Управление персоналом, организация и нормирование труда в ООО "Элита"

нормативы затрат труда (на отдельные элементы трудовой операции);

нормативы перерывов в работе;

нормативы времени (на выполнение отдельных элементов трудового процесса);

нормативы численности работников (число работников, необходимых для выполнения единицы или общего объёма работ).

У оператора колл-центра нормативы труда следующие:

150 исходящих звонков в день, из них 50% не дозвонов и выключенных,35% созвонов на следующие дни, 15% назначенных, 7-15% пройденных встреч;

время на разговор с потенциальным клиентом до 4 минут;

30 минут на обед и один 10-минутный перерыв за рабочий день;

численность операторов зависит от желаемой прибыли организации и обеспеченности косметологов клиентами.

У косметологов нормативы труда другие:

в день 6 встреч с клиентами, из них 6 проведённых процедур, минимум 1 продажа;

время обслуживания одного клиента 1-1,5 часа;

1,5 часа на отдых и обед.



3.3 Методы нормирования труда

Методы нормирования позволяют разработать более производительные приёмы и методы работы, проектировать эффективные формы разделения и кооперации труда, системы обслуживания рабочих мест. Применение неадекватного метода нормирования приводит к снижению качества рассчитанных норм, что в свою очередь отражается на целом ряде важнейших экономических показателей деятельности предприятия.

Под методом нормирования понимают совокупность приёмов по определению необходимых затрат времени, анализу процессов труда, выявлению и учёту нормообразующих факторов, использованию материалов наблюдений, проектированию рационального состава и содержания операции, а также по разработке нормативов и норм труда. Метод нормирования содержит общие указания о способах решения задач, встающих перед нормировщиком, определяющим затраты и результаты труда.

Точность установления необходимой и достаточной величины затрат рабочего времени в решающей степени зависит от метода нормирования. Более совершенный метод обеспечит более высокое качество норм, т.е. высокую степень вероятности того, что установленная величина затрат труда действительно необходима и достаточна.

В ООО «Элита» применяется опытно-статистический метод нормирования.

Опытный метод базируется на опыте людей, поскольку нормы времени устанавливают руководитель отдела и старшие менеджеры, операторы, главные бухгалтеры (хорошо знающие особенности выполнения тех или иных операций исходя из личного опыта и незафиксированных сведений о фактических затратах на подобную работу в прошлом). Такой способ является субъективным и всегда ведёт к ошибкам в определении затрат, необходимых для выполнения данной работы, так как точность зависит только от опыта и квалификации руководителя отдела и старших менеджеров, операторов, главных бухгалтеров устанавливающих норму.

Установленная на глазок по прошлому опыту норма, даже при совпадении её с фактической выработкой, по существу является справкой о том, как работали раньше, а отнюдь не указанием, как надо работать в условиях сегодняшнего дня. Единственное достоинство этого метода - низкая трудоёмкость.

При статистическом методе нормы устанавливают на основе статистических данных (по первичной документации, отчётам, записям) о средних фактических затратах труда на эту же работу в прошлые периоды и сведений о выполнении норм выработки рабочими в тот же период. Но и статистические нормы часто устанавливают на глазок, не учитывая возможности того или иного рабочего места, а поэтому они не мобилизуют рабочих и служащих на устранение потерь рабочего времени и лучшее использование производственного потенциала.

Так же применяется аналитически-исследовательский метод, основанный на исследовании операций в рабочих условиях. Изучение затрат рабочего времени происходить при помощи фотографии рабочего дня, которая представляет собой наблюдение за работниками в течение смены или её части.

Цель фотографии: выявление потерь рабочего времени, установление причин их вызывающих, разработка мероприятий по устранению потерь, получение данных для создания нормативов времени и численности рабочих.

Фотография рабочего дня проводиться в следующем порядке: после подготовки к наблюдению, наблюдатель осуществляющий фотографирование регистрирует все без исключения затраты времени, при этом он отмечает на наблюдательном листе какую работу выполняет исполнитель и время её начала и окончания. Обработка фотографий заключается в определении состава и структуры рабочего времени, а также выявленные его потерь.

Далее составляется баланс рабочего времени и с учётом полученных результатов происходит его оптимизация.

Преимущества фотографии: простота, небольшая трудоёмкость, возможность изучать большую группу рабочих или оборудования одним наблюдателем.

К недостаткам следует отнести получение усреднённых данных о затратах времени и недостаточно полной картины о причинах потерь времени.

