Формирование единого информационного пространства фирмы

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1. Теоретико-методические аспекты формирования единого информационного пространства в организации

1.1 Понятие информационного пространства, характеристики, основные компоненты

1.2 Цели, задачи и принципы формирования единого информационного пространства в организации

1.3 Процесс формирования единого информационного пространства в организации

1.4 Построение эффективного информационного пространства и методы оценки его функционирования

Глава 2. Анализ информационного пространства ООО «Миранта»

2.1 Общая характеристика ООО «Миранта»

2.2 Анализ информационных потоков в ООО «Миранта»

2.3 Анализ основных компонентов информационного пространства в ООО «Миранта»

2.4 Анализ эффективности компонентов информационного пространства ООО «Миранта»

Глава 3. Совершенствование информационного пространства ООО «Миранта»

3.1 Определение функций и задач информационного пространства ООО «Миранта»

3.2 Разработка информационных потоков в ООО «Миранта»

3.3 Формирование компонентов нового информационного пространства ООО «Миранта»

3.4 Анализ эффективности новой системы единого информационного пространства ООО «Миранта»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ А

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

ПРИЛОЖЕНИЕ В

ВВЕДЕНИЕ

Залогом успеха современного предприятия в немалой степени является его способность обеспечить эффективную обработку информации и своевременную доставку ее потребителям. Правильно организованные прием, хранение, обработка и анализ данных позволяют оценить состояние дел компании, производить планирование на ближайшее будущее и оценку дальнейших перспектив, своевременно принимать решения об изменении политики ведения бизнеса, реорганизации структуры, техническом перевооружении, своевременном выполнении планов продаж и производства, эффективно использовать время сотрудников с наибольшей пользой для компании. Актуальность вопросов формирования единого информационного пространства в организации объясняется возможностью увеличить эффективность бизнеса, а также существованием различных способов приема, передачи, хранения и представления информации и возможностью применения интегрированных решений, сопрягаемых друг с другом и с существующими программами.

Теоретической основой исследования являются

- работы в области проектирования информационных систем и автоматизированной обработки экономической информации Васюхина О. В., Варзунова А. В;

- современная монографическая и периодическая литература по моделированию и проектированию распределенных БД для различных информационных систем;

- реализации их физической структуры и обеспечения достоверности и целостности информации в работах Рагулина П.Г., Советова Б.Я.

Инструментом исследования послужили методы построения структурных схем, таблиц, расчетов, иллюстрирующих процесс организации информационного пространства организации.

Цель данной работы заключается в изучении процесса формирования единого информационного пространства организации.

Поставленная цель предопределяет необходимость решения следующих основных задач:

- проанализировать понятия информационного пространства, характеристик, основных компонентов;

- определить цели, задачи и принципы формирования единого информационного пространства в организации;

- изучить процесс формирования единого информационного пространства в организации и методы оценки его функционирования;

- проанализировать информационные потоки, основные компоненты и эффективность информационного пространства ООО «Миранта»;

- разработать меры по совершенствованию информационных потоков и компонентов единого информационного пространства ООО «Миранта»;

- провести анализ эффективности новой системы единого информационного пространства ООО «Миранта».

Объектом исследования является коммерческое предприятие ООО «Миранта».

Предметом исследования является научно-теоретическое и практическое содержание процесса формирования единого информационного пространства организации в современных российских условиях.

Теоретическую и методологическую основу исследования составили обоснованные в трудах отечественных и зарубежных авторов принципиальные положения и выводы, которые охватывают широкий круг взаимосвязанных проблем и получены как в рамках общественных наук (социология, теория управления, теория организаций и др.), так и в рамках оперативного, стратегического менеджмента, сетевого планирования и управления, информационных технологий в менеджменте.

Информационную базу исследования составляют российская и зарубежная монографическая литература, публикации в периодической печати, учетные, статистические данные исследуемого предприятия.

Предполагаемая практическая значимость дипломной работы заключается в том, что ее рекомендации носят целенаправленный характер в условиях рыночной экономики и позволяют повысить эффективность деятельности менеджеров и сотрудников в ООО «Миранта».

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ФОРМИРОВАНИЯ ЕДИНОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ПРОСТРАНСТВА В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Понятие информационного пространства, характеристики, основные компоненты

Строго научного определения понятия «единое информационное пространство» до сих пор не предложено, хотя словосочетание «информационное пространство» в различных смысловых интерпретациях, применяется чрезвычайно широко, но его содержание как научного понятия не достаточно разработано.

Так, например, в опубликованной в 1995 году «Концепции формирования и развития единого информационного пространства России и соответствующих государственных информационных ресурсов», это понятие использовалось для обозначения «совокупности баз и банков данных, технологий их ведения и использования, информационно-телекоммуникационных систем и сетей, функционирующих на основе единых принципов и по общим правилам, обеспечивающим информационное взаимодействие организаций и граждан, а также удовлетворение их информационных потребностей».

В данном определении, по мнению автора, не учитывается необходимость предметной ориентации информационного пространства, что приводит к его стихийной организации. Также в данной трактовке не находит отражения необходимость организации систем аналитической обработки и представления информации в удобной для разных групп пользователей форме.

