Личностные и профессиональные качества менеджера являются теми средствами, которые применяются им ежедневно в процессе анализа и принятия управленческих решений, контроля, за их выполнением. При проведении аттестации работников, как правило, оценка проводится по трем группам качеств: профессионализм и компетентность; деловые качества; личные характеристики.

Значительные характеристики в оценке деятельности менеджера занимает проблема определения личного вклада менеджера в итогах деятельности компании. В настоящее время существует несколько подходов к решению данной проблемы, а именно: определять личный вклад по удельному весу заработной платы работников аппарата управления в себестоимости готовой продукции или измерять личный вклад с помощью показателя выработки на одного работающего с учетом сложности труда и качества продукции. Но в конечном счете предлагаемые варианты сводятся к их первоначальному назначению - вычислению затрат предприятия на содержание аппарата управления, что не отвечает поставленной задаче - определению личного вклада управленца.

Экономическую эффективность управления можно определить с использованием основных показателей: экономическая эффективность использования материальных ресурсов, производственных фондов, капитальных вложений деятельности персонала, а также обобщающего и динамического показателей оценки эффективности. Основными мероприятиями повышения экономической эффективности управления являются: технические, организационные и социально-экономические.

Оценка социальной эффективности отражает социальный результат управленческой деятельности и характеризует степень использования потенциальных возможностей коллектива для осуществления миссии организации. Оценить вклад менеджера в деятельность организации можно с помощью с помощью показателей: управленческая добавленная стоимость; добавленная бизнесом стоимость и рентабельность. Показатели оценки персонала позволяют создать систему мотивации работников управления, поставить оплату их труда в определенную зависимость от эффективности управления, что способствует совершенствованию управления организацией и требует определенных капиталовложений и инвестиций [12].

Оценка результатов деятельности подразделений управления организации - это систематический, четко организованный процесс, нацеленный на интенсификацию управленческого труда, организацию здоровой конкуренции между подразделениями управления организации, соблюдение принципа социальной справедливости, принципа оплаты по труду.

Оценка деятельности подразделений аппарата управления направлена на соизмерение затрат и результатов, связанных с их деятельностью, а также на соотнесение этих результатов с итогами деятельности организации в прошлом, с итогами деятельности других организаций.

Содержание деятельности подразделений управления организации, отдельных руководителей или менеджеров высшего звена определяется составом или совокупностью тех основных функций, которые они призваны выполнять в своей организации. Классификация факторов, обеспечивающих высокий конечный результат всей организации и каждого ее работника, приводится на рис. 1.6.

Оценка результатов деятельности подразделений управления должна ориентировать управленческий персонал на достижение конечных результатов производства (рост прибыли и дохода, снижение затрат и расхода ресурсов), поскольку последние и выступают в качестве главных оценочных показателей их деятельности и создаются всем трудовым коллективом организации. В связи с этим одним из важнейших вопросов оценки результативности деятельности подразделений управления является выбор критериальных показателей оценки результативности, отражающих, с одной стороны, результаты экономического развития организации, а с другой - социальную эффективность работы управленческого персонала. Система критериальных показателей включает три группы.

Первая группа показателей характеризует общую экономическую эффективность работы организации и включает такие показатели, как прибыль, являющуюся основным финансовым результатом деятельности организации, себестоимость продукции и др. К этой же группе показателей следует отнести затраты на управление, которые рассчитываются либо в виде абсолютной величины расхода на содержание аппарата управления, либо как относительная величина в виде удельного веса в стоимости продукции и характеризует экономичность управления. Важным показателем, характеризующим эффективность производства, является показатель внедрения научно-технического прогресса, рассчитываемый как суммарный годовой эффект от внедрения новой техники и технологии.

Вторая группа показателей - показатели качества, сложности и результативности труда - должны характеризовать наиболее существенные результаты трудовой деятельности конкретного подразделения управления и организацию труда управленческого персонала. К ним можно отнести производительность труда, соотношение темпов роста производительности труда, соотношение темпов роста производительности труда и заработной платы, среднегодовую заработную плату работников, общие потери рабочего времени в расчете на одного работника и т. д.

Производительность труда в общем виде характеризуется соотношением объема производственной продукции и затрат трудовых ресурсов. Этот показатель может определять продуктивность любых экономических ресурсов. Показатель продуктивности, или производительности, труда служит критерием экономической эффективности не только определенной трудовой или производительной деятельности, но и всей рыночной системы, а также мерилом развития действующей техники и технологии производства, трудового потенциала и человеческого капитала и как результат - уровня жизни людей.

Размеры и динамика среднегодовой заработной платы характеризуют денежный эквивалент стоимости рабочей силы и в определенной мере - уровень жизни работников.

Показатель общих потерь рабочего времени на одного работника из-за болезней, неявок, целодневных и внутрисменных простоев представляет резерв улучшения использования рабочего времени на производстве.

Показатель качества труда представляет собой совокупность свойств процесса труда работника, осуществляемого в конкретных производственных условиях, обеспечивающих получение качественного результата работы - продукции, товара, услуги и характеризуется целым рядом факторов, представленных на табл. 1.2.

Таблица 1.2

Факторы показателей качества труда

Экономические факторы	Личностные факторы	Организационно-технические факторы	Социально культурные факторы
Сложность труда Квалификация работника Народнохозяйственное значение отрасли Условия труда Трудовой стаж	Умение Добросовестность Оперативность Инициатива Творческая активность Трудовая дисциплина	Привлекательность Техническая оснащенность производства Уровень технологической организации производства Рациональная организация труда	Коллективизм Социальная активность Общекультурное и нравственное развитие

На практике находят применение следующие виды показателей оценки качества труда: уровень сдачи продукции; количество возвратов продукции в связи с допущенными при ее изготовлении дефектами; сокращение потерь от брака против допустимого уровня или выход годного продукта; снижение количества обоснованных рекламаций, выход высших сортов, балльная оценка и некоторые другие показатели.

В третью группу включена совокупность показателей социальной эффективности работы подразделений управления, в составе которых такие показатели, как текучесть персонала, уровень трудовой дисциплины, уровень абсентеизма, соотношение различных категорий работающих, надежность работы персонала, равномерность загрузки персонала, социально-психологический климат в коллективе и др.

Показатель текучести кадров свидетельствует об уровне стабильности трудового коллектива и, как следствие, об уровне организации работы с персоналом в подразделении, о состоянии условий труда и быта, об уровне охраны труда и т. п. Надежность работы персонала определяется вероятностной величиной возможных сбоев в работе подразделения из-за несвоевременного предоставления информации, ошибок в расчетах, нарушения трудовой дисциплины и является важным оценочным показателем результативности работы управленческого персонала. Равномерность загрузки персонала характеризует удельный вес потерь и перегрузок работников в общей трудоемкости производства и в значительной степени влияет на конечные результаты деятельности подразделений управления организацией. Уровень трудовой дисциплины отражает отношение числа случаев нарушения трудовой и исполнительской дисциплины у общей численности персонала и позволяет судить о величине потерь рабочего времени, связанных с недобросовестным отношением к выполняемым обязанностям.

Соотношение численности различных категорий персонала в основном показывает отношение численности производственного персонала (рабочих) к численности управленческого персонала (служащих) и характеризует уровень квалификации персонала подразделения, а также уровень организации труда, а частности уровень функционального разделения труда.

В конкретном случае номенклатура критериальных показателей результативности деятельности подразделений управления может быть определена методом технико-экономического анализа, анкетирования руководителей и специалистов организации, экспертных оценок, и др. [13].

В современном обществе любая организация не может обойтись без соответствующих информационных технологий, которые позволяют повысить конкурентопособность предприятия и улучшение ее работоспособности. Для того чтобы выявить, эффективна ли система со стороны экономической эффективности или нет, необходимы определенные знания в данной области и пути решения данного вопроса.

Любой бизнес-проект создается на базе понимания его эффективности с точки зрения востребованности и прибыльности. Задача информационных технологий - поддержка и ускорение реализации бизнес-процессов предприятия. Как правило, преимущества информационных технологий у руководящего состава предприятий не вызывают сомнений. Окупаемость ИТ-решений признает большинство представителей топ-менеджмента предприятий, однако, единой формулы подсчета эффективности информационных систем на настоящий момент не существует.

Для многих руководителей предприятий возврат на инвестицию в информационные технологии не является главнейшим критерием для принятия решения о реализации проектов. Оценивают чаще эффективность систем с точки зрения повышения производительности труда. Однако в международной практике сложилось несколько различных методологических подходов к оценке эффективности от эксплуатации информационных систем.

Методологические подходы к оценке эффективности информационных систем охватывают следующие понятия.

Инвестиции в информационные технологии дают отдачу в виде роста рыночной капитализации предприятия за счет её большей управляемости, прозрачности, новых компетенций, производственной культуры, привлекательности для клиентов и сотрудников, уменьшения бизнес-рисков. В долгосрочной перспективе инвестиции в ИТ (информационные технологии) снижают дисконт на поток наличности от операционной деятельности предприятия, повышая её биржевую стоимость, а также снижают ставку банковского процента за счет уменьшения рискованности бизнеса.

ИТ являются структурным элементом системы корпоративного управления, обеспечивая потоки внешней и внутренней информации для управления предприятия, и всех лиц так или иначе заинтересованных в содержании управленческой информации предприятия. ИТ являются основным источником такой информации и решают задачи по её формированию, сохранению и воспроизведению, обеспечивая конкурентоспособность, непрерывность и развитие бизнеса.

Инвестиции в ИТ являются основным инструментом для поддержания конкурентоспособности предприятия. Гарантия конкурентоспособности для предприятия - это применение ИТ в области формирования, поддержания и развития продуктовых линеек, цепочек поставок и отношений с клиентами в их динамике.

Инвестиции в ИТ формируют развитие следующих конкурентоспособных качеств компании:

сокращение сроков поставок продуктов заказчикам;

сокращение сроков ввода в производство новых продуктовых линеек;

гибкость в планировании производства продукции за счет автоматизации управления материальными потоками;

возможность управления себестоимостью продукции;

автоматизация отношений с клиентами.

На уровне функциональных подразделений внедрение информационной системы способно разрешить проблемные места в сложившейся «фактической» системе отношений. Каждое подразделение имеет свой собственный набор параметров эффективности работы системы. Так, например, функциональное подразделение технологической подготовки производства увеличивает производительность труда технологов, маркетинг получает контроль над исполнением заказов, снабжение получает операционное планирование закупок, ориентированное на материальное обеспечение производства и т.п.

Портфельный подход

Наиболее часто используемый подход оценки проектов по внедрению информационных технологий в предприятие - это так называемый портфельный подход. Его форма представляет собой простую таблицу правильно составленного ИТ-портфеля для предприятия. Такая таблица содержит исчерпывающий перечень бизнес-процессов предприятия с указанием всевозможных средств их автоматизации и оптимизации в сравнении. Портфельный подход применяется для оценки эффективности ИТ руководством предприятия на основании оценки, проведенной специалистами ИТ-подразделения. Оценка эффективности ИТ-портфеля осуществляется, как правило, с точки зрения производительности труда (естественно, при оптимизации бизнес-процессов командой внедрения в рамках проектов по интеграции соответствующих ИТ-решений на предприятии). Таблица также содержит сведения о стоимости проектов по внедрению и поддержке ИТ-решений. Портфельный подход создан для руководителя предприятия, который в простой и доступной форме получает всю минимальную и достаточную информацию для выбора стратегического направления для развития ИТ на предприятии.

Бюджетный подход

Бюджетный подход применяется на основе предпосылок о гарантированной эффективности ИТ при правильно построенных процедурах бюджетирования ИТ, мотивации персонала и контроля за расходованием средств. Данный подход применяется предприятиями с уже сформировавшимся ИТ-хозяйством, когда большая часть ИТ-бюджета уходит не на внедрение новых ИТ-решений, а на поддержание уже внедренных ИТ (более 70% от бюджета). Как правило, предпрития определяют долю в процентах от, например, дохода предприятия которое уходит на инвестиции в ИТ. При этом ключевым параметром в обосновании для формирования такого бюджета является рост производительности труда.

Стоит заметить, что на предприятиях, не освоивших ИТ-системы, такой подход не применим, так как бюджетировать расходы на ИТ в непроизводительный труд не имеет никакого смысла, сначала необходимо изменить суть бизнес-процессов, привести предприятие в соответствие с современными требованиями к ИТ-оснащенности. Инвестиции в ИТ распределяются по функциональным подразделениям, которые при должной мотивации формируют обоснование применения соответствующего ИТ-решения в привязке к росту производительности труда. Часто ИТ-бюджет осваивается функциональными подразделениями по принципу внутреннего подряда к ИТ-подразделению. Каждое из подразделений оценивает, какие решения в области ИТ являются обоснованными и необходимыми и, используя свой бюджет на ИТ, «заказывает» разработку у ИТ-подразделения. Таким образом, при внедрении ИТ-решений достигается эффективное участие в ИТ-проекте и персонала со стороны функционального подразделения, и работников ИТ-подразделения. В свою очередь, ИТ-подразделение, осваивая бюджеты от внутреннего подряда, привлекает внешних субподрядчиков для закупки/интеграции ИТ-решений [15].

Выводы к разделу 1

Управление персоналом понимается как деятельность организации, направленная на эффективное использование людей (персонала) для достижения целей, как организации, так и индивидуальных (личных). Управление бывает естественным, техническим и социальным. По своим свойствам люди существенно отличаются от других используемых организацией ресурсов, а значит, требуют особых методов управления.

Таким образом, управление персоналом достаточно сложный процесс, который невозможен без соответствующего знания о методах, принципах, стилях управления персоналом и без выработки соответствующей концепции управления.

Кроме того, управление персоналом имеет важное значение для всех организаций - больших и малых, коммерческих и некоммерческих, промышленных и действующих в сфере услуг. Без людей нет организации. Без нужных людей ни одна организация не сможет достичь своих целей. В систему управления персоналом входит: планирование персонала; развитие персонала; стратегия управления персоналом; обучение; оплата труда, материальное стимулирование. Оценка трудовой деятельности персонала представляет собой целенаправленный процесс установления соответствия результатов деятельности личности требованиям исполняемой организационной роли. Такая оценка необходима в следующих целях: оценить профессионализм работника; выработать рекомендации по развитию личностных и деловых качеств сотрудников; определить степень соответствия оплаты труда затрачиваемым работников усилий, результативности его труда; определить основные направления развития персонала; сформировать эффективный механизм трудовой мотивации персонала.

В современном обществе любая организация не может обойтись без соответствующих информационных технологий, которые позволяют повысить конкурентоспособность предприятия и улучшение ее работоспособности. Автоматизация процессов управления - это первый шаг к успеху любого предприятия.



РАЗДЕЛ 2. ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ В УПРАВЛЕНИИ ПЕРСОНАЛОМ НА ПРЕДПРИЯТИИ: АНАЛИЗ СОДЕРЖАНИЯ И ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

2.1 Значение информационной деятельности на предприятии

Действительно жить - это значит жить, располагая правильной информацией. Таким образом, связь и управление являются сущностью как внутренней жизни человека, так как и общества. Норберт Винер [17]

Как уже было сказано в предыдущих параграфах магистерской работы, любое организационное управление является информационным процессом, осуществляемым посредством передачи данных. Оно включает все основные процессы любой интеллектуальной деятельности: сбор, переработку, хранение, поиск, распространение и использование информации. Организационное управление невозможно без информационного сопровождения и соответствующей поддержки. Поэтому в недрах традиционной информатики вопросы информационного обеспечения организационного или административного управления разрабатывались достаточно интенсивно. Исследования проводились в рамках изучения соответствующих потребностей разных категорий потребителей.

В 1970-е гг. информационные работники поняли необходимость особого внимания к такой категории потребителей информации, как руководители. Появилась необходимость информационного обеспечения управления в таких социальных системах, как наука, техника, промышленность, экономика, торговля, здравоохранение. Эта задача оказалась крайне необычной.

Во-первых, работники информационной службы впервые столкнулись с ситуацией, в которой научно-техническая информация является хотя и важным, но далеко не главным компонентом в структуре информационного обеспечения. Даже в управлении наукой и научным учреждением, наряду с научной, требуются экономическая, социально-политическая, идеологическая, административная и другие виды информации. В еще большей степени это относится к иным сферам управления.

Во-вторых, та информация о достижениях науки и техники, которые необходима руководителям, значительно отличается по своему характеру от научно-технической информации, используемой учеными и инженерами. Это информация о вариантах решений и возможных последствиях их принятия. Ее содержат не тексты большинства статей и книг, а специальные обзоры, прогнозы, таблицы, графики. При информационном обеспечении организационного управления информационные службы, пожалуй, впервые встретились с необходимостью полной переработки информации.

Существует много определений информационной деятельности.

В общем случае под информационной деятельностью понимается совокупность операций по восприятию, переработке и выдаче информации в области систем коммуникации [25].

Информационная деятельность - это совокупность действий, направленных на удовлетворение информационных потребностей граждан, юридических лиц и государства [26]. Дефиниции, приведенные в терминологических словарях, отличаются лишь уточнением понятия «совокупность действий», которое сводится к такому содержанию - это совокупность процессов сбора, анализа, преобразования, хранения, поиска и распространения информации [27].

В целях удовлетворения этих потребностей органы государственной власти и органы местного и регионального самоуправления создают информационные службы, системы, сети, базы и банки данных.

Порядок их создания, структура, права и обязанности определяются Кабинетом Министров Украины или другими органами государственной власти, а также органами местного и регионального самоуправления [28].

Целью информационной деятельности является удовлетворение информационных потребностей основных потребителей, которыми являются руководители и сотрудники учреждений и организаций.

Объектом информационной деятельности является вся информация, которая циркулирует в указанных учреждениях и организациях.

В процессе информационной деятельности ее объекты подвергаются определенной трансформации, реальной и виртуальной: учету, систематизации, каталогизации, хранению, предоставлении пользователям [29].

Процесс информационной деятельности представляет собой совокупность целенаправленных действий по сбору, хранению, поиску, преобразованию и обмена информацией.

Результатом информационной деятельности является готовый информационный продукт (документ), который в дальнейшем может быть использован, в том числе для принятия управленческих решений.

Особое место принадлежит научно-информационной деятельности (НИД). В понятие НИД входят следующие взаимосвязанные и взаимообусловленные информационные процессы: сбор; аналитико-синтетическая переработка (преобразование); хранение; поиск; распространение.

Информационное обеспечение предпринимательства - один из важнейших элементов развития отечественного бизнеса. В этом процессе задействован целый ряд структур, каждая из которых должна выполнять свои, свойственные только ей функции, в тесной координации с остальными [30].

Информационная деятельность непосредственно связана с информационными потребностями [31].

Систематическое расширение сферы применения компьютеров и других средств при выполнении функций информационной деятельности обусловливает необходимость поиска путей повышения эффективности деятельности информационных подразделений. Представляется, что наиболее важными вопросами повышения эффективности являются следующие:

обоснование места каждого информационного подразделения в системе управления производством в соответствии с классификацией и разработка на этой основе соответствующих положений их деятельности;

разработка необходимых норм и нормативов системы экономического стимулирования, ценообразования и хозяйственного расчета;

обоснование системы экономических показателей для планирования и оценки производственной деятельности информационных подразделений [32].

Любая организация состоит из людей, данное очевидное утверждение подразумевает гораздо менее очевидные отношения и принципы деятельности. Организации нужны правила, процедуры, преимущества, доходы от инвестиций и т. п., в то время как люди имеют мотивации, навыки, ощущения, побуждения, реакции и личные интересы. Чтобы преуспевать главные исполнители и руководители должны понимать и согласовывать задачи людей своей организации с задачами самой организации. Этим занимаются информационные работники.

В свою очередь, информационный работник - это работник умственного труда (категория работников, чья деятельность связана с обработкой имеющейся информации и получением новой информации; включает программистов, аналитиков, специалистов по планированию и др.) [33].

Информационные потребности организации зависят от ее стратегических задач и проблем, они определяют области необходимой информации и приоритеты. Информационные работники должны быть осведомлены об этих стратегических задачах и проблемах. Они должны быть знакомы с заявлениями главного руководителя, такими публикациями, как ежегодный отчет, сообщениями крупных совещаний, программами исследований и разработок, если они имеются, и т. п. Эта основа включает минимальные знания, необходимые для преуспевающих информационных работников.

Однако организация включает людей, которые должны собирать информацию, анализировать ее и использовать для дальнейшего действия. Эти люди, информационные потребители, являются разными и занимают различные должности в организации - от главного исполняющего руководителя до руководителей проекта, руководителей маркетинга, ученых-исследователей, юристов и т. п. Поскольку, они в определенной степени разделяют стратегические цели и идеалы своей организации, на их взгляд дальнейшее влияние оказывает их собственное уникальное положение в организации и их индивидуальные личности.

Информация имеет различное значение и требует действий отдельных людей. Информация должна отыскиваться людьми, которые должны понимать потребности пользователей информации, и должна передаваться для использования. Хорошо разработанная информационная технология, мощное программное обеспечение, большие базы данных и соответствующие средства для обеспечения конкурентоспособности очень полезны, делают доступ к информации более легким, полным, быстрым и дают лучшее представление [34].

2.2 Анализ содержания информационной деятельности на предприятии

Информационная деятельность пронизывает все сферы человеческой деятельности, однако отличилась от них своими целями, задачами, средствами и результатами. Создание аналитических центров различного уровня, подготовка обзорно-аналитических документов, разработка информационно-аналитических технологий обусловили необходимость обращения к сущности информационной деятельности и ее направлений [35].

Основными направлениями информационной деятельности являются: политическое, экономическое, социальное, духовное, экологическое, научно-техническое, международное и т. д. Государство обязано заботиться о своевременном создании, надлежащем функционировании и развитии информационных систем, сетей, банков и баз данных во всех направлениях информационной деятельности. Государство гарантирует свободу информационной деятельности в этих направлениях всем гражданам и юридическим лицам в пределах их прав и свобод, функций и полномочий.

Основными видами информационной деятельности являются производство информации, получение, использование, распространение и хранение информации [36].

Получение информации - это приобретение, накопление в соответствии с действующим законодательством Украины документированной или публично объявляемой информации гражданами, юридическими лицами или государством.

Использование информации - это удовлетворение информационных потребностей граждан, юридических лиц и государства.

Распространение информации - это обнародование, реализация в установленном законом порядке документированной или публично объявляемой информации.

Хранение информации - это обеспечение надлежащего состояния информации и ее материальных носителей.

В Украине создаются условия для получения профессионального образования в области информационной деятельности через систему ее учебных заведений.

Для обеспечения успешного функционирования и развития национальных систем информации в Украине осуществляются изыскательские фундаментальные и прикладные научные исследования в области информационной деятельности.

С этой целью создаются научные учреждения, научно-производственные подразделения, объединения, ассоциации, центры новых информационных технологий и другие формирования, в том числе с участием зарубежных партнеров.

Отдельными видами информационной деятельности законодательство Украины определяет: деятельность печатных СМИ, деятельность информационных агентств, научно-информационная деятельность, статистическая деятельность, рекламная деятельность, библиотечное дело, архивное дело, предоставления телекоммуникационных услуг и т. д. Данные виды информационной деятельности выполняют важные функции по удовлетворению информационных потребностей человека, общества и государства [37].

Закон Украины «О научно-технической информации» определяет научно-техническую деятельность как совокупность действий, направленных на удовлетворение потребностей граждан, юридических лиц и государства в научно-технической информации, которая заключается в ее сборе, аналитико-синтетической обработке, фиксации, хранении, поиске и распространении [38].

Отдельные законодательные и подзаконные нормативно-правовые акты определяют специфические виды информационной деятельности. Закон Украины «О научно-технической информации» определяет, что аналитически-синтетическая обработка научно-технической информации - это процесс обработки информации по методу анализа и синтеза содержания документов с целью получения необходимых сведений, а также путем их классификации, сопоставления и обобщения.

Информационно-аналитическая деятельность - это совокупность действий и мероприятий на основе концепций, методов и средств, нормативно-методических материалов для сбора, накопления, обработки и анализа данных на основе информационных технологий.

Отдельная сфера информационных отношений связана с защитой информации. В соответствующих нормативно-правовых актах применяется понятие «объект информационной деятельности» - инженерно-техническое сооружение (помещение) с определенной контролируемой зоной, где осуществляется деятельность, связанная с информацией, подлежащей технической защите [39].

Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию информации(знаний) для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение - это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу). Для человека, вне сферы служебной деятельности, чаще всего используется устная информация, не закрепленная письменно на каком-либо носителе (на бумаге, на дискете). Лишь при необходимости человек пользуется письменной информацией: пишет письма, получает требующиеся ему документы в различных учреждениях, на предприятиях (паспорт, трудовую книжку, диплом, рекомендательное письмо, а так же любой другой документ).

Служебная деятельность человека в любой сфере (производственной, посреднической, торговой, медицинской, научной и др.), напротив, требует преимущественно письменной информации, которая может служить подтверждением конкретных фактов, событий при деловом общении, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах. Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом (а значит частью документооборота или делопроизводства), а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов. Отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других информационных системах) образуют информационные ресурсы страны. Удовлетворение информационных потребностей граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений требует создания соответствующих условий, обеспечения гарантий реализации предоставляемых законодательством прав.

Самой важной частью функционирования любого предприятия является ведение его документов [40].

Информационная деятельность включает документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами - является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Организация делопроизводства существенно влияет на оперативность, экономичность и надежность функционирования аппарата управления организации или учреждения, организационную культуру. Если процесс делопроизводства поставлен рационально, специалисты и руководители освобождаются от выполнения несвойственных им функций, повышается результативность их труда, сокращаются расходы, связанные с функционированием аппарата управления .

Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих действий.

Делопроизводство представляет собой полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

От правильной организации делопроизводства, наиболее полной его механизации и автоматизации зависит эффективность управления в целом.

Документирование - это создание документов, то есть их подготовка, составление, оформление и изготовление. Процесс документирования достаточно сложен. Скорость рукописного составления черновика в 80 раз меньше скорости мышления и в 20-25 раз за обычную скорость речи. Следует учитывать, что вспомогательные операции при работе с документами (процесс фиксации мысли на бумаге, запись различных сведений, арифметические подсчеты, печати, сверки, исправления, сбор подписей, согласование, визирование, утверждение) преобладают над формированием информации, которую предполагается преобразовать в документ.

Это объясняется несовершенством документирования, нехваткой технических средств работы с документами. Организация работы с документами - является создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве. В организации работы с документами важное значение имеет повышение оперативности прохождения документов по стадиям управленческого процесса и уменьшения затрат труда и времени на эту работу. От 30-45 процентов своего рабочего времени специалисты тратят на выполнение работы с документами. Поэтому организация работы с документами должна быть строго подчинена принципу деловой необходимости.

Для правильного и своевременного принятия решения по любому вопросу руководитель учреждения должен обладать информацией о состоянии личного состава и движении кадров. Четкая организация учета личного состава является предпосылкой успешной аналитической и оперативной работы с кадрами.

Учет кадров ведется на всех предприятиях, в учреждениях, организациях всех форм собственности, которые имеют право самостоятельно принимать и увольнять работников. Учету подлежат работники всех категорий независимо от характера работы или должности.

Учет кадров возлагается на отдел кадров, инспектора по кадрам, персонал-менеджера или другого сотрудника, который назначается приказом руководителя или собственника предприятия, учреждения, организации независимо от количества личного состава.

Учет кадров должен обеспечивать достоверные сведения:

о количестве работников по категориям, профессиям, квалификации, образованию, стажу работы, полу, возрасту и другим признакам;

об изменении количества и состава работников в учреждении в целом и ее подразделениях, а также о причинах этих изменений;

о состоянии работы по повышению квалификации, подготовки и переподготовки кадров по специальности и категориями;

о количественном и качественном составе кадров, продвижения молодых работников, награждения;

о состоянии подготовки и стажировки лиц, зачисленных в резерв, и тому подобное.

Чтобы получать упомянутые и другие данные о личном составе кадровая служба ведет соответствующую кадровую документацию.

Документация по личному составу образуется как результат работы с кадрами предприятия, учреждения, организации (их подбор, перевод, подготовка, переподготовки и воспитания). Характеризует эта документация правовые, трудовые и служебные взаимоотношения отдельного человека с учреждением.

По функциям управления кадрами выделяют следующие основные группы документов:

личные дела и личные документы работников;

организационно-распорядительная документация;

первичная учетная кадровая документация.

К группе личных документов работников относится паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат и другие документы, которые юридически подтверждают сведения, что их работники сообщают о себе. К ним можно отнести удостоверение личности, документы о семейном положении, стаж работы по специальности и т.д.

Личными также являются документы, выданные учреждениями своим работникам для целевой рекомендации: пропуск, удостоверение, справка, подтверждающая место работы, должность, заработную плату.

К личным документам по юридическому назначению можно отнести заявления работников о приеме на работу, увольнении или перемещении, автобиографию, а также документы личного дела, характеризующие деловые и моральные качества работника - аттестационный лист, представление о назначении на должность, документы о награждении, присвоении почетных званий, ранга и т.п..

Организационно-распорядительная документация закрепляет трудовые правоотношения граждан с учреждениями, предприятиями.

Первичная учетная кадровая документация обеспечивает функцию учета работников и является накопителем данных, которые поставляет первичная регистрация, и последующее обновление необходимых сведений о составе и перемещении кадров [41].

Документооборот - это движение документов в учреждении на момент создания до отправления. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов, например, за год. Задача правильной организации документооборота является установление рациональной последовательности движения и обработки документированной информации, достижения требуемой точности, которая обеспечивает быстрое прохождение документов от момента их получения (составления) и выполнения. Целесообразно разрабатывать схемы прохождения и обработки основных видов документов, которые должны основываться на принципе однократной регистрации документов и децентрализации соответствия при выполнении управленческих функций.

Скорость документооборота зависит от качества документационного обслуживания аппарата управления в целом и от системы организации делопроизводства (полной или частичной).

Полная централизация делопроизводства рекомендуется для применения в учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год (IV категория) и небольшим количеством структурных подразделений. Децентрализованная система делопроизводства имеет место в учреждениях с территориально разделенными структурными подразделениями и количеством документов свыше 100 тыс. единиц в год [42].

В современных условиях, в святи с развитием информационных технологий, на предприятиях имеется возможность внедрения систем электронного документооборота, которые позволяют хранить документы, вести их историю, обеспечивать их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение того, для чего документ готовился. В организации, где внедрена система документооборота, не бывает просто решений, поручений или приказов. Бывают документы, содержащие решения, поручения и т. д. Документ является базовым инструментом управления: все управление в организации осуществляется через документы.

Задача документооборота не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе организации, документодвижение тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации. Система документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в прикладные системы, функционирующие в организациях, в которых она внедряется. Сегодня существует два альтернативных подхода к автоматизации задач документооборота в организации. Первый заключается последовательной реализации отдельных приложений, автоматизирующих отдельные участки управления документооборота и отдельные процессы управления. Второй - во внедрении платформы для реализации комплексной системы автоматизации документооборота и управления процессами и создание на её базе приложений, интегрированных в единый комплекс. Первый подход реализует «фиксированную» функциональность. Примерами такого рода приложений могут служить системы автоматизации канцелярии, средства автоматизации контроля исполнения, системы управления проектной документацией и пр. Основным достоинством такого подхода является их относительно невысокая стоимость и достаточно быстрое получение эффекта от внедрения приложений. Приложения данной группы идеально подходят для автоматизации специализированных рабочих мест, ориентированных на выполнение рутинных операций, изолированных от остальных участков автоматизации предприятия, например, таких как рабочее место канцеляриста в крупной организации или система архивной картотеки.

Однако в современной организации всё чаще возникает вопрос о необходимости комплексной автоматизации документооборота. Внедрение платформы автоматизации документооборота позволяет избежать проблем, возникающих при «частичной автоматизации» задач документооборота. В настоящее время все системы, представленные на украинско-российском рынке и предлагающие более или менее комплексный подход для решения задач автоматизации документооборота, развиваются на базе одной из трёх основных концепций систем автоматизации групповой работы с документами, появившихся ещё в конце 80-х начале 90-х годов. А именно концепций:

GroupWare приложений и систем поддержки работы с электронными формами (Lotus Notes, Microsoft Exchnge);

Систем управления архивами и маршрутизацией документов (Documentum, PC Docs);

Cистем автоматизации бизнес-процессов (Staffware Workflow).

Все эти концепции в той или ной степени могут быть использованы при решении задач, связанных с автоматизацией документооборота, однако реализация их осуществляется различными способами. Так, например, Groupware-приложения акцентированы на упрощение работы с электронными формами и процессов их создания, а также обеспечение мощных механизмов интерактивной работы с их групповыми представлениями. Системы архивов документов сконцентрированы на всём, что имеет отношение к работе с файлами документов: ввод, фиксация атрибутов, включая организацию справочной информации (поиск, блокировку) и осуществление off-line работы, аудит и разграничение прав доступа, маршрутизация. Workflow-приложения предназначены для моделирования и собственно, управления бизнес-процессами, а также для организации средств доступа к информации (универсальная очередь знаний), управления и контроля активности пользователей (напоминания, управление приоритетами заданий, средств контроля за ходом процесса и пр.). Каждый из перечисленных традиционных подходов к построению комплексной системы автоматизации документооборота сконцентрирован на одном из аспектов автоматизации и предоставляет в распоряжение потребителей мощные средства для их реализации. При этом, они либо вовсе не реализуют дополнительные функции, либо реализует их, но в степени, недостаточной для построения качественных законченных решений.

Так, например, Groupware-приложения не вполне удобны для создания архивов документов, в них недостаточно развиты средства управления жизненным циклом обработки документов, встроенные механизмы маршрутизации ограничиваются пересылкой отдельных сообщений. Кроме того, в них сложно реализовывать развитые справочники системной информации. Архивы документов совершенно не предназначены для работы с разнородными и сложными структурами учётных картотек документов. Средства организации групповой работы в них, как правило, ограничиваются внешними системами пересылки документов и ссылок. Системы Workflow, как правило, поддерживают ограниченные возможности работы с документами, имеют существенные ограничения при работе со сложными данными, не поддерживают функции свободной маршрутизации и не содержат средств для организации архивного хранения информации [43].

На сегодняшний день автоматизация документооборота на предприятии также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

документы теряются;

накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

обеспечит слаженную работу всех подразделений;

упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

повысит оперативность доступа к информации;

позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности.

2.3 Современное состояние информационно-документального обеспечения управления персоналом на предприятии ООО «Т Престиж»

Эффективность функционирования системы управления персоналом в значительной степени зависит от информационной базы. Последняя представляет собой совокупность данных о состоянии управляемой системы и тенденциях ее развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в составе работников, в окружающей их производственной и социальной среде.

Информация способствует реализации всех функций управления: плановой, организационной, контрольной, регулирующей, распределительной.

Виды информации и требования к ней.

Информация, используемая в управлении персоналом, по своему характеру подразделяется на нормативную, справочную, методическую, учетную, основанную на материалах первичного учета, а также отчетную, представленную уже в обобщенном виде, и др.

Основной источник первичной информации - это документы отделов кадров (личные листки по учету кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством предприятия и структурных подразделений в отношении личного состава работников, первичная учетная и отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате, документация непромышленных структурных подразделений, обслуживающих предприятие, и т.д.

Другой источник информации - сами работники со своим мнением по тем или иным вопросам, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью и др.), результаты психофизиологических исследований (тестирование работников) и т.п. В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего это касается мнений работников при изучении межличностных отношений в коллективе [45].

Многие процессы, определяющие кадровую ситуацию, весьма динамичны: меняется численный состав персонала в связи с текучестью, его структура по всей совокупности признаков: по полу, возрасту, стажу работы и т.д., постоянно идет процесс внутрифирменного движения кадров между структурными подразделениями, меняются профессии, уровень квалификации. Информация в данном случае выступает как средство контроля за соответствием фактической структуры рабочей силы требуемой, за своевременностью укомплектования вакантных рабочих мест. Поэтому основными требованиями, предъявляемыми к кадровой информации, являются оперативность и надежность.

Социальная направленность работы с кадрами ставит задачу сбора достаточно разнообразной информации социального характера, касающейся отдельных работников. Так, при подборе кандидатов для назначения на должность необходимо, чтобы в банке данных имелись сведения не только производственного, но и социально-демографического, дисциплинарного и даже медицинского характера.

Ориентация кадровой работы на развитие собственной рабочей силы не может быть успешной без знания издержек на рабочую силу, вложений в человеческий капитал (затраты на оплату труда, обучение, медицинское обслуживание, социальные услуги и т.п.). Характер такой информации существенно отличается от чисто кадровой, поскольку относится к системе бухгалтерского учета.

Необходима количественная характеристика степени рационального использования рабочей силы, оценки результатов труда и т.д.

Определим общую характеристику предприятия ООО «Т Престиж».

Общество с ограниченной ответственностью «Т Престиж». Общество в своей деятельности руководствуется Конституцией Украины, законом Украины «О хозяйственных обществах», другим законодательством Украины и уставом. Общество является экономически самостоятельным и полностью независимым от исполнительных и распорядительных органов государственной власти в решениях, связанных с его оперативной деятельностью, а также относительно требований и указаний, которые не отвечают действующему законодательству. Также общество может приобретать имущественные и личные неимущественные права, вступать в отношения. Имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием, штамп, торговый знак и другие реквизиты.