Управление конфликтами в ООО "Спецтранс": основные принципы, правила и рекомендации

5. Должностная инструкция специалиста документационного обеспечения ООО «Спецтранс» утвержденная 28.07.2012 - 5 с.

Литература

6. Базаров Т.Ю., Еремин Б.Л. (ред.) Управление персоналом. - Учебник для вузов. - М.: ЮНИТИ, 1998. - 423 с.

7. Васина Д.В. Управление персоналом. Учебное пособие Учеб. пособие. М.: МАРТИТ, 2010. - 65 с.

8. Глазов М.М., Фирова И.П., Истомина О.Н. Управление персоналом: анализ и диагностика персонал-менеджмента. - М.: Издательство: Андреевский издательский дом, 2007. - 251 с.

9. Давлетчина С.Б. Словарь по конфликтологии. - Улан-Удэ: ВСГТУ, 2005. - 100 с.

10. Дуракова И.Б. Управление персоналом. - М.: ИНФРА-М, 2009 г. - 546 с.

11. Кибанов А.Я., Ворожейкин И.Е. Конфликтология. Учебник. - М.: Инфра-М, 2011. - 320 с.

12. Кулыгина И.А., Каширин Н.А., Пименов Д.Ю. Управление персоналом. Учебное пособие. - Челябинск: ЮУрГУ, 2007. - 106 с.

13. Понуждаев Э.А. Управление персоналом. Учебное пособие. М.: ИМЭС, 2004. - 293 с.

14. Пугачев В.П. Руководство персоналом организации. Учебник. - М.: Аспект Пресс, 2002. - 279 с.

15. Спивак В.А. Управление персоналом Учебное пособие. - М.: Эксмо, 2010. - 226 с.

16. Самоукина Н.В. Управление персоналом, российский опыт. - СПб.: Питер, 2003 - 236 с.

17. Управление персоналом организации. Под ред. Кибанова А.Я. 4-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 695 с.

18. Хромовских Н.Т. Основы кадрового менеджмента Учеб. материал / 2-е изд., доп. и перераб. - Владивосток: ДВГАЭУ, 2003. - 208 с.

19. Шипилов А.И., Анцупов А.Я. Конфликтология: Учебник для вузов. 3-е изд. - Спб.: Питер, 2007. - 496 с.

20. Красовский Ю.Д. Организационное поведение. - М.: ЮНИТИ, 2009. - 527 с.

21. Маслова В.М. Управление персоналом: учебник. - М.: Юрайтф, 2011. - 488 с.

22. Шишлова Е.Э. Развитие организации. Социально-психологический аспект. - М.: Проспект, 2010. - 224 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Утверждена

Генеральным директором

ООО «Спецтранс»

____________ П.А. Иванкин

«31» марта 2011 г.

Должностная инструкция

Секретаря

I. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря ООО «Спецтранс» (далее - Общество).

1.2. Секретарь относится к категории подчиненных.

1.3. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом генерального директора Общества.

1.5. Секретарь подчиняется генеральному директору Общества.

1.6. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствия такового - лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.7. Секретарь должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные документы, касающиеся организации делопроизводства;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- структуру Общества;

- организацию делопроизводства в Обществе;

- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

- сроки и порядок сдачи дел в архив;

- системы организации контроля за исполнением документов;

- законодательство о труде Российской Федерации;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.8. Секретарь в своей деятельности руководствуется:

- Уставом Общества;

- Инструкцией по делопроизводству;

- Настоящей должностной инструкцией;

- Иными локальными актами Общества.

II. Должностные обязанности

2.1. Планирует рабочий день генерального директора (встречи, звонки, прием, пр.).

2.2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности генерального директора (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров и др.).

2.3. Сопровождает генерального директора на встречах, в поездках и пр.

2.4. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.

2.5. По поручению генерального директора согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.

2.6. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.

2.7. Ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, отправляет почтовую корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.

2.8. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.

2.9. По поручению генерального директора составляет письма, запросы, другие документы.

2.10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.11. Выполняет отдельные служебные поручения генерального директора.

2.12. Осуществляет и контролирует выполнение мероприятий, обеспечивающих рациональное использование автомобильного транспорта организации.

2.13. Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты здания, в котором расположены офисные помещения Общества, а также контроль за исправностью оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции и др.).

2.14. Решает вопросы по приобретению и хранению канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных товаров, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения, а также ведет учет их расходования и составление установленной отчетности.

2.15. Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Утверждена

Генеральным директором

ООО «Спецтранс»

____________ П.А. Иванкин

«28» июля 2012 г.

Должностная инструкция

Специалиста документационного обеспечения

I. Общие положения

1.9. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста документационного обеспечения ООО «Спецнтранс» (далее - Общество).

1.10. Специалист документационного обеспечения относится к категории подчиненных.

1.11. На должность специалиста документационного обеспечения назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы.

1.12. Назначение на должность специалиста документационного обеспечения и освобождение от нее производится приказом генерального директора Общества.

1.13. Специалист документационного обеспечения подчиняется генеральному директору Общества.

1.14. На время отсутствия специалиста документационного обеспечения (командировка, отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствия такового - лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.15. Специалист документационного обеспечения должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные документы, касающиеся организации делопроизводства;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- структуру Общества;

- организацию делопроизводства в Обществе;

- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

- сроки и порядок сдачи дел в архив;

- системы организации контроля за исполнением документов;

- законодательство о труде Российской Федерации;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.16. Специалист документационного обеспечения в своей деятельности руководствуется:

- Уставом Общества;

- Инструкцией по делопроизводству;

- Настоящей должностной инструкцией;

- Иными локальными актами Общества.

II. Должностные обязанности

2.1. Специалист документационного обеспечения обязан:

2.2. Организовывать документооборот в Обществе.

2.3. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

2.4. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.5. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.6. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства в Обществе и организовывать их внедрение.

2.7. Принимать меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой и техническими средствами.

2.8. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в подразделениях Общества, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.9. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.

2.10. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку Общество.

2.11. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.12. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.13. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению организации документооборота в Обществе.

2.14. Проводить работу по защите информации, составляющей коммерческую и служебную тайну.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Картография конфликта

1. Субъект

Кто

Специалист документационного обеспечения Риваненкова Л.Н.

Потребности

Уважение коллег

Опасения

Критика коллег

Ослабление авторитета

Ослабление позиций в коллективе

Быть замененной более молодым и энергичным сотрудником

Приложение 4

Причины конфликта в ООО «Спецтранс»

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Картография анализа конфликта

Размещено на Allbest.ru