Оглядово-аналітичні документи

Для розв'язання проблеми спільного використання інформаційної системи створюється інформаційне забезпечення.

Інформаційне забезпечення є базою, на якій ґрунтується управлінська діяльність. Управління процесами опрацювання інформації є змістом документаційного забезпечення управління.

Діяльність у галузі інформаційного управління пов'язана з проведенням таких видів робіт:

1. Виявлення кола управлінських завдань, які розв'язуються як на рівні організації, так і в кожному з їх підрозділів.

2.Оцінка значущості окремих напрямів діяльності організації на певних етапах її розвитку.

3.Уточнення складу і структури інформаційних матеріалів, необхідних для забезпечення управлінських рішень.

Інформаційну складову управлінської праці становить збирання, зберігання, опрацювання і передача інформації.

Новим концептуальним підходом до побудови інформаційно-аналітичної системи управління є її багаторівнева структура, тобто, структура, при якій різні інформаційні потоки генеруються, обробляються, накопичуються та використовуються на різних рівнях системи: центральному (інформаційно-аналітичні служби вищих органів державної влади), крайовому (крайові інформаційно-аналітичні служби), обласному (інформаційно-аналітичні відділи в облдержадміністраціях) та районних (районні і міжрайонні інформаційно-аналітичні служби).

Кожний організаційний рівень інформаційно-аналітичної системи розрахований на оперування визначеним обсягом інформації, тобто він повинен займатися збором, аналізом та розповсюдженням інформації в межах району, області, краю, країни.

Отже, структура інформаційно-аналітичної системи є головним фактором систематизації, упорядкування, структурування різноманітних різнопланових інформаційних потоків, що надходять у систему ззовні, перетворення їх на аналітичні матеріали, прогнози, рекомендації, консультації та надання цих продуктів перетворення інформаційним органам державного управління.

Відповідно до інформаційного запиту (потреби) споживача визначають зміст, рівень згортання, характер вторинної інформації, форму її подання, види інформаційних документів, часткову методику створення їх. Тому для забезпечення споживачів інформацією достатньо створювати згорнуту інформаційну модель окремого документа (інформаційний реферат, анотація, бібліографічний опис, опис ключовими словами) або згорнуту інформаційну модель певного масиву документів (реферативний журнал, бібліографічний посібник).

Таким чином, визначальним фактором опрацювання інформації для інформаційно-аналітичних документів є споживач інформації.

Цінність оглядово-аналітичних документів пов'язана з можливістю швидкого "входження" з їхньою допомогою в певну проблематику, а також з тим, щоб скласти уявлення про перспективні напрями її розвитку. Між оглядовими та аналітичними документами багато спільного, тому їх часто розглядають як змішаний вид вторинних документів -- оглядово-аналітичні документи.

Науково-аналітична діяльність відіграє важливу роль в інформаційному забезпеченні влади, народного господарства, науки.

Питання організації управління районами у містах належать до компетенції міських рад.

Кузнецовська міська рада є виборним представницьким органом місцевого самоврядування, що складається з депутатів і відповідно до закону представляє територіальну громаду міста та здійснює від її імені та в її інтересах функції та повноваження місцевого самоврядування.

Міська рада веде свою роботу у таких напрямках: постійно спрямовує свою роботу згідно основних напрямків розвитку господарського комплексу міста.

Ці напрями роботи передбачені у “Програмі соціально-економічного розвитку міста на 2008р..

В галузі "Органи виконавчої влади" діловодство міських рад є важливою ланкою.

В системі управління Кузнецовської міської ради діє організаційно-розпорядча документація (ОРД): вказівки (керівні настанови або рекомендації), інструкції, накази, положення, постанови, рішення розпорядження , статути, укази, ухвали.

Різноманітна за видами та за обсягом у Кузнецовській міській раді довідково-інформаційна документація: акти, анотації, відгуки, відомості, довідки, договори, записки (службові доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти, листи службові, оголошення, плани роботи, посвідчення, протоколи, витяги з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми, списки/переліки, доповідні та пояснювальні записки, запрошення.

Діловодство здійснюється централізовано, всі операції з обробки документів (приймання і відправлення, реєстрація й облік, контроль виконання документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання виконує секретар виконкому, тобто виконує діловодні функції.

Документаційне забезпечення документів в Кузнецовській міській раді здійснюється відповідно до “Примірної Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України”, а також відповідно до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

Номенклатура справ Кузнецовської міської ради складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів. Зведена номенклатура погоджена з архівом і затверджена міським головою.

Застосувавши комп'ютерну техніку Кузнецовська міська рада підключилася до інформаційної мережі Інтернет, створена своя WEB-сторінка (www.kuznetsovsk-rada.gov.ua.) з відображенням на ній всіх новин про роботу міськради, користуються послугами електронної пошти (e-mail:office-vkkmr@kuznetzovsk-rada.gov.ua.). Це поліпшило роботу влади з населенням міста, області, вищих органів влади. Мережа Інтернет дає можливість постійного доступу до електронної програми “Електронний уряд”, а це - новини про все, що відбувається у роботі уряду - вищого органу державної влади: закони, постанови, рішення, розпорядження. Нажаль Кузнецовській міській раді не застосовують в організації документного забезпечення комп'ютерні технології. Але саме комп'ютерізація дає можливість швидко отримати, обробити документи та потрібну інформацію, тому слід ввести електронний документообіг

Вдосконаленню документування в Кузнецовській міській раді підлягає інформаційно-аналітичне забезпечення.

У зв'язку з тим, що у відділі організаційної роботи збільшився обсяг аналітичної документації: огляди, інформаційно-аналітичні довідки, листи, потрібно було б створити інформаційно-аналітичний відділ, де і опрацьовувалася б, вище вказана документація. Інформаційно-аналітичного забезпечення потребують питання, які вирішуються в міській раді м. Кузнцовська, а саме:

-- соціально-політичної обстановки в місті;

-- визначення потреб міста в ресурсах та умов, необхідних для його життєдіяльності;

-- прогнозування соціально-економічного розвитку міста на періоди різної тривалості;

-- реалізація заходів щодо задоволення запланованих потреб міста;

-- комплексний аналіз та контроль задоволення міста ресурсами і умовами його життєдіяльності.

Для поліпшення роботи міської ради м. Кузнецовськ потрібно створити інтегровану інформаційно-аналітичну систему, яка має забезпечити ефективну роботу міської ради. Для цього використати компоненти, що реалізують інтеграцію її діяльності, а саме:

· телекомунікаційне середовище;

· інтегровану систему електронного документообігу,

· інтегровану систему управління інформаційними ресурсами,

· систему управління розподіленими технологіями аналітичних обчислень

На етапі розвитку ІАС щоб подолати головні проблеми слід зробити наступне:

розробити на рівні держави нормативно-правові норм щодо регулювання доступу до державних інформаційних ресурсів;

розробити регламент використання та передачі інформації про діяльність ОДВ і ОМС;

- створити достатній інформаційний базис для комплексного вивчення і виконання завдань державного та господарського управління у вигляді державних кадастрів, реєстрів та регістрів інформаційних ресурсів з інформацією про земельні та природні ресурси, об'єкти нерухомості, населення, юридичні особи тощо;

- вдосконалити технологію процесів управлінської діяльності відповідно сучасним потребам державного управління і сучасного рівня розвитку інформаційних технологій;

- розвинути “публічну владу”, прямий та зворотній інформаційний зв'язок міської ради з громадськістю та різноманітними недержавними джерелами масової інформації.

На сучасному етапі розвитку інформаційних технологій, коли комп'ютерні мережі стають глобальним чинником, а засоби інформатизації охоплюють все нові ділянки державного та суспільного життя, проблема автоматизації управлінської сфери потребує нових підходів і принципів. Виходячи з головних завдань, щодо напрямків інформаційно-аналітичної діяльності в ІІАС (в рамках яких і повинна здійснюватися функціональна інтеграція в системі) міській раді м. Кузнецовськ належить впровадження засобів автоматизації:

1.Електронізація документообігу. Поступово, але неухильно документообіг повинен перенестися з паперового на електронні носії, це є необхідною умовою впровадження засобів автоматизації. Разом з узаконенням електронного підпису це дасть можливість реально здійснити ідеї безпаперової інформатики і значно підвищити ефективність систем управління.

2. Збір і первинна обробка інформації. Основними джерелами інформації є: результати фундаментальних досліджень; матеріали, підготовлені різними підрозділами і службами; дані державних і недержавних (комерційних) інформаційних ресурсів; оперативна інформація засобів масової інформації; звітність суб'єктів економічної діяльності та інша інформація, яку подають громадяни до державних установ.

3. Ведення і поповнення джерел інформації, перш за все електронної, з метою забезпечення постійного уточнення і розширення інформаційної бази для прийняття рішень.

4. Автоматизований моніторинг стану управління системами і підсистемами міської ради на основі вироблених критеріїв і показників роботи за допомогою автоматизованих засобів і технологій, відображення стану справ у різних ділянках міської діяльності.

5. Прогнозно-аналітична діяльність, ділові ігри та інші форми здобуття узагальненої і прогнозної інформації для випереджаючого планування роботи міської ради.

6. Проведення соціологічних досліджень у м. Кузнецовську та області з використанням електронних засобів інформації та широкого доступу до Інтернету з метою одержання додаткової інформації та її використання при прийнятті рішень.

7. Проведення фундаментальних досліджень спільно з науковими установами, що передбачає розробку предметної області знань про інформаційно-аналітичні системи і створення інформаційних моделей діяльності ОДВ та ОМС.

При функціонуванні ІАС діяльність інформаційно-аналітичного відділу міської ради м. Кузнецовськ має здійснюватися за такими напрямками: збір та ведення інформації державних інформаційних ресурсів, оперативної, нормативної інформації та класифікаторів; оперативний аналіз інформації; ретроспективний аналіз інформації; системно-аналітична діяльність з організації процесів прийняття рішень; підтримка документообігу; підтримка повсякденної внутрішньої діяльності; захист даних інформаційно-аналітичного відділу; технологічна підтримка діяльності інформаційно-аналітичного відділу.

Документообіг в державі є системою, що матеріалізує процеси збору, перетворення, зберігання інформації, а також процеси управління: підготовку та прийняття рішень, контроль за їх виконанням. З огляду на розподілену структуру ІІАС і різноманітність існуючих систем електронного документообігу в ОДВ й ОМС пропонується створити систему електронного документообігу в міській раді м. Кузнецовська.

Список використаної літератури та неопублікованих документів

1. Асєєв Г. Методологія автоматизації діловодства: документи / Г.Асєєв // Вісн. Кн. палати. - 2004. - № 11. - С. 23-26.

2. Асєєв Г. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи / Г Асєєв // Вісн. Кн. палати. - 2004. - № 4. - С. 26-29.

3. Асєєв Г. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи / Г. Асєєв // Вісн. Кн. палати. - 2004. - № 4. - С. 32-35.

4. Бакуменко В.Д Формування державно-управлінських рішень: проблеми теорії, методології, практики / В.Д. Бакуменко. - К.: Вид-во УАДУ, 2000. - 328 с.

5. Бандурка О. Адміністративний процес / О. Бандурка, М. Тищенко. - К., 2001. - 336 с.

6. Блюменау Д.И. Индикаторный метод компьютерного свертывания в процессе обучения аналитико-синтетической переработки информации / Д. Блюменау // Науч. и техн. б-ки. - 2001. - № 12. - С. 29-41.

7. Винокуров Ф.Я. До питання особливостей ведення діловодства в районних державних адміністраціях / Ф. Винокуров // Бібліотекознавство. Бібліотекознавство. Інформологія. - 2005. - № 2. - С. 16-19.

8. Воройский Ф.О. Аналитико-синтетическая обработка и переработка информации в автоматизированных системах НТИ: Основы организации и технологии / Ф.О. Воройский. - М., 1991. - 217 с.

9. Гречихин А.А. Информационные издания / А.А. Гречихин. - М.: Книга. - 1988. - 272 с.

10. Гольдгамер Г. Информационное обеспечение исследований и разработок / Г. Гольдгамер. - М.: Советское радио, 1976. - 352 с.

11. Дігтяр А. Організаційне забезпечення інформаційно-аналітичного обслуговування органів державної влади в процесі прийняття і реалізації державно-управлінських рішень / А. Дігтяр // Статистика України. - 2003. - № 2. - С. 36-39.

12. Желюк Т.Л. Механізми аналітичного обгрунтування ефективності виконання управлінських рішень в органах державного управління / Т.Л. Желюк // НТІ. - 2006. - № 3. - С. 19-24.

13. Загорецька О. Новий стандарт складання і оформлення організаційно-розпорядчої документації / О. Загорецька // Секретар-референт. - 2003. - № 8. - С. 18-20.

14. Колодій М. Ю. Державне будівництво та місцеве самоврядування / М.Ю. Колодій. - К., 2005. - 452 с.

15. Корнієнко В. Проблеми створення системи вторинних інформаційних / В. Корнієнко // Наук. праці НБУВ ім. В.І. Вернадського. - 2000. - Вип. 5. - С. 142-151.

16. Коршунов О.П. Библиографоведение / О.П. Коршунов. - М., 1990. - 232 с.

17. Кулицький С.П. Організації інформаційної діяльності у сфері управління / С.П. Кулицький - К., 2002. - 224 с.

18. Кушнаренко Н.М. Документоведение / Н.М. Кушнаренко. - К., 2000. - 460с.

19. Кушнаренко Н.М. Наукова обробка документів / Н.М. Кушнаренко, В.К. Удалова. - К., 2003. - 328 с.

20. Лучанська В. Інформаційне забезпечення природоохоронних дій як умова сталого розвитку району / В. Лучанська // Вісн. Кн. палати. - 2001. - № 9. - С. 35-37.

21. Матвієнко О.В. Основи інформаційного менеджменту / О.В. Матвієнко. - К., 2003. - 124 с.

22. Сельченкова С. Документооборот: принципы организации и анализ / С. Сельченкова // Секретарь-референт. -2004. - № 2. - С. 9-12.

23. Сілкова Г.В. Інформаційно-аналітична діяльність у структурі інформаційної діяльності / Г.В. Сілкова // Бібліотекознавство. Бібліотекознавство. Інформологія. - 2007. - № 4. - С. 37-44.

24. Сілкова Г. Інформаційно-аналітична діяльність як напрям інформаційної діяльності / Г. Сілкова // Вісн. Кн. палати. - 1999. - № 3. - С. 15-16.

25. Сілкова Г. Інформаційно-аналітині дослідження в структурі інформаційних ресурсів / Г. Сілкова // Вісн. Кн. палати. - 2001. - № 2. - С. 14-15.

26. Сілкова Г. Основи інформаційно-аналітичних досліджень / Г. Сілкова. - К., 1998. - 50с.

27. Сташків М. Найповніше задовольнити потреби новітнього споживача інформації - кредо сучасної бібліотеки / М. Сташків // Вісн. Кн. палати. - 2004. - № 9. - С. 28-29.

28. Ступак В. Науково-аналітична діяльність у галузі суспільних наук в Україні: сучасний стан та перспективи розвитку / В. Ступак // Вісн. Кн. палати. - 2000. - № 1. - С. 21-24.

29. Организация работы с документами / В. Кудряева. - М., 2001. - 592 с.

30. Черепін Ю.Т. Аналітичні складові СІАЗ регіональних органів виконавчої влади / Ю.Т. Черепін // Актуальні проблеми економіки. - 2006. - № 10. - С. 207-219.

31. [Електрон. ресурс]. -- Режим доступу: http://www.univd.edu.ua/

Додаток 1

Структура прийняття управлінського

Рішення

збирання переробка

інформації інформації

контроль вироблення

виконання рішення

видача завдання

виконавцям

[22, с. 20].

Додаток 2

Схема документообігу невеликих організацій

керівник

секретар виконавці

Схема документообігу установ, що мають

структурні підрозділи

керівництво керівництво

установи структурних

підрозділів

секретаріат секретаріат

(секретар структурних виконавці

керівництва) підрозділів

служба

діловодства

вихідні документи

вхідні документи

[22, с. 11].

Додаток 3

ЖУРНАЛ реєстрації вхідних документів

ЖУРНАЛ реєстрації створюваних установою документів

ЖУРНАЛ реєстрації наказів

[13, с. 19].

Додаток 4

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

[13, c. 19].

Додаток 5

Таблиця 1. Перелік функцій облдержадміністрації, що потребують інформаційно-аналітичного забезпечення, та регламент

[30, 219].