По российскому законодательству филиал не является юридическим лицом, независимым от основного общества. Тем не менее, филиал может иметь имущество, нести ответственность и вступать в договорные отношения от имени основного общества. Филиал не может самостоятельно выступать истцом и ответчиком в суде. Филиалы ОАО "Ростелеком" осуществляют деятельность на основании положений, утверждаемых Генеральным директором ОАО «Ростелеком»

ОАО «Ростелеком» имеет 17 региональных филиалов, разбросанных по всей стране и является монополистом в области своей деятельности.

В Санкт-Петербурге и Ленинградской области Компанию представляет Петербургский филиал ОАО «Ростелеком».

На территории региона, площадью 87,3 тыс.кв.км, с населением 6,2 млн. чел., действует более 650 автоматических телефонных станций Компании, общей емкостью более 3 млн.номеров. Уровень цифровизации местной телефонной сети - 61%. Также в регионе действует более 2800 таксофонов универсального обслуживания, которые установлены даже в самых удаленных населенных пунктах. Монтированная емкость оборудования широкополосного доступа Петербургского филиала ОАО «Ростелеком» составляет более 1,5 млн. ШПД портов.

ОАО «Ростелеком» оказывает услуги на базе собственной высокотехнологичной магистральной сети, которая позволяет предоставлять голосовые услуги, а также услуги передачи данных и IP-приложений физическим лицам, корпоративным клиентам, российским и международным операторам.

Петербургский филиал Компании обслуживает порядка 2,3 миллионов абонентов телефонии, свыше 430 тысяч пользователей Интернет и более 52 тысяч пользователей IP TV.

В Санкт-Петербурге и Ленинградской области Компания оказывает широкий спектр телекоммуникационных услуг:

· услуги местной и внутризоновой связи

· услуги дальней связи

· услуги доступа к сети Интернет

· услуги сети передачи данных

· услуги IP TV

· услуги по построению VPN-сетей

· услуги видеоконференцсвязи

· услуги по предоставлению в аренду физических каналов и трактов связи

· услуги интеллектуальной сети связи

· справочно-информационные услуги и другие http://www.rostelecom.ru

Местная телефонная связь

Ростелеком является доминирующим игроком в сегменте местной связи с долей рынка 70% по числу абонентов. Услугами местной связи от Компании пользуются большинство домохозяйств страны, малый и средний бизнес, крупные корпорации, государственные предприятия и учреждения. Число активных абонентских линий в Петербургском филиале превышает 200 тысяч установок.

Услуги местной телефонной связи исторически являются традиционными для Ростелекома и составляют значительную долю бизнеса компании. Такие преимущества компании, как наличие крупнейшей в России сети, доступ к последней миле, а также сильные позиции в госсекторе, позволяют Ростелекому сохранять ведущие позиции на рынке услуг местной связи. Следующая таблица (2.1) иллюстрирует положение компании Ростелеком на данном рынке и доли основных конкурентов по состоянию на 31 декабря 2012 года.

Таблица 2.1. Операторы местной телефонной связи

Операторы местной телефонной связи	Доля рынка по абонентам
Ростелеком	67%
МТС (включая МГТС)	14%
Прочие	19%

Исторически Ростелеком занимает доминирующее положение на рынке услуг внутризоновой связи.

По состоянию на конец 2010, 2011 и 2012 гг. доля Компании на рынке услуг внутризоновой связи по выручке составляла 72%, 71% и 71%, соответственно. Основными конкурентами Компании на данном рынке являются ОАО «МТС», ОАО «Мегафон» и ОАО «Вымпелком».

По состоянию на конец 2010, 2011 и 2012 гг. доля Компании на рынке услуг междугородной и международной связи по выручке составляла 70%, 68% и 65%, соответственно.

Ростелеком занимает ведущие позиции на рынке услуг присоединения и пропуска трафика для российских и зарубежных операторов. Доля Компании на данном рынке по выручке на конец 2010, 2011 и 2012 гг. составляла 52%, 48% и 50%, соответственно.

Широкополосный доступ к сети Интернет (ШПД)

Ростелеком является не только традиционным лидером рынка услуг местной и дальней телефонной связи, но и безусловным лидером российского рынка Интернет-услуг - наиболее конкурентного из тех, на которых присутствует Компания. В то время как рынки Москвы и Санкт-Петербурга уже достигли насыщения (более 70% рынка контролируется 5-ю основными игроками), региональные рынки становятся основными драйверами роста услуг ШПД. Для дальнейшего усиления позиций на динамично развивающихся региональных рынках Ростелеком направил свои силы на консолидацию региональных активов. На данном рынке конкуренцию Компании составляют как крупнейшие мобильные игроки, консолидировавшие в недавнем прошлом альтернативных фиксированных операторов, так и региональные провайдеры. Вместе с тем Ростелеком обладает значительным преимуществом с точки зрения занимаемых рыночных позиций: ближайшие конкурент имеет долю почти в четыре раза меньше. Ростелеком планирует в дальнейшем укреплять свои лидерские позиции, и к 2015 году рассчитывает контролировать половину рынка широкополосного доступа в Интернет.

Следующая таблица (2.2) иллюстрирует положение Ростелекома в Волховском районе на рынке услуг ШПД и доли основных конкурентов по состоянию на 31 декабря 2012 года.

Таблица 2.2 Операторы, предоставляющие услуги ШПД

Операторы, предоставляющие услуги ШПД	Доля рынка по абонентам
Волхов-Онлайн	40%
Ростелеком	25%
Эталон Оптик	25%
Прочие	10%

Доля Компании на рынке ШПД на конец 2010, 2011 и 2012 гг. по количеству абонентов составляла 10%, 18% и 25%, соответственно.

Платное ТВ

Одним из драйверов телекоммуникационного рынка является сегмент услуг платного телевидения.

Ростелеком уверенно входит в тройку лидеров рынка услуг платного ТВ по абонентам, где занимает долю рынка 15% на конец 2012 года. На конец 2011 и 2010 гг. доля Компании составляла 5% и 1%, соответственно. Доля Ростелекома на рынке услуг платного ТВ в 2012 году выросла более чем в 4 раза.

Основными конкурентами Компании в Волховском районе на данном рынке являются Триколор, Эталон-Оптик, Волхов-Онлайн. В таблице 2.3. представлены основные конкуренты Ростелекома на рынке кабельного и IP- ТВ на 31 декабря 2012 года.

Таблица 2.3. Операторы платного ТВ

Операторы Платного ТВ	Доля рынка по абонентам
Триколор	29%
Ростелеком	15%
Эталон-Оптик	30%
Волхов-Онлайн	15%
Прочие	11%

В таблице 2.4 предоставлены данные о чистой прибыли, полученной по итогам 2012 года.

Таблица 2.4. Распределение чистой прибыли

		Тыс. рублей		% к чистой прибыли
Чистая прибыль за 2012 год		3 459 752
Направления использования чистой прибыли по итогам 2012 года
	в 2011 году	в 2012 году	Всего
На выплату дивидендов, тыс.руб., в том числе:	1 139 049	105 486	1 244 535	35,97 %
в федеральный бюджет	0	0	0	0,00 %
На увеличение акционерного капитала
в части нераспределенной прибыли	0	2 215 217	2 215 217	64,03 %
2012 года
Сумма, направленная в резервный фонд	0	0	0	0,00 %
Сумма, направленная в иные фонды	0	0	0	0,00 %
Сумма, направленная на реализацию инвестиционных проектов (программ)	0	59 318 838	59 318 838	1 714,54 %
Иные направления использования чистой прибыли	0	0	0	0,00 %

В 2012 году выручка от предоставления услуг голосовой телефонной связи составила приблизительно 58% от всех доходов Компании (таблица 2.5):

Таблица 2.5 Выручка от предоставления услуг

	Млн. руб.
Городская и сельская телефонная связь	66 961
Междугородная и международная телефонная связь*	35 333
Услуг зоновой телефонной связи*	22 099
Итого	124 393

* включая услуги передачи трафика других на соответствующем уровне присоединения

Услуги широкополосного доступа в интернет (ШПД) традиционно предоставляются Компанией в сегменте населения и корпоративных клиентов и составляют значительную долю бизнеса Компании. В 2012 году получены доходы от предоставления услуги ШПД в размере 32 525 млн. руб. (без НДС), что составило 15% от общей выручки Ростелекома.

Ростелеком предоставляет услуги теле- и радиокомпаниям по распространению программ телевизионного и звукового вещания в Российской Федерации с использованием транспортной сети Компании (аналоговых и цифровых каналов связи), эфирной трансляции программ телевизионного и звукового вещания на основании лицензии «Услуги связи для целей эфирного вещания», организации и обеспечению телевизионных и радиовещательных передач из городов России и стран СНГ по заявкам теле- и радиокомпаний.

По итогам 2012 выручка Компании от оказания услуг теле- и радиовещания, спутниковой и радиосвязи составили 3 229 млн. руб. или 1,5% от всех доходов (таблицы 2.6 и 2.7).

Таблица 2.6. Доходы

Наименование показателей	2011 тыс. руб.	2012 тыс. руб.	2012/2011 %
Выручка от продажи товаров, продукции, работ, услуг	60 527 413	214 607 158	254,6
в том числе доходы от услуг связи	56 481 946	200 914 796	255,7
Расходы	54 566 360	176 098 119	222,7
Прибыль от продаж	5 961 053	38 509 039	546,0
Прибыль до налогообложения	4 428 863	40 826 999	821,8
Чистая прибыль	3 459 752	32 561 040	841,1
Структура доходов
Наименование показателей	2011	2012
Городская и сельская телефонная связь	145 579	66 960 707	-
Междугородная и международная телефонная связь	38 228 317	35 333 308	-
Услуги передачи данных и телематических служб	9 223 528	49 289 147	-
Передача зонового трафика операторов и предоставление услуг зоновой телефонной связи пользователям	350 311	22 098 731	-
Услуги подвижной радиотелефонной связи (услуги сотовой связи)	-	10 898 463	-
Предоставление каналов (трактов) в пользование	6 898 881	9 669 654	-
Радиосвязь, радиовещание, телевидение, спутниковая связь	218 169	3 229 286	-
Интеллектуальные услуги связи	1 314 649	1 880 659	-
Прочие услуги связи (профильные виды деятельности)	102 512	1 554 841	-
Всего доходов от услуг связи:	56 481 946	200 914 796	-
Предоставление имущества в аренду	504 072	5 102 095	-
Услуги по размещению, эксплуатационно-техническому обслуживанию и обеспечению функционирования оборудования сторонних организаций	1 978 558	3 835 484	-
Доходы от прочей реализации (непрофильные виды деятельности)	1 562 837	4 754 783	-
Всего доходов от непрофильной деятельности	4 045 467	13 692 362	-
Итого:	60 527 413	214 607 158	-
Основные показатели эффективности деятельности
Наименование показателей измерения	Единицы	2011	2012	2012/2012 %
Маржа по прибыли от продаж	%	9,8	17,9	-
Маржа по чистой прибыли	%	5,7	15,2	-
Себестоимость 100 руб. выручки	руб.	90,2	82,1	-8,1
OIBDA	тыс. руб.	11 355 536	72 023 259	534,3
OIBDA маржа	%	18,8	33,6	-
Выручка на работника*	тыс. руб.	3 312,5	1 285,6	-61,2
Чистая прибыль на работника*	тыс. руб.	189,3	195,1	3,0

· При расчете показателя используется среднесписочная численность работников, включая внешних совместителей, за отчетный период

Таблица 2.7. Расходы

Структура расходов	2011		2012
Наименование показателей	тыс. руб.	%	тыс. руб.	%
Услуги операторов связи	31 466 718	57,7	40 706 062	23,1
Затраты на оплату труда	7 457 452	13,7	41 327 760	23,5
Отчисления на социальные нужды	1 518 617	2,8	11 527 605	6,5
Амортизация основных фондов	5 394 483	9,9	30 621 753	17,4
Материальные затраты	831 265	1,5	6 540 473	3,7
Прочие	7 897 825	14,4	45 374 466	25,8
ИТОГО	54 566 360	100,0	176 098 119	100,0

Среднесписочная численность персонала Компании в 2012 году с учетом присоединившихся к Ростелекому в 2011 году компаний, включая внешних совместителей и работников по договору гражданско-правового характера, составила 166 933 человек. Среднемесячная заработная плата сотрудников Компании возросла по сравнению с 2011 годом на 4,25% и составила 21 702 руб. (таблица 2.8)

Таблица 2.8. Количество сотрудников компании

Данные с учетом присоединившихся в 2011 году компаний	2008	2009	2010	2011	2012
Среднесписочная численность, чел.	238 420	206 000	185576	177 335	166 933
Среднемесячная заработная плата (руб.)	11 453	15 202	17 566	18 132	21 702

Проведенный анализ основных показателей деятельности Петербургского областного филиала ОАО «Ростелеком» показывает, что компания успешно развивается, занимает лидирующее положение на рынке телекоммуникационных услуг нашего региона.

2.2 Информационная политика в Петербургском областном филиале ОАО «Ростелеком»

Основой организации информационного обеспечения ОАО «Ростелеком» является положение об информационной политике ОАО «Ростелеком», утвержденное Советом директоров 30 декабря 2008 года Положение об информационной политике ОАО «Ростелеком».

Открытое акционерное общество междугородной и международной электрической связи «Ростелеком» (далее - Общество) утверждает настоящее Положение об информационной политике ОАО «Ростелеком» (далее - Положение) в целях повышения инвестиционной привлекательности Общества за счет обеспечения информационной прозрачности и соблюдения высоких стандартов раскрытия информации, которая может оказать существенное влияние на стоимость ценных бумаг и финансово-хозяйственную деятельность Общества. Обеспечение своевременного и достоверного раскрытия существенной информации об Обществе позволяет всем заинтересованным лицам принимать своевременные решения на основании собственного анализа о приобретении и/или продаже ценных бумаг Общества Положение об информационной политике ОАО «Ростелеком»..

Настоящее Положение разработано с учетом требований внутренних документов Общества, применимого законодательства РФ и США, в том числе: Федерального закона «Об акционерных обществах», Федерального закона «О рынке ценных бумаг», требований Федеральной службы по финансовым рынкам РФ (ФСФР), требований Комиссии США по ценным бумагам и фондовым биржам (КЦББ) и требований листинга на Нью-Йоркской фондовой биржи и российских бирж, Устава ОАО «Ростелеком», Кодекса корпоративного управления ОАО «Ростелеком» (далее - действующее законодательство, нормы и требования).

Основными задачами настоящего Положения являются:

1. определение основных принципов раскрытия Обществом информации;

2. установление принципов раскрытия информации об Обществе в соответствии с действующим законодательством, нормами и требованиями (далее - обязательное раскрытие информации);

3. установление принципов раскрытия дополнительной информации в целях повышения инвестиционной привлекательности Общества за счет обеспечения информационной открытости и прозрачности Общества (далее - дополнительное раскрытие информации).

В основе информационной политики Общества лежат следующие принципы:

1. регулярность и оперативность предоставления информации;

2. объективность, полнота, достоверность и непротиворечивость предоставляемой информации;

3. равенство прав всех заинтересованных лиц на получение информации, с учетом норм, установленных действующим законодательством, нормами и требованиями;

4. поддержание разумного баланса между открытостью Общества и соблюдением его коммерческих интересов;

5. обеспечение режима конфиденциальности информации, составляющей коммерческую или государственную тайну, в соответствии с внутренними документами Общества;

6. контроль за использованием инсайдерской информации.

В Обществе действует Комитет по раскрытию информации Правления Общества (далее - Комитет), целью которого является формирование и проведение единой информационной политики, соответствующей действующему законодательству, нормам и требованиям, а также отвечающей законным интересам и правам акционеров, а также приоритетным целям, задачам и направлениям развития Общества.

Деятельность Комитета регламентируется Положением о Комитете по раскрытию информации Правления ОАО «Ростелеком».

Основными задачами Комитета являются:

1. обеспечение соответствия стандартов раскрытия информации, существующих в Обществе, действующему законодательству, нормам и требованиям;

2. обеспечение соответствия информационной политики Общества законным интересам и правам акционеров, а также приоритетным целям, задачам и направлениям развития Общества;

3. повышение благосостояния акционеров и инвестиционной привлекательности Общества за счет обеспечения информационной открытости и соблюдения высоких стандартов раскрытия информации;

4. контроль за соблюдением и соответствием процедур раскрытия информации, действующих в Обществе, требованиям настоящего Положения;

5. недопущение распространения инсайдерской информации и обеспечение режима конфиденциальности информации, составляющей коммерческую или государственную тайну, в соответствии с внутренними документами Общества;

6. рассмотрение настоящего Положения на предмет его соответствия действующему законодательству, нормам и требованиям, а также подготовка рекомендаций по внесению в него необходимых изменений.

Постоянными членами Комитета являются:

? Финансовый директор;

? Главный бухгалтер;

? Руководитель структурного подразделения, осуществляющего функции обеспечения безопасности;

? Руководитель структурного подразделения, осуществляющего функции по правовому обеспечению;

? Руководитель структурного подразделения, осуществляющего функции по взаимодействию с общественностью и инвесторами.

Раскрытие информации.

Общество осуществляет раскрытие информации в целях предоставления всем заинтересованным лицам информации, которая может иметь существенное значение для принятия ими на основании собственного анализа своевременных решений о приобретении и/или продаже ценных бумаг Общества.

В случае если информация о деятельности Общества относится к обязательной к раскрытию или дополнительно раскрываемой информации, Общество незамедлительно инициирует процесс распространения такой информации посредством публикации соответствующего пресс-релиза и/или сообщения в информационных агентствах и на веб-сайте Общества. Исключение составляют случаи, когда Комитет по раскрытию информации принимает решение о задержке момента раскрытия определенной существенной информации, если это не противоречит действующему законодательству, нормам и требованиям. В этом случае - до момента раскрытия такой информации - она считается конфиденциальной, и её использование регулируется соответствующими внутренними документами Общества.

Обязательное раскрытие информации осуществляется в соответствии с:

1. Федеральным законом «Об акционерных обществах», Федеральным законом «О рынке ценных бумаг», требованиями ФКЦБ (ранее - ФСФР) России;

2. Правилами листинга «Фондовой биржи РТС» и «Московской межбанковской валютной биржи»;

3. применимыми нормативными актами США и требованиями КЦББ США;

4. Правилами листинга на Нью-Йоркской фондовой бирже.

Документами, подлежащими обязательному раскрытию, являются:

1. внутренние документы Общества, включая Устав Общества, Кодекс корпоративного управления и документы, регламентирующие работу органов управления Общества;

2. годовая бухгалтерская отчетность Общества, подготовленная в соответствии с РСБУ;

3. все виды отчетов, направляемые Обществом в ФСФР и КЦББ;

4. материалы, предоставляемые акционерам в рамках подготовки и проведения Общего собрания акционеров.

Перечень раскрываемой информации может изменяться в зависимости от действующего законодательства, норм и требований.

5. Раскрытие информации, осуществленное третьими лицами, не освобождает Общество от обязательств по ее раскрытию в соответствии с действующим законодательством.

6. В случае обязательного раскрытия информации, к лицам, уполномоченным раскрывать информацию в пределах компетенции от имени Общества, относятся:

? Генеральный директор;

? Финансовый директор;

? Главный бухгалтер;

? Руководитель структурного подразделения, осуществляющего функции по взаимодействию с общественностью и инвесторами.

7. Дополнительное раскрытие информации осуществляется уполномоченными лицами Общества только при условии обязательного предварительного согласования такой информации и целесообразности ее раскрытия с:

?Генеральным директором и/или

?Руководителем структурного подразделения, осуществляющего функции по взаимодействию с общественностью и инвесторами.

8. Решение о дополнительном раскрытии информации принимается исходя из наиболее вероятного положительного влияния данной информации на стоимость ценных бумаг Общества, инвестиционную привлекательность и финансово-хозяйственную деятельность Общества в целом.

9. Порядок использования инсайдерской информации об Обществе установлен в Положении об операциях с ценными бумагами ОАО «Ростелеком».

10. Уполномоченные лица Общества, осуществившие дополнительное раскрытие информации, несут ответственность за несвоевременное и/или ненадлежащее раскрытие информации в соответствии с действующим законодательством, нормами и требованиями.

2.3 Корпоративная почта как средство информационного обеспечения управления в ОАО «Ростелеком»

В процессе обмена информацией в выделяют четыре базовых элемента:

- отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее её;

- сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов;

- канал, средство передачи информации;

- получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

В качестве внутреннего информационного обеспечения в ОАО «Ростелеком» применяют корпоративную электронную почту.

Работа с корпоративной электронной почтой.

Термины, определения и сокращения Инструкция по использованию корпоративной электронной почты в ОАО «Ростелеком», Редакция: 2.0 Индекс: И/7/УИТ/002, с 5.

Вредоносное программное обеспечение - компьютерные «вирусы», почтовые «черви», «троянские» программы и другие программные объекты, содержащие код, выполняющий деструктивные функции, нарушающие информационную безопасность ОАО «Ростелеком»;

Защищенная электронная почта - дополнительный сервис, позволяющий защищать почтовые сообщения посредством шифрования и электронной подписи сертифицированными средствами криптографической защиты информации;

Корпоративная электронная почта - программно-технический комплекс для обмена информацией в электронном виде;

Общество - ОАО «Ростелеком»;

Пользователи - структурные подразделения и/или сотрудники ОАО «Ростелеком», использующие корпоративную электронную почту при выполнении своих должностных обязанностей, а также сотрудники сторонних организаций, имеющие почтовые ящики в корпоративной электронной почте ОАО «Ростелеком»;

Спам - сообщения электронной почты рекламного или иного характера, рассылаемые адресатам, которые не выразили в явной или неявной форме желания получать такие сообщения, либо выразили нежелание их получать. Основными характеристиками спама являются, как правило, массовость и анонимность рассылки;

АРМ - автоматизированное рабочее место;

ДИТ - Департамент информационных технологий;

КСИБ - комплексная система информационной безопасности;

КЭП - корпоративная электронная почта;

ОИТ - Отдел информационных технологий филиала Общества;

ОИБ - Отдел информационной безопасности филиала Общества;

ОТПКИС - Отдел технической поддержки корпоративных информационных систем;

ПО - программное обеспечение;

УИБ - Управление информационной безопасности;

УИТ - Управления информационных технологий.

Общие положения Инструкция по использованию корпоративной электронной почты в ОАО «Ростелеком», Редакция: 2.0 Индекс: И/7/УИТ/002, с 5

· Сервис (услуга) корпоративной электронной почты является собственностью ОАО «Ростелеком» и предоставляется сотрудникам исключительно для выполнения их должностных обязанностей. При использовании сервиса корпоративной электронной почты сотрудник должен выполнять требования настоящего Руководства и других нормативных документов в области информационной безопасности.

· В качестве почтового клиента используется только программа Microsoft Outlook 2000 (2003), использование других почтовых программ недопустимо.

· В системе корпоративной электронной почты специальными техническими средствами осуществляется борьба со спамовыми почтовыми сообщениями и очистка почтовых сообщений от вирусов и иного вредоносного кода.

· Для контроля соблюдения пользователями корпоративной электронной почты действующих норм и правил в области ИБ используются специальные технические средства.

· Все пользователи электронной почты подразделяются на две категории - обычные Пользователи и Привилегированные пользователи.

К категории Привилегированные пользователи относятся руководители 10, 9 и 8 грейдов:

· Генеральный директор;

· Руководители подразделений прямого подчинения Генеральному директору;

· Заместители Генерального директора;

· Директоры по направлениям;

· Заместители директоров по направлениям;

· Начальники управлений.

К категории обычных Пользователей относятся все остальные Пользователи.

Для Привилегированных пользователей организуются почтовые ящики без ограничения на объем почтового ящика и с ограничением на размер передаваемых почтовых сообщений - 50 Мб.

Для обычных Пользователей объем почтового ящика на сервере составляет 70 Мб. В этот объем включаются сообщения, находящиеся в папках «Входящие» («Inbox»), «Отправленные» («Sent Items»), «Удаленные» («Deleted Items»), «Черновики» («Drafts»), «Контакты» («Contacts»), «Календарь» («Calendar»), «Задачи» («Tasks»), «Заметки» («Notes»), «Дневник» («Journal») и «Нежелательная почта» («Junk E-mail»). Кроме того, накладывается ограничение на размер входящих и исходящих сообщений - 7 Мб.

· В случае увеличения почтового ящика до размера 50Мб, пользователь получает автоматическое сообщение от администратора почтового сервера с просьбой произвести очистку почтового ящика. При увеличении почтового ящика до размера 60Мб, происходит блокировка отправки исходящих сообщений. При заполнении почтового ящика на 100% происходит блокировка отправки и приема сообщений до тех пор, пока не будет произведено удаление сообщений из папок, указанных в предыдущем пункте.

· При необходимости хранения больших объемов почтовых сообщений для Пользователя сотрудниками ОТПКИС ДИТ ГД и администраторами электронной почты Отделов информационных технологий филиалов ОАО «Ростелеком», в части касающейся, могут быть организованы «Личные папки» на АРМ и настроена автоматическая доставка в них почтовых сообщений. При работе с почтовым клиентом Microsoft Outlook 2000 объем «Личных папок» не должен превышать 1,5 Гб, а суммарное количество писем находящихся в ящике не должно превышать 2000. Внимание! Данные ограничения вводятся для корректной работы почтового клиента. При обращении пользователя о неработоспособности почтового сервиса на рабочем месте в случае обнаружения превышения указанного объема «Личных папок» и числа писем, находящихся в ящике, администраторы почтовых систем и инженеры ОТПКИС (администраторы ОИТ филиалов) за восстановление работоспособности сервиса на АРМ пользователя ответственности не несут! При работе с почтовым клиентом Microsoft Outlook 2003, размер «Личных папок» может быть увеличен до 20Гб.

· При переполнении почтового ящика и возникновении необходимости удалить часть почтовой корреспонденции для высвобождения места Пользователь имеет возможность сохранить электронные письма локально в «Архивных папках» почтового клиента (файл archive.pst, расположенный в профиле пользователя). Это позволит избежать переполнения почтового ящика пользователя, расположенного на сервере, маневрировать предоставленным объемом почтового ящика и сохранить важную корреспонденцию.

· Процедура резервного копирования почтовых ящиков, расположенных на сервере, для последующего восстановления, в случае возникновения такой необходимости, осуществляется для категории Привилегированные пользователи.

· Процедура восстановления почтовых ящиков, расположенных на сервере для категории Привилегированные пользователи осуществляется в течение 2-х часов с момента поступления заявки в службу HelpDesk ОТПКИС (ОИТ филиалов).

Порядок предоставления доступа к корпоративной электронной почте

· Доступ к корпоративной электронной почте осуществляется только с компьютеров, предоставленных Пользователю Обществом и входящих в корпоративную сеть передачи данных Общества, отделенную от глобальной сети Интернет.

· Почтовый ящик для нового Пользователя организуется на почтовых серверах оператором учетных записей в соответствии с «Инструкцией оператора учетных записей» и «Системой глобального именования объектов службы каталога Active Directory ОАО «Ростелеком», после получения утвержденной заявки на организацию нового рабочего места.

· Почтовый ящик для сотрудников сторонних организаций организуется по заявке установленной формы по согласованию с УИБ.

· Служебный групповой почтовый ящик организуется по заявке установленной формы по согласованию с УИБ. Для такого ящика может устанавливаться ограничение только на получение входящих сообщений.

· Смена почтового ящика производится по заявке установленной формы по согласованию с УИБ.

· Создание групп рассылок из Глобального списка адресов Общества и предоставление Пользователям ГД права доступа на их использование при отправке электронных сообщений осуществляются на основании служебной записки зарегистрированной в АСЭДД на имя Директора департамента информационных технологий за подписью непосредственного Руководителя подразделения.

· Создание групп рассылок из Адресных книг филиалов Общества и предоставление Пользователям филиалов права доступа на их использование осуществляется на основании служебной записки, зарегистрированной на имя Начальника ОИТ за подписью непосредственного Руководителя подразделения.

Зона ответственности пользователя

Пользователь при работе с корпоративной электронной почтой:

· Осуществляет переписку и пересылку файлов в рамках его должностных обязанностей. При пересылке почтовых сообщений в качестве присоединяемых файлов могут использоваться только файлы, созданные с применением программных средств, установленных на АРМ пользователя и используемых им для выполнения своих должностных обязанностей;

· Использует все имеющиеся функциональные особенности почтового программного обеспечения (создание контактов, ведение календаря, организация встреч и т.д.);

· Предоставляет доступ к своему почтовому ящику или его компонентам (календарь, встречи и т.п.) другим Пользователям, если это необходимо для выполнения производственных задач и соответствует нормам информационной безопасности;

· Использует группы рассылок при отправке почтовых сообщений, если это вызвано прямым исполнением должностных обязанностей и предоставлены соответствующие права доступа;

· При отправке сообщений производит архивирование почтовых вложений с помощью стандартных средств архивирования, принятых в Обществе (архиватор WinRAR);

· Осуществляет, в случае производственной необходимости, архивирование файлов вложений с паролем, используя стандартное ПО (архиваторWinRAR), установленное на АРМ.

Пользователю запрещается:

· Создавать и распространять почтовые сообщения, содержащие провокационные или оскорбительные высказывания, касающиеся пола, национальной и расовой принадлежности, возраста, сексуальной ориентации, религиозных верований и практик, политических взглядов и происхождения;

· Создавать и распространять почтовые сообщения, содержащие материалы развлекательного характера;

· Создавать и пересылать сообщения, передаваемые по цепочке (письма счастья);

· Осуществлять пересылку материалов, содержание которых нарушает действующее законодательство РФ (вредоносное программное обеспечение, программное обеспечение для несанкционированного доступа, порнографию и т.д.);

· Использовать КЭП для непроизводственных целей;

· Открывать и запускать файлы, полученные от неизвестных адресатов (подобные файлы подлежат удалению);

· Отправлять и переадресовывать исполняемые (com, exe, cmd, pif, bat, msi и т.п.) файлы вложений;

· Запускать на пользовательских АРМ полученные по электронной почте исполняемые (com, exe, cmd, pif, bat, msi и т.п.) файлы;

· Направлять внешним адресатам информацию и документы, отнесенные к коммерческой тайне, содержащие конфиденциальную и другую критичную для бизнеса Общества информацию;

· Направлять внутренним адресатам информацию и документы, отнесенные к коммерческой тайне, содержащие конфиденциальную и другую критичную для бизнеса Общества информацию, без использования защищенной электронной почты;

· Заниматься массовой рассылкой (спамом) почтовой корреспонденции;

· Публиковать корпоративные почтовые ящики в сети Интернет, если это не нужно для выполнения должностных обязанностей.

Пользователь обязан:

· Использовать защищенную электронную почту при работе со сведениями, составляющими коммерческую тайну Общества;

· Регулярно производить удаление старых сообщений или их перемещение в личные папки;

· Предоставлять по требованию УИБ пароли к архивированным с паролем сообщениям и файлам вложений.

Сотрудники Общества, нарушившие требования настоящей Инструкции, несут персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством и/или условиями трудового соглашения.

При нарушениях требований, перечисленных в настоящей Инструкции Управление информационной безопасности может инициировать проведение служебного расследования.

Корпоративная почта -- неотъемлемая часть бизнес-процесса современной компании. Невозможно в наши дни представить среднюю, а иногда и малую, не говоря уже о крупных, компанию, не использующую повседневно корпоративную почту. Какие возможности предоставляет, какие преимущества несёт корпоративная электронная почта и на какие вопросы необходимо обратить особое внимание для её эффективной и безопасной эксплуатации? Tendence.ru

Групповые рассылки

Групповая рассылка по корпоративной почте -- очень удобное средство оперативной коммуникации между/внутри организационных единиц компании. И, правда, куда как удобнее отправить одно письмо на общий адрес, скажем, supply@ чтобы его получили все 50 коллег из технического отдела, чем создавая письмо вручную добавлять все полсотни адресов. А общий адрес everyone@ может быть использован любым сотрудником компании для отправки сообщения всем коллегам без исключения. Разумеется, предоставление таких возможностей сотрудникам предполагает наличие определённой корпоративной культуры, а то мало ли чего они могут разослать...

Для подобной функциональности программное обеспечение почтового сервера должно поддерживать списки рассылки/группы. Групповая рассылка может не ограничиваться доменом лишь организации, для добавления пригодны любые адреса электронной почты. Так, можно создать списки абонентов, клиентов. При этом каждый получатель в поле «Кому:» будет видеть только свой адрес, не видя других получателей рассылки. Права на рассылку также можно выдать каждому её члену различные -- кому-то только на чтение, кому-то и на чтение и на отправку сообщений в групповую рассылку.

Корпоративная почта как среда документооборота. Среда корпоративной почты вполне пригодна для документооборота большой компании. Согласование договоров, отправка счетов, актов и прочих документов ныне повсеместно происходит в электронном виде именно посредством корпоративной почты и лишь окончательные оригиналы документов передаются в бумажном виде. Благодаря корпоративному документообороту посредством электронной почты компания экономит на бумаге и тонере принтеров, сокращает сроки прохождения согласований документов, повышает эффективность работы сотрудников. Без корпоративной почты реализовать это для компании было бы весьма затруднительно, если вообще возможно -- коммерческие системы документооборота весьма и весьма дороги и громоздки, требуют обучения сотрудников. Для подавляющего большинства организаций функционала, предоставляемого электронной почтой для этих целей более чем достаточно. Единственный недостаток почты в разрезе документооборота, невозможность документарно подтверждать согласование документов разными людьми, можно в некоторой степени решить с помощью электронных цифровых подписей.

Корпоративная почта -- средство создания имиджа. Дисклеймеры.

Когда сотрудники компании ежедневно общаются с десятками, сотнями, а то и тысячами адресатов: клиентов, подрядчиков, оформление исходящих электронных сообщений неизбежно формирует имидж компании. Можно сравнить, подпись «Это сообщение проверено бесплатной версией антивируса XXX» и подпись, содержащую фамилию, имя, должность сотрудника, его офисный и мобильный телефоны.

Модным в последнее время стало вставлять в подписи различные картинки: логотипы компании, логотипы продуктов, баннеры акций и т. д.

Например:

С уважением,

Симонова Евгения

Инженер электросвязи

Петербургского филиала

ОАО «Ростелеком»

г. Волхов, ул. Лукьянова 14А

Более того, некоторые умудряются вставлять логотипы социальных сетей со ссылками. Это не может считаться хорошей практикой. Ведь помимо увеличения объёма письма при пересылке за счёт вставленных изображений, что может быть весьма чувствительным для пользователей мобильного интернета, приём таких писем почтовыми серверами получателей может быть затруднён, так как обилие ссылок с картинок в письме имеет много общего с точки зрения спам-фильтра с рассылками спама. Такие письма нередко из-за этого попадают в карантин или нежелательную почту, метятся как подозрительные или вовсе отвергаются почтовыми серверами получателей.

Дисклеймеры -- отдельная история. Желание подражать формату корпоративной почты западных компаний, в автоматическом режиме присоединяющих к переписке своих сотрудников тексты предупреждений, приводит появлению вот таких опусов - «простыней», присоединённых к каждому письму:

«Информация, в этом сообщении, предназначена исключительно для конкретных лиц, которым она адресована. В сообщении может содержаться конфиденциальная информация, которая не может быть раскрыта или использована кем-либо кроме адресатов. Если вы не адресат этого сообщения, то использование, переадресация, копирование или распространение содержания сообщения или его части - незаконно и запрещено. Если Вы получили это сообщение ошибочно, пожалуйста, незамедлительно сообщите отправителю об этом и удалите со всем содержимым само сообщение и любые возможные его копии и приложения».

Беда такого подражательства ещё и в том, что при каждом ответе на такое письмо добавляется новая «простыня» дисклеймера. И так до бесконечности... Или пока получатель не начнёт вручную удалять избыток текста.

Юмор, шутки и поздравления в корпоративной почте 68% процентов опрошенных сотрудников предприятия не видят ничего предосудительного в пересылке писем и картинок юмористического содержания по корпоративной почте коллегам. В ОАО «Ростелеком» очень многие сотрудники отправляют различного рода картинки перед праздниками или просто поднять настроение коллегам.

Вывод по 2 разделу: «Ростелеком» -- российская телекоммуникационная компания. Предоставляет услуги местной и дальней телефонной связи, широкополосного доступа в Интернет (первое место в России по количеству абонентов в 2011 году), цифрового телевидения (второе место в России по количеству абонентов в 2011 году), сотовой связи и др. По данным компании, её услугами пользуются более 100 млн. жителей России.

Предприятие эксплуатирует, приобретает, арендует, строит новые линии связи, телефонные станции, средства телевидения, радиосвязи и радиовещания и другие объекты связи на территории Российской Федерации и за ее пределами для удовлетворения потребителей в различных услугах междугородной и международной электрической связи, телевидения, радиосвязи и радиовещания.

В качестве внутреннего информационного обеспечения в ОАО «Ростелеком» применяют корпоративную электронную почту.

Корпоративная почта -- неотъемлемая часть бизнес-процесса современной компании.

Плюсы и минусы корпоративной электронной почты в ОАО «Ростелеком»

Плюсы:

- Получение информации в виде сообщений от руководителей, начальников подразделений, а также сотрудников;

- Отправление документов, нарядов, актов, заявлений и т.д. сотрудникам находящихся за пределами Волхова: в Новой Ладоге, Сясьстрое, Колчаново, Паше и других селах, деревнях Волховского района в этот же день;

- С появлением электронной почты особо срочные документы, заявления можно отсканировать и сразу передать вышестоящему начальству для дальнейшей обработки, а с курьером лишь отправить оригиналы;

- Сотрудники в курсе всех событий происходящих в компании (изменения в работе, договорах, конкурсы, поездки, проведение мероприятий и т.д).

Минусы:

- К сожалению, не на каждом рабочем месте есть корпоративная электронная почта;

- Не каждый сотрудник имеет свою электронную почту, а так же доступ к ней

- Чтобы сотруднику, системный администратор сделал электронную почту, нужна заявка от руководителя, потом высшее начальство подтверждает или нет эту заявку, и только потом создается электронная почта на сотрудника, за это время может пройти от двух месяцев до полугода. Следовательно все это время сотрудник не может полноценно работать и вынужден отвлекать других коллег от работы чтобы он смог отправить тот или иной документ, наряд, акт и т.д.;

- Частые сбои в сервере, в связи с этим не работает электронная почта.

Раздел 3. Совершенствование системы информационного обеспечения управления Петербургского областного филиала ОАО «Ростелеком»

3.1 Направления совершенствования системы информационного обеспечения Петербургского областного филиала ОАО «Ростелеком»

Информация Борис Бармаков, ведущий консультант по общему и стратегическому менеджменту, ЗАО "ФинЭкспертиза. Консалтинг". Статья «Роль информационного обеспечения в управлении компанией». (лат. informatio - разъяснение, изложение) - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Информация используется как ресурс для исполнения служебных функций, а также как средство служебных коммуникаций, поскольку последние осуществляются в процессе передачи различных сведений.

Релевантную информацию получают путем поиска и "процеживания" доступных источников (документов, файлов, недокументированных сообщений).

Обработанные, но не использованные данные, из которых извлекли релевантную составляющую, называют информационным шумом. Очистка от "шума" - одна из важнейших задач функций информационного обслуживания. Информация и коммуникации вместе со средствами связи и программно-техническим обеспечением составляют инфраструктуру управления, т. е. каналы и способы поддержания процессов управления.

Информация уменьшает степень неопределенности и неполноту знаний, позволяет принимать обоснованные решения. Перефразировав любимый афоризм Ротшильда, можно сказать - кто владеет информацией, тот имеет шанс управлять "с открытыми глазами".

Информация распространяется импульсами, в виде отдельных "квантов" сообщений, передача которых может осуществляться устно или посредством материальных носителей: бумажных, магнитных, электронных.

Рис.3.1. Структура информационных потоков

Информационные сообщения могут быть директивными (рис.3.1) и обеспечивающими функционирование. Документированные сообщения, как правило, имеют формат официально установленных реквизитов, недокументированные - произвольную форму. Директивная информация предназначена для уведомления о том, кому, что и в какие сроки нужно выполнить; обеспечивающая информация содержит сведения нормативного характера о правилах поведения, порядке исполнения функций и операций, а также данные, расширяющие профессиональные знания персонала. Существует также смешанный вид сообщений, объединяющий директивные и обеспечивающие сведения.

Традиция информационного самообеспечения не обременена сложными технологиями, не отвлекает дополнительные штатные ресурсы. Ее достоинством является прямой оперативный доступ пользователей к источникам информации, которая принадлежит им по целевым и функциональным признакам. При таком положении дел каждый солидный отдел создает собственный архив, отвечающий требованиям данной конкретной службы. Однако при большом потоке документов и штатной численности офиса, недостатки децентрализованной системы управления информацией превалируют над достоинствами.

Во-первых, значительная часть данных пригодных для многофункционального применения, становится труднодоступной из-за децентрализованного способа хранения (в архивах профилирующих отделов). Например, сведения об исполнении договоров и расходах по их исполнению нужны одновременно бухгалтерии, финансовому, плановому, маркетинговому и экономическому отделам. Поэтому необходимо наладить одновременный доступ к источникам данных для разных специалистов. В децентрализованной системе это приводит к множественным взаимным запросам, связанным с поиском, подготовкой и передачей информации смежникам, что, разумеется, отвлекает сотрудников от выполнения основных служебных обязанностей. При этом контроль и учет движения документов крайне затруднен, а, зачастую, и вовсе отсутствует.

Во-вторых, отделы, монополизировавшие определенные источники информации, формируют базы данных с учетом лишь своих, узковедомственных потребностей. Форматы баз данных и создаваемых в разных подразделениях, как правило, не совпадают. В результате много времени уходит на переоформление, дополнение или коррекцию информации при повторном или параллельном использовании. Часто одни и те же сведения механически переносятся (или даже перепечатываются) из одних таблиц в другие, по-иному отформатированные.

В-третьих, в ряде случаев по причине межличностных и межведомственных противоречий информация попросту утаивается.

В-четвертых, несопоставимость форматов сужает возможность использования и извлечения данных и новых знаний для поддержания функционирования и дальнейшего развития компании.

В-пятых, децентрализация в управлении организацией ИТ комплекса способствует развитию множества несовместимых программных средств обработки данных. И чем больше их, тем больше препятствий для эффективного использования информации.

В-шестых, функция поддержания и развития информационной технологии, которая является основой инфраструктуры управления, в децентрализованной системе не имеет ответственного координатора и развивается спонтанно: в лучшем случае под влиянием ИТ-подразделения, в худшем - инициативных руководителей непрофильных ведомств, монополизирующих отдельные источники информационных ресурсов. Надо отметить, что передача функций развития информационных технологий ИТ-специалистам, перегруженным проблемами технического характера, тоже не выход, поскольку данная деятельность - одно из важнейших стратегических направлений, тесно связанных со спецификой организации управления. Руководство развитием ИТ должны осуществлять системные бизнес-аналитики - специалисты в области оргструктур, бизнес-процессов и экономики.

В Ростелекоме, обрабатывается до 1000 и более документов в день, отношения "каждый с каждым" в рамках информационного обмена серьезно запутывают ситуацию. Снижается ответственность конкретного сотрудника за конечный результат информационной работы: теряются документы, задерживается выполнение заданий, искажаются данные, растет число проблемных и конфликтных ситуаций. Прежде всего - это касается документов, которые инициируют цепочку работ и порождают новые документы. Для устранения этих проблем в компании созданы специальные подразделения, секретариаты, канцелярии, орготделы, архивы. Однако без интеграции новых подразделений в общую систему управления компанией, а главное, не объединив потоки директивной и функционально обеспечивающей информации, ослабить остроту проблемы не удастся.

До 60% указаний и распоряжений руководители отдают в устной форме, не оставляя следов на информационных носителях. Как следствие, выполнение этих указаний контролируется плохо; они слабо координируются с другими мероприятиями и не всегда обеспечиваются необходимыми информационными материалами, поскольку выпадают из стандартной технологической цепочки регистрации и обслуживания.

Недокументированная информация, выполняющая обслуживающие функции, также не является технологически адаптированной к формату документов и средствам их обработки и поэтому не может полностью или частично учитываться, анализироваться и контролироваться в рамках формальных процедур. Из-за того, что недокументированная информация, как правило, содержит большой объем информационных шумов и не имеет официального статуса (не институциализирована технологическими стандартами, инструкциями и другими нормативными документами), ее использование приводит к дополнительным тратам времени, ошибкам или даже помехам в работе.

Вовремя доставленная исполнителю релевантная информация является одним из главных условий успешного выполнения функций и эффективного достижения поставленных целей.

Важнейшим условием эффективности и конкурентоспособности становится скорость нахождения, использования и преобразования исходной информации в решения и действия, направленные на изменение качества или количества продуктов и/или услуг на целевом рынке.

Тенденции роста организации и расширения специализации - это сигнал к преобразованию функций информационного обеспечения в специализированную отрасль деятельности, интегрированную с процессами управления.

В Ростелекоме, например, недопустима ситуация, при которой юрист отвлекается на сбор всевозможных сведений и справок, что затягивает процесс подготовки договора и может привести к потере заказчика. Юридическая работа была бы продуктивнее, если бы необходимые сведения собирала по запросу юристов специальная служба.

Функции информационного обеспечения необходимо придать свойства не только фильтра, концентратора, накопителя и регулятора информационных потоков, но и производителя, и поставщика необходимой для работы персонала информации. Только в кабинетных исследованиях можно отрывать процесс основной деятельности от его информационного обеспечения. В реальности это единый процесс. Производственные процедуры, перемещение материальных и денежных потоков всегда имеют информационное отображение и документальное сопровождение. Прежде чем товары пойдут на склад или со склада, выписываются соответствующие документы (накладные или требования). Работы выполняются по нарядам, денежные транзакции оформляются платежными документами.

Информационные продукты являются как средством ведения деятельности, так и ее результатом. Очевидно, что без надлежащего оформления работа либо невозможна, либо незаконна. Следовательно, чтобы полноценно управлять деятельностью, необходимо синхронизировать и интегрировать движение информационных потоков с потоками работ и ресурсов, а это требует контроля, учета, анализа, планирования, координации - т. е. управления, централизованного и организационно согласованного.

Существующая в практике несогласованность объясняется особенностями функционирования крупных и средних компаний, в которых оперативное управление жизнедеятельностью организации осуществляется из разных локальных центров, коими являются члены дирекции и руководители служб или крупных подразделений. Чем больше у генерального директора непосредственных подчиненных, тем более рассогласованными являются их действия, поскольку никто из руководителей не располагает полной информацией о текущем положении дел и состоянии ресурсов и решения зачастую принимаются без достаточных информационных оснований. Между тем компания в целом обладает всей полнотой информации, крупицы которой рассредоточены между членами организации.