Разработка предложения по совершенствованию деятельности ОГУ "БелИФ" на основе технологий информационного менеджмента

· Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).

· Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

· Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

· Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы в ОГУ «БелИФ»

· Требования по объему хранения. Необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.

· Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).

· Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.

· Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.

· Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.

· Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.

· Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.

· Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.

· Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.

· Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.

· Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.

· Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.

· Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

В настоящее время в России наблюдается рост интереса к системам электронного документооборота (СЭД) среди государственных и коммерческих структур. Компании-разработчики готовы предоставить СЭД как для небольших организаций численностью 5-10 человек, так и для крупных предприятий численностью тысячи человек. Всего на рынке представлено более пятидесяти решений этого класса. Но на вопрос, по каким критериям правильно выбирать систему, ответ знают далеко не все. В данном обзоре предлагается анализ наиболее популярных отечественных разработок в области автоматизации документооборота и делопроизводства.

Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами: Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow, Мотив.

Таблица 3.1 Основные возможности систем электронного документооборота

Система возможность

Б-Р

ГД

Д

Е-Д

СМ

D

DIS

DV

LD

O-W

М

Регистрации документов

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

Введение регистрационной карточки

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

Введение номенклатуры дел

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

Сканирование

+/-1,2

+

+/-1,5

+

+/-1

-/+

+

+

+

+/-1

+

Распознание документов

+/-1,2

+

+/-1,5

+

+/-1

-/+

+/-1

+/-1

+/-1

+/-1

+

Связанные документы

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

Прикреплённые файлы

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

Работа со словарями и справочниками

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

Срок поручений

+

-

+

+

+

+

+

+

+

+

+

Поиск: - по реквизитам - по виду рекивзита документа -полнотекстовый - с учётом морфологии

+ - + -

+ - + -

+ + + -

+ + + +

+ - + -

+ - + +

+ + - -

+ + + -

+ - + +

+ + + +\-

+ + + +

Списание документа в архив

+

+

+

+

+

+

-

+

+

+

+

Введение архивов электронных документов

-/+

-

+/-6

+/-7

-/+

-/+

-

-/+

+/-9

-/+

+

маршрутизация

+

-

+

+

+

+

-

+

+

+

+

Генерация отчётов

+/-?

+/-4

+

+

+/-8

+

+

+

+

+/-4

+

Продолжение табл. 3.1

Разграничение прав доступа

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

Пароли

+

-

-\+

+

+

+

+

+

+

+

+

Условные обозначения систем в таблицах: Босс-Референт (Б-Р), ГранДок (ГД), Дело (Д), ЕВФРАТ-Документооборот (Е-Д), CompanyMedia (CM), Directum (D), DIS-системы (DIS), DocsVision (DV), LanDocs (LD), Optima-Workflow (O-W), Мотив (М).

Пояснения к таблицам: «+» - возможность имеется, возможности нет, «+/-»- опционально или внешним ПО, «-/+» - неполная функциональность возможности.

Чтобы получить представление о возможностях систем, позволяющих организовать электронный документооборот, была составлена таблица с необходимым набором функционала (таблица 3.1).

Как показано в таблице, все представленные системы стараются идти в ногу со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, DocsVision и LanDocs.

Примечания:

1- c применением внешних OCR

2 - интеграция С CuneForm

3 - с помощью Report'sMan

4 - с помощью Crystal Reports

5 - опционально «потоковое сканирование»

6 - опционально подсистема « архивное дело»

7 - опционально модуль «архивариус»

8 - опционально с помощью системы «центр отчётов»

9 - опционально система LanDocs архив

СЭД - это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами -- регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе. Поэтому при выборе СЭД просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач.

Следующим моментом, на который стоит обратить внимание при выборе той или иной системы, являются услуги, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования к системе. Для полноценной работы с системой в первую очередь необходимо пройти обучение. Разработчик должен предоставить постоянно действующую оперативную техническую поддержку. Услуги по установке и настройке системы, предлагаемые разработчиками, являются необязательными и могут понадобиться только в том случае, если собственные IT-специалисты не в силах самостоятельно осуществить адаптацию системы и ввод ее в эксплуатацию. Знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования.

Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения. По общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы ГранДок, ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. Стоимость базы данных и программных платформ варьируется от 900$ (MS SQL Server 2005) до 4000$ (Lotus Notes Domino). Исключением является система ЕВФРАТ-Документооборот, имеющая встроенную СУБД Ника (0$) (таблица 2). Сравнение полных затрат на внедрение систем практически неосуществимо в силу различного подхода компаний-разработчиков к предоставлению услуг. В примечаниях к таблицам можно найти информацию об используемых системами базах данных и платформах, а также о модулях, стоимость которых учтена для систем LanDocs и CompanyMedia.

Таблица 3.2 Стоимость сервера и лицензии

Система	Б-Р	ГД	Д	Е-Д	СМ	D	DIS	DV	LD	O-W	М
Стоимость сервера и 50 рабочих мест	17600	10-20	12100	7200	21000	14800	19700	9200	21050	18200	10200

Приобретая систему, не следует забывать о «подводных камнях» ее внедрения и промышленной эксплуатации. Может оказаться, что все достоинства функционала приобретенной системы сойдут на «нет», когда дело дойдёт до внедрения и использования системы. Например, если приобретаемая система не содержит инструментария необходимого для настройки под потребности организации собственными силами, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения. Адаптировать систему под нужды своей организации доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных затрат смогут обладатели систем ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение (таблица 3.3).

Таблица 3. Доступный инструментарий для настройки системы

Система инструментарий

Б-Р

ГД

Д

Е-Д

СМ

D

DIS

DV

LD

O-W

М

Дизайнер форм карточек документов

+

-

-\+3

+

+\-4

-\+7

-

+

-\+8

+

+

Дизайнер маршрутов\процессов

+

-

-\+

+

+\-5

-\+7

-

+

+

+

+

Редактор отчётов

+\-

+\-2

-

+

+\-6

-\+7

-\+

+

+

+

+\-2

Создание и изменение словарей и справочников

+

+

+

+

+

-\+7

-

+

+

+

+

Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и т. д.), приобретающей систему. По имеющимся оценкам (таблица 4), на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы ЕВФРАТ-Документооборот, Дело и CompanyMedia. Система Дело популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы ЕВФРАТ-Документооборот объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений CompanyMedia обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.

Таблица 3.4. Опыт внедрения систем

Система вопрос

Б-Р

ГР

Д

Е-Д

CM

D

DIS

DV

LD

O-W

M

Количество внедрений?

>100

>100

>500

>1000

>500

>100

>100

>100

>100

>100

>100

Возможно ли внедрение собственными силами?

нет

нет

Нет \ да

да

нет

Нет \ да

Нет \ да

Да \ нет

нет

нет

да

Внедрение проектные (П) и собственными (С) силами?

П

П

С<П

П<<С

П

П>>C

П>C

П<С

П

П

П>С

Примечание: * - «нет \ да»- жесткие настройки, «да \ нет» требует специалист ** - П > (<) С - проектных внедрений больше (меньше) чем собственными силами; “>> (<<) -на много больше ( меньше); П - проектные внедрения 1- Учитываются только внедрение продукта Дело; 2- С учетом внедрений продукта OfficeMedia

Предполагая, что внедрение прошло успешно, следует рассмотреть, что же ещё существенно для автоматизации электронного документооборота. Помимо необходимого набора возможностей (таблица 3.1) наличие в системе дополнительного функционала (таблица 3.5) может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы.

Например, возникает ситуация, когда заказчик, успешно эксплуатирующий систему в головном офисе организации, впоследствии принимает решение о внедрении ее в филиалы. Как видно из таблицы 3.5, наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы Босс-Референт и Optima-Workflow. По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы Directum, DocsVision и ЕВФРАТ-Документооборот.

Таблица 5. Дополнительные возможности работы с системой

СИСТЕМА ВОЗМОЖНОСТЬ

Б-Р

ГД

Д

ЕЕ-Д

CM

D

DIS

DV

LD

O-W

М

Настройка пользовательского интерфейса

+

-\+

-\+

-\+

+\-2

-\+

-\+

-\+

-\+

+

+

Настройка уведомлений и напоминаний

+

-\+

-\+

+

+

+

-\+

+

+

+

+

Интеграции с электронной почтой

+

-

-\+

+

+

+

-\+

+

+\-8

+

+

Web-доступ

+

-

-\+

+

+

+

-\+

+

+\-9

+

+

Территориально-распределённая работа**

+

-

-

+

+4

+\-6

+

+\-7

+\-10

+

+

Наличие API

+

-

+

+

+

+

-

+

+

+

+

Важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность (таблица 3.6). Из таблицы 3.6 следует, что системы Directum, DocsVision, Optima-Workflow и ЕВФРАТ-Документооборот позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами.

Хочется отметить, что системы Босс-Референт и CompanyMedia, реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы.

