Выбор ИТ и обоснование их внедрения для оптимизации бизнес-процессов компании

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Ижевский государственный технический университет имени М.Т. Калашникова»

(ИжГТУ)

Факультет «Менеджмент и маркетинг»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Информационные технологии в менеджменте»

на тему «Выбор ИТ и обоснование их внедрения для оптимизации бизнес-процессов компании»

Выполнил:

студент группы Б06-511-2зт Данилова А. В.

Принял:

Чухланцев Е. С.

Ижевск 2014

Содержание

Введение

1. Краткий анализ предприятия

1.1 Анализ ИТ и ИС предприятия ООО «НТПР»

1.2 Построение информационной - модели и разработка предложений по выбору ИС на ООО «НТПР»

2. Описание и выбор ИС на основе функционально-стоимостного анализа (ФСА)

2.1 Экономическое обоснование выбора ИС

2.2. Организация внедрения ИС

Заключение

Список литературы

Приложение

Введение

Информационная система управления предприятием должна автоматизировать все или, по крайней мере, большинство из видов деятельности предприятия. При чем, автоматизация должна быть выполнена не ради автоматизации, а с учетом затрат на нее, и дать реальный эффект в результатах финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

В зависимости от предметной области информационные системы могут весьма значительно различаться по своим функциям, архитектуре, реализации. Однако можно выделить ряд свойств, которые являются общими.

* Информационные системы предназначены для сбора, хранения и обработки информации, поэтому в основе любой из них лежит среда хранения и доступа к данным.

* Информационные системы ориентированы на конечного пользователя, не обладающего высокой квалификацией в области вычислительной техники. Поэтому клиентские приложения информационной системы должны обладать простым, удобным, легко осваиваемым интерфейсом, который предоставляет конечному пользователю все необходимые для работы функции и в то же время не дает ему возможность выполнять какие-либо лишние действия.

Внедрение информационной системы управления предприятием, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Первейшим этапом создания системы должно быть проведение работ по предпроектному обследованию (так называемый консалтинг). Пока не описаны и не проанализированы все бизнес-процессы предприятия, не построена модель предприятия «как есть сегодня», не сформулированы обоснованные требования к новой системе, не построена модель будущей системы «как должно быть», не разработано техническое задание не может быть и речи о покупке или начале разработки системы. Цель курсовой работы заключается в том, чтобы разработать представление о будущей системе, описать функционально-информационную модель будущей системы.

1. Краткий анализ предприятия

Объектом курсовой работы является ООО «Новая технология подземного ремонта» (ООО «НТПР»).

Компания «Новая технология подземного ремонта» - юридическое лицо, действующее на основании законодательства РФ, устава предприятия.

Компания начала свою деятельность в августе 2001 года на территории Удмуртской Республики. Динамичное развитие компании позволило осуществлять деятельность на всей территории России. На сегодняшний день, она осуществляет свою деятельность в Республике Удмуртия. Республика Татарстан, Саратовская область, Свердловская область, Ямало-Ненецкий автономный округ. В перспективе ООО «НТПР» планирует выйти в такие районы России, как Восточная Сибирь, а так же страны СНГ.

Основными потребителями услуг ООО «НТПР» являются нефтяные компании России.

Целью ООО «НТПР» является повышение производительности нефтяных скважин Заказчика и достижения рентабельности собственного предприятия.

Миссия компании: разработка новых технологий, которые бы позволили добиться рентабельной эксплуатации скважин в России и странах СНГ.

Компания является микро предприятием, т.к. в данной организации работает 7 сотрудников.

Основным видом деятельности ООО «НТПР» является внедрение технологий по повышению нефтеотдачи пластов. Путем внедрения таких технологий как:

- Ремонтно-изоляционные работы (РИР)

- Гидромеханическое воздействие на пласт (ГМВ)

- Гидромеханическая струйная перфорация (ГМСП)

Таблица 1 - Динамика финансовых результатов предприятия в (руб.)

Наименование показателя	2012	2013	изменение в %
Выручка (за минусом НДС)	3875	10134	261,52
Затраты на производство	1310	6862	523,82
Прибыль от продаж	-20	176	880
Валовая прибыль	2565	3272	127,56
Управленческие расходы	2585	3096	119,76

Данные таблицы 1 показывают, что в отчетном периоде на предприятии достигло высоких результатов. Прибыль 261,52% и на такую же величину повысилась чистая прибыль. Положительным фактором роста прибыли явилось увеличение выручки от продаж услуг и работ. Также произошло увеличение затрат на производство, что положительно повлияло на динамику роста прибыли.

Схема 1 - Организационно-управленческая структура организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Организационная структура управления включает в себя установление вертикали власти и подразумевает также установление власти руководством отдела или подразделения над отделом и установление власти руководством предприятия над предприятием. Этим достигается качество управления и принятия оперативных решений, что положительно отражается на качестве предоставляемых услуг. Возникающие в процессе деятельности неопределённости решаются, по возможности, на уровне соответствующего отдела. При невозможности устранить неопределённость или какую-либо проблему на уровне отдела или подразделения она переходит на рассмотрение к руководству предприятия.

информационный система технология программный

1.1 Анализ ИТ и ИС предприятия ООО «НТПР»

Таблица 2 - Основные аппаратные ИТ, используемые на предприятии

Тип ИТ/ Наименование	Производитель, марка, N	Код ОКОФ	Кол-во, шт	Нормативный срок полезного использования, лет	Дата приобретения и фактический срок эксплуатации, лет
Компьютерные ИТ
1.Системный блок IRBIS	IRBIS,С70-A64	143020201	1	2гр. 2-3года	15.01.2007 по н.в.
2. Клавиатура	Genius,KB-M220	143020360	1	2гр. 2-3года	15.01.2007 по н.в.
3. Мышь	Genius, Net scroll mini 311	143020360	1	2гр. 2-3года	15.01.2007 по н.в.
4. Монитор	LG,Flatron Silver, L1752S	143020350	1	2гр. 2-3года	15.01.2007 по н.в.
5. Ноутбук	Acer 3682	143020201	1	2гр. 2-3года	19.12.2008 по н.в.
6. Ноутбук	Acer 5530	143020201	1	2гр. 2-3года	19.12.2008 по н.в.
Коммуникационные ИТ
1.телефон	Panasonic KX-TS2350	143222135	1	3гр. 3-5лет	11.02.2009 по н.в.
2.DSL модем	ZyXel P-660HN	143313450	1	2гр. 2-3года	14.10.2008 по н.в.
3. Маршрутизатор	D-link ,Dir-300	143313450	1	2гр. 2-3года	19.01.2009 по н.в.
Оргтехника
1.МФУ 4 в 1	НР, 3050z	143010210	1	3гр. 3-5лет	15.09.2008 по н.в.

Таблица 3 - Основные программные ИТ, используемые на предприятии

Тип ИТ/ Наименование	Разработчик, название, версия	Тип лицензии	Количество лицензий, шт	Cрок лицензии, лет	Дата приобретения и фактический срок эксплуатации, лет
Системное ПО
1.Windows XP	Microsoft Corporation	корпоративная	1	Бессрочная	15.01.2007 по н.в.
2.Windows Vista	Microsoft Corporation	корпоративная	1	бессрочная	19.12.2008 по н.в.
3. Антивирус Касперского	KasperskyLab,2010	подписка	1	ежегодная
Прикладное ПО
1. MS Office 2003	Microsoft Corporation 11.0.8173.0	корпоративная	1	Бессрочная	15.01.2007 по н.в.
2. Win Rar	win.rar GmbH, 3.0		1	Бессрочная	15.05.2005 по н.в
3. 1С Предприятие	1С, 8.2	подписка	1		11.11.2011 по н.в
4. 1С Камин	1С, 7.1	подписка	1		11.11.2011 по н.в

Таблица 4 - Информационные системы, применяющиеся на предприятии

Уровень ИС/ Тип системы/ Наименование	Масштаб ПО (коробочный софт, средний класс, высший класс)	Основные функции управления, реализуемые ИС	Основные подразделения, использующие ИС	Количество компьютеров пользователей ИС, шт, наличие коммуникаций	Количество обращений к ИС в день, месяц
Стратегического уровня
…
Тактического уровня
…
Оперативного уровня
1C Предприятие	коробочный	Бух. учет	АУП	2	ежедневно
MS Office 2003	средний класс	Текстовый редактор	АУП, ОП	4	ежедневно

Проведя анализ ИТ и ИС предприятия ООО «НТПР» можно сделать следующие выводы: Уровень оснащенности рабочих мест ИТ на предприятии достаточен для своевременной обработки и внедрения информации. Кол-во используемых программ является достаточно эффективным и позволяет продуктивно вести трудовую деятельность сотрудникам. Однако стоит отметить тот факт, что отсутствует в должной мере правовая и другая справочная информация.

1.2. Построение информационной - модели и разработка предложений по выбору ИС на ООО «НТПР».

Информационная модель - интегрированная база данных об объекте реального мира. Содержит паспорта объектов, архив документации и другую информацию по ним в структурированном и взаимосвязанном виде.

Под объектом реального мира понимается современное промышленное предприятие или его часть - отдельное здание, система, оборудование. Информационная модель является цифровым прототипом предприятия, в котором однозначно определен каждый его элемент и обеспечена их логическая взаимосвязь. Именно структура объекта и назначенные взаимосвязи - основные признаки информационной модели



Рис.1 - Информационная модель ООО «НТПР»

Как видно из рисунка, большинство потоков информации материальные, т.к. все документы необходимо составлять на бумажных носителях. После внедрения электронного документооборота получаем модель «Как будет», рис.2..



Рис.2 - Вариант информационной модели ООО «НТПР», после внедрения электронного документооборота.

Как видно из рисунка большая часть документооборота превращается в безбумажный, что может сократить потери на согласование и обработку информации, а также существенно сократить время для сдачи отчетности бухгалтеру.

Таблица 5 - Взаимодействие сотрудников с гл. бухгалтером.

Должность	Количество сотрудников, чел	Тип входящей информации	Источник входящей информации	Количество единиц в день (месяц, час), шт	Тип исходящей информации	Получатель исходящей информации	Количество единиц в день (месяц, час), шт
Ген. директор	1	информ.	ИФНС №9, гл. бухгалтер	1	материальный	гл. бухгалтер	1
Зам. ген. дир.	1	информ.	гл. бухгалтер	1	материальный	гл. бухгалтер	1
Гл. инженер	1	информ.	гл. бухгалтер	1	материальный	гл. бухгалтер	1
Ведущий технолог	1	информ.	гл. бухгалтер	1	материальный	гл. бухгалтер	1
Ведущий геолог	1	информ.	гл. бухгалтер	1	материальный	гл. бухгалтер	1

Анализируя рис.1. и рис. 2 можно сделать вывод что внедрение ИС электронного документооборота позволяет увеличить взаимодействие главного бухгалтера с ИФНС №9, что увеличит оперативность обработки информации и своевременной сдачи отчетности. А так же снизит затраты на использование рабочего времени гл. бухгалтера и повысит тем самым производительность ее труда.

2. Описание и выбор ИС на основе функционально-стоимостного анализа (ФСА)

Для внедрения ИС, соответствующей кругу задач и оптимизации работы предприятия по электронному документообороту с контролирующими органами (ФНС, ПФР, ФСС), для сдачи отчетности посредством интернет выбрали для сравнения несколько программных продуктов:

1. «КОНТУР-ЭКСТЕРН» (разработчик «СКБ КОНТУР», Екатеринбург, официальный партнер в Удмуртии -- ООО НПП «Ижинформпроект», торговая марка в Удмуртии -- «КриптоCвязь»).

2. ЗАО «Калуга Астрал», ПП "Астрал Отчет" (Оффициальный представитель в Удмуртии ООО «ГлавнаяКнига-Ижевск »)

3. ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС"(Официальный представитель в Удмуртии ООО «Гарант- Право») ИПК «ГАРАНТ Электронный Экспресс».

Данные компании на рынке электронной отчетности существуют более 10 лет.

Рассмотрим их функциональные возможности.

Таблица 6 - Сравнительная характеристика прикладного ПО

Наименование параметра	ИС 1 «Контур-Экстерн»	ИС 2 «Астрал Отчет»	ИС 3 «ГАРАНТ Электронный Экспресс».
Функциональные возможности
1. Удобство интерфейса	3	1	2
2. Квалифицированная поддержка персоналом	1	1	1
3. Автоматическое обновление программного обеспечения	3	1	1
4. Полная конфиденциальность	3	3	3
5. Предоставление дополнительной информации	2	1	3
6. Скорость передачи информации	3	2	2
7. Совместимость с 1С	2	2	2
Итого, балл	17	11	14
Фирма-разработчик	ЗАО "ПФ "СКБ Контур"	ЗАО «Калуга Астрал»	ООО «Электронный экспресс»
Юридический адрес	620017, Екатеринбург, ул. Космонавтов, д. 56, 4-ый этаж.	248000, г.Калуга , ул. Циолковского, д. 4	119991, Москва, Ленинские Горы, д.1, стр. 77
Сайт в Интернете	http://kontur.ru	http://astralnalog.ru/	http://www.garantexpress.ru
Региональный дилер	ООО НПП «Ижинформпроект»	ИП Хохряков Роман Васильевич	ООО «Гарант-Право»
Юридический адрес компании -РД	426008, УР, г. Ижевск, ул. Бородина, д. 21, оф. 207	426039, г.Ижевск, ул. Дзержинского, 71А	426003, г. Ижевск, ул. Красноармейская, д.61
Сайт в Интернете компании-РД	http://www.etax.ru	astralnalog18.narod.ru	http://www.gp18.ru/
Условия приобретения и стоимость лицензии,руб.	Договор 3 600р	Договор 3 550р	Договор 3 700р
Стоимость необходимого дополнительного оборудования, развития коммуникаций, руб.	-	-	-
Стоимость консалтинга и обучения персонала, руб.	1 000	1 000	1 000
Общая стоимость внедрения, руб.	4 600	4 550	4 700

0 - функция отсутствует

1 - функция представлена

2 - функция хорошо проработана и удобна в использовании

3 - максимально проработанная и удобная опция

По результатам таблицы на основе баллов наиболее привлекательным является продукт «Контур-Экстерн». (Региональный дилер: ООО НПП «Ижинформпроект»). Данный продукт обладает наиболее удобным и адаптированным интерфейсом, имеет высокую скорость передачи информации, не менее совместим с 1С. Так же продукт имеет высокую степень защиты. Цена данной программы среди конкурентов занимает 2 место, что вполне удовлетворяет при выборе системы.

2.1 Экономическое обоснование выбора ИС

Расчет эффективности внедрения ИС рекомендуется проводить по методике оценки эффективности внедрения новой техники (технологических и организационных инноваций).

Ерасч=ДП/ИЗ,

где: ДП - приращение прибыли за год, годовой эффект, руб.

ИЗ - инвестиционные затраты, руб.

Расчет инвестиционных (единовременных) затрат осуществить по формуле:

ИЗ=ИЗпр+ИЗис,

где: ИЗ - инвестиционные затраты, руб.;

ИЗпр - предпроизводственные расходы, руб.;

ИЗис - расходы на приобретение ИС, руб.

Предпроизводственные расходы (ИЗпр) складываются из единовременных затрат на:

- разработку проекта автоматизации;

- научных исследований сторонних организаций;

- расходов на подготовку и переподготовку кадров;

- привязку типовых решений, адаптацию ПО и др.

В данной организации действия осуществляются собственными силами и не требуют дополнительных расходов на оплату труда или услуг сторонних организаций, их не нужно включать в расчет инвестиционных затрат.

Для расчета расходов на приобретение ИС необходимо отдельно сосчитать расходы на приобретение программного и аппаратного обеспечения где:

ИЗис=ИЗтехн+ИЗпо

ИЗтехн - расходы на приобретение аппаратного обеспечения, руб.;(не было затрат)

ИЗпо - расходы на приобретение программного обеспечения, руб.

ИЗис=0+4600=4600руб.

ИЗ=0+4600=4600руб.

При расчете эффекта определяем его как функцию от приращения прибыли после внедрения ИС по двум параметрам - приращения дохода и экономии затрат:

ДП= ДПдох + ДПзатр,

где: ДПдох - приращение прибыли за год за счет роста доходов, руб.

ДПзатр - приращение прибыли за год за счет экономии затрат, руб.

Приращение прибыли за счет роста дохода после внедрения ИС можно рассчитать по формуле:

ДПдох=((Д2-Д1)/Д1)хП1х(1-0,20),

где: Д1 и Д2 - доходы организации до и после внедрения ИС, руб.

П1 - прибыль компании до внедрения ИС, руб.

(1-0,20)-множитель, учитывающий уменьшение приращения прибыли за счет налога на прибыль.

ДПдох= ((10134руб.-3875руб.)/3875руб.)х2565руб.х (1-0,20)=3314тыс.руб.

Приращение прибыли за счет снижения затрат после внедрения ИС можно рассчитать по формуле:

ДПзатр=(З1/Д1-З2/Д2)хД2х(1-0,20),

где: З1/Д1-удельные затраты на единицу дохода до внедрения ИС;

З2/Д2-удельные затраты на единицу дохода после внедрения ИС;

(1-0,20) - множитель, учитывающий уменьшение приращения прибыли за счет налога на прибыль.

Для расчета необходимо найти как изменятся затраты после внедрения ИС, структурировав их по статьям затрат, а также по отношению к изменению объема производства на постоянные и переменные, табл.7.

Таблица 7 - Расчет затрат после внедрения ИС, руб.

Наименование затрат	З1 до внедрения (тыс.руб)	-Экономия, +рост	З2=З1-Э+Р
Переменные
1. Сырье и материалы без возвратных отходов	23	2	25
2. Топливо и электроэнергия на технологические нужды	121,6	12,4	134
3. Основная и дополнительная зарплата производственных рабочих (ЗПл)	792	-	792
4. Отчисления на социальные нужды производственных рабочих = ЗПл х(0,26+тариф по классу проф. риска)	209,08	-	209,08
5. Потери от брака	-	-	-
Условно постоянные
1.Цеховые расходы	-	-	-
2.Общехозяйственные расходы, в т.ч.: - основная и доп. заработная плата непроизводственного персонала -отчисления на социальные нужды -электроэнергия -расходные материалы	960 253,4 4,8 7,2	- - 0,2 -1,2	960 253,4 5 6
3. Расходы на содержание и эксплуатацию внедряемых ИТ: -электроэнергия; -расходные материалы -основная и доп. зарплата персонала ИТ - отчисления на социальные нужды -налог на имущество по новой технике	- - - - -	- - - - Рост=0.022х(Цобор-Аморт.годовая/2)	- - - - -
Итого:	2371,08		2384,48

ДПзатр=(2371,08/10134-2384,48/3875)х3875х(1-0,20)=-1209 тыс. руб.

ДП= ДПдох + ДПзатр=3314-1209=2105 тыс. руб.

Ерасч=ДП/ИЗ=2 105 000/4600=457,68руб.

Исчислив годовой эффект можно найти период окупаемости:

Ток=ИЗ/ ДП= 4600/2 105 000=0,002 ? 1 мес.

Расчет эффективности внедрения ИС «Контур-Экстерн», показал, что на предприятии сократятся затраты на расходные материалы АУП. Данная ИС на предприятии не несет существенных затрат и период ее окупаемости предельно короткий. Так же возрастет эффективность работы и автоматизация других задач бухгалтерии, что повысит управленческую и экономическую эффективность.

2.2 Организация внедрения ИС

Таблица 8 - План внедрения ИС «Контур-Экстерн» в организации ООО «НТПР».

Наименование	Срок	Стоимость	Ответственный	Документ
1.Обследование предприятия с целью установления информационных потребностей	1 мес.		Зам. ген. директора	Приказ о снижении затрат АУП
2. Покупка ИС	1 мес.	3600	Зам. ген. директора	Договор
3. Обучение сотрудников	4часа	1000	Гл. бухгалтер	Акт об оказании услуг

Заключение

Можно сделать вывод, что общей стратегической целью создания информационной системы является повышение управляемости, что позволяет увеличить экономическую эффективность и качественно улучшить производственные показатели предприятия. Достижение этой цели в рамках создания информационной системы должно быть реализовано за счёт применения на предприятии всего комплекса информационных технологий, а именно:

- сбора достоверной информации;

- оперативной обработки данных о фактах производственно-хозяйственной деятельности;

- аналитической поддержки принятия управленческих решений;

Цель компьютерных систем поддержки принятия стратегических решений состоит в том, чтобы обеспечить высшее руководство непосредственным и свободным доступом к информации относительно ключевых факторов, являющихся критическими при реализации стратегических целей фирмы.

Следовательно, ИС должны быть просты в эксплуатации и понимании. Они обеспечивают доступ к множеству внутренних и внешних баз данных, активно используя графическое представление данных.

- своевременного информирования персонала о результатах производственного планирования и ресурсном обеспечении.

Перед тем, как осуществлять проект внедрения максимально формализуйте его цели;

Установить высокий приоритет процессу внедрения системы, среди остальных организационных и коммерческих процессов. Создать среди всех сотрудников предприятия атмосферу неотвратимости внедрения и стараться организационными мерами повысить темп освоения новых технологий;

Внедрение по сути никогда не закончится, система должна все время совершенствоваться в процессе своей промышленной эксплуатациями вместе с прогрессом информационных технологий и методологий управления деятельностью предприятия.

Список литературы

1. Гражданский Кодекс РФ часть IV Раздел VII «Права на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации».

2. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

3. Арсеньев Ю.Н. , Шелобаев С.И., Давыдова Т.Ю. Информационные технологии. Экономика. Управление. Бизнес. - М.: ЮНИТИ, 2006. -447с.

4. Балдин К.В. Информационные системы в экономике. - М.: Дашков и К, 2006. -395с.

5. Гниденко И.Г. Информационные технологии в бизнесе. Учебное пособие. - СПб.: «Санкт-Петербург», 2005. -160с.

6. О”Лири Дэниел. ERP системы: выбор, внедрение, эксплуатация. Современное планирование и управление ресурсами предприятия. - М.: Вершине, 2004. -272с.

7. Моисеева Н.К. Управление маркетингом: теория, практика, информационные технологии. (гриф УМО ) - М.: Финансы и статистика, 2005. -416с.

8. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Учебник/Под ред. Проф. Г.А. Титоренко. - М.: ЮНИТИ, 2005. - 399с.

9. Информационные технологии управления: Учеб. Пособие для вузов/ Под ред. Проф. Г.А. Титоренко. - 2-е изд. доп. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2005. - 439с.

10. Трофимов В.В. Информационные системы и технологии в экономике и управлении. Учебное пособие. - М.: Изд-во «Высшее образование», 2007. -480с.

11. Черников Б.В. Информационные технологии управления. Учебник. М.: ИНФРА-М, 2008. - 352с.

12. Правовая система http://www.consultant.ru/online/

13. ЗАО "ПФ "СКБ Контур" http://kontur.ru

14. ЗАО «Калуга Астрал» http://astralnalog.ru/

15. ООО «Электронный экспресс» http://www.garantexpress.ru

Размещено на Allbest.ru