обеспечивать закрепление волеизъявления сторон таким образом, чтобы исключить возможность различного толкования его положений.

В соответствии со сложившейся практикой дополнительное соглашение содержит:

1) преамбулу, которая включает:

- реквизиты (дату заключения и номер) трудового договора (контракта), к которому относится данное дополнительное соглашение;

- место, дату заключения и порядковый номер дополнительного соглашения;

- полное наименования нанимателя;

- наименование должности, фамилию, имя, отчество лица, подписывающего дополнительное соглашение со стороны нанимателя, а также наименование документа, из которого следуют его полномочия на подписание дополнительного соглашения (устав, доверенность);

- фамилию, имя, отчество работника;

2) основной текст, который состоит из собственно изменений или дополнений (номер пункта трудового договора (контракта), в который вносятся изменения и дополнения, а также текст изменения (дополнения));

3) подписи сторон (без указания юридических реквизитов нанимателя и паспортных данных работника) с приложением печати нанимателя.

Отказ работника от подписания дополнительного соглашения вне зависимости от наличия других документов, подтверждающих желание работника внести соответствующие изменения (например, заявления), можно рассматривать как отказ от внесения изменений в трудовой договор (контракт).

ТК устанавливает для нанимателя обязанность оформлять изменение условий трудового договора приказом (распоряжением) (п. 15 ч. 1 ст. 55 ТК).

Текст распорядительного документа (приказа, распоряжения), как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Распорядительная часть приказа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", распоряжения - "ОБЯЗЫВАЮ" (при оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать). В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель указывается в дательном падеже). Распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов (п. 99 Инструкции по делопроизводству).

Приказ (распоряжение) должен иметь реквизит "заголовок к тексту", который должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа (п. 54 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях) (например, "Об установлении неполного рабочего времени").

Текст приказа (распоряжения) может содержать не только суть вносимых изменений, но и дополнительную информацию. К такой информации может относиться:

- ссылка на нормативный правовой акт Республики Беларусь или распорядительный документ вышестоящей организации, если приказ (распоряжение) издан на основании (во исполнение) такого акта (ч. 3 п. 99 Инструкции по делопроизводству), в т.ч. ТК;

- ссылка на иной приказ (распоряжение) руководителя организации, если приказ (распоряжение) о внесении изменений в трудовой договор (контракт) издан в связи с иным приказом (распоряжением) руководителя организации (например, если вносимые в трудовой договор (контракт) изменения относятся к изменению существенных условий труда, предстоящее изменение которых было определено другим приказом).

Наниматель вправе самостоятельно определять, к какому именно виду приказа отнести тот либо иной вопрос. Однако во многих случаях в целях недопущения нарушений законодательства о делопроизводстве целесообразно издать дополнительный приказ по основной деятельности, т.е. не включать вопросы, явно не являющиеся вопросами по личному составу, в состав приказа по личному составу.

Работник должен быть ознакомлен с текстом приказа (распоряжения) под роспись до вступления в силу соответствующих изменений. Если изменение трудового договора (контракта) с работником затрагивает трудовую деятельность иных работников, целесообразно предусмотреть ознакомление с приказом не только самого работника, но и других заинтересованных лиц.

Акт об отказе составляется комиссией (должностными лицами) из числа работников организации (как правило, при участии не менее 3 человек, должности значения не имеют), при личном присутствии которых был получен отказ от ознакомления с приказом, в установленном порядке. Датой акта является дата события, зафиксированного в документе (ч. 2 п. 46 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях).

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном ("акт - о чем?") падеже (п. 112 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях) (например, об отказе от ознакомления с приказом).

Текст акта должен состоять из вводной и констатирующей частей. Во вводной части перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом (если таковые были). В констатирующей части акта фиксируются установленные факты. Если работник перед или в процессе составления акта озвучил мотивы своего нежелания подтверждать ознакомление с приказом своей подписью, такие мотивы также следует указать в тексте акта. В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта. Число экземпляров определяется практической необходимостью (п. 114 Инструкции по делопроизводству).

Оформленный акт об отказе прикладывается к приказу о внесении изменений в трудовой договор (контракт).

Заключение

Таким образом, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

- документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

- построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам индивидуального предпринимателя;

- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;

- создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя;

- разрешить трудовые споры.

С этой целью в организационной структуре, в штатном расписании организации наниматель предусматривает соответствующие подразделения либо отдельные должности работников, а в случае, если численность работников небольшая, поручает работнику указанные функции наряду с его основной деятельностью по другому направлению.

Кадровая служба организации может состоять из управления, отдела, сектора, бюро, группы специалистов либо из одного специалиста.

При необходимости в штатное расписание организации наниматель может ввести должность специалиста по кадрам либо инспектора по кадрам (без создания структурного подразделения). В этом случае работник подчиняется непосредственно руководителю организации либо его заместителю, курирующему вопросы работы с кадрами. Кроме того, обязанности по ведению кадровой работы также могут быть возложены на работника, функциями которого является другое направление деятельности (например, юрисконсульта, бухгалтера, экономиста и др.).

При организации функционирования кадровой службы, как правило, разрабатывается и утверждается соответствующее положение, которое определяет ее основные функции.

В данной курсовой работе изучено понятие трудового контракта и его соотношение с трудовым договором; раскрыты вопросы заключения и прекращения трудовых контрактов с работником; показано документационное обеспечение управления при заключении контрактов и трудовых договоров на примере инспекции Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь по Ленинскому району г. Минска.

Список использованных источников и литературы

1. Декрет Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. №29 "О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины": [Электронный ресурс]. - Режим доступа: СПС "КонсультантПлюс: Беларусь". - Дата доступа: 20 сентября 2013.

2. Кривой В.И. Постатейный комментарий к Трудовому кодексу Республики Беларусь для профессионалов в 40 выпусках: [Электронный ресурс]. - Режим доступа: СПС "КонсультантПлюс: Беларусь". - Дата доступа: 01октября 2013.

3. Научно-практический комментарий к инструкции по делопроизводству в государственных органах и иных организациях Республики Беларусь: [Электронный ресурс]. - Режим доступа: СПС "КонсультантПлюс: Беларусь". - Дата доступа: 23 сентября 2013.

4. Положение о порядке и условиях заключения контрактов с государственными служащими: [Электронный ресурс]. - Режим доступа: СПС "КонсультантПлюс: Беларусь". - Дата доступа: 21 сентября 2013.

5. Положение о порядке и условиях заключения контрактов нанимателей с работниками, утвержденное Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 сентября 1999 №1476: [Электронный ресурс]. - Режим доступа: СПС "КонсультантПлюс: Беларусь". - Дата доступа: 21 сентября 2013.

6. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в государственных органах и иных организациях Республики Беларусь: [Электронный ресурс]. - Режим доступа: СПС "КонсультантПлюс: Беларусь". - Дата доступа: 29 марта 2013.