Таблица 3.6 Надёжность, безопасность

Система возможность

Б-Р

ГД

Д

Е-Д

СМ

D

DIS

DV

LD

O-W

M

Авторизация пользователей

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

Шифрование документов

+\-

-

+\-2

+

+\-3

+

+

+

+\-4

+

+

Поддержка ЭЦП

+\-

+

+\-2

+

+\-3

+

+

+

+\-4

+

+

Резервное копирование БД по расписание

+

-

+

+

+

+

+

+

+

+

+

Протокол событий

+

-\+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

Примечания: Заказная разработка с использованием БОСС-Крипто o Опционально « ЭЦП И Шифрование» o Опционально с помощью инфраструктуры Locker o Опционально Landocs:Подсистема безопасности

Таким образом, из всех систем наилучшие показатели у системы Мотив. Это означает, что внедрение этой системы и будет для ОГУ «БелИФ» наиболее эффективным способом организации оперативного управления.

3.2 Регламент перехода на новую систему оперативного управления деятельностью

Общие положения.

Внедрение системы Мотив позволит решить следующие проблемы, связанные с организацией документооборота:

· Отсутствие единого информационного пространства, отсутствие автоматизированных организационных справочников, содержащих адреса электронной почты сотрудников.

· Проектные группы организации вынуждены локально формировать собственные системы классификаторов, а также словарей и нормативов.

· Регистрация документов проводится вручную и часто дублируется в каждом структурном подразделении. При этом используются какие-либо таблицы или списки.

· Маршрутизация документов не автоматизирована. Документ направляется только по маршруту, выбираемому очередным исполнителем, что затрудняет соблюдение регламентов, принятых в организации (особенно при согласовании документов).

· Затруднено проведение контроля за своевременным исполнением документа. Напомнить о документе при этом можно только дополнительным письмом, отправленным вручную, или позвонив по телефону.

· Невозможно осуществить автоматизированный поиск документов. Электронная почта не предполагает проведения подобной операции.

Сегодня развитие внутренних и внешних отношений ОГУ «БелИФ» ведет к тому, что нашей организации нужны: более совершенные современные технологии, которые предоставляют возможности коллективной работы, управления потоками данных (workflow), работы с образами и версиями документов, электронной почтой, интернетом; системы, которые отражают все факты деятельности в едином информационном пространстве, вводимые однократно в месте их возникновения, которые обеспечивают прозрачность системы для всех участников процессов при четком разграничении прав доступа и позволяют как управлять всеми процессами в целом, так и контролировать отдельные бизнес-процессы при работе проектных групп.

Основания для внедрения системы электронного документооборота.

· Работа хотя бы с частью документов в электронном виде позволяет существенно сократить затраты организации на бумагу, расходные материалы, снизить затраты на приобретение и обновление копировальной техники, сократить затраты на содержание огромных архивов бумажных документов, что особенно важно в условиях ограничения бюджетных поступлений в связи с дефицитом областного бюджета 2009 года.

· Регистрация документов. Время регистрации бумажного документа составляет примерно 3 мин. При автоматизированном документообороте время регистрации сокращается до 1 мин. за счет автоматического заполнения некоторых полей регистрационной карточки (поля «дата регистрации», «регистрационный номер»), за счет возможности выбора информации из списка заранее сформированных данных, справочников (поля «доставка», «тип документа», «исполнитель»).

· Обмен документами. Если осуществляется работа над проектом, группы которого территориально разнесены, то время передачи документов от одного подразделения другому может измеряться часами и даже днями. При электронном документообороте передача документа осуществляется практически мгновенно благодаря встроенной почтовой системе.

· Время поиска документов. Если реквизиты документа известны, то при использовании «бумажной технологии» время поиска документа займет несколько минут. Если реквизиты документа неизвестны, то поиск документа в бумажных регистрационных журналах может растянуться на несколько часов и даже дней. В этом случае эффект от применения системы электронного документооборота будет наиболее заметен; если известны хотя бы несколько ключевых слов искомого документа, поиск может быть осуществлен так же быстро, как и в предыдущем случае.

· Подготовка типовых документов. По статистике, на подготовку типового документа уходит около 25% рабочего времени сотрудников. Практически независимо от занимаемой должности это время распределяется между созданием и обработкой документов, поиском и подбором информации. То есть ежедневно на подготовку документов уходит; 8ч*60мин*25%=120 мин рабочего времени. При электронном документообороте это время снижается примерно на 30% за счет унификации документационной деятельности организации, использования различных форм, шаблонов, типовых бланков.

· Время согласования документов. Этот параметр косвенным образом характеризует корпоративную культуру организации, степень ее бюрократизации. Он включает время рассмотрения документа и время его передачи между инстанциями. Для каждого вида документа время согласования имеет свое значение, которое зависит от числа инстанций согласования. Согласование документа отнимает у ряда сотрудников до 50-75% рабочего времени. При электронном документообороте этот параметр уменьшается за счет сокращения времени передачи документов между инстанциями примерно в три раза.

· Время, затрачиваемое на подготовку отчетов. Если регистрация документов ведется по бумажной технологии, то на подготовку таких отчетов может уходить 30-40% рабочего времени сотрудников: 8*60*30%=144 мин. При электронном документообороте подготовка отчетов занимает не более одной минуты.

· Выдача напоминаний о приближении срока исполнения документа. При бумажном документообороте эта операция выполняется за счет поиска необходимого сотрудника лично или по телефону и передачи ему необходимой информации, на что уходит, по статистике, примерно 10 мин. При электронном документообороте эта операция выполняется системой автоматически при приближении или наступлении срока исполнения.

· Время, затрачиваемое на размножение документа по резолюции. Оно зависит от количества резолюций (от 3 до 5) и в среднем составляет 5 мин. При электронном документообороте эта операция не нужна, т.к. поступивший документ прикрепляется к регистрационной карточке документа и доступен для просмотра всем, кому он предназначен.

Планируемые критерии оценки эффективности деятельности после внедрения СЭД Мотив.

Если говорить об оценке зависимости эффективности деятельности ОГУ «БелИФ» от организации процессов работы с документами, то можно выделить следующие основные критерии:

Критерии управления персоналом организации:

а) контроль исполнения поручений, «прозрачность» деятельности сотрудников - возможность в любой момент времени получить ответ на вопрос, «на какой стадии находится порученная исполнителю задача»;

b) исполнительская дисциплина сотрудников -- степень ответственности при выполнении заданий, соблюдение сроков;

c) возможность проанализировать деятельность сотрудников в любой момент времени.

Критерии эффективности использования рабочего времени:

а) быстрота доступа к оперативной информации:

- доступ к документам;

- доступ к аналитическим справкам и отчетам;

- упорядоченность типовых бизнес-процессов;

- отлаженный механизм уведомлений и напоминаний об имеющихся задачах.

Критерии информационной безопасности:

- упорядоченный учет документов;

- надежность хранения информации;

- обеспечение распределения прав доступа сотрудников к информации.

Всем сотрудникам предлагается принять участие в разработке системы показателей на основе этих критериев, которая должна отвечать следующим требованиям:

- комплексно отражать непосредственные результаты труда, как в количественных, так и в качестве иных характеристиках;

- связывать результаты работы коллектива (индивидуального труда) с конечными результатами деятельности организации;

- отражать особенности деятельности различных коллективов и категорий работников;

- быть взаимосвязанной с системой материального и морального стимулирования:

- содержать относительно простые показатели, понятные для каждого работника, которые должны рассчитываться по единой методике, не требовать дополнительной информации, трудоемких расчетных работ:

- соответствовать цели оценки.

При этом непосредственно для оценки можно пользоваться распространенными методами измерения подобных показателей, в частности методом балльной оценки и методам коэффициентов.

В основе первого метода лежит построение балльных шкал. При этом их диапазон может быть различен в зависимости от сущности намеряемого показателя и назначения оценки (двухбалльные шкалы -- «да» -- «нет», трех-, n-балльные шкалы).

В методе коэффициентов, в отличие от балльного, в расчет вводятся нормативные значения, которые соотносятся с фактическим результатом, вследствие чего образуются коэффициенты. По этому принципу можно создать свою методику оценки эффективности документооборота на предприятии.

Все предложения направлять непосредственно директору ОГУ «БелИФ», который назначается ответственным за разработку системы показателей эффективности внедрения системы Мотив.

Организация процесса внедрения СЭД

Основными задачами автоматизации документооборота являются:

- Интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;

- Ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций;

- Автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия и за его пределами;

- Формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов);

- Документационная поддержка бизнес-процессов;

- Планирование и управление ресурсами предприятия в рамках существующих бизнес-процессов;

- Автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, конт­роль за их выполнением);

- Организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени;

- Обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, норма­тивными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;

- Обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы;

- Формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериаль­ного поиска как по содержимому документов, так и по сложным логическим условиям.

Стратегия автоматизации

Понятие «стратегии автоматизации» обычно означает выбор того набора бизнес-процессов, действий или операций, которые совершаются сотрудниками, клиентами и партнерами или другими участниками внешней среды при взаимодействии с компанией для достижения поставленных целей.

Нами выбрана стратегия автоматизации по участкам, которая представляет собой процесс автоматизации документооборота отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Этот способ этот способ был выбран так как: инвестиционные ресурсы ОГУ «БелИФ» недостаточны для решения задачи автоматизации документооборота в полном объеме; существуют участки, где применение СЭД дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала; технология работы или иные условия не позволяют обходиться без применения автоматизированных систем документооборота.

Автоматизация по направлениям

Автоматизация документооборота будет вестись по направлениям деятельности, таким как управление, ведение проектов по заказам органов государственного управления и местного самоуправления, управление финансами и т.п.

Этапы внедрения СЭД Мотив

Для более эффективного внедрения и эксплуатации СЭД Мотив необходима адаптация системы по следующим направлениям:

· Разработка подсистемы прав и полномочий на документооборот предприятия;

· Разработка маршрутных схем документов и дополнительных процедур обмена информацией.

· Настройка модулей и подсистем Контроль исполнения поручений, Электронный документооборот, Электронная библиотека; подсистемы администрирования.

· Тестирование системы: испытание всех программных составляющих на отказоустойчивость и корректность настройки.

Календарный план работ по внедрению СЭД Мотив представлен в виде таблицы.

Таблица 3.7 Календарный план работ по внедрению системы Мотив в ОГУ «БелИФ»

№ п/п	Перечень работ	Срок выполнения	Отчетность
1	2	3	4
Продолжение табл. 3.7
1	Анализ алгоритмов формирования, хранения, обработки, анализа, передачи, отображения, документирования информации и доступа к ней при отработке сообщений о проектах, работах и оперативном управлении в ОГУ «БелИФ»	В течение недели с момента издания приказа по ОГУ «БелИФ» о переходе на систему электронного документооборота Мотив	Документ: Описание алгоритмов формирования, хранения, обработки, анализа, передачи, отображения, документирования информации и доступа к ней
2	Определение состава средств информационных и коммуникационных технологий, методов, алгоритмов и программ автоматизации решения поставленных задач, изучение информационных технологий в организациях и на предприятиях бизнес контактов	В течение недели с момента издания приказа по организации	Документ: Описание состава средств информационных и коммуникационных технологий, методов, алгоритмов и программ автоматизации решения поставленных задач
3	Установка программного обеспечения и внедрение программных модулей системы оперативного управления и документооборота «Мотив». · Инсталляция серверного и клиентского ПО, тестирование подсистем. · Разработка программы приемо-сдаточных испытаний автоматизированных подсистем, согласование ее с Заказчиком и Получателем. · Проведение приемо-сдаточных испытаний.	Согласно договора	Программа приемо-сдаточных испытаний Акт о приемке программного обеспечения Акт выполненных работ
4	Согласование и подписание документации на программное обеспечение, регламентов внедрения, инструкций пользователей системы электронного документооборота.	Согласно договора	Документация на программное обеспечение, регламенты внедрения, инструкции пользователей системы
5	Проведение обучения должностных лиц, сотрудников ОГУ «БелИФ» в объеме развертывания автоматизированных подсистем и их внедрение	В течение двух недель после подписания договора	Сертификаты пользователей системы Мотив

Внедрение модулей СЭД Мотив в ОГУ «БелИФ», по нашему мнению, следует произвести в следующем порядке:

ь Обращения граждан

ь Делопроизводство

ь Входящая документация

ь Регистрация заявлений на улучшение жилищных условий

ь Исходящая документация

ь Контроль за исполнением документов

ь Учет и контроль проектов законов, постановлений и распоряжений

Таким образом, разработанный нами проект регламента автоматизация документооборота дает возможность руководителям ОГУ «БелИФ» использовать новые методы управления, которые значительно повышают уровень управляемости организацией и позволяют быстрее реагировать на внешние изменения. Это в свою очередь приводит к значительному сокращению требуемого количества персонала и времени, повышает удовлетворенность работой, уменьшая количество рутинных ручных операций, ускоряет и оптимизирует управляющие воздействия и обратную связь на предприятии, влияя, таким образом, на его прибыльность и эффективность работы.

ГЛАВА 4. ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДЛАГАЕМЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Выбор методики оценки связан с определением качественных и количественных показателей эффективности.

Количественные показатели могут быть следующими:

-- оптимизация численности персонала и фонда оплаты труда за счет четкого предоставления о фактической загрузке сотрудника и отсутствия дублирования функций; возможность перевода части функционала в регионы, внешним исполнителям (фриланс, аутсорсинг);

-- повышение производительности труда, сокращение времени на выполнение рутинных бизнес-процессов. Увеличение продолжительности рабочего дня за счет возможности работать сверхурочно (дома, в командировке и т.д.);

-- сокращение затрат на телефонные переговоры и другие средства связи за счет использования корпоративной системы обмена сообщениями и организации электронных совещаний;

-- сокращение сроков и повышение качества обслуживания клиентов. Единая точка сбора и обработки информации, заявок, запросов. Коллективная и личная ответственность.

Качественные показатели могут характеризовать следующие результаты деятельности:

-- улучшение исполнительской дисциплины с помощью своевременного выполнения задач и поручений;

-- повышение уровня управляемости компанией за счет оперативного доступа к необходимой информации;

-- повышение эффективности коммуникаций сотрудников;

-- защита интеллектуальной собственности компании. Единый депозитарий всех рабочих документов, файлов, списков. Хранение истории изменений по ним;

-- формирование благоприятного психологического климата в компании за счет слаженного взаимодействия сотрудников.

Сегодня для решения таких проблем всё чаще используются системы совместной работы над документами. Данные системы позволяют решать следующие задачи:

· предоставление средств коллективного просмотра и обработки документов;

· проведение централизованных мультимедиа-конференций (текст, голос, видео);

· централизованное планирование конференций;

· запись конференций.

Область систем совместной работы над документами включает:

· проведение оперативных совещаний распределенных рабочих групп;

· проведение лекций и семинаров с участием удалённых слушателей (обучение);

· проведение презентаций для клиентов.

Для обеспечения максимального удобства работы системы совместной работы над документами интегрируются с такими корпоративными приложениями как электронная почта, системы телефонной и видеоконференцсвязи, а встроенные средства планирования позволяют автоматически формировать приглашения всем участникам конференции и резервировать все необходимые ресурсы.

Внедрение систем совместной работы над документами позволяет компаниям кардинально сократить нерациональное расходование рабочего времени своих сотрудников, снизить издержки на командировки и публичные мероприятия, а также получить новый инструмент взаимодействия с клиентами.

В результате внедрения предлагаемых мероприятий предполагается, что:

· время реакции на возникающие проблемы, запросы о предоставлении информации по документам сократится в 4 раза;

· в 2,5 раза сократится время менеджеров и руководителей на оперативный контроль подчиненных;

· сроки формирования отчетности сократятся более чем в 5 раз;

· общие управленческие издержки сократятся на 12,5%.

Эти предположения были сделаны по результатам внедрения СЭД Мотив в других организациях, и получения реального сокращения сроков обработки документов.

Основой для расчета годового экономического эффекта является методика, которая предусматривает сопоставление приведенных затрат по базовому и внедряемому вариантам.

Годовой экономический эффект определяется по формуле:

Эг = [( Тб + Ен * Кб ) - ( Тв + Ен * Кв )]*B , (4.1)

где Тб,Тв - годовые текущие затраты в базовом и внедряемом вариантах;

Кб,Кв - капитальные вложения в базовом и внедряемом вариантах;

Ен - нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений, равный 0.3;

B - число единиц ПП, внедрённого в текущем году, равно 1.

Эг= Тб*Кб-Тв*Кв (4.2)

Срок окупаемости затрат в годах определяется по формуле:

Ток = ( Кв - Кб ) / Эг , (4.3)

При определении экономического эффекта, в расчете капитальных и текущих затрат, учитываются только те статьи затрат, которые имеют различие в базовом и внедряемом вариантах.

Капитальные затраты.

Капитальные затраты представляются как разовые затраты, необходимые для приобретения программного продукта, оборудования, производственных помещений, требуемого инвентаря и т.д.

Капитальные затраты в базовом варианте определяются затратами на организацию рабочих мест (офисная мебель, оборудование). Суммарная их стоимость составляет 15000 руб.

Кб = 15000 руб.

Капитальные затраты во внедряемом варианте определяются стоимостью лицензионного программного обеспечения 40000 на минимальный пакет 20 лицензий.

Кв = 40000 руб.

Текущие затраты.

Текущие расходы складываются из заработной платы работников и других расходов, связанных с обслуживанием выполнением проводимых работ.

Заработная плата определяется как сумма основной заработной платы и отчислений на социальное страхование.

Текущие расходы, связанные с затратами на обслуживание выполняемых работ (организация работ, амортизация и ремонт оборудования, использование производственных площадей, обеспечение энергией и другие статьи затрат) могут рассматриваться как конкретные статьи затрат или как накладные расходы, составляющие определенный процент от заработной платы.

Например, в выполнении вышеуказанных расчетов заняты, тем или иным образом 4 человека с зарплатой в 4000 рублей каждый, в среднем на выполнение данной задачи используют 50 % рабочего времени. Их годовая заработная плата равна:

Зоб = 4*4000*12*0,5 = 96000 руб.

Зсб = 0.37 * Зоб = 35520 руб.

Зб = Зоб + Зсб =57600+21312 = 78912 руб.

Накладные расходы приняты равными 50 % заработной платы:

Нб = 78912 * 0.5= 39456 руб.

Текущие расходы в базовом варианте составляют:

Тб = 78912+39456 = 118368 руб.

При внедрении ИС будет занят 1 человека с зарплатой в 5600 руб. выполняет работу с использованием программы за 50 % времени. Его годовая заработная плата за аналогичную работу равна:

Зов = 1*5600*12*0.5=33600 руб.

Звс = 0.37*33600 = 12432 руб.

Зв = 33600+12432=46032 руб.

Накладные расходы приняты равными 50 % заработной платы:

Нв = 46032*0,5 = 23016 руб.

Текущие расходы во внедряемом варианте составляют:

Тв = 23016+46032=69048 руб.

Расчет экономического эффекта.

Предполагается, что годовой эффект использования автоматизированной системы расчетов составит:

Эг =(118368 +0,3*15000) - (69048+0,3*40000) = 41820 руб.

Уменьшение трудоемкости и числа работников дает возможность получить годовой экономический эффект при использовании ИС и разработанной программы 41820 руб.

Срок окупаемости затрат на автоматизацию данной задачи (в годах):

Ток = (40000-15000) / 41820 =0,6; т.е. приблизительно 7 месяцев.

Таким образом, учитывая, что реализация только одной задачи повысит эффективность работы, можно судить о том, что и автоматизация других задач информационной системы повысит управленческую и экономическую эффективность при внедрении СЭД Мотив.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Владение информационными технологиями является непременным условием существования и развития организации. Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:

- Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.

- Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

- Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.

- Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.

- Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.

- Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации.

Автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе. Этот подход реализуется посредством технологий информационного менеджмента. С его внедрением изменился инструментарий в управлении фирмой, но зато настолько сильно изменился, что повлиял на все процессы, к которым имеют отношение менеджеры: планирование, организацию, руководство и контроль.

В ходе дипломного проектирования был проведен анализ работы ОГУ «БелИФ», который показал, что для повышения эффективности работы системы управления данным предприятием необходимо, учитывая снижение объемов финансирования, использовать более дешевые и доступные программные продукты документооборота, оперативного управления деятельностью компании и совместной работы команд и сотрудников, а также при решении указанной задачи следует учесть возможности взаимодействия информационной системы с информационными системами региональных органов власти и муниципального самоуправления.

Для решения указанных задач и устранения имеющихся недостатков нами были проанализированы некоторые отечественные и зарубежные системы электронного документооборота. В ходе анализа была использована стандартная методика оценки программных продуктов, используемая для выбора приемлемого решения. В анализе участвовали Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow, Мотив. Были проанализированы основные возможности указанных систем электронного документооборота по следующим позициям: возможность регистрации документов, введение регистрационной карточки, введение номенклатуры дел, сканирование и распознание документов, связанные документы, прикреплённые файлы, работа со словарями и справочниками, срок поручений, поиск по реквизитам, по виду документа, полнотекстовый, с учётом морфологии, списание документа в архив, введение архивов электронных документов, маршрутизация, генерация отчётов, разграничение прав доступа, пароли. Наилучшие показатели были получены у системы Мотив, которую и предлагается внедрить.

Для внедрения системы был разработан регламент перехода на новую систему оперативного управления деятельностью. Представленный регламент содержит следующие разделы: общие положения, основания для внедрения системы электронного документооборота, планируемые критерии оценки эффективности деятельности после внедрения СЭД Мотив, организация процесса внедрения СЭД, стратегия автоматизации, автоматизация по направлениям, этапы внедрения СЭД Мотив, очередность внедрения модулей СЭД Мотив.

Кроме того, была дано экономическое обоснование эффективности предлагаемых мероприятий, в ходе которого была выбрана методика оценки эффективности, произведен расчет экономического эффекта, равный 41820 руб. и срока окупаемости затрат на автоматизацию , который составит 0,6; т.е. приблизительно 7 месяцев.

Таким образом, технологии информационного менеджмента, придающие системность и функциональность информационным процессам на предприятии, являются тем ресурсом, на основе которого можно не только повысить эффективность системы управления, но и, в конечном итоге, прийти к повышению качества труда увеличению прибыли.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бовыкин В. И. Новый менеджмент. Управление предприятиями на уровне высших стандартов, - М,: 1997,с-118.

2. Барановская Т. П. Информационные системы и технологии.М.: ,2003,с- 416.

3. Веснин В. Р. Менеджмент для предпринимателей, - М.:Новости, 1993,с-58.

4. Вдовенко Л. А. Автоматизированные системы управления производством / Под ред. - М.: , 1992.

5. Веревченко А. П., Информационные ресурсы для принятия решений Издательства: Деловая Книга, Академический проект;2000, с-560.

6. Валуев С.А., Игнатьева А.В. Организационный менеджмент.- М.:, 1993, с-165.

