Предмет деятельности Общества следующий:

в области общественного питания;

в области торговли;

в области производства, добычи и переработки;

в области автосервиса и ремонта транспорта;

в области рекламы, издательства, информации и маркетинговых исследований;

транспортные услуги;

внешнеэкономическая деятельность.

Подробнее остановимся на деятельности в области рекламы, издательства, информации и маркетинговых исследований.

Деятельность в области рекламы, издательства, информации и маркетинговых исследований сосредотачивается на: предоставлении рекламных услуг; производстве рекламной продукции; предоставлении услуг информационного и консалтингового характера, с использованием современных компьютерных информационных технологий, в том числе собственного производства; организации и проведении выставок, ярмарок , фестивалей, конкурсов, лотерей, конференций, семинаров, шоу, аукционов и участие в них; организации издательской деятельности, печатание книг, газет и другой полиграфической продукции; организации студий аудио и видеозаписи; копировально-монтажных услуг.

Органами управления Общества являются: собрание участников Общества; директор.

Должностными лицами органов управления Общества признаются директор и Председатель Ревизионной комиссии.

Должностными лицами органов управления Общества не могут быть члены выборных органов общественных организаций, военнослужащие, должностные лица органов прокуратуры, суда, государственной безопасности, внутренних дел, арбитражного суда, государственного нотариата, а также органов государственной власти и управления, которые призваны осуществлять контроль за деятельностью Общества лица, которым суд запретил заниматься отдельными видами деятельности, не могут быть должностными лицами органов управления Общества. Лица, имеющие непогашенную судимость за кражи, взяточничество и другие полезные преступления, не могут занимать руководящие должности и должности, связанные с материальной ответственностью.

Должностные лица должны хранить коммерческую тайну и конфиденциальную информацию и несут за ее разглашение ответственность, предусмотренную действующим законодательством Украины.

Директор избирается из числа участников, или наемных работников.

В Обществе создается исполнительный орган - директор. Директор решает все вопросы деятельности Общества, за исключением тех, которые относятся к компетенции собрания участников. Директор подотчетному собранию участников и организует выполнение их решений также действует от имени общества в пределах, установленных учредительными документами. Директор имеет право без доверенности выполнять действия от имени Общества и не может быть одновременно председателем собрания участников.

Директор решает следующие вопросы:

организует выполнение решений собрания участников Общества;

признает условия оплаты труда должностных лиц общества, его дочерних предприятий, филиалов и представительств;

утверждает штатное расписание Общества и определяет условия оплаты труда работников;

решает вопросы премирования работников Общества;

определяет организационную структуру Общества;

принимает решение о проведении аудита финансовой деятельности Общества и выбора аудитора;

издает приказы, распоряжения, инструкции, другие указания по вопросам деятельности Общества;

распоряжается средствами и имуществом Общества, выдает доверенности;

заключает и развивает договоры, соглашения;

распределяет обязанности между своими заместителями, руководителями структурных подразделений, утверждает должностные инструкции;

открывает и закрывает банковские счета.

Контроль за деятельностью директора предприятия осуществляется учредителями.

Всем известно, для того, чтобы предприятие было успешным и конкурентоспособным, ему необходимо поставить перед собой определенные миссии, цели и задачи.

Разработка миссии является начальной точкой любого совершенствования системы управления, так как определение миссии необходимо для того, чтобы выявить, в чем заключается основная задача предприятия и любую деятельность предприятия подчинить ее решению. Формирование миссии позволяет определить, для чего существует конкретная организация.

ООО «Т Престиж» является крупнейшим кондитерским предприятием, которое работает за современными европейскими технологиями. Деятельность состоит в изготовлении кондитерских и хлебобулочных изделий. Таким образом, на данное предприятие возложена огромная ответственность по эффективному производству вышеуказанных изделий. Для достижения этой эффективности, ООО «Т Престиж» должен иметь четко сформулированную миссию, обозначить конкретные цели и задачи и стремиться создавать эффективное управление на всех структурных уровнях.

Стратегической целью деятельности ООО «Т Престиж» является удовлетворение потребностей населения, организаций и предприятий путем внедрения новых технологий, выполнения работ, предоставление услуг с учетом экономической ситуации в Украине и мире.

Основными задачами предприятия являются: повышение качества и надежности продукции, применение новых технологий, техническое совершенствование.

Сотрудники предприятия являются основой потенциала ООО «Т Престиж». На сегодняшний день персонал компании насчитывает около 523 человек, которые стремятся к достижению определенных целей, с помощью сплоченной команды, под руководством директора.

Организационная структура направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации, распределения между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, находящие выражения в тех или иных принципах управления.

Как и любая, организационно-управленческая структура, ООО «Т Престиж» имеет три уровня управления: высший, средний и оперативный. На высшем уровне управления принимаются наиболее общие решения по управлению предприятием и осуществляются функции стратегического планирования, общего контроля и связи с внешними структурами. На среднем уровне решения высшего уровня детализируются, преобразуются в конкретные планы, осуществляется выполнение функций текущего планирования, связи между высшим и низшим уровнями управления, контроля, управления производством и потоками ресурсов. Результатом деятельности работников оперативного уровня является выполнение производственной программы, происходит реализация функций управления основным и вспомогательным производством, оперативного управления и местного контроля.

Во главе предприятия, как было сказано ранее, стоит директор. Он решает самостоятельно все вопросы деятельности предприятия. Также он распоряжается в пределах предоставленного ему права имуществом, заключает договора. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками предприятия. Директор несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность комбината, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества предприятия.

В подчинении директора находятся заместитель директора по экономике и финансам; заместитель директора по коммерческим вопросам; заместитель директора по персоналу и общим вопросам; главный бухгалтер; главный инженер (рис. 2.1).

Рис. 2.1 Организационная структура управления ООО «Т Престиж»

Заместитель директора по экономике и финансам - осуществляет организацию и совершенствование экономической деятельности компании, направленной на повышение производительности труда, эффективности и рентабельности производства и качества выпускаемой продукции, снижение ее себестоимости, обеспечение правильных соотношений темпов роста производительности труда и заработной платы, достижение наибольших результатов при наименьших затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Заместитель директора по персоналу и общим вопросам возглавляет работу по обеспечению предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с уровнем и профилем полученной ими подготовки и деловых качеств. Принимает трудящихся по вопросам найма, увольнения, перевода, контролирует расстановку и правильность использования работников в подразделениях предприятия. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих.

Главный бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Также, в подчинении директора стоит главный инженер. Он определяет техническую политику. Обеспечивает постоянное повышение уровня технической подготовки производства, его эффективности и сокращение материальных, финансовых и трудовых затрат на производство продукции, работ, высокое их качество.

Таким образом, можно сделать вывод, что высшее руководство компании ООО «Т Престиж» имеет линейную структуру управления. Это проявляется в непосредственном подчинении по всем вопросам нижестоящих подразделений вышестоящим.

Необходимо отметить, что линейная структура имеет ряд достоинств:

четкие системы взаимосвязи между руководителями и подчиненными;

быстрота реакции в ответ на прямые указания;

личная ответственность руководителя за конечные результаты предприятия и др.

В предприятии хорошо поставлена практика делегирования полномочий, входящих в непосредственную компетенцию определённого подразделения. Генеральный директор компании сосредоточил всю основную власть в своих руках, при этом он не старается выполнить все поставленные задачи в одиночку, а делегирует часть своих полномочий прямым заместителям. Таким образом, директор управляет своими прямыми заместителями, имея при этом представления о действиях подчиненных.

Благодаря такому четкому распределению труда между всеми звеньями, рассматриваемая компания неплохо зарекомендовала себя на внешнем и внутреннем рынках.

В реальных условиях предприятие имеет множество проблем управления персоналом, устранение которых приведет к повышению эффективности деятельности организации, так как именно от деятельности и функционирования персонала организации зависит место организации в обществе. Следовательно, необходимо выделить проблемы управления персоналом в ООО «Т Престиж».

К основным проблемам управления персоналом в ООО «Т Престиж» относятся:

нехватка квалифицированных кадров;

не достаточно эффективное использование кадров предприятия;

недостаточное количество молодых специалистов.

Решение этих проблем, приведет к следующему:

улучшит результативность труда предприятия;

привлечет на работу в предприятие «лучших из лучших»;

повысит уровень мотивации работников;

приведет к росту профессионализма сотрудников.

Таким образом, решение проблем управления персоналом, является немаловажной ступенью на пути к более эффективной деятельности предприятия, так как именно от политики управления персоналом зависит деятельность организации в целом.

Проанализировав проблемы управления персоналом в ООО «Т Престиж» рассмотрим пути решения их. Ведь именно от персонала зависит качество деятельности данной организации. Персонал является основной частью организации и от того насколько эффективно будет управление персоналом зависит успех предприятия. При разработке предложений по усовершенствованию политики управления персоналом на предприятии ООО «Т Престиж», был проанализирован зарубежный опыт управления персоналом, в частности японский опыт управления персоналом, где главный принцип управления персоналом основывается на философии «Мы все одна семья», поэтому самая важная задача японских управляющих установить такие отношения с рабочими, которые показывали бы, что и рабочие, и управляющие - одна семья.

Таким образом, для решения проблем управления персоналом предприятия предлагается следующее:

руководству предприятия организовывать групповые практики, для вновь поступивших работников, чтобы произошла их адаптация в предприятии. Во время практики выявляются потребности, склонности, способности, интересы персонала, благодаря которым можно повысить эффективность использования кадров организации. Также ускорять адаптацию персонала путем проведения мероприятий, позволяющих сотрудникам быстрее привыкнуть к своим обязанностям;

постепенно осуществлять иерархический рост персонала, в результате которого работник переходит на более высокую ступень социальной лестницы. Повышения могут быть незначительными, но их регулярность хорошо мотивирует людей, создавая ощущение постоянной перспективы трудовой карьеры. Мотивация играет огромную роль в эффективности управленческой деятельности, поэтому необходимо постоянно повышать мотивацию, обеспечивая благоприятные условия для обеспечения работы персонала;

также для повышения мотивации персонала предприятие может организовывать за свой счет проведение различных торжеств: свадеб, юбилеев, семейных торжеств и т.д. За счет проведения различных торжеств можно повысить также корпоративный дух персонала, чтобы сотрудники были привязаны не только к работе, но и к отношениям с коллегами;

от квалификации работников, их профессиональной подготовки значительно зависит эффективность производства. Руководству компании необходимо большое внимание уделять подбору кадров, подготовке высококвалифицированных специалистов. Для этого можно за счет компании отправлять сотрудников в образовательные центры, где будет происходить повышение профессионализма и квалификации персонала;

проводить тренинги, для доведения до персонала миссии, целей предприятия, чтобы сотрудники четко понимали основные задачи их деятельности;

было бы целесообразным также предложить предприятию предоставлять жилье за счет предприятия сотрудникам с большим трудовым стажем;

так как удовлетворение материальных потребностей играет не последнюю роль для мотивации персонала необходимо четко разработать эффективную систему вознаграждения персонала;

руководству необходимо уделять большое внимание социально-психологическим методам управления персоналом. Для выполнения этого метода руководство должно минимизировать количество конфликтов в предприятии, применять индивидуальный подход к каждому сотруднику, исходя из потребностей и личных качеств сотрудника. В дальнейшем это приведет к складыванию определенной корпоративной внутренней культуры, в которой сотрудники будут чувствовать себя довольно уверенно, что, несомненно, приведет к повышению эффективности деятельности сотрудников.

Итак, все эти методы приведут хотя бы к решению первичных проблем управления персоналом, что приведет в дальнейшем к устранению вторичных проблем.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Важной и обязательной частью функционирования любого предприятия является ведение его документов. Основное назначение кадровой документации - придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

Рассмотрим, непосредственно, современное состояние информационного обеспечения управления персоналом на предприятии ООО «Т Престиж», необходимого для принятия правильных, своевременных решений в рамках организации.

Важной проблемой предприятия ООО «Т Престиж» является отсутствие кадровой службы (отдела кадров), как таковой, что противоречит правильной организации информационного обеспечения управления персоналом.

Вопросами по обеспечению предприятия кадрами занимается заместитель директора по персоналу и общим вопросам. Для молодого, перспективного предприятия, количество работников которого составляет на данный момент 523 человека с перспективой расширения, одного человека не достаточно.

Как уже было сказано ранее, существуют два источника информации по управлению персоналом: источник первичной информации и источник вторичной информации.

На предприятии ООО «Т Престиж» используются лишь некоторые источники первичной информации, а именно:

личные листки по учету кадров;

приказы в отношении личного состава работников;

распоряжения в отношении личного состава работников;

отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате.

Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.

Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При заполнении личного листка работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в соответствии с записями в паспорте, трудовой книжке, военном билете, документах об образовании (Приложение А).

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. Приказы по личному составу фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы. Приказы (распоряжения) по личному составу, издаются после заключения трудовых договоров. В свою очередь, трудовой договор - это соглашение между работником и собственником предприятия, учреждения, организации или уполномоченным им органом или физическим лицом, по которому работник обязуется выполнять работу, определенную настоящим соглашением, с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а собственник предприятия, учреждения, организации или уполномоченный им орган или физическое лицо обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Работник вправе реализовать свои способности к продуктивному и творческому труду путем заключения трудового договора на одном или одновременно на нескольких предприятиях, в учреждениях, организациях, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором или соглашением сторон.

Особой формой трудового договора является контракт, в котором срок его действия, права, обязанности и ответственность сторон (в том числе материальная), условия материального обеспечения и организации труда работника, условия расторжения договора, в том числе досрочного, могут устанавливаться соглашением сторон. Сфера применения контракта определяется законами Украины (Приложение Б).

Источники информации, не использующиеся предприятием ООО «Т Престиж», как первичные, так и вторичные, а именно:

личные карточки работников;

личные дела;

мнение работников, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью и т. д.);

Личная карточка работника - ведется на всех работников предприятия и заполняется на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документа об окончании учебного заведения, при этом все записи приводятся без сокращений.

Личное дело - ведется на руководителей, специалистов и материально ответственных лиц предприятия. В личном деле находятся:

опись документов;

заявление о приеме на работу;

приказ о приеме на работу (копия);

личный листок по учету кадров;

автобиография;

копии документов об образовании;

копии свидетельств о рождении детей;

копия трудового контракта и т. д.

Таким образом, необходимо улучшить информационное обеспечение управления персоналом на предприятии ООО «Т Престиж» и сформировать кадровую службу, которая обеспечит опретивность и надежность информации поступаемой к руководителям для принятия правильного решения по различным вопросам, касающимся управления персоналом. Процессы, определяющие кадровую ситуацию весьма динамичны, и следуют очень тщательного внимания и исполнения.

2.4 Применение информационных технологий для управления персоналом на предприятии ООО «Т Престиж»

С каждым веком, десятилетием и годом увеличивается объем информации, накапливаемой человечеством, растет и ее роль в жизни человека. Вместе с этим развивались информационные технологии (ИТ) - процессы, использующие совокупность средств и методов сбора, обработки, накопления и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта) [51].

В последние годы информационные технологии проникли практически во все сферы жизни человека и общества: государственное и муниципальное управление, экономику, хозяйственную деятельность, научные исследования, образование, медицину и частную жизнь человека. Не является исключением и управление персоналом, деятельность кадровых служб предприятий и организаций. Для автоматизации службы управления персоналом в рамках предприятия создается информационная система (ИС). Обычно такие системы обозначаются аббревиатурой HRMS (cистемы управления трудовыми ресурсами). В самом полном - комплексном варианте эти системы охватывают все уровни управления предприятием - операционный, тактический и стратегический; а в функциональном плане - кадровый учет, расчеты с персоналом и систему управления трудовыми ресурсами, включающую в себя модули найма и подбора персонала, оценки, обучения, развития и мотивации персонала. Поскольку история автоматизации кадровых служб началась практически одновременно с внедрением информационных технологий в управлении [53].

Информационные технологии, касающиеся процессов управления персоналом на предприятии ООО «Т Престиж».

На предприятии ООО «Т Престиж», используется программный продукт Конфигурация «1С: Зарплата и Управление персоналом» системы программ «1С: Предприятие».

Рассмотрим данный программный продукт более подробно для определения всех возможностей и вывления тех возможностей, которые не присутствуют на предприятии ООО «Т Престиж», предоставляемых данным продуктом. Место «1С: Зарплата и Управление персоналом» в общей системе управления предприятием изображено на рис. 2.2.

Для управления человеческими ресурсами предприятия фирмой «1С» разработан современный инструмент автоматизации задач управления персоналом, ведения кадрового учета и расчетов в соответствии с требованиями законодательства для коммерческих предприятий различного масштаба - «1С:Зарплата и Управление персоналом 8».

Конфигурация «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» - это программа массового назначения для комплексной автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятия.

Подробно описанны функциональные возможности данного программного решения по управлению персоналом на рис. 2.3.



Рис. 2.2 Место «1С: Зарплата и Управление персоналом» в общей системе управления предприятием

В данной конфигурации поддерживаются все основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на оплату труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к управлению персоналом.

Рис. 2.3 Функиональные возможности «1С:Зарплата и управление персоналом 8»

Конфигурация «Зарплата и Управление Персоналом» - прикладное решение нового поколения, предназначенное для реализации кадровой политики предприятия и денежных расчетов с персоналом по следующим направлениям:

планирование потребностей в персонале;

решение задач обеспечения бизнеса кадрами - подбор, анкетирование и оценка;

управление компетенциями и аттестация работников;

управление финансовой мотивацией персонала;

эффективное планирование занятости персонала;

учет кадров и анализ кадрового состава;

расчет заработной платы персонала;

исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;

отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.

Предметная область, автоматизируемая конфигурацией «Зарплата и Управление Персоналом», поясняется следующей схемой (рис. 2.4).

Рис. 2.4 Предметная область конфигурации «Зарплата и Управление Персоналом»

Конфигурация позволяет вести учет в единой информационной базе от имени нескольких организаций - юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, которые с точки зрения организации бизнеса составляют единое предприятие.

В конфигурации параллельно ведутся два вида учета: управленческий и регламентированный. Управленческий учет ведется по предприятию в целом, а регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации.

Конфигурация «1С: Зарплата и Управление Персоналом» позволяет повысить эффективность кадровой политики предприятия [54]. Конфигурация будет полезна для всех участников, прямо или косвенно с ней взаимодействующих. Руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Мощные аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах. Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, в том числе анкетирования и подготовки отчетов о работниках с различными условиями отбора и сортировки.

Работники предприятия будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и т.д.

Программное обеспечение, позволяет практически без затрат автоматизировать процесс управления персоналом, используя типовую конфигурацию, входящую в состав программных продуктов системы «1С:Предприятие», которая может быть взята как образец для создания уникальной конфигурации, полностью ориентированной на особенности рассматриваемой организации.

Предприятие ООО «Т Престиж» использует данную конфигурацию не в полной мере, а только следющие функциональные возможности:

учёт и анализ кадрового состава;

расчёт зароботной платы персонала;

Таким образом, предприятие ООО «Т Престиж» использует лишь несколько функциональных возможностей, которые не дают в полной мере автоматизацию процессов по управлению персоналом, что влечет за собой не наивысшее качество и функциональность работы Конфигурации «1С: Зарплата и управление персоналом».

Выводы к разделу 2

Любое организационное управление является информационным процессом, осуществляемым посредством передачи данных. Оно включает все основные процессы любой интеллектуальной деятельности: сбор, переработку, хранение, поиск, распространение и использование информации. Все вышеперечисленные процессы и подразумевают под определением «информационная деятельность».

Повышение эффективности работы предприятия в значительной мере определяется организованностью системы управления, зависящей от информационного обеспечения, четкой структуры предприятия и деятельности всех ее элементов в направлении выбранной цели.

От того, насколько правильно проводится политика управления персоналом, а также ее информационное обеспечение, зависит эффективность деятельности предприятия. Персонал играет немаловажную роль в успешном становлении организации, поэтому необходимо четко и правильно подходить к выбору подходов и методов управления персоналом организации.

ООО «Т Престиж» имеет линейную структуру управления. Необходимо отметить, что линейная структура имеет ряд достоинств: четкие системы взаимосвязи между руководителями и подчиненными; быстрота реакции в ответ на прямые указания; личная ответственность руководителя за конечные результаты предприятия и др. Однако существуют и недостатки, такие как высокие требования к руководителю и перегрузка управляющих. Необходимо отметить, что ООО «Т Престиж», имеет четко сформулированную миссию, определив перед собой конкретные цели и задачи, между которыми наблюдается необходимая связь, что очень важно для их реализации. Таким образом, можно судить о грамотной, продуманной управленческой деятельности со стороны руководства предприятия.

Следовательно, исследовав все положительные и отрицательные стороны управления персоналом на предприятии ООО «Т Престиж», выявили наилучшие условия для эффективного повышения качества управления персоналом на внутри данной организации.

Что касается информационного обеспечения предприятия ООО «Т Престиж», то на данный момент, оно находится в недоработанном состоянии, в связи с отсутствием службы отдела кадров. Следовательно, необходимо принять меры по устранению данных недостатков с предприятия.

информационный технология документооборот персонал



РАЗДЕЛ 3. ПЕРСПЕКТИВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «Т ПРЕСТИЖ»

3.1 Информационно-документальное обеспечение управления персоналом на предприятии ООО «Т Престиж»

Чтобы достичь совершенства, требуется в равной мере физическое здоровье, интеллектуальное развитие и духовное познание и деятельность. Франц Гартман [55]

Эффективное управление различными организациями и системами немыслимо без использования информации. Информация является основой в процессе управления. От уровня совершенства систем сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления в целом и, в итоге, эффективность деятельности организации.

С ростом размера и увеличением объемов перерабатываемой управленческой информации на предприятии ООО «Т Престиж» возрастает роль кадровой службы.

Необходимость формирования кадровой службы на предприятии ООО «Т Престиж», вызвана недостаточно полым информационным обеспечением, касающимся управления человеческими ресурсами.

Факторы, определяющие создания отдела кадров, следующие:

размер предприятия;

сложность законодательства;

уровень калификации персонала;

развитость и сложность социальных отношений;

возможность руководителя и его интерес к проблемам персонала.

Главным объектом кадровой политики предприятия является персонал (кадры). Персоналом предприятия называется штатный состав его работников. Кадры - это главный и решающий ресурс любой организации, основной фактор производства, первая производительная сила общества. Они создают, приводят в движение и совершенствуют средства производства (средства труда и предметы труда). От квалификации персонала, их профессиональной подготовки, деловых качеств в значительной мере зависит эффективность деятельности любой организации.

Кадровая деятельность ООО «Т Престиж» должна реализоваться отделом кадров. Порядок деятельности, структура, основные задания, функции и порядок взаимодействия с другими подразделениями, организации данного отдела должны определяться разработанным Положением об отделе кадров (Приложение В).

Основная функция отдела кадров на предприятии - подбор персонала и постоянная работа с коллективом.

Сегодня сложно представить успешную компанию без отдела кадров, работа которого на предприятии заключается в ведении, учете и сопровождении персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии ООО «Т Престиж» должны относится:

определение потребностей предприятия в кадрах и подбор персонала совместно с начальниками подразделений;

анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

подготовка штатного расписания предприятия;

оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

комплекс операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

организация аттестаций сотрудников, составление планов карьерного движения персонала;

Численность службы отдела кадров на предприятии ООО «Т Престиж», на данный момент времени, должна составлять не менее двух, трёх человек, согласно «Межотраслевым нормативам численности работников занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров» [58]. Так как предприятие молодое, то в перспективе рекомендуется увеличение численности работников отдела кадров.

Основными задачами работников отдела кадров предприятия является следующее:

обеспечение предприятия количественным и качественным составом руководителей, специалистов, технических служащих и рабочих соответствующих специальностей и квалификаций, их эффективного использования;

обеспечение переподготовки и повышения квалификации руководителей, специалистов, технических служащих и рабочих;

создание резерва кадров;

организация периодической аттестации работников;

оформление приема, перевода и увольнения работников;

ведение учета личного состава предприятия;

предоставление справок с трудовой деятельности, составление графика и оформление отпусков;

оформление листков нетрудоспособности;

хранение и заполнение трудовых книжек;

подготовка документов для назначений пенсий работникам;

составление отчетности по вопросам труда;

разработка режима труда и отдыха;

осуществление контроля за исполнения руководителями подразделений приказов, распоряжений по вопросам работы с кадрами;

организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и разработка мер по ее улучшению, снижению потерь рабочего времени и т. п.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

трудовой договор (контракт);

приказ (распоряжение) о приеме на работу;

личная карточка;

учетная карточка научного работника;

приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта);

табель учета рабочего времени;

личные заявление работников предприятия;

графики отпусков;

Некоторые документы были изложены выше.

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника (Приложение Б).

Приказ (распоряжение) о приеме на работу.

Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы ООО «Т Престиж». Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложения взысканий и др.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и др.

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности.

Личная карточка

Личная карточка заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника, как уже было сказано ранее.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) применяется при оформлении увольнения работников.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

Личные заявления работников предприятия

Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.

Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом.

Исходя из вышеизложенных документов, входящих в состав кадровой документации, можно составить «График документооборота по учету труда» (Приложение Г), в соответствии с методическими рекомендациями по применению форм документов первичного учета на сельскохозяйственных предприятиях [59].

График документооборота по учету кадров позволит усовершенствовать работу по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Таким образом, при правильном создании, формировании, а также набора квалифицированного персонала кадровой службы на предприятии ООО «Т Престиж» позволит решить проблемы, связанные с информационным обеспечением, а имеенно: первичные и вторичные источники информации, необходимые для принятия правильного решения по управлению персоналом.

3.2 Информационно-технологическое обеспечение управления персоналом на предприятии ООО «Т Престиж»

Конец ХХ - начало XXI вв. характеризуется значительным подъемом информационного фактора. Информация рассматривается не только как определенные данные, сведения, а как важный стратегический ресурс. Информационная деятельность, которая предусматривает выполнение определенных действий с различными видами информации (а именно: сбор, передача, обработка, хранение и т.д.), становится необходимым условием для функционирования и развития как отдельной личности, так и в более широких глобальных масштабах [60].

Чтобы повысить производительность труда и эффективность управления персоналом предприятию ООО «Т Престиж» необходимо решить проблему автоматизации, как документооорота предприятия, так и системы управления персоналом в целом.

В современных условиях важной особенностью является то, что использование и взаимный обмен информацией между взаимосвязанными звеньями управления организации осуществляются на базе современной компьютерной техники и других технических средств связи и передачи информации. Постоянное совершенствование технических средств дает возможность совершенствовать способы сбора, хранения, поиска и обработки информации, а, значит, и повышать оперативность и качество информационного обеспечения. При этом руководство организацией должно не только располагать своевременной и точной информацией, но и уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Использование для этого современных технических средств и автоматизированных систем, безусловно, наилучший путь развития и совершенствования организации.

Как известно, процесс управления включает в себя определенную совокупность типовых технологических операций по сбору и обработке документной информации, подготовке управленческого решения, его принятию и документированию, доведению до исполнителей; исполнению решения и контролю исполнения; сбору информации об исполнении, передаче информации по вертикальным и горизонтальным каналам; хранению и поискуинформации.

Каждая из перечисленных операций реализуется в предметной, документной форме, создаваемой как традиционно (вручную), так и с помощью электронно-вычислительной техники. На практике недокументированные управленческие решения являются, в сущности, вспомогательными, оперативно-организационными и носят характер предварительных.

Сложный механизм управления человеческими ресурсами реализуется, главным образом, посредством достаточно универсальной документации распорядительного характера, создаваемой независимо от специфики деятельности или формы собственности, присущих конкретному предприятию (организации, учреждению) [61].

Обобщая сказанное, можно сформулировать следующие критерии оценки качества информации. Она должна быть:

объективной (полной, непротиворечивой, достоверной);

актуальной (удовлетворяющей объективные информационные потребности руководителей и специалистов по мере их возникновения в ходе развития кадровой ситуации);

своевременной;

лаконичной (сжатой, но без потерь необходимой полноты);

коммуникативной (понятной и приемлемой для руководителей и специалистов).

Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема разнообразной кадровой информации, предоставления ее пользователям (субъектам управления - кадровой службе и руководителям) в удобной форме ставит задачу создания на предприятии соответствующей информационной системы. Составными элементами такой системы являются оборудование и материалы для сбора, хранения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных по кадрам предприятия, надлежащий организованный учет, приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых задач, совокупность приемов и методов пользования данной системой, потребители информации.

Эффективность функционирования системы управления персоналом в значительной степени зависит от информационной базы. Информационная база представляет собой совокупность данных о состоянии управляемой системы и тенденциях ее развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в составе работников, в окружающей их производственной и социальной среде. Собственно, любое управленческое решение должно основываться на знании ситуации, влияющих факторов, их взаимосвязей. Информация способствует реализации всех функций управления: плановой, организационной, контрольной, регулирующей, распределительной.

Проблемой практически каждого предприятия или организации, в том числе ООО «Т Престиж» является переход от «бумажной» документации к «электронной».

Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальным исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход от традиционного ведения делопроизводства к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях. Создание действенной системы управления является ключевой проблемой большинства отечественных и организаций и предприятий. В основе всей управленческой деятельности лежит работа с документами, делопроизводство, документооборот.

Документооборот на предприятии - это движение документов в организации с момента получения до завершения исполнения или отправления.

Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Переход на системы электронной работы с документами - это длительный и многоплановый процесс, который включает в себя следующие этапы:

поиск информационного продукта, системы электронного документооборота (ЭДО);

внедрение и освоение информационной системы;

проблемы использования;

проблемы защиты информации, используемой в электронном виде.

Первый этап - поиск информационного продукта, системы электронного документооборота (ЭДО).

Современный рынок электронных систем работы с документами неоднороден, насыщен самыми разнообразными программными продуктами. На сегодняшний день на украинском рынке электронных продуктов, предназначенных для работы с документами, существуют программы трех типов:

системы автоматизированного делопроизводства;

системы электронного документооборота;

системы управления документацией.

Рассмотрим назначение, функции и цели только Систем электронного документооборота (СЭД).

Системы СЭД обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Они не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.

Этот тип программ относится к более широкой категории, чем делопроизводство. Пользователями систем СЭД являются отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченных в какой-либо общий бизнес-процесс.

Конкурентные преимущества системы СЭД:

возможность создания территориально распределенных систем работы с документами;

интеграция технологий документированной базы дынных и электронной почты в одной платформе;

надежность в качестве хранилища произвольных объектов.

Таким образом, Системы электронного документооборота поддерживают процессы работы с документами, их движение в организации, а не простую регистрацию и хранение. Наличие в этих системах заранее продуманной бизнес-логики является их существенным преимуществом.

На украинском рынке Системы электронного документооборота представлены не достаточно широко. Ведущая роль принадлежит следующим системам:

Documentum «Системы электронного документооборота: Documentum»

Documentum - один из лидеров индустрии.

Главное назначение системы - управление документами, знаниями и бизнес-процессами на крупных предприятиях и организациях.

Система также включает средства, которые позволяют создавать приложения в среде Documentum. Поэтому Documentum можно рассматривать как платформу, которая предназначена для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управление проектами в распределенных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интернет-порталов. Использование современных открытых технологий, обеспечивает также возможность использования внешних средств разработки для создания приложений Documentum.

LanDocs «Системы электронного документооорота LanDocs»

Система LanDocs главным образом ориентирована на делопроизводство и архивное сохранение документов.

Компонент делопроизводства реализованный в архитектуре «клиент/сервер» на базе промышленных Систем управления базами данных (СУБД): Oracle или Microsoft SQL Server.

Программное обеспечение для централизованного управления сохранения документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера.

Почтовая служба LanDocs построена так, чтобы сотрудники, у которых установленный специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать сообщения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик Microsoft Exchange або Lotus Notes;

Дело «Система электронного документооборота: Дело»

Система «Дело» осуществляет полное протоколирование действий пользователей с документами.

В системе реализован веб-интерфейс для организации удаленного доступа и построения интернет-порталов.

Последняя версия интегрирована с системой распознавания текста FineReader для занесения в нее данных с бумажных документов;

БОСС-Референт «Система электронного документооборота: БОСС-Референт»

Система «БОСС-Референт» предназначена для использования в крупных корпорациях со сложной иерархической структурой.

Система характеризуется высокой функциональностью. В системе реализованы функции контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (на основе интеграции с системой распознавания текста FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

«БОСС-Референт» реализован на платформе Lotus Notes, поэтому ее использование целесообразно в первую очередь в тех организациях, которые уже начали использовать Lotus Notes. Другие вынуждены будут приобрести лицензии Lotus Notes на каждое рабочее место.

Система поставляется вместе с полными исходными текстами. Дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса (API);

Docs Fusion «Система электронного документооборота Docs Fusion» і Docs Open «Система электронного документооборота Docs Open».

Разработчиком этих продуктов является компания Hummingbird. Они являются одними из самых популярных в мире систем класса «электронных архивов».

Системы могут эффективно применяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников (тысячи человек), и в небольших фирмах с численностью 5-6 человек. Они предназначены в первую очередь для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием - главные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т. д.