Организацию контроля исполнения управленческих решений можно провести на основе документов администрации. Целью контроля за исполнение решений в Администрации Тракторозаводского района является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние служебные документы.

На контроль в Администрации берутся:

- законы Российской Федерации;

- постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации;

- поручения полномочного представителя Президента Российской в Уральском федеральном округе;

- законы Челябинской области;

- постановления, распоряжения, поручения губернатора Челябинской области;

- постановления администрации Челябинской области;

- поручения вице-губернаторов области и протоколов совещаний, проводимых вице-губернаторами области;

- обращения депутатов Государственной Думы и областной Думы;

- письма-запросы и письма-поручения вышестоящих органов исполнительной власти;

- письма органов исполнительной власти области, местного самоуправления, предприятий и организаций;

- постановления, распоряжения, поручения Главы администрации;

- критические выступления средств массовой информации по вопросам деятельности Администрации по указанию Главы администрации или лица его замещающего;

- протесты и представления прокурора района;

- другие документы по указанию Главы администрации.

Непосредственное ведение контроля и организация исполнения документов осуществляется заместителями главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей), руководителями структурных подразделений Администрации.

Контроль осуществляется:

- за правильным и полным решением вопросов, поставленных в документах;

- за соблюдением сроков рассмотрения документов исполнителями;

- за исполнением документов, направленных в подведомственные организации, конкретным должностным лицам;

- за рассмотрением и получением ответов на письма, направленные в вышестоящие органы.

Осуществляются проверки по исполнению документов, обобщается опыт работы по организации контроля за исполнением документов в структурных подразделениях Администрации.

Контроль за своевременным прохождением документов при наложении резолюций Главы администрации (исполняющим обязанности Главы администрации на период его отсутствия) осуществляет общий отдел.

Общим отделом осуществляется контроль:

- за своевременной передачей документов исполнителям, если Глава администрации поставил их на контроль;

- за соблюдением сроков рассмотрения входящих документов;

- за своевременным прохождением и возвратом исполнителями всех документов с отметкой об исполнении в общий отдел;

- за своевременным ознакомлением с документами должностных лиц, указанных в резолюции;

- за исполнением поручений Главы администрации, данных по итогам встреч с населением, общественностью, представителями партий и движений, письменных и устных обращений граждан;

- за исполнением поручений, данных Главой администрации во время командировок, содержащихся в протоколах совещаний у Главы администрации и аппаратных совещаний.

Общий отдел Администрации:

-ежемесячно отдел представляет Главе администрации, заместителям главы администрации перечень не исполненных и не возвращенных исполнителями документов для принятия соответствующих мер;

- обеспечивает получение от исполнителей информации о ходе выполнения поставленных на контроль документов или отдельных его пунктов;

- направляет ежемесячно заместителям главы администрации перечни решений и поручений, сроки исполнения которых истекли на первое число месяца, и в порядке предупредительного контроля - перечни решений и поручений, подлежащих исполнению до конца месяца, квартала, года;

вносит предложения об ответственности муниципальных служащих за несвоевременное исполнение поставленных на контроль документов;

- составляет ежемесячно справки-информации с анализом о состоянии контроля и проверки исполнения в Администрации, структурных подразделениях и докладывает Главе администрации. По итогам квартала, полугодия и года подготавливает подробный отчет о состоянии работы по контролю и исполнению в Администрации;

- в соответствии с полномочиями, поручениями Главы администрации, планами работы Администрации проводит проверки организации исполнения решений вышестоящих органов исполнительной власти и Решений Главы администрации по наиболее важным вопросам и представляет информацию о результатах проверок Главе администрации.

Юридическим отделом Администрации осуществляется контроль:

-за своевременным ознакомлением работников Администрации, заинтересованных лиц с резолюциями Главы администрации к правовым актам федеральных органов государственной власти;

-за соответствием проектов правовых актов Главы администрации Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, указам Президента Российской Федерации, постановлениям Правительства Российской Федерации, законам Челябинской области, постановлениям губернатора и администрации Челябинской области.

-за рассмотрением протестов и представлений прокуратуры.

Контроль выполнения секретных документов и содержащихся в них поручений осуществляют специалисты отдела по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с момента поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Индивидуальные сроки устанавливаются Главой администрации, заместителями главы администрации, если не указан срок в самом документе. Срок исполнения фиксируется в резолюции (указании) Главы администрации.

Типовые сроки исполнения документов установлены на основании актов органов представительной и исполнительной власти Российской Федерации, а также центральных отраслевых органов управления:

- поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе - в указанный в поручении срок либо в месячный срок со дня подписания;

- запросы и обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ не позднее 15 дней, депутатов областной Думы, в недельный срок, при необходимости в проверке или дополнительном изучении вопроса срок может быть продлен до одного месяца с обязательным сообщением об этом депутату в трехдневный срок;

- письма-поручения и письма-запросы вышестоящих организаций к указанному в письме сроку или установленному Главой администрации;

- обращения министерств и ведомств во исполнение документов Правительства Российской Федерации согласно указанному в них сроку;

- экспертные заключения Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Челябинской области до 20 дней;

- телеграммы, радиограммы, ВЧ-граммы, требующие срочного решения до двух дней, остальные в течение 10 дней;

- протоколы совещаний согласно установленному в них сроку;

- исходящие инициативные письма Главы администрации, Администрации по основным вопросам деятельности согласно установленному в них сроку;

- критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов печати до 15 дней;

- заявления и жалобы граждан в срок до одного месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки не более 15 дней;

- поручения с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок;

- поручения без указания конкретной даты, имеющие в тексте пометку «срочно», исполняются в 3-х дневный срок, остальные в месячный срок. Срок исчисляется в календарных днях с даты их подписания;

- письма предприятий, организаций, учреждений, органов местного самоуправления до 10 дней;

- протокол разногласий: составление и направление до 10 дней, рассмотрение до 20 дней.

Контроль за исполнением документа осуществляется с момента постановки документа на контроль (записи в резолюции Главы администрации).

Если исполнитель не может в установленный срок исполнить документ, он должен не позднее, чем за 3 дня до истечения срока обратиться с письменной просьбой о продлении срока исполнения документа с указанием причин отсрочки к Главе администрации, заместителю главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей).

Поступившие в Администрацию федеральные законы, постановления Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения губернатора Челябинской области, администрации Челябинской области, иных органов исполнительной власти области, регистрирует общий отдел. После регистрации их в тот же день специалист приемной передает Главе администрации.

На Законы Российской Федерации, указы, распоряжения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации, поручения полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, обращения, запросы депутатов Областной Думы, постановления, распоряжения губернатора и администрации Челябинской области, иные документы вышестоящих органов исполнительной власти Челябинской области, в случае постановки их на контроль заполняется контрольная карточка, на которую переносится резолюция (указание), проставляется отметка о контроле «К» и исполнителе.

Отметка об особом контроле «ОК» проставляется на тех документах и контрольных карточках, в которых определен срок представления информации (справки, докладной записки и т.д.) в вышестоящие органы.

Общий отдел знакомит заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений Администрации с правовыми актами Правительства Российской Федерации, документами органов исполнительной власти Челябинской области, поступившими в Администрацию, в части касающейся, в том числе с поставленными Главой администрации на «особый контроль» («ОК»), передает их исполнителям, если заместитель главы администрации, руководитель структурного подразделения определили конкретного исполнителя.

В том случае, когда в резолюции Главы администрации указано о необходимости подготовки по данным документам проекта постановления или распоряжения, исполнитель обязан в установленный срок представить соответствующие материалы заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений, ответственным за выполнение указаний Главы администрации.

Резолюция Главы администрации типа «Для сведения», «Для исполнения», «Для руководства» позволяет заместителям главы администрации определять конкретных исполнителей и меры по исполнению документа. Общий отдел должен в двухдневный срок ознакомить указанных конкретных должностных лиц и сделать отметку в контрольной карточке о дополнении к поручению Главы администрации.

Контроль исполнения правовых актов Правительства Российской Федерации, документов органов исполнительной власти Челябинской области, поступивших в Администрацию, подготовку по ним необходимых материалов (проектов постановлений, распоряжений, подготовку информации) осуществляют заместители главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей), руководители структурных подразделений Администрации.

Общий отдел ведет учет поставленных на контроль правовых актов Правительства Российской Федерации, документов органов исполнительной власти Челябинской области, поступивших в Администрацию по заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений, обеспечивает своевременное получение материалов о выполнении контролируемых документов, а также представление информации, докладных записок, справок, направляемых Администрацией в вышестоящие органы.

Поручения полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, губернатора Челябинской области, содержащиеся в их решениях, считаются исполненными после принятия, со ссылкой на соответствующий документ, постановления или распоряжения Главы администрации.

На контрольной карточке специалист общего отдела делает запись (номер и дату принятого документа). Контрольная карточка хранится в общем отделе постоянно вместе с документом, а затем сдается в архив Тракторозаводского района.

Вопрос о контроле исполнения постановлений и распоряжений (далее-Решений) Главы администрации определяется в момент подготовки проекта Решения. В тексте проекта делается об этом запись, устанавливаются сроки исполнения и исполнители. Данный проект Решения обязательно согласовывается с общим отделом.

Если Решение принимается по вопросу, по которому уже ранее были приняты решения, то в тексте проекта делается запись о снятии с контроля Решения Главы администрации с указанием номера, даты и наименования, или представляется подробная справка о ходе выполнения Решения за подписью руководителя структурного подразделения Администрации, на которой заместитель главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей) должен сделать запись «В дело» или «С контроля снять».

На каждое Решение Главы администрации, взятое на контроль, общий отдел заводит папку (паспорт), где хранятся все материалы по его исполнению. Контроль сроков и качества исполнения решений Главы администрации осуществляют заместители главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей). Они же совместно с курируемыми структурными подразделениями готовят материалы для снятия Решения с контроля.

После принятия решения по наиболее важным вопросам социально-экономической жизни района, заместителями главы администрации, соответствующими руководителями структурных подразделений Администрации в 10-ти дневный срок разрабатывается план мероприятий по контролю за его выполнением с указанием сроков исполнения и исполнителей. Этот план утверждается Главой администрации. Один экземпляр передается в общий отдел.

Заместители главы администрации систематически осуществляют контроль и проверку исполнения в структурных подразделений Администрации, организациях взятых на контроль Решений Главы администрации и обеспечивают представление Главе администрации, общему отделу информации о ходе выполнения контролируемых документов.

Исполнение поручений Главы администрации, поручений, содержащихся в Решениях Главы администрации с формулировками: «представить» «внести», «доложить», «информировать», «подготовить проект постановления (распоряжения) Главы администрации», контролируется соответствующими подразделениями Администрации. Эти поручения также берутся на учет общим отделом.

Поручения считаются исполненными, если материалы или проекты указанных документов не возвращены на доработку и по ним подготовлены и подписаны соответствующие письма или Решения. В этом случае общий отдел снимает поручение с контроля, сделав отметку о дате и номере принятого или отправленного документа.

Контроль выполнения Решений Главы администрации осуществляется путем проверок на местах, получения справок и других информационных материалов, рассмотрения хода выполнения решений или отдельных пунктов протоколов совещаний у Главы администрации, на заседаниях Администрации, совещаниях у заместителей главы администрации.

О результатах выполнения Решения или его отдельных пунктов руководители структурных подразделений Администрации в указанные сроки информируют заместителей главы администрации, осуществляющих контроль за исполнением Решения Главы администрации, которые передают ее затем в общий отдел с резолюцией о снятии с контроля или продлении контрольных сроков.

На документах, снятых с контроля, делается отметка «В дело» или «С контроля снять», дата, подпись Главы администрации, заместителя главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей).

Копии снятых с контроля Решений Главы администрации вместе со всеми справками об исполнении сдаются специалистами Администрации в архивный отдел, где они хранятся 5 лет, затем уничтожаются.

Служебные письма, поступившие на имя Главы администрации, специалист общего отдела регистрирует и передает Главе администрации на рассмотрение.

После получения резолюции (указания) об исполнении документа, который Глава администрации поставил на контроль, специалист общего отдела оформляет на данный документ контрольную карточку, затем документы направляются исполнителям. На контрольной карточке, оставшейся в общем отделе, делаются отметки о прохождении и исполнении документа.

В случае, когда документ (поручение) должен исполняться несколькими подразделениями совместно, ответственным за исполнение является лицо, названное в качестве исполнителя в резолюции или документе первым или помечается словом «созыв», которому передается подлинник документа.

Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок путем ознакомления (в течение двух дней) всех исполнителей с документом, определяет количество необходимых копий и обеспечивает размножение документов, осуществляет свод материалов, согласованных с соисполнителями, для принятия совместного решения, которое докладывается Главе администрации.

Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документов.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Контроль исполнения документов в установленный срок осуществляют специалисты общего отдела, которые ежемесячно сообщают Главе администрации о ходе выполнения контролируемых документов и причинах невыполнения в установленные сроки поручений (указаний) Главы администрации.

Общий отдел ведет учет взятых на контроль документов по исполнителям, срокам исполнения, обеспечивает своевременное получение материалов о выполнении контролируемых документов; ежемесячно, по состоянию на 1-е число наступившего месяца, представляет Главе администрации сводку о ходе выполнения документов, поставленных на контроль.

Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. В том случае, если в резолюции на документе Главой администрации указано «Прошу внести предложения», «Об исполнении информировать» - эти документы по докладу заместителя главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей) снимаются с контроля Главой администрации.

Документ (подлинник) подлежит возврату в общий отдел со справкой об исполнении документа и обязательной резолюцией (указанием) Главы администрации о снятии с контроля или отметкой «В дело».

Документы, снятые с контроля Главой администрации, информации, направленные в вышестоящие органы, но не возвращенные в общий отдел, считаются не исполненными.

Контроль исполнения поручений, записанных в протоколах совещаний с участием членов Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, губернатора Челябинской области и Главы администрации осуществляют заместители главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей).

Секретариат совещаний с участием членов Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском округе, губернатора Челябинской области для ведения протокола формирует общий отдел. В секретариат совещаний могут входить специалисты структурных подразделений Администрации в соответствии с вопросами повестки дня совещаний.

управленческий решение муниципальный администрация

3. Разработка предложений по решению проблем в системе контроля за исполнением управленческих решений, принимаемых в Администрации Тракторозаводского района г.Челябинска

3.1 Внедрение автоматизированной системы контроля за исполнением управленческих решений принимаемых в Администрации Тракторозаводского района г. Челябинска

Система контроля исполнения документов, в которых содержатся государственно-управленческие решения, может включать: автоматизированный учет, проверку исполнения на местах, анализ оперативной деятельности подразделений, выработку рекомендаций и принятие мер для устранения причин, снижающих эффективность управления, и др. Цель такого контроля -- содействие своевременному и качественному исполнению решений, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки управленческой деятельности государственного аппарата, госорганов, структурных подразделений, конкретных госслужащих.

Рынок систем управления документооборотом в нашей стране представлен программными решениями, как российских разработчиков на базе приложений иностранных компаний и на базе собственных разработок, так и несколькими иностранными производителями. Отечественный софт лучшим образом учитывает специфику российского документооборота, нежели программное обеспечение иностранных производителей, и дело здесь не в патриотизме, а в несколько других принципах построения западного документооборота, а так же в многообразии существующих стандартов в различных странах.

Автоматизация документооборота учреждения позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом.

Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов, вместе со всеми вложениями и связками, и поручений по их содержанию и любой комбинации реквизитов, с заданием списка или диапазона значений, логических условий. Возможно формирование индивидуальных маршрутов прохождения документов.

Хранение документов любых форматов, наличие удаленного доступа к системе с компьютера, подключенного к сети Internet. Архивное хранение документов позволяет организовать Единое информационное пространство предприятия, поэтому пользователи системы получают максимально полную информацию по всем запрашиваемым данным.

Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к системам автоматизации:

- документирование (т.е. подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);

- организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

- систематизация архивного хранения (определение правил хранения информации, ее поиска и использования для поддержки принятия решений, секретность).

Автоматизированная система электронного документооборота обязана, в частности, иметь следующие характеристики:

- после регистрации информационного материала в качестве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или уничтожить документ;

- документу устанавливается срок хранения, соответствующий требованиям законодательства и контролирующих организаций. Средства системы должны позволять «запрограммировать» все встречающиеся в отечественных нормативных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение заданного отрезка времени, до определенного наступления события, комбинированные, и т.д.);

- система должна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений. Уничтожать электронные документы могут только специально уполномоченными лица, в рамках плановой работы по экспертизе ценности и уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Сравним некоторые автоматизированные системы, разработанные для решения задач делопроизводства. (приложение 2)

Из таблицы видно, что для Администрации Тракторозаводского района подходит Автоматизированная система электронного документооборота «ДЕЛО». Рассмотрим ее подробнее.

Система «ДЕЛО» разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. Сегодня «ДЕЛО» используют более 1500 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест около 120 000. Шесть субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

«Сертификат Наивысшего Качества» ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой «ДЕЛО», и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение системы и отсутствие проблем с ее дальнейшей эксплуатацией. Глик Д.И. Национальные стандарты в области электронного документоотбора // Секретарское дело. 2008. №9. С. 46

Преимущества системы:

Для руководителей различных уровней:

- быстрый поиск документов;

- отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

- эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

- сокращение сроков подготовки и согласования документов;

- удобная работа над проектами документов;

- получение сводных отчетов и журналов;

- возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

- быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

- отслеживание хода исполнения резолюций;

- удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и их проектов;

- журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

- формирование отчетности.

Система «ДЕЛО», масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест. Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация - Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии - Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»). Кузнецова Т.В. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления // Секретарское дело. 2009. №11. С. 43

Автоматизированная система «ДЕЛО»:

1. Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.

2. Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».

3. Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.

4. Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно - через Интернет («ДЕЛО-WEB»).

5. Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

Система «ДЕЛО» - тиражируемый «коробочный» продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.

3.2 Анализ эффективность предложенных мероприятий по решению проблем в системе контроля за исполнением управленческих решений

Эффективность управленческих решений государства в немалой степени зависит от правильного использования всего многообразия их видов и формального выражения. Оптимальное сочетание различных видов решений и соответствующих им форм способствует лучшей организации государственной власти, совершенствованию ее управленческих связей в воздействии на внешнюю среду. Практическую ценность содержания деятельности госорганов составляют принимаемые и исполняемые ими решения в целях реализации функций государственного управления. Организационной формой их является аппарат, госорганы; госадминистрация юридически оформлена преимущественно административным правом.

По данным западных консалтинговых компаний, при работе с бумажными документами:

- около 15% всех документов безвозвратно теряется;

- до 30% рабочего времени сотрудников затрачивается на поиски необходимых материалов;

- для каждого документа создается в среднем 19 его копий.

Программный продукт «ДЕЛО» создает принципиально новые условия для более эффективной организации работы с документами.

Рассмотрим преимущества автоматизированной технологии делопроизводства (таблица 1).

Таблица 1. Сравнение автоматизированной и неавтоматизированной технологий контроля

Не автоматизированная технология	Автоматизированная технология
1	2
ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, электронная почта)	автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам
ручная печать регистрационно-контрольных карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров	автоматическая печать регистрационно-контрольных карточек, формирование сводок, справок и реестров, отчетов
ручное перемещение проекта документа в процессе согласования и утверждения	автоматизированная пересылка проекта между согласующими и утверждающими должностными лицами по заранее заданному маршруту
размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям	автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети, возможность удаленного доступа к документам через Internet
ручная регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу	автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети
многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений	однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений
ручной поиск документов по нескольким картотекам	автоматизированный сквозной поиск документов, проектов документов и поручений по значению отдельных реквизитов и их произвольному сочетанию по всем картотекам с учетом прав доступа
сбор сведений об исполнении поручений в разрозненных картотеках различных подразделений и отчетах исполнителей	получение информации о состоянии работы по исполнению поручений «в режиме реального времени», автоматическое формирование напоминаний для исполнителей и сводок об исполнении
почтовая и курьерская отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения с ручным составлением соответствующих реестров	автоматизация функций оформления рассылки, отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения посредством электронной почты с защитой их средствами криптографии

Внедрение системы «ДЕЛО» предоставляет преимущества для работы всем категориям должностных лиц организации:

- руководителям - повышение оперативности принятия решений и эффективные средства контроля за исполнением поручений;

- помощникам руководителей и секретарям-референтам - эффективный инструмент для качественного информационного и документационного обеспечения руководства;

- служба документационного обеспечения управления - профессиональное решение для ведения, «бумажного», смешанного или электронного документооборота;

- исполнители - простые и удобные средства для работы с документами в ежедневной деятельности;

- ИТ-специалисты - удобство и простота настройки и администрирования системы, возможность интеграции с различными бизнес-приложениями.

Затраты на установку предложенной системы составят 36 тыс. руб., затраты на обслуживание 2,5 тыс.руб. в год.

Таким образом, введение предложенной системы автоматизированного контроля за исполнение управленческих решений позволит сократить до 30% рабочего времени сотрудников, в результате возможно сокращение штата сотрудников общего отдела и архивного отдела, что снизит затраты на оплату труда. Увеличится эффективность работы, так как сократится потеря документов на 15%. Так же будут сокращены затраты на расходные материалы.

Заключение

Установление правового государства в федеративной России предполагает обеспечение беспрепятственного прохождения управленческих решений и надежную обратную связь по всей вертикали - от федерального центра до органов местного самоуправления.

Одним из важнейших элементов процесса управления муниципальным образованием, с помощью которого обеспечивается взаимодействие управляемых и управляющих, является принятие и исполнение решений. Управленческое решение составляет главное средство управляющего воздействия, с помощью которого обеспечивается нормальное функционирование управляемых систем.

Государственно-управленческое решение -- осознанно сделанный субъектом государственного управления выбор целенаправленного воздействия на социальную действительность, выраженный в официальной форме. Между тем существует более широкое понятие государственного решения, -- это властная воля государства, которая приобретает официально выраженную форму, будучи закрепленной в существующих государственных актах, издаваемых государственным органом либо должностным лицом в соответствии со своей компетенцией и в пределах предоставленных полномочий.

Разработка управленческих решений представляет собой процесс, объединяющий основные функции управления: планирование, организацию, мотивацию, контроль. Решения, принимаемые органами власти, определяют не только качество и эффективность протекающих в управляемой системе процессов, но и возможность устойчивого и адаптивного развития в быстро меняющемся современном мире.

В государственных органах, районного значения, принимается ежегодно несколько тысяч управленческих решений, как текущего оперативного, так и перспективного, нормативного и стратегического значения. Должностные лица отводят исключительно много времени разработке и реализации управленческих решений.

Анализ контроля за исполнением решений был проведен на примере Администрации Тракторозаводского района г. Челябинска. Администрация Тракторозаводского района в городе является территориальным органом Администрации города Челябинска, осуществляющим исполнительно-распорядительные и контрольные функции на территории района в городе.

Целью контроля за исполнение решений в Администрации Тракторозаводского района является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние служебные документы.

Для более эффективного осуществления контроля над исполнением решений были даны рекомендации по внедрению автоматизированной системы контроля. Для Администрации Тракторозаводского района была выбрана Автоматизированная система электронного документооборота «ДЕЛО».

Система «ДЕЛО» - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Введение предложенной системы автоматизированного контроля за исполнение управленческих решений позволит сократить до 30% рабочего времени сотрудников, в результате возможно сокращение штата сотрудников общего отдела и архивного отдела, что снизит затраты на оплату труда. Увеличится эффективность работы, так как сократится потеря документов на 15%. Так же будут сокращены затраты на расходные материалы.

Список литературы

1. Алехин Э.В. Государственное и муниципальное управление: Учебное пособие. Пенза: Пенз. гoс. ун-т, 2007. 170 c.

2. Афоничкин А.И., Михаленко Д.Г. Управленческие решения в экономических системах: Учебное пособие. СПб.: Питер, 2009. 480 с.

3. Бабич А.М., Павлова Л.Н. Государственные и муниципальные финансы: Учебник. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. 264 с.

4. Бабун Р.В., Муллагалеева З.З. Вопросы муниципальной экономики: Учебное пособие. М.: Мoск. обществ. науч. фонд, 2009. 143 с.

5. Балдин К.В., Воробьев С.Н., Уткин И.Б.Управленческие решения: Учебник. М.: «Дашков и К», 2008. 496 с.

6. Башкатова Ю.И.. Управленческие решения: Учебник. М.: Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права, 2007. 89 с.

7. Белокрылова О.С., Киселева Н.Н., Хубулова В.В. Региональная экономика и управление: Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2009. 240 с.

8. Бирман Л.А.; Управленческие решения: Учебное пособие для ВУЗов. М.: Дело, 2008. 208 с.

9. Бункина М.К Национальная экономика: Учебник для вузов. М.: Палеотип, 2008. 488 с.

10. Бутов В.И., Игнатов В.Г., Кетова Н.П. Основы региональной экономики. Учебное пособие. М.: МарТ, 2007. 448 с.

11. Бушуева И.В., Шумаев В.А., Платонова Н.А. Государственное регулирование национальной экономики: Учебное пособие. М.: Альфа М, 2008. 653 с.

12. Васильев А.А. Муниципальное управление: Учебное пособие. М.: Эксмо, 2008. 160 с.

13. Видяпин В.И., Степанов М.В. Региональная экономика. Основной курс: Учебник. М.: Инфра-М, 2009. 686 с.

14. Воронин А.Г. Муниципальное хозяйство и управление: проблемы теории и практики: Учебное пособие. М.: Финансы и статистика, 2008. 198 с.

15. Гапоненко Т.В. Управленческие решения: Учебное пособие. М.: Феникс, 2008. 284 с.

16. Глазунова Н.И. Государственное администрирование: Учебное пособие. М.: Проспект, 2008. 560 с.

17. Глазунова Н.И. Государственное и муниципальное управление: Учебник. М.: ТК Велби, 2007. 246 с.

18. Глик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документоотбора // Секретарское дело. 2008. №9. С. 45-73.

19. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27.04.88. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 3

20. Граждан В.Д. Государственная гражданская служба: Учебник М.: Проспект, 2009. 542 с.

21. Ермасова Н.Б., Миронов М.Г., Ермакова Е.А. Государственные и муниципальные финансы: Учебное пособие. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. 372 с.

22. Ермошина Г.П. Региональная экономика: Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2009. 576 с.

23. Зайцев Н.Л. Экономика, организация и управление предприятием: Учебное пособие. М.: Эксмо, 2008. 455с

24. Злобина Н.В. Управленческие решения: Учебное пособие. Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2007. 80 с.

25. Зотов В.Б. Система муниципального управления: Учебник для вузов. СПб.: Лидер, 2007. 493 с.

26. Карданская Н.Л. Управленческие решения: Учебное пособие. М.: Юнити, 2009. 439 с.

27. Кистанов В.В., Региональная экономика: Учебник. М.: Финансы и статистика, 2009. 120 с.

28. Копылов Н.В. Региональная экономика России: Учебник. М.: Финансы и статистика, 2009. 584 с.

29. Кузнецов В.В., Ваховский В.В. Местное самоуправление в системе государственного управления: Учебное пособие. Ульяновск: УлГТУ, 2009. 127 с.

30. Кузнецова И.А. Государственное и муниципальное управление: Учебное пособие. М.: Эксмо, 2008. 160 с.

31. Кузнецова Т.В. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления // Секретарское дело. 2009. №11. С. 41-45.

32. Лапин В.А., Крестьянинов А.В., Коновалова И.Н. Основы местного самоуправления: Учебное пособие. М.: Дело, 2008. 256 с.

33. Лапыгин Ю.Н. Управленческие решения: Учебное пособие. М.: ЭКСМО, 2009. 448 с.

34. Левина С.Ш. Управленческие решения. Конспект лекций. М.: Феникс, 2010. 255 с.

35. Литвак Б. Г. Разработка управленческого решения: Учебник. М.: Дело, 2007. 392 с.

36. Лифшиц А.С. Управленческие решения: Учебное пособие для ВУЗов. М.: КноРус, 2009. 248 с.

37. Лукичева Л.И., Егорычев Д.Н Управленческие решения: Учебник для ВУЗов. М.: Омега-Л, 2009. 383 с.

38. Лысов О.Е. Государственное и муниципальное управление: Учебное пособие. СПб.: Питер, 2007. 131 с.

39. Мацкуляк И.Д. Государственные и муниципальные финансы: Учебник. М.: РАГС, 2007. 640 с.

40. Морозова Т.Г., Поляк Г.Б., Победина М.П. Региональная экономика: Учебник для студентов вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009, 527 с.

41. Мысляева И.М. Государственные и муниципальные финансы: Учебник. М: ИНФРА-М, 2007. 360с.

42. О муниципальной службе в Российской Федерации (в ред. от 20.09.2010) Федеральный закон от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ // Российская газета. 2007 г. 07 марта; Российская газета. 2010. 22 сентября

43. О реестре муниципальных должностей муниципальной службы: Закон Челябинской области № 109-ЗО от 29 марта 2007 // Южноуральская панорама. 2007. 03 апреля

44. О системе государственной службы Российской Федерации (в ред. от 28.12.2010) Федеральный закон № 58-ФЗ от 27 мая 2003 г. // Российская газета. 2003. 30 мая; Российская газета. 2010 30 декабря

45. Пикулькин А.В. Экономика муниципального сектора: Учебное пособие. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. 464 с.

46. Положением Об Администрации района в городе Челябинске (в ред. Решений Челябинской городской Думы от 28.11.2006 N 17/26, от 27.02.2007 N 19/15, от 21.10.2008 N 36/20)

47. Попов Р.А. Антикризисное управление: Учебное пособие. М.: Высшее образование, 2009. 305 с.

48. Рой О.М. Система государственного и муниципального управления: Учебное пособие СПб.: Питер, 2010. 173 с.

49. Румянцева З.П. Общее управление организацией: Учебник М.:ИНФРА-М, 2007. 304 с.

50. Сапожникова А.А. Государственное и муниципальное управление. Реализация реформ: Учебное пособие. М.: КноРус, 2008. 254 с.

51. Смирнов Э.А. Управленческие решения: Учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2009. 264 с.

52. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов: ГОСТ Р 6.30-97 от 31 июля 1997 г.

53. Уткин Э.А., Денисов А.Ф. Государственное и муниципальное управление: Учебное пособие. М.:Издательство «ЭКМОС», 2009. 304 с.

54. Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения: Учебник для вузов. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2010. 272 с.

55. Фетисов Г.Г. Региональная экономика и управление: Учебник. М.: Инфра-М, 2008. 218 с.

56. Чиркин В.Е. Государственное и муниципальное управление: Учебник. М.: Юристъ, 2009. 320 с.

57. Чихладзе Л.Т., Ежевский Д.О. Муниципальная служба в Российской Федерации: Учебник для вузов. Ростов н/Д: Феникс, 2009. 256 с.

58. Чудновская С.Н. Управленческие решения: Учебник. М.: ЭКСМО, 2007, 368 с.

59. Чуйкин А.М. Разработка управленческих решений: Учебное пособие. Калининград: Калинингр. ун-т, 2008. 150 с.

60. Широков А.Н., Юркова С.Н. Муниципальное управление. Учебник. М.: КноРус, 2010. 248 с.

Приложение 1. Структура Администрации Тракторозаводского района

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Приложение 2. Таблица сравнительных характеристик систем автоматизации делопроизводства

Параметры	Системы автоматизации делопроизводства и документооборота
	Company Media	БОСС-референт	Optima Workflow	Documentum	LanDocs	ДЕЛО
1	2	3	4	5	6	7
На кого рассчитана система	Средние и крупные организации	Небольшие и средние коммерческие организации	Небольшие и средние коммерческие организации	Крупные организации	Небольшие и средние коммерческие организации	Государственные предприятия
Соответствие ГСДОУ	Да	Да	Нет	Нет	Да	Да
Структура организации
Поддержка самостоятельных подразделений или филиалов	Да	Да	Да	Да	Нет	Нет данных
Возможно ли организовать работу с системой нескольких организаций (например, холдинга)	Да	Нет	Да	Да	Нет	Нет
Делегирование полномочий одного пользователя системы другому (постоянное или временное)	Да	Да	Да, список замещающих должен быть определен администратором системы	Нет	Да, список замещающих должен быть определен администратором системы	Да
Поддержка динамично меняющихся структур организации	Да	Да	Да, на основе переопределения бизнес-ролей	Да	Нет	Нет
Возможно ли ведение локальных архивов документов для данного пользователя или группы?	Да	Нет	Нет	Да	Нет	Нет
Возможна ли печать подготовленных документов на стандартных бланках?	Да	Да	Да	Да	Да	Да
Возможно ли создание документов по шаблонам?	Да	Да	Да	Да	Да	Да
Возможно ли формирование личных подборок документов?

