Основы менеджмента

- стимул (мотивация) трудовой активности сотрудников. Успешное выполнение плановых заданий - объект особого стимулирования и основание для взаимных расчетов, создающие действенные мотивы для продуктивной и скоординированной деятельности всех участников процесса управления;

- информационное обеспечение работников организации. Планы содержат важную для каждого участника его реализации информацию в целях, прогнозах, альтернативах, сроках, ресурсных и административных условиях проведения работ.

Принципы планирования.

1 Принцип единства. Поскольку организация это целостная система, то составные её части должны развиваться в едином направлении. Это означает, что планы каждого подразделения должны быть связаны с планами всей организации.

2 Принцип участия. Означает, что каждый член организации становится участником плановой деятельности независимо от занимаемой должности, т.е. процесс планирования должен привлекать всех тех, кого он затрагивает. Планирование основанное на принципе участия называется "парситипативным".

3 Принцип непрерывности. Означает, что процесс планирования на предприятиях должен осуществляться постоянно. Это необходимо в силу того, что внешняя среда организации неопределенна и изменчива, поэтому фирма должна корректировать и уточнять планы с учетом этих изменений.

4 Принцип гибкости. Он заключается в обеспечении возможности изменять направленности планов, в связи с возникновением непредвиденных обстоятельств.

5 Принцип точности. Любой план должен быть составлен с такой степенью точности какая только возможна.

Результатом выполнения функции планирования является - план.

План - это документ, содержащий указания кому и какую задачу, в какое время необходимо решать, какие ресурсы нужно выделить на решение каждой задачи.

Функция планирования предусматривает определение конкретных задач каждому подразделению на различные плановые периоды. Высокое качество разработанных планов и программ, их строгая увязка по всем подразделениям организации, согласованность с располагаемыми ресурсами позволяет наиболее эффективно управлять организацией.

Планирование устанавливает связи между существующим положением дел на предприятии и тем, которое должно быть достигнуто в будущем, что даст возможность реализовать представившиеся возможности и свести к минимуму будущие риски.

9.2 Виды планирования

Существуют следующие виды планирования.

1 С точки зрения обязательности плановых заданий:

- директивное планирование, когда принятые планы имеют обязательный характер;

- индикативное планирование, когда устанавливаются показатели, имеющие рекомендательный, направляющий характер.

2 В зависимости от срока, на который составляется план, и степень детализации плановых расчетов принято различать:

- долгосрочное планирование (перспективное);

- среднесрочное планирование;

- краткосрочное планирование (текущее);

Перспективное планирование охватывает период более 5 лет, например, 10, 15 и 20 лет. Такие планы призваны определять долговременную стратегию предприятия, включая социальное, экономическое, научно-технологическое развитие.

Перспективное планирование следует отличать от прогнозирования. По форме они представляют собой один и тот же процесс, а по содержанию различаются. Прогнозирование - это процесс предвидения, построенный на вероятностном, научно обоснованном суждении о перспективах развития предприятия в будущем, его возможном состоянии. Прогнозирование позволяет выявить альтернативные варианты развития планируемого процесса или объекта и обосновать выбор наиболее приемлемого варианта. В этом смысле прогнозирование является одним из этапов перспективного планирования. Без данного атрибута перспективное планирование являлось бы гадание, а не научным предвидением.

Среднесрочное планирование осуществляется на период от 1 года до 5 лет. На некоторых предприятиях среднесрочное планирование совмещается с текущим. В этом случае составляется так называемый скользящий пятилетний план, в котором первый год детализируется до уровня текущего плана и представляет собой по сути дела краткосрочный план.

Текущее планирование охватывает период до года, включая полугодичное, квартальное, месячное, недельное (декадное) и суточное планирование.

3 По содержанию плановых решений выделяют:

- стратегическое планирование;

- тактическое планирование;

- оперативно-календарное планирование;

- бизнес-планирование;

Стратегическое планирование, как правило, ориентировано на долгосрочную перспективу и определяет основные направления развития предприятия.

Посредством стратегического планирования принимаются решения о том, как расширить деятельность в области бизнеса, создать новые сферы бизнеса, стимулировать процесс удовлетворения нужд потребителей, какие усилия следует принять для удовлетворения рыночного спроса, на каких рынках лучше действовать, какую продукцию выпускать или какие услуг оказывать, с какими партнерами вести бизнес и т.д. Основная цель стратегического планирования состоит в создании потенциала для выживания предприятия в условиях динамично изменяющейся внешней и внутренней среды, порождающей неопределенность перспективы.

Тактическое планирование. Если стратегическое планирование рассматривают как поиск новых возможностей предприятия, то тактическое планирование следует считать процессом создания предпосылок для реализации этих новых возможностей, а оперативно-календарное планирование - процессом их реализации. В результате тактического планирования составляется план экономического и социального развития фирмы, представляющий программу производственной, хозяйственной и социальной деятельности фирмы на соответствующий период. Тактическое планирование охватывает краткосрочный и среднесрочный периоды.

Оперативно - календарное планирование. Оперативно - календарное планирование (ОКП) является завершающим этапом в планировании хозяйственной деятельности фирмы. Основная задача ОКП состоит в конкретизации показателей тактического плана с целью организации планомерной повседневной и ритмичной работы предприятия и его структурных подразделений.

Оперативно-календарное планирование увязывает все элементы предприятия в единый производственный организм, включая техническую подготовку производства, материально-техническое обеспечение производства, создание и поддержание необходимых запасов материальных ресурсов, сбыт продукции и т.д.

