Главная
База знаний "Allbest"
Менеджмент и трудовые отношения
Документирование деятельности службы кадров ООО "АвтоТрансЛогистик" в г. Новый Уренгой
Документирование деятельности службы кадров ООО "АвтоТрансЛогистик" в г. Новый Уренгой
Структура управления ООО "АТЛ". Система документации, анализ организационных документов. Распорядительная и информационно-справочная документация. Оргпроект по совершенствованию кадрового делопроизводства. Принципы разработки должностных инструкций.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 03.01.2013 |
| Размер файла | 80,6 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
11. Права и обязанности участников (учредителей).
12. Ответственность за нарушение договора.
13. Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов.
14. Порядок рассмотрения споров.
15. Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.
При необходимости учредительный договор утверждает устав, который дополняет договор и закрепляет организационно-правовой статус организации.
Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.
Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то договор от его имени подписывают руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.
Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор.
Порядок составления и оформления уставов для учреждений конкретных организационно-правовых форм регулируется законодательством.
Текст устава ООО "АвтоТрансЛогистик" состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами, и содержит следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Акционерный капитал (уставный капитал).
3. Порядок деятельности.
4. Управление.
5. Учет и отчетность; распределение прибыли.
6. Прочие накопления.
7. Прекращение деятельности Устав ООО «АвтоТрансЛогистик». Утв. решением собрания участников. Протокол № 7 от 2 марта 2005 г. // Текущий архив ООО «АвтоТрансЛогистик» г. Новый Уренгой. .
В устав могут включаться и другие разделы, отражающие специфику деятельности организации.
Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа.
Устав утверждается общим собранием учредителей или участников.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДЕНО
Решением собрания участников
Протокол № 7 от "02" марта 2005 г.
Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации, отметка о регистрации - печатью органа государственной регистрации.
Положение об учреждении - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные бюджетные некоммерческие организации.
В первую очередь, это органы власти и управления.
Текст положения об организации ООО "АвтоТрансЛогистик" содержит разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Руководство.
6. Взаимоотношения.
7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.
8. Реорганизация и ликвидация.
В разделе "Общие положения" даются официальные полное и сокращенное наименования организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.
Раздел "Основные задачи" устанавливает основные проблемы или комплексы проблем, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.
В разделе "Функции" перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.
Раздел "Права и обязанности" содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руководителя.
Право - это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. К правам относится право на издание распорядительных и нормативных документов; право на ведение переписки; право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам; право представительствовать в вышестоящих и иных органах; право запрашивать информацию и др. Кузнецова А.Н., Лихачев М.Г., Райхцаум А.Л., Соколов А.В. Документы и делопроизводство: Справочное пос.М., 2004.С. 42.
К обязанностям относятся действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.
В разделе "Руководство" устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также определяется сфера его компетенции.
В разделе ''Взаимоотношения" устанавливается круг организаций и должностных лиц, с которыми учреждение осуществляет взаимодействие на информационном и документационном уровнях.
Раздел ''Контроль, проверка и ревизия деятельности'' устанавливает, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, определяет их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.
В разделе "Реорганизация и ликвидация" устанавливается, в каком порядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация организации.
Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами Положения об организации являются наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать Кирюхин Ю.Г., Мельникова О.М. Автоматизация работы с кадровой документацией // Делопроизводство. 2003. № 4.С. 46. .
Положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе) - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов.
Положения о структурных подразделениях и иных органах можно классифицировать следующим образом:
положения о структурных подразделениях;
положения о коллегиальных и совещательных органах: руководящих (совет директоров, правление) и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.);
положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) Как правильно подготовить и оформить приказ / Сост.В. В. Андреянова 5-е изд.М., 2004.С. 23. .
Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений, и на их основе разрабатываются конкретные положения.
Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.
Положение о подразделении ООО "АвтоТрансЛогистик" имеет следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.
В разделе "Общие положения" указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
Раздел "Основные задачи'' - это перечень проблем, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.
В разделе "Функции" перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.
В разделе "Права и обязанности" перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.
Раздел "Ответственность" устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
В разделе "Взаимоотношения" регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, какими организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами документа являются наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации.
2.2 Распорядительная документация
Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.
Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Оттого, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.
Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления Красавин А.С. Секретарь руководителя организации и делопроизводство: Практическое пос.М., 2004.С. 83. .
Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:
с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;
их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;
они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
правовые акты федерального уровня - акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения - Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;
правовые акты организаций, учреждений, предприятий Кузнецов И.Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. М., 2006. С. 42. .
Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов.
Их можно разделить следующим образом:
акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;
акты межведомственного характера;
акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.
Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:
документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.
На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.
В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер.
Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.
В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю.
Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения Стенюков М.В. Секретарская практика. М.: ПРИОР, 2005.С. 42. .
На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).
Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.
В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения. В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.
Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоряжений - включает следующие стадии:
1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).
2. Сбор и анализ информации по вопросу.
3. Подготовка проекта распорядительного документа.
4. Согласование проекта документа.
5. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.
6. Принятие решения (подписание документа).
7. Доведение распорядительного документа до исполнителей Теплицкая Т.Ю. Настольная книга секретаря-референта. 2-е изд.М., 2006. С. 53. .
Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.
Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов.
Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.
Проекты распорядительных документов в ООО "АвтоТрансЛогистик" готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.
Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации.
Для этого необходимо прежде всего определить источники такой информации - это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др.
Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.
Оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги по тем же правилам, что и окончательный документ.
На верхнем поле справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.
Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). Если согласующих инстанций много, внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе - "Листе согласования".
Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами (если распорядительный документ касается вопросов их деятельности), профсоюзной организацией (если в проекте документа затрагиваются вопросы организации труда и кадров), главным бухгалтером (если речь идет о финансовых вопросах), юридической службой (на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству), а также с заместителями руководителя организации.
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются".
Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя.
Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание Чуковенков А.Ю., Янковская В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6. 30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 2-е изд., перераб. и доп.М., 2005.С. 52. .
Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.
Принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа руководителем, - решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.
Доведение распорядительного документа до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.
Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.
Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов): Справочное пос.М., 2001.С. 58. .
Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.
Текст постановления или решения состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ", в решениях - "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО"), которое печатается прописными буквами.
Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию.
При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты.
Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: Совет директоров РЕШИЛ:.
Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретное поручение, включают наименование организации, которой дается поручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его выполнения.
Проект постановления (решения) должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений (решений).
Постановления (решения) подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.
Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и т.д. Теплицкая Т.Ю. Настольная книга секретаря-референта. 2-е изд.М., 2006.С. 96.
Различаются приказы по основной деятельности и личному составу.
Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.
Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - "Проект".
Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений Стенюков М.В. Курс секретарского дела: Обучение профессии: Практические рекомендации. Работа с документами. Использование компьютера. Ведение деловой беседы. Работа в приемной.М., 2007.С. 84. .
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Твери", "Об изменении устава общества".
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер.
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.
Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.
Последний пункт приказа - это пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу: Составление и работа с документами. Оформление приема и увольнения работников. Трудовой договор, материальная ответственность. Подбор персонала. М., 1999.С. 84. .
2.3 Информационно-справочная документация
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.
Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
В состав информационно-справочных документов ООО "АвтоТрансЛогистик" входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.
К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями - как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь.
Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве ООО "АвтоТрансЛогистик". Являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80 % входящей и исходящей документации Мингалев В.С., Ларин М.В. Специальные системы документирования. М., 2004. С. 95. .
Переписку отличает широкое видовое разнообразие - от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовые заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение и др.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
письмо оформляется на бланке письма и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией;
письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;
независимо от содержания письмо должно излагаться официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).
Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя Кузнецов И.Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. М., 2006. С. 163. .
Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать.
В этом случае текст докладной записки содержит обоснование и выводы и предложения составителя.
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.
Служебная записка - это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения Красавин А.С. Секретарь руководителя организации и делопроизводство: Практическое пособие. М., 2004. С. 53. .
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами служебной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.
Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.
Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу Документирование управленческой деятельности / Под ред.В. В. Маковецкого. М., 2005. С. 63. .
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.
Заявление - это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. СПб., 2003. С. 63. . Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.
Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях - руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.
Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса ("прошу перевести.", "прошу предоставить отпуск." и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.
Заявление может иметь приложения - документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).
Заявление подписывается составителем.
Глава 3. Оргпроект по совершенствованию кадрового делопроизводства
В качестве оргпроекта по совершенствованию кадрового делопроизводства на предприятии ООО "АвтоТрансЛогистик" мною было разработано "Положение о должностной инструкции", а затем, на основе этого Положения, "Должностная инструкция начальника отдела кадров".
3.1 Принципы разработки должностных инструкций
Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Однако этот локальный акт часто недооценивают и пренебрегают им. Поговорим о значении должностной инструкции в работе кадровой службы.
Разумеется, определяющую роль при формировании условий труда работника играет трудовой договор. Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста договора довольно сложно. Поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, а то и до судебного разбирательства. Должностная инструкция как раз и является документом, призванным устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции подчиненного.
Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных учреждений. Однако и коммерческим организациям инструкции принесут неоценимую пользу. Приведем пример, в котором фирма, уволив сотрудника и оказавшись в роли ответчика на судебном процессе, проиграла дело из-за отсутствия должностной инструкции.
Должностная инструкция понадобится и при аттестации персонала, и при увольнении сотрудника в период испытательного срока, и при проведении сокращения численности или штата работников. Этот локальный акт относится к тем документам, которые лучше принять, чем проигнорировать.
Чтобы должностные инструкции не стали бесполезными бумагами, о которых вспоминают лишь в случае проверок правового инспектора, отнеситесь к созданию этих документов очень внимательно. Должностные инструкции должны работать, быть четкими, динамичными, оперативно отражающими структурные и организационные изменения компании. Как этого добиться? Давайте обо всем по порядку.
Прежде чем начать разработку инструкций, нужно правильно организовать эту работу. В этом вам поможет специальный документ - Положение о должностной инструкции. В нем подробно нужно оговорить правила согласования, утверждения, принятия и хранения должностных инструкций работников, привести требования к содержанию инструкций, а также указать лиц, которые будут непосредственно отвечать за своевременную разработку этих локальных актов.
Положение о должностной инструкции - необязательный документ, но если вы хотите упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы, лучше не пренебрегать этим локальным актом.
Поскольку работа над проектом положения чаще всего ложится на плечи кадровиков, приведем его образец (Приложение 3.1).
Разработанный проект Положения о должностной инструкции нужно представить на подпись руководителю организации. После утверждения он вступает в силу, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.
В работе над должностными инструкциями специалисту по кадрам отводится роль куратора и консультанта. Как правильно организовать этот процесс, начиная с написания проекта и заканчивая утверждением готового документа?
Прежде всего необходимо знать, как выглядит должностная инструкция, из каких разделов она состоит и какая информация включается в каждый из этих разделов (об этом будет идти речь ниже).
В разработке должностных инструкций неоценимую помощь окажет Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21. 08.1998 г. № 37) (ред. от 07. 11.2006 г.).М., 2007. 271 с. . Несмотря на то что в основном в нем содержится описание руководящих должностей, да и то не всех существующих на данный момент, на основе этого документа можно составить практически любую должностную инструкцию. Например, для составления инструкции офис-менеджера можно воспользоваться описанием должности секретаря руководителя, а на базе должности мастера участка написать должностную инструкцию супервайзера.
Обратите внимание еще на один важный документ - Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих Новый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих: [дополненный постановлениями Минтруда России от 29. 01.2004 г. № 5, от 09. 02.2004 г. № 9, от 22. 04.2004 г. № 51]. 2-е изд.М., 2005. 389 с. . Он поможет вам быстро ориентироваться в квалификационном справочнике. К сожалению, пока еще нет отдельных справочников по разным отраслям экономики, а также по рабочим профессиям (так называемых Единого квалификационного и Единого тарифно-квалификационного справочников), но они постепенно будут издаваться.
Поскольку должностная инструкция обязательна не для всех организаций, не существует и общего нормативного акта, который содержал бы правила ее составления. Однако есть рекомендации для отдельных государственных учреждений, ими также можно пользоваться. Например, Рекомендации по разработке должностной инструкции в организациях Госкомэкологии.
Прежде чем составлять должностную инструкцию, рекомендуем разработать ее проект. Кто лучше всех знает обязанности сотрудников и служебные взаимосвязи в организации? Конечно, непосредственные руководители работников - начальники структурных подразделений. Поэтому разработку проектов должностных инструкций можно доверить именно начальникам отделов.
Чтобы руководители подразделений успешно справились с этой задачей, ознакомьте их с правилами разработки должностных инструкций, обеспечьте копиями вышеуказанных нормативных актов, объясните им, что инструкция должна быть написана простым и понятным языком, задачи и функции работника максимально конкретизированы, что следует избегать общих фраз и расплывчатых формулировок.
После того как ваш совместный труд с руководителями структурных подразделений будет завершен, проекты инструкций нужно направить на визирование в юридический отдел организации или юрисконсульту. Юрист проверит должностные инструкции на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, а также посмотрит, согласуются ли их положения с трудовыми договорами сотрудников. Ведь в случае спора суд отдаст приоритет не инструкции, а именно договору как документу, обладающему большей юридической силой.
И в завершение процесса создания должностных инструкций генеральный директор компании или лицо, уполномоченное на утверждение должностных инструкций, ставит свою подпись и дату на грифе "Утверждаю". После этого остается только ознакомить работника с должностной инструкцией под расписку.
Для качественной разработки должностной инструкции вам понадобится не только информация об участниках процесса ее создания. Необходимо иметь представление о том, что включается в содержание данного документа. Поговорим об этом более подробно, а за основу возьмем должностную инструкцию менеджера по продажам.
Инструкция составляется не для конкретного работника, а для должности, которую он занимает. Другими словами, адресована она будет не менеджеру по продажам Петровой, а просто менеджеру по продажам (ведь в организации их может быть несколько - Петрова, Кузнецов, Мухина).
Общие правила составления должностных инструкций обычно прописываются в Положении о должностной инструкции (Приложение 3.1), утвержденном руководителем организации.
Должностная инструкция как правило состоит из следующих разделов:
I. Общие положения.
II. Права.
III. Должностные обязанности.
IV. Ответственность.
Довольно часто вместо раздела "Общие положения" существует два других раздела - "Квалификация" и "Взаимосвязи работника". Кроме прав и обязанностей выделяют еще цели и задачи сотрудника. Мы предлагаем универсальный план составления должностной инструкции. Давайте посмотрим, что может включаться в каждый из разделов документа.
Разделе I "Общие положения". В этом разделе обычно указывают:
название должности в строгом соответствии со штатным расписанием. Этот пункт может выглядеть так: "Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера по продажам";
требования, предъявляемые к уровню образования и стажу работы сотрудника, замещающего данную должность (квалификационные требования). Например, "На должность менеджера по продажам назначается лицо, имеющее высшее и/или среднее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование без стажа работы по специальности";
кому непосредственно подчиняется работник (непосредственная подчиненность): "Менеджер по продажам подчиняется непосредственно начальнику отдела сбыта";
порядок назначения и освобождения от должности: "Назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению начальника отдела сбыта";
наличие и состав подчиненных. Этот пункт особенно важен в должностных инструкциях руководителей. Если подчиненных не имеется, наличие и состав подчиненных указывать не нужно (можно написать: "Подчиненных у менеджера по продажам нет");
порядок замещения (кто замещает работника во время его отсутствия и кого он может замещать). Например: "Во время отсутствия менеджера по продажам его замещает другой менеджер по продажам или заместитель начальника отдела сбыта";
перечень документов, которыми работник обязан руководствоваться в своей деятельности (законодательные акты Российской Федерации, устав организации, инструкции, рекомендации и т.д.). Например:
"Менеджер по продажам должен знать:
1. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации сбыта продукции.
2. Перспективы развития рынков сбыта продукции в регионе.
3. Методы изучения спроса на продукцию организации.
4. Оптовые и розничные цены на продукцию, реализуемую организацией.
5. Порядок заключения договоров на поставку продукции".
В раздел "Общие положения" можно включить и другие пункты, например "возможность совмещения должностей и трудовых функций".
Раздел II "Права". Этот раздел содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает работник при исполнении возложенных на него должностных обязанностей. Кроме того, здесь конкретизируются трудовые права работника с учетом специфики выполняемых им должностных обязанностей. Например:
"Менеджер по продажам имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений начальника отдела сбыта, касающимися сбыта продукции контрагентам.
2. Вносить на рассмотрение начальника отдела сбыта предложения по улучшению деятельности отдела".
Раздел III "Должностные обязанности". В этом разделе приводятся все обязанности, возлагаемые на работника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. Приведем пример.
"Менеджер по продажам:
1. Расширяет сеть клиентов, ведет предварительные переговоры, согласовывает поставку продукции потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами.
2. Организует подготовку заключения договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок и взаиморасчетов.
3. Ведет закрепленную за ним базу контрагентов в сбытовой программе отдела в соответствии с утвержденными правилами.
4. Принимает участие в работе выставок, ярмарок, выставок-продаж и других мероприятий, в которых участвует отдел".
Раздел IV "Ответственность". В этом разделе принято конкретизировать случаи дисциплинарной ответственности в зависимости от должностных обязанностей работника. Например:
"Менеджер по продажам несет ответственность за:
1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. Причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации".
В заключение напомним, что чем подробнее будет должностная инструкция, тем больше пользы она принесет работодателю. Особенно четко нужно прописывать должностные обязанности, подчиненность. Это может оказать неоценимую услугу при возникновении судебного спора, проведении проверок, разрешении конфликта в коллективе. Скажем, если ваш продавец забыл выдать кассовый чек покупателю, то при наличии правильно составленной должностной инструкции ответственность перед налоговыми органами будет нести именно он, а не организация. Обязательно донесите это до сведения всех участников процесса разработки должностной инструкции.
3.2 Структура должностной инструкции
В должностной инструкции описывается, что должен делать сотрудник на конкретном рабочем месте. В советское время должностные инструкции были обязательными для каждого предприятия, но сейчас закон их не требует.
Должностные инструкции представляют собой подсистему по отношению к общей системе локальных нормативно-правовых актов предприятия. Эта подсистема строится в соответствии с иерархической структурой управления, принятой в конкретном предприятии и определяет структуру формальных взаимоотношений в коллективе. Кроме того, она позволяет осуществлять контроль деятельности сотрудников предприятия в соответствии со штатными должностями, за которые им выплачивается заработная плата. У каждой конкретной организации может и должна быть своя структура управления.
Ее продуманностью именно как системы, со всеми свойствами и особенностями, определяется правильность создания должностных инструкций конкретной организации. И эта конкретная структура может весьма существенно отличаться от аналогичной структуры другой, пусть и очень похожей по формальным признакам, соседней организации. Эти различия должны быть поняты и осознаны всеми сотрудниками, а особенно администрацией.
Для выполнения существующего законодательства о труде и с учетом имеющихся рекомендаций должностные инструкции должны включать в себя следующие разделы:
1. общие положения, которые содержат требования к образованию и квалификации, условия назначения на должность и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, место должности в управленческой структуре и законодательную основу деятельности;
2. функции, отражающие основные направления деятельности;
3. должностные обязанности;
4. права;
5. ответственность. В данном разделе определяется, за что и какую ответственность несет сотрудник, занимающий данную должность;
Подобные документы
Анализ локальных актов организации, регламентирующих создание должностных инструкций службы документационного обеспечения управления. Особенности делопроизводства на ОАО "Желдорреммаш". Анализ разделов должностных инструкций работников службы ДОУ.
курсовая работа [57,7 K], добавлен 03.10.2011Место подгруппы кадрового документооборота в структуре управления. Характеристика и хранение кадровых организационных, распорядительных, учетных документов на предприятии. Документирование трудовых отношений. Структура и функции кадровой службы.
дипломная работа [611,6 K], добавлен 23.09.2016Описание структуры служб документационного обеспечения управления - документирование и организация работы с официальными документами. Задачи и функции службы. Источники для разработки должностных инструкций. Четыре организационных структуры службы.
реферат [21,8 K], добавлен 18.02.2009Понятие кадровой документации. Состав и структура документации кадровой службы. Место кадровой службы в структуре организации. Планирование и организация работы по обеспечению кадрами. Организация хранения документов по кадрам (личному составу).
курсовая работа [40,3 K], добавлен 06.04.2014Ознакомление с организационно-правовой документацией подразделения бухгалтерии. Изучение реквизитов и общих правил составления приказа и распоряжения. Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация. Разработка примера номенклатуры дел.
контрольная работа [151,8 K], добавлен 29.09.2014Состав информационно-справочной документации, её примеры. Положение об организации: определение, правила оформления и основные требования к содержанию. Автобиография: определение и назначение. Виды документов от граждан, работа с обращениями от них.
контрольная работа [36,7 K], добавлен 17.06.2012Общая характеристика и направления деятельности ООО "СНС Экспресс", принципы создания системы документации. Прием и первичная обработка документов, требования. Информационно-справочная работа. Порядок оформления и индексации дел, правила их хранения.
дипломная работа [50,5 K], добавлен 15.03.2011Организация коммерческой деятельности в ювелирном салоне "Остров Сокровищ". Структура и методы управления, эффективность и система мотивации. Анализ организационно-распорядительной документации и должностных инструкций работников ювелирного салона.
отчет по практике [104,4 K], добавлен 29.08.2014Анализ организационной структуры и службы управления персоналом. Функции должностного лица, занимающегося ведением кадрового учета. Схема документооборота при ведении кадрового учета. Особенности разработки технического проекта, рабочей документации.
курсовая работа [107,1 K], добавлен 09.04.2014Состав документации кадровой службы. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров. Порядок оформления, регистрации приказов по личному составу. Утверждение должностной инструкции.
курсовая работа [957,9 K], добавлен 20.11.2011
