56

Размещено на http://www.allbest.ru/

• Совершенствование системы информационного обеспечения управления Петербургского областного филиала «РОСТЕЛЕКОМ»
• Содержание
• Введение
• Раздел 1. Теоретические основы информационного обеспечения управления
• 1.1 Сущность информации и ее значение для менеджмента
• 1.2 Информационные потоки в организации
• 1.3 Организация информационного обеспечения управленческой деятельности
• Раздел 2. Анализ системы информационного обеспечения Петербургского областногго филиала ОАО «РОСТЕЛЕКОМ»
• 2.1 Характеристика основных результатов деятельности Петербургского областного филиала ОАО «Ростелеком»
• 2.2 Информационная политика в Петербургском областном филиале ОАО «Ростелеком»
• 2.3 Корпоративная почта как средство информационного обеспечения управления в ОАО «Ростелеком»
• Раздел 3. Совершенствование системы информационного обеспечения управления Петербургского областного филиала «РОСТЕЛЕКОМ»
• 3.1 Направления совершенствования системы информационного обеспечения Петербургского областного филиала ОАО «Ростелеком»
• 3.2 Мероприятия по совершенствованию системы информационного обеспечения Петербургского областного филиала ОАО «Ростелеком»
• 3.3 Эффективность предложенных мероприятий
• Заключение
• Список литературы

Введение

На российском рынке телекоммуникаций идет активное развитие конкуренции. В городе Волхове услуги по доступу к сети интернет, услуги кабельного и цифрового телевидения наряду с «Ростелеком» также предоставляют: «Мегафон», «Эталон-Оптик», «ТЕМА-Телеком», «Волхов-Онлайн». Однако «Ростелеком» является единственным оператором стационарной связи в нашем городе и районе.

Для повышения своего уровня конкурентоспособности всем российским предприятиям, в том числе и занимающимся телекоммуникациями, необходимо осваивать методы и инструменты управления, адекватные современной рыночной среде, которые активно используются ведущими компаниями экономически развитых стран, что особенно важно при вступлении России в ВТО.

Сегодня предприятия работают в условиях стремительного изменения факторов внутренней и внешней среды, активного развития новых технологий. Предпринимательский успех в значительной мере зависит от наличия необходимой и достаточной информации о состоянии контролируемых процессов, скорости ее преобразования в распоряжения, планы, проекты и действия. Информация для современного предприятия - один из ключевых ресурсов, без которого невозможна эффективная деятельность.

Как утверждают известные норвежские ученые А. Нордстрем и Й. Риддерстрале: «Проблема большинства организаций -- это не то, что они мало знают, а то, что они не знают, что именно они знают. Знания разбросаны по всей организации, и никому не ведомо, сколько их, как и куда они перемещаются, где они складируются и каков на самом деле интеллектуальный потенциал компании» К.А. Нордстрем, Й. Риддерстрале. Бизнес в стиле фанк. - Стокгольмская школа экономики в Санкт-Петербурге, 2003. - с. 165..

Из-за невозможности использования необходимых сведений вне оперативного доступа остается 80-90% Бармаков Б. Роль информационного обеспечения в управлении компанией // Управление компанией. - 2007. №2. - с. 4. информации, которая могла быть применена для решения текущих задач. Трудности возникают, в основном, из-за того, что деятельность компании не имеет полного объективного информационного отображения или фиксируется фрагментарно; не всегда получается своевременно извлечь адекватную запросу информацию из документов, в которых она содержится; документы внутри организации «движутся» медленно; зачастую появляются дублирующие или противоречивые документы и т.д. Очевидно, что без специальных технологий учета, регистрации, хранения и мобилизации информационных ресурсов они не будут использованы в полной мере для решения задач управления.

На рынке информационных услуг существует множество программных продуктов, которые в значительной степени способны восполнить пробелы в информационных технологиях компаний, но внедрение программного обеспечения не даст положительных результатов без предварительной подготовки и настройки организационной системы, ее согласования с конфигурацией бизнес-процессов и формальной структурой компании.

Таким образом, функционирование любой системы управления требует правильной организации информационного обеспечения, то есть наличия совокупности обработанных сведений о состоянии объектов финансово-хозяйственной деятельности, удовлетворяющих требованиям управляющего блока. В свою очередь информационное обеспечение включает в себя информационную систему, располагающую необходимым информационным фондом (персоналом и техническими средствами) и системой информационных потоков.

Постоянно растущая конкуренция вынуждает руководителей компаний искать новые методы управления, направленные на сохранение и расширение своего присутствия на рынке, повышения рентабельности своей деятельности, внедрять новые методы управления производством и маркетингом. Особую роль в этом играют информационные технологии, которые должны обеспечивать поддержку всех прогрессивных нововведений менеджмента. Более того, зачастую новые подходы к управлению предприятиями изначально ориентируются на возможности современных информационных технологий и практически неосуществимы без использования компьютерных систем. В этих условиях автоматизированные информационные системы становятся действенными инструментами управления предприятиями, неотъемлемой частью инфраструктуры бизнеса и о них можно говорить как об информационных системах управления предприятиями.

Информационные ресурсы на любом предприятии достаточно обширны, особое внимание стоит уделить именно тщательности их организации, от которой зависит успешность работы предприятия, а также устойчивое его развитие. Стремительный рост и дифференциация спроса на все виды информации, в том числе научную, техническую и в большей степени экономическую, а также повышение требований к содержанию и формам представления данных являются серьезными стимулами развития рынка информационных и коммуникационных технологий. Именно владение достоверной и актуальной информацией вместе с умением эффективно применять адекватные методы и средства ее сбора, преобразования и передачи служит основой успешной деятельности любых предприятий и организаций, независимо от их организационно-правовой формы.

ОАО «Ростелеком» (www.rostelecom.ru) - динамично развивающаяся крупнейшая в России телекоммуникационная группа, предоставляющая услуги во всех сегментах отраслевого рынка на всей территории страны. Предоставляет услуги местной и дальней телефонной связи, широкополосного доступа в Интернет, цифрового телевидения.

ОАО «Ростелеком» является крупнейшей телекоммуникационной компанией России, штат компании составляет более 130 000 человек. Компании осуществляет централизованное управление первичной магистральной сетью, международной и междугородной вторичными телефонными сетями и сетями документальной электросвязи общего пользования на территории России. За годы существования компания создала мощную телекоммуникационную сеть, охватывающую практически всю территорию страны. Собственная магистральная цифровая сеть связи протяженностью около 500 тыс. км, построенная на основе ВОЛС с использованием SDH- и DWDM-технологий, а также местные сети, протяженностью свыше 2,6 млн. км, обеспечивает полное покрытие территории Российской Федерации и передачу любого типа информации: голоса, данных, видео. «Ростелеком» имеет прямые международные выходы на сети более 190 операторов в 72 странах, участвует в 30 международных кабельных системах и взаимодействует 2300 национальными и международными операторами фиксированной и мобильной связи.

В течение длительного времени компания использовала в разных своих подразделениях различное программное обеспечение для реализации свойственных для этих подразделений функций. В процессе развития ОАО «Ростелеком» столкнулось с проблемами объединения управленческой информации от разных информационных систем. Для достижения прозрачности и эффективности управления необходимо выработать единую стратегию управления и реализовать ее на основе корпоративной информационной системы.

Одним из основных направлений научно-технологического и инновационного развития ОАО «Ростелеком» является обеспечение перехода от позиции инфраструктурного игрока к универсальному оператору связи и создание условий для дальнейшей трансформации компании в глобального сервис-провайдера. Это возможно лишь при условии повышения эффективности бизнес процессов за счет комплексной автоматизации внутренних операций, а также общей оптимизации организационной и хозяйственной деятельности в каждом отдельно взятом подразделении компании, каким, например, является Петербургский областной филиал ОАО «Ростелеком».

Исходя из вышесказанного целью данного исследования является совершенствование системы информационного обеспечения управления предприятием.

Для достижения поставленной цели в дипломном проекте необходимо решить следующие задачи:

· исследовать теоретические аспекты системы информационного обеспечения управления;

· дать общую характеристику производственно-хозяйственной деятельности организации;

· проанализировать показатели финансово-хозяйственной деятельности предприятия;

· разработать предложения по совершенствованию системы информационного обеспечения управления;

· рассчитать экономический эффект от реализации выработанных предложений.

Предмет исследования данного дипломного проекта - система управления предприятия

Объект исследования - система информационного обеспечения управления предприятием.

Базой для проводимого исследования является Петербургский областной филиал ОАО «Ростелеком». Информационной базой исследования служат данные Росстата, бухгалтерская и управленческая отчетность предприятия.

Решение поставленных задач обусловило структуру и логику проекта. Дипломный проект состоит из введения, трех разделов, разделенных на 9 параграфов, заключения, списка литературы из 46 источников.

Раздел 1. Теоретические основы информационного обеспечения управления

1.1 Сущность информации и ее значение для менеджмента

Для эффективного управления организацией необходима достоверная информация об ее деятельности. Она служит фундаментом для формирования любых документов (докладов, отчетов, предложений и т.п.), которые лежат в основе управления. Любые действия руководителей (определение стратегических целей и задач организации, координация действий подразделений в достижении общих целей и т.п.), опираются на информацию. Можно утверждать, что практически любая деятельность человека базируется на информации.

Информация Информационный менеджмент : курс лекций / В.Г. Матвейкин, Б.С. Дмитриевский, К.А. Садов. - Тамбов : Издательство Тамбовского государственного технического университета, 2009. - 7 с. -- сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают существующую в отношении него степень неопределенности, неполноту знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), воспроизводимые путем передачи людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т.д.). Из этого определения следует, что:

1) информация -- это не любые сведения, она несет в себе нечто новое, уменьшающее имеющуюся неопределенность;

2) информация существует вне ее создателя, это отчужденное от ее создателя знание, знание, отражающее действительность в мышлении человека;

3) информация стала сообщением, так как она выражена на определенном языке в виде знаков;

4) сообщение может быть записано на материальном носителе (т. е. оно является формой передачи информации);

5) сообщение доступно для воспроизведения без участия автора, оно передается в каналы общественной коммуникации.

Отсутствие информации вызывает информационную потребность -- осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.

Когда говорят об информации, то упоминают ряд ее свойств.

Информация достоверна, если она не искажает истинного положения дел. Информация адекватна, если с помощью полученной информации об объекте, процессе или явлении создается их образ определенного уровня соответствия. Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Информация выражена кратко и четко, если она не содержит в себе ненужных сведений. Информация ясна и понятна, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена. Информация своевременна (оперативность информации), если она не потеряла актуальность и несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятия решений.

Кроме этих свойств информации можно оценить ее ценность -- меру расширения совокупности сведений, которыми располагает потребитель информации при ее получении и интерпретации, степень снижения состояния неопределенности.

От указанных качественных характеристик информации непосредственно зависит эффективность управления и управленческой деятельности.

В определении информации мы воспользовались понятием сообщения. Одним из способов превращения информации в сообщение является запись его на материальном носителе. Процесс такой записи называется кодированием. Если мы применяем материальные носители, предназначенные для использования в компьютерной технике, мы имеем дело с данными. В таком случае кодированием информации является ее преобразование в условные сигналы с целью автоматизации хранения, обработки, передачи и ввода--вывода данных. Данные -- это компьютерное изображение информации.

Мы имеем дело с организациями, работающими в экономической области, и поэтому, говоря об информации и информационном обеспечении управленческой деятельности, имеем в виду экономическую информацию.

Экономическая информация Орлов А.И. Менеджмент. Учебник. М.: Издательство "Изумруд", 2003. -- совокупность сведений, которые отражают социально-экономические процессы и служат для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сферах. Чем характерна экономическая информация? Обычно выделяют ряд отличительных признаков:

· большие объемы информации;

· многократное повторение циклов получения и преобразования информации в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.); многообразие источников и потребителей экономической информации;

· значительный удельный вес рутинных процедур при обработке экономической информации.

Поскольку речь идет об информационном обеспечении управленческой деятельности, мы должны отметить, что в рамках любой организации информация для управления используется в двух видах (рис. 1.1): она либо оформлена как документы (планы, заявки, приказы и т.п.), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т.п.).

56

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1.1. Информационные ресурсы организации

Недокументированная информация - речевая информация, информация, выраженная в виде знаков, символов и т.п., не имеющая реквизитов.

Документированная информация - это информационное сообщение в бумажном, звуковом или электронном виде, оформленное по определенным правилам и заверенное в установленном порядке, т.е. это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе Федеральный закон от 10 января 2002 г. "Об электронной цифровой подписи" // Собрание законодательства РФ. 2002. N 2. Ст. 114..

1.2 Информационные потоки в организации

Рассмотрим информационные потоки, имеющие место в действующей информационной системе. Информация, как отмечает В.И. Кнорринг (1997), - одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых, даже таинственных проблем современной науки. Это видно хотя бы из нечеткости самих определений понятия информации - совокупность сведений, данных, знаний или из философии - нарушение монотонности. В кибернетике информация тесно связывается с энтропией, с одним из основных понятий классической физики, т.е. со способностью энергии к превращениям. Винер Н. пишет: «Количество информации в системе есть мера организованности системы, точно так же энтропия системы есть мера дезорганизованности системы, одно равно другому, взятому с обратным знаком» Зиновьева Н.Б. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ. Учебно- методическое пособие. -- М.: Профиздат, 2001. -- 6 с.. С точки зрения методологии управления, прогрессирующая энтропия, т.е. постоянно увеличивающаяся хаотическая беспорядочность связей между элементами, характерна для закрытых, изолированных от окружающей среды систем, и информация есть отрицание энтропии.

Каждое определение информации раскрывает какое-либо свойство этого сложного и многозначного понятия: информация - коммуникация и связь, в процессе которой устраняется неопределенность (Шеннон), информация - передача разнообразия (Эшби), информация - мера сложности структур (Моль), информация - вероятность выбора (Яглом) и т.д.

Дальнейшее углубление в теорию информации заведет нас в дремучие дебри законов термодинамики, к знаменитым «демонам» Максвелла и даже к неизбежности тепловой смерти Вселенной. В теории управления принято такое определение информации: совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. СУ может быть определена как совокупность контуров циркуляции и преобразования информации, и такая интерпретация понятия представлена на рис. 1.2. Этих определений вполне достаточно для изучения проблем управления.

Рис. 1.2. Информационные потоки и их основные источники

Информация, составляющая триаду важнейших характеристик окружающего нас мира наряду с материей и энергией, обладает некоторыми, только ей присущими следующими особенностями:

1) является столь же абстрактным понятием, как понятия математики, но вместе с тем она отражает свойства материального объекта и не может возникнуть из ничего;

2) обладает некоторыми свойствами материи, ее можно получить, запасти (записать, накопить), уничтожить (стереть), передать. Однако при передаче информации из одной системы в другую количество информации в передающей системе остается неизменным, хотя в принимающей системе оно обычно увеличивается;

3) в любых сферах знаний она является единственным видом ресурсов, который в ходе исторического развития человечества не только не истощается, а постепенно увеличивается, совершенствуется и, более того, способствует эффективному использованию других ресурсов, а иногда и создает новые.

Постоянно меняющееся состояние рынка или внешней среды требует немедленной реакции администрации, и если информация об этих изменениях будет запаздывать или медленно обрабатываться, то последствия для фирмы будут губительными (рис. 1.3). По имеющимся данным, к началу 90-х годов ХХ века 60% рабочих мест в США зависят от работы служб обработки информации, и затраты на эту деятельность составляют около 70% валового национального продукта. Однако большинство на такие затраты идут - это выгодно.

Различают внешнюю, входную информацию, первичную (исходную), которая возникает в ходе производства, и вторичную как результат обработки исходной информации. Внешние цели организации определяют состав и структуру информационных потоков, обеспечивающих управление по внешним целям. Внешние информационные потоки генерируются внешней по отношению к организации средой, характеризуются пространственной сложностью, взаимообусловленностью и взаимозависимостью. Данные информационные потоки генерируются двумя относительно самостоятельными подсистемами внешней среды: макроокружением и непосредственным окружением. В структуризации источников информации воспользуемся классификацией внешней и внутренней среды, предложенной О.С. Виханским и А.И. Наумовым (1996).

Рис. 1.3. Информационные связи руководителя по Кноррингу

По нашему мнению, внешние информационные потоки в рамках макроокружения генерируются следующими пятью источниками:

· экономической компонентой;

· правовой компонентой (регулирование среды хозяйствования и правил экономических взаимоотношений с субъектами ее регулирования);

· политической составляющей;

· социальной компонентой;

· технологической компонентой.

Внешние информационные потоки в рамках непосредственного окружения генерируются следующими четырьмя источниками: покупателями, поставщиками, конкурентами, рынком рабочей силы. Структура и объемы этих информационных потоков должны быть сбалансированы и взаимоувязаны:

· с разнообразием (структурой и объемами) обратной управляющей информации, обусловленной изменениями во внешней среде;

· с разнообразием подразделений организационной структуры системы управления, необходимых для обработки внешних информационных потоков;

· с разнообразием подразделений, необходимых для обработки внутренних информационных потоков.

Источниками внутренних информационных потоков являются срезы внутренней среды организации и используемые в процессе производства товаров и услуг ресурсы: кадровый, организационный, производственный, маркетинговый, финансовый. Весьма важным представляется организационный срез, который генерирует информацию о состоянии управленческих функций в организации, в рамках которых осуществляется распределение полномочий. Связи и отношения, имеющие место при реализации управленческих функций, прав и полномочий, также генерируют информационные потоки.

В общем виде управление по внешним целям организации идет по следующей цепочке: ресурсы объекты регулирования ресурсы. Этот процесс имеет ресурсные и поведенческие, с точки зрения внешней и внутренней среды организации, ограничения.

Таким образом, внешние и внутренние информационные потоки, связанные с состоянием внешней и внутренней среды организации, образуют базовые информационные потоки, которые являются основой для:

· выработки управляющей информации для управления по внешним и внутренним целям как главного продукта деятельности СУ;

· корректировки и проектирования организационной структуры СУ.

Информационные потоки по определению А.Н. Родионова (2000) имеют трехслойную архитектуру (рис. 1.4), включающую данные (базы данных или учетно-производственную и вспомогательную информацию), правила ведения бизнеса (формальные и неформальные, или, другими словами, директивную и нормативно-техническую информацию), а также формируемые в организации документы и принимаемые управленческие решения.

Рис. 1.4. Трехслойная архитектура информационного потока

Методы исследования информационных потоков

Методы исследования информационных потоков применяются в исследовании информационно-поведенческой подсистемы. Основные цели изучения информационных потоков:

1) выявление расхождений в объемах генерируемого во внутренних срезах информационного разнообразия, возможностях его восприятия и переработки на уровнях управленческой иерархии;

2) установление способности ИПП получать и перерабатывать внешние информационные потоки, воспринимать внешнюю информацию для эффективного обеспечения управленческих процессов;

3) выявление несоответствий между информационной структурой, базирующейся на функциях, связях и отношениях, и организационной структурой.

Основные задачи, решаемые в ходе исследования информационных потоков:

1) изучение структуры и состава информационных ресурсов;

2) наличие и состав информационных ресурсов на бумажных носителях;

3) наличие и состав электронных информационных ресурсов;

4) наличие и состав аппаратных и программных средств;

5) определение процессов формирования и маршрутов движения документов;

6) анализ информационных потоков: входящих и исходящих;

7) представление процессов формирования и маршрутов движения документов;

8) анализ информационных потребностей;

9) определение информационных потребностей данной организации;

10) группы пользователей;

11) место информационной деятельности в структуре должностных обязанностей каждого сотрудника;

12) основания и процессы принятия управленческих решений (Модин, 1970).

Основные объекты исследования:

1) документированные и недокументированные сообщения (документы, правила ведения бизнеса, данные);

2) процессы формирования и расчета показателей и сообщений, нормы и нормативы по этим процессам;

3) маршруты движения сообщений.

Программа исследования информационных потоков в организации должна включать следующие основные разделы:

1) выявление подразделений, выполняющих функции планирования и управления производственно-хозяйственной деятельностью организации - источников ведущих информационных потоков в рамках функций организации (предприятия);

2) определение функций, содержание задач, работ и процедур в рамках функциональной и организационной структур СУ - источников информационных потоков по остальным функциям организации;

3) выявление форм документации, техники их заполнения и обработки (назначение документа, количество экземпляров, наименование реквизитов и показателей документов, кем реквизиты заполняются и т.п.);

4) составление маршрутов движения потоков информации по подразделениям, а также входящей и исходящей информации;

5) изучение используемых номенклатур ресурсов и их шифры;

6) определение достигнутого уровня механизации планово-управленческих работ (Модин и др., 1970).

Известны следующие методы исследования информационных потоков: инвентаризации, типических групп и графический (рис. 1.5).

Рис. 1.5. Методы исследования информационных потоков и их объекты

Метод инвентаризации является наиболее трудоемким, поскольку требует фиксации всего разнообразия сообщений (документов, правил ведения бизнеса и данных). Но этот метод позволяет получить исчерпывающую картину. Метод типических групп позволяет анализировать определенный вид сообщений.

Графический метод Подробнее в кн. А.Г. Игнатьевой и М.М. Максимцова (2001). используется для визуализации потоков сообщений в организации по следующим направлениям:

1) источникам и получателям;

2) видам сообщений;

3) срокам формирования сообщений у источника и поступления адресату;

4) периодичности;

5) объему;

6) срокам и участникам контроля и т.д.

В сущности, это информационная структура или модель организации. Она позволяет определить отклонения в продвижении информации по контурам ее движения и преобразования, возможности потери информации в процессе передачи и движения сообщений. Поэтому надо иметь в виду, что полноценное исследование информационных потоков может быть проведено только наряду с функциональным анализом.

Расчет показателей и формирование сообщений, их фиксация по источникам и получателям, накопление, обновление и хранение должны производиться по определенным правилам.

Исходные данные для уточнения и разработки информационной модели (документированной части) формируются на основе ручной или компьютерной обработки анкет характеристик сообщений и показателей (разработочные таблицы, набор документов или их копий) и представляются в следующем виде (Модин и др., 1970):

1) перечень наименований сообщений, поступающих в подразделение;

2) перечень наименований сообщений, разрабатываемых данным подразделением; перечень всех сообщений, поступающих в данное подразделение, с указанием, откуда поступило каждое из них;

3) перечень наименований всех выходящих из данного подразделения сообщений с указанием их адреса;

4) перечень справочных данных и законодательных положений, используемых в работе подразделений;

5) наименование показателей, содержащихся в каждом конкретном сообщении, поступающем в подразделение;

6) наименование показателей, содержащихся в каждом конкретном сообщении, разрабатываемом в данном подразделении;

7) наименование показателей, содержащихся в каждом конкретном сообщении, выходящем из данного подразделения;

8) наименование различных подразделений и внешних организаций, с которыми взаимодействует данное подразделение;

9) наименование признаков, имеющихся в данном сообщении.

Существующая СУ в организации находит свое материальное воплощение в документообороте и организационной структуре. Документооборот организации отражается непосредственно в информационных моделях. Для полноты описания существующей СУ в них целесообразно выделить признаки организационной структуры. Для этого строят модель подразделения в разрезе групп сообщений и сводную модель в разрезе подразделений.

Информационная модель подразделения характеризует его внутреннюю структуру, особенности деятельности, а также взаимосвязи с другими подразделениями.

1.3 Организация информационного обеспечения управленческой деятельности

Информация дает возможность принимать обоснованные и эффективные решения. Она позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования, информационными ресурсами и информационным обеспечением. Управление информационными ресурсами и информационным обеспечением управленческой деятельности означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, его рационализацию, стандартизацию типов и форм документов, типизацию информации и данных, преодоление проблемы несовместимости типов данных, создание системы управления данными и т.п. Эти задачи управления похожи для всех организаций. И хотя еще не разработана полная методология количественной и качественной оценки информационных потребностей и ресурсов, а также прогнозирования потребности в информации, на уровне организации можно и нужно изучать информационные потребности, планировать информацию и управлять информационными ресурсами. Поэтому информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.

Цели и задачи информационного обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:

· удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;

· формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;

· создание и развитие систем обработки и передачи информации;

· развитие системы информационного обеспечения.

Требования к информационному обеспечению управленческой деятельности и к управлению информацией формулируются так:

· удовлетворение информационных потребностей органов управления;

· правильный отбор первичных сведений и источников информации;

· правильная систематизация и классификация информации;

· непрерывность процесса сбора и переработки информации;

· отсутствие дублирования информации;

· проверка корректности (непротиворечивость данных);

· многократное использование информации;

· приведение к общему формату информации;

· фильтрация, агрегирование и актуализация информации;

· уменьшение числа показателей и объемов информационных потоков (числа документов и объема документооборота).

Системы информационного обеспечения решают следующие задачи:

· определение потребителей информации, ее состава, периодичности циркуляции (обеспечение информационного сопровождения управленческой, производственной и других видов деятельности), форм представления (в виде диаграмм, графиков, текста, таблиц в форме, удобной для руководителей);

· определение источников информации, обеспечение доступа к ней из внутренних и внешних источников;

· унификация и организация процессов и средств сбора, регистрации, обработки, хранения, обновления, передачи и использования информации, распределение этих задач между подразделениями;

· организация потоков информации, формирование комплекса технических средств для организации информационных потоков (информационно-телекоммуникационных систем, систем диспетчеризации и мониторинга), развитие и создание новых информационных и телекоммуникационных технологий и поэтапное формирование единого информационного пространства организации, обеспечение управления информацией в разнородных (многоплатформных) комплексах;

· организация хранения массивов информации (разработка системы классификаторов, хранение данных и информации в унифицированных форматах);

· формирование унифицированной системы документации, разработка документооборота и технологических процессов формирования документов, установление порядка их составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения;

· формирование и эксплуатация системы взаимодействия информационной системы и менеджеров, организация использования информации для оценки тенденций, альтернатив решений и действий, разработки прогнозов, выработки стратегии;

· организация обратной связи -- осуществление коррекции входной информации по информации, переработанной в организации;

· разработка «Концепции создания единой информационно-телекоммуникационной системы организации» и «Программы совершенствования информационного обеспечения организации» для планирования информационного обеспечения управленческой деятельности.

Источники информации

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и технологическими, социальными, экономическими, правовыми и другими отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.

Информация порождается соответствующими средами, поэтому, в зависимости от источника ее возникновения в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации.

Внутренние источники информации -- это, как правило, внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации. Эти информации передаются и используются в рамках следующих систем:

· транзакционных, предназначенных для операционной работы;

· внутрифирменного электронного документооборота;

· электронных хранилищ информации и документов;

· бумажного документооборота и документов на бумажных носителях.

Информация внутренней среды, как правило, -- точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. Ее часто можно обрабатывать с помощью стандартных формализованных процедур. Примеры внутренней информации: о людях, продуктах, затратах, жалобах, услугах, технологических процессах, сферах применения продукта, методах сбыта и технике продаж, поставках, каналах сбыта.

Внешняя среда -- экономические и политические субъекты, действующие за пределами предприятия, и отношения с ними.

Это -- экономические, социальные, технологические, политические и другие отношения предприятия с клиентами, поставщиками, посредниками, конкурентами, профсоюзами, государственными органами и т. п.

В качестве внешних источников информации могут выступать:

· законодательные и регулирующие органы (законы, постановления, сообщения налоговых органов и т.п.);

· клиенты и партнеры предприятия (технологическая и научно-техническая информация, содержащая научные знания, сведения об изобретениях и технологиях, информация от поставщиков, потребителей, партнеров, консалтинговых фирм, банков и т.п.);

· информационные агентства (общая информация о состоянии экономики и специализированная экономическая информация в информационно-аналитических материалах, специализированных журналах, газетах, ресурсах Интернета);

· конкуренты (информация о ценах, действиях и т.п.);

· органы статистического учета (информация статистических исследований).

Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер. В таком случае она требует нестандартных процедур обработки. Примеры внешней информации: о рынке, конкурентах, тенденциях изменений в деловой среде страны и состоянии международных рынков, покупателях, спросе, ценах на товары, требованиях клиентов и конкурентов, изменении законодательства, оперативные экономические новости, оперативная информация с СЭЛТ/FOREX, биржевые индексы (АК&М, NIKKEY и пр.), информация по валютному, фондовому, вексельному, кредитному рынкам, аналитическая информация и т.п.

Использование различных внутренних и внешних источников часто носит непостоянный характер.

Действия с информацией в процессе информационного обеспечения.

Ввод и передача информации. В рамках информационного обеспечения ввод и передача информации возможны в пределах следующих систем: глобальные сети; корпоративные и локальные компьютерные сети; системы передачи бумажных документов.

Хранение информации. Основные требования к данной фазе работы с информацией состоят в обеспечении следующих свойств у хранимых данных: целостность; предметная ориентация данных; историчность, интегрированность; неизменность во времени; многоуровневое хранение информации на основе правил организации информационных хранилищ, построение метаданных (данных о данных) на разных уровнях интеграции.

Обработка и анализ информации. Удовлетворение информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа информации. Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов: простые и сложные (многоаспектные) запросы; формализованные и неформализованные, нерегламентированные запросы.

Формализованные запросы характеризуются заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Выделение таких процедур обработки информации позволяет их формализовать, а в дальнейшем и автоматизировать. Вопрос лишь в том, в состоянии ли используемые в организации информационные технологии обеспечить инфраструктуру для этого. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.

Действия с информацией:

· преобразование, представление в нужной форме;

· интерпретация информации как совокупности бизнес-объектов (клиенты, договоры и т.д.);

· аналитическая работа, анализ неструктурированной и слабоструктурированной информации;

· прогнозирование;

· моделирование (информационные, финансовые, математические и эвристические модели, моделирование состояний и процессов, адаптивные модели бизнеса);

· поддержка принятия решений.

Представление информации. В результате обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам управления. Основные требования к данной фазе работы с информацией:

· необходимо понимать, что успех связан не только с содержанием, но и с формой представления информации;

· при организации информационного обеспечения следует сформировать правильные требования к пользовательскому интерфейсу;

· надо использовать презентационную графику.

Каким должен быть уровень централизации информационного обеспечения?

Возможны две основные формы организации информационного обеспечения управленческой деятельности, обработки информации и использования технических средств -- централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, ответственной за это обеспечение, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении в рамках этой службы техническими средствами и информационными технологиями.

Децентрализация обработки информации и использования технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Достоинства централизованного информационного обеспечения:

· возможность сильного контроля за информационным обеспечением, информационной системой и ее обслуживанием;

· создание централизованных ресурсов и данных, отсутствие дублирования затрат;

· возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры;

· возможность привлечения опытных специалистов;

· возможность управления большими и сложными проектами;

· хорошие возможности для объединения и стандартизации;

· сравнительная легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии благодаря их централизованному принятию.

Недостатки такой концепции очевидны:

· информационное обеспечение осуществляется не из реальных потребностей подразделений организации и их приоритетов, а из представлений об этих потребностях службы информационного обеспечения;

· информационное обеспечение не сфокусировано на персональном обслуживании, пользователи рассматриваются как покупатели информации;

· возникают большие трудности в планировании информационного обеспечения и использовании информационных ресурсов;

· ответственность низшего персонала ограничена, поэтому персонал не способствует оперативному получению информации пользователем, тем самым препятствуя правильности выработки управленческих решений;

· возможности пользователя в процессе получения и использования информации ограничены.

Централизованное информационное обеспечение лучше применять, если:

· существует необходимость сильного контроля;

· ресурсы очень дороги или их использование ограничено;

· различные подразделения организации имеют похожие или одинаковые потребности;

· организация мала;

· централизация является жизненной необходимостью.

Децентрализованное информационное обеспечение дает пользователю широкие возможности в работе с информацией и не ограничивает его инициатив. Достоинства такой методологии:

· данные расположены близко к пользователям, пользователи хорошо понимают информацию, у них гораздо больше автономии;

· уменьшаются телекоммуникационные затраты;

· системы информационного обеспечения меньше и проще, поэтому легче их создавать и поддерживать и ими управлять;

· в рамках децентрализованного информационного обеспечения могут быть тщательно продуманы цели использования ресурсов и технологий;

· информационное обеспечение и информационные системы теснее интегрированы с целями организации и лучше отвечают деловым потребностям;

· увеличивается ответственность низшего звена сотрудников.

Однако и эта методология имеет свои недостатки:

· сложность стандартизации из-за большого числа уникальных разработок и психологического неприятия пользователями рекомендуемых «сверху» стандартов и готовых программных продуктов;

· неравномерность развития информационного обеспечения и уровня использования информационных технологий в отдельных подразделениях и на разных рабочих местах, что в первую очередь определяется уровнем квалификации конкретных работников.

Описанные выше достоинства и недостатки централизованной и децентрализованной технологий обработки информации и информационного обеспечения привели к необходимости придерживаться линии разумного применения и того и другого подхода, т. е. частично децентрализованного подхода -- организации информационного обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров (с локальными системами), и центров обработки общей для организации информации, в которых располагаются соответствующие базы данных, общие для любых функциональных подсистем.

Такая методология обработки информации и использования технических средств позволяет достигать большей гибкости, поддерживать общие стандарты, осуществлять совместимость информационных локальных продуктов, уменьшать дублирование деятельности и т.д.

Вывод по разделу 1: Информация -- сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают существующую в отношении него степень неопределенности, неполноту знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), воспроизводимые путем передачи людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т.д.).

Информационное обеспечение управленческой деятельности является одной из важнейших задач любой организации. Более того, в современных условиях для многих предприятий система информационного обеспечения и решает задачи организации технологического процесса, и носит производственный характер.

Получение информации не является самой целью бизнеса. Целями, как правило, можно назвать выживание и получение прибыли. Информационная система управления является кровеносной системой, обеспечивающей достижение целей компании путем доставки организованной, четко структурированной и своевременной информации.

Информация - важнейший стратегический ресурс бизнеса. Отсутствие необходимой информации порождает неопределенность, а в условиях неопределенности точность принимаемых решений ухудшается. В небольших коммерческих фирмах, где количество сотрудников невелико и бизнес ведется, как говорится, из «общего котла», для информационной поддержки бизнеса достаточно элементарной аккуратности. Компьютеры в таких случаях используются как любая другая офисная оргтехника наряду с ксероксом или печатной машинкой, да еще для ведения бухгалтерии. Однако с ростом бизнеса неизбежно появляются новые проблемы.

Раздел 2. Анализ системы информационного обеспечения Петербургского областного филиала ОАО «Ростелеком»

2.1 Характеристика основных результатов деятельности Петербургского областного филиала ОАО «Ростелеком»

«Ростелеком» -- российская телекоммуникационная компания. Предоставляет услуги местной и дальней телефонной связи, широкополосного доступа в Интернет (первое место в России по количеству абонентов в 2011 году), цифрового телевидения (второе место в России по количеству абонентов в 2011 году), сотовой связи и др. По данным компании, её услугами пользуются более 100 млн. жителей России http://www.rostelecom.ru/about/info/.

«Ростелеком» выступает исполнителем мероприятий различных государственных программ в области информационных технологий: создание и развитие инфраструктуры электронного правительства (включая интернет-портал Gosuslugi.ru), телекоммуникационное обеспечение избирательного процесса (функционирование ГАС «Выборы», организация системы видеонаблюдения за выборами), другие мероприятия. Обладает крупнейшей магистральной сетью связи в стране общей протяженностью около 500 тысяч км ТОП-10 крупнейших в России магистральных сетей на декабрь 2011 года // Стандарт : журнал. -- 2011. -- № 12 (107). -- С. 54..

Полное наименование -- Открытое акционерное общество междугородной и международной электрической связи «Ростелеком». Штаб-квартира -- в Москве. Юридически компания с 2006 года зарегистрирована в Санкт-Петербурге.

ОАО «Ростелеком» предоставляет услуги междугородной и международной электрической связи, на договорных началах обеспечивает передачу информации по магистральным и внутризоновым сетям связи, сдает в аренду (на правах услуги) линии передачи, линейные, групповые и сетевые тракты, каналы тональной частоты, каналы и средства звуковой и телевизионного вещания, радиосвязи, каналы и средства вторичных телефонной и телеграфной сетей, каналы передачи данных, организует новые международные каналы связи.

Предприятие эксплуатирует, приобретает, арендует, строит новые линии связи, телефонные станции, средства телевидения, радиосвязи и радиовещания и другие объекты связи на территории Российской Федерации и за ее пределами для удовлетворения потребителей в различных услугах междугородной и международной электрической связи, телевидения, радиосвязи и радиовещания.

ОАО «Ростелеком» обеспечивает равный доступ потребителям к принадлежащим ему средствам и каналам связи и в приоритетном порядке предоставляет каналы и тракты связи в интересах обороны, государственного управления, безопасности и правопорядка страны, в том числе в чрезвычайных ситуациях.

ОАО «Ростелеком» принимает на себя обязательства по выполнению соответствующих мобилизационных и других специальных заданий, определяемых отдельными документами и договорами с государственными органами управления, при невыполнении которых по вине ОАО «Ростелеком» лицензии, выданные ему, могут быть аннулированы.

Генеральный директор осуществляет оперативное руководство деятельностью ОАО «Ростелеком» и наделяется в соответствии с законодательством Российской Федерации всеми необходимыми полномочиями для выполнения этой задачи. Генеральный директор несет ответственность за соблюдение режима секретности проводимых работ, разработку и осуществление необходимых мероприятий по защите государственных секретов Российской Федерации. Генеральный директор осуществляет свою деятельность в строгом соответствии с действующим законодательством и уставом.

ОАО "Ростелеком" осуществляет свою деятельность через ряд филиалов, оказывающих услуги связи на всей территории России. Филиалы оказывают услуги связи от имени ОАО "Ростелеком" и проводят взаиморасчеты по установленным таксам с региональными операторами связи. Филиалы также участвуют в подключении региональных сетей связи к магистральной сети ОАО "Ростелеком". В структуру филиалов может входить одно или несколько расположенных в разных местах подразделений, оказывающих соответствующие телекоммуникационные услуги на конкретной территории.