Дж. Джекли, С. Брунн и К. Роузман определили взаимодействие в пространстве как «взаимодействие людей, выраженное пространственными характеристиками». «На личностном уровне познаваемые расстояния становятся базой для принятия индивидуальных решений в пространственном взаимодействии. В исследовательских целях использование обобщенных моделей становится по определению своеобразной мерой расстояния, по которой все взаимодействия индивидуумов распределяются в зависимости от времени, стоимости, других, каких угодно сложных отношений между происхождением и целью взаимодействия».

Рассматривая категорию «информационное пространство» становится возможным изучать более подробно такие свойства объектов и процессов как их упорядоченность, объем, интенсивность, плотность. Этот аспект приобретает важное значение в управлении хозяйственными системами. Вместе с тем «принципиальное отличие пространства как формы общественного бытия от всех иных разновидностей пространства заключается в том, что его возникновение и развитие всецело связано с деятельностью общественного субъекта (общества в целом, социальной группы, индивида).

Т. Закупень информационное пространство рассматривает как территорию, «охваченную» информацией, информационными ресурсами и инфраструктурой, в рамках которого все субъекты имеют одинаковые возможности получения, передачи и всех других манипуляций с информацией в любой точке этого пространства». Примеры аналогичных определений есть у Е. Прохорова, М. Мизинцевой и других современных исследователей-экономистов. Следует также отметить, что под информационными продуктами в данном случае понимается документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей и предназначенная или применяемая для удовлетворения потребностей пользователей. Информационные услуги - действия субъектов (собственников и владельцев) по обеспечению пользователей информационными продуктами.

По мнению А. Калининой, информационное пространство целесообразно определять как вид пространства, выделенный на основе признания эндогенности информационного фактора производства, включающий отношения хозяйствующих субъектов по поводу, как этого фактора, так и соответствующих условий, ресурсов и продуктов их деятельности. Применение структурной рекурсии к хозяйственной системе микроуровня позволяет получить для каждой из них на разных уровнях внутрисистемное информационное пространство, отражающее аспекты их внутренней среды.

Однако создание единого информационного пространства промышленного холдинга как совокупности предметно-ориентированных информационных систем, обусловливает значительные вложения финансовых средств, что приводит к увеличению трансформационных затрат в краткосрочном периоде.

Выделяя основные информационные потоки, образуемые и подлежащие оперативному управлению предприятием, такие как: процессы реализации и учет остатков продукции (информационные системы товарного учета); процессы производства (разнообразные автоматизированные системы учета производства); движение денежных средств (информационные системы бухгалтерского учета) и прочие, целесообразно в процессе построения единого информационного пространства интегрировать три первых вида информационных потоков и актуально необходимые из группы «прочие» (информация о конкурентах: ассортимент продукции, прайс-листы, объемы производства и реализации; нормы сырья и материалов; необходимые справочники и базы данных; внутренняя информация для интегрированных пользователей).

Таким образом, в результате менеджмент получает систему поддержки принятия решений, используя которую возможно получение максимального количества оперативной, актуальной информации, действуя внутри одной информационной «оболочки». При условии присоединения графического интерфейса системы автоматизированной отчетности и использования Интернет-технологий, пользователь имеет доступ к аналитической информации в режиме реального времени. Информационной базой для принятия оперативных управленческих решений служит информация, которая аккумулируется, обрабатывается и анализируется в различных функциональных отделах предприятия, которые, в свою очередь, получают информацию из внутренних и внешних источников.

Анализ мнений исследователей по вопросу информационного пространства позволяет нам сформулировать определение данного термина.

Информационное пространство - совокупность банков и баз данных, технологий их сопровождения и использования, информационных телекоммуникационных систем, функционирующих на основе общих принципов и обеспечивающих:

- информационное взаимодействие организаций и граждан;

- удовлетворение их информационных потребностей.

В организациях зачастую много баз данных, различных хранилищ информации. Поводов для обмена информации еще больше. При этом основные виды коммуникаций - это телефон, личный контакт один на один, совещание, планерка и т.п. Результатом коммуникаций становятся личные записи, протоколы, решения. Весь обмен информацией идет в основном устно, после контакта появляется еще больше вопросов чем было, а для ответов на них нужно новое подобное событие. Процесс взаимодействия может занимать много время, у многих людей, а после получения результата оказывается, что все ожидали увидеть совсем другое. На бумажных носителях так же идет обмен информацией - это более формализованные и официальные способы делового общения: например приказ, инструкция и т.п. Доступность бумажной информации низка, а влияние на ее содержание имеет ограниченный круг лиц. К этому прилагается большое количество сопутствующих техник и правил: например правила проведения совещания. Такой стиль работы накладывает ограничения и на систему управления, ведь полноценный и оперативный доступ ко всей информации имеет ограниченный круг лиц. Решением этих проблем становится формирование единого информационного пространства. В процессе формирования единого информационного пространства может возникнуть ряд негативных обстоятельств:

- нехватка знаний/навыков у сотрудников;

- отсутствие технических возможностей для оперативного и полноценного обмена информацией;

- сопротивление сотрудников и/или руководства;

- отсутствие необходимых ресурсов для реализации;

- отсутствие информации.

