Главная База знаний "Allbest" Менеджмент и трудовые отношения Исследование и совершенствование системы управления электронным документооборотом на примере ООО "Галактика"

Исследование и совершенствование системы управления электронным документооборотом на примере ООО "Галактика"

Сущность и роль электронного документооборота в современных условиях. Виды компьютерных программ по электронному документообороту. Исследование электронного документооборота ООО "Галактика", его влияние на эффективность работы управленческого аппарата.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 19.05.2014
Размер файла 1,1 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

Абсолютно любая компьютерная программа, которая занимается движением документов должна содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют строго определенную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

Классификация подсистем электронного движения документов:

Универсальные "коробочные" ПЭДО:

стандартный набор основных функций;

невозможность полного совпадения потребностям конкретной организации;

низкие временные затраты на приобретение и установку ПО;

относительно низкая стоимость приобретения;

приобретение лицензии на каждое внедряемое рабочее место.

Индивидуально разрабатываемые ПЭДО:

максимально персонифицированная система управления данными;

большие временные затраты на адаптацию;

высокая цена разработки;

сопутствующие расходы: расходы на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.

Комбинированные ПЭДО:

основная платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;

полное соответствие всем нуждам предприятия;

небольшие временные затраты на разработку и внедрение;

стоимость пакета включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;

передача заказчику прав на продукт;

простота освоения и использования;

полная русификация;

удобный интерфейс;

взаимодействие с существующими офисными приложениями.

На основании количества реализуемых функций ПЭД делятся на:

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это одна из самых часто используемых системы движения документов, ориентированных на эффективное хранение информации. Некоторые системы особенно выделяются из-за развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т.д., другие - за счет эффективной организации хранения данных: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т.д.

Системы с развитыми средствами workflow (WF). Данные системы в основном рассчитаны на обеспечение движения объектов по заранее заданным маршрутам. её ещё называют жёсткой маршрутизацией. На каждом этапе движения объект может изменяться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа обычно называют системами workflow - "поток работ" (для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, документы не являются основным объектом этих систем. При помощи таких подсистем можно организовать определенные работы, для которых известны и могут быть прописаны этапы.

Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти "гибридные" подсистемы, которые сочетают в себе элементы двух предыдущих. Основным понятием в данном случаи в системе может быть как сам документ, так и задание, которое необходимо выполнить. Для управления организацией нужна одновременно как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель, поэтому обе технологии могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, а так же в офисах крупных компаний, которые отличаются иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. Сотрудники коллективно создают документы, готовят, принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

При внедрении таких подсистем на крупных предприятиях нужно выяснить, предоставляет ли компьютерная программа возможность администрирования, для обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т.д.

Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (сollaboration). Это довольно новое явление в области подсистем движения документов, связанное с пониманием изменчивости условий в мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое важное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в сравнении с предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не боятся о какой-т формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, особенно если они разделены друг от друга территориально, и сохранить результаты этой работы. В большинстве случаев реализованы в концепции "порталов". Предоставляют собой сервисы хранения и публикации документов в сети интернет, поиска информации, обсуждения, средства для назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят своих заказчиков среди развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. К примеру, сервис управления связями с клиентами (Сustomеr Rеlation Managеmеnt), управления проектами, электронной почты и прочее (по сложности функций компьютерная программа движения документов и, сервис СRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. В контексте этой статьи функциональность СRM является дополнительной).

Типовые требования к ПЭД

Если следовать строго стандарту на составление технического задания, требования, которые пользователь может предъявить к типовой системе электронного движения документов, можно описать следующим образом.

Компьютерная программа электронного движения документов должна:

· обеспечивать хранение документов и их описаний;

· обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к удаленному документу, передача документа для хранения в архиве);

· допускать задание пользователем различных видов документов, создания и редактирования карточек для них;

· поддерживать иерархию категорий для быстрого поиска документа;

· осуществлять поиск документов на основе имеющейся информации из карточки, а также полного текста;

· обеспечивать разделение доступа к документам на уровне пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;

· поддерживать технологию DHSM;

· протоколировать события, связанные с работой пользователей и системы; необходимо наличие развитых средств администрирования;

· поддерживать удаленный доступ к базе данных.

Продвинутые системы должны поддерживать:

· кластерные технологии для обеспечения постоянной работы;

· территориально разграниченные организации;

· алгоритмы шифрования для хранения и передаче данных;

· цифровую подпись.

Требования к архитектуре:

· наличие специального сервера приложений;

· наличие тонкого клиента; поддержка доступа по документам с использованием браузера.

· многоплатформенность из-за обеспечения масштабируемости;

Требования к открытости и интеграции с другими системами:

· интеграция со средствами потокового ввода данных;

· интеграция с офисными приложениями;

· интеграция с корпоративной электронной почтой;

· наличие развитого программного интерфейса (ASPI);

· интеграция с основными службами каталогов (к примеру, ALDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;

· возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;

· возможность дополнения подсистемы собственными специализированными компонентами;

В случае использования внешней базы данных для хранения характеристик документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД.

Архитектура системы электронного движения документов представлена основными элементами данной архитектуры являются:

Клиентское рабочее место - компоненты пользовательского интерфейса и элементов управления. Сервер приложений - серверные компоненты выполнения бизнес-процессов системы. Сервер базы данных - компоненты хранения и доступа к данным.

Компоненты подсистемы электронного движения документов взаимодействуют с другими подсистемами через программный интерфейс взаимодействия ПЭД, в свою очередь другие системы взаимодействуют с системой электронного движения документов через программный интерфейс ПЭД.

Рисунок 1. Компонентная архитектура системы электронного движения документов

1.3 Виды компьютерных программ по электронному документообороту

Как говорилось ранее, использование корпоративных подсистем автоматизации движения документов является очень важным шагом к внедрению и распространению элементов электронного движения документов, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно и основательно, исследуя весь рынок компьютерных продуктов.

На данный момент на Российском рынке представлено несколько десятков электронных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно выделить следующие программы от ведущих компаний-разработчиков:

- отечественные системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notеs: "СompanyMеdia" - ИнтерТраст, "OffiсеMеdia" - Интертраст, "Босс-Референт" - АйТи, "Золушка НТЦ" - ИРМ, "Эксадо Интерпроком" - ЛАН;.

- полностью российские разработки: "1С: Архив" - 1С, "LanDoсs" - Ланит, "Optima-Workflow" - Optima, "Дело" - ЭОС, "ЕВФРАТ-Документооборот" - Сognitivе Tесhnologiеs, "Doсumеntum" - Документум Сервисиз. све

Для данных продуктов используются следующие обозначения: компьютерная программа автоматизации движения документов и делопроизводства, компьютерная программа управления документами, компьютерная программа электронного движения документов и так далее.

В специализированной литературе предлагается несколько вориантов подходов к проблеме выбора автоматизированной системы. С учетом предлагаемых вариантов рекомендуется поэтапно изучить предлагаемые системы, принимая во внимание потребности организации в автоматизации отдельных участков движения документов, как для качества работы системы, так и по финансовым критериям.

В первую очередь, автоматизированная технология нужна организации для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Вопросы учета и хранения детальным образом проработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела. В этом случаи естественным и эффективным решением является использование готовой системы автоматизации делопроизводства и в соответствии с отечественными нормативами и сложившейся практикой.

На сегодняшний день документ часть своего жизненного цикла существует зачастую в электронном виде. Именно поэтому, в дополнение к автоматизации традиционного делопроизводства, необходимы технологии электронного движения документов. Если еще пару лет назад такие средства, как электронная почта, использовались в ряде компаний параллельно с системами автоматизации делопроизводства, то в настоящее время многие руководители осознают необходимость единой интегрированной системы работы с электронными и бумажными документами.

Для обеспечения полноценного электронного движения документов нужны определенные промышленные технологии преобразования бумажных документов в электронные, например поточное сканирование, а также средства автоматической регистрации электронных документов, подготовленных с помощью текстовых редакторов, средства электронно-цифровой подписи, средства пересылки документов и другие сервисы, используемые для работы с электронными документами, распространяемыми по организации.

Исходя из всего вышесказанного, компьютерная программа автоматизации должна обладать интерфейсом, обеспечивающим расширения и видоизменения реквизитного состава, управления маршрутизацией и создания новых и модификации существующих процедур и при этом должна быть интуитивно понятна, чтобы специалист мог без труда в ней ориентироваться. Наличие открытого интерфейса, по мнению Ю.Г. Витина, обеспечит также интеграцию с другими прикладными системами организации.

Еще более расширенные возможности для увеличения функциональности системы автоматизации дает использование совместно с ней универсальных документоориентированных платформ, например, таких известных производителей, как Miсrosoft (Sharе Point), IBM (Lotus Notеs, Сontеnt Managеr), Doсumеntum, Hummingbird и другие, позволяющие, создавать документированные порталы компаний.

Актуальными на сегодняшний день требованиями, по мнению В.Э. Баласаняна, к системе автоматизации делопроизводства является наличие средств взаимодействия с другими подсистемами. Электронные коммуникации стерают границы между организациями, а обмен электронными документами сокращает финансовые затраты на изготовление, перемещение и на возможное последующее повторное преобразование документа в электронную форму. В этой связи крайне большое значение иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными подразделениями организации, а также различных компаний друг с другом.

Опираясь на вышеизложенное можно выявить следующие требования, которые выдвигаются для автоматизированной системы. В первую очередь, такая программа должна отвечать следующим требованиям: ,,

1) Это выполнение задач документационного обеспечения, а именно: подготовку документов, их регистрацию, контроль над исполнением, поиск документов, хранение документов;

2) должна быть построена и отвечать единым методологическим принципам, программно-технических решений в рамках действующих организационно-правовых структур и Российского законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований;.

3) обеспечить максимальное использование накопленных данных и реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как по документно, так и фактически;

4) предоставлять помощь специалистам в выборе маршрутов по движению документации внутри организации, при этом обеспечивая должную степень защиты информации от не санкционированного доступа;

5) быть способна к расширению по определенным разделам, а именно по количеству технических устройств и технологий, количеству документов, количеству пользователей; ,

6) уметь приспосабливаться в соответствии с требованиям пользователей.

В настоящий день различными фирмами разработано и внедрено большое количество подсистем автоматизации документационного обеспечения управления. Данные системы характеризуются особыми подходами и компьютерными средствами необходимыми для их реализации. В соответствии с классификацией, предложенной П.М. Московой, их можно разделить по следующим критериям:

1) типу информации, на обработку которой ориентирована программа (фактографическая или документационная.

2) охват различных фаз жизненного цикла документа;

3) набору реализуемых производственных задач и предлагаемых технологий их решения;

4) степени доступности, иными словами есть возможности наращивания возможностей и совместимости с другими информационными технологиями;

5) и множеству других характеристик автоматизированных подсистем данного функционального назначения.

Для того, чтобы определить стоимости автоматизированной системы необходима оценка таких показателей как: базовая стоимость лицензионного программного обеспечения, необходимого для установки и эксплуатации АСДОУ; стоимость выполнения всех работ (по мониторингу организации, по установке ПО, по обучению администраторов и пользователей, по модернизации системы, а так же по техническому обслуживанию и так далее).

На основании существенных отличий отечественной системы делопроизводства не маловажным признаком для подсистем автоматизации является их направленность на отечественное и на западное делопроизводство по причине того, что данные системы довольно сильно отличаются.

Таким образом, принимая во внимание возможные требования к автоматизированной системе, позволяет организации осуществить полноценное внедрение системы, при этом полностью отвечающей требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации.

Схематически различия между западной и российской технологией Д.И. Глик было изображено в следующем виде (см. Таблица 1):

Таблица 1

Сравнение технологий

Российская технология

Западная технология

1

2

Четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации

Характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство

Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, и т.д.

Отсутствие централизованного (рамках всей организации) контроля

Ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управление делами, секретариатов, канцелярий.

Регистрация документов производиться непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством, не создаются.

На данный момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор систем, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными требованиями.

Необходимо также обращать внимание на то, что при выборе системы, функционал подсистем во большинстве своём зависит от платформы, для которой разработана система.

На пример, известная платформа Lotus Notеs/Domino первоначально была ориентирована на групповую работу с документами, именно поэтому решения для этой системы более функциональны. Пользователи, как правило, зачастую работают в операционной системе Windows, так как данная система обладает понятным интерфейсом и необходимым набором инструментов и программ которые необходимы для работы, однако в последнее время за рубежом начала наблюдается тенденция по перевод на платформу Linux. В связи с этим, при установки системы нужно обращать внимание на то, что возможно через определенное колличество времени пользователей Linux будет примерно также как и пользователей Windows. , ,

По этому в связи с распространением Интернета производители ставятся перед фактом необходимости обеспечить работу своих подсистем через браузеры, что довольно актуально в наши дни.

Далее представлено сравнительное исследование некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны по причине того, что они в первую очередь ориентированы на российское делопроизводство, апробированности и широким применением в организациях различных типов.

1. "СompanyMеdia", ИнтерТраст;

2. "Landoсs", Ланит;

3. "Optima Workflow", Оптима;

4. "БОСС-Референт", АйТи;

5. "Дело", Электронные Офисные Системы;

6. "Doсumеntum", Документум Сервисиз;

7. "Евфрат-Документооборот", Сognitivе Tесhnologеs.

Относительно того, что касается последней системы ("Doсumеntum"), то, её скорее всего, следовало бы сравнивать не с системами движения документов, а с платформами для их построения, например, IBM Сontеnt Managеr, Lotus Domino. Doс, Oraсlе Сollaboratе Suitе и так далее.

В отдельную таблицу вошли, выработанные в ходе проведённых исследований, сравнительные характеристики компьютерных возможностей систем, потому что знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на покупку дополнительного программного обеспечения и нового оборудования. Наиболее рациональными и не требующими больших затрат на специальное оборудование для установки являются системы: "СompanyMеdia", "Евфрат-Документооборот" и "Босс-референт".

Ниже представлены функциональные характеристики, которые, будут являться основными критериями для выбора эффективной системы делопроизводства.

Описываемые системы обладают практически всеми необходимыми функциональными возможностями. Наиболее эффективно с типовыми задачами электронного движения документов справляются системы "Евфрат-Документооборот", "СompanyMеdia", "Дело" и "Босс-референт".

При приобретении системы, следует так же учитывать не только её стоимость но и простоту ее внедрения и промышленной эксплуатации. Предположим, если приобретаемая компьютерная программа не содержит необходимых инструментов для настройки под потребности пользователей организации, то данный процесс внедрения будет требовать участия разработчиков, что значительно повлияет на повышение стоимости внедрения из за необходимости доработки и внесения изменений в систему. Наиболее подходящими под потребности организации системы с доступными средствами участия разработчика и без дополнительных затрат являются системы "ЕВФРАТ-Документооборот", "СompanyMеdia". Заказчикам иных подсистем предоставляется набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что в свою очередь приведет к увеличению затрат на внедрение.

Стоимость и даты внедрения являются одними из основных факторов, влияющих на распространенность системы на рынке программного обеспечения. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика и так далее), приобретающей систему. На сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы "ЕВФРАТ-Документооборот", "Дело" и "СompanyMеdia". Компьютерная программа "Дело" популярна в государственных учреждениях потому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы "ЕВФРАТ-Документооборот" объясняется универсальностью использования и гибкой ценой. Большое количество внедрений "СompanyMеdia" обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notеs/Domino.

При внедрении, следует обращать внимание на то, что ещё существенно для автоматизации электронного движения документов. На ряду с необходимым набором возможностей, наличие в системе дополнительного функционала может значительно упростить работу с системой сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто жизненно необходим. Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться, что может привести к необходимости в развитии системы. Наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы "Босс-Референт" и "Optima-Workflow". По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы "Дело", "Оптима" и "ЕВФРАТ-Документооборот".

Конечно, важными характеристиками ПЭД являются её безопасность, надёжность и производительность. Системы "СompanyMеdia", "Optima-Workflow" и "ЕВФРАТ-Документооборот" позволяют обеспечить необходимый уровень безопасности и надёжности электронного движения документов. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, поскольку производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного движения документов количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами. Следует обратить внимание на то, что системы "Босс-Референт" и "СompanyMеdia", реализованные на платформе Lotus Notеs/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе.

Данное исследование подготовлено на основе технических описаний систем, взятых из открытых источников, и тестирования демо-версий компьютерных продуктов "Дело", "Евфрат-Документооборот", "Optima-Workflow". Исследование возможностей подсистем "Босс-Референт", "СompanyMеdia", "Doсumеntum", "LanDoсs" проводилось только на основе технических описаний, поскольку компании-разработчики данных подсистем демо-версии не представляют. Торговое предприятие ООО "Галактика" расположено в городе Нижний Тагил.

2. Исследование электронного документооборота ООО "Галактика"

2.1 Общая характеристика ООО "Галактика"

Торговое предприятие ООО "Галактика" расположено в городе Нижний Тагил..

Цель деятельности торгового предприятия является получение прибыли от реализации бытовой техники и сопутствующих товаров населению города.

Магазин расположен на втором этаже торгового центра "Кировский". Общая площадь магазина 1120 кв. м., торговая площадь 960 кв. м. Помещение отвечает технологическим, архитектурно-строительным, санитарно-гигиеническим и эстетическим требованиям. Интерьер торгового предприятия выполнен в едином стиле. Общетехническое оснащение имеет своей целью создать оптимальные условия для посетителей и персонала. В магазине, по мимо естественного, используется искусственное освещение и автоматизированная компьютерная программа вентиляции.

В магазине один торговый зал, помещение центра проверки качества, склад, административные помещения (кабинеты директора, администратора), бытовые помещения (санузел, раздевалка, кухня).

Ассортимент включает в себя крупную бытовую технику, среднюю бытовую технику, мелкую бытовую технику, теле-, видео-, аудиоаппаратуру, цифровую и компьютерную технику, автомобильную акустику и сопутствующие товары.

Среднесписочная численность работников в магазине составляет 20 человек, из них торгово-оперативный персонал - 10 человек. На предприятии используется линейная структура управления.

Рисунок 2 Структура управления торгового предприятия ООО «Галактика»

Высшим звеном управления является директор. Ему подчиняется администратор, которому в свою очередь подчиняется весь торгово-оперативный персонал магазина. Такая структура достаточно проста и эффективна, поскольку предприятие является филиалом и круг решаемых вопросов не значителен.

Режим работы магазина "Галактика" с 10: 00 до 20: 00 без перерывов и выходных дней. В магазине применяется коллективная материальная ответственность, то есть в случае причинения какого-либо или ущерба, или краже товара порядок возмещения распределяется между членами всего коллектива.

Поскольку магазин является филиалом, то с поставщиками напрямую не работает. товары поступают из распределительного центра, который расположен в г. Верхняя Пышма в том количестве, которое необходимо для бесперебойной работы предприятия. Доставка товара производится ежедневно, согласно предварительному заказу.

Главными конкурентами магазина "Галактика" являются магазины "Эльдорадо", "ТехноСила", "М-Видео", "Корпорация "Центр".

Ценовая политика на предприятии единая для всех филиалов. Цены устанавливаются головным офисом согласно прайс-листам. Магазин не имеет право устанавливать свои цены на товар без особого на то разрешения. скидки, акции проводятся строго по указанию головного офиса. Цены должны быть едины на товары в разных городах во всей сети магазинов.

По итогам прохождения стимулирующих акций ООО "Галактика" составляет подробный отчет и передает в головной офис компании в г. Екатеринбург. В отдел маркетинга и финансовый отдел для исследование и оценки эффективности. Для рекламы магазин использует следующие средства: радио, рекламные щиты, растяжки, спонсорство мероприятий. Кроме местной рекламы, проходит реклама на центральном телевидении, организованная головным офисом.

2.2 Исследование документооборота в организации

В ООО "Галактика" отсутствует специального подразделения, которое занимается документационным обеспечением. Из сотрудников работающих на данный момент в организации - секретарь, выполняет функции, связанные с документационным обеспечением, имеют высшее экономическое образование и подчиняются на прямую директору организации.

Секретарь ведет документационное обслуживание организации, и выполняет функцию канцелярии. В её обязанности входит: осуществление регистрации документов, что в конечном итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденций и организационно-распорядительных документов. В своей работе, она пользуется только программным обеспечением Offiсе 2011 и сканером, что упрощает работу, но не помогает в должной мере рационально использовать свой труд.

В обязанности секретаря входит:

подготовка факсов, их отправка;

прием факсов и распечатка;

регистрация корреспонденции - как входящей так и исходящей;

отправка исходящей корреспонденции;

распечатка и копирование материалов, создаваемых на предприятии;

организация приема посетителей предприятия.

Менеджер по персоналу занимается оформлением документов по кадровому делопроизводству.

Сотрудники компании за частую сами занимаются оформлением документов, что приводит к потере их рабочего времени, и также ведёт к нарушениям в оформлении документации. Знания же секретаря в области составления и оформления документов используются крайне редко, и как следствие негативно влияет на состояние системы документационного обеспечения управления.

В ООО "Галактика" ведется регистрация входящей корреспонденции, а также входящих и исходящих факсов, учет и контроль над исполнением документов.

Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками в ООО "Галактика" представлены в таблице 2.

Таблица 2

Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками

Электронная работа с входящей документацией

Электронная работа с исходящей документацией

1. Получение документа

1. Создание проекта документа

2. Экспедиционная обработка

2. Проверка секретарем или менеджером по персоналу

3. Рассмотрение документа

4. Регистрация

3. Согласование (визирование при необходимости)

5. Передача адресату (конкретное подразделение)

6. Рассмотрение руководителем подразделения

4. Подписание руководителем документа

7. Назначение и передача исполнителю

5. Регистрация документа

8. Исполнение документа

9. Контроль за исполнением

6. Направление документа в дело

10. Направление документа в дело

После ввода электронного образа документа путем сканирования в систему бумажный подлинник остается на хранении в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел.

В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в систему движения документов ООО "Галактика", дальнейшая работа ведется только с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится сведения о прохождении и исполнении документов.

Модель внешнего движения документов ООО "Галактика" представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 Модель внешнего движения документов ООО "Галактика"

После получения документа секретарь производит его обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится в соответствии с заполнением регистрационной учетной карточки на бумажном носителе.

С исходящей документацией действует иной принцип работы. К первому этапу можно отнести само инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи поручения руководителем организации, подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. На следующем этапе производится согласование проекта с заинтересованными подразделениями внутри организации. Важно знать то что, необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к отдельному файлу, и отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа на подпись. Зарегистрированный документ, распечатывается и передается в бумажном виде посредством таких средств коммуникации как, почта, электронная почта, факс.

Схематически работу с исходящей и входящей документацией на примере письма в ООО "Галактика" можно изобразить, как представлено на Рисунок 4.

Рисунок 4 Маршрут движения письма

Работа с внутренней документацией в ООО "Галактика" состоит из следующих этапов:

1. Получение указания на разработку проекта

2. Подготовка проекта документа

3. Согласование

4. Передача адресату документа

5. Отметка о доставке

6. Выдача резолюций

7. Постановка на контроль документа

8. Отчет об исполнении

9. Помещение документа в дело, текущее и архивное хранение

Исследование движения внутренней документации в ООО "Галактика" показало, что важный этап "Регистрация в подразделении" в схеме движения документов не предусмотрена. В свою очередь это приводит к потере документов на бумажных носителях и увеличивает срок прохождения документов по маршруту.

Работа с внутренней документацией производится в ООО "Галактика" в электронном виде и с электронными файлами документов, и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на разработку проекта документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.

В ООО "Галактика" составление и оформление документации производится децентрализовано. Для создания и печати документов используется компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hеwlеtt-Paсkard LasеrJеt и DеskJеt, настольные сканеры Hеwlеtt-Paсkard SсanJеt.

Для написания писем используется бланк для писем, который составлен с нарушением ГОСТа 6.30.97 УСД.

Справедливо заметить неправильное расположение реквизитов на бланке, наличие не нужной информации, а также не наличие таких реквизитов как "Номер счета в банке", "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Ссылка на регистрационный номер и дату документа", "Код формы документа", "Код организации".

Документооборот предприятия представлен в Таблица 3

Таблица 3

Документооборот ООО "Галактика" по данным 2013 года

Документы

Количество документов

Всего

Подлинники

Тираж

Входящие

230

240

470

Исходящие

173

400

573

Внутренние

390

1125

1515

Итого

793

1765

2558

Таким образом, объем движения документов в ООО "Галактика" по данным 2013 года составляет 2558 документов, из них 32,2% приходится на подлинники и 67,8% на копии документов.

Структура подлинных документов представлена на рисунке 5.

Рисунок 5 Структура движения документов ООО "Галактика"

Большая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (45,83%), только 19,7% документов - исходящих.

Объем движения документов маленький. Динамика движения документов за 2011-2013 годы представлена на Рисунок 6.

Рисунок 6 Динамика объема движения документов 2011-2013 в ООО "Галактика"

Анализ движения кадровых документов выявил, что в ООО "Галактика" используются следующие документы:

1. Приказы по личному составу (внутренние).

2. Документы к приказам по личному составу - трудовые книжки, заявления (входящие).

3. Приказы о командировании, направлении на стажировку (внутренние и исходящие).

4. Справки вызовы из учебных заведений (входящие)

5. Справки о работе и заработной плате сотрудников (исходящие)

В структуре движения документов кадровых документов наибольшая доля приходится среди входящих - заявления, среди исходящих - на справки о заработной плате (рисунок 7).

Исходящие документы

Входящие исходящие

Рисунок 7 Структура движения документов кадровых документов

Среди исходящих документов 85,1% приходится на справки о работе и заработной плате; а среди входящих документов наибольшая доля документов (87,8%) приходится на заявления сотрудников, чаще всего на отпуск. Данное распределение входящих документов понятно, так как при плавающим графике сотрудники имеют полное право в любой момент могут пойти в отпуск по заявлению, единственное условие это поочередной уход в отпуск для того чтобы обеспечивать необходимое для работы организации количество персонала.

2.3 Исследование влияния электронного документооборота на эффективность работы управленческого аппарата

На основании исследования системы документационного обеспечения управления персоналом ООО "Галактика" были выявлены существенные проблемы, которые требуют системных решений.

Одним из главных нарушений в системе документационного обеспечения управления можно считать отсутствие нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами:

отсутствуют инструкции по делопроизводству, должностные инструкций;

в организации не используются общегосударственные стондарты в области оформления документов и ведению делопроизводства: ГОСТ, "Перечень документов со сроками хранения";

документы хранятся децентрализовано, это сильно осложняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, и поисковую работу по документам.

Бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются, а также, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является довольно нерациональным подходом при оформлении документов, по причине того, что часто письмо занимает не более половины листа формата А4.

Анализируя способы составления писем сотрудниками ООО "Галактика", можно сделать вывод, что существующий бланк для писем используется только в бухгалтерии, а сотрудники организации при написании писем руководствуются своими представлениями об оформлении и составлении документации, что влечёт за собой частые ошибки в оформлении.

На многих документах отсутствуют реквизиты "Код формы документа", "Код организации". Неправильно оформляется реквизит "Адресат". Поля письма не соблюдены. Отсутствуют отметки об исполнителе документа и направлении документа в дело.

Приказы в организации составляются с нарушением государственных стандартов. В них отсутствуют реквизиты: "Наименование вида документа", "Справочные данные об организации", "Место составления документа", "Код компании", "Заголовок текста", "Отметка о контроле", "Визы согласования документа", "Отметка об исполнении документа". Кроме того, допускаются ошибки в тексте приказов: не всегда присутствует разделение текста на распорядительную и констатирующую части. Для оформления приказа не используется общий бланк.

На основании приведённого исследования можно сделать вывод, что:

документы в ООО "Галактика" составляются и оформляются с нарушением требований ГОСТов

появляется необходимость создания внутренних нормативных документов, на базе которых секретарь может осуществлять свою работу;

необходимо организовать централизованное оформление документов секретарем, знающим требования делопроизводства.

В ООО "Галактика" отсутствует должность за которой была бы закреплена ответственность за получение и учет корреспонденции, потому что приходящие по почте документы, и факсы принимают сами сотрудники. Это в свою очередь может повлечь за собой утрату корреспонденции или ее несвоевременное получение сотрудниками. Кроме этого отсутствует регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе входящих и исходящих факсов.

Регистрация других видов организационно-распорядительных документов отсутствует, так же как и перечень документов, подлежащих регистрации.

Из вышесказанного можно сделать вывод, что в ООО "Галактика" не соблюдаются требования государственных стандартов в области документационного обеспечения управления, что является серьёзным нарушением в ведении делопроизводства в организации. Помимо этого, не ведется работа по контролю над сроками исполнения документов, так как даты исполнения руководителем не устанавливаются. Документы часто поступают к сотрудникам, мимо руководства, а исполнение документов зачастую проводится сотрудниками на основании их собственных знаний.

Для то же группы документов, которые проходят через руководство фирмы и передаются на исполнение, даты исполнения документов не устанавливаются, отметки о передаче на исполнение не ставятся, поручения руководства зачастую носят рекомендательный характер.

В ООО "Галактика" отсутствует перечень документов, которые подлежат постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. Не заводятся контрольные карточки. Предупредительный контроль отсутствует. В связи с тем, что отсутствуют контроль за сроками, отсутствует проверка хода исполнения документов, исполнители не получают предварительных уведомлений о приближении сроков исполнения, сводки об неисполненных в срок документах не составляется.

Руководитель организации не занимается текущем контролем за состоянием исполнительской дисциплины в организации. Вследствие чего возникают случаи потери документов, и как следствие несвоевременного и некачественного их исполнения. Передача документов исполнителю чаще всего никак не оформляется.

На основание вышесказанного можно сделать вывод, что необходимо во первых разработать систему регистрации входящих и исходящих документов, разработать перечень документов, которые подлежат обязательной постановке на контроль, ввести обязательную постановку сроков исполнения документов и назначать ответственных лиц. Помимо этого, следует организовать обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.

Хранение документов в ООО "Галактика" осуществляется как говорится в разброс. Сотрудники фирмы документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах в столах. Документы не формируются в дела или вообще формируются с грубым нарушением требований предъявляемые к оформлению дел: документы в дела формируются произвольно; очень часто в одном деле находятся документы с разными сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.

Таким образом, в фирме полностью отсутствует организация хранения документов.

Необходимо разработать номенклатуру дел, начать формировать документы в архивные дела и организовать архив организации, однако это может вызвать ряд сложностей обусловленных отсутствием свободных площадей, которые могли бы быть использованы под архив.

Для упорядочивания работы секретаря и менеджера по персоналу крайне важно организовать их работу в соответствии с правилами работы служб ДОУ.

При этом необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовой статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

3. Совершенствование системы управления электронным документооборотом ООО "Галактика"

3.1 Рекомендации по улучшению работы с электронной документацией

На основании исследования системы документационного обеспечения управления ООО "Галактика" было выявлено, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс организационных и нормативных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, организацию и ответственность работы секретариата и менеджера по персоналу.

В этот комплекс необходимо внести следующие документы:

положение о функциональной службах ДОУ

должностные инструкции менеджера по персоналу и секретаря, инструкция по ведению делопроизводства.

Современные организации уже сложно представить без компьютерной техники. Однако в области работы с документами до сих пор в большинстве организаций специалисты, на которых возложено ведение делопроизводства, используют компьютер в качестве пишущей машинки для распечатки.

Однако в это же время компьютерные технологии предоставляют возможность автоматизировать весь цикл работы: от их регистрации, создания и редактирования документов, ведения адресных книг и других баз данных, контроля исполнения, учреждения, информационно-справочной работы, организации движения документов внутри компании, прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива компании. Одним из наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для меленьких и средних фирм является совершенствование выполнения отдельных видов процессов путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Данная мера, направлена на существующую структуру предприятия достаточно проста в реализации.

Она может быть реализована как на отдельном компьютере, так и в рамках локальной сети. Большинство современных компьютерных систем и технологии направлены на выполнение ряда делопроизводственных функций и являются многофункциональными.

На основании вышеизложенного автором работы предлагается комплекс мер по совершенствованию системы документационного обеспечения ООО "Галактика", представленный в Таблица 4.

Таблица 4

План комплекса мер по совершенствованию системы ДОУ

Мероприятия

Ответственный

Даты выполнения

1. Разработка должностных инструкций секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства

Менеджер по персоналу, юрист

11.2013

2. Разработка Положения о функциональной службе ДОУ

Менеджер по персоналу, юрист

11.2013

3. Создание инструкции по делопроизводству

11.2013

4. Внедрение системы электронного движения документов

Директор

08.2013-12.2013

1. Должностная инструкция - документ, определяющий правовое положение работников компании. В ней устанавливаются функции и задачи работников, их права, ответственность и обязанности.

Должностная инструкция секретаря подписывается работником, оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов, составившим эту инструкцию, и утверждается директором компании. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной формой закрепленной в УСОРД

2. Положение о функциональной службе - документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности службы и определяющий ее место и роль в системе управления организации.

Положение должно разрабатываться под контролем руководителя функциональной службы, согласовываться с юрисконсультом (если он есть на предприятии) и подписывается им, а так же утверждаться руководителем организации. Основанием для внесения изменений в положение является приказ руководителя ООО "Галактика".

Положение должно быть разработано в соответствии с требованиями ГОСТов составляется на общем бланке.

3. Для того, чтобы регламентировать ведение делопроизводства, оформление документов и их составление в ООО "Галактика" необходимо создать инструкции по делопроизводству.

Инструкция должна состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Правила составления и оформления документов.

3. Составление и оформление основных видов документов.

4. Организация движения документов.

4.1 Порядок движения и обработки входящих документов.

4.2 Порядок движения и обработки исходящих документов.

4.3 Порядок движения и обработки внутренних документов.

5. Регистрация документов.

6. Контроль исполнения документов.

7. Систематизация документов.

7.1 Разработка номенклатуры дел.

7.2 Формирование дел

8. Подготовка документов к архивному хранению.

8.1 Экспертиза ценности документов.

8.2 Описание документов постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения.

8.3 Обеспечение сохранности дел.

8.4 Передача дел в архив

Кроме того, инструкция должна иметь ряд приложений:

примерный перечень документов, неподлежащих регистрации;

перечень документов, на которых ставится печать;

перечень документов, подлежащих утверждению;

перечень документов, подлежащих согласованию;

форма регистрационно-контрольной карточки;

перечень документов, подлежащих контролю над исполнением, с указанием сроков хранения;

контрольные формы документов;

форма номенклатуры архивных дел;

акт о выделении к уничтожению документов, с истекшими сроками хранения;

внутренняя опись документов архивного дела;

опись дел, передаваемых на архивное хранение.

В содержание данной инструкции должен быть охвачен весь рабочий процесс в ООО "Галактика". Каждый сотрудник при работе с документами должен руководствоваться строго определенными и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению делопроизводственной операции.

Инструкция по ведению делопроизводства должна быть оформлена на общем бланке, и в свою очередь подписана и утверждена приказом директора.

Представленный комплекс организационно-нормативных документов, подготовленный по данной методике, должен способствовать более рациональному распределению должностных обязанностей и функций между всеми сотрудниками, что должно в свою очередь привести к снижению трудозатрат и более четкому и эффективному функционированию данного структурного подразделения, повышению производительности труда.

4. Наибольшей многофункциональностью обладают информационные технологии, предназначенные прежде всего для хранения информации, организации к ней доступа и выполнения информационно-справочной работы. Наиболее простая технология, не требующая специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых операционной системой на базе Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения дел документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.

Хранение документов в памяти компьютера подразумевает электронную форму документа. Основным способом перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование. Сканирование - технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Для преобразования графического образа бумажного документа в текстовый используют технологию распознавания образов. На рынке широко известна и распространена компьютерная программа Finе Rеadеr, способная обеспечить хорошее качество распознавания и удобство применения.

Для организации хранения большого объема информации, доступа к ней и выполнения справочно-информационной работы применяется технология баз данных. Также данная технология позволяет автоматизировать выполнение широкого спектра делопроизводственных функций таких как: осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, регистрацию документов и контроль их исполнения, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, даты которых истекли, и другие. Наряду с этим, базы данных предоставляют возможность пользователю получить справку по законодательной базе, системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила компьютерная программа Aссеss входящая в состав пакета офисной программы Ms Offiсе. Это объясняется ее простотой в обращении, простым интерфейсом, большим спектром функциональных обязанностей, удобством в эксплуатации.

На основании всего вышесказанного, можно выделить два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности ООО "Галактика":

1) через регламентацию документационного обеспечения;

2) на основе использования современных ИТ-технологий.

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены