Повышения эффективности коммерческой деятельности на основе теоретических основ управления целями и анализа управления целями ЗАО "Торговый дом Немига-Молодечно"

35

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3

1.Теоретические основы управления по целям 4

1.1. Цели управления, и их функции 4

1.2. Основные этапы управления по целям 11

2.Анализ целей предприятия (структурных подразделений) 17

2.1. Краткая характеристика предприятия 17

2.2. Определение ключевых целей на основании SWOT-анализа 21

3.Предложения по уточнению целей предприятия 28

Заключение 31

Список использованных источников 34

Приложения 36

Введение

В современных экономических условиях Республики Беларусь ранее действовавшие методы хозяйствования и управления зачастую не приносят успеха. При этом неблагоприятные внешние факторы и сложное финансовое положение углубляется и тем, что отечественные товаропроизводители медленно переходят на цивилизованные методы продажи товаров. Поэтому в этих условиях необходимо проведение разумной экономической политики выживания каждого субъекта хозяйствования, развитие торговли на качественно новой основе, достижение высокого уровня конкурентоспособности по всем направлениям деятельности торгового предприятия и, прежде всего, коммерческой - важнейшей его функции.

В данном случае управление целями коммерческой деятельности осуществляется путем выполнения коммерческих операций и является важнейшим механизмом управления экономическим отношениями. Они возникают между хозяйствующими субъектами во всех сферах экономики, в процессе обмена товарами, услугами, научно-технической информации, средствами производства, сырьем и т.д. и ведут к развитию договорных отношений между ними.

Коммерческая деятельность на рынке товаров и услуг предполагает выполнение целого ряда операций, таких как: обоснование потребности в товарах, разработка заказов и заявок на них, выбор поставщиков для установления хозяйственных связей с ними, контроль выполнения договорных обязательств, управление товарными ресурсами, продажа товаров и её стимулирование и т. д. Коммерческая деятельность - широкое и сложное понятие. Это комплекс предметов и методов, обеспечивающих максимальную выгодность любой торговой операции для каждого из партнёров при учёте интересов конечного потребителя.

Главная цель коммерческой деятельности - получение прибыли через удовлетворение покупательского спроса при высокой культуре обслуживания - требует гибкого реагирования на изменения, происходящие на рынке [1, c.16].

Объектом исследования является коммерческая деятельность ЗАО «Торговый дом Немига-Молодечно».

Целью работы является разработка направлений повышения эффективности коммерческой деятельности на основе теоретических основ управления целями и анализа управления целями ЗАО «Торговый дом Немига-Молодечно».



1.Теоретические основы управления по целям

1.1. Цели управления, и их функции

Как следует из определения организаций, среди всех компонентов ее внутренней структуры особое место занимают цели, так как ради их достижения и осуществляется вся деятельность организации. Организация, не имеющая цели, бессмысленна и не может существовать сколько-нибудь продолжительное время. Вместе с тем цели - один из наиболее спорных моментов в понимании организации. Одни ученые считают, что цели необходимы при анализе организационного поведения, другие, напротив, пытаются принизить их значение.

Определим цель как желаемый, планируемый результат или те ориентиры, которых пытаются достичь, используя свою активность, члены организации для удовлетворения коллективных потребностей. В условиях организации цель нужно рассматривать как единство мотивов, средств и результатов. Это означает следующее:

· цель есть определенный мотив (или потребность). Справедливо утверждают, что цель относится к мотиву как стакан воды - к утолению жажды, обладание властью - к самоутверждению, одна цель может удовлетворять несколько потребностей, как одна потребность может удовлетворяться через разные цели;

· цель образуется при встрече мотива со средствами (ресурсами, условиями, возможностями), т.е. при оценке способа удовлетворения соответствующей потребности или устремления;

· цель в деятельности организации не тождественна результату, поскольку даже при достижении цели в реальный результат привносятся другие следствия, не совпадающие с предполагаемым результатом, поэтому достигнутая цель может быть только частью результата;

· выбор цели субъектом существенно предопределен и ограничен индивидуальными предпочтениями, влияниями окружающей среды, побочными целями и т.д. Поэтому целеполагание не есть лишь выражение свободы воли субъекта [20, c.73].

Функции целей организации. Совместная деятельность порождает у людей цели разного уровня и содержания. В условиях организованной деятельности эти цели могут выполнять такие функции:

1. Когнитивные функции целей. Эти функции, которым, по мнению представителей рациональной школы научного управления и их современных последователей, принадлежит первое место, обобщают распоряжения координирующих органов и концентрируют внимание на анализе альтернатив действий и принятии решений.

2. Распределительные функции. Для реализации целей организации необходимо направлять ресурсы в подразделения оптимальным образом. Наличие целей различного уровня (целей организации, целей подразделений, целей участников организации) ставит проблему их совмещения в ходе производственной деятельности, что заставляет руководителей распределять ресурсы внутри организации.

3. Функции идентификации, т.е. сопоставления собственных стремлений членов организации с целями подразделения или организации как целого. В отсутствие этих функций деятельность членов организации теряет смысл. Это в свою очередь может привести к отчуждению и аномии.

4. Функции мотивации. Цели способны мотивировать членов организации в том случае, если последние признают их реально достижимыми, ориентированными на будущее и соотнесенными с собственными потребностями.

5. Функции преобразования. Стремление к реализации целей организации неизбежно приводит к пониманию необходимости преобразований различных аспектов организационной деятельности. Особенно это справедливо в отношении организаций, работающих в рыночной среде с высокой степенью неопределенности, когда разрабатываемые цели изначально ориентированы на изменения и инновации.

6. Катектические, или эмоциональные, функции. Цели могут формировать у членов организации различные эмоциональные состояния: эмоциональный подъем или, наоборот, чувства растерянности, неуверенности. Эти побочные функции целей необходимо учитывать, принимая управленческое решение, так как они оказывают значительное влияние на мотивацию членов организации.

7. Символические функции. Определяя цели организации, руководители должны учитывать их влияние на публику (или рядовых потребителей), клиентов фирмы, партнеров, заказчиков, представителей банков. В этом случае цели рассматриваются как визитная карточка фирмы, концентрированное выражение ее стратегических замыслов.

8. Идеологические функции. Цели формируют идеологию организации, т.е. объясняют не только, как будут достигнуты те или иные результаты, но и почему возникла необходимость в их достижении. К сожалению, в отечественных организациях вопросам идеологии организации уделяют мало внимания, в то время как американские и в еще большей степени японские организации считают создание собственной идеологии первоочередной задачей [22, c.48].

Многочисленные исследования, проведенные в последние годы, показывают, что по значимости цели занимают одно из первых мест среди других компонентов организации.

Цели организации разнообразны по виду и содержанию. Например, цели у рядовых исполнителей, руководителей высшего уровня и у руководителя финансового характеризуются существенными различиями в видении будущих результатов их деятельности. Но это вовсе не свидетельство того, что цели организации - это лишь формальное оглашение о намерениях, не реализуемое на практике. На практике считается, что совместная деятельность индивидов в организации предполагает наличие по крайней мере трех видов взаимосвязанных организационных целей [21, c.24]:

1. Цели-задания - оформленные как программы общих действий поручения, которые задаются организацией более высокого уровня (например, для предприятия цели такого рода могут задаваться министерством) или диктуются рынком (совокупностью организаций, включая смежников и конкурентов). Эти задания определяют целевое существование организаций. Очевидно, что эти цели являются приоритетными и на их выполнение направлено внимание и основные усилия всех без исключения участников организационного процесса. Например, преподавание в школе, лечение и прием пациентов в больнице, лабораторные работы в научно-исследовательском институте - все это цели-задания, определяющие смысл существования организации.

2. Цели-ориентации - совокупность целей участников, реализуемых через организацию. К ним относятся обобщенные цели коллектива, включая и личные цели каждого члена организации. Важным моментом совместной деятельности является совмещение целей-заданий и целей-ориентаций. Если они расходятся, утрачивается мотивация на выполнение целей-заданий и работа организации может стать неэффективной. Стремясь к достижению собственных (часто эгоистических) целей-ориентаций, члены организации отмахиваются от целей-заданий или выполняют их лишь формально.

3. Цели системы обусловлены стремлением сохранить организацию как самостоятельное целое, т.е. сохранить равновесие, стабильность и целостность. Другими словами, цели системы выражают стремление организации к выживанию в условиях существующего внешнего окружения, к ее интеграции в ряду других. Цели системы должны органично вписываться в цели-задания и цели-ориентации. В случаях организационной патологии цели системы могут заслонять другие цели. При этом на первый план выступает желание любой ценой сохранить организацию, невзирая на необходимость выполнения ею целей-заданий или удовлетворение коллективных и индивидуальных целей-ориентаций членов организации. Такое явление нередко наблюдается при крайних негативных проявлениях бюрократизма, когда организация, утратив реальные цели, существует только для того, чтобы выжить, сохранить свою самостоятельность.

Приведенное разделение целей является основным. Оно позволяет понять значение целей организации и показывает их разнообразие. Однако в организации существует большое количество различных стратегических, тактических, промежуточных и вторичных целей.

У организации могут быть разнообразные цели, особенно если говорить об организациях различных типов. Например, деятельность организаций, занимающихся бизнесом, сосредоточена главным образом на создании определенных товаров и услуг в рамках специфических ограничений - по затратам и получаемой прибыли. Государственные учебные заведения и больницы и т.п. не стремятся получить прибыль, но их действия сопряжены с ограничением затрат. Это стремление некоммерческих организаций находит отражение в наборе целей, сформулированных как представление конкретных услуг в рамках бюджетных ограничений. Изложенное свидетельствует о том, что классификацию целей следует считать важной научно-практической задачей, способствующей пониманию возможностей их практического использования при проектировании организации или в процессе ее функционирования. Приведем несколько классификаций организационных целей по разным основаниям.

Классификация по направленности. В данном случае цели подразделяются по характеру тех действий, которые намерены предпринимать для их достижения.

1. Цели функционирования направлены на поддержание рабочего состояния организации и ее подразделений. Целевые программы по обеспечению функционирования содержат задачи по созданию постоянного притока ресурсов, техническому обслуживанию, постоянному контролю за деятельностью членов организации. Как правило, подобного рода задачи рассчитаны на длительное время. Такие цели могут вызывать трудности при мотивации поведения членов организации, так как их достижение не связано с разовыми усилиями, а требуют постоянного напряжения сил.

2. Цели усовершенствования. Любая цель, включающая в себя активное действие, может рассматриваться как цель усовершенствования. К таким целям можно отнести повышение производительности труда, увеличение доли товаров организации на рынке и др. Обычно такие цели хорошо понимаются работниками, однако их реализацию не всегда удается обеспечить соответствующими ресурсами (особенно это касается заведомо завышенных целей). В случае недостижимости целей усовершенствования (особенно если они были широко освещены в подразделениях организации) возможны негативные последствия, которые выражаются, в частности, в потере авторитета руководителей, снижением мотивации членов организации и т.д.

3. Цели развития аналогичны целям усовершенствования, но относятся к своеобразным формам роста, расширения, обучения и прогресса. К этим целям могут относиться увеличение количества наименований внедряемых в производство новых товаров, внедрение новых идей в области менеджмента, кардинальные изменения в организационной структуре и т.д.

Преимущества классификации целей по их направленности состоят прежде всего в том, что они легко воспринимаются и осознаются членами организации на различных управленческих уровнях. Более того, эти цели чаще всего декларируются управленческим персоналом для рядовых исполнителей. Выраженные в указанных формах цели служат главным образом для ориентации мышления и деятельности членов организации.

Классификация целей по их направленности является основной для стратегического управления. При этом цели объединяются в комплексы на основе принципа достижения системой определенного состояния:

· фактический уровень - то, что удается получить в настоящее время при существующих ресурсах и существующих ограничениях (цели программирования);

· наличный уровень - то, что можно сделать при существующих ресурсах, существующих ограничениях, но при условии изменения положения в лучшую сторону (целевое планирование);

· потенциальный уровень - то, что удастся сделать, развивая ресурсы и снимая ограничения (перспективное планирование).

Руководство организации может выбирать различные целевые комплексы в зависимости от возможностей и потребностей организации в настоящем и будущем. В повседневной деятельности руководство организации обычно ориентируется на фактический и наличный целевые уровни. Так, производительность организации часто рассматривается как отношение фактического состояния к наличному состоянию.

Классификация по критериям предусматривает разделение целей по их отношению к основным показателям успешной деятельности организации. Чем выше запросы организации относительно показателей своей деятельности, чем шире области ее деятельности, тем более разнообразно разделение целей по критериям. Чаще других в организации используются следующие основные критерии.

1. Продуктивность. Оценка продуктивности выражается количеством единиц продукции, приходящихся на каждого сотрудника организации и изготовленных в единицу времени. Количество единиц продукции или произведенная прибыль в расчете на одного сотрудника, затраты на их производство в единицу времени являются теми критериями, которые обычно используются при определении продуктивности.

2. Рыночные критерии. Рыночные цели можно определить по-разному. Например, можно ввести на рынок новый продукт и попытаться закрепить его в рыночной среде или можно пытаться увеличить долю данного продукта на рынке на 10%, можно стремиться просто сохранить данный объем продаж. Рыночные критерии представляют собой наиболее неустойчивые и неопределенные цели, поэтому руководство не распространяет сведения о них всем членам организации.

3. Ресурсы. Иногда организации ставят цели, связанные с изменением ресурсной базы. В качестве примера можно назвать сокращение кредита на определенную сумму, прогнозирование финансовых вливаний, направленных на реорганизацию, повышение производительности, сокращение текучести кадров.

4. Прибыльность. Цели, ориентированные на прибыльность, обычно выражаются достаточно четко. Например, можно повысить чистый доход с одного вложенного рубля (доллара) или уровень рентабельности, увеличить размеры дивидендов. Эти цели, как правило, хорошо воспринимаются управленческим аппаратом и могут быть конкретно рассчитаны.

5. Обновление. Работа организаций в изменяющейся внешней среде обычно требует, чтобы постоянно приспосабливались к новым рыночным, политическим или другим условиям. От того, насколько быстро организация реагирует на изменения во внешнем окружении (особенно в рыночной среде), зависит баланс между входом и выходом системы, ее способность к выживанию. На практике это означает, что организация может быстро наладить производство таких продуктов и услуг, которые в наилучшей степени соответствуют потребностям рынка, являются конкурентоспособными. К целям обновления относится разработка и внедрение нового, более эффективного технологического процесса, новой системы услуг, удовлетворяющих потребителей, нового компьютера, обладающего более высокой скоростью обработки данных, и т.д. Следует отметить, что цели обновления весьма сложно разрабатывать и конкретизировать, поскольку весьма сложно определить характер изменений во внешней среде.

6. Социальная ответственность. Современная организация не может эффективно функционировать, не разработав систему мероприятий, направленных на улучшение условий труда, отдыха, обеспечение приемлемых отношений внутри коллектива и мотивации членов организации. Об этих целях многие руководители забывают, ссылаясь на сложную обстановку во внешней среде, однако подобное отношение к целям социальной ответственности с неизбежностью отрицательно скажется на эффективности деятельности организации [4, c.112].

В целом можно утверждать, что классификация целей по критериям наиболее значима для руководства организации, так как именно на их основе проводится построение дерева целей, которое служит ориентиром для руководителей в деле управления организацией.

Классификация во временной области. Деятельность по управлению в организации должна быть четко ориентирована во времени, т.е. необходимо выделить первоочередные цели, постоянно отслеживать, как реализуются среднесрочные и долгосрочные цели. Чтобы обеспечить осуществление всего целевого комплекса, руководителю нужно правильно распределить ресурсы во времени, что дает возможность концентрировать усилия в нужных точках и достичь непрерывных, поступательных действий членов организации. Возможности для этого дает классификация целей во временной области.

1. Текущие цели обычно относятся к тем задачам, которые следует решить в течение одного года. Эти цели хорошо воспринимаются членами организации в том случае, если они реально достижимы, подкреплены соответствующей мотивацией. Обычно текущие цели являются руководством к действию для организаций, производящих продукты.

2. Среднесрочные цели охватывают период протяженностью от одного до трех лет. Цели, реализация которых рассчитана на такие сроки, требуют проведения тщательного анализа условий деятельности (в первую очередь рыночной среды), существующих ресурсов организации и возможностей их привлечения. В организациях, слабо ориентированных на среднесрочные цели, в силу неудовлетворительного планирования и учета ресурсов очень часто допускается коррекция среднесрочных целей, что ведет в конечном итоге к потерям темпов организации, решению неперспективных сиюминутных задач, потере мотивации у членов организации, а в итоге - к сокращению возможностей выживания организации во внешнем окружении. Разработка и достижение среднесрочных целей особенно важны для торговых организаций.

3. Долгосрочные цели обычно относятся к периоду планирования деятельности организации свыше трех лет. Работа на перспективу актуальна далеко не для всех организаций. Так, организации, осуществляющие торговые операции, не могут быть полностью ориентированы на долгосрочные цели из-за высокой изменчивости рыночного окружения. Тем не менее многие из них ставят долгосрочные цели, но, как правило, детально их не разрабатывают, а рассматривают лишь как ориентиры, как отдаленную веху, вопрос далекого будущего. Эти цели могут иметь мотивирующее значение, поскольку их достижение рассматривается как выдающееся достижение организации, как важный этап ее деятельности. Однако в ряде областей деятельности долгосрочные цели имеют решающее значение, являются главными ориентирами, например в научных разработках [12, c.64].

Таким образом, цель является ориентиром, планируемым результатом деятельности организации, которая представляет собой сложную систему, состоящую из большого количества системных единиц. Задача руководителя - превратить цель организации в цели отдельных служб и подразделений, заставить разнородные системные единицы работать на один результат наиболее эффективным образом. При этом общая цель должна быть разложена на отдельные составляющие, которые будут ориентирами в деятельности отдельных подсистем организации (например, подразделений и служб).

1.2. Основные этапы управления по целям

Рассмотрим, как строится дерево целей. На первом этапе формируется главная, глобальная цель фирмы, или миссия. Она имеет долгосрочный характер и должна быть направлена на выживание организации во внешней среде. Постановка этой цели должна быть тщательно подготовлена на основе предварительного анализа внешней среды организации, оценки внутренних ресурсов и возможностей. Для этого обычно проводят следующие операции:

1. производится сегментирование рынка и изучается каждый сегмент. В этом случае намечаются приоритетные сегменты, социальные слои, на которые организация должна ориентироваться в своей деятельности (элитные слои, средний слой, малоимущие и т.д.). Далее осуществляется оценка рынка (рыхлость, одномерность или бинарность, степень неопределенности, насыщенность продуктами и услугами, наличие рыночных ниш) с позиции возможностей размещения и использования средств, имеющихся у организации;

2. определяется общее направление ценовой политики. В частности, решается вопрос о том, будет ли организация снижать цены на свои товары и услуги или она будет участвовать в конкурентной борьбе, осуществляя маркетинг, рекламу, активизацию продаж и т.д.;

3. определяются основные направления развития технологии с учетом жизненного цикла товара или услуги;

4. оцениваются производственные мощности организации. Оценке подвергаются все ресурсы организации и финансовые возможности задействования ресурсов внешней среды, например в виде инвестиций, правильной кредитной политики, привлечения спонсоров;

5. определяются основные направления кадровой политики (например, будет ли организация обучать работников или нанимать специалистов со значительным опытом работы) [25, c.30].

На втором этапе происходит декомпозиция основной цели организации на цели второго уровня. Необходимость этого этапа обусловлена наличием сильно различающихся направлений деятельности организации по достижению основной цели и, следовательно, первичной специализацией управленческой структуры. Цели второго этапа носят ярко выраженный системный характер и составляют четыре группы:

1. цели входа организации включают в себя цели, ориентирующие членов организации (прежде всего управленцев высшего звена) на обеспечение постоянного притока в организацию материальных ресурсов, финансовых средств, информации, людских ресурсов. Среди целей входа следует выделить такие цели, как организация постоянно действующей сети поставщиков, налаживание финансовых связей организации и др.;

2. цели процесса определяют основные ориентиры деятельности внутри организации по переработке поступивших на вход ресурсов. К этим целям процесса относятся: обеспечение взаимодействия в рамках технологического процесса, налаживание информационного обеспечения внутри организации, внесение изменений структуры и технологии внутри организации и др.;

3. цели выхода в дереве целей определяют ориентиры деятельности подразделений, занятых реализацией переработанных ресурсов во внешней среде организации. Это такие цели, как налаживание системы сбыта любых ресурсов, представленных организацией для обмена, распространение информации во внешней среде (например, рекламных обращений и активно действующих материалов по связям с общественностью) и др.;

4. цели системы представляют собой отдельную группу целей второго уровня, направленную на обеспечение условий выживания организации во внешней среде. Эти цели трудно учитывать и реализовать, поскольку в неопределенной и быстро меняющейся внешней среде трудно определить все условия, выполнение которых будет способствовать устойчивости организации и обогащению ее связей с внешней средой; реализация данных целей требует специфических знаний, которые не считаются необходимыми в процессе деятельности организации. В качестве таких целей могут выступать создание системы юридической поддержки фирмы, создание системы отслеживания постоянного изменения настроений потребителей, создание системы политической (или дипломатической) поддержки фирмы. Следует отметить, что цели системы в развернутом виде встречаются в основном в дереве целей крупных фирм, занимающихся стратегическим планированием [25, c.31].

Все цели второго уровня должны быть органично связаны между собой в представленной последовательности (от целей входа до целей системы) и ни одна из целей не должна противоречить любой другой. Структурно цели второго уровня реализуются на уровне заместителей директора организации (президента фирмы) по соответствующим направлениям, например заместитель директора по сбыту, по кадрам, главный инженер и т.д.

Цели второго уровня обозначают специализированные области деятельности организации, т.е. каждую из них можно рассматривать как основание определенной специализированной деятельности организации. Это позволяет каждую цель второго уровня и необходимые для ее достижения цели последующих уровней называть целевыми программами.

На третьем этапе осуществляется декомпозиция целей второго уровня в соответствии с конкретными технологическими задачами в пределах каждой целевой программы. Разработка целей третьего, четвертого и, если нужно, последующих уровней происходит при неукоснительном выполнении требования необходимости и достаточности целей третьего (четвертого и последующих) уровня. Сущность данного требования заключается в том, что: достижение всех выделенных целей третьего уровня должно обязательно приводить к достижению соответствующих целей второго уровня; среди целей третьего уровня не должно быть "лишних", избыточных целей или целей "на всякий случай", из-за наличия которых с неизбежностью неэффективно разрастается структура организации и появляются дополнительные неоправданные издержки.

При формировании дерева целей следует помнить, что достижение каждой цели должно быть организационно обеспечено, т.е. для ее реализации необходимо создание группы, лабораторий, отдела, других подразделений, сотрудники которых ориентированы на достижение данной цели, обеспечены соответствующими ресурсами и совершают действия, направленные на ее достижение.

Цели организации не только придают смысл ее деятельности и ориентируют в отношении внешней среды, но и способствуют интеграции коллектива организации на основании единства устремлений его членов; могут мотивировать организационную деятельность индивидов; являются основой формирования организационной структуры; представляют собой источник стабильности в организации (резкое изменение целей может привести к серьезным дестабилизирующим последствиям).

Анализ проблемы и формирование целей принятия решения проводится в два этапа в силу того, что в организации все ее сос-тавляющие взаимосвязаны, и полностью определить всю пробле-му по выявленным симптомам часто бывает сложно. Основное со-держание работ на каждом этапе может быть сформулировано следующим образом [25, c.32]:

1. Первый этап предусматривает выполнение работ, связан-ных с осознанием и установлением симптомов затруднений или имеющихся возможностей. Наиболее общими симптомами явля-ются: низкая прибыль, падение сбыта, недостаточные производи-тельность и качество, большие издержки, конфликты и большая текучесть кадров. Обычно различные симптомы дополняют друг друга. Выявление их позволяет определить и описать проблему в общем виде. Это, в свою очередь, позволяет ограничить число факторов для дальнейшего и более детального рассмотрения про-блемы. На первом этапе следует избегать немедленных действий по устранению симптомов.

2. Второй этап включает работы по более детальному анали-зу причин и определению сути проявления всех выявленных на первом этапе симптомов. Для этого следует дополнительно соб-рать и проанализировать необходимую информацию (внутрен-нюю и внешнюю). Увеличение объема дополнительной информа-ции не обязательно повышает качество формулируемого реше-ния. Поэтому следует выделить и изучить информацию по кон-кретной проблеме, имеющую прямое отношение к возникнове-нию и развитию рассматриваемых симптомов, а также по конкретной цели или периоду времени возможного решения пробле-мы (выделить релевантную информацию). По результатам такого анализа с учетом релевантной информации необходимо сформу-лировать проблему в виде цели (целей) управленческого решения (достижения желаемого результата при реализации решения).

Формирование ограничений и критериев принятия решения также содержит свои этапы работ. Во-первых, необходимо опреде-лить и выделить общие ограничения для принятия решения (име-ющиеся ресурсы и время, недостаточное число работников для снятия проблемы, потребность в технологии, которая еще не внед-рена, законодательство, острая конкуренция и другие ограниче-ния), которые могут повлиять на реализуемость того или иного возможного варианта. Во-вторых, следует определить и сформули-ровать ограничения конкретного руководителя, принимающего решение и обеспечивающего его реализацию (его полномочия и ре-альные возможности). В-третьих, определить критерии для оцен-ки альтернатив, позволяющие выбрать лучшую из них.

Определение и оценка альтернатив, а также выбор решения (лучшего варианта из представленных альтернатив) составляют наиболее трудоемкую и ответственную часть работ по принятию управленческого решения. На практике лицо, принимающее ре-шение (ЛПР) редко располагает достаточными знаниями или вре-менем, чтобы сформулировать и оценить каждую возможную аль-тернативу. Поэтому руководитель, как правило, ограничивает число альтернатив для серьезного рассмотрения, чтобы быстрее снять проблему. При этом чем сложнее проблема, тем шире дол-жен быть спектр возможных решений. Для этой цели проводится углубленный анализ сложных проблем, в том числе и определе-ние последствий, если ничего не предпринимать по разрешению конкретной проблемы. Особенно сложной будет эта задача в слу-чае большой неопределенности информации о проблеме.

Оценка альтернатив проводится в два этапа: предварительная оценка при формировании альтернативы и более детальная оцен-ка после предварительного отбора альтернатив, снимающих про-блему.

Следует иметь в виду, что количество и качество альтернатив (альтернативных вариантов решения) растет, когда идентифика-ция этих альтернатив отделена от самой оценки. Поэтому в слу-чае сложных проблем целесообразна самостоятельная генерация наиболее полного спектра идей возможного решения и их воз-можной реализации. Обычно это делается с помощью экспертных методов, включая метод «мозговой атаки» и последующей разра-ботки технически реализуемых вариантов решения. Второй этап оценки включает предварительную оценку вероятности снятия проблемы каждой из этих альтернатив (оценку каждого альтернативного решения).

2.Анализ целей предприятия (структурных подразделений)

2.1. Краткая характеристика предприятия

ЗАО «Торговый дом Немига-Молодечно» является подразделением СП «Торговый дом «На Немиге»». Месторасположение предприятия г.Молодечно, ул. Притыцкого 27.

Режим работы ЗАО «Торговый дом Немига-Молодечно»: с понедельника до субботы - с 9:00 до 21:00 (в зимнее время) и с 9:00 до 22:00 (в летнее время), воскресенье - с 10:00 до 20:00. Обслуживание покупателей осуществляется по следующим формам:

- самообслуживание - это форма продажи, при которой покупатель самостоятельно производит осмотр, доставку отобранных товаров к узлу расчёта;

- продажа товаров по форме индивидуального обслуживания, в том числе с открытой выкладкой - это форма продажи, при которой ознакомление покупателей с имеющимся ассортиментом товаров осуществляется самостоятельно или с помощью продавца, а проверка качества, консультация, упаковка и отпуск товаров производится продавцом.

В отчётном периоде на развитие материально-технической базы розничной торговли было затрачено 281,6 млн. рублей, которые были использованы для реконструкции 16 отделов и секций предприятия с целью увеличения экспозиционных площадей, улучшения показа товара, для обеспечения большей доступности при выборе товара покупателями и повышения удобства работы с ним. Благодаря этому, экспозиционные площади универмага увеличились на 187, 35 м. кв.

С целью увеличения товарооборота в отчётном периоде проведено переоборудование магазина за счёт оборудования, ранее находившегося в эксплуатации в универмаге предприятия. В магазине переоборудованы отделы парфюмерии и косметики, галантереи, чулочно-носочных изделий, одежды, обуви, белья, отдел детских сорочек в результате переоборудования переведён на торговлю по методу самообслуживания на площади 8 кв. м., что позволило увеличить товарооборот в III квартале 2007 году по сравнению с аналогичным периодом прошлого года на 3,1%.

В отчётном периоде были приобретены две системы контроля выноса товаров (в комплекте с охранными ярлыками) на сумму 27 млн. рублей. Системы установлены в секциях «Канцтовары, игрушки» и «Одежда детская», что позволило работникам этих секций направлять основные усилия на непосредственное обслуживание покупателей.

В отчётном году службой организации торговли были заключены и исполнялись 101 договор на изготовление, поставку и монтаж оборудования, инвентаря, изготовление и размещение рекламы, оказание услуг, поставку декоративных материалов. Продолжена целенаправленная работа в предприятии по улучшению и совершенствованию ассортимента получаемых товаров, изучению конъюнктуры рынка, проведению маркетинговых исследований, анализу реализации и поставки товаров в динамике согласованию и поставке товаров, пользующихся спросом покупателей у поставщиков всех форм собственности, повышению их качества. Для этих целей с поставщиками непродовольственных товаров заключено свыше 2 тысяч договоров на поставку, в том числе 249 с промышленными предприятиями республики.

В целях поддержки отечественных товаропроизводителей, получения от них товаров улучшенного ассортимента и высокого качества, обеспечения наличия в продаже разнообразных товаров, постоянно увеличивается доля поступления и реализации товаров, производимых и поставляемых промышленностью республики. Так, удельный вес товаров, поставляемых предприятиями промышленности Беларуси в общем объёме поставок составил по трикотажным изделиям - 92%, чулочно-носочным товарам - 89%, головным уборам - 90%, хозяйственным товарам - 81% и т. д.

Поскольку лидирующим ассортиментом, реализуемым предприятием является одежда и обувь для всех возрастных групп покупателей, то и самыми крупными поставщиками этих товаров являются ОАО «Элема» (объём поставки швейных изделий 915 млн. рублей), ОАО «Купалинка» г. Солигорск (трикотажные изделия - 782 млн. рублей), ОАО «Свитанак» г. Жодино (трикотажные изделия - 415 млн. рублей), ОАО «Коминтерн» г. Гомель (швейные изделия - 236 млн. рублей), ОАО «Полесье» г. Пинск (трикотажные изделия 326 млн. рублей), СП ЗАО «Милавица» (корсетные изделия - 406 млн. рублей), СП «Ле Гранд», ОАО «Сивельга», СП «Белвест» (обувь - соответственно: 269, 212, 234 млн. рублей). Значительно объёмы поставки также холодильников и морозильников АО «Атлант», телевизоров ПО «Горизонт» и «Витязь», которые составляют соответственно 700 и 444 млн. рублей.

Введены в практику работы предприятия и оправдывают себя выставки-продажи, проводимые с вручением призов покупателям с учётом условий конкурса продаж ювелирных изделий, парфюмерно-косметических, галантерейных и других товаров. Экономический эффект от таких мероприятий составлял 140-160%, кроме этого, эти мероприятия работают на имиджевую рекламу предприятия. Значительно улучшилась работа с товарами длительного пользования. В 2,3 раза по сравнению с 2006 годом увеличилась поставка и реализация телевизоров, в 2,5 раза - магнитол и музыкальных центров, в 1,7 - раза электрочайников и кофемолок, в 2,4 раза - утюгов и мясорубок, в 1,9 раза - пылесосов, в 1,6 раза - светильников, в 1,4 раза - газовых плит и т. д.

В целях ускорения процесса товародвижения от поставщиков шире используются автоматические системы управления - данные по товарно-транспортным накладным передаются на дискетах с ЗАО «Милавица», ОАО «Свитанак», СП ЗАО «Креатор», СП «ЛВВ», ИП Синицын, ИП «БелБогемия», ЗАО «Дольче Вита Трейд», ЗАО «Техпласт» и др. Эта работа с другими поставщиками продолжается.

Таким образом, ЗАО «Торговый дом Немига-Молодечно» не стоит на месте, а с каждым годом совершенствует организацию коммерческой деятельности и повышает её эффективность.

Организационная структура ЗАО «Торговый дом Немига-Молодечно» представлена в приложении А. Данную организационную структуру можно классифицировать по двум основным направлениям:

по виду департаменизации;

по виду передаваемых полномочий.

По виду департаментизации в ЗАО «Торговый дом Немига-Молодечно» применяется функциональная департаментизация (функциональная структура управления) - это процесс разделения на группы видов деятельности и ресурсов внутри организаций таким образом, чтобы служащие, исполняющие одинаковые или сходные виды деятельности, были объединены в один отдел. Это наиболее приемлемая структура, т.к. это обусловлено небольшим размером фирмы и узкой сферой деятельности.

Основными преимуществами являются:

- сосредоточение на одной функциональной области стимулирует становление служащих как специалистов в своем деле:

- наблюдение и координация упрощается, т.к. руководителю помнить и интегрировать только узкий круг функциональных видов мастерства;

- функциональная структура хорошо подходит к стабильным ситуациям.

Недостатки данной структуры:

- служащие упускают из вида цели организации, потому что они концентрируют внимание лишь на своем отделе и своей специализации;

- время для принятия всеобщих решений увеличивается из-за необходимости принятия решений в каждой области;

- возникают конфликты между узкими специалистами разных отделов;

- могут возникнуть проблемы при переходе работы одного отдела к другому.

По виду передаваемых полномочий ЗАО «Торговый дом Немига-Молодечно» структура управления является линейной.

Данная структура характерна тем, что существует передача задач и полномочий от руководителя к подчиненному и далее к другим подчиненным и при этом образовались уровни управления. Основной характеристикой данной структуры является сосредоточение всех полномочий и всей информации в руках руководителя каждого уровня. Эта особенность линейной структуры определяет ее преимущество (быстрота принятия управленческих решений; легкость контроля) и недостатки (высокий уровень требований компетенции руководителя).

Данная структура является плоской линейной структурой, характеризующейся большим диапазоном управления и соответственно небольшим количеством уровней управления.

Еще одним моментом влияющим на управленческую структуру является норма управляемости (диапазон контроля), определяющая предельное число подчиненных, которыми можно эффективно руководить. С точки зрения знания руководителем подчиненных по имени и в лицо, величина нормы управляемости может достигать до 900 человек. На ЗАО «Торговый дом Немига-Молодечно» норма управляемости не превышает 10 человек. Данная норма управляемости позволяет руководителю поддерживать постоянные контакты с подчиненными, обмениваться с ними необходимой информацией, и более качественно выполнять свои функции. В то же время здесь опасность того, что он будет излишне вмешиваться в дела сотрудников и ограничивать свободу их поведения.

Распределение власти по организации характеризуется понятиями централизации и децентрализации. Децентрализация указывает, что власть широко распределена по всей организации. В то время как централизация означает, что власть удерживается на верхней ступени организации. Децентрализация включает организационные решения. Которые обеспечивают хорошо организованную деятельность путем разделения на части индивидуальных и групповых усилий. Абсолютная централизация и децентрализация редко существуют в организациях. Это скорее два крайних полюса; реальное положение находится на отрезке между ними.

Это положение обусловлено рядом факторов. Для ЗАО «Торговый дом Немига-Молодечно» характерно высокая централизация. На это повлияли как внешние, так и внутренние факторы. Внешние:

- в ЗАО «Торговый дом Немига-Молодечно» установился определенных «круг» клиентов, изменение которого происходит по заранее известному сценарию;

- ЗАО «Торговый дом Немига-Молодечно» занимается однородной деятельностью;

- ЗАО «Торговый дом Немига-Молодечно» имеет большое конкурентное окружение.

В связи с этими внешними факторами нужна четкая отлаженная система с удержанием власти на уровне начальника управления. Внутренние факторы:

- небольшой размер организации;

- необходимость постоянного контроля.

Возможно после 2008 года ЗАО «Торговый дом Немига-Молодечно» станет больше, соответственно потребность децентрализации увеличится.

2.2. Определение ключевых целей на основании SWOT-анализа

Основная общая цель организации обозначается как миссия, и все остальные цели вырабатываются для ее осуществления.

Миссия детализирует статус фирмы и обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных уровнях развития. Формирование миссии включает в себя:

Задача предприятия с точки зрения его основных услуг или изделий, его основных рынков и основных технологий

Внешняя среда по отношению к фирме, которая опре-деляет рабочие принципы предприятия

Культура организации. Какого типа рабочий климат существует внутри предприятия?

В миссию ЗАО «Торговый дом Немига-Молодечно» также входит задача определения основных потребностей потребителей и их эффективного удовлетворения для создания клиентуры в поддержку фирмы в будущем.

Некоторые руководители никогда не заботятся о выборе и формулировании миссии своей организации. Часто эта мис-сия кажется для них очевидной. Если спросить типичного представителя мелкого предпринимательства, в чем его мис-сия, ответом, вероятно, будет: ”Конечно, получать прибыль”. Но если тщательно обдумать этот вопрос, то, несоответствие выбора прибыли в качестве общей миссии становится ясным, хотя, несомненно, она является существенной целью.

Прибыль представляет собой полностью внутреннюю проблему предприятия. Поскольку организация является от-крытой системой, она может выжить в конечном счете только, если будет удовлетворять какую-то потребность, находя-щуюся вне ее самой. Чтобы заработать прибыль, необходи-мую ей для выживания, фирма должна следить за средой, в которой функционирует. Поэтому именно в окружающей среде руководство подыскивает общую цель организации. Необходимость выбора миссии была признана выдающимися руководителями задолго до разработки теории систем. Генри Форд, руководитель, хорошо понимающий значение при-были, определил миссию “Форд” как предоставление людям дешевого транспорта.

Выбор такой узкой миссии организации, как прибыль, ограничивает возможность руководства изучать допустимые альтернативы при принятии решения. В результате ключевые факторы могут быть не рассмотрены и последующие решения могли привести к низкому уровню эффективности

Общепроизводственные цели формулируются и устана-вливаются на основе общей миссии предприятия и определен-ных ценностей и целей, на которые ориентируется высшее ру-ководство. Чтобы внести истинный вклад в успех предприя-тия, цели должны обладать рядом характеристик:

конкретные и измеримые цели (это позволяет создать четкую базу отсчета для последующих решений и оценки хода работы).

ориентация целей во времени (здесь необходимо уяснить не только, что фирма хочет осуществить, но также когда должен быть достигнут результат).

достижимые цели (служит повышению эффективности организации; установление же трудно достижимой цели может привести к катастрофическим результатам.

Цели будут значимой частью процесса стратегического управления только в том случае, если высшее руководство правильно их сформулирует, эффективно институционализирует, проинформирует о них и стимулирует их осуществление во всей организации.

Проведённый анализ внутренней среды деятельности ЗАО «Торговый дом Немига-Молодечно» показал, что на предприятии нет системы планирования, нет стратегических целей, принципов управления, слабый маркетинг. Анализ внешней среды выявил перспективные направления, в которых фирма может добиться успеха, и угрозы, которые могут существенно ухудшить работу организации.

Долгосрочные цели, на которые ЗАО «Торговый дом Немига-Молодечно» будет постоянно ориентироваться представлены ниже:

Таблица 1. Долгосрочные цели ЗАО «Торговый дом Немига-Молодечно»

Обеспечение рентабельности на уровне 15% годовых, учитывая инфляцию.
Стать официальным продавцом других популярных марок.
Поддерживать имидж надёжной и стабильной фирмы.
Стоимость продукции па уровне доступном обычному потребителю.

Краткосрочные цели устанавливаются для отдельных подразделений. Такие цели носят характер конкретных задач, решая которые в соответствии с выбранной миссией па предприятии достигаются более глобальные долгосрочные цели.

Методология SWOT предполагает сначала выявление сильных и слабых сторон, а также угроз и возможностей, а далее - установление цепочек связей между ними, которые в дальнейшем могут быть использованы для формулирования стратегии организации.

Сильные стороны ЗАО «Торговый дом Немига-Молодечно».

Сильный руководящий состав. Руководители предприятия имеют опыт работы в сфере торговли.

Финансовая независимость. Фирма не имеет долгов перед поставщиками, нет не погашенных кредитов и других долгосрочных обязательств, поддерживается жесткая финансовая дисциплина. Кроме того, предприятие способно к небольшим инновациям.

Квалифицированные рабочие. Квалификация и опыт работы сотрудников позволяет предприятию ориентироваться на массового клиента.

Хорошая репутация. Есть постоянные клиенты - крупные оптовые базы по всей территории республики, а также мелкооптовые и частные организации.

Конкурентоспособность. Минимизация издержек позволяют предприятию вести ценовую конкуренцию.

1.6. Благоприятный микроклимат. Атмосферу внутри коллектива можно назвать дружественной.

Слабые стороны ЗАО «Торговый дом Немига-Молодечно»

2.1. Отсутствие системы стратегического планирования. Все решения принимаются без чётко выраженной стратегии.

2.2. Сезонная зависимость. Наблюдается ухудшение финансовых показателей в летний период. В это время количество реализуемой продукции и уменьшается в 1.5-2 раза, а издержки наоборот увеличиваются, так как приходится нести дополнительные расходы по рекламе и др..

2.3. Узкий спектр услуг. Предприятие специализируется на определенных товарных группах. Многих клиентов не устраивает то, что им приходится часть продукции приобретать у других фирм.

Слабый маркетинг. Все делается методом проб и ошибок, основываясь на опыте и интуиции.

Незначительные финансовые резервы. Крупное расширение потребует таких средств, которые предприятие не в состоянии быстро изыскать. Под кредит нет соответствующего обеспечения и ставки слишком высоки для растущего предприятия.

Нет службы безопасности. Предприятие нуждается в целой системе по обеспечению безопасной жизнедеятельности, как то: сигнализация, охранники, работа с кадрами и др.

Возможности внешней среды ЗАО «Торговый дом Немига-Молодечно»

Увеличение спроса на недорогие товары. Этот спрос носит сезонный характер - летом падает.

Привлечение большего количества клиентов путём формирования собственного имиджа, так как внешне привлекательные фирмы ориентируются на состоятельных клиентов при таком же качестве продукции.

Можно работать под одной известной маркой товара «Немига» (в том числе как способ формирования имиджа). Этому способствует то, что рынок не структурирован. Новых товаров продается относительно не много и торговля ими требует отвлечения значительных денежных средств, поэтому можно продавать только определенную группу товара, делая акцент на одну марку, но не отказываясь от других.

Слабо развит рынок новейших недорогих товаров. Эта область слабо представлена фирмами, а между тем белорусский покупатель чаще всего в состоянии приобрести только недорогой товар.

Возможность сменить арендодателя. В настоящий период много простаивающих государственных предприятий. Этот факт говорит о том, что можно найти для аренды другие, более подходящие площади, но, скорее всего,
придется вкладывать средства в их подготовку.

Уменьшение налогов. Недавно отменён сбор в пожарный фонд, уменьшена ставка отчислений в фонд ликвидации последствий от аварии на ЧАЭС, а так же снижен налог на добавленную стоимость (НДС) с 20% до 18%. Планируется к принятию новый налоговый кодекс, который, по некоторым оценкам, должен уменьшить ставки налогов, упростить формы отчетности малых предприятий.