В настоящее время наиболее существенным из вышеперечисленных проблем может являться отсутствие необходимой информации и сопротивление руководство. Остальные проблемы решаются проще. Многие информационные системы нетребовательны к техническим ресурсам, их освоение для людей, пользующихся офисными программами и интернетом, не требует больших усилий, стоимость их так же не высока. Но зачастую отсутствие информации о существующих возможностях не позволяет сделать необходимые шаги в нужном направлении. Кроме того, ключевым вопросом изменений может стать необходимость смены закрытой кулуарной культуры и иерархической структуры на открытые и демократичные варианты управление. Информация - это власть и открывая информацию для широкого круга сотрудников, менеджеры должны быть готовы к распределению власти и изменению формы управления в организации. Для многих организаций простое изменение информационной среды в организации может привести к глубоким переменам во всех сферах деятельности.

При разработке любых программных продуктов существует проблема устаревания программы на момент ее создания и как следствие этого необходимость модификации ее сразу после окончания разработки. Поэтому важными становятся два требования к разрабатываемым в настоящее время программным продуктам и ИАС в частности. Первое - система должна быть открыта, а не являться “вещью в себе”, изменения в которую могут внести только люди, ее разработавшие. Технологии, которые используются во время разработки должны быть современными и учитывать тенденции развития программного обеспечения. Этот пункт относиться как к механизмам, которые реализуются разработчиками программного продукта, так и к тем средствам, которые используются во время разработки.

Во-вторых, популярностью в настоящее время пользуются программные продукты, которые либо несут в себе средства модификации программ, либо являются настолько простыми и универсальными, что не требуется их доработка. Разработка сред со своими собственными средствами и языками модификации данных является несколько усложненным и невыгодным при использовании, поскольку сомнительно, что собственный язык будет настолько лучше уже существующих, чтобы имело смысл его изучать и использовать в качестве стандартного на данном предприятии. Кроме того, проблема “запаздывания” разработки в этом случае увеличивается.

В-третьих, при разработке ИАС должен соблюдаться модульный принцип организации приложений и данных поскольку в этом случае могут производиться дополнения и изменения с меньшими затратами и гарантировано отсутствие изменений в частях, которые не затрагиваются при модификации других частей.

Основными компонентами информационного пространства являются:

1) информационные ресурсы,

2) средства информационного взаимодействия

3) информационная инфраструктура.

Информационные ресурсы - это совокупность данных, организованных для получения достоверной информации; документы и массивы документов, отдельные и в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, базах данных и знаний и т.д.).

Информационные ресурсы можно классифицировать следующим образом:

1) По отношению к предприятию: внутренние и внешние.

2) По способу хранения (передачи): бездокументарные, документарные и электронные.

3) По типу источника(пользователя): персональные, коллективные (группа, структурное подразделение и общекорпоративные.

4) По доступности: общедоступные, частично закрытые (только для группы лиц) и закрытые (для нескольких лиц).

Информационная инфраструктура (ИИ) - это организация взаимодействия информационных потоков (при этом несущественно какой носитель).

Создание ИИ, использующей компьютерные технологии подразумевает комплекс мероприятий который включает в себя:

- организационные мероприятия (определение структуры документов и маршрутов их движения, определение ответственности за виды проводимых мероприятий, определение правил организации разработки программ и структуры базы данных, способы финансирования и другие);

- технические мероприятия (приобретение, установка и техническое обеспечение эксплуатации оборудования, создание кабельной системы);

- определение системного программного обеспечения которое будет использоваться в организации и создание LAN как программно- технического комплекса (установка системного программного обеспечения, организация маршрутизации между подсетями, администрирование сети и работа с пользователями сети);

- обучение сотрудников организации;

- использование при работе с документами стандартного программного обеспечения, организация почтовой службы, организация доступа к Internet;

- проектирование и разработку программных продуктов и создание информационно-аналитической системы (ИАС);

- обеспечение безопасности информации;

- работу службы эксплуатации и внедрения;

- наполнение базы данных;

Обеспечением создания информационного пространства организации, использующей компьютерные технологии должны обеспечивать следующие службы (отделы или лаборатории):

1. Техническая служба. Функции - работы по монтажу LAN, установка оборудования, ремонт и замена оборудования.

2. Служба эксплуатации и внедрения. Функции - работа с Заказчиком приложений ИАС по постановке задачи, установка приложений ИАС, подготовка заданий для группы разработки программного обеспечения, обучение персонала.

3. Группа разработки программного обеспечения.

В процессе разработки и установления единого информационного пространства используют информационные технологии.

Информационная технология - система методов и способов использования информационно-вычислительной техники и систем связи для создания, сбора, передачи, хранения, поиска, обработки и распространения информации.

Данные - факты, обработанные и представленные в формализованном виде (т.е. на каком либо носителе) для дальнейшей обработки.

Автоматизированная информационная система - совокупность программных и аппаратных средств, предназначенных для хранения и/или управления данными и информацией и производства вычислений. ИС может быть проанализирована, построена и управляема на основе общих принципов построения системы. ИС является динамической и развивающейся. При построении ИС необходимо использовать системный подход. ИС следует воспринимать как человеко-машинную (средства, обеспечивающие взаимодействие с компьютером).

Информационная система (ИС) - по законодательству РФ - организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы. Информационные системы предназначены для хранения, обработки, поиска, распространения, передачи и предоставления информации.

Информационно-аналитическая система - это часть программной поддержки информационной инфраструктуры организации, обеспечивающая специальные задачи управления.

ИС развиваются в двух направлениях:

- разработка ИС, в основе которых лежит производственный цикл;

- разработка ИС, в основе которых лежит цикл принятия решения.

Основными свойствами ИС являются:

- расширяемость (масштабируемость);

- мобильность (переносимость);

- интероперабельность;

- распределённость;

- многоплатформенность;

- поддержка общепринятых стандартов;

- обеспечение целостности данных;

- производительность;

- дружественность к пользователю;

Архитектуру ИС можно представить в виде 5-ти уровней:

1. Уровень автоматизируемых функциональных задач (функциональные требования).

2. Уровень прикладных программных комплексов, реализующих функциональные требования.

3. Уровень интеграции, включающий компоненты, реализующие внутреннее взаимодействие программных комплексов ИС и внешнюю интеграцию с внешними системами.

4. Уровень информационного обеспечения (баз данных) - совокупность объектов нормативно-справочной информации и оперативных данных, которые создаются, хранятся и обрабатываются в ИС.

5. Уровень инфраструктуры, включая организационную, техническую составляющие и компоненты обеспечения информационной безопасности. Компоненты инфраструктуры обеспечивают функционирование компонентов верхних уровней ИС.

Одним из особо важных аспектов функционирования информационного общества является создание такого общего ресурса, который позволил бы беспрепятственно создавать и потреблять информацию во всех областях жизнедеятельности человека

Основные характеристики единого информационного пространства.

1. Единое информационное пространство организации базируется на новых распространённых технологиях и обеспечивает масштабируемость, расширяемость и хорошие интеграционные возможности, благодаря этому существенно облегчается внедрение бизнес-приложений (электронный документооборот, системы автоматизации бизнес-процессов, корпоративные порталы и т.д.);

2. Единое информационное пространство организации поддерживает географическое расширение бизнеса и информационную интеграцию филиалов, поддерживает Интернет-доступ к корпоративным приложениям и рабочим данным.

3. Единое информационное пространство организации может обслуживаться и управляться централизованно (включая все оборудование и программное обеспечение в региональных офисах, если таковые есть), что позволяет снизить себестоимость обслуживания инфраструктуры, прогнозировать расходы и повысить оперативность в решении инцидентов;

4. Все информационные ресурсы компании находятся на центральных серверах офиса, в отношении которых проводятся мероприятия по защите от несанкционированного доступа, архивации рабочей информации, антивирусной защите, что позволяет снизить риск потери важных данных и несанкционированного доступа к ним, и в целом повышает стабильность работы информационных систем компании;

5. Даже без внедрения специальных бизнес-приложений ИТ-инфраструктура в базовом варианте обеспечит для организации: разграничение прав доступа к данным, корпоративную почту, сетевые рабочие папки, архивирование данных, централизованную антивирусную защиту, межсетевой экран и т.д.

1.2 Цели, задачи и принципы формирования единого информационного пространства в организации

Цели формирования единого информационного пространства организации диктуются проблемами, возникающими при его отсутствии.

До внедрения единого информационного пространства на предприятии сотрудники пользуются локальными программами. Проблемы с их стыковкой между собой значительно затрудняют оперативное управление предприятием. Складской учет, сбыт, расчет заработной платы, ведение главной книги, - все эти важные задачи решаются средствами разрозненных продуктов. Из разных отделов к руководству предприятия могут поступать противоречивые сведения. К примеру, в отделе сбыта могут не знать о задолженности перед контрагентом при бартерных операциях, поскольку документы снабжения оформлялись в другом подразделении. Использование единого информационного пространства снимает эти проблемы. Все необходимые для работы оперативные бизнес-данные становятся актуальны, достоверны и согласованы между собой. В результате удается вновь вовлечь в хозяйственный оборот средства, "замороженные" в расходных материалах и комплектующих, оптимизируются расчеты с госбюджетом и коммерческими партнерами предприятия. Предприятие получает дополнительные ресурсы для развития производства, и внедренные информационные системы управления становятся существенным фактором успешной работы предприятия.

Таким образом, главной целью работ по формированию информационного пространства является обеспечение взаимодействия всех информационных потоков организации на удобной основе с учетом интересов пользователей и компании в целом.

Внедрение информационного пространства способствует:

- получению более рациональных вариантов решения задач, за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем;

- освобождению пользователей от рутинной работы за счет ее автоматизации;

- замене бумажных носителей данных на электронные;

- обеспечению достоверной информации;

- уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;

- отысканию новых рыночных ниш;

- привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг.

Имеется ряд важных конкретных задач, эффективное решение которых возможно только путем формирования единого информационного пространства:

1. Экономия рабочего времени сотрудников в процессе информационного общения.

2. Автоматизация всех возможных операций по обработке информации и подготовке отчетов.

3. Увязка в одной программе всех действий сотрудников.

4. Обеспечение информационной безопасности.

5. Сохранение и развитие деловых контактов сотрудников.

6. Создание условий взаимовыгодного использования информационных ресурсов компании.

7. Взаимодействие и срочное оповещение всех сотрудников в случае непредвиденных обстоятельств на предприятии с целью срочного реагирования и моментального принятия решений.

8. Беспрепятственное распространение открытой информации о деятельности компании и результатах деятельности.

9. Обеспечение упрощенного доступа сотрудников к информационным ресурсам компании с целью выполнению служебных обязанностей.

10. Координация действий сотрудников

Основные принципы единого информационного пространства:

1. Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

2. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

3. Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

4. Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

5. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

6. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

При формировании единого информационного пространства организация получает:

- эффективное использование персоналом рабочего времени: в следствии стабильной и быстрой работы бизнес-приложений, удобному и бесперебойному доступу сотрудников к нужным рабочим данным в офисе или вне его; благодаря исправной и бесперебойной работы серверного оборудования, офисной техники и рабочих станций сотрудников;

- сохранность рабочих данных и защита конфиденциальной коммерческой информации;

- порядок в организации ИТ-инфраструктуры, предсказуемый и прозрачный бюджет на её поддержание и развитие;

- снижение риска простоя организации, благодаря централизации управления информационными ресурсами организации и оперативности, предсказуемости решения технических проблем.

1.3 Процесс формирования единого информационного пространства в организации

Процесс формирования единого информационного пространства, информатизация бизнес-процессов и процессов управления предприятия представляют собой непрерывный процесс, продолжающийся с разной степенью интенсивности на протяжении всего срока функционирования процесса или организации. Это связано с рядом объективных обстоятельств. Во-первых, даже при наличии чёткого плана информатизации затраты на её осуществление в полной мере чаще всего весьма существенны и не могут быть реализованы единовременно. Во-вторых, всё, что касается информационных технологий имеет тенденцию быстрого морального старения. Так, парк ПЭВМ требует смены каждые 5-6 лет, программное обеспечение требуется обновлять ещё чаще.

Приоритетные направления информатизации должны быть ориентированы на специфику предприятия, структуру его управления, финансовые возможности информатизации.

Деятельность по формированию единого информационного пространства предприятия можно разбить на несколько этапов.

Этап 1. Анализ бизнес-процессов организации.

Одной из основ бизнеса является организация бизнес-процессов. Их эффективность или неэффективность оказывают прямое влияние на показатели бизнеса в целом. Процессы формируются и развиваются по мере роста и развития бизнеса. Если бизнес-процессы не описаны, то происходит снижение эффективности, прозрачности и управляемости бизнеса, возникает угроза серьезных рисков проектов по их автоматизации.

В состав работ по анализу бизнес-процессов входят:

- сбор информации о бизнес-процессах, интервью с руководителями и экспертами, анализ документов;

- описание и моделирование бизнес-процессов для получения ясных и однозначных представлений о бизнес-процессах;

- выработка рекомендаций по совершенствованию бизнес-процессов.

Анализ бизнес-процессов позволит руководителю значительно повысить прозрачность и управляемость бизнеса, а также значительно снизить риски при автоматизации.

При сборе информации о бизнес-процессах собирается информация о стратегических целях компании-заказчика, определяются существующие проблемы в деятельности компании и уточняются ограничения в части проведения проектов по оптимизации и автоматизации бизнес-процессов: бюджет, сроки и т.д.

В результате формируется «Отчет об обследовании», в котором формируется дерево целей компании с привязкой к бизнес-процессам, а также уделяется особое внимание «узким местам» процессов. В заключении к отчету дается оценка целесообразности продолжения проекта по формированию концепции построения информационной системы.

Этап 2.

На втором этапе проводится анализ, группировка и ранжирование бизнес-процессов с точки зрения их влияния на достижение стратегических целей компании. Затем разрабатывается несколько вариантов решений и их сравнение по ряду критериев, позволяющих клиенту принять решение в пользу одного из них:

- ориентировочная стоимость реализации каждого решения;

- полнота реализации поставленных задач;

- влияние решения на компанию в целом;

- сроки реализации каждого решения;

- проектные риски.

В результате руководитель имеет документ «Карта решений», в котором представлен анализ информации, собранной на этапе обследования предприятия, определены цели проекта автоматизации, а также разработаны 2-3 возможных варианта архитектур информационной системы предприятия.

Этап 3: Формирование требований к информационной системе.

На третьем этапе проводится детальный анализ бизнес-процессов. В процессе анализа детализируются проектные рамки и определяются функции бизнес-процессов, подлежащие автоматизации. На основе детальных проектных рамок формируются требования к средствам автоматизации, включающие в себя:

- функциональные требования к средствам автоматизации;

- технические требования к аппаратным и другим техническим средствам, обеспечивающим работу автоматизируемой системы;

- организационные требования к процессу внедрения системы, охвату подразделений, включенных в работу системы и пр.;

- требования к интеграции внедряемой системы с уже существующими в компании информационными системами;

- требования к безопасности и защите информации, которую должна обеспечить внедряемая система;

Этап 4. Проектирование.

На этапе проектирования программистами и специалистами должны быть точно и полностью определены основные потоки данных системы, правила связывания и обработки данных, АРМы на которых будет вводиться и изменяться информация. Кроме того, необходимо определить группы пользователей и права их доступа.

При проектировании этой системы к ее архитектуре могут предъявляться следующие требования:

- использование архитектуры клиент-сервер;

- организация АРМов специалистов и руководителей как контейнеров, содержащих унифицированные модули клиентских приложений;

- каждый отдельный модуль приложения клиента должен обеспечивать работу с каким-либо объектом сферы управления.

Таким образом, рабочие места в процессе разработки и сдачи в эксплуатацию могут расширяться за счет новых компонент без потери работоспособности уже существующих. Такой подход к архитектуре системы позволяет в дальнейшем производить изменения и развитие системы независимыми разработчиками. Если объект присутствует в системе, его клиентский модуль может быть легко включен в любой АРМ, или на его основе создан новый АРМ.

Этап 5

Решение задач обеспечения работы сотрудников на автоматизированных рабочих местах. Информатизация этого уровня может быть представлена в виде следующего набора мероприятий.

Оснащение оборудованием	Установка программного обеспечения
Организация обслуживания	Разработка методических указаний

Рисунок 1 - Информатизация первого уровня

Решение задач такого уровня информатизации требует привлечения специалиста для организации всех мероприятий, соответствующих этому этапу. Круг обязанностей такого специалиста должен быть отражён в должностных инструкциях. Можно указать основные из них:

1) данный специалист должен знать принципы организации локальной вычислительной сети, уметь устанавливать всё необходимое для функционирования сети, системное программное обеспечение, уметь диагностировать неисправности сети и при необходимости производить текущий ремонт;

2) установка системного программного обеспечения рабочих станций (операционной системы, офисных программ);

3) антивирусная защита вычислительной сети, обновление антивирусных баз, текущая проверка сети на вирус;

4) отслеживать гарантийные и прочие ремонты оборудования, связь с фирмами, осуществляющими ремонт оборудования, заявки на ремонт;

5) установка программного обеспечения по заявкам сотрудников.

Перечень обязанностей указывает на то, что для обслуживания компьютерной сети требуется специалист достаточно высокой квалификации, имеющий знания системного программиста. В то же время, часть обязанностей могут выполнять специалисты средней квалификации без специальной системной подготовки.

Этап 6.

Рассмотрим содержание данного этапа информатизации предприятия (рис. 2).

Автоматизация работы подразделений	Автоматизация управления подразделениями
	Разработка БД экономической информации			Автоматизированная подготовка отчетности и статистических данных
	Разработка электронного каталога информации
				Использование информационной системы для организации документооборота
	Использование электронной почты

Рисунок 2 - Содержание второго этапа информатизации

Реализация второго этапа информатизации требует затрат и дополнительных ресурсов. В основном, это связано с необходимостью иметь специалиста-информатика для разработки, поддержания и развития информационной системы, модернизации программного обеспечения. Характер работ на этой стадии информатизации, в основном, носит прикладной характер. В зависимости от сложности разрабатываемого программного обеспечения требуется и различная степень квалификации специалиста.

Прикладное программное обеспечение может быть приобретено через сеть фирм, занимающихся разработкой подобных программных продуктов. Однако при небольших потоках данных такое приобретение может оказаться не рентабельным. Кроме того, информация рекламных материалов по тем или иным программным продуктам часто не соответствует действительному качеству данного продукта. Поэтому приобретению того или иного программного продукта должно предшествовать детальное знакомство с его возможностями и знакомство с Демо-версиями.

Практическая рекомендация для реализации второго этапа информатизации - это создание хотя бы минимальной группы разработчиков с привлечением в такую группу, как штатного программиста, так и квалифицированных сотрудников для лучшего представления предметной области.

Этап 7.

Этот этап информатизации на предприятии ориентирован на разработку Internet технологий, с последующим использованием этих технологий в бизнес-процессах. В качестве основного элемента информатизации предприятия на этом этапе выступает Internet представительство во всемирной сети. Перечислим наиболее значимые задачи из них:

1) размещение информации рекламного характера с целью повышения имиджа и расширения клиентуры;

2) организация оперативной текущей информационной среды для сотрудников;

3) обеспечение доступа к контактам предприятия для внешних пользователей;

4) организация безопасности информации;

5) организация телеконференций и консультаций;

6) реализация некоторых бизнес-процессов;

7) проведение маркетинговых исследований через электронные средства коммуникаций.

Средства электронной коммерции в настоящее время являются необходимым инструментом маркетинга предприятия. Сайт компании в свою очередь является одним из базовых элементов информационной системы. Рынок создаваемых информационных систем имеет значительные размеры, что обуславливает существование высокой конкуренции притом, что большинство потребителей чувствительны к запрашиваемым ценам. С другой стороны, для обеспечения конкурентоспособности продукции и услуг важно учитывать все требования, предъявляемые к информационной системе.

Реализация задач этого этапа требует присутствия отдела специалиста-информатика достаточно высокой квалификации, а также специалиста в области маркетинга и маркетинговых исследований. Затраты этого этапа информатизации связаны с разработкой Интернет представительства, размещение его на сервере провайдера, текущее обслуживание представительства. Эффект от наличия такой системы определяется актуальностью размещаемой информации и квалификацией специалистов, осуществляющих поддержку сайта.

На эффективность Web-сайта влияют такие факторы, как содержание, структура, новизна информации на нем, ее достоверность, уникальность стиля. Содержание Web-сайта определяет, есть ли на нем интересная, заслуживающая внимания информация. Неинтересный сайт никому не нужен, не будет посещаться, обречен на постепенное угасание.

Структура Web-сайта должна быть понятна каждому посетителю. Имея перед глазами документ, пользователь интуитивно должен представлять себе способ получения другой информации. Однажды запутавшись в джунглях сайта, клиент повторно на него не придет. И напротив, ясная и прозрачная структура сайта, в которой поиск данных не представляет труда, обязательно привлечет дополнительных посетителей.

Новизна информации оказывает сильное влияние на его эффективность. Если информация не обновляется, то после второго посещения сайт перестанет быть интересным. Информацию необходимо обновлять, а старую - переносить в архив. Доступной должна быть и старая, и новая информация. Показать посетителям, что материалы обновлены можно, указывая дату создания и обновления каждого документа. Также авторитетность сайта определяет и достоверность информации. Стиль Web-сайта должен быть уникальным. Сайт должен быть всегда узнаваемым, независимо от того, виден на экране логотип или нет. Стиль создается различными способами, в том числе - манерой изложения информации.

Учесть эти факторы можно лишь при строгом соблюдении технологии проектирования представительства, которая предусматривает выполнение следующего состава работ по проектированию Web-представительства:

1) осознание цели разработки Web-представительства;

2) фиксация внешних условий, в которых будет функционировать представительство;

3) концептуальное проектирование Web-представительства;

4) выбор средств создания Web-сайта;

5) разработка структуры сайта, конструирование Web-страниц;

6.) информационное наполнение Web-страниц;

7) тестирование сайта;

8) размещение сайта на Web-сервере;

9) объявление о существовании сайта;

10) контроль работоспособности сайта;

11) исследование эффективности сайта;

12) обновление и модернизация сайта.

Таким образом, общая схема автоматизации от создания АРМ до реализации интернет-представительства позволит сформировать эффективное информационное пространство предприятия.

1.4 Построение эффективного информационного пространства и методы оценки его функционирования

Признаки компании с высоким уровнем реализации информационного менеджмента определяют следующие показатели:

- высшее руководство компании способно описать процедуры информационного менеджмента в компании;

- наиболее прямое участие высшего менеджмента в процедурах принятия стратегических решений в ИМ;

- наличие чётких целей бизнеса для осуществления инвестиций в ИТ;

- наличие динамики по уменьшению перемен в управлении.

Признаки неэффективного информационного менеджмента на предприятии показывают следующие ситуации:

- высшее руководство ощущает низкую рентабельность от инвестиций в ИТ;

- ИТ часто являются преградой для осуществления новых стратегий компании;

- медленное или противоречивое действие механизмов принятия решений в ИТ;

- высшее руководство не может объяснить процедуры в рамках ИМ на предприятии;

- проекты ИТ не укладываются в сроки или бюджет;

- аутсорсинг рассматривается как быстрое решение проблем;

- частая смена механизмов управления.

Эксперты считают, что 80% компаний не используют новые технологии именно из-за неспособности понять ИТ и лишь 20% - из-за отсутствия соответствующих знаний и навыков у сотрудников ИТ-отделов. Тенденции дальнейшего развития информационного менеджмента на предприятия:

- постоянное увеличение роли ИТ как ресурса в реализуемых технологиях;

- повышение ценности и конфиденциальности накапливаемой информации;

- перевод всё большего количества процессов в онлайн;

- увеличение потребности в мобильности процессов ИМ и применяемых ИТ;

- увеличение доли аутсорсинга в вопросах управления инфраструктурой (ИТ услугами).

Эффективность формирования единой информационной системы оценивают несколькими способами.

1. Оценка непосредственной (прямой) финансовой отдачи от проекта. Данный подход основан на предположении, что практически все преимущества от внедрения информационной системы можно напрямую подсчитать. В этом случае все улучшения, которые можно оценить напрямую, связаны с количественными характеристиками автоматизируемых процессов - продолжительностью, стоимостью затрачиваемых ресурсов и пр. К примеру, финансовый менеджер, сократив срок подготовки отчетов, предоставляет более оперативную и, следовательно, более ценную информацию руководителю для принятия последним управленческих решений. Другой пример - оператор по обработке заказов, который не просто обрабатывает больше заказов, он обрабатывает быстрее каждый отдельный заказ. В результате клиент затрачивает меньше времени на оформление заказа, а это уже может повысить лояльность клиента к данной организации, что, в конечном счете, приведет к повторному обращению. Организация получит постоянного клиента, что будет гораздо дешевле, чем искать нового.

Получается, что далеко не всегда существует возможность напрямую оценить и представить в финансовом выражении абсолютно все преимущества, которые дает проект автоматизации. Часть эффектов в первом приближении не поддается финансовой оценке, хотя в дальнейшем может повлиять на финансовые результаты организации.

Поэтому оценивать эффект от проекта автоматизации, выраженный исключительно в деньгах, было бы некорректно.

2. Смешанный подход: производится оценка как финансовых эффектов от внедрения информационной системы - снижение стоимости и продолжительности операционных процессов, так и нефинансовой составляющей эффекта от автоматизации - повышение лояльности клиента, повышение темпов вывода на рынок новых продуктов и услуг, повышение качества управленческих решений и т.д. (что в конечном счете повышает организационную и социальную эффективность информационных технологий). Этот метод называется Balanced Scoreсard.

Его основные составляющие.

Стратегическое развитие предприятия в рамках данной методологии рассматривается в следующих направлениях:

- Финансовые показатели (показывает, насколько интересно акционерам и инвесторам вкладывать деньги в наше предприятие).

- Взаимоотношения с клиентами (показывает, чем мы можем заинтересовать наших клиентов, чтобы привлечь их и добиться требуемых финансовых результатов).

- Внутренние процессы (показывает, какие процессы играют наиболее важную роль при реализации нашего конкурентного преимущества).

- Инновации и развитие персонала (показывает, за счет каких знаний, умений, опыта, технологий и прочих нематериальных активов мы сможем реализовать наше конкурентное преимущество).

Каждое из последующих направлений позволяет определить, за счет чего будет реализовано развитие предыдущего. Таким образом, направления (темы) в Balanced Scoreсard взаимосвязаны и представляют собой причинно-следственную цепочку стратегий: от конечных финансовых целей до ресурсов, необходимых для их достижения.

Разработка сбалансированной системы показателей заключается в разработке системы взаимосвязанных целей, критических факторов успеха и ключевых показателей эффективности. Затем задаются плановые значения целей/факторов успеха/показателей эффективности на стратегический и тактический период. Достижение этих значений периодически отслеживается и используется для принятия решений по изменению планов/целей/стратегий.

Построение информационной системы управления предприятия подразумевает автоматизацию процессов данного предприятия. А именно:

1) Процессы управления.

2) Бизнес-процессы.

3) Процессы обеспечения.

4) Процессы инноваций и развития.

Возможность использования методологии Balanced Scorecard для оценки эффективности проекта объясняется тем, что суть методологии - всеобъемлющая оценка эффективности системы управления предприятиЕм.

Стратегические направления Balanced Scorecard освещают основные аспекты управления - отношения с учредителями и клиентами, внутренние ресурсы и конкурентные преимущества. Повышение эффективности системы управления в разрезе стратегических направлений Balanced Scorecard ведет к достижению целей организации.

С другой стороны, проект внедрения корпоративной информационной системы можно рассматривать как один из этапов оптимизации системы управления предприятием. Автоматизация процессов в данном случае рассматривается как оптимизация процессов предприятия с использованием возможностей информационных технологий. При этом под оптимизацией процессов понимается улучшение показателей эффективности процессов.

В результате, автоматизация процессов ведет к улучшению (оптимизации) показателей эффективности процессов. Показатели эффективности процессов являются одновременно элементами сбалансированной системы показателей. Улучшение показателей эффективности ведет к выполнению критических факторов успеха, которые в свою очередь обеспечивают достижение поставленных целей

3. TCO (Total Cost of Ownership) - методика, которая предназначена помочь руководителям предприятий определить прямые и косвенные затраты и выгоды, связанные с любым компонентом компьютерных систем.

Цель ее применения - получить картину, которая отражала бы реальные затраты, связанные с приобретением определенных средств и технологий, и учитывала все аспекты их последующего использования.

Например, когда принимается решение о приобретении компьютера и при этом используется анализ совокупной стоимости владения, то высокая цена компьютера может рассматриваться как аргумент в пользу более дешевого варианта. Но если к стоимости компьютера добавить затраты, которые могут возникнуть в процессе его эксплуатация, то может оказаться, что общая сумма затрат на покупку и эксплуатацию «дешевой» техники оказывается выше.

Значение показателя TCO для каждой закупки должно сравниваться с показателем совокупных выгод владения TBO (Total benefits of owner ship) для определения реальной ценности приобретения.

Рассмотренные нами обзорно основные методики позволяют оценить эффективность внедрения информационных систем с разных позиций и могут быть применены к различным типам информационных систем.

Научного определения понятия «единое информационное пространство» еще не предложено, хотя словосочетание «информационное пространство» применяется чрезвычайно широко, но его содержание как научного понятия не достаточно разработано.

Основными компонентами информационного пространства являются: информационные ресурсы, средства информационного взаимодействия, информационная инфраструктура.

Деятельность по формированию единого информационного пространства предприятия имеет несколько этапов: анализ бизнес-процессов организации, анализ, группировка и ранжирование бизнес-процессов, формирование требований к информационной системе, проектирование, решение задач обеспечения работы сотрудников на автоматизированных рабочих местах, этап информатизации на предприятии.

Эффективность формирования единой информационной системы оценивают несколькими способами: оценка непосредственной (прямой) финансовой отдачи от проекта, смешанный подход , TCO.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ПРОСТРАНСТВА ООО «МИРАНТА»

2.1 Общая характеристика ООО «Миранта»

Общество с ограниченной ответственностью «Миранта». Адрес: Челябинск, Троицкий тракт, д.19, корп. 3

ООО «Миранта» - компания со 100% российским капиталом существует на рынке производства мебели уже более 5 лет, специализируется на изготовлении и поставках мебели для ванных комнат под торговыми марками «Koral» и «Corozo». Данные бренды являются собственностью компании. Руководство компании «Миранта» ответственно относится к понятию «Отечественный производитель» и прикладывает все усилия к поднятию престижа этого статуса.

Миссия (краткая формулировка)

Мы предоставляем каждому лучшую возможность обустроить жизненное пространство ванных комнат.

Цели организации.

Рассмотрим дерево целей.

				Миссия
Стратегические цели			№ 1				№ 2
Тактические цели	№1		№2		№3		№4		№5
Оперативные цели	№1		№2		№3		№4		№5

Рисунок 3 - Дерево целей

Стратегические цели ООО «Миранта»:

№1 - Увеличение оборота.

№2 - Снижение или сохранение стоимости товара, несмотря на инфляционные процессы.

Тактические цели ООО «Миранта»:

№1 - Открытие торговых точек в торговых комплексах. Уральского региона

№2 - Подготовка и проведение рекламных компаний

№3 - Достижение договоренностей с поставщиками о дополнительных скидках при увеличении объемов закупа.

№4 - Поиск новых поставщиков, отвечающих новым условиям работы.

№5 - Расширение производства для выпуска дополнительных видов продукции.

Оперативные цели ООО «Миранта»:

№1 - Анализ торговых комплексов в Челябинске и Екатеринбурге, выбор торговых комплексов, подготовка к открытию в торговых комплексах: