Делегирование полномочий: централизация и децентрализация власти
Принципы оптимального управления, основанного на разумном сочетании централизации и децентрализации, преимущества и недостатки данного типа управления. Понятие и методы делегирования полномочий, его анализ и оценка на примере предприятия ООО "LiDiA".
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 11.02.2011 |
| Размер файла | 246,1 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
КУРСОВАЯ РАБОТА
По теме:
«Делегирование полномочий: централизация и децентрализация власти»
Введение
Успешная деятельность организации во многом зависит от грамотно организованного управления. Содержание и набор действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависят от типа организации (деловая, административная, общественная, образовательная и т.д.), ее размеров, сферы деятельности (производство товаров, оказание услуг), уровня в управленческой иерархии, функционального процесса внутри организации (производство, маркетинг, кадры, финансы) и еще от многих других факторов. Управленческой деятельностью в организации занимаются менеджеры, они решают множество задач, в частности, менеджеры разрабатывают стратегию поведения компании, формируют и приводят в движение потенциал организации и несут формальную ответственность за результаты ее деятельности.
Однако очень часто огромное количество достаточно важных повседневных дел и забот отнимает рабочее время менеджера, не давая возможности сосредоточиться на самом главном. Выход очевиден - необходимо научится распределять свое время так, чтобы получать от него максимальную отдачу. Менеджер должен помнить, что он всего лишь один человек. Независимо от того, как усердно он работает, он не в силах сделать больше, чем может сделать один человек. Поэтому его главная функция заключается в том, чтобы правильно организовать работу людей, находящихся у него в подчинении.
Одним из эффективных способов регулировать количество выполняемой работы может стать делегирование - передача полномочий подчиненным. Начальник должен научиться делегировать свои полномочия. Чем больше полномочий и ответственности руководитель дает подчиненным, тем выше его способность руководить людьми.
Организация управления каждой фирмы постоянно совершенствуется путем применения таких форм и методов, которые бы обеспечивали наиболее высокие прибыли, высокую конкурентоспособность выпускаемой продукции и способствовали проникновению в новые сферы деятельности и завоеванию прочных позиций на рынках.
Важнейшим принципом управленческой деятельности является принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации, который положен в основу организационных форм управления. Любая организация развивается, делая постоянный выбор между централизацией и децентрализацией.
Все вышеназванное определяет актуальность темы курсовой работы.
Целью работы является раскрытие методов делегирования полномочий и ответственности в системе менеджмента.
Задачи работы:
1. рассказать о принципах оптимального управления, основанного на разумном сочетании централизации и децентрализации, показать преимущества и недостатки централизации и децентрализации управления;
2. раскрыть понятие и методы делегирования полномочий;
3. показать, какие аргументы предъявляют противники метода делегирования полномочий и на чем они основы, а также какой эффект достигается при применении данного метода в управлении;
4. проанализировать метод делегирования полномочий на примере ООО «LiDiA».
управление делегирование полномочие централизация
1. Делегирование полномочий. Централизация и децентрализация власти
1.1 Централизация и децентрализация управления: преимущества и недостатки
Как мы отмечали выше, одним из основных принципов менеджмента является принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении.
Организации, в которых руководство высшего звена оставляет за собой большую часть полномочий, необходимых для принятия важнейших решений, называются централизованными.
Децентрализованные организации - это такие организации, в которых полномочия распределены по нижестоящим уровням управления.
На практике, однако, не встречается полностью централизованных или децентрализованных организаций. Степень централизации варьируется от организации, где большая часть (если не все) полномочия, необходимые для принятия важнейших решений, остаются на высшем уровне управления, до организации, где большая часть таких прав и полномочий делегируется нижестоящим уровням управления. Разница состоит лишь в относительной степени делегирования прав и полномочий. Поэтому любая организация может быть названа централизованной или децентрализованной лишь в сравнении с другими организациями или в сравнении с собой же, но в другие периоды.
Понять, насколько данная организация централизованна или децентрализована, можно определив следующие ее характеристики:
Количество решений, принимаемых на нижестоящих уровнях управления. Чем больше количество тех решений, которые принимают нижестоящие руководители, тем большая степень децентрализации.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Важность решений, принимаемых на нижестоящих уровнях. В децентрализованной организации руководители среднего и нижнего звена могут принимать решения, связанные с затратами значительных материальных и трудовых ресурсов или направлением деятельности организации в новое русло.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Последствия решений, принимаемых на нижестоящих уровнях. Если руководители нижнего и среднего звена могут принимать решения, затрагивающие более чем одну функцию, то организация, по-видимому, децентрализованная.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Количество контроля за работой подчиненных. В сильно децентралРазмещено на http://www.allbest.ru/
изованной организации руководство высшего звена редко проверяет повседневные решения подчиненных ему руководителей, исходя из предположения, что все эти решения правильные. Оценка действий руководства делается на основании суммарных достигнутых результатов, в особенности, уровня прибыльности и роста организации.
Рассмотрим теперь подробнее эти две формы управления, сравним и определим их достоинства и недостатки.
Централизованная форма управления предусматривает осуществление руководства хозяйственной деятельностью входящих в фирму предприятий из одного центра, жесткую регламентацию и координацию их деятельности, и соответственно - полное отсутствие у них самостоятельности.
Такая форма организации управления используется обычно небольшими компаниями, выпускающими один вид продукции или продукцию одной отрасли, технологический процесс которой тесно увязан, работающими преимущественно в добывающих отраслях промышленности и ориентирующимися на местный или национальный рынок.
Централизованное управление небольшой по размерам компанией, выпускающей один вид продукции, организуется довольно просто. Высшее руководство фирмы обычно состоит из президента компании, который выступает одновременно и ее управляющим, и двух вице-президентов, один из которых ведает производством продукции и вопросами ее технологии, другой занимается сбытом продукции и всем, что с этим связано.
Централизованное управление крупной фирмой, выпускающей один вид продукции, более сложно. Президент здесь осуществляет только общее руководство компанией, а вице-президенты руководят определенными секторами деятельности с помощью соответствующих управляющих. Так, например, вице-президенту, занимающемуся финансовыми вопросами, подчиняются казначей, ревизор и управляющий по закупкам (снабжению). Вице-президенту по производству подчиняются управляющий научно-технической работой и главный инженер предприятия. Вице-президент по сбыту тоже имеет двух управляющих - одного по сбыту и другого по маркетингу. В обязанность последнего входит изучение рынка, организация рекламы, использование всех форм и методов для продвижения продукции компании на рынках.
Тенденция к централизации управления преобладает, как правило, в условиях существования гигантских предприятий с массовым выпуском однородной продукции, поскольку условия производства создают для нее наиболее благоприятную почву и дают возможность реализовывать ее преимущества, заключающиеся в следующем:
Во-первых, в усилении стратегической направленности управленческого процесса и обеспечении при необходимости концентрации ресурсов на ключевых направлениях деятельности организации.Размещено на http://www.allbest.ru/
Во-вторых, в устранении неоправданного дублирования управленческих функций, приводящем к экономии соответствующих затрат (например, вместо бухгалтерии в каждом подразделении в фирме создается единая бухгалтерия с меньшим штатом сотрудников).Размещено на http://www.allbest.ru/
В-третьих, в концентрации процесса принятия решений в руках тех, кто лучше знает общую ситуацию, имеет больший кругозор, знания, опыт.
Однако централизация полномочий имеет свою оРазмещено на http://www.allbest.ru/
боротную сторону:
затрачивается много времени на передачу информации, в процессе чего значительная часть ее теряется или искажается;
Размещено на http://www.allbest.ru/
важнейшие решения принимаются лицами, оторванными от жизни и плохо представляющими себе конкретную ситуацию, в то время как исполнители, которым ситуация хорошо знакома, от выработки и принятия решений устранены, и те навязываются им в принудительном порядке. В результате решения оказываются не достаточно качественными и неэффективно реализуются на практике.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Сегодня в условиях значительного усложнения производственных и информационных процессов, увеличения числа и степени хозяйственной самостоятельности субъектов, входящих в организации, их территориальной разбросанности, роста числа принимаемых решений и т.п. возникла реальная потребность децентрализации процесса управления.
Децентрализованная форма управления предполагает создание внутри фирмы производственных отделений, пользующихся полной хозяйственной самостоятельностью, т.е. наделенных широкими полномочиями, как в сфере производства, так и в сфере сбыта и несущих ответственность за получение прибылей. За высшей администрацией фирмы сохраняются функции контроля за оперативной деятельностью отделений, координация их работы и определение основных направлений для обеспечения эффективности и прибыльности деятельности компании, а также осуществление перспективного планирования. Обычно на производственные отделения возлагается вся полнота ответственности за организацию производственно-сбытовой деятельности. Каждое производственное отделение самостоятельно финансирует свою деятельность, вступает на коммерческой основе в партнерские отношения с любыми третьими сторонами.
Децентрализация процесса управления позволяет:
во-первых, быстро разрабатывать и принимать решения, в том числе при участии непосредственных исполнителей;Размещено на http://www.allbest.ru/
во-вторых, более определенно отражать в этих решениях объективную ситуацию;
Размещено на http://www.allbest.ru/
в-третьих, отказаться от детальных инструкций из центра, снизив этим самым его перегрузку второстепенными проблемами и сократив информационные потоки.
Но Размещено на http://www.allbest.ru/
и децентрализация управления сопровождается рядом негативных последствий, которые необходимо учитывать в практической деятельности. Прежде всего, вследствие обособленности процесса принятия решений и концентрации его на нижних этажах управленческой структуры зачастую слабо учитываются или вовсе игнорируются интересы других подразделений и организации в целом, в результате чего решения часто носят тактический характер, оказываются мелкими, малоэффективными.
А. Файоль в свое время писал, что «централизация - не есть сама по себе ни хорошая, ни дурная система администрирования, которую можно было бы принять или отвергнуть по желанию руководителей или сообразно обстоятельствам; она всегда существует в той или иной степени. Вопрос о централизации и децентрализации является простым вопросом меры. Необходимо найти степень ее, наиболее благоприятную для предприятия».
Заметим, что наиболее рациональный организационный механизм управления построен на гибком сочетании принципов централизации и децентрализации. Рост масштабов и сложности производства, территориальной рассредоточенности предприятий, диверсификации выпускаемой продукции объективно вызывает необходимость увеличения числа организационных подразделений и предоставления им оперативной самостоятельности, что ведет к децентрализации управления. В то же время непрерывные изменения в условиях производства, связанные с развитием научно-технического прогресса, ориентация производства на определенный рынок и конкретного потребителя требуют применения во внутрифирменном управлении маркетинга, планирования и прогнозирования, разработки новых форм и методов контактов с банками и промышленными фирмами, осуществления жестких контроля и координации деятельности всех подразделений. В этом проявляется объективная потребность усиления централизации управленческой деятельности.
Таким образом, перед руководителем стоит задача наиболее оптимально сочетать принципы централизации и децентрализации в управлении. Для этого необходимо проанализировать структуру организации, ее цели, уровень развития и т.п., ведь на выбор между централизацией и децентрализацией влияют следующие факторы, которые необходимо учитывать при управлении организацией:
Издержки, связанные с принятием решений. Чем выше цена принятия решений, тем на более высоком уровне они должны рассматриваться - при централизации. Соответственно, если организация допускает относительно большой размер этой суммы для среднего или нижнего уровней управлениРазмещено на http://www.allbest.ru/
я, то она строит деятельность на децентрализованной основе.
Единообразие политики. Например, организация банковского дела или торговля предполагает, что одна и та же компания во всех своих отделениях должна качественно одинаково строить свои отношения с потребителями. Желаемый уровень единообразия может быть бРазмещено на http://www.allbest.ru/
олее эффективно достигнут с помощью укрепления централизации.
Размеры организации. Чем крупнее фирма, тем сложнее координировать деятельность внутри нее. В крупных фирмах необходима максимальная децентрализация полномочий и разбиение организации на ряд крупных блоков, руководство которых должно быть максимально приближРазмещено на http://www.allbest.ru/
ено к уровню, на котором принимаются решения.
Организационная культура. Приобретенные организацией с момента ее создания ценностные ориентации, нормы и образцы поведения носят, как правило, устойчивый характер и не могут быть игнорированы при выборе проектируемой системы.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Философия управления. Субъективная вера высшего руководства в один из управленческих подходов может определенное время удерживать организацию от нового выбора.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Стремление частей к самостоятельности. Отделение части от целого сопровождается Размещено на http://www.allbest.ru/
стремлением этой части превратиться в новое целое, стать самостоятельной. Тенденция проявляется тем сильнее, чем больше различие между бывшим целым и отделившейся частью.
Наличие необходимых кадров. Отсутствие у руководителей нижестоящих уровней готовности принять на себя большую ответственность не способствуют развитию процессов децентрализации, а порой даже может привести к скрытому сопротивлению этому процессу.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Развитие техники контроля. Широкое внедрение в организациях электронных информационных систем резко снижает искаженность информации и позволяет быстрее переходить к децентрализации.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Степень разделения труда. Компании, как правило, строятся на децентрализованной основе по продукту, проекту, потребителю, рынку, территории.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Тип предпринимательства. Каждый бизнес имеет свою динамику, характеризующуюся разной скоростью изменений. Известно, что высокая скорость изменений невозможРазмещено на http://www.allbest.ru/
на в условиях жесткой централизации.
Изменения внешней среды. Государственная политика Размещено на http://www.allbest.ru/
в области демонополизации, налогообложения и т.п. может способствовать развитию одного из рассматриваемых процессов.
Итак, проблема сочетания централизации и децентрализации в менеджменте - это, по сути, проблема распределения полномочий на принятие конкретно определенных решений на каждом уровне управленческой иерархии. При отсутствии делегирования полномочий управление организацией становится слишком централизованным. Уровень централизации тем ниже, чем больше решений принимается непосредственно на рабочих местах, которые незамедлительно выполняются и носят узкий, специальный характер. При этом нужно иметь в виду, что все полномочия не могут быть централизованы или децентрализованы. Полной централизации препятствует то, что люди располагают лимитированными ресурсами времени, знаний, опыта и могут одновременно решать лишь определенное число проблем, усваивать ограниченный объем информации. Полная децентрализация невозможна из-за того, что организация потеряет управляемость и попадет в состояние хаоса. Оптимальным вариантом считается подход, когда централизованными являются решения, относящиеся к разработке политики - целей и стратегии фирмы в целом, а децентрализованными - решения, относящиеся к оперативному управлению.
1.2 Понятие и сущность делегирования полномочий. Полномочия и их виды
В небольшой организации все решения могут приниматься ее руководителем. Однако с увеличением размеров организации, масштаба и сложности работ может создаться ситуация, когда руководитель будет перегружен принятием решений, даже если он только этим и будет заниматься. Таким образом, руководитель уже не в состоянии единолично решать все возникающие управленческие проблемы, даже непосредственно входящие в круг его служебных обязанностей, поскольку их слишком много, они разнообразны и специфичны, а его знания, опыт и время ограничены. Несомненно, ключом к успеху любой организации являются: быстрая реакция на требования клиентов, надежные межуровневые связи, а также необходимость использовать местные, мгновенно возникающие и исчезающие возможности. В связи с этим руководителю приходится расщеплять свои полномочия и распределять их между подчиненными, что дает возможность освободиться от второстепенных дел и приблизить принятие решений к месту их реализации. При этом руководитель сохраняет за собой выработку стратегии, контроль и общее управление.
Под делегированием в общем смысле понимается передача подчиненным задачи или деятельности из сферы действий руководителя.
Таким образом, делегирование представляет собой средство, при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Рис. 1. Цели делегирования
Обычно делегируются: специализированная деятельность, рутинная работа, частные вопросы деятельности, подготовительные работы, проекты и т.п.
Ни при каких обстоятельствах не делегируется:
выработка общей политики организации или подразделения;
Размещено на http://www.allbest.ru/
принятие решений в условиях нехватки времени, критической ситуации или повышенного риска;
общее руководство;
Размещено на http://www.allbest.ru/
рассмотрение конфиденциальных вопросов, а также вопросов, Размещено на http://www.allbest.ru/
связанных с поощрением и наказанием.
Делегирование, как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.
Процесс делегирования полномочий состоит из следующих этапов:
Размещено на http://www.allbest.ru/
Рис. 2. Этапы делегирования
Определим, что же такое полномочия и их виды.
Полномочия - это совокупность официально предоставленных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и выполнять действия в интересах организации.
Различают два вида полномочий:
Линейные полномочия
Штабные полномочия
Размещено на http://www.allbest.ru/
Линейные полномочия - это полномочия, передаваемые непосредственно от начальника к подчиненному и далее другому подчиненному.
Линейные полномочия выражают существующую в организации систему властных отношений между руководством и подчиненными.
Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации, называемую цепью команд.
Рис. 3. Цепь команд
Штабные полномочия - это право советовать или помогать руководителям, наделенным линейными полномочиями, а также штабному персоналу.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Рис. 4. Классификация штабных полномочий
Рекомендательные полномочия штабного аппарата являются наиболее ограниченными и сводятся в основном к консультированию линейного руководства.
Введение процедуры обязательного согласования обеспечивает расширение рекомендательных полномочий и обязывает линейное руководство согласовывать определенный круг решений со штабным аппаратом.
Параллельные полномочия представляют собой дальнейшее расширение штабных полномочий и включают право отклонять определенные решения линейного руководства.
Функциональные полномочия означают представление штабному аппарату прав как предлагать, так и запрещать определенные действия в пределах своей компетенции.
Необходимость реализации штабных функций и полномочий обусловила формирование специального штабного (административного) аппарата в организациях.
Выделяют следующие основные разновидности административного аппарата:
° консультативный аппарат;
° обслуживающий аппарат;
° личный аппарат.
Консультативный аппарат формируется на временной или постоянной основе из специалистов определенного профиля, в обязанности которого входит консультирование линейного руководства по проблемам, требующим специальной подготовки (правовые проблемы, новейшая или специальная технология, обучение и повышение квалификации персонала и др.).
Обслуживающий аппарат наряду с консультативными функциями выполняет обслуживающие функции. К наиболее типичным областям, в которых находит применение обслуживающий аппарат, относятся маркетинговые исследования, финансирование, планирование, материально-техническое снабжение и др.
Личный аппарат - это разновидность обслуживающего аппарата, формируемого из секретарей и помощников руководителя. Хотя в организациях сотрудники личного аппарата не имеют формальных полномочий, они могут обладать большой властью.
Важно осознать, что в крупных организациях административный аппарат может состоять из множества людей. В таких ситуациях аппарат представляет собой подразделение с более чем одним уровнем управления. Таким образом, сам штабной аппарат имеет линейную организацию и обычную цепь команд внутри себя. Естественно, менеджеры в аппаратной иерархии обладают линейными полномочиями по отношению к своим подчиненным, независимо от характера полномочий аппарата по отношению к организации в целом.
Определим, какая деятельность относится к линейной, а какая - к аппаратно-штабной. Традиционно линейная деятельность - это та деятельность, которая непосредственно связана с созданием, финансированием и сбытом товаров или услуг, производимых организацией. Аппарат же помогает выполнению основных функций организации, это - ведение документов, бухгалтерский учет, юридическое сопровождение и т.п.
В крупных организациях руководителя высшего звена редко общаются с подчиненными на низших уровнях, которые фактически выполняют большинство конкретных задач. Тем не менее, они несут ответственность за дела фирмы и своих подчиненных.
Переходя к методу делегирования полномочий, руководитель не только определяет сроки исполнения, качество и объемы работы, но и конечные результаты, наделяя работников ответственностью за полную реализацию управленческого решения. Они договариваются о том, как оформить и представить результаты, а также о том, как эти результаты будут вознаграждаться. Работник, которому делегированы определенные полномочия, получает самостоятельный участок и отвечает перед своим руководителем за него (т.е. на него возлагается определенная ответственность), что само по себе является мобилизующим фактором.
Таким образом, делегирование базируется на ответственности.
Ответственность - это обязательство работника выполнять делегируемые ему задачи и отвечать за их удовлетворительное решение. Поскольку ответственность представляет собой обязательство, которое отдельный работник берет на себя, то он не может ее делегировать или передавать своему подчиненному. Работник, на которого возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязан выполнять ее лично, но он останется ответственным за удовлетворительное (неудовлетворительное) завершение работы.
Квалифицированно подойти к вопросу о передачи ответственности и полномочий позволят разработанные специалистами в области организационных отношений М. Вудкоком и Д. Френсисом следующие практические рекомендации.
|
Факторы (условия) |
Содержание |
|
|
Оценка рисков |
Риск, сопутствующий передаче ответственности и полномочий, должен быть оценен и минимизирован. |
|
|
Использование способностей |
Передавая полномочия другому человеку, необходимо учитывать его возможности и желание. |
|
|
Дозирование передачи полномочий |
Возлагаемая ответственность должна быть по силам работнику. Завышенные требования увеличивают вероятность неудачи, а заниженные деморализуют и снижают производительность. |
|
|
Ясность целей |
Делегирование полномочий требует ясного представления о конечных целях, которым подчинена деятельность, и определения критериев успеха. |
|
|
Обеспечение реализации |
Ясные критерии мониторинга за реализацией поставленных задач позволяют снизить риск и обеспечить возможность промежуточных консультаций. Текущие консультации дают возможность руководителю расширять делегирование полномочий, а сотрудникам повышать свой профессиональный рост. |
|
|
Разумное расширение сферы передачи полномочий |
Новые возможности делегирования полномочий должны использоваться руководителем, но слишком большая увлеченность этим процессом сформирует ситуацию пренебрежения ролью управленца. К требованиям разумности относится и контроль над сохранением границ собственных полномочий. Нельзя делегировать то, чем ты не распоряжаешься. |
1.3 Основные принципы делегирования полномочий
Рассматриваемые ниже принципы делегирования полномочий являются основополагающими для правильного делегирования полномочий. Несоблюдение их на практике может привести к тому, что делегирование будет неэффективным, организация нежизнеспособной, а процесс управления значительно затруднится.
1. Принцип делегирования на основе ожидаемых результатов.
Поскольку смысл полномочий заключается в предоставлении управляющему некоего инструмента для внесения соответствующего вклада в дело достижения целей предприятия, то полномочия, делегируемые индивидуальному управляющему, должны быть достаточными для обеспечения возможности достижения ожидаемых результатов. Слишком много управляющих стремится разделить и дефинировать полномочия по объему делегируемых или приобретаемых прав, вместо того чтобы вначале понять те цели, которые необходимо достигнуть, а только затем определить свободу действий, необходимую для этого. Только так управляющий способен делегировать полномочия в четком соответствии с предъявляемыми им потом требованиями к подчиненному. Часто руководитель имеет представление о том, что необходимо сделать, но не задумывается над тем, располагает ли подчиненный необходимыми для этого полномочиями. Порой он просто не хочет признать, что выполнение задачи требует предоставления большей свободы действий подчиненному, также нечетко представляет себе ожидаемые результаты. Поэтому нет ничего удивительного, что на предприятиях получило распространение ошибочное представление о делегировании «ответственности».
Делегирование в соответствии с ожидаемыми результатами предполагает, что цели установлены, а планы разработаны, что они доведены до сведения подчиненных и поняты ими, что введены соответствующие должности, которые будут способствовать выполнению поставленных задач. Кроме того, данный тип делегирования указывает на то, что планирование является необходимой предпосылкой для осуществления любых стоящих перед управляющими целей и что на практике все функции управляющего сливаются в единый вид деятельности.
2. Принцип функциональной дефиниции.
Структурное деление - это группировка видов деятельности, обеспечивающая достижение поставленных целей, и управляющий каждого из подразделений должен обладать полномочиями, необходимыми для координации действий этого подразделения с предприятием в целом.
Исходя из этого, принцип функциональной дефиниции означает, что: чем яснее определены ожидаемые от управляющего или структурного подразделения результаты, чем четче и полнее определены направления их деятельности и делегированные организационные полномочия, чем яснее осознаны должностные и информационные взаимосвязи с другими управляющими и подразделениями - тем больший вклад способны внести эти управляющие и структурные подразделения в реализацию целей предприятия.
Несоблюдение данного принципа способно вызвать путаницу и неразбериху в вопросе о том, что именно и от кого именно следует ожидать. Данный принцип (который относится и к делегированию и к структурному делению), будучи концептуально весьма простым, зачастую трудно применим на практике. Четкое определение содержания работы и делегирование необходимых для ее выполнения полномочий в большинстве случаев требуют терпения, высокого интеллекта и ясного представления о целях и планах. Ясно, что весьма непросто дать определение содержания работы, если у руководителя нет четкого представления о том, какие результаты он хочет получить.
3. Скалярный принцип.
Скалярный принцип относится к цепочке прямых должностных отношений руководителей и подчиненных в масштабе всей организации. Всегда должно быть лицо, обладающее верховной властью в организации. Чем отчетливее линия должностной связи высшего управляющего с каждым из подчиненных, тем эффективнее процесс принятия решений и коммуникация.
Данная шкала описывается Файолом как: «…цепочка руководителей от высшего управляющего до низших. Линия полномочий - это путь, по которому проходят (через каждое звено в цепочке) все коммуникации от высшего управляющего к низшим и наоборот. Это обусловливается как потребностями в поддержании связи, так и принципом единоначалия, однако он не всегда является кратчайшим. В крупных концернах, и особенно в правительственных, он порой угрожающе длинен».
Ясное понимание скалярного принципа - есть необходимое условие для нормального функционирования организации. Подчиненные должны знать, во-первых, кто делегирует им полномочия, а во-вторых, на чье усмотрение они должны передавать решение проблем, выходящих за рамки их полномочий. И хотя командная цепочка вполне может использоваться самостоятельно для передачи только информации, отказ от нее при принятии решений приводит к нарушению системы принятия решений и подрыву самой системы управления.
4. Принцип уровня полномочий.
Принцип уровня полномочий вытекает из совокупности принципа функциональной дефиниции и скалярного принципа. На каждом организационном уровне имеются полномочия для принятия решений в рамках компетенции предприятия.
Принцип уровня полномочий означает, что: сохранение эффективности делегирования требует, чтобы решения в пределах полномочий отдельных сотрудников принимались ими, а не переадресовывались на высшие организационные уровни.
Другими словами, на каждом уровне управляющие должны принимать все те решения, на которые у них хватает полномочий, а на усмотрение своего руководства передавать решение лишь тех вопросов, которые выходят за рамки их компетенции. Часто высшие управляющие, утверждая, что прекрасно понимают всю важность делегирования полномочий вниз дают понять, что гораздо большую тревогу они испытывают в связи с распространением среди подчиненных практики делегирования «вверх». Иначе говоря, как указал в беседе с авторами один из управляющих высокого звена, часто случается, что, поручив решение той или иной проблемы своим подчиненным, высшие управляющие через несколько дней или недоль обнаруживают, что вопрос вновь передан на их усмотрение. Очевидно, что во избежание этого необходимо не допускать повторной переадресации проблем вверх. Если право принятия решения делегировано должным образом, то руководителю нe следует поддаваться искушению принять решение самому. Подчиненные обычно быстро уясняют, кто из руководителей охотно принимает решения за них.
Если исходить из принципа уровня полномочий, то становится ясным, что, если управляющие хотят добиться эффективности делегирования и тем самым снять с себя определенную часть нагрузки по принятию решений, они должны быть уверены, что полномочия ясны подчиненному, что он их четко осознает.
5. Принцип единоначалия.
Одним из основных принципов управления является принцип единоначалия, который формулируется следующим образом: чем полнее взаимосвязь подчинения подчиненного с руководителем, тем меньше вероятность получения им противоречивых указаний и тем выше чувство персональной ответственности за результаты работы.
При рассмотрении вопроса делегирования полномочий предполагалось, что (за исключением случаев обязательного разделения полномочий) право свободы действия в определенной области деятельности передается подчиненному только одним руководителем. Несмотря на то, что подчиненный может в принципе получить полномочия от двух или более руководителей и соответственно быть подотчетен им всем, существенные трудности, с которыми сопряжена работа в подчинении двух или более руководителей, очевидны.
Поскольку принимаемое обязательство по существу носит персональный характер, делегирование несколькими руководителями полномочий одному человеку часто приводит к противоречиям как в полномочиях, так и в ответственности. Принцип единоначалия весьма полезен для внесения ясности в систему взаимосвязей полномочия - ответственность.
6. Принцип безусловной ответственности.
Поскольку ответственность, будучи взятым на себя обязательством, не может быть делегирована, то ни один руководитель не может за счет делегирования освободиться от ответственности за деятельность подчиненных, так как именно он делегирует полномочия и распределяет обязанности. Подчиненные, приняв поручение и получив необходимые для его выполнения полномочия, несут полную ответственность перед руководителями за свою деятельность; руководители же в свою очередь несут всю ответственность за организационную деятельность подчиненных.
7. Принцип соответствия полномочий и ответственности.
Поскольку полномочия есть право выполнять порученную работу, а ответственность - это обязательство выполнить ее, то отсюда логически вытекает, что полномочия должны соответствовать ответственности.
Из этого очевидного обстоятельства вытекает следующий принцип: ответственность за те или иные действия не может превышать предполагавшуюся объемом делегированных полномочий, но и не должна быть меньше ее.
Данное соответствие не носит математического характера, оно скорее пространственно-временного порядка, поскольку и полномочия, и ответственность касаются выполнения одной и той же задачи.
Зачастую управляющие спрашивают с подчиненных за работу, для осуществления которой те не имеют необходимых полномочий, что, конечно, в корне неправильно. Бывает и так, что подчиненному делегируются достаточные для тех или иных действий полномочия, но контроль за их правильным использованием отсутствует. Однако в данном случае имеет место лишь неэффективное руководство, что не имеет никакого отношения к принципу соответствия полномочий и ответственности.
1.4 Препятствия на пути осуществления метода делегирования полномочий. Рекомендации по их устранению
Распределение заданий между начальником и подчиненным - это особая форма взаимодействия, которая обозначается понятием делегирование полномочий. От того, насколько руководитель владеет этим искусством, зависит эффективность работ подчиненных, самого руководителя, да и производства в целом.
Применение метода делегирования полномочий предполагает создание определенных организационных предпосылок, которые и обеспечивают в совокупности его эффект в реализации управленческих решений.
|
Можно делегировать полномочия, когда |
Нельзя делегировать полномочия, когда |
|
|
1, Проблема, требующая разрешения, понятна работнику. («Мне ясно, что делать.») |
1. Непонятно, какую проблему надо разрешить. («Я не совсем представляю, что делать.») |
|
|
2. Задание соответствует квалификации работника и уровню его компетентности. («Это задание - как раз то, что я и ожидал.») |
2. Задание не соответствует квалификации работника и уровню его компетентности. («Я не очень-то знаю, как делать, но могу и взяться.») |
|
|
3. Работник точно знает, чего от него ждет руководитель. |
3. Работник не совсем представляет, что руководитель ждет от его работы. |
|
|
4. Границы полномочий работника четко зафиксированы. |
4. Границы полномочий работника размыты. |
|
|
5. Определяется персональная ответственность работника за конкретные конечные результаты. |
5. Ответственность определяется как само собой разумеющееся и детально не оговаривается. |
|
|
6. Работник точно знает, как будут оценены конечные результаты его работы, если он выполнит ее отлично, хорошо или удовлетворительно. |
6. Работнику не сообщается, как будут оцениваться конечные результаты его работы, если он постарается выполнить ее отлично, хорошо или удовлетворительно. |
|
|
7. Руководитель предлагает задания только тем, кто готов откликнуться на них. |
7. Руководитель навязывает задания тем, кто не хочет на них откликаться. |
|
|
8. Задания передаются целиком, чтобы работник мог видеть весь «фронт работ». |
8. Задания передаются частями, из-за чего теряется «фронт работ». |
|
|
9. Задания распределяются равномерно по контрольным срокам. |
9. Задания выдаются неравномерными дозами, в «рваном ритме», с нарушением контрольных сроков. |
|
|
10. Задание передается только одному сотруднику или менеджеру. |
10. Одно и то же задание передается нескольким сотрудникам одновременно (для надежности). |
|
|
11. Работнику открывается доступ к необходимой ему информации. |
11. Работнику не обеспечивается доступа к необходимой ему информации. |
|
|
12. Руководитель гарантирует необходимые виды поддержки и помощи по запросу работника. |
12. Руководитель не сдерживает своих обещаний о поддержке и помощи по запросу работника. |
|
|
13. Руководитель не вмешивается в работу сотрудника, предпочитая учить его на собственных ошибках, но таких, которые можно быстро исправить. |
13. Руководитель часто вмешивается в работу сотрудника, дергая его по пустякам, предупреждая о возможных ошибках. |
|
|
14. Работник представляет в вышестоящих инстанциях конечные результаты своей работы либо сам, либо вместе с руководителем. |
14. Конечные результаты работы сотрудника используются его руководителем либо анонимно, либо в личных целях. |
Очевидно, что реализация этого принципа может сталкиваться с большими трудностями. Прежде всего, в условиях единоличной ответственности руководителю нелегко решиться на передачу некоторых своих обязанностей, ведь, спросят, в конечном счете, именно с него.
На практике метод делегирования полномочий зачастую наталкивается на определенные организационно-психологические барьеры. Важно прояснить, почему одни руководители соглашаются делегировать полномочия на деле, а другие только на словах. Это объясняется, прежде всего, личностными особенностями человека. Поэтому важно показать, что если руководитель решиться применить на деле метод делегирования полномочий, то эти барьеры могут обернуться преимуществами.
Однако не только руководители с опаской относятся к методу делегирования полномочий, подчиненные зачастую тоже решают уклониться от дополнительных заданий и ответственности.
|
Организационно-психологические барьеры |
Организационно-психологические преимущества |
|
|
1. Опасение, что на стадии контроля будет много переделок. («Слишком большие нагрузки. И так времени не хватает.») |
1. Стадия контроля станет ответственнее. |
|
|
2. Нежелание делиться с работниками властью. («Я пока чувствую в себе силы».) |
2. Приобретение хороших помощников. |
|
|
3. Боязнь, что многие события уйдут из-под личного контроля. («Я должен быть постоянно в курсе дела».) |
3. Появляется время для переключения на другие дела. |
|
|
4. Боязнь наделить работников большими полномочиями. («Самостоятельность должна быть на поводке…») |
4. Возникает возможность проверить децентрализованную систему управления. |
|
|
5. Опасение, что работники подведут. («Доверил, а потом переживай всю неделю!») |
5. Становится нормой, что работники начинают делать работу лучше, чем если бы руководитель делал ее сам. |
|
|
6. Боязнь поколебать свой должностной статус. («Я-то тогда зачем?») |
6. Укрепляется должностной статус руководителя на основе разработки и постановки новых стратегических задач. |
|
|
7. Ревность к успехам сотрудников. («А вдруг сделают лучше меня?») |
7. Появляется возможность управления по достижениям работников. |
|
|
8. Ощущение собственной незаменимости. («Я всем всегда нужен. Все рвут меня на части.») |
8. Возникает ощущение управляемости положением дел. |
|
|
9. Привычка лично решать все вопросы в небольшой фирме. («За все отвечаю я сам!») |
9. Происходит очищение от текущей рутинной работы. |
|
|
10. Ссылка на свою компетентность. («Мне проще и быстрее сделать эту работу самому.») |
10. Пересматривается отношение к собственной загрузке работой: лучше часть ее передать, если есть возможность. |
Рассмотрим основные причины, по которым подчиненные не желают принимать на себя делегируемые полномочия.
Удобнее спросить начальство, что делать, чем самому решать проблему.
Боязнь критики за совершенные ошибки.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Отсутствие информации и ресурсов, необходимых для успешного выполнения задания.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Перегруженность работой.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Отсутствие уверенности в себе. Отсутствие стимулов для дополнительной ответственности.Размещено на http://www.allbest.ru/
Руководителю необходимо обратить внимание на реакцию сотрудников, проанализировать каждую из причин и сделать соответствующие выводы. В помощь руководителю дадим психологические рекомендации, позволяющие квалифицированно делегировать полномочия в данной ситуации.
|
Приемы уклонения сотрудников от поручения руководителя |
Способы действия руководителя в данной ситуации |
|
|
1. Стремятся обосновать, что задание является очень трудным и в указанные сроки его выполнить невозможно. |
1. Заменить сотрудника «А» сотрудником «Б», который уже согласился выполнить задание аналогичной или еще более высокой трудности. |
|
|
2. Затягивают выполнение дела, с тем, чтобы переложить его на своих коллег. |
2. Прежде всего такую ситуацию необходимо обсудить со всеми сотрудниками подразделения как можно раньше. Далее предупредить, что срыв своевременного выполнения задания приведет к лишению премии, поощрений и т.д. |
|
|
3. Провоцируют руководителя на мелкие конфликтные ситуации, а затем обвиняют его в том, что он к ним придирчив, дает слишком трудные задания. |
3. Не вступать в мелкие ссоры, задание такому сотруднику давать публично, убеждая его при всех, что оно не труднее, чем те, которые получают другие. |
|
|
4. Стремятся доказать, что данный вопрос не входит в их компетенцию. |
4. Стремиться давать поручения в соответствии с должностными обязанностями. |
|
|
5. Ссылаются на перегрузку, особенно на большое число общественных поручений. |
5. Сказать, что выполнение общественных поручений сотрудник должен обсудить с руководителями тех общественных организаций, которые ему эти поручения давали. |
|
|
6. Ссылаются на плохое самочувствие и болезнь. |
6. Предложить сотруднику взять больничный лист. |
В итоге, для повышения эффективности делегирования полномочий выделим 20 правил успешного делегирования:
1. Делегируйте заблаговременно! Решения о том, что и кому вы хотите или должны поручить, принимайте сразу после составления рабочего плана.
2. Делегируйте, сообразуясь со способностями и возможностями своих сотрудников.
3. Делегируйте также с учетом необходимости мотивации и стимулирования своих сотрудников.
4. Делегируйте задачу или работу по возможности целиком, а не в виде частичных изолированных заданий.
5. Объясните сотруднику, о чем идет речь - об отдельном случае или о длительном делегировании.
6. Однородные задачи делегируйте по возможности одному и тому же определенному сотруднику.
7. Удостоверяйтесь в том, может и хочет ли соответствующий сотрудник взяться за задачу.
8. Остерегайтесь того, чтобы поручать одну и ту же работу для надежности двум сотрудникам, не знающим об этом.
9. Передавайте сотруднику вместе с рабочей задачей полномочия и компетенцию, необходимые для ее выполнения.
10. Давайте сотруднику как можно более полные и точные инструкции и информацию о его задаче и удостоверьтесь в том, что делегированное поручение понято правильно (сотрудник может сделать лишь то, о чем вы ему скажете, а не то, что вы себе представляли при изложении задания).
11. Объясняйте смысл и цель задачи (мотивация и целеустановка).
12. Крупные и важные задачи поручайте приказным путем, если необходимо - в письменной форме.
13. О новых и сложных задачах давайте наставления по пятиступенчатому методу:
1. Подготовить сотрудника;
2. Объяснить задачу;
3. Показать, как делать работу;
4. Доверить сотруднику дальнейшее исполнение под наблюдением и корректировать его;
5. Передать сотруднику работу целиком и осуществлять только контроль за исполнением.
2. Анализ состояния менеджмента в ООО «LiDiA»
2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «LiDiA»
Рекламное агентство «LiDiA» начало свою деятельность в 2001 г. Организационно-правовой формой предприятия является ООО - общество с ограниченной ответственностью. В настоящий момент оно располагает административным зданием, где расположен главный офис и творческие мастерские, двумя производственными цехами: цех наружной рекламы и цех типографии, небольшим подсобным помещением.
Всего на предприятии занято 73 человека. Средний возраст персонала - 34 года, процентное соотношение по уровню образования: высшее - средне-специальное - среднее = 57% - 34% - 9%.
Основной вид деятельности - разработка рекламных проектов, которые включают в себя:
разработку логотипа предприятия;
Размещено на http://www.allbest.ru/
разработку рекламных листовок, буклетов, брошюр;
Размещено на http://www.allbest.ru/
оформление рекламных объявлений в средствах массовой информации: телевидение, радио, печатные издания;
Размещено на http://www.allbest.ru/
монтаж рекламных роликов;
все виды наружной рекламы - начиная с вывесок и заканчивая широкофРазмещено на http://www.allbest.ru/
орматными баннерами;
организации презентаций, выставок, праздников, их художественное оформление.
В настоящее время идет работа по проектированию цеха сувенирной пРазмещено на http://www.allbest.ru/
родукции, что значительно расширит сферу предлагаемых услуг. За время своей деятельности агентство зарекомендовало себя как надежного партнера, никаких серьезных конфликтов с клиентами не было, поэтому оно всегда востребовано, значительных перебоев с заказами не случалось. Соотношение «цена - качество» удовлетворяет заказчиков.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Рис. 5. Структура предприятия
Мотивация сотрудников в организации.
Почему люди работают?
Мотивирование - это создание у исполнителей внутренних, т.е. психологических потребностей к трудовой деятельности, при этом важным фактором является заинтересованность трудом и потребность в труде. В истории психологии разработано много теорий мотивации. Рассмотрим одну из них: А. Маслоу была предложена иерархическая модель потребностей человека, нашедшая широкое применение в практике менеджмента.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Рис. 6. Пирамида потребностей Маслоу
На основе систематизации и объединения потребностей, форм их проявления в поведении людей и возможных средств удовлетворения составим таблицу, которая на основе связи средств мотивирования с пирамидой потребностей Маслоу, поможет правильно организовать работу людей в организации.
|
Группы потребностей |
Форма проявления потребностей |
Средства удовлетворения потребностей |
|
|
Самовыражение |
Стремление к достижению результатов |
1. предоставление творческой работы 2. давать оригинальные задания, позволяющие претворять в жизнь все способности человека 3. предоставлять свободу в выборе средств решения задач |
|
|
Признание и самоутверждение |
Желание занимать определенное положение в коллективе |
1. присвоение титулов и званий 2. упоминание руководителем в публичных выступлениях заслуг подчиненных 3. вручение различного рода почетных наград и т.п. |
|
|
Принадлежность и причастность |
Стремление к установлению дружеских отношений |
1. групповая форма организации труда 2. поощрение создания неформальных групп 3. групповые мероприятия, выходящие за рамки работы |
|
|
Безопасность |
Стремление к предотвращению опасных изменений |
1. надежная система социального страхования 2. гарантии пенсионного обеспечения 3. медицинское страхование 4. четко прописанные права и обязанности каждого сотрудника |
|
|
Физиологические потребности |
Поддержание организма в жизнедеятельном состоянии |
1. достойная оплата труда 2. создание системы питания 3. удобное рабочее место 4. организация отдыха 5. организация профилактических мед. осмотров и т.д. |
Огромное значение имеет и стимулирование - побуждение работников к труду при помощи внешних факторов (материальных и моральных).
Положительные стимулы (поощрения).
Материальные: повышение оплаты труда, премии, ценные подарки, поощрительные путевки и т.д.Размещено на http://www.allbest.ru/
;
Нематериальные: благодарностьРазмещено на http://www.allbest.ru/
, похвала, публичное поощрение, выделение из сослуживцев, профессиональный рост и т.д.
Отрицательные стимулы (наказания).
Они включают в себя замечание, выговор, отстранение от работы, материальное взыскание, увольнение и т.д.
Конечно, на мой взгляд, наиболее привлекательны положительные стимулы, но одно и тоже поощрение не подойдет двум разным людям: ковер в качестве ценного подарка вполне удовлетворит 44-летнюю женщину бухгалтера, но вряд ли подойдет молоденькой секретарше. Поэтому очень важно к каждому отдельному сотруднику подобрать свой способ стимулирования, который оживит его труд, поднимет его инициативу и личную заинтересованность.
Подобные документы
Централизация и децентрализация в управлении организацией. Сущность и виды делегирования полномочий. Рекомендации по совершенствованию системы делегирования полномочий в ООО "Продвагон". Формирование специального штабного (административного) аппарата.
курсовая работа [188,3 K], добавлен 26.10.2014Централизация и децентрализация управления организацией. Дocтoинcтвa цeнтpaлизoвaнныx cтpyктyp. Предварительный подбор аргументов для мотивации подчиненного. Принципы делегирования полномочий, причины отказа от них и факторы повышения эффективности.
курсовая работа [51,3 K], добавлен 08.09.2014Сущность делегирования полномочий, его правила, цели и необходимость. Факторы, определяющие степень децентрализации управления. Характеристика различных видов полномочий, организация и принципы процесса их делегирования; полномочия и ответственность.
курсовая работа [74,1 K], добавлен 14.05.2015Преимущества и недостатки централизованного и децентрализованного управления. Характеристика финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Оценка и анализ степени централизации и децентрализации в организации на примере предприятия ООО "Твое-Восток".
курсовая работа [73,1 K], добавлен 25.01.2014Понятие и суть делегирования как метода управления организацией. Анализ централизации и децентрализации управления на примере компании "Мацусита". Проблемы метода делегирования и его оптимальная организация. Методы повышения мотивированности персонала.
курсовая работа [293,5 K], добавлен 31.10.2014Сущность делегирования полномочий. Характеристика СП "Стеклолюкс" ЗАО. Анализ распределения задач, полномочий и ответственности на СП "Стеклолюкс" ЗАО. Предложения по совершенствованию делегирования полномочий на СП "Стеклолюкс" ЗАО.
контрольная работа [26,7 K], добавлен 13.09.2007Понятие, задачи и сущность централизации и децентрализации. Показатели, используемые для оценки степени централизации и децентрализации. Понятие и сущность скелетной структуры управления. Оптимальный уровень централизации и децентрализации управления.
курсовая работа [412,2 K], добавлен 18.05.2015Поощрение творческой деятельности подчиненных при демократическом стиле управления. Основные преимущества и недостатки делегирования полномочий от руководителя подчиненным. Анализ экономической деятельности холдинга ОАО "РЖД". Параметры "дерева целей".
курсовая работа [1,7 M], добавлен 11.03.2015Понятие, принципы, механизмы делегирования полномочий. Управление как деятельность, его основные функции. Правовые основы регулирования труда руководителя организации. Процесс делегирования полномочий на практике на примере предприятия ООО "Выбор-Сервис".
дипломная работа [151,7 K], добавлен 12.09.2012Понятие, сущность, функции делегирования. Общая характеристика "Минского автомобильного завода" как субъекта хозяйствования. Схема организационной структуры управления. Анализ делегирования задач и полномочий в организации, причины несоответствия.
курсовая работа [854,4 K], добавлен 11.05.2013