Бизнес - планирование. Бизнес-план предназначен для оценки целесообразности внедрения того или иного мероприятия. Особенно это касается инноваций, которые требуют для своей реализации крупных инвестиций.

Бизнес-план инвестиционного проекта разрабатывается для обоснования:

- текущего и перспективного планирования развития предприятия, выработки (выбора) новых видов деятельности.

- возможности получения инвестиционных и кредитных ресурсов, а также возврата заемных средств.

- предложений по созданию совместных и иностранных предприятий.

- целесообразности оказания мер государственной поддержки.

4 По степени охвата:

- общее планирование, охватывающее все аспекты проблемы;

- частичное планирование, охватывающее только определенные области и параметры;

5 По объектам планирования:

- целевое планирование, относящееся к определению стратегических и тактических целей;

- планирование средств, относящееся к определению средств достижения поставленных целей (планирование таких потенциалов, как оборудование, персонал, финансы, информация);

- программное планирование, относящееся к разработке и реализации конкретных программ, например программ производства и сбыта;

- планирование действий, например, специальных продаж, наем кадров;

6 По сферам планирования:

- планирование сбыта (цели сбыта, программы действий, расходов на сбыт, развитие сбыта);

- планирование производства (производственной программы, подготовки производства, хода производства);

- планирование персонала (потребности, найма, переподготовки, увольнения);

- планирование приобретений (потребности, закупок, реализации излишних запасов);

- планирование инвестиций, финансов и т.д.

7 По глубине планирования:

- агрегированное планирование, ограниченное заданными контурами, например, планирование цеха как суммы производственных участков;

- детальное планирование, например, с подробным расчетом и описанием планируемого процесса или объекта;

8 По координации частных планов во времени:

- последовательное планирование, при котором процесс разработки различных планов представляет собой один долгий, согласованный, последовательно осуществляемый процесс, состоящий из нескольких этапов;

- одновременное планирование, при котором параметры всех планов определяются одновременно в одном единственном акте планирования;

9 По учету изменения данных:

- жесткое планирования;

- гибкое планирование;

10 По очередности во времени:

- упорядоченное (текущее) планирование, при котором о завершении одного плана разрабатывается другой план, (планы чередуются последовательно один за другим);

- скользящее планирование, при котором по истечении определенного запланированного срока план продлевается на следующий период;

- внеочередное (эвентуальное) планирование, при котором планирование осуществляется по мере необходимости, например, при реконструкции или санации предприятия.

9.3 Основные этапы планирования

Планирование деятельности предприятия осуществляется в несколько этапов:

1) постановка целей предприятия на перспективу;

2) определение задач планирования;

3) разработка планов действий для достижения поставленных целей и выполнения задач. На данном этапе устанавливаются критерии оценки выполнения плановых заданий;

4) определение направлений, обеспечивающих ориентацию на достижение запланированного результата;

5) выделение процедур и норм, регламентирующих деятельность, направленную на выполнение планов.

Модель планирования отражает содержание планирования как функции управления. Здесь учитываются все составляющие, которые взаимосвязаны между собой, и внешние факторы, влияющие на процесс. Блоки и модели планирования характеризуют основные этапы процесса.

Модель процесса планирования подразделяется на следующие блоки:

1 Блок целей отражает разработку на предприятии целей, т. е. основополагающего направления деятельности предприятия, определение конечного результата.

2 Блок задач характеризует выделение задач, решение которых максимально приближает предприятие к поставленной цели.

3 Блок планов предполагает формирование детального отражения всех действий и мероприятий, учитывая выделение необходимых для этого ресурсов, для качественного и своевременного выполнения поставленных задач и целей.

4 Блок стандартов и критериев необходим для группировки задач предприятия по определенным характеристикам, позволяющим наиболее успешно выполнить мероприятия и действия по достижению цели предприятия. Для каждого структурного подразделения устанавливаются собственные рамки (в количественном, качественном и стоимостном выражении) выполнения работ, которые служат в качестве ограничителей их деятельности. Кроме вышеописанного подхода, применяется также другой, используемый на предприятиях, где структурные подразделения не связаны между собой единым производственным процессом. В основном это крупные компании. Приданном подходе для всех структурных подразделений устанавливается лишь общий критерий прибыльности деятельности.

5 Блок общих направлений предполагает разработку единой политики выполнения плановых заданий, что улучшает координацию подразделений в их деятельности.

6 Блок правил и норм предусматривает контроль реализации действий по достижению целей и выполнению задач согласно установленным правилам и нормам, а также по согласованной процедуре.

7 Блок оперативного планирования подразумевает осуществление быстрого вмешательства в процесс планирования в случае каких-либо нарушений и изменений, влияющих на результат деятельности. Этот блок обеспечивает постоянность процесса планирования, его непрерывность и контроль.

9.4 Методы планирования

Все принципы планирования реализуются в жизнь посредством методов планирования.

Методы планирования - это способы или приемы реализации функции планирования.

Совокупность методов планирования объединяют в три большие группы: балансовые, нормативные, математико-статистические.

Традиционным является балансовый метод планирования. Он представляет собой целенаправленное согласование ресурсов предприятия и их использования по всей системе взаимосвязанных материальных, стоимостных и трудовых балансов.

Программно-целевой метод планирования сравнительно недавно вошел в практику стратегического планирования, но уже занял в нем прочное место. Суть его в том, что он строит планирование, исходя из конечных целей, а затем определяет возможные пути реализации этих целей, опираясь при этом в первую очередь на последние достижения науки и техники.

Этот метод широко используется при разработке комплексных программ: Программа "Продовольствие", Программа приватизации, Программа развития и поддержки АПК, Программа развития и поддержки малого и среднего предпринимательства и целый ряд различных научно-технических программ.

Нормативный метод планирования получил наиболее широкое использование и развитие во внутрифирменном планировании. Использование метода повышает научную обоснованность плановых решений.

Решающим условием и базой для разработки обоснованных планов является постоянное совершенствование нормативной базы.

В своей совокупности производственные нормы предназначены служить в качестве расчетной базы для планирования производства и его организации, основы учета и контроля использования производственных ресурсов.

Исходя из технико-экономических норм определяется потребность в оборудовании, материалах, инструментах, осуществляется расстановка рабочих в производственном процессе. Их уровень характеризует степень интенсификации производства. Нормы по труду являются основой организации заработной платы. По нормам планируются рациональные запасы производственных ресурсов.

Выполнение норм служит важнейшим показателем при оценке работы каждого производственного звена и отдельного рабочего.

Но, несмотря на всю важность этого метода планирования, его возможности пока используются недостаточно. Нормативная служба в настоящее время в большей мере перенесена на предприятия: они разрабатывают свои нормы и нормативы затрат сырья, материалов, энергии на производство каждого вида продукции, ориентируясь при этом на среднеотраслевые нормы. Но многие из них не пересматривались уже многие годы и, как правило, устарели. Их обновлением никто не занимается из-за отсутствия бюджетного финансирования.

В нормативной базе планирования преобладают заводские единичные нормы, разработанные предприятием на каждый вид продукции. При этом нормы часто "подгоняются" под индивидуальные условия производства. В условиях рынка и жесточайшей конкуренции, когда цены на рынке устанавливаются в зависимости от уровня общественно-необходимых затрат труда, предприятия, технический уровень развития которых не соответствует условиям, регламентированным системой прогрессивных нормативов, должны позаботиться о своем техническом перевооружении, иначе они быстро окажутся в числе убыточных.

В настоящее время расчетно-аналитический метод планирования является основным и повсеместно используемым.

Расчеты плановых показателей осуществляются в табличной форме. Система показателей, форм и разделов плана определяются предприятием самостоятельно.

Использование расчетно-аналитического метода планирования требует широкого привлечения новых методических положений по планированию, которые в настоящее время разработаны пока еще недостаточно.

При использовании этого метода составлению плана предшествует анализ деятельности фирмы за ряд предшествующих лет. В результате анализа выявляются резервы повышения эффективности деятельности фирмы, определяются пути использования выявленных резервов, а затем рассчитываются плановые показатели.

Математические методы планирования могут применяться при планировании в различных областях деятельности (производство, маркетинг и т.д.)

- если планируемый объект или процесс может быть описан математической аналитической или имитационной моделью;

- если имеются соответствующие этой модели наборы количественных данных.

Используется большая группа математических методов планирования: оптимальное, линейное, стохастическое, целочисленное, выпуклое, квадратичное, методы нелинейного, динамического программирования и целый ряд других методов.

Линейное программирование - наиболее часто используемый метод планирования. В общем виде задача линейного программирования формулируется следующим образом: найти максимальное (минимальное) значение целевой функции при ограничениях в виде равенств и неравенств и условиях их не отрицательности.

В современных условиях при разработке планов развития предприятий важное значение приобретает дальнейшее совершенствование методологии планирования, т. е. совокупности приемов и способов разработки планов.

Основные направления совершенствования методологии планирования заключаются в следующем:

- повышение научно-технического и расчетно-аналитического обоснования планов;

- широкое применение системы прогрессивных технико-экономических норм и нормативов, балансовых расчетов;

- дальнейшее улучшение системы показателей в целях повышения эффективности производства - снижение материалоемкости, фондоемкости, рост производительности труда, увеличение выпуска высококачественной продукции, обеспечение напряженности и тщательной сбалансированности планов;

- расширение использования компьютерной техники при планировании, т. е. расширение использования программного расчетно-аналитического метода планирования.

Контрольные вопросы

1 Сформулируйте цели и содержание функции планирование в организации.

2 Перечислите основные вида планирования.

3 Поясните содержание процесса планирования.

4 какие методы применяются при планировании?



Тема 10. Основная функция - организация

10.1 Содержание функции организации

Одной из основных функций управления является функция организации, которая заключается в установлении взаимоотношений между всеми подразделениями, рабочими местами и работниками и координации их действий.

Функцию организации можно рассматривать в двух аспектах, как:

- формирование организационной структуры (деление организации на подразделения в соответствии с ее целями и стратегией);

- установление взаимоотношений между членами организации в рамках ее структуры.

Цель функции организации - формирование структуры субъекта и объекта управления, а также их взаимосвязей. Функция организации по сути состоит в формировании управляющей и управляемой подсистем субъекта хозяйствования, а также в налаживании связей между этими подсистемами.

Организация как функция управления должна обеспечивать соответствие существующей системы новым целям, установленным в плановых заданиях. Если такого соответствия нет, то с помощью функции организации создаются новые системы или реорганизуются старые в целях придания им качеств, необходимых для достижения поставленных целей.