Страница:

•  1 
•  2 
•  3 
•  4 

дипломная работа "Организация контроля над исполнением решений в органах муниципального управления на примере администрации Тракторозаводского района города Челябинска" скачать

Подобные документы

• Управленческие решения и контроль над их исполнением

  Формирование управленческих решений в системе государственного и муниципального управления. Характеристика Тракторозаводского района г. Челябинска. Организация контроля над исполнением решений в администрации Тракторозаводского района г. Челябинска.
  
  курсовая работа [174,0 K], добавлен 25.08.2012
  

• Пути повышения эффективности выработки и реализации решений в органах местного самоуправления на примере Администрации Челябинского городского округа

  Классификация управленческих решений в муниципальном управлении. Особенности выработки и реализации управленческих решений в органах местного самоуправления, организация контроля за их исполнением на примере Администрации Челябинского городского округа.
  
  дипломная работа [275,6 K], добавлен 23.10.2012
  

• Деятельность Управления социальной защиты населения администрации Тракторозаводского района г. Челябинска

  Выплата пособий гражданам, имеющим детей. Единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности. Анализ деятельности Управления социальной защиты населения Тракторозаводского района г. Челябинска.
  
  курсовая работа [49,9 K], добавлен 20.04.2012
  

• Организация работы Управления социальной защиты населения администрации Тракторозаводского района г.Челябинска по назначению и выплате пособий семьям, имеющим детей

  Основные направления социальной политики государства по оказанию помощи семьям, имеющим детей. Функции Управления социальной защиты населения администрации Тракторозаводского района г. Челябинска по оказанию социальной поддержки семьям, имеющим детей.
  
  курсовая работа [74,5 K], добавлен 29.06.2012
  

• Управление инновационными процессами в системе образования (на примере взаимодействия МОУ СОШ №18 и Управления по делам образования Тракторозаводского района г. Челябинска)

  Государственная политика в сфере общего образования на территории г. Челябинска. Основные задачи деятельности Управления образования Тракторозаводского района, направления инновационных стратегий по дальнейшему развитию сферы образования в регионе.
  
  отчет по практике [36,3 K], добавлен 27.08.2012
  

• Общая характеристика деятельности Управления образования Тракторозаводского района Администрации города Челябинска

  Государственная политика в сфере общего образования на территории г. Челябинска. Предмет и основные задачи деятельности Управления. Стратегическая цель муниципальной политики в области образования. Алгоритм организации инновационной деятельности.
  
  отчет по практике [24,2 K], добавлен 27.08.2012
  

• Практика работы с обращениями граждан в администрации Калининского района города Челябинска

  Нормативно-правовые основы и организация работы с обращениями граждан в органах местного самоуправления. Анализ практики работы с обращениями граждан в администрации Калининского района города Челябинска, разработка мероприятий по ее совершенствованию.
  
  курсовая работа [91,4 K], добавлен 11.03.2012
  

• Регулирование конфликта интересов в органах местного самоуправления (на примере Администрации Советского района г.Челябинска)

  Институт конфликта интересов - способ предотвращения коррупционных проявлений. Проблемы регулирования конфликта интересов в органах местного самоуправления. Анализ практики регулирования конфликта интересов в Администрации Советского района г. Челябинска.
  
  дипломная работа [78,4 K], добавлен 24.08.2012
  

• Пути совершенствования работы с обращениями граждан (на примере администрации Тракторозаводского района города Челябинска)

  Государственная политика в сфере работы с обращениями граждан в Российской Федерации. Правовая основа работы с обращениями граждан в органы государственной власти. Организация личного приема. Поступление и регистрация письменного обращения граждан.
  
  дипломная работа [91,3 K], добавлен 28.06.2012
  

• Пути совершенствования работы с обращениями граждан в администрации Калининского района г. Челябинска

  Изучение нормативно-правовой базы по работе с обращениями граждан в органах местного самоуправления. Анализ практики Администрации Калининского района г. Челябинска по работе с обращениями граждан, разработка ряда мероприятий по ее совершенствованию.
  
  дипломная работа [112,9 K], добавлен 01.09.2012
  

Другие документы, подобные "Организация контроля над исполнением решений в органах муниципального управления на примере администрации Тракторозаводского района города Челябинска"

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам