Размещено на http://www.allbest.ru/

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА (ПРОЕКТ)

на тему

Совершенствование кадровой политики ОАО «Ивановский хлебозавод № 4»

Введение

Управление на российских предприятиях в условиях рынка претерпевает довольно сложные и не всегда простые изменения. По-прежнему важны традиции и подходы кадровой политики, существовавшие ещё в советские времена, когда отделы кадров были в числе структур, отвечавших за работу с людьми: её реальными центрами были производственные службы и руководящие органы общественно-политических организаций (партком, профком, комитет комсомола). А в девяностых годах управление кадрами в организациях стало трансформироваться: кадровые службы начали переименовываться в «службы управления кадрами». В настоящее время конкуренция переходит в кадровом направлении человеческого капитала. Признано, что главным производственным фактором выступают люди или, как принято говорить, производственный персонал (человеческий капитал). Иными словами проблема качества кадров сегодня вышла на первое место. В конкурентной борьбе победит тот, у кого лучшие кадры. Осознавая этот факт, большинство зарубежных фирм начинают вкладывать средства в человеческий фактор. Этот же процесс происходит в наиболее продвинутых фирмах России, в особенности, с пониманием того, что страна вступила в ВТО.

Современные быстро меняющиеся условия рынка заставляют менеджеров быстро реагировать, внося коррективы в свою деятельность. Однако, это не возможно без постоянного совершенствования профессиональных навыков и личностных качеств управленцев и работников, что обуславливает необходимость постоянного непрерывного обучения, планирования, которое должно быть информационно насыщенно; должно представлять собой последовательность курсов, программ, взаимодополняющих и развивающих друг друга, т.е. определенную систему; должно основываться на сочетании обычных методов обучения и новейших разработок; должно позволять производить оценку эффективности материальных и временных затрат. Понимание ценности человеческого капитала еще не пришло на предприятия полностью. Даже прямые затраты на персонал (зарплата и социальные пакеты) крайне малы, в частности, затраты на оплату труда в структуре себестоимости продаж составляют в среднем всего 21% и колеблются от 7 до 35%. Социальный пакет отсутствует на каждом третьем предприятии страны Мельников Р. М. Управление и кадры // Менеджмент. - 2012. - № 3. С. 21..

Также, кадровая политика предприятия является одним из эффективных способов преодоления дефицита кадров. Так, представители бизнеса и образования всё больше говорят о необходимости внедрения института наставничества, когда предприятия берут шефство над ВУЗами, предоставляя студента базу для прохождения производственной практики, а затем и берут на работу. Российским предприятиям следует перенять опыт западных фирм, которые ведут активную борьбу за выпускников. Принимая их на работу, работодатель предусматривает возможности развития специалиста в организации на 10 лет вперед. При этом на адаптацию выпускника ВУЗа может потребоваться от месяца до двух лет. Существует мнение, что специалист, «взращенный» самой компанией, работает лучше тех, кто пришел «со стороны».

Анализируя данную проблему, можно говорить о том, что от обеспеченности кадрами нашей экономики и, прежде всего, внепроизводственного сектора, от качества этих кадров во многом зависит социально-экономическое благополучие человека, а, следовательно, данная тема актуальна в настоящее время.

Базой исследования в работе будет являться «Ивановский хлебозавод №4».

Цель работы - разработать пути совершенствования кадровой политики на ОАО «Ивановский хлебозавод № 4».

Задачи работы заключаются в том, чтобы:

- изучить теоретико-методологические и нормативно-правовые основы формирования кадровой политики организации;

- провести анализ кадровой политики в организации ОАО «Ивановский хлебозавод №4», выявить её сильные и слабые стороны;

- разработать пути совершенствования кадровой политики ОАО «Ивановский хлебозавод №4».

Объектом работы является система реализации кадровой политики в организации.

Предметом - отношения, возникающие в процессе проведения кадровой политики в организации.

В работе использованы методы исследования: системный, исторический, индукции и дедукции, аналогии, задействована методика анализа документов.

Практическая значимость работы: высокая значимость и недостаточная осведомленность руководства о реализации кадровой политики в организации определяют несомненную важность изучения кадровой политики, как системы повышения качества функционирования предприятия и результативности работы его сотрудников.

Научная новизна работы заключается в том, что на общетеоретическом уровне предпринята попытка исследования кадровой политики предприятия с учетом ее особенностей и специфики в целях достижения ее качественного обновления в структурном и содержательном аспектах.

В работе используются труды следующих известных ученых: Глушков В. Г., Гатовская А. В., Травин В.В., Ерошин М. М., Мельников Р. М., Виханский О. С., Уткин Э.А., Томпсон А. и ряд других ученых. Также в работе использованы приказы и постановления Министерства Финансов РФ.

Структура работы представлена следующим образом:

Во введении раскрывается актуальность, объект, цели, задачи, новизна и практическая значимость исследования.

В первой главе рассмотрены теоретико-методологические и нормативно-правовые основы формирования кадровой политики организации.

Во второй главе проведен анализ кадровой политики в организации ОАО «Ивановский хлебозавод № 4».

В третьей главе разработаны рекомендации по совершенствованию кадровой политики ОАО «Ивановский хлебозавод № 4».

В конце работы в заключении приведены выводы и рекомендации.

Глава 1. Теоретико-методологические и нормативно-правовые основы формирования кадровой политики организации

1.1 Понятие кадровой политики, место кадровой политики в системе управления

Под политикой предприятия, обычно, понимается система правил, в соответствии с которой действуют работники, входящие в организацию. Важнейшая составляющая часть стратегически ориентированной политики организации - её кадровая политика, которая определяет философию и принципы, реализуемые руководством в отношении человеческого капитала. Развитие теории человеческого капитала шло в русле неоклассического направления. В последние десятилетия исходный для неоклассиков принцип оптимизирующего поведения индивидуумов начал распространяться на различные сферы внерыночной деятельности человека. Понятия и методы экономического анализа стали применяться для изучения таких социальных явлений и институтов как образование, здравоохранение, миграция, брак и семья, преступность, расовая дискриминация и т. д. Теорию человеческого капитала можно рассматривать как одно из проявлений этой общей тенденции, получившей название "экономического империализма".

Человеческий капитал - в экономической науке - способность людей к участию в процессе производства.

Цель кадровой политики - обеспечение оптимального баланса процессов обновления и сохранения численного и качественного состава кадров в соответствии с потребностями самой организации, требованиями действующего правового поля и состоянием рынка труда.

Термин «кадровая политика» может иметь широкое и узкое толкование. В широком смысле - это система правил и норм, которые должны быть осознанны и определённым образом задокументированы, приводящих человеческий капитал в соответствии со стратегией организации (отсюда следует, что все действия по работе с кадрами - отбор, составление штатного расписания, аттестация, обучение, адаптация, продвижение - заранее планируются и согласовываются с общим пониманием целей и задач организации) Мельников Р. М. Управление и кадры // Менеджмент. - 2012. - № 3. С. 23..

В узком смысле - это вариант конкретных правил, пожеланий и ограничений (зачастую неосознанных) во взаимоотношениях работников и организации: в этом смысле, например слова "кадровая политика нашей фирмы состоит в том, чтобы брать на работу людей только с высшим образованием", могут использоваться в качестве аргумента при решении конкретных кадровых задач Мельников Р. М. Управление и кадры // Менеджмент. - 2012. - № 3. С. 24..

Успешная кадровая политика, прежде всего, основывается на систематическом учёте и анализе влияния внешнего окружения, адаптации производства к внешним воздействиям.

Происходят расширение и углубление функций управления рабочей силой всех категорий. Основное значение приобретают стратегические вопросы руководства персоналом, превращение его в целостную систему. В процессах управления работниками появляется необходимость организации мышления и действий всех работников с учетом потребностей конкурентов по рынку.

Кадровая политика за последние годы испытала серьезные изменения. Дефицит квалифицированной рабочих кадров, способных работать в новых условиях, обусловил отказ от понимания работы с кадрами, как только административной работы. Возникла необходимость более широкого учёта мотивационных процессов.

Большое значение в реализации кадровой политики имеют рыночные условия, общее положения трудового законодательства. Они включают конституционные положения о свободе развития личности, гарантии собственности, свободе коалиций. Запрещены необдуманные действия предпринимателя по отношению к рабочему, в том числе и в, части увольнения. Приём на работу сотрудников является компетенцией фирм и компаний.

Представим два основания для группировки термина «кадровая политика».

Первое основание может быть связано с уровнем осознания тех правил и норм, которые лежат в основе кадровых мероприятий. По данному основанию можно заявить следующие типы кадровой политики: пассивная, реактивная, превентивная и активная.

Рассмотрим подробней каждый из вышеупомянутых вариантов кадровой политики Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия. С. 210..

Пассивная кадровая политика. Само представление о пассивной политике кажется нелогичным. Однако можно встретиться с ситуацией, в которой руководство организацией не имеет выраженной программы действий в отношении персонала, а кадровая работа сводится к ликвидации плохих последствий. Для такой организации характерно отсутствие прогноза в кадрах, средств оценки труда и персонала, диагностики кадровой ситуации в целом. Руководство в ситуации подобной кадровой политики работает в режиме экстренного реагирования на возникающие конфликтные ситуации, которые стремится погасить любыми средствами, зачастую без попыток понять причины и возможные последствия.

Реактивная кадровая политика. В русле этой политики руководство предприятия осуществляет контроль за симптомами негативного состояния в работе с персоналом, причинами и ситуацией развития кризиса: возникновение конфликтных ситуаций, отсутствие достаточно квалифицированной рабочей силы для решения стоящих задач, отсутствие мотивации к высокопродуктивному труду. Руководство предприятия принимает меры по локализации кризиса, ориентированно на понимание причин, которые привели к возникновению кадровых проблем. Кадровые службы таких предприятий, как правило, располагают средствами диагностики существующей ситуации и адекватной экстренной помощи. Хотя в программах развития предприятия кадровые проблемы выделяются и рассматриваются специально, основные трудности возникают при среднесрочном прогнозировании.

Превентивная кадровая политика. В подлинном смысле этого слова политика возникает именно тогда, когда руководство фирмы (предприятия) имеет обоснованные прогнозы развития ситуации. Однако организация, характеризующаяся наличием превентивной кадровой политики, не имеет средств для влияния на неё. Кадровая служба подобных предприятий располагает не только средствами диагностики персонала, но и прогнозирования кадровой ситуации на среднесрочный период. В программах развития организации содержится краткосрочный и среднесрочный прогнозы потребности в кадрах, как качественный, так и количественный, сформулированы задачи по развитию персонала. Основная проблема таких организаций - разработка целевых программ.

Активная кадровая политика. Если руководство имеет не только прогноз, но и средства воздействия на ситуацию, а кадровая служба способна разработать антикризисные кадровые программы, проводить постоянный мониторинг ситуации и корректировать исполнение программ в соответствии с вешней и внутренней ситуацией, то можно говорить о подлинной активной политике Морозова Т.Г. Основы менеджмента. С. 349..

Вторым основанием для разделения кадровых политик могут быть степень открытости предприятия по отношению к внешней среде при формировании кадрового состава, её принципиальная ориентация на внутренние или внешние источники комплектования. По этому основанию традиционно выделяют два типа кадровой политики - открытую и закрытую.

Открытая кадровая политика, характеризуется тем, что организация прозрачна для потенциальных сотрудников на любом структурном уровне. Такой тип кадровой политики характерен для современных телекоммуникационных компаний или автомобильных концернов, которые готовы «покупать» любые должностные уровни независимо от того, работали ли люди ранее в подобных организациях или нет. Новый сотрудник может начать работать как с самой низовой должности, так и с должности на уровне высшего руководства.

Закрытая кадровая политика характеризуется тем, что организация ориентируется на включение в свой состав нового персонала только с низшего должностного уровня. Такая политика характерна для компаний, ориентированных на создание определенной корпоративной политики, формирование особого духа причастности, а также, возможно, работающих в условиях дефицита кадровых ресурсов. Замещение вакансий высших должностных позиций происходит только из числа сотрудников организаций.

Таким образом, общие требования к кадровой политике в современных условиях сводятся к следующему Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации. С. 132.:

1) Кадровая политика должна быть достаточно гибкой. Это значит, что она должна быть, с одной стороны, стабильной, поскольку именно со стабильностью связаны определенные ожидания работника, с другой - динамичной, т. е. корректироваться в соответствии с изменением тактики предприятия, производственной и экономической ситуации.

2) Кадровая политика должна быть тесно увязана со стратегией развития (или выживания) предприятия. В этом отношении она представляет собой кадровое обеспечение реализации этой стратегии.

3) Кадровая политика должна обеспечить индивидуальный подход к своим работникам.

Таким образом, кадровая политика в новых условиях направлена на формирование такой системы работы с кадрами, которая ориентировалась бы на получение не только экономического, но и социального эффекта при условии соблюдения действующего законодательства, нормативных актов и правительственных решений.

Необходимо иметь в виду, что работа с персоналом не начинается с вакансии и не заканчивается приемом на работу. Процесс работы с персоналом должен быть построен так, чтобы кратчайшим путем приходить к желаемому результату в отношении любого вопроса или проблемы в кадровой сфере. Так, в ходе формирования кадровой политики, в идеальном случае, должно происходить согласование следующих аспектов Литвинцева Н.А. Психологические аспекты подбора и проверки персонала. С. 112.:

· разработка общих принципов кадровой политики, определение приоритетов целей;

· организационно-штатная политика - планирование потребности в трудовых ресурсах, формирование структуры и штата, назначения, создание резерва, перемещения;

· информационная политика - создание и поддержка системы движения кадровой информации;

· финансовая политика - формулирование принципов распределения средств, обеспечение эффективной системы стимулирования труда;

· политика развития персонала - обеспечение программы развития, профориентация и адаптация сотрудников, планирование индивидуального продвижения, формирование команд, профессиональная подготовка и повышение квалификации;

· оценка результатов деятельности - анализ соответствия кадровой политики и стратегии организации, выявление проблем в кадровой работе, оценка кадрового потенциала.

В условиях рыночной экономики один из решающих факторов эффективности и конкурентоспособности предприятия - обеспечение высокого качества кадрового потенциала. Сутью же кадровой политики является работа с персоналом, соответствующая концепции развития организации Мельников Р. М. Управление и кадры // Менеджмент. - 2012. - № 3. С. 45..

Исследуем процесс формирования кадровой политики в организации. Так, у части уже давно функционирующих организаций (на отечественном рынке это свойственно предприятиям, тесно работающим с иностранными партнерами, и иностранным представительствам) существует документально закрепленное представление о кадровой политике предприятия, кадровых процессах, мероприятиях и нормах их осуществления. У другой части организаций представление о том, как работать с персоналом, существует на уровне понимания, но не закреплено документально, или находится в стадии формирования. Если мы создаем предприятие и заинтересованы в том, чтобы кадровая политика проводилась осознанно, то необходимо осуществить ряд этапов по проектированию кадровой политики Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия. С. 219.:

1) Программирование. Цель - разработка программ, путей достижения целей кадровой работы, произведенных с учетом условий теперешних и возможных изменений ситуации. Необходимо построить систему процедур и мероприятий по достижению целей, своего рода кадровых технологий, закрепленных в документах, формах, и обязательно с учётом как нынешнего состояния, так и возможностей изменений. Существенный параметр, оказывающий влияние на разработку таких программ, - представление о приемлемых инструментах и способах воздействия, их согласование с ценностями организации. Например, в ситуации закрытой кадровой политики нелогично разрабатывать и использовать программы интенсивного набора персонала через кадровые агентства, средства массовой информации. В этом случае при наборе важно обращать внимание на знакомых своих сотрудников, учащихся корпоративных учебных заведений. Для корпоративной культуры с элементами органической организационной культуры, культивирующей дух “единой семьи”, нецелесообразно при наборе использовать строгие, а зачастую и жестокие психологические тесты, большее внимание следует уделять процедурам собеседований, групповым мероприятиям, моделированию реальных производственных ситуаций и т.д.

2) Нормирование. Цель - согласование принципов и целей работы с персоналом, с принципами и целями организации в целом, стратегией и этапом ее развития. Например, целесообразно описать требования к сотруднику организации, принципы его существования в организации, возможности роста, требования к развитию определенных способностей и т.д. Необходимо провести анализ корпоративной культуры, стратегии и этапа развития организации, спрогнозировать возможные изменения, конкретизировать образ желаемого сотрудника, пути его формирования и цели работы с персоналом.

3) Мониторинг кадров. Цель - разработка процедур диагностики и прогнозирования кадровой ситуации. Необходимо выделить индикаторы состояния кадрового потенциала, разработать программу постоянной диагностики и механизм выработки конкретных мер по развитию и использованию знаний, умений и навыков персонала. В рамках подобной программы в организации могут быть решены не только кадровые задачи, но и реализованы способы диагностики управленческой ситуации, практически отработаны способы принятия и осуществления управленческих решений. В таком случае можно говорить о существовании кадровой политики как инструменте управления предприятием. Целесообразны оценка эффективности кадровых программ и разработка методики их оценки. Для предприятий, проводящих постоянный мониторинг персонала, множество отдельных программ кадровой работы (оценка и аттестация, планирование карьеры, поддержание эффективного рабочего климата, планирование и т.д.) включаются в единую систему внутренне связанных задач, способов диагностики и воздействия, способов принятия и реализации решений Литвинцева Н.А. Психологические аспекты подбора и проверки персонала. С. 119..

В построении кадровой политики можно выделить четыре основных этапа Дуракова И.Б. Кадровая политика организации. С. 219.:

- незапланированное реагирование на постоянные изменения во внешней среде;

- управление стратегическими возможностями - выявление внутреннего потенциала организации для адаптации в быстро меняющейся среде (прогнозируются не только будущие проблемы и пути их решения, но и уровень профессиональной компетентности, необходимый персоналу организации для успеха в будущем);

- стратегическое планирование в узком смысле - предвидение новых осложнений во внешних условиях деятельности организации и разработка заранее стратегий ответных действий (исходная гипотеза: новая стратегия должна основываться на использовании имеющихся сильных и слабых сторон организации);

- управление стратегическими задачами в реальном масштабе времени разработка и реализация постоянно корректирующейся программы.

В зависимости от фазы построения, а также уровня планирования можно выделить кадровые программы разного типа, ориентированные на решение оперативных, тактических или стратегических задач. Программы включают в себя различные кадровые мероприятия, отдельные направления работы и проекты, направленные на повышение качества персонала, развитие его способности решать задачи, диктуемые этапом развития организации.

Существуют такие стадии развития организации, на которых преимущественно реализуется стратегия Дуракова И.Б. Указ. соч. С. 220.:

- предпринимательская (стадия исследования);

- динамического роста (стадия быстрого роста);

- прибыльности (стадия стабилизации);

- ликвидационная (стадия кризиса);

В зависимости от типа кадровой политики мероприятия будут иметь различный характер. В кадровых политиках открытого типа упор ставится на привлечение профессионалов со стороны, работу с внешней средой, а в кадровых политиках закрытого типа - на усиленную работу внутри организации, например проведение программ адаптации сотрудников; культивирование «философии фирмы»; разработка нетрадиционных способов найма.

Безусловно, содержание кадровых программ, описанных выше, определяется и представлением о траектории развития организации в целом, и тем целевым выбором, который обычно делают собственники или высшее руководство.

Рассмотрев теоретические аспекты кадровой политики, можно перейти к практическому рассмотрению кадровой политики организации на примере ОАО «Ивановский хлебозавод № 4».

Место кадровой политики в политике организации: в целях стабильной работы организации, планирования ее развития очень важным является долгосрочное планирование кадровой политики фирмы. В большинстве компаний отделы кадров или службы управления человеческими ресурсами больше привыкли заниматься планированием численности сотрудников в организации. Их главная задача - добиться, чтобы на предприятии или в организации было столько сотрудников, сколько должно быть в соответствии со штатным расписанием. Но сегодня отделам кадров важно уже добиваться не просто своевременного заполнения вакансий.

Система работы с кадрами должна быть спланирована таким образом, чтобы постоянно добиваться увеличения в составе рабочей силы предприятия тех людей, кто обладает отличными знаниями, и следить за тем, чтобы таких работников становилось все больше в каждом подразделении.

Желательно проводить анализ факторов внешней среды, чтобы убедиться в том, что имеется предложение определенных профессий для комплектования личного состава такими служащими, каких еще нет в штате организации Уткин Э.А. Управление персоналом в малом и среднем бизнесе. С. 127..

В результате прогноза спроса и предложения на трудовые ресурсы любая организация может выяснить число людей, в которых она нуждается, уровень их квалификации и расстановку кадров. В итоге может быть разработана согласованная кадровая политика, включающая системы набора, подготовки, совершенствования и оплаты кадров, а также политика отношений между администрацией и работниками.

Этот стратегический план может быть разбит на конкретные программы использования трудовых ресурсов. Нужно отметить, что кадровая политика является частью общей политики организации и должна полностью соответствовать концепции ее развития.

Персонал организации - это объект кадровой политики.

Субъект кадровой работы - относительно самостоятельное в своих действиях лицо или орган, которому предоставлено право или вменено в обязанность решать вопросы, связанные с реализацией задач кадровой политики. В качестве субъекта кадровой политики организации выступают его органы управления (совет директоров, наблюдательный совет, дирекция и т.д.), отдельные службы и подразделения организации (кадровые службы, отделы кадров).

Цель кадровой политики - обеспечение оптимального баланса процессов обновления и сохранения численного и качественного состава кадров в его развитии в соответствии с потребностями самой организации, требованиями действующего законодательства, состоянием рынка труда Литвинцева Н.А. Психологические аспекты подбора и проверки персонала. С. 132..

Задачи кадровой политики можно сформулировать следующим образомЛитвинцева Н.А. Психологические аспекты подбора и проверки персонала. С. 133.:

- безусловное выполнение предусмотренных Конституцией РФ прав и обязанностей граждан в трудовой области; соблюдение всеми организациями и отдельными гражданами положений законов о труде и профессиональных союзах, ТК РФ, типовых правил внутреннего распорядка и других документов, принятых высшими органами по этому вопросу;

- формирование и поддержание работоспособных, дружных производственных коллективов, разработка принципов организации трудового процесса; развитие внутрипроизводственной демократии;

- разработка критериев и методики подбора, отбора, обучения и расстановки квалифицированных кадров;

- подготовки и повышения квалификации остальной части работающих;

- подчиненность всей работы с кадрами задачам бесперебойного и качественного обеспечения основной хозяйственной деятельности требуемым числом работников необходимого профессионально-квалификационного состава;

- рациональное использование кадрового потенциала, имеющегося в распоряжении предприятия, организации, объединения;

- разработка теории управления персоналом, принципов определения социального и экономического эффекта от мероприятий.

Кадровая политика тесно связана с таким направлениями деятельности организации, как финансы и экономика, организационное проектирование, социальная поддержка работников, научно-техническая поддержка и внедрение НИОКР на предприятии, информационное обеспечение деятельности организации. Кадровая политика является одной из перспективных сфер управления, поскольку она предполагает последовательное и планомерное решение задач по развитию персонала. Политика предприятия в общем - это те сферы деятельности, на которых оно сосредотачивает свои усилия для решения стоящих перед организацией задач.

Таким образом, по результатам данного пункта можно сделать следующие выводы: кадровая политика, определяющая отбор и наем, обучение и развитие, политику заработной платы и социальной защищенности персонала является одной из центральных функций управления, поскольку именно люди обеспечивают эффективное использование любых видов ресурсов, имеющихся в распоряжении организации, и именно от персонала, в конечном счете, зависят ее экономические показатели и конкурентоспособность. Этим обусловлена актуальность темы данной работы. Управление персоналом представляет собой комплекс действий, предпринимаемых предприятием, направленный на привлечение кандидатов, обладающих определенными качествами, необходимыми для достижения целей организации.

1.2 Требования к документационному обеспечению кадровой политики

Документационное обеспечение управления персоналом включает полный цикл - создание (документирование), обработку и движение документов в организации с момента их создания работниками кадровой службы или поступления до завершения исполнения или передачи в другие подразделения.

Каждый отдел службы управления кадрами разрабатывает, оформляет и исполняет документацию в соответствии со своим функциональным назначением. Большинство этих документов носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ними определяется внутренними положениями, правилами и инструкциями.

Организационно-кадровая документация включает комплекс взаимосвязанных документов, закрепляющих численный и должностной состав организации, ее структуру, задачи и функции, права, обязанности и ответственность персонала управления, структуру и задачи кадровой службы.

К организационно-кадровым документам относятся: структура и штатная численность; положение о кадровой службе; штатное расписание; положение о персонале; должностные инструкции должностные регламенты по каждой должности.

Штатное расписание устанавливает численность структурных подразделений в составе организации, должностной и численный состав работников (руководителей, специалистов и технических исполнителей) по каждому структурному подразделению и по организации в целом на календарный год с указанием фонда заработной платы. Унифицированная форма документа (форма № Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 и представляет собой комбинацию трафаретного текста и таблицы. Порядок подготовки штатного расписания регламентируется Инструкцией по применению и заполнению форм первичной документации по учету труда и его оплаты.

Штатное расписание разрабатывается организациями самостоятельно. Ответственность за его подготовку лежит на службе кадров. Проект документа визируют руководители структурных подразделений, юридическая служба, подписывают главный бухгалтер, руководители структурных подразделений организации, утверждает руководитель организации. В грифе утверждения указываются общая штатная численность организации и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью организации (или печатью организации).

Структура и штатная численность закрепляются специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой должности. Документ подписывается заместителем руководителя организации, подлежит согласованию с главным бухгалтером, начальником отдела кадров и утверждается руководителем. Гриф утверждения заверяется печатью. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом руководителя организации.

Положение о кадровой службе определяет статус данного подразделения в интегрированной системе управления организации, его внутреннюю организацию, задачи, функции.

Как правило, структура Положения включает следующие разделы Мельников Р. М. Управление и кадры // Менеджмент. - 2012. - № 3. - С. 25.:

1. Общие положения.

2. Основные задачи и функции кадровой службы.

3. Структура кадровой службы.

4. Права и обязанности службы и ее работников.

5. Основные требования к квалификации работников кадровой службы.

6. Рабочее место работника кадровой службы.

Положение о персонале обсуждается и согласовывается с представителями трудового коллектива, визируется юрисконсультом, подписывается заместителем руководителя и утверждается руководителем организации.

Положение о персонале определяет порядок трудовых и кадровых отношений, закрепленных в организации, условия трудовой деятельности всего состава работников. В нем отражаются: вопросы организации деятельности учреждения; условия оплаты труда его работников; порядок предоставления отпусков, командирования, перевода на новое место работы и освобождения от работы, поощрения и дисциплинарного воздействия; права и обязанности работников и руководства организации и ряд других, имеющих непосредственное отношение к управлению персоналом.

В соответствии с Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации» организационно-правовое положение гражданского служащего регламентируется должностным регламентом, являющимся составной частью административного регламента государственного органа. В него включаются:

- должностные обязанности, права и ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей;

- квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые гражданскому служащему;

- сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов решений и порядок их согласования;

- перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать решения или участвовать при подготовке проектов решений;

- перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям;

- порядок служебного взаимодействия с другими гражданскими служащими, гражданами и организациями;

- показатели эффективности и результативности служебной деятельности.

Организационно-распорядительная документация кадровой службы включает приказы (распоряжения) о внесении поправок в штатное расписание, о распределении обязанностей между заместителями руководителя организации, о порядке предоставления и продолжительности ежегодных оплачиваемых отпусков персонала организации.

Основное назначение справочно-информационной документации - информирование о фактическом положении дел в системе управления, сообщение сведений, инициирующих управленческие решения, обеспечение обратной связи между управляющей и управляемой системами. Поэтому в отличие от организационно-распорядительных документов, идущих от управляющего органа к управляемому, справочно-информационные документы направляются снизу вверх - от структурного подразделения к организации в лице ее руководителя и его заместителей или по горизонтальным связям - между подразделениями, должностными лицами.

К справочно-информационным документам относятся: докладная записка; справка; заявление; объяснительная записка; представление; протокол; служебное письмо; телеграмма; телекс; предложение; факсограмма; электронное сообщение; телефонограмма и др.

Документация по трудоустройству, учету и работе с кадрами включает: трудовой договор (служебный контракт), приказы (распоряжения) по кадровым вопросам, личную карточку работника, личные дела персонала организации, трудовую книжку.

Приказы (распоряжения) оформляются на общем бланке организации или на бланке приказа (распоряжения) или с указанием вида документа - ПРИКАЗ. В число обязательных реквизитов приказа входят:

- наименование организации (подразделения);

- дата и номер документа;

- название вида документа;

- заголовок;

- подпись.

Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности. Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ (фамилию), ПРЕДОСТАВИТЬ (отпуск), КОМАНДИРОВАТЬ и т.д. Как правило, в их тексте отсутствует констатирующая часть и ключевое слово ПРИКАЗЫВАЮ.

Среди документов по организации трудовых отношений между работодателем и работником важнейшее место отводится трудовому договору.

Личная карточка работника - документ, обеспечивающий анализ состава и учета движения кадров. Личные карточки оформляются в кадровых службах на всех работников, принятых на постоянную, временную или сезонную работу. В нем содержатся необходимые сведения о работнике.

Ведение личной карточки осуществляется в соответствии с Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Все записи в личной карточке формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). В личных карточках должны своевременно отражаться все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника.

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется после подписания руководителем организации приказа о приеме гражданина на работу. В условиях функционирования автоматизированных систем управления в качестве входной формы используется машинно-ориентированный вариант этой карточки (форма № Т-2А).

Для государственных и муниципальных служащих личные карточки (№ Т-2ГС) имеют некоторые отличия от общепринятых форм.

Личные карточки хранятся в архиве отдельно от личных дел. Личное дело представляет собой совокупность документов, подшиваемых в папку в хронологическом порядке, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Оно оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу.

Наиболее важными документами личного дела работника являются личный листок по учету кадров и дополнение к личному листку. В некоторых организациях их заменяют оформляемые по стандартному варианту анкеты.

Поскольку личное дело имеет длительный срок хранения (в соответствии с Перечнем документов с указанием сроков хранения - 75 лет), в них не рекомендуется вносить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора. Сведения о взысканиях в трудовую книжку вносятся лишь в том случае, если дисциплинарным взысканием является увольнение.

Документы, поступающие в личное дело, как правило, располагаются в хронологическом порядке. Личные дела хранятся в специальных сейфах, и ответственность за их ведение и сохранность несет непосредственно руководитель отдела кадров или инспектор по кадрам.

Таким образом, по результатам данного пункта можно сделать следующие выводы: существуют документы по оформлению кадров на предприятии, литература по данному вопросу, но она не достаточно адаптирована для организаций, а адаптирована в большинстве случаев для бюджетных учреждений.

Глава 2 Анализ кадровой политики в организации ОАО «Ивановский хлебозавод № 4»

2.1 Характеристика ОАО «Ивановский хлебозавод № 4»

ОАО «Ивановский хлебозавод № 4» одно из крупных предприятий в хлебопекарной отрасли.

Полное фирменное название общества: Открытое акционерное общество «Ивановский хлебозавод № 4». Сокращённое наименование в русской транскрипции: ОАО «Ивановский хлебозавод № 4». Место нахождения Общества: 153005, г. Иваново, ул. Парижской Коммуны, 66, Российская Федерация.

ОАО «Ивановский хлебозавод № 4» располагается на двух промплощадках в г. Иванове: ул. Парижской Коммуны и ул. Богдана Хмельницкого. На основной промплощадке в г. Иваново (ул. Парижской Коммуны) занимаются выпечкой ржаного, пшеничного хлеба и мелкоштучной продукции. На основной промплощадке находится главный корпус, где расположены все производства, необходимые для выпечки хлеба, котельная, гаражи, склады, контора и другие вспомогательные помещения. На промплощадке (ул. Богдана Хмельницкого) сухарного производства расположены основной корпус, где находится производство для изготовления пшеничного хлеба, сухарей, склады, контора и механическая мастерская, где расположена котельная.

ОАО «Ивановский хлебозавод № 4» является открытым акционерным обществом, имеет статус юридического лица и действует на основании Устава и Законодательства России. Срок действия общества не ограничен.

Учредителями Общества является государство в лице Комитета по управлению имуществом Ивановской области.

Целью создания ОАО является объединение экономических интересов, материальных, трудовых и финансовых ресурсов его Учредителей и акционеров для осуществления хозяйственной деятельности, направленной на извлечение максимальной прибыли.

Основными видами деятельности ОАО являются:

* Объединение усилий акционеров в удовлетворении потребностей по обеспечению населения хлебобулочными изделиями, полуфабрикатами и сырьём с целью достижения наиболее высокой прибыли;

* Участие в производстве и переработке сельскохозяйственной продукции;

* Оптовая и розничная торговля товарами народного потребления и производственно-технического назначения;

* Оказание торговых и посреднических услуг юридическим и физическим лицам;

* Проведение коммерческих выставок, ярмарок;

* Оказание маркетинговых услуг;

* Организация и эксплуатация пунктов общественного питания;

* Гостиничный бизнес;

* Благотворительная деятельность;

* Внешнеэкономическая деятельность.

Общество имеет право осуществлять любые другие виды деятельности, если они не запрещены законом Российской Федерации и отвечают целям, обозначенным в Уставе.

Общество несёт ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом.

Все акции Общества именные. Оплата акций и ценных бумаг АО может осуществляться: деньгами, ценными бумагами, другим имуществом, имущественными и иными правами, имеющими денежную оценку.

Общество может быть добровольно реорганизовано по решению общего собрания акционеров и ликвидировано в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Уставом Общества, а также по решению суда, в соответствии с ГК РФ.

На ОАО «Ивановский хлебозавод № 4» действует линейно- функциональная организация управления, изобразим ее на схеме:

Генеральный директор ОАО «Ивановский хлебозавод № 4»

v v v v v

Директор по маркетингу		Директор по производству		Директор по финансам		Директор по персоналу		Директор по НТП

Рис. 1. Линейно-функциональная структура управления на ОАО «Ивановский хлебозавод № 4»

Такая структура управления относится к иерархическому типу структур управления.

Достоинством использования на ОАО «Ивановский хлебозавод № 4» иерархической структуры управления проявляется в том, что процесс управления происходит быстрее, так как производство хлеба является массовым.

К недостаткам линейно-функциональной системы управления можно отнести несоответствие между ответственностью и полномочиями руководителей разных уровней и подразделений, превышаются нормы управляемости, особенно у директоров и их заместителей, формируются нерациональные информационные потоки, не учитывается специфика работы различных подразделений.

Потребность завода в ржаной муке - 318391 тонна в месяц, в муке 1-го сорта - 171719 тонн, в муке 2-го сорта - 58414 тонн и в муке высшего сорта -230209 тонн (всего по комбинату).

Кроме муки производство потребляет маргарин, сахар, соль, масло и т.д. Сырьё (мука), в основном, завозная из других районов.