3.4 Организация и обслуживание рабочих мест (на примере оператора колл-центра и уборщицы)

Рабочее место оператора в отделе телемаркетинга должно быть оборудовано современной рабочей станцией, эргономичным монитором, телефоном, обеспечивающей комфортное расположение, свободу позы и движения оператора во время работы, защищающей от посторонних шумов, слуховых перегрузок, гарантирующей высокое качество звучания, высокую производительность, надёжность и гигиеническую безопасность. Мебель и перегородки рабочего места оператора также должны имеют существенное значение и напрямую влияют на производительность и качество обслуживания клиентов. Перегородки должны обеспечивать высокую шумовую поглощаемость, создавать индивидуальное пространство оператора, нести функциональную нагрузку, например, возможность размещения дополнительных информационных носителей, включая панель для стикеров, место для размещения личных вещей и т.п.На практике многие требования не соблюдаются.

Планировка отдела телемаркетинга выглядит следующим образом.



Схема 2. Планировка отдела телемаркетинга

Рабочее место оператора стационарное оснащено столом, стулом, полкой для папок, папкой, подставкой для канцелярии, компьютером, телефоном. Стул обычный с фиксированной спинкой. Расстояние от глаз до компьютера 30 см., что соответствует норме. Программы дозвона до клиента и гарнитуры нет, вместо этого телефон простой кнопочный без дисплея, поэтому расходуется много времени на набор и дозвон. Плохая связь. Перегородки создают индивидуальное пространство оператора и несут функциональную нагрузку, но не поглощают шум. Расстояние проходов 1 м, из-за чего приходится постоянно задвигать стул. Освещение только потолочное. Из-за большого количества сотрудников в маленьком офисе постоянная духота. Кондиционер не работает, приходится открывать окна. Постоянные конфликты операторов, сидящих рядом с окнами, с другими операторами, так как они находятся на сквозняке. Всю необходимую канцелярию можно взять на столе у руководителя отдела. При неполадках с компьютером и программным обеспечением нужно обращаться к наладчику, который работает в нескольких регионах и не всегда находится на рабочем месте. Телефонную базу своевременно приносят, либо печатает руководитель отдела. Её можно как самим взять, так и попросить у руководителя. Поддержание чистоты на рабочем месте осуществляет сам оператор, пол моет уборщица. Самое главное то, что одно физическое рабочее место создано для двух экономических. То есть за одним столом посменно работают два и более оператора. А значит, появляются посторонние предметы (например, кружки), которые создают некомфортные условия труда, из-за маленьких рабочих зон.

Таким образом, рабочее место оператора оснащено только минимально необходимыми предметами, что создаёт не совсем комфортные условия труда.

Рабочее место уборщицы.

У уборщицы строго отведённого места не имеется. Для неё существуют рабочие зоны, в которых она активно передвигается в течение всей рабочей смены (нестационарное). Это 3 этажа офисов, коридоры, туалеты. Инвентарь, предоставляемый для работы: ведро на колёсиках, швабра, ветошь для мытья пола, резиновые перчатки, средства для мытья пола и санитарии туалетов. Также имеется униформа, которую уборщица стирает самостоятельно по мере загрязнения. Уборщица моет только пол, пыль не протирает. Уборка проводится 2 раза в день: утром и вечером. Поддержание чистоты не предусматривается. Воду набирает непосредственно в туалете, выливает в унитаз. Никакой системы против засорения канализации нет.

Таким образом, рабочее место уборщицы соответствует всем требованиям.

3.5 Разделение и кооперация труда

На каждом предприятии эффективность организации трудовых процессов зависит, прежде всего, от рационального разделения и кооперации труда, в основе которых лежит разграничение деятельности людей в процессе совместного труда, позволяющее повысить производительность, содержательность и привлекательность их труда.

Основными видами разделения труда в ООО «Элита» являются: технологическое, функциональное и профессионально-квалификационное.

Под технологическим разделением труда понимается расчленение процесса производства по видам работ. На основании этого подразделяют руководителей и специалистов на административно-управленческий и технический персонал. Административно-управленческий - это директор, заместитель директора, руководители отделов, отдел бухгалтерии, отдел кадров. К техническому персоналу относятся все, кто непосредственно осуществляет цель организации - продажи. Это отдел снабжения, продаж, телемаркетинга, сервиса и мелкие рабочие.

Разделение труда по выполняемым функциям означает расчленение всего комплекса работ в зависимости от функциональных обязанностей отдельных групп работников, например, отдел телемаркетинга обеспечивает потенциальными клиентами, отдел сервиса и продаж организует продвижение товаров, отдел бухгалтерии ведёт расчёты расходов, доходов, отдел снабжения обеспечивает необходимым количеством товара. Руководители выполняют общие функции управления: организуют, направляют, координируют и регулируют деятельность подчинённых звеньев и лиц, принимают решения и несут ответственность за них. Служащие - это работники, выполняющие функции управления, которые не требуют специальных знаний. Они осуществляют подготовку и оформление документации, учёт и контроль.

По сложности труда осуществляется квалификационное разделение. Профессионально-квалификационное разделение труда руководителей и служащих предусматривает распределение обязанностей и разграничение ответственности между работниками с учётом занимаемой должности, степени сложности поручаемых работ, уровня профессиональных знаний, требуемых для их выполнения и замещения должностей, специальности и квалификации для обеспечения эффективности труда каждого работника. В ООО «Элита» есть такие профессии, как косметолог по уходу за лицом, телом, волосами, бухгалтер, оператор колл-центра, менеджер по рекламе, персоналу, снабжению, продажам, администратор, руководитель отдела.

Схема 3

Разделение труда руководителей и служащих неразрывно связано с его кооперацией, которая представляет собой систему устойчивых производственных взаимоотношений между функциональными подразделениями, системами подчинённости внутри них. Так, функциональное разделение труда обусловливает необходимость кооперации между отделами при выполнении закреплённых за ними функций. Например, отдел телемаркетинга заполняет заявки на потенциальных клиентов и передаёт их в отдел сервиса. После этого потенциальный клиент приходит в салон, его принимают по записи. Если совершена продажа, то клиента передают в отдел продаж для оформления покупки. При технологическом разделении труда возможна кооперация, как между отдельными работниками, так и между отделами. Например, замдиректора передаёт задания руководителям отделов, а те в свою очередь своим подчинённым.Профессионально-квалифицированному разделению труда в основном соответствует кооперация между работниками внутри каждого отдела. Например, когда первая смена операторов в отделе телемаркетинга план не выполнила, остаётся со второй дорабатывать. Старшие операторы всегда помогают своей группе операторов в выполнении своих обязанностей.

В ООО «Элита» имеется совмещение профессий. Оператор колл-центра выполняет функции координатора (прозвон заполненных заявок для подтверждения) и отдела контроля (клиенту, посетившему салон, звонят для выяснения мнения о сделанной процедуре). Также иногда косметологи выполняют обязанности менеджера по продажам.

Ротация кадров бывает редко. Например, перемещение из первичного отдела телемаркетинга (привлечение потенциальных клиентов) во вторичный (работа с клиентами). Или переход оператора с приглашения потенциальных клиентов на процедуру по уходу за лицом на процедуру по уходу за волосами. Так же ротация происходит между косметологами по уходу за лицом и косметологами по уходу за телом. Добровольный перевод из одного отдела в другой запрещён.

3.6 Управление организацией и нормированием труда на предприятии

Работу по нормированию труда в ООО «Элита» проводят как самостоятельные структурные подразделения (бухгалтерия), так и отдельные исполнители, включённые в состав иных функциональных подразделений, но с наделением их обязанностями по установлению норм и организации работы по нормированию труда. Определение состава работников и функциональных обязанностей для них определяется предприятием в зависимости от ряда факторов: масштаба предприятия, значимости для него установления норм на уровне общественно необходимых затрат труда, финансового состояния предприятия, соотношения выгоды и упущений для него при создании соответствующей службы по нормированию и т.д.Как правило, функции нормировщиков выполняют руководители отделов.

Совершенствование нормирования проводится путём утверждения мероприятий в календарных планах замены и пересмотра норм труда с использованием планов внедрения новой техники и технологии и других мероприятий по повышению производительности труда. О мероприятиях плана информируются сотрудники предприятия.

В ООО «Элита» необходимо постоянно вести работу по обеспечению роста производительности труда, как главного источника повышения эффективности и важного показателя всей системы трудовых показателей, большое значение уделять изучению и расчётам трудоёмкости. Для планирования на предприятии устанавливают плановую и фактическую трудоёмкость. Сопоставление фактической и плановой позволяет выявить резервы её снижения.

Научно обоснованные расчёты трудоёмкости дают возможность выявлять, учитывать и анализировать динамику труда, изыскивать резервы повышения как по предприятию в целом, так и по отделам. Показатель трудоёмкости прямо связан с качественным уровнем нормирования труда.

Все мероприятия по совершенствованию нормирования труда могут быть сгруппированы по следующим направлениям:

сокращение численности рабочих, не выполняющих нормы выработки;

обеспечение оптимальной и равномерной напряжённости норм труда;

увеличение и охват нормированием труда всех работников предприятия;

пересмотр норм при осуществлении организационно-технических мероприятий на рабочих местах.



Приложение 1

Должностная инструкция бухгалтера

1. Общие положения

1.1. Бухгалтер относится к категории специалистов.

1.2. Бухгалтер назначается на должность и освобождается от неё приказом директора компании.

1.3. Бухгалтер непосредственно подчиняется руководителю отдела бухгалтерии.

1.4. На время отсутствия бухгалтера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.6. На должность бухгалтера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание компьютерных программ по ведению бухгалтерского учёта.

1.7. Бухгалтер должен знать:

- законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учёта имущества, обязательств и хозяйственных операций и составлению отчётности;

- формы и методы бухгалтерского учёта на предприятии;

- план и корреспонденцию счетов;

- организацию документооборота по участкам бухгалтерского учёта;

- порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учёта операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.

1.8. Бухгалтер руководствуется в своей деятельности:

- законодательными актами РФ;

- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

- Положением о бухгалтерии организации;

- приказами и распоряжениями руководства;

- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности бухгалтера

Бухгалтер выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учёта имущества, обязательств и хозяйственных операций (учёт основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчёты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т.п.).

2.2. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

2.3. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке.

2.4. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.

2.5. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных расходов, подготавливает предложения по их предупреждению.

2.6. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.

2.7. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота.

2.8. Участвует в проведении инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов и платежных обязательств.

2.9. Подготавливает данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

2.10. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.

2.11. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права бухгалтера

Бухгалтер имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объёме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководителей отделов и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность бухгалтера

Бухгалтер несёт ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

4.4. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.5. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.



Приложение 2

Должностная инструкция косметолога

1. Общие положения

1.1. Косметолог относится к категории специалистов.

1.2. На должность косметолога назначается лицо, имеющее высшее или среднее медицинское образование, со стажем от 1 года.

1.3. Косметолог принимается на работу и увольняется приказом директора организации.

1.4. Косметолог должен знать:

- основы анатомии и физиологии, строение и свойства кожи и волос;

- правила и способы выполнения работ;

- устройство и правила эксплуатации применяемого оборудования инструмента;

- виды материалов, препаратов, их назначение и нормы расхода;

- правила санитарии и гигиены;

- правила обслуживания клиентов;

- правила техники безопасности, охраны труда и пожарной

безопасности;

- правила внутреннего трудового распорядка.

1.5. Косметолог должен уметь определить тип кожи, волос человека и назначить процедуры, подходящие именно для этого типа.

1.6. Косметолог должен владеть методами терапевтической косметологии «по лицу» и «по телу».

2. Должностные обязанности

Косметолог осуществляет следующие процедуры:

2.1. Массаж лица, шеи и кожи головы.

2.2. Чистка лица гигиеническая, вакуумная и др.

2.3. Наложение питательных, дезинфицирующих масок.

2.4. Проведение комплексных процедур по уходу за кожей лица, кожей тела и волос.

3. Права и обязанности

Косметолог имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.2. На получение специальной рабочей одежды.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.4. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

3.5. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и, нормам и т.д.

3.6. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.7. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством.

4. Ответственность

Косметолог несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

4.2. За причинение материального ущерба работодателю - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.



Приложение 3

Должностная инструкция оператора Call-центра

I. Общие положения

1.1. Оператор Call-центра относится к категории специалистов.

1.2. Оператор cаll-центра назначается на должность и освобождается от должности приказом директора организации.

1.3. Оператор cаll-центра подчиняется руководителю отдела и старшему оператору.

1.4. На должность Оператора cаll-центра назначается лицо, имеющее среднетехническое, незаконченное высшее или высшее образование без стажа работы.

1.5. Оператор cаll-центра должен знать:

приемы и методы делового общения и ведения переговоров;

основы делового этикета, навыки ведения деловых (в том числе телефонных) переговоров;

законодательство о труде;

правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.6. В своей деятельности оператор cаll-центра руководствуется:

нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;

правилами внутреннего трудового распорядка;

приказами и распоряжениями директора и непосредственного руководителя;

настоящей должностной инструкцией;

правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия оператора cаll-центра его обязанности не возлагаются на других сотрудников.

2. Функциональные обязанности

Оператор cаll-центра исполняет следующие обязанности:

2.1. Приём входящих звонков.

2.2. Консультативная поддержка клиентов, в том числе потенциальных.

2.3. Предоставление всей нужной информации клиенту по услугам и акциям.

2.4. Работа с клиентскими жалобами и пожеланиями, их передача в соответствующие отделы.

2.5. Ввод в базу данных полученной информации.

2.6. Своевременное осваивание информации по проекту, необходимой для обслуживания линии.

2.7. Совершение исходящих информационных звонков.

3. Права

Оператор call-центра имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности и деятельности подчинённых ему сотрудников.

3.2. Взаимодействовать с другими отделами организации по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися деятельности организации.

3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.5. Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

4. Ответственность

Оператор call-центра несёт административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, - и уголовную) ответственность за:

4.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности организации и его работникам.

4.6. Не соблюдения трудовой дисциплины.

4.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.8. Причинение материального ущерба и/или убытков организации или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.

5. Условия работы

5.1. Режим работы оператора call-центра определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.



Приложение 4

Должностная инструкция менеджера по персоналу

1. Общие положения

1.1 Менеджер по персоналу относится к категории специалистов.

1.2 На должность менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное или среднеспециальное образование (по специальности менеджмент), стаж работы по специальности не менее 6 мес.

1.3 Назначение на должность менеджера по персоналу и освобождение от неё производится приказом директора.

1.4 Менеджер по персоналу должен знать:

Законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность предприятия по управлению персоналом.

Законодательство о труде.

Основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса.

Конъюнктуру рынка рабочей силы и образовательных услуг.

Порядок ценообразования и налогообложения.

Основы маркетинга.

Современные концепции управления персоналом.

Основы трудовой мотивации и системы оценки персонала.

Формы и методы обучения и повышения квалификации кадров.

Порядок разработки трудовых договоров (контрактов).

Методы и организацию менеджмента.

Основы технологии производства и перспективы развития предприятия.

Структуру управления предприятия и их кадровый состав.

Основы общей и социальной психологии труда.

Основы производственной педагогики.

Этику делового общения.

Передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персоналом.

Основы организации делопроизводства.

Методы обработки информации с применением современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.5 Менеджер по персоналу в своей деятельности руководствуется:

Настоящей должностной инструкцией.

Трудовым законодательством РФ.

1.6 На время отсутствия менеджера по персоналу (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

Менеджер по персоналу:

Организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников.

Обеспечивает укомплектование предприятия работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации.

Определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами.

Осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений, с целью комплектации штата работников.

Организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры.

Доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников.

Организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей.

Совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижение в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников.

Разрабатывает систему оценки деловых качеств работников, мотивации их должностного роста.

Консультирует руководителей разных уровней по вопросам организации управления персоналом.

Принимает участие в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов.

Составляет и оформляет трудовые договоры (контракты) ведет личные дела работников и другую кадровую документацию.

3. Права

Менеджер по персоналу имеет право:

Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкций обязанностями.

Сообщать непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в предпринимательской или коммерческой деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.

Запрашивать от руководителей отделов, специалистов и иных работников необходимую информацию (отчеты, объяснения, пр.).

Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

Требовать от директора организации оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

4. Ответственность

Менеджер по персоналу несёт ответственность:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определённых действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определённых действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

За причинение материального ущерба - в пределах, определённых действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.



Приложение 5

Должностная инструкция менеджера по снабжению

1. Общие положения

1.2Менеджер по снабжению относится к категории специалистов.

1.3 Менеджер по снабжению принимается и освобождается от должности приказом директора.

1.4 Менеджер по снабжению подчиняется непосредственно руководителю отдела снабжения.

1.5 На должность менеджера по снабжению назначается лицо, имеющее высшее или среднеспециальное инженерно-техническое образование.

1.6 Менеджер по снабжению должен знать:

организационно-распорядительные документы вышестоящих руководителей, касающиеся работы отдела продаж;

основы ценообразования и маркетинга;

стандарты и технические условия на реализуемую продукцию;

оптовые и розничные цены на продукцию;

порядок заключения договоров на поставку продукции;

правила оформления документации;

стандарты хранения, транспортировки и отгрузки продукции со склада;

этику делового общения;

порядок отчетности о проделанной работе;

методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, персональных компьютеров, правила внутреннего трудового распорядка.

2. Функциональные обязанности

2.1 Организация и ведение закупок:

поиск потенциальных поставщиков;

ведение коммерческих переговоров с поставщиками в интересах Фирмы;

оперативное реагирование на информацию, поступающую от поставщиков, и доведение ее до сведения руководителя отдела;

мотивация поставщиков на работу с организацией.

2.2 Планирование и аналитическая работа:

составление ежемесячного плана закупок;

анализ статистических данных закупок, определение наличия и потребности в материалах на текущий момент и на будущие периоды, оптимизация складских запасов;

предоставление отчетов по итогам работы в соответствии с регламентом работы отдела и организации.

обеспечение маркетинговых исследований по изучению предложений от поставщиков, уровню цен, перспектив развития рынка сбыта.

составление прогнозов по поставкам продукции на склад.

2.3 Обеспечение закупок:

прием и обработка заказов от менеджеров отдела продаж, оформление необходимых документов, связанных с закупкой продукции для клиентов;

осуществление информирования менеджеров отдела продаж обо всех изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, времени поставки продукции на склад;

окончательное согласование с поставщиком условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции на склад;

взаимодействие с подразделениями организации с целью выполнения возложенных задач;

участие в рабочих совещаниях;

ведение рабочей и отчётной документации.

поддержание в активном состоянии данных о поставщиках в информационной системе.

участие в рассмотрении поступающих претензий и жалоб от поставщиков.

2.4 Контрольная:

обеспечение своевременного поступления продукции на склад на основании документов от поставщиков, заполненных в соответствии с законодательством;

недопущение дебиторской задолженности по расчётам с поставщиками;

3. Права

Менеджер по снабжению имеет право:

Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

Запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и сотрудников отчёты и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

Требовать от руководителя отдела продаж оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Требовать от руководства обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов по закупкам, входящих в компетенцию менеджера по снабжению.

4. Ответственность

Менеджер по снабжению несет ответственность за:

Неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим Трудовым законодательством РФ.

Обеспечение выполнения месячного плана закупок.

Проведение сделок и заключение договоров по закупкам продукции с организациями и частными лицами.

Выполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя отдела продаж и директора компании.

Разглашение коммерческой информации, являющейся собственностью компании.

Нанесение материального ущерба и ущерба деловой репутации Фирмы.

Выполнение правил техники безопасности, противопожарных и других правил создающих угрозу деятельности предприятия, его работникам.

Соблюдение Правил внутреннего трудового распорядка и исполнительской дисциплины.

5. Условия работы

Режим работы менеджера по снабжению определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в компании и трудовым договором.

По необходимости, менеджер по снабжению может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).



Приложение 6

Правила внутреннего документооборота и контроля

1. Общие положения

Настоящие Правила внутреннего документооборота и контроля Общества с ограниченной ответственностью «Элита» (далее - Правила) составлены в соответствии с законом РФ «Об Обществах с ограниченной ответственностью», действующим законодательством Российской Федерации, а также Уставом ООО «Элита».

Настоящие Правила регламентируют действия Регистратора по обработке, контролю и хранению получаемых документов в связи с ведением реестра.

2. Правила (способы) регистрации, обработки, хранения и архивирования документов.

2.1. Система документов Реестра представляет собой:

1. два журнала Реестра с присвоенными номерами:

- журнал учёта входящих документов;

- регистрационный журнал.

2. лицевые счета зарегистрированных лиц;

3. лицевой счёт с присвоенным номером;

4. документы Регистратора, являющиеся основанием для внесения записей в Реестр;

5. документы Регистратора, необходимые для предоставления зарегистрированным лицам.

Все документы системы Реестра хранятся на электронных и бумажных носителях.

2.2. Требования к документам, предоставляемым зарегистрированным лицом.

Операции производятся Регистратором на основании форм установленного им образца.

Операции в Реестре производятся на основании подлинников документов или копий, удостоверенных нотариально.

Документы должны быть заполнены разборчиво. Не допускаются исправления и помарки при заполнении документов.

Документы, поступившие Регистратору и зарегистрированные в журнале учёта входящих документов, не возвращаются. В случае выдачи Регистратором письменного отказа во внесении записей в Реестр по запросу зарегистрированного лица Регистратор может выдать копии представленных клиентом документов.

2.3. Приём и регистрация запросов и документов для внесения (изменения) информации в Реестр.

Документы для внесения (изменения) информации в Реестр, полученные от зарегистрированных лиц, а также запросы зарегистрированных лиц на получение информации из Реестра, принимаются лицом, уполномоченным Регистратором осуществлять ведение Реестра (далее - Специалист Регистратора).

Приём документов осуществляется с обязательным предъявлением документа, удостоверяющего личность, на основании которого Специалист Регистратора производит идентификацию личности физических лиц или представителей юридических лиц.

При каждом обращении зарегистрированного лица Специалист Регистратора обязан проверить наличие анкеты данного лица в системе ведения Реестра. В случае отсутствия анкеты или несоответствия анкетных данных сведениям, предоставляемым зарегистрированным лицом, производится заполнение анкеты зарегистрированным лицом. Зарегистрированное лицо может подписаться на анкете лично в присутствии Специалиста Регистратора. В этом случае Специалист Регистратора ставит свою подпись на анкете, чем гарантирует подлинность подписи и соответствие паспортных данных зарегистрированного лица. Подлинность подписи зарегистрированного лица может быть также удостоверена нотариально.

Регистратор обязан удостовериться в полномочиях лиц, подписывающих документы, сравнить их подписи с образцами подписей, содержащихся в системе ведения Реестра. Для этого Регистратор формирует систему с образцами подписей зарегистрированных в Реестре лиц на основе анкет зарегистрированных лиц.

Регистратор не может отказать в приёме документов, кроме случаев, предусмотренных настоящими Правилами.

Все документы и запросы, которые поступают Регистратору, регистрируются в журнале входящих документов.

Приём и регистрация входящих документов и запросов осуществляется в следующей последовательности:

- определение сути поручения клиента, стоимости услуг по прейскуранту, проверка состава и содержания поступивших документов;

- регистрация документов в журнале учёта входящих документов.

При этом на каждом документе ставится дата регистрации, входящий номер пакета документов, принимаемых от клиента, и подпись Специалиста Регистратора;

- подписание акта приёма документов обеими сторонами (Специалистом Регистратора и зарегистрированным лицом).

В акт приёма Специалист Регистратора вносит сумму оплаты (при оплате через кассу) или сумму оплаты, номер и дату выдачи счета-фактуры. Акт приёма сшивается с полученными документами.

По накопленным за день приёма документам печатается сопроводительный лист. В сопроводительный лист вносятся все зарегистрированные документы в хронологическом порядке, с актами приёма с указанием N входящего, наименования документа, операции, которую необходимо провести. Специалист, принявший документы к исполнению, ставит свою подпись в соответствующей графе и вносит информацию по состоянию оплаты услуг в графы: сумма оплаты, оплачено, N счета фактуры и дата оплаты.

2.4. Внесение записей в систему ведения Реестра.

Внесение записей производится Специалистом Регистратора в следующем порядке:

1. Экспертиза документов и сверка с данными регистрации в журнале входящих документов.

2. Экспертиза документов на соответствие требованиям и состоянию лицевого счета. В случае соответствия информация вносится в Реестр. В противном случае оформляются 2 экземпляра извещения об отказе во внесении записей в Реестр, один экземпляр извещения передаётся зарегистрированному лицу.

3. Проверка оплаты услуг, производящейся по счетам-фактурам.

4. В сопроводительном листе делается пометка “Оплачено” или “Неоплачено”.

5. Контроль проведённых операций (проверяется соответствие информации в документах и информации, введённой в журнал регистрации операций).

При обнаружении некорректности проведения операции или определении невозможности ее корректного проведения и выяснения причин составляется акт ошибки Регистратора или отказ в проведении операции.

Ошибка исправляется внесением дополнительных записей в Реестр по акту Регистратора или выполняются действия по оформлению извещения об отказе. В соответствующей строке сопроводительного листа делается пометка "Исправлено” или “Отказ” соответственно.

В случае исполнения поручений в сопроводительном листе делается пометка об исполнении поручений. Специалистом Регистратора делается запись в журнале регистрации входящих документов о дате исполнения поручения и исполнителе. В сопроводительном листе ставится подпись Специалиста Регистратора.

2.5. Выдача информации из Реестра зарегистрированным лицам.

Исполнение запроса зарегистрированного лица осуществляется в течение 10 дней со дня получения письменного запроса, который должен быть оформлен по форме, принятой у Регистратора. Письменный запрос может быть получен лично от зарегистрированного лица или доставлен по почте.

Исполнение запроса зарегистрированного лица производится в следующем порядке:

а. Идентификация личности физического лица или представителя юридического лица на основании паспорта или другого удостоверения личности, проверка их полномочий. При выявлении отсутствия полномочий для получения информации из Реестра у лица, представившего запрос, оформляется письменный отказ с указанием лица, которому выдаётся отказ, даты, причины отказа, Ф.И.О. сотрудника и его подписи.

б. Регистрация запроса в журнале учёта входящих документов.

в. Выписка счета на оплату услуг Регистратора.

г. Сверка данных Реестра с требуемой информацией в запросе.

д. Исходящие документы подписываются Специалистом Регистратора, на документе проставляются дата и исходящий номер.

е. Отметка в журнале учёта входящих документов об исполнении запроса (проставляются дата отправки ответа, исходящий номер ответа на запрос, фамилия должностного лица, подписавшего ответ).

ж. Передача обработанной информации (ответа) по запросу клиенту либо отправка по почте заказным письмом.

2.6. Исполнение запросов и поручений государственных органов.

Исполнение запроса или поручения государственных органов производится в следующем порядке:

а. Идентификация личности физических лиц или представителей юридических лиц на основании паспорта или другого удостоверения личности и проверка их полномочий.

б. Регистрация запроса в журнале входящих документов.

в. Сверка данных Реестра с требуемой информацией в запросе. В случае положительного прохождения дела запрос исполняется.

г. Исходящие документы подписываются специалистом Регистратора, на документе проставляются дата и исходящий номер.

д. Передача обработанной информации (ответа) по запросу осуществляется по акту приёма-передачи, либо она отправляется по почте заказным письмом, при этом исходящая информация регистрируется в общем журнале учёта исходящей корреспонденции по организации.

е. Отметка в журнале учёта входящих документов об исполнении запроса (проставляется дата отправки ответа, исходящий номер ответа на запрос, фамилия должностного лица, подписавшего ответ).

ж. Передача исполненного запроса (поручения) на хранение в архив.

з. По документам (запросам, поручениям), не содержащим всей необходимой информации, составленным ненадлежащим образом, или при отсутствии у лица, представившего документы (запрос, поручение), необходимых для получения информации из Реестра полномочий, оформляется письменный отказ с указанием Ф.И.О. лица, которому выдаётся отказ, даты, причины отказа, Ф.И.О. сотрудника и его подписи.

2.7. Хранение документов, находящихся в работе.

Хранение документов, находящихся в работе, осуществляется в специальных папках в местах, недоступных для несанкционированного доступа. При перерывах в работе документы помещаются в шкафы под ключ, либо рабочие помещения после удаления всех посетителей и выхода сотрудников закрываются на ключ. Общую ответственность за организацию хранения и сохранность документов несёт Специалист Регистратора.

2.8. Контроль режима доступа к рабочим помещениям и компьютерному оборудованию.

Контроль обеспечения режима санкционированного доступа сотрудников к информации и невозможности несанкционированного доступа посторонних в рабочие помещения осуществляется путём систематических проверок заместителями директора или директором как путём обхода рабочих помещений, так и отслеживанием со своих рабочих мест программным путём. Во втором случае отслеживается, кто, с какой информацией, на каком рабочем месте работает.

2.9. Архивирование документов.

После исполнения поручений (запросов) зарегистрированных лиц сопроводительный лист с приложением всех документов передаётся Специалистом Регистратора в архив. В случае отказа во внесении записей в Реестр в архив передаётся сопроводительный лист с соответствующей пометкой в передаточной записи.

При передаче документов в архив производится сверка принятых и исполненных поручений по данным сопроводительного листа, журналу регистрации входящих документов и регистрационному журналу, а также осуществляется контроль сроков исполнения поручений (запросов).

Специалист Регистратора проверяет соответствие актов указанным в сопроводительном листе и соответствие принятых документов указанным в актах. После сверки на сопроводительном листе делается запись о дате передачи в архив и ставится подпись Специалиста Регистратора.

В архиве хранятся следующие документы:

- документы, являющиеся основанием для перехода прав собственности, а также заявления зарегистрированных лиц с приложенными к ним документами должны храниться в специальных папках, сдаваемых в архив по мере их заполнения. При этом на папке должен быть указан интервал номеров по журналу регистрации или журналу учёта входящих документов;

- копии учредительных и других документов зарегистрированного в Реестре юридического лица, необходимых для открытия счета, а также доверенности на уполномоченных представителей и запросы на изменение реквизитов с подтверждающими документами хранятся вместе с анкетой данного лица в отдельной папке в специальном месте с ограниченным правом доступа;

- анкеты зарегистрированных физических лиц с образцами подписи, а также запросы на изменения реквизитов с подтверждающими эти изменения документами хранятся в папках согласно нумерации анкет;

- письма, запросы и поручения зарегистрированных в Реестре лиц и запросы государственных органов;

- журнал учёта входящих (исходящих) документов;

- регистрационный журнал проведённых операций.

Документы в архиве хранятся в нумерованных папках с описью содержимого. В описи перечисляются сопроводительные листы, количество актов приёма-передачи документов и даты регистрации документов.

Регистратор обеспечивает хранение всех документов, связанных с ведением Реестра, в течение трёх лет.

2.10. Порядок ведения журналов Реестра.

Регистратор ведёт следующие журналы:

а) журнал учёта входящих документов. Журнал содержит следующие данные:

- порядковый номер записи;

- входящий номер документа. Для всех документов, кроме анкет, нумерация ведётся в хронологическом порядке и совпадает с порядковым номером записи. Анкеты нумеруются отдельно по мере поступления анкет и соответственно хранятся в архиве по входящему номеру документа;

- наименование документа;

- дата получения документа Регистратором;

- сведения о лице, представившем документы, а именно: для юридического лица - наименование организации, представившей документы, дата и исходящий номер, присвоенный организацией, фамилия лица, подписавшего сопроводительное письмо; для физического лица (если указаны) - фамилия, имя, отчество, дата, почтовый адрес отправителя.

- дата отправки ответа (внесения записи в Реестр) или направления отказа о внесении записи в Реестр;

- исходящий номер ответа на документы;

- фамилия должностного лица, подписавшего ответ.

б) регистрационный журнал. Журнал содержит следующие данные:

- порядковый номер записи;

- дата получения документов и их входящие номера;