Главная База знаний "Allbest" Государство и право Организация контроля над исполнением решений в органах муниципального управления на примере администрации Тракторозаводского района города Челябинска

Организация контроля над исполнением решений в органах муниципального управления на примере администрации Тракторозаводского района города Челябинска

Понятие, формирование и реализация управленческого решения в государственном и муниципальном управлении. Анализ и решение проблем в системе контроля за исполнением управленческих решений, принимаемых в Администрации Тракторозаводского района Челябинска.

Рубрика Государство и право
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 22.08.2012
Размер файла 100,2 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

Решение задачи называют допустимым, если оно удовлетворяет ограничениям, связывающим как управляемые, так и неуправляемые переменные. Допустимое решение называют оптимальным, если оно обеспечивает желаемый экстремум критерия выбора. Литвак Б. Г. Разработка управленческого решения: Учебник. М., 2007. С.66

Проблемы, для которых зависимости между переменными выявлены так, что могут быть представлены числами или формализованы таким образом, что также допускают в конце концов численные оценки, определяются как структурированные (или количественно сформулированные). Проблемы, содержащие лишь название важнейших характеристик, ресурсов и признаков, количественные зависимости между которыми не определены, называют неструктурированными (качественно выраженными). Проблемы, которые содержат как качественные, так и количественные элементы, причем качественные и неопределенные аспекты проблемы имеют тенденцию усиливаться, называют слабо структурированными. Модель (описание) слабоструктурированных проблем может быть построена только на основании дополнительной информации, получаемой от человека или группы лиц, участвующих в решении такой проблемы, для компонентов которой характерны нечеткость, многовариантность и приближенный (хотя и с сохранением структуры) вид описания.

Если описание (или модель) проблемной ситуации содержит динамическую систему взаимозависимостей между большим количеством переменных большой размерности с наличием нелинейных связей между ними, а также случайных факторов, то такая проблемная ситуация определяется как сложная. Если же задача статическая, небольшой размерности, с отсутствием нелинейностей и случайных факторов, то такую задачу классифицируют как простую задачу. Заметим, что термин «сложность» относится именно к описанию проблемной ситуации, а не к природе решаемой проблемы. Чуйкин А.М. Разработка управленческих решений: Учебное пособие. Калининград, 2008. С.19

Хотя задачи принятия решений сопровождают человечество с момента его зарождения, систематическое их изучение началось лишь в XX в. В последние десятилетия было ясно осознано, что проблема принятия решений междисциплинарна и требует системного подхода. Поэтому в настоящее время интенсивно разрабатываются тесно связанные между собой математическая, психологическая, организационная, информационная и другие теории принятия решений. Проблема принятия решений в управлении социальными процессами представляется настолько сложной, что наряду с использованием системного подхода требует для своего решения установления связей между идеями различных научных дисциплин, философских традиций, часто выходя за пределы науки в ее традиционном понимании и порождая элементы нового видения реальности. Следовательно, речь идет о проникновении «новой» парадигмы в управленческую теорию и практику. Смирнов Э.А. Управленческие решения: Учебное пособие. М., 2009. С.140

Известно, что в первые десятилетия нашего века физические исследования, по словам физика, лауреата Нобелевской премии Ф Капры, «привели в соприкосновение со странной и неожиданной реальностью, поколебавшей у физиков основания их мировоззрения и заставившей их мыслить совершенно по-новому. Мир, который они наблюдали, не представлялся более машиной, состоящей из множества отдельных объектов, он был неделимым целым: сетью отношений, которые необходимым образом включали наблюдателя. Стремясь постичь природу явлений, ученые не могли не обнаружить, что их основные понятия, язык, весь способ мышления не годятся для описания открывшейся реальности». В течение последних 30 лет стали говорить о парадигмах и об их смене даже вне науки. Например, так называемая новая (или «третья») парадигма считается, порожденной первой и второй парадигмами. Охарактеризуем очень кратко каждую из них. Кузнецова И. А. Государственное и муниципальное управление: Учебное пособие. М., 2008. С. 94

В основе первой парадигмы мышления лежит проектирование внешнего мира человека на его внутренний мир которое иррационально, интуитивно, бессознательно. Особую роль играют умения, навыки, ритуалы. Это мифологический образ мышления. В основе второй парадигмы -- рациональный подход с линейными причинно-следственными связями. Здесь появляются изобретательство, конструирование. Сформировано представление о мире как о часовом механизме -- механистическое представление мира. В процессах анализа и моделирования сложных систем появилось понятие обратной связи с акцентом на отрицательные обратные связи. В рамках второй парадигмы возникает техногенное производство («механическая жизнь»). Синтаксисом этой парадигмы является математический анализ. Моделирование процессов основывается на понятии «непрерывность», приводящем к так называемой дурной бесконечности и ряду логических парадоксов. Третья, или новая парадигма представляет собой коммуникацию первой и второй парадигм, где в основе лежит принцип равновесия между рациональным и иррациональным, сознательным и бессознательным, научным знанием и интуицией. В рамках третьей парадигмы осуществляется как бы возврат проекции внешнего мира на внутренний мир человека, а сама парадигма понимается как совокупность мыслей, восприятий и ценностей, которые создают определенное видение реальности, оказывающееся основой самоорганизации общества. В третьей парадигме используется синтаксис квантовой механики с собственными значениями и собственными функциями. Механистическая модель мира уступает место биологической с описанием сложных систем как живых. Таким образом, освоение новой («третьей») парадигмы является одной из возможностей формирования современной методологии деятельности, включающей принятие компетентных решений при интегрировании имеющегося опыта, интуиции с достижениями современной науки, накопленными за последние 40--50 лет. Чихладзе Л.Т., Ежевский Д.О. Муниципальная служба в Российской Федерации: Учебник для вузов. Ростов н/Д, 2009. С. 101

При современном рациональном подходе рекомендации (или изменения типа «сверху -- вниз»), казалось бы, оптимальные с рациональной точки зрения, если априори и не обречены на неудачу, то со временем превращаются в разбухшие, искаженные версии первоначальных планов, а отсутствие ясности преобразует бюрократические организации в механизмы для ухода от ответственности. Инструментами новой управленческой парадигмы могут служить «мягкие» аналитические методы, а также «мягкие» технологии принятия решений и «мягкие» управленческие технологии.

Системы управления организацией могут быть описаны по-разному. Описание системы как хорошо отлаженного механизма достаточно эффективно, но имеет ряд недостатков. При этом функционирование организации ориентировано на достижение конечной цели, а сам процесс достижения рассматривается как инструмент или как одна из возможных альтернатив. При отсутствии ясно сформулированной цели такой подход к ее достижению представляется весьма затруднительным и туманным. Ермасова Н.Б., Миронов М.Г., Ермакова Е.А. Государственные и муниципальные финансы: Учебное пособие. М., 2009. С. 294

Социальная система является сложной системой. Эта сложность усиливается еще и тем, что субъект управления такой системой сам включен в управляемую систему, привнося тем самым в нее еще большую непредсказуемость, неопределенность своими субъективными, эмоциональными реакциями, своими описаниями и представлениями о самой этой системе, также являющимися атрибутами управляемой системы. Другими словами, принципиальным для таких систем является наличие включенного в систему наблюдателя. Встать в позицию внешнего наблюдателя по отношению к социальной системе представляется (даже из чисто теоретических рассуждений) проблематичным. На языке «управляющий -- система» это означает, что управляющий включен в систему и, управляя системой, управляет самим собой. Более того, говорить, что управляющий управляет системой, также верно, как и то, что система управляет управляющим. Копылов Н.В. Региональная экономика России: Учебник. М., 2009. С. 346

Одним из наиболее важных результатов такого описания является понимание того, что управление неотделимо от системы и никакая группа управляющих не составляет изолированного блока. Каждый управляющий находится внутри системы, связан с ней сложной сетью взаимодействий и, можно сказать, что он управляет собой в структуре системы. Эта замкнутая ситуация лежит в основе многих парадоксов, включая один из древнейших парадоксов Эпименида о брадобрее, которому было приказано брить тех, кто не бреет себя сам. Проблемы не существует до тех пор, пока не возникает вопрос о том, что делать самому брадобрею. Тогда имеем неразрешимую проблему: если брадобрей будет брить себя сам, то он не должен себя брить, если же он не будет себя брить, то должен себя брить, т.е. из любой из этих посылок следует ее отрицание и, следовательно, утверждение совпадает со своим отрицанием. Аналогичен этому парадокс лжеца: житель острова говорит, что каждый, живущий на острове, -- лжец. В математике известен парадокс Рассела: множество всех множеств, не содержащих себя в качестве своего элемента. Математика объясняет возникновение парадоксов непредикативностью определений, когда то, что определяется, принимает участие в собственном определении. Если наблюдатель является частью наблюдаемой им системы, а управляющий управляет собой в составе организации, то можно увидеть непредикативность и парадоксальность такой ситуации. В этом случае говорят, что имеется семантическая петля, а систему называют операционально замкнутой (или живой). Из этого тупика намечается выход: появляются новые подходы к структурированию ситуаций такого рода на основе современных математических подходов, использующих многозначные логики, нечеткие множества, фрактальные структуры, современные (формальные и неформальные) методы анализа данных и т.п. Операционально замкнутые системы занимают как бы промежуточное положение между открытыми и замкнутыми системами. С одной стороны, они могут реагировать на входной сигнал, что делает их похожими на открытые системы, с другой стороны, они -- «непослушные» системы, системы с «характером», с «настроением» или, как говорят, обладают внутренним состоянием. Уместно вспомнить известный из психологии пример, когда, глядя на один и тот же рисунок, одни люди видят профили двух человеческих лиц, расположенных друг против друга, а другие -- контур вазы для цветов. Простейшими формальными моделями таких систем являются нетривиальная машина У. Эшби и биологические автоматы известного советского математика М. Цетлина. Фетисов Г.Г. Региональная экономика и управление: Учебник. М., 2008. С. 168

Живые системы реагируют на входящий сигнал в зависимости от своего внутреннего состояния. При этом воздействие среды на систему может порождать континуум реакций (т.е. столько реакций, сколько существует точек на прямой), так что с позиций теоретического внешнего наблюдателя такая ситуация может рассматриваться как отсутствие реакции на входящий сигнал (свойство автономии). Считается, что окружающая среда влияет на систему только как источник модуляций, вызывающих спонтанные изменения структуры внутренних связей в ограничениях, налагаемых организацией системы. Поэтому реакции системы на одинаковые, с точки зрения внешнего наблюдателя, воздействия среды могут быть совершенно различными и, вообще говоря, не являться реакциями. Это происходит не только потому, что поведение системы определяется в основном текущим состоянием структуры, невидимой внешнему наблюдателю, но и от того, что некоторый входящий сигнал, зафиксированный наблюдателем, может не восприниматься системой как входящий, и наоборот. Чиркин В.Е. Государственное и муниципальное управление: Учебник. М., 2009. С. 153

Операционально замкнутая система функционирует согласно двум принципам самоорганизации:

- операционально замкнутая система обладает собственным поведением;

- операционально замкнутая система изменяется путем естественного дрейфа. Зайцев Н.Л. Экономика, организация и управление предприятием: Учебное пособие. М.: Эксмо, 2008. С.115

Собственное поведение системы -- это такое особое состояние системы, которое в процессе функционирования становится результатом стабилизации последовательности ее состояний. Так, если в качестве примера рассматривать процесс обсуждения государственными служащими некоторой проблемы, то собственное поведение системы можно интерпретировать как ситуацию «договоренности» или «разрешения» этой проблемы. Если рассматривать совокупность состояний системы в процессе ее функционирования как бесконечную последовательность, то можно показать, что в качестве своего предела она имеет собственное поведение системы, которое, оказывается, в соответствии с полученным математическим соотношением совпадает с самим процессом, т.е. в смысле математического равенства результат и процесс неразличимы.

Следовательно, возможен двоякий подход к процессам управления и принятия решений: акцент можно делать на формулировании и достижении конечной цели, а можно акцентировать внимание на разумной, правильной в определенном смысле организации самого процесса управления или процесса принятия решения. Первый подход, ориентированный на конечное целеполагание, находится в концепции регулярного управления, задающего основные стандарты, процедуры и правила управления. Этот подход является достаточно традиционным в теории и практике управления. Второй подход, ориентированный на правильную организацию самого процесса принятия решения и управления, больше соответствует контексту управления изменениями, или управлению в режиме реального времени. Один подход не исключает другой, они только дополняют друг друга, подобно тому, как в физике рассматривается свет и как волна, и как частица. Глазунова Н.И. Государственное администрирование: Учебное пособие. М., 2008. С.318

Эффективность использования на практике того или иного подхода зависит от содержания конкретной проблемы, которую необходимо разрешить. В различных технологиях принятия решений на разных этапах указанные подходы могут применяться как автономно друг от друга, так и переплетаться в разных комбинациях. При этом эволюция процесса представляется как дрейф от одного собственного состояния к другому собственному состоянию системы. Под естественным дрейфом понимают неустойчивое движение системы в окрестностях ее собственного поведения. Следовательно, эволюционное развитие системы можно рассматривать как движение системы по ее собственным поведениям (значениям). При этом известно, что операционально замкнутая система имеет конечное или счетное число собственных поведений. Таким образом, множество собственных поведений операционально замкнутой системы дискретно, и функционирование системы с позиции теоретического внешнего наблюдателя представляет собой последовательный дискретный переход системы из одного собственного состояния в другое собственное состояние. Такой процесс называют квантованием социальных систем.

Описание функционирования операционально замкнутой системы по своему синтаксису напоминает описание движения электрона в модели атома Н. Бора, где нахождение электрона на орбите соответствует собственному поведению системы, «скачки» с одной орбиты на другую -- переходу системы из одного собственного состояния в другое собственное состояние.

Если представить среду как живую систему с самоорганизующимся поведением, становится понятным, что сама система может фактически наделять внешнее окружение собственными значениями. Это также следует из существования прогностического свойства живой системы, связанного с тем, что любое описание, если его рассматривать как реальное, имеет последствия. Или, как утверждает Дж. Сорос, «описание формирует будущее». В связи с этим на основе формирования эффективных прагматических карт участников процесса принятия решений возникает необходимость в генерации «карты будущего», в процессе которой важно не только понять настоящую и желаемую ситуацию, но и пережить некоторый опыт. Это связано с формированием ситуации и созданием условий для возможной самоорганизации системы. Суть самоорганизации заключается в том, что имеются самопорождающиеся структуры, которые порождают карты будущего так, что осуществляют взаимодействие с картой будущего.

В качестве иллюстрации того, что такое самоорганизация, можно привести следующий пример. Имеется аудитория с несколькими тысячами человек, каждый из которых держит в руках палку, одна половина которой зеленого, а другая -- красного цвета. На зеленом экране изображен круг, а на нем -- зеленая «пятерка» -- цифра пять зеленого цвета. Лидеры предлагают сидящим в зале посмотреть на экран, а затем, подняв палку зеленым или красным концом вверх, восстановить изображение на экране (после того, как оно было с него убрано). Зал сканируют. Сначала на экране появляются красные и зеленые пятна случайных и неопределенных конфигураций, но менее чем через четыре минуты картина становится устойчивой: изображение на экране восстановлено. На этом примере видно, что хотя никто не мог даже предположить, каким образом прийти к результату и что задача в принципе решаема, но, представив будущее визуально и задав совершенно конкретно, синтаксически правильно ситуацию, люди в аудитории просто дали правильно ответ на вызов лидеров. Они это сделали без всяких инструкций, только за счет видения желаемого результата. Это пример того, как живая система с правильно заданным синтаксисом и «сформированным» желаемым результатом может породить этот результат. Порождают эти системы сначала собственные описания, которые затем становятся собственными значениями (собственными поведениями). Таким образом, результат может быть получен в ответ на вызов с видением результата, с верой и желанием его достичь, с обращением на него внимания других: нужна ясная структура, чтобы выйти на прагматические собственные значения. Васильев А.А. Муниципальное управление: Учебное пособие. М., 2008. С. 60

Суть «новой парадигмы» состоит в определенном отходе от управленческого рационализма, от изначального убеждения, что успех организации определяется прежде всего рационализацией процессов в ней. Организации необходимо заботиться об адаптивности своих внутренних систем, извлекать максимум выгоды из имеющихся возможностей. В этом случае организационные механизмы приспосабливаются к выявлению новых проблем и выработке новых решений больше, чем к контролю уже принятых ранее. Маневр в распределении ресурсов ценится выше, чем пунктуальность в их расходовании. Организация, агрессивно действующая в своей среде, новаторская в научно-техническом отношении, ориентированная на качество, а не на количество, адаптивная по внутреннему строению своих систем, все в большей степени зависит от человеческого фактора, который неотделим от компетенции, эффекта команды, развертывания систем стратегического управления.

Как отмечено выше, автономная система реагирует на управляющие толчки непредсказуемым образом. Известно также, что результат человеческого действия лишь частично соответствует намерениям и расчету. Типичными примерами ограниченной управляемости социальных систем служат переговоры, обсуждение проблемы, поиск решений группой экспертов. Здесь никто не контролирует ситуацию целиком, скорее сам процесс управляет участниками.

Как говорил всемирно известный английский ученый Ст. Вир: «Управление системой есть способность общаться с ней, понимать ее внутренний язык и уметь пользоваться им, будучи компетентным собеседником». Другими словами, надо стремиться, чтобы синтаксис анализа, описания системы и управления ею соответствовали синтаксису функционирования самой системы. Именно это имеют в виду, говоря об экологичности управления. В связи с последним замечанием в рамках современных аналитических технологий, технологий принятия решений и управления социальными системами, связанными со сменой парадигмы, появляется так называемый экологичный подход к проблеме: от экологии мышления к экологии управления с требованием экологичности каждого описания.

Заметим, что описание системы как открытой или операционально замкнутой порождено наблюдателем. Эти описания не противоречат и не исключают друг друга: каждое из них имеет свою область эффективности. Однако ясно, что такие системы, как экологическая, социальная, геополитическая и другие, могут быть в соответствии с их организацией представлены как операционально замкнутые.

Инструментами анализа и принятия решений в рамках новой парадигмы могут служить методология «мягких» систем, мета-модель, модели «точности», системной технологии вмешательства, организационного развития и другие, а также новые технологии анализа информации, работающие в «мягком» контексте. Это означает, что наряду с применением современного формального (математического) аппарата в управленческих и аналитических исследованиях, а также в самом процессе принятия управленческих решений целесообразно использовать как ресурс профессиональный опыт и интуицию субъектов управления.

Способность получать качественную информацию, представлять ее в полезном виде и эффективно действовать на этой основе -- один из самых ценных навыков в управлении социальными процессами. Это особенно важно в условиях динамичного хаотического формирования общественных отношений, когда проведение анализа социальных систем только с помощью формального аппарата не представляется целесообразным и даже возможным. В этих условиях имеет место отход от рациональных методов анализа и механистического описания системы и переход к описанию организации как живой, с «мягкими» и неформальными подходами к ее анализу, принятию решений и управлению такой системой. Бушуева И.В., Шумаев В.А., Платонова Н.А. Государственное регулирование национальной экономики: Учебное пособие. М., 2008. С. 210

1.3 Контроль за исполнением управленческих решений

Контроль -- это одна из основных функций управления, представляющая собой обеспечение достижения целей, поставленных организацией, реализации принятых управленческих решений. При помощи контроля руководство организации определяет правильность своих решений и устанавливает потребность в их корректировке. Чудновская С.Н. Управленческие решения: Учебник. М., 2007, С.218

Осуществлять контроль -- это значит, с одной стороны, устанавливать стандарты, измерять фактически достигнутые результаты и их отклонения от установленных стандартов; с другой -- отслеживать ход выполнения принятых управленческих решений и оценивать достигнутые результаты в ходе их выполнения.

Именно результаты контроля становятся основанием для руководителей организации корректировать принятые ранее решения, если отклонения в ходе реализации принятых ранее решений значительны.

Контроль исполнения управленческих решений обусловлен множеством причин. Лапыгин Ю.Н. Управленческие решения: Учебное пособие. М., 2009. С.302

Основная причина необходимости контроля -- неопределенность, которая, будучи неотъемлемым элементом будущего, присуща любому управленческому решению, выполнение которого предполагается в будущем. Существуют следующие факторы неопределенности:

- временной интервал между принятием и реализацией решения --между прогнозировавшимся развитием ситуации при принятии управленческого решения и реальным развитием ситуации принятия решения всегда неизбежен некоторый зазор, некоторые отклонения, поскольку принятие решения осуществляется на основании того или иного видения ситуации, той или иной модели ситуации, которая всегда неполна;

- персонал организации. Исполнители принятых решений -- люди, а не машины. Отклонения возможны в ходе выполнения принятых решений и по этой причине, например, может быть неэффективным взаимодействие работ между различными подразделениями внутри организации, может быть недостаточно правильно понято задание, наконец, исполнитель может заболеть, его может переманить конкурент и т.д. Насколько удачна модель и эффективно принятое управленческое решение, зависит от профессионализма менеджера, принимающего решения. Поэтому при осуществлении контроля оценивается и измеряется как ход выполнения принятых организацией решений, так и соответствие принятых ранее решений реализовавшемуся развитию ситуации принятия решения. Башкатова Ю.И.. Управленческие решения: Учебник. М., 2007. С.28

Отсутствие надежной системы контроля и, как следствие, эффективной обратной связи может привести организацию к кризисной ситуации. Отсутствие эффективной обратной связи стало причиной краха многих крупных и мелких организаций.

Если принятое ранее решение оказалось недостаточно эффективным или ошибочным, то именно хорошо отлаженная система контроля может позволить своевременно это установить и внести коррективы в действия организации. Хорошо отлаженная система контроля своевременно выявляет проблемы. Это справедливо и для решений, содержащих элемент риска.

Система контроля позволяет выявить те положительные аспекты и сильные стороны, которые определились при осуществлении ее деятельности. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, менеджер может быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации. Белокрылова О.С., Киселева Н.Н., Хубулова В.В. Региональная экономика и управление: Учебное пособие. М., 2009. С.108

Любая функция управления может эффективно действовать только при наличии эффективно действующей системы контроля. Контроль -- это критически важная и сложная функция управления, неприятная, однако, для работников предприятия.

Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного «контролером», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Контроль -- это фундаментальный элемент процесса управления. Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения: Учебник для вузов. М., 2010. С.169

Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они -- неотъемлемая часть общей системы контроля в данной организации. Все виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления. Глазунова Н.И. Государственное и муниципальное управление: Учебник. М., 2007. С. 156

Рассмотрим три вида контроля за исполнением управленческих решений:

- предварительный контроль;

- текущий контроль;

- заключительный контроль.

Предварительный контроль. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. Некоторые наиболее важные виды контроля в организации могут быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации.

Основное средство осуществления предварительного контроля -- реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, их строгое соблюдение -- это способ убедиться, что работа выполняется в заданном направлении.

Если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях:

- предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, какие знания и навыки нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно;

- предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита (подробнее см. в главе, посвященной методам принятия управленческих решений);

- предварительный контроль в области финансовых ресурсов. Важнейшее средство предварительного контроля финансовых ресурсов -- бюджет (текущий финансовый план), который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет -- механизм предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца. Бабун Р.В., Муллагалеева З.З. Вопросы муниципальной экономики: Учебное пособие. М., 2009. С. 41

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объект -- подчиненные сотрудники, а сам он традиционно прерогатива их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Обратная связь -- это обмен данными о полученных результатах. Простейший пример обратной связи -- сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки.

Системы обратной связи позволяют руководству выявить наличие непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед ней задачам. Все системы с обратной связью характеризуются:

- наличием цели;

- использованием внешних ресурсов;

- преобразованием внешних ресурсов для внутреннего использования;

- отслеживанием значительных отклонений от намеченных целей;

- корректировкой этих отклонений для того, чтобы обеспечить достижение целей.

Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами. К числу внутренних факторов следует отнести проблемы, связанные с ситуационными факторами внутри организации. Внешние факторы -- все то, что воздействует на организацию из окружающей ее среды: конкуренция, принятие новых законов, изменения технологии, ухудшение общей экономической ситуации, изменения системы культурных ценностей и многое другое.

Вполне допустимо рассматривать управление в основном как попытку обеспечить функционирование организации в качестве системы с эффективной обратной связью, т.е. как системы, обеспечивающей выходные характеристики на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних и внутренних отклоняющих факторов. Однако хорошее управление далеко выходит за рамки простого стремления обеспечить статус-кво и адекватно реагировать на возникающие проблемы. Если организация не стремится адаптироваться и совершенствовать свою деятельность, изначально заняв активную позицию, она вряд ли останется эффективной в долгосрочном плане. Алехин Э.В. Государственное и муниципальное управление: Учебное пособие. Пенза, 2007. С. 56

Заключительный контроль -- фактически полученные результаты сравнивают с требуемыми либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он имеет две важные функции:

- дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем;

- способствует мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа (рис.1):

- установление плановых величин и критериев;

- сопоставление с ними реальных результатов;

- принятие необходимых корректирующих действий.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1. Этапы контроля

Разносторонний характер и множество форм присущи контролю. Как говорилось, контроль -- одна из важнейших стадий при исполнении управленческого решения. В государственном и муниципальном управлении контроль направлен прежде всего на соблюдение законности и дисциплины. Каждый руководитель организации обязан с этой точки зрения осуществлять контроль за деятельностью подчиненных, на него возложен внутренний контроль. Он повседневно проверяет явку на работу, соблюдение трудового режима, осуществляет промежуточный контроль выполнения задания, заслушивая информацию подчиненных, их отчеты и доклады. Руководитель может проверить выполнение задания с выездом на место, в беседе с руководителями и работниками того объекта, деятельность которого он поручил проверить государственному служащему. Контроль может осуществляться путем проведения совещаний и обсуждения на них решаемой проблемы.

В сфере государственного и муниципального управления осуществляется также внешний контроль. Он имеет разные формы: со стороны вышестоящих органов, со стороны специализированных органов государственного контроля, со стороны населения, общественных объединений, граждан. Парламент, например, может создать следственную комиссию для расследования деятельности определенного органа или учреждения. Его счетная палата проверяет исполнение государственного бюджета в отдельных учреждениях. Почти в каждом министерстве и ведомстве в России есть отдел, иное подразделение, осуществляющее от имени ведомства контрольные полномочия в отношении подчиненных структур.

Существуют также специализированные органы функционального контроля, действующие в определенной сфере. В России это, в частности, федеральные надзоры.

По результатам внутреннего и внешнего контроля делаются соответствующие выводы, позитивные и негативные. Нередко такие выводы делаются в отношении конкретных руководителей и государственных служащих (поощрение за добросовестный труд, взыскание за плохую работу и др.).

Учет и контроль -- предпосылка для аналитических выводов о состоянии дела, о деятельности конкретных государственных служащих. Такой анализ должен быть всесторонним и глубоким. Нельзя делать умозаключения на основе какого-то одного факта, ибо почти всегда факту может быть противопоставлен контрфакт. Необходимо учитывать совокупность фактов и внешних обстоятельств, например, внешние помехи, которые воспрепятствовали точному выполнению задания и которые было невозможно преодолеть. Результатом анализа является определенное умозаключение, в соответствии с которым принимается управленческое (основное или промежуточное) решение. Оно порождает новый цикл управленческого процесса. Лукичева Л.И. , Егорычев Д.Н Управленческие решения: Учебник для ВУЗов. М., 2009. С.141

2. Контроль за исполнением решений на примере Администрации Тракторозаводского района г.Челябинска

2.1 Характеристика Администрации Тракторозаводского района г.Челябинска

Администрация Тракторозаводского района в городе (далее - администрация района) является территориальным органом Администрации города Челябинска (далее - Администрация города), осуществляющим исполнительно-распорядительные и контрольные функции на территории района в городе.

Расположена по адресу: 454007, г.Челябинск, ул.Горького, д.10

Глава администрации: Горбунов Владимир Александрович.

Границы территории, на которой действует администрация района, устанавливаются нормативным правовым актом, принимаемым Челябинской городской Думой (далее - городской Думой).

Администрация района в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, Челябинской области, Уставом города Челябинска, правовыми актами органов местного самоуправления города Челябинска, настоящим Положением.

Администрация района является юридическим лицом со дня внесения соответствующей записи в единый государственный реестр юридический лиц, имеет печать с изображением герба города Челябинска, штампы, бланки установленного образца со своим наименованием.

Администрация района может быть истцом и ответчиком в суде по вопросам своей компетенции.

Администрацию района возглавляет глава администрации района, который назначается на должность и освобождается от должности Главой города Челябинска (далее - Глава города). Положением Об Администрации района в городе Челябинске (в ред. Решений Челябинской городской Думы от 28.11.2006 N 17/26, от 27.02.2007 N 19/15, от 21.10.2008 N 36/20)

Структура, штатная численность администрации района утверждаются Главой города по представлению главы администрации района.

Штат администрации района составляют муниципальные должности муниципальной службы, а также должности, не отнесенные к муниципальным должностям муниципальной службы, и обслуживающий персонал.

Муниципальными служащими администрации района являются лица, замещающие муниципальные должности муниципальной службы, установленные решением городской Думы в соответствии с Законом Челябинской области «О реестре муниципальных должностей муниципальной службы». О реестре муниципальных должностей муниципальной службы: Закон Челябинской области № 109-ЗО от 29 марта 2007 // Южноуральская панорама. 2007. 03 апреля Ст. 4

Администрация района в своей деятельности подотчетна Главе города.

Взаимоотношения администрации района с организациями строятся на основе норм действующего законодательства.

Правовые акты, издаваемые главой администрации района в пределах переданных полномочий, обязательны для исполнения всеми находящимися на территории района организациями, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, общественными объединениями, должностными лицами и гражданами

Администрация района в городе, являясь структурным подразделением (органом управления) Администрации города, осуществляет от ее имени следующие полномочия:

1. представляет на территории района интересы Администрации города в отношениях с организациями, независимо от их организационно-правовой формы, гражданами;

2. вносит предложения Главе города, заместителям Главы города, отраслевым органам Администрации города по вопросам, находящимся в их компетенции;

3. организует прием населения и работу с предложениями, заявлениями, жалобами граждан в соответствии с действующим законодательством;

4. координирует на территории района деятельность уполномоченных органов по:

- спасению, охране жизни граждан, защите их здоровья и прав, сохранению материальных ценностей, поддержанию порядка в случае стихийных бедствий, экологических катастроф, эпидемий, пожаров, массовых нарушений общественного порядка, защите населения и территории района от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;

- предупреждению, выявлению и пресечению террористической деятельности;

- охране общественного порядка;

- профилактике правонарушений;

- мобилизационной подготовке;

- подготовке объектов жилищно-коммунальной сферы к работе в зимних условиях;

- исполнению законодательства о воинской обязанности, социальной защите населения, об образовании, об оказании медицинской помощи населению, охране окружающей среды, о заключении актов гражданского состояния;

5. организует и обеспечивает работу районных и межведомственных комиссий, в том числе комиссии по согласованию переустройства и перепланировки жилых и нежилых помещений в жилых домах;

6. проводит юридическую экспертизу гражданско-правовых договоров, заключаемых муниципальными предприятиями и учреждениями, действующими на территории района;

7. осуществляет учет:

- избирателей (участников референдума), зарегистрированных на территории района;

- органов территориального общественного самоуправления;

- граждан, нуждающихся в жилых помещениях по договорам социального найма, в том числе имеющих право на обеспечение жильем за счет средств федерального бюджета;

- предприятий, организаций, объектов потребительского рынка, действующих на территории района;

8. принимает меры к выявлению, постановке на учет бесхозяйного недвижимого имущества для дальнейшего решения вопроса о принятии его в муниципальную собственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством;

9. участвует в разработке и реализации планов, программ социально-экономического развития города, городских, отраслевых целевых программ;

10. разрабатывает и вносит на рассмотрение городской Думы предложения в городскую целевую программу «Развитие районов в городе Челябинске»;

11. организует участие предприятий, организаций, независимо от их организационно-правовой формы, в социально-экономическом развитии района;

12. содействует уполномоченным государственным и муниципальным органам:

- в проведении гигиенических и санитарно-эпидемиологических мероприятий на территории района;

- в осуществлении контроля соблюдения земельного и природоохранного законодательства;

- в сносе незаконно возведенных строений и освобождении самовольно занятых территорий;

13. принимает решения о признании граждан малоимущими с целью дальнейшей постановки их на учет в качестве нуждающихся в жилых помещениях, предоставляемых по договорам социального найма в муниципальном жилищном фонде, а также нуждающихся в жилых помещениях в соответствии с действующим законодательством и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления города Челябинска;

14. принимает решения по заявлениям граждан:

- о снижении брачного возраста, в соответствии с пунктом 2 статьи 13 Семейного кодекса Российской Федерации;

- о согласовании отчуждения жилого помещения, в котором проживают находящиеся под опекой или попечительством члены семьи собственника данного жилого помещения, либо оставшиеся без родительского попечения несовершеннолетние члены семьи собственника, в соответствии со статьей 292 Гражданского кодекса РФ;

- об установлении опеки и попечительства над совершеннолетними, оставшимися без родительского попечения, лицами, признанными в установленном порядке недееспособными либо ограниченно дееспособными;

15. принимает решения и осуществляет подготовку документов на заселение жилых помещений муниципального жилищного фонда, расположенного на территории района, в соответствии с действующим законодательством;

16. координирует деятельность диспетчерских служб района, муниципальных предприятий, учреждений, действующих на территории района, по вопросам жизнеобеспечения населения;

17. оказывает содействие в формировании товариществ собственников жилья и осуществлении их деятельности на территории района, в организации управляющих компаний в порядке и на условиях, установленных действующим законодательством;

18. обеспечивает исполнение на территории района законодательства о проведении собраний, митингов, демонстраций, шествий и пикетирований;

19. производит уведомительную регистрацию: коллективных договоров, заключаемых работодателями с работниками; трудовых договоров, заключаемых предпринимателями с физическими лицами;

20. содействует развитию предпринимательской деятельности и становлению малого бизнеса на территории района, созданию дополнительных рабочих мест, оказывает информационно-консультационные услуги субъектам малого бизнеса;

21. содействует исполнению на территории района законодательства в сфере потребительского рынка и защиты прав потребителей, вносит предложения в Администрацию города по совершенствованию и упорядочению стационарной, уличной торговли, деятельности рынков и ярмарок, предприятий общественного питания и бытового обслуживания с учетом потребностей населения района;

22. осуществляет аттестацию предприятий торговли, общественного питания, бытового обслуживания, расположенных на территории района;

23. организует торговое обслуживание массовых мероприятий, проводимых на территории района, питание в столовых по обслуживанию малоимущих слоев населения;

24. взаимодействует с культурно-национальными центрами по вопросам сохранения и развития национальных традиций;

25. участвует в комиссиях по выбору подрядчиков по обслуживанию жилищного фонда, расположенного на территории района;

26. вносит в Администрацию города предложения по расторжению договоров на осуществление функций подрядчика и заказчика по обслуживанию жилищного фонда, расположенного на территории района;

27. содействует обеспечению трудоустройства и занятости молодежи;

28. вносит предложения в Администрацию города по развитию сети муниципальных учреждений культуры, укреплению их материальной технической базы;

29. взаимодействует с ветеранскими организациями по вопросам патриотического воспитания подрастающего поколения;

30. проводит работу по пропаганде занятий физической культурой и спортом, формированию здорового образа жизни среди жителей района;

31. взаимодействует с учреждениями спорта, федерациями по видам спорта, расположенными на территории района;

32. осуществляет контроль деятельности служб гражданской обороны в районе, оказывает содействие уполномоченным органам в организации и проведении комплексных учений, тренировок, командно-штабных учений;

33. организует контроль противопожарной безопасности в муниципальных организациях, расположенных на территории района;

34. обеспечивает работу по формированию списков присяжных заседателей в соответствии с действующим законодательством;

35. оказывает содействие общественным организациям и объединениям в их деятельности на территории района, в реализации права граждан на территориальное общественное самоуправление;

36. вносит предложения Главе города по определению границ территорий, в которых осуществляется территориальное общественное самоуправление, координирует деятельность органов территориально-общественного самоуправления;

37. участвует в конкурсных комиссиях по застройке микрорайонов, отдельных земельных участков, в комиссиях по утверждению градостроительных планов;

38. определяет границы санитарной уборки территорий и их закрепление за организациями, предприятиями, учреждениями, владельцами, балансодержателями, арендаторами, организациями, эксплуатирующими жилые дома и офисные здания, заказчиками строительных объектов, на которых они дислоцируются, составление и согласование карт-схем уборки;

39. организует и контролирует проведение субботников по санитарной очистке территории района;

40.согласовывает:

- перевод жилых помещений в нежилые и нежилых помещений в жилые;

- титульные списки муниципальных предприятий на проведение капитальных ремонтов, планы благоустроительных работ, финансируемых за счет средств городского бюджета;

- открытие досуговых и развлекательных учреждений на территории района;

- строительство объектов на территории района;

41. выдает нанимателю жилого помещения по договору социального найма разрешение на обмен занимаемого жилого помещения;

42. выдает нанимателю жилого помещения по договору социального найма разрешение на передачу всего жилого помещения или его части в поднаем.

Администрация района для осуществления своих полномочий наделяется необходимым муниципальным имуществом и финансовыми ресурсами.

Имущество закрепляется за администрацией района в соответствии с договором, заключаемым с Комитетом по управлению имуществом и земельным отношениям г. Челябинска.

Администрация района владеет, пользуется закрепленным за ней муниципальным имуществом и с согласия Комитета по управлению имуществом и земельным отношениям Администрации города Челябинска производит списание, обмен, передачу имущества, приобретенного за счет бюджетных средств.

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены