Если документы и сведения передавать от подчиненного к начальнику и наоборот, в условиях линейно-функциональной структуры этот процесс займет много времени - данные потеряют свою актуальность. Если исполнители связываются напрямую с лицами, принимающими решения (что широко распространено на практике), топ-менеджеры начинают "захлебываться" в мелочах и перестают заниматься перспективными вопросами, а руководители среднего звена оказываются не у дел.

Даже если компания располагает всей полнотой информации, но ее источники не охвачены технологией обработки и регулярного информационного обращения, "процедить" и адсорбировать эти данные для дальнейшего адресного использования не удастся. В то же время очищенная и подготовленная к использованию информация, направленная специалистам, которым она не требуется, будет воспринята как "шум" и не получит дальнейшего применения.

Особенно важна работа с директивной информацией, которая задает направление изменений в организационной системе компании и ее процессах. Директивная информация может быть представлена устными указаниями, письменными приказами и распоряжениями, резолюциями на документах, протоколами, планами, программами и т. п. Некоторые документы соединяют в себе свойства информации разных типов. Так, ознакомительное письмо может содержать в себе сведения о новых правилах оформления таможенных документов для отдела логистики и резолюцию генерального директора в адрес юридической службы о внесении изменений во внутренние нормативные документы. Поэтому, с одной стороны, копии документа необходимо разослать в соответствующие подразделения, а с другой - поставить на контроль исполнение резолюции генерального директора. Таким образом, один документ инициирует движение информации по нескольким направлениям, каждое из которых должно быть учтено в рамках функций планирования и контроля доставки информации, а также исполнения директив, содержащихся в ней. Очевидно, что такой порядок требует соответствующей организации структур и процессов.

Исходя из вышесказанного, можно выделить следующие направления совершенствования информационного обеспечения ОАО «Ростелеком»:

1. обеспечение контроля состояния параметров оказываемых услуг и результатов по важнейшим направлениям текущей деятельности;

2. обеспечения компании полной (с точки зрения наличия) релевантной информацией;

3. регулирование движения информационных ресурсов для использования в целевой деятельности согласно направлениям и ритмам бизнес-процессов;

4. оперативное извлечение информации из огромного массива разнородных источников для текущих и перспективных задач управления;

5. адсорбирование, аккумулирование, анализ и обобщение документированного опыта профессионалов, превращая его в общедоступный корпоративный интеллект;

6. упорядочивание деятельности, связанной с развитием информационной системы.

В компании должны быть созданы новые подразделения и должности для работы с документами, информацией и техническими средствами поддержки.

Однако интеграция функций информационного обеспечения в систему управления компаний не всегда эффективна. Именно по этой причине механическое наращивание численности персонала и подразделений ощутимого положительного результата не дает.

В связи с этим возникает необходимость затрачивать дополнительные денежные средства:

· на покупку дополнительных компьютеров;

· на обновление программного обеспечения на уже имеющихся компьютерах;

· на обучение персонала

3.2 Мероприятия по совершенствованию системы информационного обеспечения Петербургского областного филиала ОАО «Ростелеком»

Совершенствование информационного обеспечения - важный фактор эффективности управленческой деятельности в производстве, он постоянно требует к себе пристального внимания исследователей и руководителей.

Корпоративная информационная технология - совокупность аппаратного обеспечения, программного обеспечения, технологий хранения информации, сетевых технологий, обеспечивающих коммуникации и связь компонент системы в единое целое. Все эти ресурсы, используемые в организации, определяют инфраструктуру информационной технологии, или IT-инфраструктуру, которая является фундаментом для построения информационной системы.

Информационная система содержит данные о различных объектах, необходимые для конкретной организации. При этом она использует информационные технологии для преобразования набора данных в поток информации, который может быть использован человеком. Существует значительная разница между понятиями «программное обеспечение» и «информационная система».

Программы точно так, как и электронная начинка компьютеров, - всего лишь материалы для создания современной информационной системы. Компьютеры обеспечивают хранение и обработку информации; программное обеспечение - это набор инструкций, управляющих действиями компьютера. Знание принципов работы компьютеров и программного обеспечения важно при разработке решений для организаций, но нельзя забывать, что это - всего лишь часть информационной системы.

Любая промышленная ERP-система предлагает множество модулей для внедрения: планирование продаж, планирование производства, управление запасами, финансовый модуль, складской учет и т. д.

Существуют этапы, которые необходимо пройти, чтобы процесс постановки задачи, разработки и внедрения решения прошел наиболее эффективно и результативно Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. - М.: Финансы и статистика, 2001 г..

Определение будущего состояния Компании.

1.1. Формулирование согласованного образа, видения (Vision) будущей компании.

1.2. Письменное описание разделяемого видения.

1.3. Формулирование миссии.

1.4. Разработка бизнес-модели компании (модели новой бизнес-системы).

1.4.1. Разработка модели бизнес-процессов.

1.4.2. Разработка моделей работ, структур и команд для их выполнения.

- спецификация работы;

- должностные инструкции;

- информационные системы, системы коммуникации и координации;

1.4.3. Разработка системы управления и оценок

- системы планирования;

- системы показателей и критериев эффективности выполнения работы, механизмы мониторинга, оценки и контроля;

- формальные системы мотивации, стимулирования, оплаты труда и вознаграждения;

- системы обучения и развития сотрудников;

1.4.4. Разработка системы ценностей и убеждений сотрудников и механизмов их формирования

2. Диагностика и анализ текущего состояния.

3. Управление переходом.

Только на этапе управления переходом, в зависимости от того где (на каком уровне анализа) в организации сосредоточена проблема и от степени требуемого вмешательства, будет выявлен комплекс необходимых изменений и развивающих мероприятий, среди которых может быть необходимость изменения систем и структур и, соответственно внедрение новых информационных технологий управления.

Так же на этом этапе произойдет разветвление процесса на комплекс параллельных мероприятий, прослеживая только один процесс - процесс внедрения ИТ-решения.

Имея модель, представленную в виде описания процессов, структуры, систем и регламентов, которую следует реализовать в результате внедрения информационной системы, расставим приоритеты последовательности действий и определены какие из модулей необходимо внедрять в первую очередь: склад, снабжение, производство или финансы. Но и в этом случае не стоит торопиться.

В качестве наиболее органичного и эффективного способа внедрения ИСУП предлагаю использовать систему автоматизации деловых процессов (workflow) в качестве ядра всего информационного комплекса.

Преимущества программы:

· Универсальность продукта для автоматизации управления процессами предприятий различных отраслей

· Использование общемировых стандартов проектирования бизнес-процессов (в формате UML) и обмена схемами бизнес-процессов (в формате XML)

· Специальные возможности дизайна бизнес-процессов для менеджеров и консультантов

· Возможность разработки собственных схем выполнения бизнес-процессов, с автоматической проверкой корректности

· Отсутствие двойного ввода данных за счет интеграции с учетной системой "1С: Предприятие 7.7"

· Удобный и доступный исполнительный модуль

· Широкие возможности анализа эффективности выполнения процессов

· Современная система документооборота

· Качественная поддержка внедрения

Это обусловлено следующими соображениями:

во-первых, деятельность организации представляет собой систему процессов, в которые вовлечены финансовые, материальные, кадровые, информационные и прочие виды ресурсов;

во-вторых, именно деловые процессы определят порядок взаимодействия отдельных сотрудников и целых отделов, а также принципы построения информационных систем;

в-третьих, современная система workflow, выступит в качестве связующего звена, вокруг которого интегрируются другие программные продукты.

Таким образом, использование workflow позволит объединить разрозненные модули используемого программного обеспечения в единую информационную систему, и потом последовательно, шаг за шагом, внедрить модули нового интегрированного решения. При этом нет необходимости использовать достаточно рискованные методики проведения изменений типа "большого взрыва" и всегда будет возможность вернуться на шаг назад.

Правильно подобранная и грамотно внедренная система позволит руководству предприятия:

· избежать потери информации и снизить вероятность возникновения ошибок при выполнении работ в рамках бизнес-процессов;

· быть осведомленным о ходе выполнения любого процесса на предприятии;

· снизить время принятия и исполнения решений, даст возможность принимать управленческое решение и корректировать ход процесса в нужный момент;

· повысить дисциплину исполнения и сократит влияние личных качеств сотрудников на выполнение бизнес-процессов;

· своевременно собирать всю необходимую статистическую и аналитическую информацию для анализа и реинжиниринга бизнес-процессов;

· моделировать процессы и сценарии их выполнения с новым гораздо более высоким уровнем детализации и максимально приближенно к реальности,

· предоставлять каждому сотруднику четкий список задач, которые он должен выполнить, что соответственно, позволит ему организовать свою работу максимально эффективно и наиболее удобным ему образом.

Так же будет составлен план выполнения мероприятий (таблица 3.1) по совершенствованию информационного обеспечения.

Таблица 3.1. План мероприятий на 2014 год.

№ п/п	Наименование мероприятия	Срок исполнения	Исполнитель
1	Внесение предложений в перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в электронном виде	Январь 2014	Начальники отделов
2	Обеспечение поддержки, развития и информационного наполнения корпоративного и официального сайта Ростелекома	В течение 2014 года	Начальники отделов
3	Обеспечение контроля за наполнением информационных систем (реестров) необходимой информацией в соответствие с установленными сроками	В течение 2014 года	Начальники отделов
4	Проведение мероприятий по внедрению системы внутриорганизационного электронного документооборота:	2014 г.	Отдел организации и обеспечения деятельности, отдел бухгалтерского учета и отчетности
4.1	Приобретение программного обеспечения, средств защиты информации, создание защищенного сегмента локальной вычислительной сети с подключением к корпоративному серверу	Апрель - Май 2014 г	Отдел организации и обеспечения деятельности, отдел бухгалтерского учета и отчетности
4.2	Обучение технических специалистов по поддержанию системы в работоспособном состоянии	Май 2014	Отдел организации и обеспечения деятельности
4.3	Подготовка приказа о назначении ответственных специалистов за хранение, использование электронных-цифровых подписей	Май 2014	Отдел организации и обеспечения деятельности
4.4	Проведение семинара для специалистов, ответственных за хранение, использование электронных-цифровых подписей	Май 2014	Отдел организации и обеспечения деятельности
5	Проведение мероприятий по осуществлению межуровневого электронного документооборота на территории Ленинградской области:	2014	Начальники отделов
5.1	Обучение навыкам работы с единой системой электронного документооборота (ЕСЭД) сотрудников Ростелекома Ленинградской области	Апрель 2014	Отдел организации и обеспечения деятельности
5.2	Получение удаленного доступа и подключение к ЕСЭД	Май 2014	Отдел организации и обеспечения деятельности
5.3	Подготовка приказа о назначении оператора точки доступа ЕСЭД	Май 2014	Отдел организации и обеспечения деятельности
5.4	Проведение обучающего семинара для оператора точки доступа ЕСЭД	Май 2014	Отдел организации и обеспечения деятельности
5.5	Организационная работа по подготовке проекта соглашения с вышестоящим начальством Ростелекома об информационном взаимодействии	Май 2014	Отдел организации и обеспечения деятельности
5.6	Организация работы по обмену служебной корреспонденцией с другими филиалами	С января 2015 г.	Начальники отделов
6	Участие в семинаре Ростелекома по вопросам использования информационных технологий в деятельности управлений	В соответствии с планом Ростелекома	Отдел организации и обеспечения деятельности

3.3 Эффективность предложенных мероприятий

Внедрение любой автоматизированной информационной системы на предприятии -- задача достаточно затратная: с одной стороны, потребуются немалые вложения в проект, причем не только не этапе внедрения системы, но и промышленной эксплуатации. С другой, - в процессе внедрения workflow-системы производится документирование и реинжиниринг документно-ориентированных процессов: процедуры обработки документации значительно меняются, и возможно, что персонал не будет готов сразу принять новую методологию работы и перейти к эксплуатации с информационной системы, отказавшись от работы по-старинке. Это может привести к временному снижению эффективности автоматизируемых процедур, однако затем ситуация достаточно быстро выправится. Третьим (обычно самым серьезным) экономическим фактором является тот факт, что экономический эффект от внедрения информационной системы заметен далеко не сразу.

Тем не менее, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) экономически связано со значительным сокращением затрат.

Снижаются следующие виды расходов компании:

1) расходы на физическое хранение оригиналов и копий документов: после ввода образа документа в СЭД / Workflow любой уполномоченный работник имеет возможность ознакомиться с документом на экране монитора. Таким образом, появляется возможность хранить не только копии, но и оригиналы документов: не являющуюся важной документацию можно просто переводить в цифровой вид;

2) значительно снижаются затраты на копирование. Копирование документов для внутреннего использования может быть полностью исключено: для внутренних нужд исполнители-пользователи имеют возможность пользоваться функционалом workflow-системы, тогда как для внешних потребностей копирование осуществляется путем вывода хранимого в информационной системе образа на печать. Очевидно, что потребность в копировальных аппаратах, их обслуживании и расходных ресурсах сможет быть не только заметно снижена, но и исключена вовсе;

3) снижение затрат на бумагу и расходные материалы для принтеров и копировальной техники. Очевидно, что смещение акцента на безбумажную работу с документами значительно уменьшает потребность в из распечатке. К примеру, при процедуре веерного (параллельного) согласования документа, проводимой в бумажном виде, сам документ и сопроводительную записку к нему необходимо размножить в стольких экземплярах, сколько согласующих должностных лиц участвуют в процедуре. Чем больше структурных подразделений в компании, через которые пролегают документопотоки процедуры согласования, тем значительнее будет снижение затрат на бумагу и расходные материалы;

4) снижение затрат на доставку документации внутри предприятия. Многие процедуры документооборота требуют перемещения документов из одного подразделения в другое. Внедряемая workflow-система не только снижает время, затрачиваемое на такую доставку, но и высвобождает человеческие ресурсы, занятые перемещением документации. В некоторых случаях затраты на перемещение документации могут составлять 12-15% рабочего времени персонала. И это время тратится на непрофильный производственный процесс. Простейшим решением в такой ситуации является создание собственной курьерско-почтовой службы внутри организации с передачей ей всего комплекса задач доставки документации - кольцевой и курьерской почты. Однако такой подход заметно замедляет доставку документации, так как производится вне зависимости от фактических потребностей структурных подразделений, а в соответствии с утверждаемым графиком работы службы. Система электронного документооборота, примененная для решения комплекса задач доставки документации, способна и сократить время доставки, и высвободить человеческий ресурс, занятый в ней, освобождая время для более эффективного рабочего процесса. Кроме того, сокращение времени доставки приведет к общему сокращению сроков прохождения документов, что однозначно является признаком совершенствования системы управления в целом;

5) снижение затрат на поиск документов, а также исключение потерь документации. Поиск документов является одной из самых ресурсоемких задач, отбирая до четверти рабочего времени сотрудников. В этой ситуации перевод документов в электронный вид даст возможность исключить утрату документации вообще: электронный образ документа возможно копировать в необходимом количестве для внешнего использования (для внутреннего использования, как было рассмотрено ранее, копирование документации можно исключить вовсе). Поиск документов в современной workflow-системе, индексирующей саму текстовую составляющую документации, также не составляет труда, более того, современные системы позволяют производить поиск по значительно большему количеству параметров, включая полнотекстовый поиск. Такой подход значительно снизит затраты на поиск любой документации в случае, если она уже введена в информационную систему. В ОАО «Ростелеком» в Волховском районе работает 70 сотрудников, их среднемесячная зарплата составляет 15000 руб.

На компьютерную обработку документов в действующем программном обеспечении сотрудник в среднем затрачивает 40% рабочего времени.

70 сотрудников * 15000 руб. * 40% = 420000 руб. в месяц.

При этом качество, своевременность и контроль обработки документов оставляет желать лучшего.

При работе с документами в системе электронного документооборота сотрудник будет затрачивать около 10% рабочего времени.

70 сотрудников * 15000 руб. * 10% = 105000 руб. в месяц.

Сравнение трудоемкости выполнения ключевых операций приведены в таблице 3.2.

Таблица 3.2 Количество затрачиваемого времени на выполнение операций.

Выполняемая операция	Среднее время обработки бумажного документа	Среднее время обработки электронного документа
Регистрация документа	2 часа	30 мин.
Поиск документа	от 40 мин.	10 мин.
Доставка входящего документа сотруднику	5 часов	20 минут
Доставка входящего документа конечному исполнителю	15 часов	2 часа
Доставка служебной записки от исполнителя до конечного исполнителя	16 часов	5 часов
Ознакомление с документами	20 часов	1,5 часа
Выпуск организационно-распорядительных документов	8 часов	2 часа
Согласование исходящего документа	17 часов	8 часов
Доставка служебной записки от исполнителя до конечного исполнителя	16 часов	5 часов
Ознакомление с документами	20 часов	1,5 часа
Выпуск организационно-распорядительных документов	8 часов	2 часа
Согласование исходящего документа	17 часов	8 часов
Подготовка отчета	2 часа	40 мин.

Так же наглядно оценить сокращение временных затрат при работе с электронными документами можно на рисунке 3.2.

Рис.3.2. Сокращение затрат

Уменьшение временных (а следовательно, и финансовых) затрат можно рассчитать вполне определенно.

Стоимость системы (установка программного обеспечения) 2400 руб. на одного сотрудника, в Волховском филиале работает 70 сотрудников. Итого капитальные затраты на систему составили 168000 рублей.

В настоящее время 1 сотрудник может создать 1 заявление и наряд, потратив 2 часа в день. В день обрабатывается 1 сотрудником до 5 заявлений. Таким образом, на обработку документов сотрудник тратит 10 часов в день, в месяц 300 часов.

Итого =300*12 = 3600 часов в год (это трудоемкость).

С внедрением системы на выполнение тех же функций сотруднику потребуется 30 минут. В день 2,5 часа, в месяц 75 часов.

Итого 75*12=900 часов в год.

То есть, с внедрением информационной системы workflow в год организация будет экономить (при средней заработной плате сотрудника - 15000 руб./мес. или 102 руб./час): 102*(3600-900) = 102 * 2700 = 275400 руб.

Таким образом, ежегодная экономия средств на заработную плату составит 275400 руб.

Ежегодное начисление ЕСН - 0,26*275400 =71604 руб. Итого цена задачи составит 275400 +71604 = 347004 рублей.

Эффективность рассматриваемой системы оценивается на 2-летнем горизонте планирования.

Перед расчетом чистого дохода необходим пересчет количественных величин, который проводится путем введения соответствующих поправочных коэффициентов.

Среднее повышение заработной платы составляет 12% в год.

Экономия заработной платы за первый год составит 347004 руб., за второй год - (1+0,12)*347004=388644,48 руб.

В соответствии и коэффициентом-дефлятором, соответствующим индексу изменения потребительских цен, установленным Приказом Минэкономразвития РФ от 31 октября 2012 г. N 707 на 2013 год в размере 1,569.

Чистый дисконтированный доход равен 347004 + 388644,48/1,569 = 347004 + 247702,027 = 594706,03 руб.

Рассчитаем основные показатели экономической эффективности.

Годовой экономический эффект (I) определяется как разница между доходом (Д) от внедрения системы и расходами (Р) на ее разработку.

Эф = Д - Р (I)

Расходы на разработку системы составляют 168000 руб., экономия от внедрения системы - 594706,03 руб.

Эф = 594706,03 - 168000 = 426706,03

Годовой экономический эффект составит 426706,03 руб.

В связи с этим сэкономленные средства можно направить на увеличение заработной платы сотрудникам на 3000 - 4000 руб.

Коэффициент экономической эффективности капитальных вложений показывает величину годового прироста прибыли, образующуюся в результате производства или эксплуатации информационной системы, на один рубль единовременных капитальных вложений. Следовательно, коэффициент экономической эффективности капитальных вложений (II) определяется

К = Эф / Р (II)

К = 426706,03 / 168000 = 2.53

Срок окупаемости представляет собой отношение капитальных затрат на разработку и внедрение автоматизированной системы к годовой экономии. Срок окупаемости капитальных вложений равен 168000 / 347004= 0,5 т.е. за 6 месяцев

Значения итоговых показателей экономической эффективности приведены в таблице 3.3.

Таблица 3.3. Значения показателей экономической эффективности

Показатель	Значение
Экономический эффект, руб.	426706,03
Экономическая эффективность	2.53
Срок окупаемости, мес.	6

Сокращение затрат на бумажные документы

Высвобождение площадей, отведенных под хранение бумажных документов, даст более существенный эффект. Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными.

Очевидно, что для повышения производительности труда необходимо увеличивать время на творческую часть работы и сокращать рутинную. С этой задачей позволит справится СЭД «Workflow».

Внедрив СЭД «Workflow», мы сократим затраты, по сравнению с бумажным делопроизводством, на 1174740 руб. Из чего же складывается эта цифра?

Сокращение затрат:

на копирование и печать документов;

на доставку информации в бумажном виде;

на ресурсы: люди и оборудование (например, расходные материалы, обновление копировально-множительного оборудования; ответственные за данные материалы);

на бумагу;

на хранение информации в бумажном виде;

на продолжительность (более быстрое выполнение работ за счет сокращения сроков согласования и поиска документов);

уменьшается объем рутинной, неинтересной составляющей работы и открываются возможности творческого подхода и проявления инициативы.

Как следствие вышеперечисленного - повысится общая продуктивность труда и количества выполняемых работ.

Так же, что бы система информационного обеспечения была наиболее эффективна, нужно распределить между специалистами компании функций информационного обеспечения, включая техническое обслуживание и поддержание инфраструктуры (таблица 3.4)

Таблица 3.4. Распределение обязанностей между сотрудниками.

Группа

Функции

Секретарь

Делопроизводитель

Архивариус

Эксперт

Экспедиция

Системный аналитик

Программист

Инженер IT

Системный администратор

Специалист информационной безопасности

Функциональный специалист-пользователь

Экспертиза и аналитическая работа

Очистка от шума

*

Кодирование информации

*

Определение пользователей

*

составление плана использования

*

Согласование с лицами, принимающими решения

*

Поиск информации в базе данных

*

Подготовка поисковых каталогов

*

Формирование обзорных отчетов

*

Управление документооборотом

Документирование устной информации

*

Введение сведений о документах в базу данных (регистрация)

*

*

Кодирование стандартных документов

*

Прием запросов на получение информации

*

Маршрутизация и планирование

*

Координация процесса информационного обеспечения

*

Проставление печатей и штампов на документах

*

Контроль движения документов

*

Ведение отчетности о движении документов

*

Архивирование (временное и постоянное)

*

*

Архивное обслуживание

Поиск документов в базе данных

*

*

*

Комплектование

*

*

Выдача документов и копий

*

*

Формирование дел

*

Ведение отчетности о структуре и движении, архивных документов

*

Уничтожение использованной информации

*

Информационная логистика

Копирование

*

*

Размножение

*

Почтовые отправления

*

Доставка адресату

*

Учет и отчетность о доставке

*

Развитие информационной системы

Постановка задач развития информационного обеспечения

*

*

Проектирование бизнес-процессов работы с документами

*

Разработка системы классификации

*

Формирование номенклатуры дел

*

*

Разработка форм документов

*

*

Анализ эффективности информационной системы

*

*

Формирование системы информационных коммуникаций

*

Создание моделей обработки первичных документов и выходных форм

*

*

ИТ - обслуживание

Разработка программного обеспечения для учета и обработки

*

Администрирование информационных сетей

*

Разработка и развитие сетевых коммуникаций

*

Техническое обслуживание

*

*

Организация приобретения технических средств

*

*

Защита информации

Разработка системы доступа

*

Существует ряд факторов, влияющих на эффективность интегрированных информационных систем управления http://www.manage.ru:

· понимание необходимости внедрения интегрированных ИС;

· понимание основ построения интегрированных ИС;

· готовность к выделению квалифицированных ресурсов;

· готовность к четкой организации проекта обследования и внедрения;

· готовность к внедрению со стороны предприятия;

· готовность к изменениям;

· понимание необходимости внедрения интегрированных ИС.

Вывод по 3 разделу:

1. Системный подход позволяет представить организацию как сложную открытую социальную систему - механизм, берущий элементы входа из внешнего по отношению к организации окружения и подвергающий их различным преобразованиям, в результате чего получаются элементы выхода.

2. Организация состоит из взаимозависимых составных частей: задачи, структуры и системы, культура, люди. Изменение в одной составной части системы приводит к изменениям в других ее составных частях. Таким образом, внедрение информационной технологии, являясь частью элемента "структуры и системы", рассматривается только с учетом его взаимного влияния на другие составляющие системы.

3. В рамках системного подхода существуют различные методики проведения изменений, которые могут "работать" или "не работать" в конкретной рассматриваемой ситуации, в зависимости от ее характеристик. Предварительная диагностика, с целью выявления признаков мягкой или жесткой, ограниченной или неограниченной ситуации изменения, определяет правильный выбор методики проведения изменений и, соответственно, успех всего мероприятия.

4. Миссия и разделяемое видение являются основополагающими факторами деятельности организации и, соответственно, их формулировка является первым необходимым условием для успешного проведения изменений, такого класса сложности.

5. Организация - это система процессов, в которые вовлечены материальные, финансовые, кадровые, информационные и прочие виды ресурсов, и, соответственно, процессное описание компании - это первых шаг на этапе проектирования и внедрения информационной системы управления.

6. Анализ деятельности и последующее моделирование бизнес-процессов - второе необходимое условие для эффективного внедрения ИТ-решения.

7. Использование системы workflow в качестве ядра будущего решения позволит связать в единый комплекс существующие программные приложения, осуществить плавный переход от старых компонент к модулям новой системы, а так же, оставить ее открытой для дальнейшей интеграции новых приложений.

8. Разработка и внедрения решения с применением информационных технологий - процесс итерационный и требует постоянной корректировки и обновления, поэтому компания будет обеспечена соответствующими ресурсами для этой деятельности: персонал (знание и навыки), инструментарий (методики и программное обеспечение), информация (внешнее и внутреннее окружение, потребители, поставщики, конкуренты).

Таким образом, при внедрении системы workflow мы затратим на систему 168 тыс. руб. Экономия денежных средств составит 179 тыс. руб. В результате повысим заработную плату сотрудникам примерно на 3500 руб.

информационный корпоративный управление

Заключение

Базой исследования в данном дипломном проекте является Петербургский областной филиал ОАО «Ростелеком», являющийся частью одной из крупнейших телекоммуникационных компаний страны. Петербургский областной филиал ОАО «Ростелеком» владеет и управляет собственной высокотехнологичной магистральной сетью общей протяженностью около 80 тысяч километров, которая позволяет предоставлять голосовые услуги, а также услуги передачи данных и IP-приложений физическим лицам, корпоративным клиентам, российским и международным операторам. В настоящее время основой бизнеса Компании является предоставление услуг междугородной и международной связи конечным пользователям во всех субъектах Российской Федерации с использованием инфраструктуры региональных операторов. Филиал занимает высокие позиции на рынке услуг транзита трафика и аренды каналов для российских операторов и является крупнейшим поставщиком телекоммуникационных услуг для государственных структур и ведомств, теле- и радиокомпаний.

Предприятие эксплуатирует, приобретает, арендует, строит новые линии связи, телефонные станции, средства телевидения, радиосвязи и радиовещания и другие объекты связи на территории Российской Федерации и за ее пределами для удовлетворения потребителей в различных услугах междугородной и международной электрической связи, телевидения, радиосвязи и радиовещания.

Петербургский областной филиал ОАО «Ростелеком» обеспечивает равный доступ потребителям к принадлежащим ему средствам и каналам связи и в приоритетном порядке предоставляет каналы и тракты связи в интересах обороны, государственного управления, безопасности и правопорядка страны, в том числе в чрезвычайных ситуациях.

Информация - важнейший стратегический ресурс бизнеса. Отсутствие необходимой информации порождает неопределенность, а в условиях неопределенности точность принимаемых решений ухудшается. В небольших коммерческих фирмах, где количество сотрудников невелико и бизнес ведется, как говорится, из «общего котла», для информационной поддержки бизнеса достаточно элементарной аккуратности. Компьютеры в таких случаях используются как любая другая офисная оргтехника наряду с ксероксом или печатной машинкой, да еще для ведения бухгалтерии. Однако с ростом бизнеса неизбежно появляются новые проблемы.

Информационное обеспечение управленческой деятельности является одной из важнейших задач любой организации. Более того, в современных условиях для многих предприятий система информационного обеспечения и решает задачи организации технологического процесса, и носит производственный характер.

Получение информации не является самой целью бизнеса. Целями, как правило, можно назвать выживание и получение прибыли. Информационная система управления является кровеносной системой, обеспечивающей достижение целей компании путем доставки организованной, четко структурированной и своевременной информации.

В качестве наиболее органичного и эффективного способа внедрения ИСУП предлагаю использовать систему автоматизации деловых процессов (workflow) в качестве ядра всего информационного комплекса.

Внедрение любой автоматизированной информационной системы на предприятии -- задача достаточно затратная: с одной стороны, потребуются немалые вложения в проект, причем не только не этапе внедрения системы, но и промышленной эксплуатации. С другой, - в процессе внедрения workflow-системы производится документирование и реинжиниринг документно-ориентированных процессов: процедуры обработки документации значительно меняются, и возможно, что персонал не будет готов сразу принять новую методологию работы и перейти к эксплуатации с информационной системы, отказавшись от работы по-старинке.

Преимущества программы

· Универсальность продукта для автоматизации управления процессами предприятий различных отраслей

· Использование общемировых стандартов проектирования бизнес-процессов (в формате UML) и обмена схемами бизнес-процессов (в формате XML)

· Специальные возможности дизайна бизнес-процессов для менеджеров и консультантов

· Возможность разработки собственных схем выполнения бизнес-процессов, с автоматической проверкой корректности

· Отсутствие двойного ввода данных за счет интеграции с учетной системой "1С: Предприятие 7.7"

· Удобный и доступный исполнительный модуль

· Широкие возможности анализа эффективности выполнения процессов

· Современная система документооборота

· Качественная поддержка внедрения

Преимущества для предприятия:

Workflow усилит контроль над производительностью выполнения задач, связанных с информацией. Повышая конфиденциальность и ужесточая контроль доступа, workflow одновременно привнесет «промышленные» методы руководства и управления процессами.

Преимущества для сотрудников:

Каждый работающий видит перечень функций, которые он должен выполнить, и может организовать свою работу соответствующим образом. Можно наглядно представить контекст каждой функции. Для сотрудников workflow означает гибкость в работе, быстроту исполнения и высокую степень комфорта.

Преимущества для руководства:

Workflow позволит принимать решения в нужный момент и представить достаточную информацию, чтобы руководство могло эффективно вмешиваться в процесс. Workflow даст возможность менеджерам действовать оперативнее, быстрее и компетентнее, обеспечивая постоянный доступ к информации о состоянии каждого заказа, а система мониторинга позволит держать ситуацию под контролем. С помощью workflow можно сделать более эффективной функцию контроля, существенно приблизив ее к промышленному аналогу.

На основе результатов расчетов показателей экономической эффективности можно сделать следующий вывод: инвестирование средств в разработку и внедрение информационной системы Workflow целесообразно, так как окупится в течение первого года и принесет прибыль, превышающую затраты.

При внедрении системы workflow мы затратим на систему 168 тыс. руб. Экономия денежных средств составит 179 тыс. руб. В результате повысим заработную плату сотрудникам примерно на 3500 руб.

Таким образом, для успешного внедрения информационных технологий на предприятии целью руководящего менеджмента является анализ возможных трудностей и исходя из ситуации поиск наиболее целесообразного управленческого решения.

Список литературы

1. Устав ОАО «Ростелеком», Редакция №12 от 14.06.2012.

2. Положение об Общем собрании акционеров ОАО «Ростелеком», Редакция № 4 от 26.06.2010.

3. Положение о Совете директоров ОАО «Ростелеком», Редакция № 11 от 14.06.2012 .

4. Положение о Правлении ОАО «Ростелеком», Редакция № 5 от 27.06.2011.

5. Корпоративный кодекс ОАО «Ростелеком» от 27.12.2007.

6. Декларация принципов корпоративного управления.

7. Положение об информационной политике ОАО «Ростелеком», Редакция №1 от 30.12.2008.

8. Инструкция по использованию корпоративной электронной почты в ОАО «Ростелеком», Редакция: 2.0.

9. Годовые отчеты ОАО «Ростелеком» за 2010 - 2012 годы.

10. Абдеев Р. Ф. Философия информационной цивилизации. М. Экономика, 2009. - 426 с.

11. Ансофф И. Стратегическое управление: Сокр. пер. с англ. / Науч. ред. и предисл. Л.И. Евенко. - М.: Экономика, 2006. - 519 с.

12. Бакут П.А. Информационные ресурсы - вопросы теории и практики // ИРР. - 2005. - № 3. - С.129.

13. Боумэн К. Основы стратегического менеджмента /Пер. с англ. под ред. Л.Г. Зайцева, М.И. Соколовой. -М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2007. -175 с.

14. Васецкий А.А. Тарасов Н.А. Яновский В.В. Основы менеджмента: Электронное учебное пособие/ Под ред. Яновского ВВ. - СПБ, СЗАГС, 2007.

15. Веснин В.Р. Основы менеджмента: Учебник. - М.: Институт международного права и экономики. Издательство "Триада, Лтд", 2007. -384 с.

16. Виханский О.С., Наумов А.К. Менеджмент: Человек, стратегия, организация, прогресс. Учебник, М.: Изд. МГУ, 2005. - 521 с.

17. Виханский О.С. Стратегическое управление: Учебник для студентов вузов, обучающихся по направлению и спец. "менеджмент". - М.: Изд-во МГУ, 2005. -252 с.

18. Герчикова И.Н. Менеджмент. Учебник 2-е изд. М.: Банки и биржи, 2005. - 571 с.

19. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. М.: "Финансы и статистика", 2008. - 236 с.

20. Евланов Е.Г. Теория и практика принятия решений. М.: Экономика, 248 с.

21. Иванов А.И., Малявина А. В. Разработка управленческого решения. - М.: НОУ МАЭП, ИИК «Калита», 2007. - 536 с.

22. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. Учебник. Минск: БТЭУ, 2006. - 421 с.

23. Казанцов А.К., Подлесных В.И., Серова Л.С. Практический менеджмент. М.: ИНФРА-М., 2008. - 634 с.

24. Кнорринг В.И. Искусство управления: Учебник. - М.: Изд. БЕК, 1997. - 228 с.

25. Компьютеризированные интегрированные производства и САLS-технологии в машиностроении / под ред. проф. Б.И. Черпакова. - М.: ГУП "ВИМИ", 1999. - 512 с.

26. Костров А.В. Основы информационного менеджмента: Учебное пособие. - М.: Финансы и статистика, 2005.

27. Кохно П.А., Микоюков В.А., Комаров С.Е. Менеджмент. М.: Финансы и статистика, 2007. - 521 с.

28. Кузнецов Ю.В. Проблемы теории и практики менеджмента. СПб: ОЛБИС. 2007. - 238 с.

29. Кузнецов Ю.В. Подлесных В.И. Основы менеджмента. М.: Изд-во «ОЛБИС», 2007. - 567 с.

30. Ларичев О.И. Теория и методы принятия решений. М.: "Логос", 2009. - 284 с.

31. Литвак Б.Г. Управленческие решения. - М.: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ», ЭКМОС», 2008. - 681 с.

32. Маклаков, С.В. BРwin и ЕRwin. САSЕ-средства разработки информационных систем /С.В. Маклаков. - М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2000. - 256 с.

33. Менеджмент: под общей редакцией проф. М.П. Переверзева, Москва ИНФРА-М 2007.

34. Менеджмент: Учеб. пособие для ВУЗов/ Под ред. Кузнецова Ю. В., Подлесных В. И. - СПб.: Издательский дом «Бизнесс-пресса», 2005. - 671 с.

35. Мескон М.Х., Альберт М., Хеддоури Ф. Основы менеджмента. /Пер. с англ. М.: Дело, 2008. - 698 с.

36. Мильнер Б.З. Теория организаций. М.: ИНФРА-М, 2008. - 732 с.

37. Норенков, И.П. Информационная поддержка наукоёмких изделий. САLS-технологии / И.П. Норенков, П.К. Кузьмик. - М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2002. - 257 с.

38. Обэр - Крне Дж. Управление предприятием. Классика менеджмента. - Сирин, 2007. -256 с.

39. Основы менеджмента. Учебное пособие. /Под ред. Радугина А. М.: Центр, 2008. - 328 с.

40. Попов А.В. Теория организации менеджмента. М.: Изд-во МГУ, 2005. - 532 с.

41. Родионов А.Н., Климкин К.А. Проблемы архитектурных построений информационных систем в экономике // Восток России: Проблемы и опыт преобразований: Мат-лы межрегиональной научно-практ. конф. - Хабаровск: ДВАГС, 2000. Вып. 2. С. 162-167.

42. Смирнов Э.А. Управленческие решения. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 421 с.

43. Соловьев В.С. Организационное проектирование систем управления: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. - 136 с. - (Сер. Высшее образование).

44. Управление организацией. /Под ред. Поршнева А.Г., Румянцевой З.П., Салиматина Н.А. - М.: Инфра-М, 2008. - 561 с.

45. Управление проектами /Ильин М, Лукшанов И.Г, Неличин А.М. и др. Под ред. В.Д. Шапиро, Учебник для вузов эконом. Спец. - СПб.: Рос АО "Газпром", 2006. -609 с.

46. Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения. Учеб. пособие. -М., ЗАО "Бизнес-школа", "Интел-Синтез", 2007. -208 с.

47. Юзвишин И.И. Информациология. - М.: Финансы и статистика, 2006. - 312 с.

48. Юкаева В.С. Управленческие решения: Учебное пособие. - М.: ОПС, 2007. - 431 с.

Размещено на Allbest.ru