Совершенствование системы управления предприятием на примере магазина ИП Сердюк

реализация продукции (ассортимент и объем продаж товара)

техническое и организационное развитие (развитие технологии и продвижение нового ассортимента)

повышение эффективности деятельности предприятия (темпы роста производительности труда, прибыли и рентабельности)

нормирование работы и материалов (нормы расходов, затрат, себестоимость)

капитальные вложения, капитальное строительство (объемы, сроки, стоимость новых мощностей и реконструкции старых)

материально-техническое обеспечение (потребности в ресурсах)

персонал и его оплата (структура и развитие персонала, система оплаты)

себестоимость, прибыль и рентабельность (системы затрат, цены)

системы материального стимулирования (фонды стимулирования и их источники, кредиты, плата за фонды, амортизация и т.п.)

финансовый план (балансы, налогообложение, кредиты, плата за фонды, амортизация и т.п.)

социальное развитие коллектива (ценностные ориентации, нормы поведения, системы коллективного пользования и т.п.)

охрана природы и рациональное использование природных ресурсов (контроль за средой, оздоровление среды)

Финансовое планирование на предприятии.

Финансовое планирование на предприятии осуществляется на основе следующих данных:

- анализ баланса предприятия, анализ финансовых показателей за прошедший период времени

- соотношение финансовых возможностей со стратегическими планами развития предприятия

- анализ возможностей и необходимости получения кредитов

- составление плана реализации проектов.

Финансовое планирование включает следующие этапы:

1) сравнительный анализ финансовых показателей прошедших периодов

2) выявление неблагоприятных факторов финансовой политики предприятия

3) составление плана прихода денежных средств с учетом сезонного фактора и рыночной ситуации

4) распределение будущих и реальных финансовых ресурсов на ближайшую перспективу и на более долгий срок.

Планирование товарооборота

Применение балансового метода при планировании деятельности торгового предприятия позволяет непосредственно увязывать объем товарооборота с ресурсами. Зная формулу торгового баланса, связь между его элементами, поступление сырья и товаров можно определить так:

П = Р + Е + Зк - Зн,

где П - поступление сырья и товаров; Р - расход сырья и товаров; Е - естественная убыль в пределах нормы; Зк - запасы сырья и товаров на конец периода; Зн - запасы сырья и товаров на начало периода.

Процесс нормирования и планирования товарных запасов в магазине ИП Сердюк В.В. состоит из отдельных этапов:

определение целей формирования товарных запасов;

анализ размера, состава и оборачиваемости товарных запасов в предплановом периоде;

разработка нормативов товарных запасов;

определение плановой суммы товарных запасов;

оценка эффективности разработанного плана товарных запасов;

обеспечение постоянного контроля за состоянием товарных запасов.

Важнейшим условием выполнения плана реализации товаров и формирования необходимого размера товарных запасов является обеспечение поступления товаров в магазин. Основной целью планирования поступлений товаров и организации закупки товаров в соответствии с этим планом является обеспечение ритмичной поставки товаров в магазин в необходимых объемах и ассортименте.

Процесс планирования поступления товаров осуществляется в магазине по следующим основным этапам:

анализ поступления товаров на предприятие в предплановом периоде;

определение планового объема и структуры поступлений товаров на предприятие;

определение планового объема и источников закупки необходимых товаров;

обеспечение ритмичности и оптимизация партий поступления товаров на предприятие.

Планирование товарных запасов производится как в днях оборота, так и в денежном выражении. При этом между данными показателями существует прямая взаимосвязь:

где: NТЗДН - норма товарных запасов в днях оборота;

ТЗПЛ - плановая сумма товарных запасов в рублях;

ТОПЛ - плановый объем товарооборота в рублях.

Расчет нормы товарных запасов в днях представляет собой процесс нормирования товарных запасов, в то время как расчет плановой суммы товарных запасов получил название планирования товарных запасов.

Анализ розничного товарооборота позволяет определить, в какой степени выполнен план товарооборота и удовлетворен спрос покупателей, какие изменения произошли в товарообороте за отчетный период и чем они были вызваны, вскрыть новые явления, а также имеющиеся резервы в развитии товарооборота.

Применяемые методы планирования.

1. Опытно-статистический метод.

Контрольные показатели по всем видам планов утверждаются непосредственно директором магазина при использовании опытно-статистического метода, который позволяет определить плановые объемы товарооборота, прибыли и издержек на основе данных за предыдущий год и среднегодового темпа прироста конкретных показателей.

2. Основной метод краткосрочного планирования в магазине - балансовый. Сущность балансового метода заключается в том, что он позволяет путем построения соответствующих балансов взаимно увязывать имеющиеся в наличии ресурсы (материальные, трудовые, финансовые) и фактические потребности. Построение различных балансов позволяет определить возможные конечные результаты хозяйственной деятельности в плановом периоде, наиболее эффективную структуру источников ресурсов, вскрыть резервы улучшения использования ресурсов. Каждый баланс состоит из отдельных статей, в которых указываются размеры отдельных видов ресурсов, с одной стороны, и потребностей в этих ресурсах - с другой. Экономическое обоснование показателей этих статей представляет собой сложный самостоятельный этап планирования с применением различных методов. Финансовый план организации торговли имеет форму баланса, в котором увязываются источники денежных доходов и направления расходов.

3. Метод оптимального планирования

Этот метод является методом среднесрочного планирования. Он был введен в практику магазина сравнительно недавно.

Задача оптимального планирования заключается в определении значений плановых показателей с учетом ограниченности ресурсов при условии достижения стратегической цели.

Определим наши ресурсы:

- оборудование: торговое оборудование, торговая мебель, технологическое оборудование;

- трудовые ресурсы - 14 человек, работающие по 8 часов в сутки, в месяц - 21 рабочий день;

- производственные помещения находятся в собственности - 50м2

Стратегические цели:

- достижение ежемесячной чистой прибыли 400тыс.руб.

Ограничения:

- производственные площади 50м2

- трудовые ресурсы - 8ч х 14 человек

Плановые показатели (количественные):

- объем продаж

Максимальный объем продаж возможен в магазине на Косарева - там покупают мясопродукты более высокой ценовой категории. Во втором павильоне осуществляются продажи более дешевой продукции.

Чистая прибыль от продажи более дешевой продукции составляет около 4%. Чистая прибыль от дорогой продукции составляет около 9%. Суммарное время работы сотрудников - 2 352 ч за месяц. Времени на реализацию цикла «сбыт товара» более дорогой продукции требуется в три раза больше, чем на аналогичный объем дешевой продукции.

Сделаем расчет:

Х - количество дорогой продукции,

Y - количество дешевой продукции

Отсюда следует неравенство (X + 3Y)t < = 8 х 60, или (X + 3Y) <= 480

Т.е суммарное время на реализацию цикла продажи товара дешевого и дорогого равно tX + 3tY = (X + 3Y)t. Это время должно быть не длиннее рабочего дня. За рабочий день может быть продано 12 единиц товара. Т.е. на продажу одной единицы тратиться 480 / 12 = 40 мин.

Получаем: (X + 3Y) * 40 < = 480. Отсюда X + 3Y < = 12. Ограничение на общее число товаров дает очевидное неравенство X + Y < = 8.

К двум полученным неравенствам следует добавить условия положительности значений величин X и Y (не может быть отрицательного числа товара). В итоге мы получили систему неравенств:

X + 3Y < = 12, X + Y < = 8, X >= 0, Y>= 0

Формализуем стратегическую цель: получение максимальной прибыли.

Прибыль единицы дешевой продукции - 1 500 руб. - в нашем случае за единицу принимаем стоимость среднего заказа. Прибыль единицы дорогой продукции - 3 000 руб. - с учетом, что прибыль составляет 9%, к тому же стоимость одного заказа значительно выше, чем у бюджетных организаций.

Обозначим прибыль с мебели эконом-класса - r,

Соответственно, прибыль мебели среднего класса будет равна 3r.

Чтобы получить прибыль за месяц 400 000руб, ежедневная прибыль должна составлять 19 000 руб. с учетом 21 рабочего дня в месяце.

Отсюда - соотношение произведенной продукции должно быть следующее:

5 единиц (заказов) - дорогой продукции - 5 * 3 000 = 15 000 руб.

3 единицы (заказа) - дешевой продукции - 3 * 1 500 = 4 500 руб.

Плановые показатели.

В планах магазина предусмотрены определенные показатели, которые по своему содержанию могут быть количественными и качественными.

Количественные показатели, характеризующие общий объем и масштабы торговой деятельности, включают две подгруппы:

1) параметры, дающие представление об экономическом потенциале магазина (объем товарооборота, число занятых работников, величина основного и оборотного капитала, занимаемая торговая и складская площадь и др.);

2) показатели, характеризующие различные стороны хозяйственной деятельности магазина (размер прибыли, объем доходов и затрат, расходы по заработной плате, направления использования средств и др.).

Качественные показатели дают представление о результативности работы магазина и степени эффективности использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Группа качественных показателей включает три подгруппы:

1) показатели эффективности хозяйственной деятельности магазина (рентабельность, уровень доходности, уровень издержек обращения, производительность труда, товарооборачиваемость, фондоотдача основных фондов и др.);

2) показатели оценки финансового положения магазина, которые характеризуют структуру его капитала, зависимость от привлеченных источников, эффективность использования собственных и заемных средств, уровень платежеспособности, его финансовую устойчивость;

Для анализа существующей финансовой и экономической деятельности магазина необходимо провести расчет двух коэффициентов, характеризующих финансовое состояние учреждения: коэффициент текущей ликвидности и коэффициет финансовой устойчивости.

- коэффициент текущей ликвидности

Данный коэффициент характеризует общую обеспеченность учреждения собственными оборотными средствами для ведения хозяйственной деятельности и своевременного погашения краткосрочных обязательств. Согласно международной практике значение коэффициента должны находиться в пределах 1 - 2, российской 1.4 - 2. Нижняя граница обусловлена тем, что оборотных средств должно быть достаточно для погашения краткосрочных обязательств, иначе возникает угроза банкротства. Превышение оборотных средств над краткосрочными обязательствами более чем в 3 раза нежелательно, т.к. это свидетельствует о нерациональной структуре активов.

оборотные активы текущие активы

К= =

краткосрочные обязательства текущие пассивы

т.е сколько рублей текущих активов учреждения приходится на 1 рубль текущих обязательств.

Значения коэффициента текущей ликвидности магазина:

на начало отчетного периода

1 050 483 / 1 167 203 = 0,9

на конец отчетного периода

1 378 673 / 984766 = 1,4

Рост коэффициента в динамике - это благоприятная тенденция , т.е.учреждение накапливает средства, которые могут быть использованы на погашение краткосрочных обязательств.

- коэффициент финансовой устойчивости

Показывает соотношение собственных и заемных средств, дает общую оценку финансовой устойчивости.

долгосрочные + краткосрочные обязательства

К=

капитал + резерв

Изменения значения коэффициента финансовой устойчивости в магазине происходят следующим образом:

на начало отчетного периода

938 882 / 111 601 = 8,4

на конец отчетного периода

1 107 575 / 271 098 = 4

Значение 8,4 показывает, что на каждый рубль собственных средств, вложенных в активы, приходится 8,4 рублей заемных средств.

Значение 4 показывает, что на каждый рубль собственных средств, вложенных в активы, приходится 4 рубля заемных средств.

Мы наблюдаем динамику коэффициента в сторону снижения. Это положительная тенденция. Она свидетельствует о формировании финансовой устойчивости предприятия

3) показатели конкурентоспособности, которые могут включать самые различные критерии (доля магазина на рынке, качество товаров, имидж магазина, степень развития рекламы, сбытовые возможности и др.).

3.2 Управление торгово-технологическим процессом

Первоначальным этапом торгово-технологического процесса является выбор деловых партнеров.

Этапы проведения сделки.

1.Определение цели: для какой цели требуется партнер (поставщик, посредник, представитель рекламного агентства и.т.д.)

2.Определение критериев выбора партнеров. Каким требованиям партнер должен отвечать

3.Поиск партнеров. Поиск партнеров может производиться через СМИ, интернет, специальные агентства, знакомых по бизнесу

4.Оценка потенциальных партнеров происходит по результатам полученной информации (через переговоры, от знакомых и др. источников)

5.Заключение договора производится в случае достижения договоренностей сторонами.

Рисунок 5 - Схема закупки товара магазином у поставщика

Виды договоров, заключаемых ИП Сердюк В.В.

1) Договор поставки. Заключается с поставщиками о поставке продукции. В нем оговариваются следующие параметры: поставляемая группа товаров, условия поставки, условия оплаты, сроки поставки, сроки оплаты, обязанности сторон, ответственность сторон за неисполнение обязательств, условия возврата товара, форма заявки, условия расторжения договора, оформление поставленного товара

Договор заключается на определенный срок. В случае необходимости он может быть пролонгирован дополнительным соглашением или методом перезаключения

2) Договор аренды. Заключается с хозяином помещения. Он содержит следующие данные: срок аренды, условия аренды, площадь арендуемого помещения, условия оплаты, обязанности сторон, ответственность сторон за неисполнение обязательств.

3) Договор комиссии. В договоре оговаривается: поставляемый товар, размер комиссионных, форма и срок выплаты, объем реализации продукции в месяц, обязанности сторон, ответственность сторон за неисполнение обязательств.

При закупке учитывается ряд факторов, определяющих выбор товаров:

1) ассортимент товаров формируется на основе покупательского спроса и предложения конкурентов

2) объем закупок определяют исходя из объема потребления.

3) при закупке товаров учитывается стабильность наличия товаров у поставщика, т.е. товары, которые поставляются с перебоями, заказываются в большем количестве.

4) учитывается фактор внезапной продажи, для этого к количеству заказанного товара прибавляется 10%. Это в большей степени относится к товарам с нерегулярным спросом.

Заказ оформляется на специальном бланке в программе Excel

Таблица 13 - Бланк заказа

Товар	Продажи с 15.04.12 по 22.04.12	Остатки на 22.04.12	Заказ

Технология проведения операций по закупке товара:

1) Оценка запасов. Эту работу производит менеджер. Проверяются остатки на складе, продажи за неделю с ориентировкой на меняющийся спрос. Эта работа производится еженедельно по понедельникам. Данные выводятся в программе в виде таблицы (см. выше)

2) Формирование заказа. Формированием заказа занимается менеджер на основе данных по оценке запасов. Помимо выше перечисленных факторов учитываются ожидаемые праздники. В праздничные дни спрос выше и на каждого клиента продажи товаров получаются больше.

3) Согласование заказа с поставщиком. В случае отсутствия какого-либо товара заказ на него передается другому поставщику или заменяется другим товаром, если это возможно. Заказ может быть передан по телефону торговому представителю поставщика или в письменном виде, выведенный из программы.

4) Поставка товара осуществляется на следующий день, сопровождается накладной, счетом-фактурой. Прием товара производит менеджер.

Проведем расчет точки безубыточности

Постоянные затраты - 150 тыс. руб. (аренда площади, зарплата сотрудников)

Переменные затраты - 30% от объема продаж (электроэнергия, вода, премиальная часть зарплаты, входная стоимость товаров, затраты на логистику).

Рисунок 6 - Расчет точки безубыточности

Таким образом, точка безубыточности - это продажи 200 000руб.

Логистика товародвижения

Логистика ИП Сердюк В.В. включает в себя следующие функции: прогнозирование сбыта, заказ товара, прием товара (входящие транспортные потоки), внутреннее складирование, выдача товара для продажи. Функции службы логистики выполняет зам.директора.

Цели логистики ИП Сердюк В.В. делятся по сегментам потребителей

1) Сегменты с высоким доходом. Цель - улучшение качества обслуживания. Это означает постоянное наличие необходимого ассортимента на складе. Т.е. складские запасы будут увеличены. Следовательно, возрастут расходы на логистику. Это повлечет за собой повышение цен на товары. Для сегментов с высоким доходом важнее качество обслуживания.

2) Сегменты со средним доходом. Цель логистики - сокращение затрат и как результат - снижение цены на товар. Для сегментов со средним доходом существенным моментом является стоимость товаров. Сокращение затрат возможно за счет уменьшения складских запасов.

Общие затраты на логистику для ИП Сердюк В.В. будут складываться из фиксированных затрат на складирование, переменных затрат на складирование и упущенной выгоды.

Фиксированные затраты: аренда складских помещений, работа грузчиков, администратора

Переменные затраты - затраты в случае превышения складских запасов: дополнительные складские площади, дополнительная работа грузчиков.

Упущенная выгода - это выгода, связанная с отказами клиентов (т.е. был произведен заказ на какой-либо товар, но потом он не был куплен).

Проведем анализ обеспеченности предприятия складскими помещениями.

Склад состоит из трех помещений.

Рассмотрим вопрос обеспеченности складской площадью.

Таблица 14 - Расчет обеспеченности магазина площадями

	Склад № 1	Склад № 2	Склад № 3
Площадь, кв.м.	10 кв.м	10 кв.м	5
Оборудование	Холодильники, стеллажи	Стеллажи, ящики, шкафы	Стеллажи
Складской объем, куб.м.	15 куб.м	10 куб.м	6
Расход товара в день, куб.м.	1 куб.м	1,2 куб.м	0,3
Частота поставки	1 раз в неделю	1 раз в неделю	1 раз в две недели
Потребность в товаре до следующей поставки	7 куб.м	8,4 куб.м	4,2
Обеспеченность складской площадью, %	210 %	120 %	143 %
Избыток площади, кв.м	5,2 кв.м	1,7 кв.м	1,5 кв.м

Потребность в товаре до следующей поставки высчитывалась по следующей формуле:

П = Р * Ч

гдеП - потребность в товаре от момента от одной поставки до следующей, Р - расход товара в день, куб.м., Ч - частота поставки

Обеспеченность складской площадью вычислялась по формуле:

О = Vc / П * 100

гдеО - обеспеченность складской площадью, Vc - складской объем, куб.м.

П - потребность в товаре до следующей поставки

Из расчетов мы видим, что обеспеченность складской площадью превышает потребности. Потребности в складских площадях превышены на 8,4 кв.м. Из этого мы должны вычесть 10% - превышение складских запасов на случай внезапного увеличения продаж. Итак, избыток площадей составляет 7,56 кв.м. Учитывая, что производственные мощности (работа сауны) загружены всего на 40% ожидается увеличение спроса на товары, а следовательно, рост товарооборота. Поэтому складские площади сокращать не следует. В случае возникновения недостаточного обеспечения складскими площадями будут приняты следующие меры:

возрастет частота поставок

на тех же площадях можно будет увеличить складской объем путем установки дополнительного оборудования.

Управление товарными запасами в магазине заключается в их нормировании, оперативном учёте и контроле над их состоянием.

Контроль состояния запасов - это изучение и регулирование уровня запасов производственно-технического назначения, изделий народного потребления и др. с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия оперативных мер к ликвидации отклонений.

Непременной предпосылкой управления товарными запасами является учет реализации по возможно более дробным товарным группам. Основным техническим средством решения этой задачи является применение, например, в узлах расчета магазинов таких контрольно-кассовых машин, которые могут аккумулировать и выдавать расчлененные итоги (во многих крупных магазинах кассовые аппараты соединены с той или иной ЭВМ, образуя внутри магазинную АСУ, в число функций которой входит и управление товарными запасами). Современные контрольно-кассовые машины способны выдавать весьма детализированную информацию. Детализированный учет продажи ассортимента осуществляется с помощью отрывных перфорированных и других специализированных товарных ярлыков.

Существует множество математических моделей управления запасами. В своей практике магазин использует систему с фиксированным размером заказа.

Такая система предполагает считать размер заказа величиной постоянной, и повторный заказ подается при уменьшении наличных запасов товаров до определенного критического уровня Р (точка заказа). Размер партии товаров выбирается таким, чтобы общие издержки управления запасами были минимальными.

Работа этой системы может быть представлена формулой:

Р = 3 + RZ,

где: Р - точка заказа; 3 - резервный запас; R - средняя суточная продажа, руб.; Z - время доставки заказа, дни.

Формула для определения заказа (Р) основана на предположении, что учет состояния запасов ведется непрерывно, и как только уровень запасов опускается ниже точки заказа, подается новый заказ. При отсутствии непрерывного учета состояния запасов формулу нужно скорректировать, учесть продажу между проверками.

P = 3 + R(Z+t/2),

где: t - промежуток времени между проверками, дни.

Для определения размера заказа (Q) применяется одно из двух правил:

1) Q = М - N, если Z < t;

2) Q = М - N - q, если Z > t,

где N - размер наличного запаса в момент проверки, единиц; q - заказанное количество товара, единиц; М - максимальный заказ.

Устойчивость любой работы системы управления запасами усиливается введением в нее резервного запаса, так как не все параметры, характеризующие спрос в будущем периоде, известны и определены.

Задача определения оптимального размера резервного запаса решается путем отыскивания вероятности того, что спрос в будущем периоде окажется выше заданного уровня. Поэтому любая система управления запасами непосредственно связана с прогнозом продажи.

Движение товара от поставщика к магазину оформляется товаросопроводительными документами, такими как накладная, товарно-транспортная накладная, железнодорожная накладная, а также счетом или счетом-фактурой, в соответствии с условием поставки товара и правилами перевозки грузов.

При продаже (отпуске) товара со склада используются первичные документы, формы которых утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций». Одним из основных документов является товарная накладная по форме № ТОРГ-12. В соответствии с указаниями по применению и оформлению этой формы она применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.

При поступлении товара на склад магазина оформляется приходный ордер № М-4, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 г. № 71а, согласно п. 49 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 г. № 119н.

Обязательные реквизиты у приходного ордера такие же, как и у накладной.

Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в магазине (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).

Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.

Дополнительные операции по обслуживанию покупателей включают в себя операции по доставке товаров до покупателя. Доставка товара осуществляется автотранспортом магазина за его счет в случае покупки товара свыше определенной суммы.

Гарантийное послепродажное обслуживание товаров в магазине не производится.

Одним из главных элементов системы управления торгово-технологическим процессом в магазине является управление культурой обслуживания покупателей.

Повышение качества обслуживания клиентов - один из основных источников роста продаж.

На поведение покупателя при покупке товара большое влияние оказывают факторы культурного, социального, личного и психологического характера.

Более того, уровень качества обслуживания клиентов связан с принципом компенсации - магазин должен давать покупателям то, чего им не хватает и внешне, и внутренне.

Обеспечение высокого уровня торгового обслуживания покупателей в магазинах является одной из форм участия торгового предприятия в конкуренции на потребительском рынке, формирования его конкурентного преимущества.

Кроме того, управление обслуживания покупателей неразрывно связано с управлением важнейшими экономическими показателями деятельности торгового предприятия, существенно влияющими на его финансовое состояние. Эффективность этого управления прямо влияет на объем товарооборота, сумму доходов и прибыли торгового предприятия, а, следовательно, и на возможности финансового обеспечения его предстоящего развития.

Необходимо отметить, что в магазине управление культурой обслуживание как таковое отсутствует. Здесь акцент уделяется лишь на вежливое, полное и своевременное обслуживание покупателей.

В целом, управление торгово-технологическим процессом в магазине осуществляется на достаточно высоком уровне. Отрицательным моментом является отсутствие четкой политики управления культурой обслуживания.

3.3 Управление качеством в ИП Сердюк В.В.

Система качества в ИП Сердюк В.В. включает в себя совокупность организационных структур, методик и ресурсов, необходимых для осуществления общего руководства качеством. Она имеет "внутрифирменную" направленность и является частью системы управления.

При разработке системы обращалось внимание на решение трёх основных задач: обеспечения качества, управления качеством и улучшения качества.

Система качества охватывает различные этапы жизненного цикла продукции:

- этапы окончательного контроля и испытания,

- контроль эффективности системы качества поставщиков.

- планирование повышения качества продукции;

- нормирование требований к качеству продукции и стандартизация;

- организация взаимоотношений по качеству между поставщиками сырья, материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий, предприятиями-изготовителями и потребителями продукции;

- обеспечение стабильности запланированного уровня качества на всех стадиях ее жизненного цикла;

- внутрипроизводственная аттестация продукции, технологических процессов, рабочих мест, исполнителей и др.;

- стимулирование и ответственность за достигнутый уровень качества;

- внутрипроизводственный учет и отчетность по качеству товаров, услуг;

- правовое обеспечение управления качеством продукции;

- информационное обеспечение управления качеством продукции;

- материально-техническое обеспечение качества продукции;

- организационное обеспечение управления качеством продукции;

- технологическое обеспечение управления качеством продукции;

- финансовое обеспечение управления качеством продукции.

Управление качеством происходит на всех уровнях управления: руководители, сотрудники.

Система оценки качества производится путем выделения параметров для анализа и выставления оценки в баллах по каждом параметру.

1. Процесс управления качеством продукции

Процесс управления качеством продукции в ИП Сердюк В.В. включает в себя следующие пункты:

Таблица 15 - Система качества

Регулярный контроль за работой менеджеров, проведение контрольных закладок сырья	1 раз в неделю	Зам.директора
Проведение анализа готовой продукции	Ежедневно	Менеджер
Проведение входного контроля товара	Ежедневно	Менеджер
Проведение выходного контроля товара	Ежедневно	Менеджер
Проверка сроков хранения п/ф и продукции	Ежедневно	Менеджер
Замена одних продуктов другими	Ежедневно	Менеджер
Рациональный подбор товара	Ежедневно	Менеджер
Проверка качества работы персонала	1 раз в месяц	Зам.директора

При контроле качества готовой продукции менеджеры обращают особое внимание на внешний вид товара, запах, сроки хранения, проводят органолептическую оценку изделий. При обнаружении недоброкачественности пищи имеют право запретить ее реализацию.

2. Анализ качества обслуживания посетителей.

В магазинах ИП Сердюк В.В. используется обслуживание через прилавок. Менеджер может помочь посетителю выбрать товар. После выбора товара менеджер предоставляет посетителю чек по установленной форме.

Процесс обслуживания клиентов включает в себя: прием клиента, консультация в выборе; подача товара; расчет.

Участники процесса: менеджер, посетитель.

Недостатком является то, что сотрудники недостаточно хорошо обучены приему клиентов.

Наличие недостатков в деятельности персонала по этому вопросу свидетельствует о необходимости пересмотра система качества обслуживания посетителей.

3. Система качества в организации трудового процесса на производстве

включает в себя:

- анализ качества помещений;

- механизация и автоматизация производства;

- научная организация труда;

- анализ качества рабочих мест сотрудников;

- производительность труда

Помещения магазинов соответствуют санитарно-эпидемиологическим нормам. Доля ручного труда невелика. Присутствуют научно обоснованные изменения в организации производства, норм труда, изучение и применение передового опыта. Научная организация труда при социализации труда позволяет неуклонно повышать производительность труда при уменьшении затрат физической энергии. Это достигается за счет облегчения и оздоровления условий труда, планомерного внедрения средств его механизации и автоматизации. Соответственно, уровень производительности труда достаточно высок

Организация рабочих мест предполагает наличие следующих факторов: антропометрических данных строения тела человека, эргономических возможностей. Основным показателем антропометрических данных является рост человека. В подсобных помещениях не создан оптимальный микроклимат. К факторам микроклимата относится температура, влажность и скорость движения воздуха. Отсюда переутомление сотрудников и текучка кадров. Т.е. система качества рабочих мест сотрудников не отработана и требует пересмотра.

4. Система качества в работе с персоналом

Работа с персоналом в ИП Сердюк В.В. включает в себя:

- поиск, отбор, найм персонала - производится достаточно часто по причине наличия текучки;

- разработка общих принципов кадровой политики, определение приоритетов целей - т.к. менеджера по кадрам нет, а кадровой политикой занимается директор, то принципов также практически не существует;

- организационно-штатная политика - планирование потребности в трудовых ресурсах, формирование структуры и штата, назначения, создание резерва, перемещения - эту работу выполняет бухгалтерия достаточно качественно;

- информационная политика - создание и поддержка системы движения кадровой информации - также не выполняется;

- финансовая политика - формулирование принципов распределения средств, обеспечение эффективной системы стимулирования труда - стимулирование труда не отвечает рыночным требованиям - по причине неотрегулированной системы оплаты труда также наблюдается текучка кадров.

- политика развития персонала - обеспечение программы развития, профориентация и адаптация сотрудников, планирование индивидуального продвижения, формирование команд, профессиональная подготовка и повышение квалификации - процесс не организован, обучение присутствует, но по причине текучки кадров обученный персонал не задерживается в компании - это снижает эффективность обучающих программ

- оценка результатов деятельности - анализ соответствия кадровой политики и стратегии организации, выявление проблем в кадровой работе, оценка кадрового потенциала (центр оценки и другие методы оценки эффективности деятельности) - оценка персонала происходит по большей части при приеме на работу.

Требования по отношению к персоналу достаточно высоки и процесс мотивации персонала не отвечает ожиданиям сотрудников. Поэтому отмечается текучка кадров.

Таким образом, можем сделать вывод, что системы качества в работе с персоналом практически нет.

Подведем итоги анализа системы качества ИП Сердюк В.В.

Таблица 16 - Проблемы в системе качества в ИП Сердюк В.В.

Процесс	Параметр деятельности	Система качества
		отработана	не отработ
Процесс управления качеством продукции	Наличие брака	+
Анализ качества обслуживания посетителей			+
Качество организации трудового процесса	анализ качества помещений	+
	механизация и автоматизация производства;	+
	научная организация труда	+
	анализ качества рабочих мест сотрудников		+
	производительность труда	+
Система качества в работе с персоналом	Поиск, отбор, найм	+
	Организационно- штатная политика	+
	Общие принципы кадровой политики	+
	Информационная политика		+
	Финансовая политика		+
	Политика развития персонала		+
	Оценка результатов деятельности персонала		+

Анализ системы качества показал необходимость улучшения планирования, реализации и контроля качества в вопросах качества обслуживания клиентов, работы с персоналом, организации трудового процесса. Система управления качеством достаточно развита в компании. Ввиду большого количества регламентирующих документов, присутствует некоторая бюрократизация процесса управления качеством, что мешает приспосабливаться к изменениям во внешней среде. К тому же процесс управления качеством включает в себя участие руководителей, а не самих сотрудников.

3.4 Информационные системы ИП Сердюк В.В.

Распорядительные документы:

Важными организационно распределительными документами в ИП Сердюк В.В. являются:

1) Правила внутреннего трудового распорядка, которые включают следующие разделы (см. Приложение А):

- общие положения;

- порядок приема и увольнения рабочих и служащих;

- основные обязанности;

- рабочее время и его использование;

- поощрения за успехи в работе;

- ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

2) Должностная инструкция - документ, регламентирующий деятельность в рамках должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Должностная инструкция в магазине состоит из трех разделов: функции, права, ответственность работника. В должностной инструкции помимо основной работы, которую выполняет работник, указана дополнительная, входящая в круг его обязанностей

3) Важным организационным документом является трудовой договор. С целью регулирования трудовых отношений и согласования социально-экономических интересов работников предприятия с работодателем заключен коллективный договор. Настоящий трудовой договор заключен на основании закона Российской Федерации, является правовым актом. В договоре согласованы обязанности сторон, обеспечение занятости и регулирование увольнений, производственно-экономическая деятельность, оплата труда и нормирование, охрана, рабочее время и время отдыха, профессиональная подготовка и переподготовка, социальное развитие коллектива, удовлетворение интересов и нужд трудящихся.

Внутренняя документация

Обязательные требования к документообороту в ИП Сердюк В.В.:

правильность оформления документов

удобное хранение документов

обязательная нумерация внутренних документов

Рассмотрим схему документопотока, организованного в магазине ИП Сердюк В.В.

Документопоток

	Входящей информации		Внутренних документов		Исходящей информации
Электронные документы	- Сообщения электронной почты - Факсимильная информация		- Сообщения в корпоративной сети - Факсы		- Ответы и письма, пересылаемые по e-mail - Факсимильная информация
Бумажные документы	- Письма - Договоры и контракты - Законодательные акты - Нормативные документы - Периодические издания - Книги - Реклама - Анкеты		- Приказы - Инструкции - Отчеты - Служебные записки - Командировочные документы - Бухгалтерские документы		- Письма - Договоры - Контракты

Рисунок 7 - Схема документопотока в магазине ИП Сердюк В.В.

Основные формы документов:

Внутренние документы: приказы, распоряжения директора; штатное расписание, должностные инструкции; финансовая отчетность; отчеты по продажам; результаты аттестации персонала; накладные, счета-фактуры; планы стратегические, тактические оперативные, Устав предприятия

Выделим следующие документы:

Таблица 17

Из какого отдела	Вид документа	Кому поступает
Директор	Приказы Распоряжения Трудовые договора Бухгалтерская отчетность Договора с поставщиками	Каждому сотруднику Каждому сотруднику Каждому сотруднику Налоговые органы Поставщики
Заместитель директора	Графики работы Расчет по з/п Заявки на товар и оборудование Потребности в кадрах	Каждому сотруднику Директору Поставщикам Директору
Бухгалтер	Заявки на товар Отчеты по работе Заявки на оборудование	Зам.директора Директору Директору
Менеджер	Заявки на товар Отчеты по работе Заявки на оборудование	Зам.директору Зам.директору Директору
Грузчик	Отчеты по работе Заявки на материалы	Зам.директору Директору
Водитель	Отчеты по работе Заявки на материалы	Бухгалтеру Зам.директору

Таблица 18 - Анализ входящей - исходящей документации ИП Сердюк В.В.

Исходящая документация	Входящая документация, кол-во	Итого исх. док
	Директор	Зам. директора	Бухгалтерия	Менеджеры	Грузчики	Водители
Директор		8	3				11
Зам.директора	7		5	6	3	3	24
Бухгалтер	1	3		2	2	2	10
Менеджеры		3	3		2	2	10
Грузчики		1	1	1		1	4
Водители		2	3	1	1		7
Итого вход.док	8	17	15	10	8	8

Проведем анализ таблицы:

Входящих исходящих

Директор811

Зам. директора1724

Бухгалтер1510

Менеджеры1010

Грузчики84

Водители87

Итого6666

По результатам анализа таблицы можем сделать вывод, что наиболее информационно загруженным является зам.директора - всего 41 вид документов. Это связано с особенностями его деятельности (подготовка распорядительной документации, управление персоналом, подготовка и анализ отчетов). Далее идет бухгалтерия - 25 видов документов. Это обусловлено самой деятельностью. Далее менеджеры - 20 видов документов, затем - директор - 19 видов документов, водители - 15 и грузчики - 12.

Для грамотного ведения документации в ИП Сердюк В.В. предусмотрено ведение номенклатуры дел:

Таблица 19 - Номенклатура дел ИП Сердюк В.В.

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во ед.хр. (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
01-01	Свидетельство о регистрации ИП Сердюк В.В. и другие учредительные документы		Постоянно	Подлинники
01-02	Приказы и распоряжения директора ИП Сердюк В.В. по основной деятельности		Постоянно
01-03	Положения о структурных подразделениях ИП Сердюк В.В.		До изменений
01-04	Должностные инструкции сотрудников Копии		До изменений	После замены новыми. Подлинники - в бухгалтерии
01-05	Инструкция по делопроизводств		До изменений
01-06	Переписка с контролирующими органами		Постоянно
01-07	Переписка с поставщиками по основной деятельности		Постоянно
01-08	Акты, справки и другие документы об обследовании деятельности ИП Сердюк В.В.		Постоянно
01-09	Журнал регистрации поступающих документов		3 года
01-10	Журнал регистрации отправляемых документов		3 года
01-11	Журнал регистрации командировок сотрудников		5 лет
01-12	Журнал учета инструктажа по технике безопасности и пожарной безопасности		10 лет
01-13	Журнал учета посещения семинаров и других обучающих мероприятий		5 лет
01-14	Трудовые договора с сотрудниками		В течение срока работы сотрудника
01-15	Договора с поставщиками		До изменений
01-16	Договора с арендодателями		До замены

Таким образом, информационная подсистема предприятия проста, надежна и устойчива, а также информативна. Несмотря на это присутствует значительный бумажный документооборот, который необходимо сократить.

Характеристика схемы информационных потоков:

информационные потоки короткие, следовательно, возможны искажений информации нет;

информационные потоки, в основном, неформализованы, что снижает обязательность передачи информации;

Документы ИП Сердюк В.В. сформированы строго в соответствии с требованиями Законодательства. В документах порядок. Все регламентирующие деятельность документы руководством компании отслеживаются. Присутствует достаточно большой бумажный документооборот, что снижает производительность труда сотрудников и эффективность компании в целом.

Анализ основного бизнес-процесса «Сбыт продукции» (см. Приложение Б)

Рассмотрим бизнес-процесс «Сбыт продукции». Рассчитаем коэффициент непрерывности информационных потоков в бизнес-процессе «Сбыт продукции»:

Кн = Тнорм / Тфакт,

где Тнорм, Тфакт, - длительность управленческого цикла, рассчитанного по сроку прохождения документа, нормативная и фактическая.

Период бинес-процесса «Сбыт продукции» должен быть 93 дня. Анализ выполняем на основе данных за 2011 год.

Кнур за 1 квартал = 93 дня/99дней = 0,93

Кнур за 2 квартал = 93 дня/99дней = 0,93

Кнур за 3 квартал = 93 дня/109дней = 0,85

Кнур за 4 квартал = 93 дня/131дней = 0,7

Кнур за год 2011 = (0,93+0,93+0,7)/3=0.85.

Среднегодовой коэффициент непрерывности информационных потоков по бизнес-процессу «Сбыт продукции» равен 0,85 - низкий показатель.

Необходимо проводить анализ с целью выяснения несоответствия коэффициента непрерывности норме.

Программное обеспечение

На предприятии установлена 1 С бухгалтерия 8. Программа позволяет совершать следующие операции.

«1С:Бухгалтерия 8» предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (включая субкомиссию), оказание услуг, производство и т. д. Бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

«1С:Бухгалтерия 8» обеспечивает решение всех задач бухгалтерской службы предприятия.

В состав «1С:Бухгалтерии 8» включен план счетов бухгалтерского учета, соответствующий Приказу Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению». Состав счетов, организация аналитического, валютного, количественного учета на счетах соответствуют требованиям законодательства по ведению бухгалтерского учета и отражению данных в отчетности. При необходимости пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы аналитического учета.

Основным способом отражения хозяйственных операций в учете является ввод документов конфигурации, соответствующих первичным бухгалтерским документам. Кроме того, допускается непосредственный ввод отдельных проводок. Для группового ввода проводок можно использовать типовые операции - простой инструмент автоматизации, легко и быстро настраиваемый пользователем.

Учет товаров, материалов и готовой продукции реализован согласно ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» и методическим указаниям по его применению. Поддерживаются следующие способы оценки материально-производственных запасов при их выбытии:

- по средней себестоимости,

- по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ FIFO).

По складу ведется количественно-суммовой учет.В «1С:Бухгалтерии 8» регистрируются данные инвентаризации, которые автоматически сверяются с данными учета. На основании инвентаризации отражается выявление излишков и списание недостач.

Автоматизирован учет операций поступления и реализации товаров и услуг. Поддерживается как оперативное отражение розничной реализации, так и отражение продаж по результатам инвентаризации. Товары учитываются по покупным или по продажным ценам.

В «1С:Бухгалтерии 8» поддерживается использование нескольких типов цен: оптовая, мелкооптовая, розничная, закупочная и т. п. Это упрощает отражение операций поступления и реализации.

Реализован учет движения наличных и безналичных денежных средств и валютных операций. Поддерживается ввод и печать платежных поручений, приходных и расходных кассовых ордеров. Автоматизированы операции по расчетам с поставщиками, покупателями и подотчетными лицами (включая перечисление денежных средств на банковские карты сотрудников или корпоративные банковские карты), внесение наличных на расчетный счет и получение наличных по денежному чеку, приобретение и продажа иностранной валюты. При отражении операций суммы платежей автоматически разбиваются на аванс и оплату. На основании кассовых документов формируется кассовая книга установленного образца.

Реализован механизм обмена информацией с программой «Клиент банка».

Учет расчетов с поставщиками и покупателями можно вести в рублях, условных единицах и иностранной валюте.

Учет основных средств и нематериальных активов ведется в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств» и ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов». Автоматизированы все основные операции по учету: поступление, принятие к учету, начисление амортизации, модернизация, передача, списание, инвентаризация. Возможно распределение сумм начисленной амортизации за месяц между несколькими счетами или объектами аналитического учета. Для основных средств, использующихся сезонно, возможно применение графиков начисления амортизации.

Автоматизирован расчет себестоимости продукции и услуг. В конце месяца рассчитывается фактическая себестоимость выпущенной продукции и оказанных услуг.

Для учета общехозяйственных расходов поддерживается применение метода «директ-костинг». Этот метод предусматривает, что общехозяйственные расходы списываются в месяце их возникновения и полностью относятся на расходы текущего периода.

В «1С:Бухгалтерии 8» поддерживаются следующие системы налогообложения система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности (гл. 26.3 НК РФ).

Несмотря на наличие программных возможностей не автоматизированы:

- начисление зарплаты работникам предприятия по окладу с возможностью указать способ отражения в учете отдельно для каждого вида начисления;

- ведение взаиморасчетов с работниками вплоть до выплаты зарплаты и перечисления зарплаты на карточные счета работников;

- депонирование;

- исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов, облагаемой базой которых служит заработная плата работников организаций;

- формирование соответствующих отчетов (по НДФЛ, ЕСН, взносам в ПФР), включая подготовку отчетности для системы персонифицированного учета ПФР;

- не применяется электронная система планирования закупок.

«1С:Бухгалтерия 8» предоставляет пользователю набор стандартных отчетов, которые позволяют анализировать данные по остаткам, оборотам счетов и по проводкам в самых различных разрезах.

При формировании отчетов есть возможность настройки группировки, отбора и сортировки информации, выводимой в отчет, исходя из специфики деятельности организации и выполняемых пользователем функций. Но эти функции не настроены.

Сервисные возможности программы, которые не используются руководством предприятия:

1. «Центр антикризисного управления» создан специально для получения руководителем оперативной информации о финансовом состоянии и финансовых результатах деятельности организации.

2. «Монитор бухгалтера» позволяет оперативно и в удобной форме получать данные по остаткам на расчетных счетах и в кассе, о суммах дебиторской и кредиторской задолженности, о сроках сдачи отчетности, а также о сроках уплаты налогов.

3. «Календарь бухгалтера» заблаговременно оповещает о наступлении предусмотренных законодательством сроков уплаты налогов и представления отчетности.

4. Режим проверки соотношений показателей налоговых деклараций предназначен для выявления методических и арифметических ошибок, допущенных пользователем при составлении отчетов.

По результатам анализа информационной системы ИП Сердюк В.В. можем сделать вывод о неээфективной организации информационного пространства. Об этом свидетельствует:

- значительный бумажный документооборот;

- недостаточной использование даже имеющегося программного обеспечения;

- коэффициент непрерывности информационных потоков не соответствует норме, следовательно, присутствует нарушения в бизнес-процессе, которые необходимо устранить.

3.5 Разработка рекомендаций по улучшению процесса управления на предприятии и их эффективность

Определим круг проблем, выявленных в процессе исследования:

1. Невозможность увеличение объема продаж без открытия торговых точек.

2. Линейная структура управления и небольшое количество персонала ведут к необходимости выполнения одним работником функций нескольких должностей, что снижает производительность труда и эффективность работы компании.

3. Узкий ассортимент, высокий уровень конкуренции ведут к потере клиентов, желающих совершит комплексную покупку.

4. Рост условно-переменных издержек.

5. Увеличение сроков оборачиваемости товара.

6. Текучесть кадров.

7. Снижение уровня рентабельности.

8. Низкое качество обслуживания клиентов.

9. Бюрократизация процесса управления качеством.

10. Неээфективная информационная система предприятия.

Рассчитаем возможные убытки от существующих проблем. Все данные для расчета в таблице взяты из предыдущего анализа. При заполнении таблицы использовались следующие данные: рентабельность продукции, выручка от реализации в динамике, чистая прибыль.

Таблица 20 - Недополученная прибыль предприятия

Проблема	Убытки
1. Невозможность увеличение объема продаж без открытия торговых точек.	Недополученная прибыль - 78 тыс./мес
2. Линейная структура управления и небольшое количество персонала ведут к необходимости выполнения одним работником функций нескольких должностей, что снижает производительность труда и эффективность работы компании.	Снижение производительности труда на 20%. Убытки: Прибыль / 100 * 20 = 78 тыс.руб./100 * 20 = 15,6 тыс.руб.
3. Узкий ассортимент, высокий уровень конкуренции ведут к потере клиентов, желающих совершит комплексную покупку.	Потеря составляет до 10% от прибыли - убытки около 8 тыс. / мес.
4. Рост условно-переменных издержек.	Увеличение составило 15 тыс. руб. в мес.(из расчета роста затрат на каждый рубль выручки)
5. Увеличение сроков оборачиваемости товара	Сроки увеличены в среднем на 30%, прибыль в месяц - 78 тыс. руб. 78тыс. руб. + 30% = 101 тыс. руб. Упущенная выгода = 101 - 78 = 23 тыс. руб.
6. Текучесть кадров	Затраты на постоянный поиск и обучение персонала составляют 2 тыс. руб. / мес.
7. Снижение уровня рентабельности.	Рентабельность снизилась в среднем на 2%, что составляет 1,56 тыс.руб. в месяц
8. Низкое качество обслуживания клиентов.	Потеря клиентов оставляет около 5%. 5% от прибыли - это 3,9 тыс.руб. ежемесячно
9. Бюрократизация процесса управления качеством.	Снижение производительности труда еще на 2%. Убытки: прибыль / 100 * 2 = 78 тыс. руб. / 100 * 2 = 1,56 тыс.руб.
10. Неээфективная информационная система предприятия.	Дополнительное снижение производительности труда на 5% Убытки: прибыль / 100 * 5 = 78 тыс. руб. / 100 * 5 = 3,9 тыс.руб.
ИТОГО недополученная прибыль	74,52

Всего недополученная прибыль составляет 74,52 тыс. руб. в месяц - это 95 % от получаемой прибыли в настоящее время. Анализ показывает крайнюю необходимость реализации мер по улучшению системы управления и устранения негативных факторов в деятельности организации.