7. Годин В.В. Управление информационными ресурсами:17-молульная программа для менеджеров «Управление развитием организации».- М.: «Инфра-М», 1999.-432 с.

8. Годин В. В., И. К. Корнеев Информационное обеспечение управленческой деятельности Издательства: Высшая школа, Мастерство; 240 стр., 2001 г.

9. Графова Г.Ф. Критерии и показатели оценки финансово-экономического состояния предприятий//Аудитор.-2003.-№12.

10. Гринберг А. С., В. М. Шестаков Информационные технологии моделирования процессов управления. Издательство: Юнити-Дана; 400 стр., 2003 г.

11. Гринберг А. С., И. А. Король Информационный менеджмент Издательство: Юнити-Дана; 416 стр., 2003 г.

12. ГлущенкоВ. Менеджмент: системные основы. - г. Железнодорожный, М.О. НПЦ «Крылья»,1998.- 224 с.

13. Душин В. К. Теоретические основы информационных процессов и систем Издательство: Дашков и Ко , 250 стр., 2002 г.

14. Завьялов В.Е., Петров А.В., Тихомиров М.М.: Система информационно-аналитической поддержки кадровых решений. М.: РАГС, 1999.

15. Карминский A.M., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. М.: Финансы и статистика, 1997.

16. Косарева В.П. и Еремина Л.В. Компьютерные системы и сети: Учеб. пособие /Под ред.. М.: Финансы и статистика, 1999.

17. Комягина В.Б. . Компьютер для менеджера /Под ред М: ТРИУМФ, 1998. Т. 2.

18. Костров А.В. Введение в информационный менеджмент/учебное пособие.- Владимир, 1996.- 132 с.

19. Калянов Г. Н. Консалтинг: от бизнес-стратегии к корпоративной информационно-управляющей системе Издательство: Горячая Линия - Телеком 208 стр., 2004 г.

20. Когаловский М. Р. Перспективные технологии информационных систем Издательства: ДМК Пресс, Компания АйТи; 288 стр., 2003 г.

21. Кнорринг В.И. Искусство управления, - М,: БЕК, 1997

22. Крылович А. В «Информационные технологии в Управлении предприятием» - Режим доступа http://www.cfin.ru/itm/kis/.

23. Кричевский Р.Л. Если вы - руководитель... Элементы психологии менеджмента в повседневной работе, - М,: Дело, 1993

24. Липаев В. В. Системное проектирование сложных программных средств для информационных систем Издательство: Синтег; 268 стр., 2002 г.

25. Маклаков С. В. Моделирование бизнес-процессов Издательство: Диалог - МИФИ, 240 стр., 2003 г.

26. Меняев М. Ф. Информационные технологии управления. Книга 3. Системы управления организацией , 464 стр., 2003 г.

27. Менеджмент организации. Учебное пособие, п/р Румянцевой З.П., - М.: ИНФРА-М, 1996

28. Радугина А.А.,Основы менеджмента. П/р - М,: Центр, 1997

29. Петренко А. Безопасность в коммуникации делового человека, - М.: Технологическая школа бизнеса, 1994

30. Патрушина С. М. Информационные системы в экономике. Издательство: Бизнес , 352 стр., 2004 г.

31. Прокушева А. П., Т. Ф. Липатникова, Н. А. Колесникова Информационные технологии в коммерческой деятельности Издательство: Маркетинг, 192 стр., 2001 г.

32. Поляков В.Г. Формула успеха в бизнесе. Практическое руководство для российского менеджера. - Новосибирск: ЭКОР, 1993

33. Синюк В.Г., А.В. Шевырев Использование информационно-аналитических технологий при принятии управленческих решений Издательство: ДМК Пресс; 160 стр., 2003 г.

34. Скрипкин К. Г. Экономическая эффективность информационных систем Издательство: ДМК Пресс; 256 стр., 2002 г.

35. Старобинский Э.Е. Как управлять персоналом, - М,: Бизнес-школа, 1995.

36. Титоренко Г. А.. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов /Под ред. проф. -2-е изд., доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003

37. Травин В.В., Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента, - М,: Дело, 1995

38. Устинова Г.М.Информационные системы менеджмента: Основные аналитические технологии в поддержке принятия решений/учеб. Пособие.- СПб: Издательство «ДиаСофтЮП», 2000.- 364 с.

39. Филимонова Е.В. «Информационные технологии в профессиональной деятельности: учебник» / Е. В. Филимонова - Ростов н/Д: Феникс, 2004 - 352

40. Филипенко И.П.«Выбор ПО для автоматизации управления» -- Корпоративные системы (№3, 2001)

41. Шафрин Ю. В.Информационные технологии. Часть 2 Издательство: Бином. Лаборатория знаний; 320 стр., 2002 г.