Вне зависимости от типа и масштабов деятельности каждая фирма должна быть некоторым образом организована. Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функции организации:

- неразрывная связь с целями предприятия, определяемыми в ходе планирования;

- поручение различных задач индивидам (разделение труда) и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;

- координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство (у одного подчиненного не может быть двух начальников), т.е. каждый член группы должен знать, что он должен делать, сроки выполнения работ и кто им руководит (управляет);

- единство цели -- каждое подразделение и конкретный член организации должны работать на общую цель, т.е. цели и задачи разных подразделений и работников не должны противоречить общим целям организации;

- использование эффективных норм управляемости. Можно выделить два важных фактора, определяющих нормы управляемости (количество сотрудников, которыми может эффективно управлять один менеджер), -- это время и частота, т.е. сколько времени необходимо менеджеру проводить с каждым сотрудником и как часто. Этот критерий во многом зависит от умения менеджера общаться с подчиненными, сложности решаемых задач, интереса и вовлеченности в трудовой процесс.

Содержание функции организации в менеджменте раскрывается через такие понятия как: "департаментализация", "делегирование", "диапазон контроля", "централизации и децентрализации управления", регламентация.

Департаментация (или департаментализация) - это группировка родственных функций и главных видов работ в соответствующие структурные подразделения.

Структурные подразделения создаются с целью обеспечения более эффективного управления всеми ресурсами организации.

Делегирование полномочий означает передачу задач и полномочий определенному лицу, которое принимает на себя обязательство их выполнения.

Диапазон контроля -- число лиц, непосредственно подчинённых руководителю, которыми он способен эффективно управлять.

Централизация означает концентрацию прав принятия решений, властных полномочий на верхнем уровне руководства организации.

Децентрализация - передача или делегирование прав принятия ключевых решений на нижние уровни управления.

Регламентация представляет собой организационную деятельность, осуществляемую в виде разработки организационных регламентов, норм, нормативов, инструкций, правил и процедур, которые являются основными документально оформленными результатами выполнения функции организации.

Результатом выполнения функции организации является создание организационной структуры управления предприятием и организационного процесса управления.

10.2 Делегирование полномочий. Распределение задач, полномочий и ответственности

Основным средством установления формальных взаимоотношений работников в организации и распределения между ними полномочий и ответственности является процесс делегирования полномочий.

Делегирование полномочий означает передачу задач и полномочий определенному лицу, которое принимает на себя обязательство их выполнения.

Преимущества делегирования:

а) руководитель освобождается от выполнения рутинной работы и получает время для решения творческих вопросов.

б) делегирование полномочий является своеобразной формой повышения квалификации сотрудников и способствует максимальному использованию их знаний и опыта.

в) делегирование является большим стимулом в работе подчиненных, которые начинают чувствовать себя хозяевами на участках работы, поощряет инициативу, приучает к самостоятельности и готовит людей к перемещению на более высокие должности. Делегирование полномочий - это тот случай, когда убивают сразу несколько зайцев.

Процесс делегирования полномочий включает три этапа:

1 этап - поручение работникам индивидуальных конкретных заданий;

2 этап - предоставление соответствующих полномочий и ресурсов подчиненным;

3 этап - формулирование обязательств подчиненных выполнить порученные им задания.

Если какому-либо работнику в организации делегируется выполнение определенных задач, организация должна предоставить ему и необходимые для этого ресурсы, поэтому вместе с задачами руководитель вынужден делегировать и соответствующий объем полномочий.

Полномочия - это ограниченное право распоряжаться ресурсами и определять действия работников организации.

По характеру полномочий приято различать два основных типа организационных полномочий:

линейные полномочия;

штабные полномочия.

Линейные полномочия - это полномочия, передаваемые непосредственно от начальника к подчиненному и далее другому подчиненному.

Линейные полномочия выражают существующую в организации систему властных отношений между руководством и подчиненными.

Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации, называемую цепью команд.

Штабные полномочия - это право советовать или помогать руководителям, наделенным линейными полномочиями, а также штабному персоналу.

Различают следующие штабные полномочия:

Рекомендательные полномочия штабного аппарата являются наиболее ограниченными и сводятся в основном к консультированию линейного руководства.

Введение процедуры обязательного согласования обеспечивает расширение рекомендательных полномочий и обязывает линейное руководство согласовывать определенный круг решений со штабным аппаратом.

Параллельные полномочия представляют собой дальнейшее расширение штабных полномочий и включают право отклонять определенные решения линейного руководства.

Функциональные полномочия означают представление штабному аппарату прав как предлагать, так и запрещать определенные действия в пределах своей компетенции.

Необходимость реализации штабных функций и полномочий обусловила формирование специального штабного (административного) аппарата в организациях.

Полномочия связанны с должностью, а не с конкретным человеком, занимающим ее в данный момент.

Делегирование задач и полномочий порождает в организации проблему распределения ответственности.

Ответственность - это обязательство работника выполнять задачи, присущие занимаемой должности, и отвечать за результаты своей деятельности.

При этом следует различать ответственность руководителя и ответственность исполнителя.

Ответственность руководителя - обязательство отвечать за выполнение задач и результаты труда подчиненных ему работников.

Ответственность исполнителя - это обязательство работника выполнять делегированные ему задачи и отвечать за результаты своего труда.

Поскольку ответственность представляет собой обязательство, которое отдельный работник берет на себя, то он не может ее делегировать или передавать своему подчиненному. Работник, на которого возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязан выполнять ее лично, но он останется ответственным за удовлетворительное (неудовлетворительное) завершение работы.

Ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему полномочия.

