Разработка предложения по совершенствованию деятельности ОГУ "БелИФ" на основе технологий информационного менеджмента

Средства документирования проекта информационной модели ИСУ обеспечивают интеграцию базы данных с текстовыми процессорами и издательскими системами, что позволяет издавать разделы проекта для документирования проектных решений. Каждый элемент информационной модели проекта ИСУ снабжается текстовым описанием стандартной структуры проектного документа. Управляют форматированием проектного документа программы, которые при необходимости могут быть адаптированы под требования заказчика. Выходные форматы проектных документов ИСУ согласованы с популярными издательскими системами.

Помимо документирования законченного проекта ИСУ средства САSЕ обеспечивают оперативную выдачу многочисленных отчетов о состоянии разработки проекта, отдельных его подсистем объектов. Отчеты являются удобным способом контроля и управления разработкой проекта.

Средства САSЕ допускают и традиционный подход к разработке приложений -- менеджерских задач, обеспечивая наглядность и документируемость проекта, где основная трудоемкость определяется структурным анализом требований, их системным согласованием, разработкой программного кода приложения. Информационная модель проекта ИСУ представлена техническими требованиями, функциями системы, пользовательским интерфейсом (алфавитно-цифровой, графический), алгоритмами решения прикладных задач, структурой данных, составом программного обеспечения в соответствии с регламентирующими проект ИСУ документами. Для управления разработкой больших программ ИСУ (гигабайты кода) используются различные способы стандартизации и автоматизации кодировки программ. Типовой пользовательский интерфейс для объектов предметной области менеджера позволяет представлять базу данных таблицами, обеспечивает оформление экранной формы, выполнение стандартного набора операций над отдельными объектами и отражает взаимодействия объектов проекта ИСУ в форме связанных таблиц.

Технология САSЕ обеспечивает создание программного кода, его тестирование, создание и хранение эталона разработанного программного кода для формирования программы любых однотипных объектов. В технологии САSЕ структурный подход к проектированию использует как основной копирование эталонного программного кода с последующей глобальной заменой идентификаторов объектов базы данных, элементов экранных форм и программных переменных. Такой подход обеспечивает внесение значительных изменений в программный код и для табличных описаний объектов, существенно отличающихся от эталонных.

Рассмотренные в данной части современные средства информационного менеджмента ориентируют системного менеджера на разностороннее освоение приемов работы на персональном компьютере. Менеджеры, знающие структуру и возможности менеджерских информационных систем (ИСУ), отличающиеся глубоким пониманием возможностей системных средств информатики, организующие согласованное взаимодействие персонала управления, получают существенные возможности в достижении целей менеджмента. В обобщенном виде состав средств информационного менеджмента представлены в Приложении 2.

Таким образом, мы приходим к выводам о том, что система управления является одним из важнейших элементов любой организации, так как она выполняет различные функции: планирования, организации, мотивации и контроля. В качестве основных направлений развития информационного менеджмента можно определить разработку и внедрение: средств администрирования баз данных, средств администрирования компьютерных сетей, средств автоматизации систем управления технологическими процессами, средств автоматизированной поддержки принятия решений и организации управления, средств организации надежного функционирования комплексных ИСУ, средств визуализации и согласованного представления образа ситуации и средств отображения данных, средств рабочих станций для выполнения менеджерских автоматизированных офисных операций.

Учитывая необходимость перспективного планирования деятельности всего предприятия органы управления должны следить за тем, насколько комплексно внедряются технологии информационного менеджмента, для реализации всех функций системы управления.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОГУ «БЕЛГОРОДСКИЙ ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД»

2.1 Общая и организационно-экономическая характеристика ОГУ «Белгородский информационный фонд»

В начале 2002 года для реализации проектов в сфере информационных технологий на территории Белгородской области постановлением губернатора было создано областное государственное учреждение «Белгородский информационный фонд» (ОГУ «БелИФ»). В соответствии со своей уставной деятельностью, Фонд осуществляет обеспечение мероприятий и проектов в сфере информационных технологий (Приложение Б).

В основе работы ОГУ «БелИФ» - комплексный подход по оказанию информационных услуг и применению коммуникационных технологий. Миссия организации звучит следующим образом: «Сделать информационно-коммуникационные технологии в органах государственной власти, органах местного самоуправления и учреждениях Белгородской области простой и доступной услугой, как газ, свет, вода, что позволит государственным служащим еще качественнее решать их основную задачу - повышение качества жизни населения Белгородской области».

Основной целью деятельности ОГУ «БелИФ» является обеспечение региональной политики, направленной на улучшение качества жизни населения в информационно-телекоммуникационной сфере, участие в проектах и мероприятиях, для поддержки и развития информационной системы государственного управления в Белгородской области Устав областного государственного учреждения «Белгородский информационный фонд»: утвержден постановлением главы администрации области №20 от 11.01.2002. - С.2.

.

Учреждение осуществляет свою деятельность по следующим основным направлениям:

· повышение качества информационного обслуживания населения, путем эффективного и рационального использования информационных ресурсов;

· содействие государственному управлению путем привлечения и эффективного использования финансовых ресурсов для реализации целевых программ, проектов и мероприятий в области передачи, хранения и использования информации;

· участие в разработке, проведении экспертизы, конкурсном отборе и реализации региональных, отраслевых и муниципальных информационных программ;

· осуществление поддержки инновационной деятельности предпринимательских структур, стимулирование разработки и производства принципиально новых видов продукции, содействие в освоении новых технологий и изобретений, предназначенных для информационных систем;

· содействие в привлечении отечественных и иностранных инвестиций, кредитов для реализации приоритетных направлений деятельности по развитию информационных систем.

Методами реализации основных целей организации является разработка и внедрение информационных проектов для нужд областных и муниципальных образований области. Одним из первых был реализован проект торгово-информационной системы «Электронные торги», в рамках которой размещается и исполняется государственный заказ области на закупку и поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг для государственных нужд Белгородской области. Работа над данным проектом была начата в соответствии с вышедшим постановлением главы администрации Белгородской области №494 от 31 декабря 2002 года (Приложение 2).

В течение 2002 года в рамках подготовки данного ИТ-проекта было создано программное обеспечение, обучен персонал для проведения, сопровождения и консультирования на электронных торгах.

Основываясь на опытных торгах, к концу 2002 года был разработан ряд нормативно-правовых актов, регламентирующих осуществление госзакупок при помощи систем «Электронные торги». Также был определен механизм возмещения финансовых затрат на проведение электронных торгов без расходования бюджетных средств. Разработаны основы и принципы электронного документооборота торгов. Таким образом, к началу 2003 года в Белгородской области был создан работоспособный комплекс электронных торгов для осуществления закупок в рамках бюджетов всех уровней и внебюджетных фондов.

В третьем квартале 2004 года началось поэтапное внедрение электронной цифровой подписи, организация электронной биржевой площадки. В этом же году было осуществлено внедрение пилотного проекта электронных госзакупок лекарственных препаратов, предусматривавшего автоматизацию всей схемы госзакупок от момента формирования потребности конкретного лечебного учреждения до момента поступления лекарственных препаратов на его склад.

Помимо проведения электронных торгов для государственных нужд Белгородской области, создается и внедряется автоматизированная система «Учет коммунальных платежей населения» (Приложение 3). Система призвана автоматизировать работу подразделений ЖКХ по начислению и учету платежей за жилищно-коммунальные услуги, и обеспечить прозрачность функционирования субъектов жилищно-коммунального комплекса области для органов местного самоуправления Устав областного государственного учреждения «Белгородский информационный фонд»: утвержден постановлением главы администрации области №20 от 11.01.2002. - С.2. .

ОГУ «Белгородский информационный фонд» принимало участие во многих выставках: ВВЦ, Медицина 2002, ПРОМЭКСПО 2003, Информационные технологии в медицине 2003, Здравоохранение и стоматология 2003, Современный офис 2003, Городской ландшафт 2003 «Электронная коммерция и торговля - 2004», Медицина 2004, Medsoft 2005.

Фонд является членом Ассоциации Развития Медицинских Информационных Технологий (АРМИТ), Регистрационным центром Электронной Цифоровой Подписи и входит в сеть удостоверяющих центров ekey.ru.

ОГУ «БелИФ» стало одним из учредителей некоммерческого партнерства «Национальная ассоциация участников электронной торговли» («НАУЭТ»), организатором которого является Институт системного анализа РАН. Основная цель «НАУЭТ» является создание условий для построения общенациональной системы электронной торговли (ЭТ), проведение согласованной политики в вопросах совершенствования и развития ЭТ на территории РФ, повышение эффективности проведения государственных закупок за счет внедрения систем ЭТ на территории РФ.

На данный момент штат работников в ОГУ «БелИФ» составляет 17 человек: директор - 1, заместитель директора - 2, главный бухгалтер - 1, руководитель проект -3, консультант - 4, главный специалист - 5, водитель - 1.

ОГУ «БелИФ» находится по адресу 308007, г. Белгород, ул. Некрасова, 9/15.

Почтовый адрес: 308007, г. Белгород, а/я 202.

Телефон: + (4722) 31-39-24

Факс: + (4722) 31-38-59

e-mail: info@belif.ru

Рассмотрим организационную структуру ОГУ «БелИФ» (Приложение 4). Организационная структура ОГУ «БелИФ» выглядит следующим образом:

· Директор;

· Заместитель директора;

· Заместитель директора по финансам;

· Главный бухгалтер;

· Руководители проектов (3 человека);

· Главные специалисты (3 человека);

· Консультанты (2 человека);

· Консультант финансового отдела.

Организационная структура представляет собой вертикальную модель во главе организации стоит директор, имеющий двух заместителей. В штате имеются главный бухгалтер, руководители проектов, непосредственно работающие над ИТ-проектами, главные специалисты и консультанты, так же занимающиеся проектной деятельностью. Все работники ОГУ «БелИФ» являются специалистами в области разработки проектов, что в сочетании с достаточно высокой технологической и программной обеспеченностью организации способствует достаточно высоким результатам деятельности.

В настоящее время деятельность ОГУ «БелИФ» направлена на разработку и внедрение ряда ИТ-проектов, которые, в свою очередь, будут нацелены на совершенствование информационного взаимодействия в рамках системы региональной и муниципальной власти. Каждый из проектов затрагивает определенную проблемную область в деятельности региональных образований.

21 июля 2005 года был принят Федеральный закон №94 «О размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд», вступающий в силу с января 2006 года. Этот закон, по мнению разработчиков, призван упорядочить сложившуюся систему правового обеспечения государственных закупок, а также создать базу для развития передовых направлений в этом секторе. Принципиальным отличием ФЗ №94 является то, что в документе, наконец-то, узаконена практика применения электронных госзакупок. Однако полноценное вступление закона в силу не состоялось по причине задержки в подготовке постановлений правительства, конкретизирующих «отсылочные» статьи ФЗ №94.

Новый закон вводит ведение реестра контрактов и реестра недобросовестных поставщиков (Статья 19 - «Реестр недобросовестных поставщиков»). Поскольку все сведения о проведении торгов планируется размещать на едином портале госзакупок, вступление закона в силу неизбежно должно привести к появлению федеральных, региональных и муниципальных «черных списков» поставщиков для госнужд. В соответствии с распоряжением правительства все сведения о проведении госторгов должны размещаться на едином портале госзакупок, официальном сайте Российской Федерации, проект по созданию которого был включен в ФЦП «Электронная Россия» еще в 2003 году. В дальнейшем, в течение около трех лет он находился в опытной эксплуатации в Минэкономразвития. Экономический эффект от принятого ФЗ №94, по мнению экспертов ФАС РФ, может составить от $5 млрд. до $10 млрд. ежегодно, в том числе благодаря ряду нововведений в сфере использования современных ИТ при размещении государственных и муниципальных заказов.

По мнению экспертов, основным недостатком ФЗ №94 является то, что он содержит «отсылочные» статьи, опирающиеся на нормативные акты, которые все еще только готовятся к подписанию. Подобная ситуация откладывает на неопределенное время полноправное внедрение системы электронных госзакупок.

В то же время, после первого чтения в Госдуме проект ФЗ №94, благодаря внесенным поправкам, изменился почти до неузнаваемости. Одной из ключевых корректировок стало подтверждение законности проведения аукционов, в том числе и on-line, правда, размер сделки не должен превышать 500 тыс. рублей. До этого в законах, регламентирующих госзакупки, вопрос проведения любого аукциона (открытого, закрытого), находился вне правового поля. Госзакупки с использованием этого инструмента осуществлялись только в тех регионах, главы администраций которых одобрили такой шаг.

Полноценная система «электронных госзакупок» должна, с одной стороны, обеспечивать удобный интерфейс для государственных и муниципальных заказчиков по размещению информации о проводимых ими закупках на официальных ресурсах в сети Интернет, на которых публикуется информация о государственном и муниципальном заказе. А с другой стороны, автоматизировать основные функции заказчиков, конкурсных, котировочных, аукционных или единых комиссий по проведению процедур, связанных с подготовкой и проведением конкурсов, аукционов и запросов котировок на сайте в сети Интернет.

ФЗ №94 принес новые правила работы и новые стандарты взаимодействия, направленные на создание единой инфраструктуры для систем проведения торгов, сбора и анализа информации о них. Но закон работает вполсилы -- требуются обученные специалисты и единые технические стандарты и регламенты.

Одно из основных направлений информатизации в секторе закупок для государственных нужд -- введение единых технологических стандартов, единой инфраструктуры для систем проведения торгов, сбора и анализа информации о них.

В феврале 2006 года было выпущено распоряжение правительства «Об общефедеральном портале госзакупок» (20 февраля 2006 года №229-р). Но определенные проблемы имеются и в части технических стандартов обмена данными между регионами и центральным порталом и в формате передачи данных на единый портал. Другая сложность заключается в необходимости перехода на единый кодификатор продукции, без чего невозможна работа портала, как площадки где размещается информация о всех госзаказах органов власти России. В настоящее время все производители реализуют тот или иной его вариант. С отменой системы ГОСТов наименования товаров не стандартизированы, поэтому один и тот же товар может быть внесен в кодификатор несколько раз, что очень сильно затруднит аналитику. Необходимо создание единого стандарта на названия и ключевые характеристики товаров.

Другая проблема -- это подготовка специалистов. Требования нового закона к проведению госзакупок довольно жесткие и в части объемов публикуемой информации, и в части сроков проведения конкурса, сроков экспертных оценок и заключения госконтрактов. Переходный период, согласно планам Минэкономразвития, должен закончиться в июне 2006 года. К этому времени необходимо провести обучение сотрудников конкурсных комиссий всех уровней, подготовить или переподготовить их в соответствии с требованиями нового закона. А это, по самым скромным подсчетам, более 20 тысяч человек. Еще в начале 2006 годы было очевидно, что министерство не способно решить эту задачу с должным качеством к завершению переходного периода.

Кроме того, в некоторых регионах и в Белгородской области, в частности, организовано дистанционное обучение (ДО) процедурам проведения закупок для государственных нужд, но его широкому распространению препятствует недостаточная разработанность нормативно-правовой базы. Кроме того, ДО предполагает значительные технические возможности, как со стороны организаторов, так и обучающейся стороны.

Рис. 2.1 Процедура проведения электронных торгов

Что касается формы проведения электронных торгов, то в законе предусмотрены конкурсы (открытые, закрытые и двухэтапные), аукционы, в том числе аукцион в электронной форме, а также совместные торги. К числу законных форм размещения госзаказов приравниваются также мероприятия без проведения торгов: запрос котировок, заказ у единственного поставщика, размещение на товарных биржах.

Проведение конкурса подразумевает подачу поставщиками заявок на участие, составленных в соответствии с заранее опубликованными требованиями. Далее на конкурсной основе проводится отбор участников, предложения которых наиболее соответствуют условиям заказчика. Закрытый конкурс проводится по предварительно разосланным приглашениям и только в том случае, если речь идет о заказе, связанном с государственной тайной.

Также, одним из приоритетных направлений деятельности ОГУ «БелИФ» является разработка системы повышения квалификации персонала. В связи с принятием федерального закона от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ муниципальные и районные образования столкнулись с проблемой недостаточной подготовки сотрудников для работы по новым правилам. Именно на повышение профессиональной компетентности работников муниципальных и районных образований и направлена серия семинаров, посвящённых 94-ФЗ и носящая разъяснительный характер.

Семинары разделены на несколько модулей :

1. «Общие принципы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд» - продолжительность: 8 часов.

Содержание: основные принципы, заложенные в основе процесса размещения заказа, необходимость организации конкурентных торгов в экономике России, информационное обеспечение системы размещения заказа, понятия и термины, применяющихся в российской и международной системе размещения заказов для государственных и муниципальных нужд.

2. «Нормативная правовая база размещения государственных и муниципальных заказов» - продолжительность: 26 часов.

Содержание: действующая российская нормативно-правовая база размещения государственных заказов, включая: Гражданский кодекс Российской Федерации, Бюджетный кодекс Российской Федерации, федеральные законы от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (в последней редакции), от 2 февраля 2006 г. № 19-ФЗ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд»», от 26 июля 2006 г. № 135-ФЗ «О конкуренции», от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», постановление Правительства Российской Федерации от 10 ноября 2003 г. № 677 «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области».

«Процедуры размещения заказов» - продолжительность: 36 часов.

Содержание: основные методы планирования размещения государственных и муниципальных заказов, выбор способа размещения заказа, порядок проведения конкурсов, аукционов, размещения заказа способом запроса котировок, у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика), порядок подготовки документации для проведения конкурса, аукциона (ее содержание), порядок ее предоставления, внесения в нее изменений, работы с конкурсной документацией определяет порядок и требования к составлению технического задания.

«Государственные и муниципальные контракты» - продолжительность: 12 часов.

Содержание: основы понятийного аппарата, структура государственных и муниципальных контрактов и оценка эффективности; основные термины и определения, используемые в контрактном праве и при составлении государственного контракта, особенности государственного контракта как вида договора, терминология условий поставок, включая международные термины ИНКОТЕРМС в последней редакции, и их применение, цена контракта и условия платежа, сроки, условия вступления контракта в силу, ответственность сторон, инспектирование и приемка продукции, обеспечение исполнения контрактов, рассмотрение споров, структура контракта, порядок ведения реестра государственных и муниципальных контрактов.

«Специфика размещения заказов для государственных и муниципальных нужд» » - продолжительность: 20 часов.

Содержание: специфика размещения заказов для государственных и муниципальных нужд: особенности размещения заказов на поставку товаров, на оказание услуг и выполнение работ (НИР, НИОКР, строительный подряд, прочие работы, услуги, горюче-смазочные материалы, лекарственные средства, мебель, компьютерная и офисная техника, продукты питания), особенности составления технических требований и спецификаций на указанную продукцию.

«Практика. Деловые игры по размещению государственных и муниципальных заказов» - продолжительность: 16 часов.

Содержание: получение практических навыков подготовки распорядительной документации по процедурам размещения заказа (приказ о проведении конкурса, аукциона, запроса котировок, создании комиссий, положения и регламента работы комиссий и др.), документация для проведения торгов, размещение заказа путем запроса котировок, организация и проведение «открытого конкурса» и «аукциона», опубликование информации о размещении заказов в официальном печатном органе и ее размещение на официальном сайте в Интернете по каждой процедуре размещения заказа, сведения для внесения в реестры контрактов недобросовестных поставщиков, статистической отчетности по размещению заказа. В рамках системы повышения квалификации работников областных и муниципальных образований осуществляется разработка деловых игр по ФЗ-94, с помощью которых (2 дня - аукцион и 1 день - запрос котировок), в том числе и на выезде, можно было познакомить с соответствующими процедурами муниципальных заказчиков

Самым последним проектом, к разработке и внедрению которого приступило ОГУ «БелИФ» является создание системы рейтинговой оценки муниципальных образований. Основной целью данного ИТ-проекта является создание действующей системы рейтингового голосования для выяснения сводных показателей регионального развития. Согласно протоколу заместителя главы администрации г. Белгорода Полухина О.Н. в срок до23 марта 2007 года работникам ОГУ «БелИФ» необходимо разработать «пилотный» вариант системы рейтинговой оценки .

Первоначально предполагается разработать вариант рейтинговой системы для 22 муниципальных образований Белгородской области, позднее планируется расширить количество участников до 337 районных образований.

Прежде всего, будет заключено соглашение о сотрудничестве между региональными образованиями и аппаратом губернатора, регламентирующее порядок взаимодействия в рамках системы рейтинговой оценки.

Специалистами ОГУ «БелИФ» была разработана система показателей - паспорт муниципального образования (Приложение 7). Паспорт содержит ряд показателей, по которым оценивается отдельное муниципальное образование. Совокупность показателей унифицирована и является оптимальной для всего множества образований. Тем самым, облегчается оценка деятельности и потенциала развития района при дальнейшем анализе данных в аппарате губернатора Белгородской области.

Данная система довольно эффективна, но при дальнейшем внедрении и управлении возможны некоторые проблемы: необходимо будет учитывать интересы участвующих сторон (аппарат губернатора, районные образования) и, в связи с этим, совершенствовать систему оценки. Кроме того, возможно некоторое изменение схемы взаимодействия.

Таким образом, подводя итог общему и организационно-экономическому анализу деятельности ОГУ «БелИФ», можно отметить важную роль, которую играет указанное предприятие в развитии регионального информационно-коммуникационного пространства и широкий спектр задач, решаемых ОГУ «БелИФ». Кроме этого, обращает на себя внимание тот факт, что данная организация реализует современные подходы и принципы процессного управления и управления проектами. Экономическое положение ОГУ «БелИФ» можно охарактеризовать как хорошее.

2.2 Исследование технологий информационного менеджмента в ОГУ «БелИФ»

В ОГУ «БелИФ» создана современная, высокопроизводительная сетевая инфраструктура, обеспечивающая интеграцию в единую информационную сеть. Сегодня она объединяет все отделы организации, имеет выход в Интернет. В своей работе специалисты ОГУ «БелИФ» активно используют справочную правовую систему «Консультант Плюс», текстовый редактор Microsoft Word и почтовую систему Microsoft Outlook, информационное хранилище Microsoft SharePoint, систему оперативного управления деятельностью компании и различные справочники. Такая информационная инфраструктура создает все условия для осуществления эффективного управления организацией.

Главный бухгалтер ОГУ «БелИФ» использует программу «Инфо-Бухгалтер». В стандартную версию программы входит около 260 бланков бухгалтерской отчетности. Также «Инфо-Бухгалтер» позволяет передавать на магнитных носителях данные о начислениях сотрудников и по персонифицированному учету в программу пенсионного фонда «Оазис», автоматически формировать справки о доходах физических лиц за год и печатать их на специальных бланках, предоставляемых ГНИ. Программа «Инфо-Бухгалтер» имеет компилятора внутреннего языка, ускоряющего расчеты в 5-30 раз и возможность интеграции с справочно-правовой системой «Гарант» и с другими программами.

В последнее время сотрудники ОГУ «БелИФ» активно используют в работе информационное хранилище Microsoft SharePoint (второе поколение продуктов SharePoint - Services V2 и Portal Server 2003).

Microsoft SharePoint Services - это компонент Server 2003, предназначенный для быстрого и несложного создания веб-узлов и рабочих областей для обеспечения эффективного распространения информации и совместной работы команд. Службы SharePoint Services - это многофункциональная технология в составе серверной системы Windows Server 2003, позволяющая компаниям и бизнес-подразделениям любого размера повышать эффективность ключевых бизнес-процессов и продуктивность рабочих групп. Благодаря средствам для совместной работы, обеспечивающим связь между сотрудниками в разных подразделениях и даже странах, с помощью службы SharePoint Services пользователи могут получать доступ к нужным информационным ресурсам.

Кроме того, основанная на серверной системе Windows Server 2003 служба SharePoint Services может стать базовой платформой для создания бизнес-приложений с веб-интерфейсом, которые можно легко адаптировать и расширять в соответствии с меняющимися и увеличивающимися потребностями развивающегося предприятия. Надежные инструменты управления хранилищем информации и веб-приложениями позволяют ИТ-подразделениям получить экономически выгодный способ внедрения и поддержки высокопроизводительной среды для организации совместной работы. Привычный веб-интерфейс и удобство работы с повседневно используемыми инструментами делают системы на базе SharePoint Services удобными в работе и обеспечивают их быстрое и эффективное развертывание.

Использование SharePoint Portal Server 2003 позволяет разворачивать информационные порталы для обеспечения эффективного взаимодействия пользователей и рабочих групп и для обмена данными. Благодаря оперативному обмену нужными сведениями между участниками различных бизнес-процессов повышается производительность работы. SharePoint Portal Server 2003 представляет собой корпоративную систему, позволяющую объединять данные из различных систем в общее решение за счет использования единого входа в систему и возможностей интеграции корпоративных приложений. Сервер обладает широкими возможностями по развертыванию и мощными средствами управления. Портал облегчает совместную работу с помощью средств объединения, организации и поиска данных, сотрудников и рабочих групп. Использование индивидуальной настройки содержимого и оформления портала, а также выделение целевой аудитории дает возможность пользователям быстро находить нужные данные. Выделение целевой аудитории предусматривает распределение данных и обновлений в соответствии с положением, занимаемым сотрудником в организации, его участием в рабочих группах, интересами, принадлежностью к той или иной группе безопасности или в соответствии с другими условиями, которые могут быть заданы отдельно Новости и события Microsoft [Электронный ресурс]// Официальный сайт компании Microsof. - 2009 - Режим доступа: http://www.microsoft.com/rus/sharepoint/news.mspx .

SharePoint Portal Server 2003 предоставляет мощную среду для совместной работы, позволяющую объединять, упорядочивать, искать и создавать узлы SharePoint в пределах предприятия. Узлы SharePoint для рабочих групп, документов и собраний могут быть доступны для клиентов и партнеров, что позволит расширить область действия и эффективность существующих способов сотрудничества. Портал облегчает совместную работу как отдельных сотрудников, так и рабочих групп, подразделений и предприятий. Управление версиями и утверждением документов, контроль над извлечением и возвратом документов, разделение документов на категории и возможность публикации облегчают совместную работу над документами, проектами и задачами. Кроме того, благодаря порталу специалисты имеют возможность с легкостью находить и использовать навыки нужных людей и рабочих групп, отыскивать готовые решения.

Совсем недавно в ОГУ «БелИФ» функционирует справочная правовая система «КонсультантПлюс». СПС «КонсультантПлюс» - это уникальный источник правовой информации, включающий весь спектр российского законодательства. Это экспертно-аналитический инструмент для повседневной работы с правовой информацией. Именно в ней содержатся практически все документы, необходимые в работе. Также система оснащена комментариями и консультациями специалистов. Кроме того, в ней содержатся решения спорных вопросов и электронная библиотека бухгалтерских изданий.

Важно, что документы, хранящиеся в справочной правовой системе «КонсультантПлюс», поддерживаются в актуальном состоянии и полностью соответствуют оригиналам по содержанию и оформлению. А консультации, которые могут помочь в решении самых спорных вопросов, даны специалистами государственных органов и экспертами в области налогового и бухгалтерского учета. В СПС «КонсультантПлюс» легко и удобно находить необходимые документы: все информационные банки системы связаны между собой, и система поиска позволяет быстро найти не только нормативные документы, но и комментарии к ним.

СПС «КонсультантПлюс» может состоять из многих информационных банков, но самые основные и наиболее востребованные из них это - Бухгалтер, ВерсияПроф и Деловые Бумаги. Рассмотрим их подробнее Новые возможности Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 [Электронный ресурс]:// Компьютерный информационный портал - 2001-2009. - Режим доступа: http://www.wss-consulting.ru/wsshelp/0.htm :

1. «Консультант. Бухгалтер» - универсальный бухгалтерский пакет.

«КБ» состоит из 5-и информационных банков: Вопросы-Ответы, Корреспонденция Счетов, Путеводитель по налогам, Бухгалтерская пресса и книги, Нормативные Документы. Комплект из этих информационных банков практически обеспечивает бухгалтера в полном объеме всем необходимым - и нормативными документами, и консультационными материалами бухгалтерской тематики.

Первые четыре информационных банка составляют раздел "Финансовые консультации". Поиск документов в этом разделе позволяет искать документы не только стандартными средствами - по тексту, дате, названию и номеру. Но и по специальным полям - по счету из Плана Счетов, по видам налогов, выплат и расходов, а также по ключевым словам - это слова или фразы, определяющие суть консультаций.

Раздел «Законодательство» представлен Информационным Банком Нормативные Документы. Этот банк содержит все необходимые в работе бухгалтера федеральные нормативные документы - законодательство по бухучету, налогообложению, трудовому законодательству. Включены также все нормативные документы, которые упоминаются в трех информационных банках раздела «Финансовые консультации». Возможен поиск по любым реквизитам документа - по номеру, по дате, по принявшему органу, по тематике документа, по словам из названия или из текста. Широки аналитические возможности по работе с документами - можно легко отследить все связи документа с другими документами, получить редакцию документа, действующую на определенный момент времени. Удобна функция «Документ на контроле», с помощью которой можно поручить программе отслеживать изменения в документах и сообщать об этом.

Информационные банки Вопросы-Ответы, Корреспонденция Счетов, Бухгалтерская пресса и книги, Путеводитель по налогам взаимосвязаны с банком Нормативные Документы гиперссылками: по ссылкам из консультаций, схем и статей можно перейти в тексты нормативных документов, на которые ссылаются авторы и самому проанализировать ситуацию, исходя из документов действующего законодательства.

Система содержит полезную справочную информацию - все актуальные формы бухгалтерской и налоговой отчетности, таблицы минимальных размеров оплаты труда, размеров пенсии, нормы возмещения командировочных расходов и другие. Все показатели представлены в наглядных сводных таблицах на все моменты времени. Имеется интерактивный календарь бухгалтера и производственный календарь, курсы валют на каждый день и многое другое. Вся справочная информация, так же как и информационные банки, регулярно обновляется (например, курсы валют - ежедневно).

2. «ВерсияПроф» - большая универсальная система по федеральному законодательству.

Включает все правовые акты РФ общего и отраслевого значения и правовые акты, касающиеся отдельных категорий граждан. Значительную часть документов системы составляют правовые акты разъяснительного характера.

В полном объеме представлены документы по всем отраслям хозяйственной деятельности - в том числе банковской, внешнеэкономической, таможенной, рынку ценных бумаг.

Система включает акты официального разъяснения действующих норм, регулирующих отдельные сферы деятельности, документы советского периода, представляющие интерес в настоящее время.

Система адресована на самый широкий круг специалистов средних и крупных предприятий всех форм собственности и направлений деятельности. 3. «Деловые бумаги» - система для тех, кто занимается делопроизводством и документооборотом.

Включает образцы документов, используемые на практике предприятиями с различными организационно-правовыми формами и направлениями деятельности и просто документы, которые приходится часто заполнять простым гражданам - заявления, объяснительные, справки и т.д. и т.п.

Система предоставляет типовые договоры, контракты, учредительные, организационные, внутренние документы, формы отчетности предприятий, страховых и банковских учреждений. Большинство документов разработано и утверждено органами власти Российской Федерации. Остальные разработаны на заказ авторитетными юридическими фирмами.

Карточка поиска позволяет использовать для поиска номер типовой формы (если он известен), слова из названия или текста (даже если Вы знаете их приблизительно), тематику (если Вы хотите просмотреть документы, относящиеся к одной теме или вопросу). При поиске форм удобно пользоваться такими полями, как «Вид документа» (сразу можно отобрать только договора или заявления или другой тип документа), «Разработчик» (можно отобрать, например, только формы, принятые госорганами) и «Источник» (если известен официальный документ, который утвердил нужный Вам бланк, форму или другой документ).

При использовании системы в комплекте с информационными банками по федеральному российскому законодательству (например, Консультант Плюс: Версия Проф), любое упоминание нормативных документов в тексте формы или другого документа Деловых Бумаг превратится в гиперссылку на текст упоминаемого документа, по которой можно сразу попасть в официальный текст документа, при чем сразу в тот его раздел, где речь идет о найденной форме.

«Деловые Бумаги» - профессиональный инструмент референта и кадровика, полезный помощник бухгалтера и юриста (формы отчетности и образцы договоров) и огромный цифровой архив деловой документации, который будет полезен гражданам как для личного так и в трудовой деятельности, например, для госслужащего или руководителя фирмы.

Можно сделать вывод, что оснащенность персонала ОГУ «БелИФ» информационно-правовыми средствами и программами находиться на довольно высоком уровне, что очень способствует повышению эффективности основной деятельности персонала - создание, внедрения и управления ИТ-проектов на региональном уровне, а, в конечном счете, повышению эффективности управления.

С 2006 года в ОГУ «БелИФ» начались работы над созданием системы электронного документооборота для внедрения в аппарат губернатора Белгородской области.

Необходимо заметить, что принятый в настоящее время в Белгородской области обмен бумажными документами между органами государственной власти и местного самоуправления является чрезвычайно медленным и влечет значительные затраты ресурсов на функционирование курьерских и почтовых служб, экспедиций и канцелярии, вынужденной регистрировать входящие и отправлять исходящие документы. В случае функционирования автоматизированной системы к этому еще прибавляется ввод информации о документе и сканирование текста для помещения в базу документов системы. Зачастую отсутствует возможность контроля со стороны отправителя за процессом получения и регистрации документов принимающей стороной.

Эта ситуация представляется еще более неестественной, если учесть, что исходящий документ также готовится в автоматизированной системе, а текст существует в виде файла и специально распечатывается для отправки в другие организации. Выходом из этой ситуации является создание системы обмена электронными документами между органами государственной власти и местного самоуправления. Создание такой системы позволит обеспечить:

· радикальное ускорение доставки документов;

· гарантию доставки;

· доставку «под роспись» - уведомление отправителя о получении и регистрации документа получателем;

· снижение издержек.

Необходимо учитывать, что традиционный бумажный документооборот еще не скоро потеряет свое значение - в ближайшие годы важные документы все равно будут издаваться, утверждаться и доставляться в бумажном виде. Тем не менее, существуют (и в ряде организаций уже эксплуатируются) интегрированные бумажно-электронные технологии, в которых документ пересылается в электронном виде, регистрируется, и именно с электронной копией идет работа, а бумажная копия передается обычным путем.

Введение в Белгородской области законодательства, обеспечивающего юридическую значимость электронной цифровой подписи (Приложение 5), открывает возможность создания систем обмена электронными документами, не требующих дублирования электронных документов бумажными и позволяющих тем самым значительно снизить издержки органов власти и управления. Но на пути разработки такой системы у специалистов ОГУ «БелИФ» имеются объективные трудности:

1. Отсутствие каких-либо систем автоматизации документооборота в аппарате губернатора Белгородской области.

2. Разнообразие систем и форматов, используемых в аппарате губернатора.

3. Необходимость надежной аутентификации отправителей / получателей в аппарате губернатора.

4. Защита информации от изменения в процессе доставки документов между органами государственной власти и местного самоуправления.

5. Необходимость защиты конфиденциальной информации.

Основное содержание работы органов государственной власти в Белгородской области - это выработка управленческих решений, протекающая в форме работы с документами. Поэтому эффективность осуществления ими своих функций в значительной степени определяется системой работы с документами.

В аппарате губернатора Белгородской области повсеместно используется традиционная система делопроизводства. Эта система, основанная на централизованном контроле документов на всех стадиях их исполнения, обладает рядом важных достоинств. Однако при больших объемах обрабатываемых документов все равно возникают проблемы, неизбежные при работе с бумажными документами:

1. Длительные процедуры передачи документов.

2. Возможность утери информации о местонахождении документов.

3. Отсутствие эффективного контроля, как за работой отдельных чиновников, так и за деятельностью аппарата в целом со стороны вышестоящих органов и общества.

4. Высокие издержки на инфраструктуру хранения и движения бумажных документов.

5. Высокая трудоемкость рутинных операций в деятельности чиновников и нехватка времени на подготовку качественных решений.

Зачастую эти проблемы приводят к неоправданно затянутым срокам рассмотрения вопросов и неэффективности работы в аппарате губернатора.

Существует два возможных подхода по применению информационных технологий для решения этой проблемы:

1. Повышение эффективности существующих процедур работы с документами (автоматизация делопроизводства).

2. Переход к электронному документообороту.

Автоматизация делопроизводства основана на том, что при регистрации бумажного документа он полностью или частично переводится в электронную форму, и дальнейшая работа ведется в основном с электронными регистрационными карточками и представлениями документов.

Внедрение такой технологии позволяет:

1. Ускорить движение документов.

2. Гарантировать своевременное рассмотрение документов.

3. Обеспечить эффективный контроль исполнения документов и принятия управленческих решений.

4. Повысить эффективность работы, как отдельных чиновников, так и всего аппарата губернатора в целом.

5. Снизить издержки на размножение, передачу и хранение множества копий бумажных документов.

6. При принятии решений повысить их обоснованность и качество за счет предоставления исполнителю максимально полной документационной базы.

Необходимо заметить, что при таком подходе появляются дополнительные издержки в процессе регистрации документа. Впрочем, их можно избежать, если значительную часть документов организация будет получать в электронном виде.

Идея же электронного документооборота состоит в том, что для документов вообще не создается бумажных версий. Это позволит значительно поднять эффективность и снизить издержки по сравнению со смешанным документооборотом.

Необходимо также иметь в виду, что переход на электронный документооборот и делопроизводство в аппарате губернатора Белгородской области потребует значительного времени. Но внедрение систем автоматизированного делопроизводства уже сейчас создает хорошие технологические предпосылки для перехода к электронному документообороту, так как сотрудники аппарата губернатора постепенно отвыкают иметь дело с бумагами (оборот бумаг замыкается на канцелярии и архиве), и в них исчезает технологическая необходимость.

А для некоторых видов документов (например, внутренних) электронный документооборот возможен уже сейчас. Он также возможен для всех проектов документов на стадии их разработки и согласования.

Таким образом, в данный момент ОГУ «БелИФ» реализуются основные подходы информационного менеджмента. В процессе реализации стратегических, тактических и оперативных целей деятельности активно используются современные инструменты (программные, аппаратные средства). Однако, существует ряд недостатков, а именно. Во-первых, в условиях снижения объемов финансирования деятельности и ограничения бюджетных средств, становится необходимым использование более дешевых и доступных программных продуктов эффективного распространения информации, документооборота, оперативного управления деятельностью компании и совместной работы команд и сотрудников. Во-вторых, в связи со структурными особенностями и спецификой деятельности ОГУ «БелИФ» (участие в реализации государственных программ и проектов) необходимо учитывать возможности взаимодействия информационной системы и, в частности, системы электронного документооборота и оперативного управления деятельностью компании с информационными системами региональных органов власти и муниципального самоуправления. В процессе устранения указанных недостатков нам предстоит: изучив определенный сектор рынка информационных продуктов и услуг, выбрать наиболее приемлемое решение, удовлетворяющее потребностям организации, регламентировать процесс перехода на новую систему электронного документооборота и оперативного управления деятельностью компании.

ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОГУ «БЕЛИФ» НА ОСНОВЕ ТЕХНОЛОГИЙ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА

3.1 Выбор системы оперативного управления деятельностью на основе анализа российских и зарубежных программных продуктов

Так как обслуживание и обновление установленной в организации системы оперативного управления Microsoft SharePoint в условиях ограниченного финансирования и сокращения штата ОГУ «БелИФ» вызывает затруднения руководства и персонала, нами было предложено проанализировать определенный сектор рынка информационных продуктов и услуг и выбрать оптимальный вариант программного обеспечения с целью организации документооборота, оперативного управления деятельностью организации и совместной работы команд проектов и остальных сотрудников. Основными критериями выбора стали стоимость и доступность обслуживания программного обеспечения. При этом еще одним критерием выбора является возможность взаимодействия информационной системы ОГУ «БелИФ» с информационными системами региональных органов власти и муниципального самоуправления.

Нами разработаны общие требования к системе электронного документооборота с учетом особенностей исследуемой организации.

Обобщенный список требований

Бизнес-требования

1) Идентификация пользователей

Первый этап. Аутентификация

· защищенность протокола связи;

· интегрируемость с существующими системами аутентификации пользователей.

Второй этап. Авторизация

· возможность организации различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей;

· организация рабочего места под функции, выполняемые пользователем или группой пользователей.

Третий этап. Разграничение прав доступа к документам

· возможность установки различных прав доступа к документам (чтение, редактирование, удаление и т.п.) для пользователей и групп пользователей;

· делегирование прав доступа к документу от одного лица другому.

2) Хранилище документов

Первый этап. Производительность хранилища данных

· зависимость скорости работы с документами от количества документов в базе данных и количества одновременно работающих с системой пользователей.

Второй этап. Поиск документов

· поиск по полям документа;

· контекстный поиск по вложенным (присоединенным) файлам.

Третий этап. Архивация документов

· вопросы сложности извлечения документов из архива (поиск, чтение)

Четвертый этап. Устойчивость хранилища к сбоям базы данных

Пятый этап. Репликация данных

· только для чтения

· с возможностью сохранения изменений

3) Работа с документами

Первый этап. Работа с типами документов

· создание новых типов

· наличие конструктора форм

· справочные (подстановочные) поля

· история документа

· отслеживание версий документов

Второй этап. Конвертация документов

· сканирование

· импорт из других форматов файлов

Третий этап. Электронная подпись

4) Работа с бизнес-логикой

· Маршруты движения документов

· Задания (задачи) для пользователей

· Работа с пользовательскими сценариями

Требования к программному обеспечению

1) Требования к ресурсам

· Операционная система

· СУБД (необходимость приобретения сторонней СУБД)

· Зависимость от сторонних продуктов

· наличие дополнительного программного обеспечения для работы системы

· Аппаратная часть

· производительность компьютеров

2) Стоимость продукта

А) Стоимость дополнительного программного обеспечения

· СУБД, офисные пакеты, другое программное обеспечение

Б) Закупка нового оборудования

В) Затраты на обучение персонала

Г) Затраты на подготовку готового решения

3) Удобство сопровождения

· Документация

ь соответствие документации текущей версии продукта

ь наличие электронных обучающих материалов

ь освещенность вопросов расширения системы

· Возможности расширения системы

· Техническая поддержка системы

4) Удобство использования

Простота выполнения базовых операций пользователя

· доступность управляющих элементов

· количество элементарных операций для выполнения действий

Рассмотрим программное обеспечение электронного документооборота, представленное на рынке России.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач.

· Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

· Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

· Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.