10.3 Основные этапы процесса организации

В организационной деятельности можно выделить три основных направления:

1) определение норм управляемости, т.е. определение того количества человек, которым эффективно может управлять руководитель;

2) взаимоотношение полномочий и ответственности, которые связывают руководителей разных уровней и их подчиненных;

3) формирование организационной структуры предприятия, т.е. его деление на подразделения и установление связей между ними.

Процесс организационной деятельности включает следующие основные этапы:

1 этап - выявление и классификация видов деятельности, необходимых для достижения целей.

2 этап - группировка видов деятельности исходя из максимального эффективного использования имеющихся ресурсов

3 этап - формирование структурных подразделений, определение их целей и закрепление за ними групп видов деятельности

4 этап - наделение руководителей подразделений полномочиями, достаточными для достижения стоящих перед ними целей.

5 этап - определение оптимальных норм управляемости и степени централизации-децентрализации в принятии и реализации управленческих решений.

6 этап - определение вертикальных и горизонтальных связей в структуре управления между подразделениями и отдельными должностями, а также установление направлений движения информационных потоков.

7 этап - оформление и утверждение регламентирующих документов (регламентация).

Реализация организаторской функции требует от руководителя таких качеств и способностей, как умение правильно оценивать возможности людей, налаживать их совместную работу, правильно строить с ними взаимоотношения, умение быстро ориентироваться в сложных ситуациях, проявлять находчивость, требовательность и настойчивость в достижении целей.

Контрольные вопросы

Сформулируйте сущность и основное содержание функции организации.

Назовите основные стадии работ при реализации функции организации.

Поясните сущность процесса делегирования полномочий.

Раскройте понятия "ответственность" и "обязательство".

Дайте определение организационным полномочиям. Поясните пределы полномочий и взаимоотношения полномочий и власти.

Сформулируйте определения и поясните содержание линейных и штабных полномочий. Приведите разновидности штабных полномочий.

Назовите основные вопросы и сформулируйте принципы эффективного распределения полномочий.

Перечислите препятствия к делегированию организационных полномочий.



Тема 11. Основная функция - мотивация

11.1 Сущность и содержание функции мотивации: мотивы, стимулы, вознаграждение

Мотивация - процесс побуждения работников и себя к активной трудовой деятельности для достижения личностных целей и целей предприятия, т.е. создание у работников внутренних (психологических) побуждений к труду. Главными здесь являются: заинтересованность в труде, потребность в трудовой активности, удовлетворенность от трудовой деятельности.

Цель мотивации - побудить сотрудников к достижению целей организации, путем обеспечения их заинтересованности в результатах собственного и совместного труда.

Функция мотивации оказывает влияние на коллектив предприятия или его подразделения в форме побудительных мотивов к эффективному труду, общественного воздействия, коллективных и индивидуальных поощрительных мер и т.д. Указанные формы воздействия активизируют работу органов управления, повышают эффективность всей системы управления производством.

Основные понятия теории мотивации - это потребности, мотивы, стимулы и вознаграждение.

Потребность - это нужда человека в чем-либо.

Мотив - это то, что побуждает человека действовать определенным образом. Вызвать действие определенных мотивов способны стимулы.

Стимулы (от лат. stimulus -- заостренная палка, которой в древнем Риме погоняли животных) - это своеобразные рычаги воздействия на человека, которые в значительной мере предопределяют поведение работников в организации.

Целенаправленное применение по отношению к человеку стимулов для воздействия на его усилия в деле решения задач, стоящих перед организацией, и включения соответствующих мотивов называется стимулированием.

Идея стимулирования основывается на том, что любые действия работника должны иметь для него определенные последствия, в зависимости от того, как он выполняет порученную работу.

Положительные последствия увеличивают вероятность продолжения желательной линии поведения, отрицательные -- уменьшают; отсутствие последствий обычно ведет к медленному затуханию. При этом на одинаковые стимулы разные люди реагируют по-разному и с различной степенью интенсивности.

В то же время нужно иметь в виду, что стимулирование не заменяет административных методов воздействия. Цель стимулирования не вообще побудить к работе, а заставить делать больше и лучше, чем это предусмотрено заданиями.

Таким образом, добиться желаемого поведения можно двумя путями: подобрать человека с заданным уровнем внутренней мотивации или воспользоваться внешней с помощью стимулов.

По содержанию стимулы бывают экономическими и неэкономическими.

Суть экономических стимулов состоит в том, что люди в результате выполнения требований, предъявляемых к ним, получают определенные выгоды, повышающие их благосостояние.

Неэкономические стимулы делятся на организационные и моральные.

Эффективное стимулирование всегда должно быть своевременным и конкретным, чтобы человек знал, с чем оно связано и как ему быть дальше.

Стимулы всегда должны носить характер вознаграждения, т.е. представлять определенную ценность для конкретного работника.

Вознаграждение -- это все, что человек считает ценным для себя. Существует два главных типа вознаграждения: внутреннее и внешнее.

Внутреннее вознаграждение дает человеку сама работа (служба). Например, это чувство достижения результата, самоуважения, значимости и содержательности работы.

Внешнее вознаграждение дается человеку организацией за результаты работы, например поощрения, премии, продвижение по службе, похвала и признание.

Итоговое вознаграждение (или наказание) связывается с достигнутым результатом (конечным или промежуточным), поэтому оно должно отражать вклад в него, быть справедливым, побуждать его в будущем работать еще лучше.

11.2 Мотивационный процесс и его структура

Процесс мотивации включает следующие этапы:

1 Возникновение потребности. Потребность проявляется как ощущение того, что человеку чего-то не хватает и он должен найти возможность и предпринять определенные шаги для устранения (удовлетворения) потребности.

2 Поиск путей устранения потребности. Человек осознает необходимость найти возможности устранить потребность: удовлетворить, подавить или не замечать.

3 Определение целей (направления) действия. Человек определяет, что необходимо сделать для удовлетворения потребности. На этой стадии человек согласует несколько моментов:

- что он будет иметь после удовлетворения потребности;

- что он должен сделать для получения желаемого;

- насколько достижимо желаемое;

- насколько то, что можно получить, удовлетворит потребность.

4 Осуществление действий. Человек затрачивает усилия на то, что в конечном счете должно помочь ему устранить потребность. Так как процесс работы оказывает обратное влияние на мотивацию,то на этой стадии цели могут корректироваться.

5 Получение вознаграждения за выполненные действия. Выполнив определенную работу, человек либо непосредственно получает то, что может использовать для устранения потребности, либо то, что может обменять на желаемый объект. На этой стадии выясняется, насколько выполненные действия привели к желаемому результату. В зависимости от этого происходит либо ослабление мотивации к действию, либо ее сохранение, либо усиление.

6 Удовлетворение потребности. В зависимости от степени снятия напряжения, вызванного потребностью, человек или успокаивается (если потребность удовлетворена), или продолжает искать воз­можности для ее удовлетворения.

Основные факторы, усложняющие процесс управления мотивацией подчиненных.

1 Неочевидность мотивов поведения человека. Можно только предполагать, догадываться о воздействующих мотивах, но их трудно выявить. Необходимо длительное время наблюдать для того, чтобы достоверно выяснить ведущие, движущие мотивы поведения человека.

2 Изменчивость мотивационного процесса. Содержание и характер мотивационного процесса зависят от того, какие потребности инициировали его. Однако эти потребности находятся в сложном динамическом взаимодействии. В зависимости от конкретной ситуации потребности человека изменяются, что может привести к непредвиденной реакции работников на мотивирующее воздействие со стороны руководства.

3 Различия мотивационных структур работников. Сила мотивов, их устойчивость, структурированность уникальны для каждого человека и по-разному воздействуют на его поведение. То, что эффективно для мотивации одних людей, оказывается неэффективно для других. Это делает процесс управления мотивацией слабо предсказуемым.

4 Наличие множества путей и способов удовлетворения каждой отдельной потребности человека.

5 Взаимозависимость работ в организациях, недостаточная информированность о результатах работы сотрудников, частые перемены в служебных обязанностях вследствие совершенствования технологии.

11.3 Содержательные теории мотивации

В настоящее время разработано большое количество различных теорий мотивации. Все теории мотивации делятся на две группы: - содержательные теории мотивации; - процессуальные теории мотивации.

Содержательные теории мотивации концентрируются на выявлении и анализе содержания факторов мотивации, они основаны на определении внутренних потребностей и мотивов человека, которые побуждают его действовать определенным образом. В этих теориях анализируются потребности и их влияние на мотивацию, они описывают структуру потребностей, их содержание и то, как данные потребности связанны с мотивацией человека к деятельности (теории иерархии потребностей Маслоу, приобретенных потребностей Д. МакКлелланда, двухфакторная теория Ф. Герцберга и др.).

Теории иерархии потребностей Маслоу.

Первым психологом, который обратил внимание руководителей на влияние потребностей на мотивацию персонала, был Абрхам Маслоу, опубликовавший в 1943 г. работу "Теория человеческой мотивации".

А. Маслоу разделил потребности на 5 категорий:

- физиологические, удовлетворяя которые человек может выжить, это потребности в еде, одежде, жилище;

- безопасности и уверенности в будущем, включающие потребности в защите от физического и психологического нападения окружающих и в уверенности, что физиологические потребности будут удовлетворяться в будущем;

- социальные, т.е. потребности ощущать себя членом какой-либо общности, иметь социальные контакты, ощущать привязанность и поддержку;

- уважения - это потребность в признании личных качеств или достижений;

- самовыражения, т.е. потребность в реализации своих потенциальных возможностей, в росте как личности.

Согласно А. Маслоу эти потребности можно расположить в виде иерархической структуры (рисунок 11.1).

Физиологические потребности и потребности безопасности являются первичными, т.е. врожденными или потребностями низших уровней.

Социальные потребности, потребности в уважении и самовыражения являются вторичными, т.е. приобретенными, или потребностями высших уровней.

Рисунок 11.1 - Иерархия потребностей по А. Маслоу

Согласно А. Маслоу, если у человека существуют две потребности разных уровней, то доминирующей, т.е. определяющей его поведение, является потребность более низкого уровня.

Поскольку с развитием человека потребности высших уровней постоянно расширяются, то они никогда не могут быть полностью удовлетворены, и поэтому мотивация поведения через потребности бесконечна.

Теория потребностей Д. Мак-Клелланда

Иной подход к классификации потребностей высших уровней предположил Дэвид Мак-Клелланд в работе "Два лица власти" в 1970 году.

Д. Мак-Клелланд выделил три вида потребностей высших уровней: - власти; - успеха; - причастности.

Потребности власти выражается в желании воздействовать на других людей. Люди с этой потребностью чаще проявляют себя как энергичные, не боящиеся конфронтации, стремящиеся отстаивать собственную позицию. Они хорошие ораторы и требуют к себе повышенного внимания со стороны других. Руководство привлекает людей с потребностью власти, поскольку оно дает возможность реализовывать и проявлять власть.

Потребность успеха удовлетворяется не провозглашением и признанием успеха, а процессом доведения работы до успешного завершения. Люди с потребностью успеха предпочитают иметь дело с проблемами, при разрешении которых они могут взять ответственность на себя, но эти проблемы должны быть реально разрешимы, а поощрение за достигнутый результат конкретным и ощутимым.

Потребность причастности включает чувство принадлежности к чему-либо, социального взаимодействия, общения, привязанности и поддержки, и по сути совпадает с социальной потребностью Маслоу.

Двухфакторная теория мотивации Фредерика Герцберга.

Теория была предложена Фредериком Герцбергом в 1959 году в работе "Мотивация на работе". Эта теория по своей сути является эмпирической, т.е. результатом обработки большого количества экспериментальных данных.

Согласно Ф. Герцбергу, все факторы, влияющие на удовлетворенность человека работой, могут быть разделены на две группы:

1) факторы-мотиваторы, связанны с характером и сущностью самой работы.

К факторам-мотиваторам относятся:

- возможность достижения и признание успеха;

- интерес к данному виду деятельности;

- ответственность;

- продвижение по службе;

- возможность профессионального роста.

Наличие этих факторов мотивирует людей на выполнение работы. Значение этих факторов оценивается людьми только положительно и в наихудшем случае может быть равно 0.

2) гигиенические факторы или факторы контекста, определяющие неудовлетворенность человека своей работой.

К гигиеническим факторам относятся:

- способ управления и политика администрации;

- условия труда;

- межличностные отношения на рабочем месте, т.е. отношения с начальником, коллегами и подчиненными;

- заработок;

- степень непосредственного контроля за работой;

- влияние работы на личную жизнь.

При отсутствии этих факторов у человека возникает неудовлетворение работой, но они недостаточны для мотивации. Значение этих факторов оценивается людьми только отрицательно и, в наилучшем случае, может быть равно 0.

Можно отметить, что факторы-мотиваторы Ф. Герцберга по сути своей совпадают с потребностями высоких уровней А. Маслоу, а гигиенические факторы - с потребностями низких уровней. Существенная разница между этими теориями заключается в том, что согласно А. Маслоу предоставление работнику возможности удовлетворить свои первичные потребности стимулирует его к повышению производительности. А согласно Ф.Герцбергу работник вообще начинает обращать внимание на гигиенические факторы только в том случае, если считает их реализацию несправедливой.

11.4 Процессуальные теории мотивации

Процессуальные теории мотивации - это теории, предметом исследования которых является динамика взаимодействия различных мотивов, основанная на том, как ведут себя люди с учетом не только их потребностей, но и восприятия, ожидания возможных последствий выбранного типа поведения. Эти теории основаны на учете того, как человек выбирает конкретный вид деятельности и вид поведения в процессе своей деятельности.

Процессуальные теории не оспаривают существование потребностей, но считают, что поведение людей определяется не только ими, а также ожиданиями и восприятием конкретной ситуации.

Основными из этих теорий являются:

- теория ожидания В. Врума;

- теория справедливости Д. Адамса;

- модель мотивации Портера--Лоулера;

- теория Х и У Д. МакГрегори;

- теория Z Оучи;

- и др.

Рассмотрим некоторые из них.

Сущность теории ожидания. Согласно теории ожидания, наличие активной потребности не является единственным необходимым условием мотивации, человек должен также надеяться на то, что его действия приведут к желаемым результатам. Теория ожидания выделяет три фактора, влияющие на мотивацию.

1 Ожидание того, что усилия дадут желаемые результаты.

2 Ожидание того, что результаты повлекут за собой ожидаемое вознаграждение.

3 Ожидаемая ценность вознаграждения.

Если значение любого из этих факторов будет небольшим, то мотивация и результаты труда будут низкими.

Сущность теории справедливости. Теория справедливости постулирует, что люди субъективно сравнивают полученное вознаграждение с затраченными усилиями и затем соотносят его с вознаграждением других людей, выполняющих аналогичную работу.

Если сравнение показывает дисбаланс, то человек испытывает чувство несправедливости и психологическое напряжение. В этом случае люди начинают работать менее интенсивно или стремятся повысить вознаграждение. Основной вывод теории справедливости для практики управления состоит в том, что люди будут уменьшать интенсивность своего труда до тех пор, пока не начнут считать, что они получают справедливое вознаграждение.

Сущность модели мотивации Портера--Лоулера. Модель мотивации Портера--Лоулера основана на теориях ожиданий и справедливости. Результаты, достигнутые сотрудником, зависят от трех переменных: затраченные усилия, способности и характер человека, осознание им своей роли в процессе труда. Уровень затрачиваемых усилий, в свою очередь, зависит от ценности вознаграждения и от того, насколько человек верит в получение вознаграждения и удовлетворение им.

Теория человеческого фактора, предложенная Дугласом Мак-Грегором в работе "Человеческая сторона предприятия" в 1960, исходит из того, что существует два типа отношений руководителя к подчиненному:

1) тип властного руководителя, который относится к подчиненному в соответствии с теорией Х;

2) тип либерального руководителя, который относится к подчиненному в соответствии с теорией Y.

Сущность теории X может быть выражена в следующих положениях:

1) средним по способностям людям свойственно врожденное чувство неприязни к работе и, если возможно, они стараются от нее отделаться;

2) в следствии нежелания людей работать, их нужно к этому принуждать, контролировать и держать под угрозой наказания; только так их можно заставить выполнять какую-либо работу, направленную на достижение целей организации;

3) средние по способностям люди предпочитают, чтобы ими руководили, они стремятся избегать ответственности, у них сравнительно слабо развито честолюбие и превыше всего им хочется стабильности.

Сущность теории Y может быть выражена в следующих положениях:

1) для человека расходовать умственные и физические усилия при выполнении какой-либо работы так же естественно, как играть или отдыхать;

2) контроль со стороны руководства и угроза наказания - далеко не единственные средства, позволяющие добиться от людей желаемых результатов. Если люди осознают необходимость достижения какой-либо цели, то они проявят и самоконтроль и саморуководство;

3) средние по своим способностям люди в соответствующих условиях привыкают не только брать на себя ответственность, но и стремятся к этой ответственности;

4) способность к яркому воображению и творчеству в решении организационных проблем - черта очень распространенная у людей;

5) в условиях современной научно-технической революции интеллектуальный потенциал среднего по своим способностям человека используется далеко не полностью.

Теория человеческого фактора Дугласа Мак-Грегора основана на использовании метода крайностей, что позволяет выделить главное в отношениях "руководитель-подчиненный", определяет границы некоторого пространства, на котором происходит реальная жизнь. При ее применении следует учитывать, что руководитель имеет дело не со средними людьми, а с живыми личностями. И чем выше уровень ответственности и творческий потенциал работника, тем выше его требования к руководителю.

Теория Z Улияма Оучи

В 1981 году теории X и Y были дополнены теорией Z, отражающей отношение к персоналу японских менеджеров. Эта теория была предложена в работе Ульяма Оучи "Теория Z".

Сущность этой теории может быть выражена в следующих положениях:

1) руководитель должен заботиться о каждом сотруднике как о человеке в целом, т.е. он должен не только обеспечивать сотрудникам необходимый уровень заработной платы, но и заботиться о качестве его жизни;

2) работник предприятия заинтересован в его будущем не меньше, чем руководитель, и поэтому привлечение сотрудников к групповому процессу принятия решений является прямой обязанностью руководителя;

3) свою заинтересованность в сотруднике предприятие должно демонстрировать путем пожизненного найма и путем предоставления работнику возможности найти наиболее подходящий ему вид деятельности за счет ротации кадров.

На предприятии представлены различные типы людей и применение той или иной концепции мотивации определяется удельным весом работников конкретного типа в группе.

Контрольные вопросы

1 Дайте определение и поясните сущность функции мотивации.

2 Поясните содержание современных теорий мотивации и приведите их классификацию.

3 Поясните основополагающие понятия современных теорий мотивации: потребность и вознаграждение.

4 Опишите механизм мотивации через удовлетворение потребности.

5 Дайте характеристику содержательных и процессуальных теорий мотивации.

6 Опишите иерархию потребностей по Маслоу.

7 Приведите основные элементы теории Мак-Клелланда.

8 Поясните основные положения двухфакторной теории Герцберга и сопоставьте ее с иерархией потребностей по Маслоу.

9 Сформулируйте основные положения теории ожиданий и теории справедливости.

10 Приведите общие рекомендации по использованию процессуальных теорий мотивации.



Тема 12. Основная функция - контроль

12.1 Сущность, задачи и необходимость контроля

Контроль является одной из основных функций управления.

Контроль -- процесс измерения и оценки результатов реализации стратегий и планов организации, выполнения необходимых корректирующих действий, обеспечивающих достижение установленных целей.

Цель контроля заключается в том, чтобы предупреждать возникновение кризисных ситуаций.

В организации контроль выступает как функция обратной связи в процессе управления: информационные потоки направлены от объекта к субъекту управления. Контроль завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными функциями менеджмента.

Контроль - комплексная функция, включающая в себя функции учета, оценки, анализа.

Задачи контроля:

- сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (функция - учет);

- оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов, плановых заданий, нормативов (функция - оценка);

- анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (функция - анализ);

- прогнозирование последствий сложившейся ситуации и обоснование необходимости принятия корректирующих воздействий.

Необходимость контроля заключается в следующем:

1 Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Позволяет выявить проблемы, когда они еще находятся в стадии зарождения и скорректировать параметры объекта управления до того, как эти проблемы перерастут в кризис организации в целом.

2 Контроль уменьшает степень неопределенности внешней среды организации. В современной организации, действующей в условиях сложной и нестабильной окружающей среды, контроль должен служить эффективным механизмом оценки возможных изменений окружающей среды.

3 Контроль поддерживает сильные стороны организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, определяя причины успехов и неудач, руководители получают возможность адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить продвижение к целям организации.

Для осуществления контроля необходимо:

1) наличие планов, поскольку невозможно определить эффективность чьей-либо деятельности, если неизвестны ее цели;

2) наличие организационной структуры, поскольку для осуществления контроля необходимо знать, кто отвечает за данный участок работы.

Являясь составной частью функции управления, контроль направлен на решение стратегических задач, стоящих перед предприятием, и выполняет несколько важнейших функций, а именно:

1) информационную функцию, которая заключается в том, что информация, полученная в результате контроля, является основанием для принятия соответствующих управленческих решений, обеспечивающих нормальное функционирование контролируемого объекта;