Организация и система планирования информационно-разъяснительной деятельности в организации на примере Государственного учреждения — Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации по Свердловской области

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГБОУ ВПО «Уральский государственный экономический университет»

Институт непрерывного образования

Курсовая работа по дисциплине «Экономика организации»

Тема: «Организация и система планирования информационно-разъяснительной деятельности в организации на примере Государственного учреждения -- Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации по Свердловской области»

Выполнила: Мокина Анастасия Андреевна

Группа: ЭП-16

Руководитель: д.э.н., профессор Е.Г. Калабина

Екатеринбург

2017



Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические аспекты процесса планирование

1.1 Понятие «планирование»: цели, виды и основные этапы процесса планирования в организации

1.2 Особенности планирования информационно-разъяснительной деятельности

1.3 Методы планирования в организации

Выводы

Глава 2. Планирование в ОПФР по Свердловской области

2.1 Описание организации ОПФР по Свердловской области и основные этапы планирования информационно-разъяснительной деятельности

2.2 Оценка системы планирования информационно-разъяснительной деятельности ОПФР по Свердловской области

Глава 3. Рекомендации по организации системы планирования информационно-разъяснительной деятельности ОПФР по Свердловской области

Заключение

Список литературы



Введение

планирование балансовый информационный разъяснительный

В условиях рыночной экономики, планирование, как один из инструментов управления, позволяет обеспечить устойчивость в развитии организации, успешность ее деятельности и высокую результативность в достижении поставленных целей и задач. Планирование позволяет понять основные принципы и методы при использовании руководителем различных ресурсов с целью повышения своей эффективности среди конкурентов.

В данной курсовой работе рассмотрена планирование информационно-разъяснительной деятельности в организации -- государственное учреждение Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации по Свердловской области (далее ОПФР по Свердловской области).

ОПФР по Свердловской области -- это крупнейшая федеральная система оказания государственных услуг в части социального обеспечения в России. Ее задача не только оказывать такие услуги, как назначение различных видов пенсий, но и работа с материнским капиталом и регуляция страховых взносов на пенсионное обеспечение, как следствие -- противодействие неофициального оформления трудовых отношений. Все это вызывает необходимость информирования населения о состоянии пенсионной системы и о возможности получения ряда услуг социального обеспечения.

Последний социологический опрос, проведенный Всероссийским центром изучения общественного мнения (ВЦИОМ), прошедший в сентябре 2016 года показал, что около 60% граждан осведомлены о порядке назначения пенсии и об услугах, оказываемых по линии ПФР. Учитывая, что каждый россиянин так или иначе является клиентом ПФР (речь не только о пенсиях и материнских капиталах, но также и о легализации заработной платы, о работе со страхователями и пр.) подобный показатель невысок.

Таким образом, актуальность данной курсовой работы определяется тем, что в современных нестабильных и часто меняющихся условиях пенсионной системы и системы предоставления услуг со стороны Пенсионного фонда Российской Федерации, очень важна информационно-разъяснительная работа органов ПФР для повышения уровня пенсионной грамотности как среди учащейся молодежи, так и среди работающего населения и лиц старшего поколения, анализ этой работы и выработка дальнейших рекомендаций по ее улучшению.

На данный момент планирование в организации является одним из наиболее часто изучаемых вопросов. Это обусловлено тем, что планирование -- одна из функций управления, которая позволяет в условиях рыночной экономики не только определять основные цели и задачи предприятия, но и проводить анализ предыдущей работы, учитывать вероятностные изменения во внешней среды и вырабатывать ту стратегию последующих действий, которые позволяют компании развиваться и удерживать позиции на рынке.

Цель курсовой анализ -- разработка рекомендаций по улучшению планирования информационно-разъяснительной деятельности ОПФР по Свердловской области.

Задачи работы:

1. Изучить теоретические аспекты процесса планирования.

2. Изучить основные этапы процесса планирования в организации.

3.Определить особенности планирования информационно-разъяснительной деятельности.

4.Рассмотреть особенности планирования информационно-разъяснительной деятельности в ОПФР по Свердловской области.

5.Провести оценку системы планирования информационно-разъяснительной деятельности ОПФР по Свердловской области.

Объект курсовой работы -- система планирования в организации.

Предмет -- организация информационно-разъяснительной деятельности в ОПФР по Свердловской области.

Основными методами исследования, используемыми в работе являются общенаучные методы системного, сравнительного анализа, а также методы прогнозирования.

В качестве основной теоретической базы были использованы учебные пособия: «Экономика предприятия» под редакцией Э.К.Беа, Э.Дихтла и М.Швайтцера; «Экономика, организация и менеджмент» П. Милгрома и Дж.Робертса, «Экономика предприятия» Х. Ширенбека, «Планирование на предприятии» Г.Н.Бутова, «Современная пресс-служба» А.В.Кочеткова и А.С.Тарасова, А.Н.Чумикова и М.П.Бочарова «Государственный PR: связи с общественностью для государственных организаций и проектов», Т.Б. Минина «Маркетинг».



Глава 1. Теоретические аспекты процесса планирование

1.1 Понятие «планирование»: цели, виды и основные этапы процесса планирования в организации

Процесс планирования является одним из инструментов управления и имеет ряд трудностей, среди которых, согласно учебному пособию «Экономика предприятия» под редакцией Э.К.Беа, Э.Дихтла и М.Швайтцера:

- планированием занимается большое количество лиц,

- чрезмерная свобода в действиях и реакциях в системе (нестабильность внешних и внутренних факторов),

- несовершенное знание о развитии в будущем, что объясняется трудностью прогнозирования изменений во внешней и внутренней среде.

Сам термин «планирование» означает следующее -- это «упорядоченный, основанный на обработке информации процесс по разработке проекта, который определяет параметры для достижения целей в будущем» [1, с. 282]. Результатом планирования является -- план, как итоговый проект. Каждое планирование вне зависимости от сроков, точности, количеству вносимых правок во время процесса выполнения плана и пр. имеет следующие признаки: упорядоченность процесса, обработка информации, разработка самого проекта, направленность на достижение определенных целей, озвученных в плане, отношение к будущему [По: 1, с. 282].

Поскольку планирование является одним из инструментов управления, необходимо выделить субъекты и объекты данного процесса.

В качестве субъектов управления принято понимать «социальные институты, группы людей и отдельных индивидов, осуществляющих управленческие действия»[По: 6, с. 7]. Как отмечает Г.Н.Бутов в учебном пособии «Планирование на предприятии», различают два вида субъектов управления, т. е. лиц, принимающих решения и организующих их реализацию: непосредственный и главный.

Непосредственный субъект управления -- этот тот, кто осуществляет управленческую деятельность на макроуровне (государство, органы представительной, законодательной и исполнительной власти и пр.) и на уровне субъектов России и местных органов власти (представительные и исполнительные).

Главный субъект - «согласно Конституции Российской Федерации, является народ, выбирающий своих представителей в органы государственной власти» [6, с.7] и таким образом осуществляющий управление.

На уровне организации в качестве субъектов планирования выступает руководство.

В качестве объектов управления принято понимать социальные институты, организации, группы людей и отдельных индивидов.

Таким образом, планирование, в том числе, позволяет осуществлять взаимодействие субъектов и объектов управления.

Высшей целью планирования является «быть действенным инструментов достижения целей предприятия, т. е. своевременно выделять средства, альтернативы, а также шансы и риски достижения целей и выбирать соответствующие мероприятия» [1, с.283].

Из высшей цели вытекает ряд частных целей планирования:

- направленность целей -- при осуществление планирования важно, чтобы цели более низкого порядка согласовывались с целями более высокого, следуя принципу иерархичности:

- раннее предупреждение -- планирование посредством прогнозирования возможных проблем позволяет своевременно принимать решения или осуществлять предупреждающие меры их появления;

- координация частных планов -- при планировании происходит согласование решений отдельных проблем вследствие чего -- избегание непредвиденного их воздействия друг на друга;

- подготовка принятия решения -- при планировании осуществляется анализ выявленных проблем и исследование возможных альтернатив их решения;

- определение основных методов контроля -- при планировании становится возможным производить сравнение желаемых параметров, указанных в плане, с прогнозом и фактически достигнутыми результатам организации на момент планирования, а также следить за предпосылками будущего планирования;

- информирование сотрудников -- при помощи планирования становится возможным своевременно информировать сотрудников о целях организации, альтернативах, ограничениях, сроках и т. д.;

- мотивирование сотрудников -- в случае сотрудничества субъектов и объектов управления в процессе планирования становится возможным стимулирование сотрудников на непосредственно выполнение подготовленного плана, а также личностные и карьерные достижения.

Планирование можно классифицировать несколькими способами: по соотносимым величинам, по формам координации и по формам адаптации.

По соотносимым величинам планирование можно классифицировать по отдельным признакам: время, функция, иерархия управления и иерархия планирования.

Планирование с учетом временного горизонта, т. е. по длительности времени, на которое составляется план, различают: краткосрочное планирование (срок меньше либо равен одному году), среднесрочное (от одного года до пяти лет включительно), долгосрочное (более пяти лет).

Определение сроков планирования зависит от качества полученных прогнозов, от самого объекта планирование, от планирующего и от характера организации.

Текущий (среднесрочный) план разрабатывается всем коллективом организации и состоит из 15 разделов (табл. 1) [По: 14, с. 117]. Его центральный разделы -- план маркетинга и сбыт продукции.

Таблица 1. Структура и показатели текущего (среднесрочного) плана

Наименование раздела	Основные показатели
План маркетинга, прогноз сбыта.	Емкость рынка, доля компании на нем.
План поставок.	Объем поставок продукции.
План производства продукции.	Номенклатура продукции. Производственная мощность. Товарная и реализованная продукция.
План организационно-технического развития.	Удельный вес новой продукции в объеме продаж. Прирост прибыли от внедрения плана мероприятий.
Нормы и нормативы.	Важнейшие нормы и нормативы использования ресурсов.
План по труду и персоналу.	Производительность труда. Численность персонала. Фонд заработной платы.
План материально-технического обеспечения.	Объем закупок материально-производственных ресурсов.
План капитальных вложений	Лимиты капитальных вложений. Прирост производственной мощности. Прирост фондов за счет капитального строительства.
План по себестоимости	Себестоимость продукции. Издержки производства. Сметы расходов. Затраты на 1 руб.товарной продукции.
Финансовый план	Прибыль. Рентабельность. Норматив оборотных средств.
Фонды экономического стимулирования.	Сметы фондов: накопления, потребления, резервного.
План охраны окружающей среды.	Нормативы использования природных ресурсов. Капитальные вложения в природоохраняемую деятельность.
План социального развития коллектива.	Показатели социального паспорта коллектива предприятия
План внешнеэкономической деятельности.	Объем валютной (экспортной) выручки
План повышения экономической эффективности.	Частные и обобщающие показатели использования ресурсов: материалоотдача продукции, фондоотдача, производительность труда, рентабельность производства, продаж и активов.

Первым пунктом разработки среднесрочного (годового) плана является разработка плана реализации (сбыта) продукции. Он разрабатывается в стоимостных и натуральных единицах.

При равномерных поставках продукции планируемый объем реализации осуществляется по формуле:

РП_пл = ВП_сут *Т_пер , где

РП_пл -- планируемый объем реализации продукции, ВП_сут -- среднесуточный выпуск производимой продукции, Т_пер -- планируемый период сбыта в днях (год, квартал, месяц).

План сбыта продукции включает в себя: объем реализации продукции в соответствии с номенклатурой и ассортиментом, объем полуфабрикатов и комплектующих собственного производства, величину экспортных поставок товаров, норматив запаса годовой продукции, объем работ и услуг производственного назначения и пр. [По: 14, с. 122].

Расчет годового объема продаж вычисляется по формуле:

РП _пл = ВП _пл + Д ГП _ост , где

РП_пл -- планируемый объем реализации продукции, ВП_пл -- планируемый годовой объем продукции, Д ГП _ост -- остатки готовой продукции на конец предпланового (базового) периода.

Планирование в организации -- это последовательность особых действий по поставлению плана, а также последовательность его выполнения. Схематичное изображение процесса планирования представлено на рис. 1. [По: 6, с. 19]

Процесс планирования -- это непосредственно процесс принятия решений относительно будущих целей организации и способа их реализации. Результатом данного пункта является не только второй пункт, но и четвертый -- система планов.

Второй блок «Выполнение планов» означает осуществление деятельности по исполнению составленных ранее планов. Результатом данного пункта также является не только третий блок, но и пятый - «Итоги выполнения».

Рисунок 1. Деятельность, связанная с процессом планирования

Блок «Контроль результатов» подразумевает сравнение полученных в ходе исполнения планов результатов с плановыми показателями, прописанными и предусмотренными непосредственно планом. Данный блок позволяет сделать выводы об эффективности планового процесса и в последующем откорректировать его в случае необходимости.

Стрелки между блоками на рис. 1 демонстрируют непрерывность процесса планирования.

1.2 Особенности планирования информационно-разъяснительной деятельности

Информационно-разъяснительная деятельность -- деятельность, направленная на информирование населения об услугах, предоставляемых организацией и возможности их получения, а также деятельность по формированию и продвижению имиджа компании в социуме. Подобной работой, как правило, занимается пресс-служба предприятия, которая может быть обозначена, как: отдел по взаимодействию с общественностью, отдел по связям со средствами массовой информации (далее -- СМИ), отдел коммуникационной стратегии, отдел аналитики и пр. Наименование группы, занимающейся планированием и реализацией информационно-разъяснительной деятельности, зависит от той функцией, которая находится в приоритете в данной организации [По: 10, с.32].

К основным функциям подобных отделов принято относить [По: 10, с. 40-44]:

1. Выстраивание эффективных отношений со СМИ.

2. Подготовка публичных выступлений первого лица компании, его заместителей, выражающаяся в подготовке публичных выступлений.

3. Подготовка для руководителей подразделений ежедневных обзоров СМИ.

4. Разработка и реализация коммуникационной программы по созданию и укреплению позитивного имиджа организации.

5. Формирование корпоративной культуры.

6. Участие в выставочной деятельности.

7. Развитие системы внутрикорпоративных коммуникаций, нацеленных на привлечение кадров, сплочение коллектива, повышение его лояльности.

8. Создание системы экспертного аудита (исследования).

9. Проведение студенческих и иных конкурсов для привлечения внимания населения к организации и повышения лояльности к ней.

10. Налаживание обратной связи с целевыми аудиториями и аналитиками, что позволяет выявить эффективность проводимых информационных мероприятий.

11. Редакционно-издательская деятельность.

12. Введение пресс-досье: сбор и обработка данных по основным СМИ региона/района/федерального округа.

13. Проведение внутрикорпоративных мероприятий.

14. Поддержка интернет-сайта компании.

15. Дополнительные функции:

- установление связей с органами государственной власти, предоставление необходимой информации,

- установление связей с потенциальными инвесторами, предоставление им информации,

- привлечение спонсорских средств,

- подготовка отчетности по работе и пр.

Тем не менее, одной из основных функций подобных групп является разработка информационно-разъяснительной стратегии и рабочего плана по ее реализации [По: 16, с. 64].

При планировании информационно-разъяснительной работы могут использоваться показатели осведомленности потребителей об информационном продукте до и после проведения кампании, уровень затраченных усилий (объем полиграфической продукции, разъяснительных материалов) и др.

1.3 Методы планирования в организации

Метод планирования - «совокупность приемов и способов, используемых для расчета плановых показателей, составления плана в целом, формирования и управления процессом планирования» [14, с. 57].

Выделяют следующие типы методов планирования:

1. Балансовый метод, заключающийся в выявлении соответствий и обеспечение равновесия в различных процессах. Такой метод позволяет определить степень удовлетворения общественных потребностей в условиях ограниченных ресурсов, а именно - какие ресурсы и в каком количестве необходимы, их соизмерение по показателям затрат и итоговых результатов.

Применение данного метода осуществляется в следующем порядке:

- фиксация информации об остатках по показателю на начало года - О _н.г.;

- определение поступления (П) или расхода (Р) по показателю за определенный период времени;

- фиксация информации об остатках по показателю на конец года О _к.г.;

- принятие планового решения по формуле:

О _н.г. + П = Р + О _к.г.

Система плановых балансов помогает получить данные по нескольким направлениям: материальные, трудовые, финансовые, система балансов народного хозяйства. Такой метод можно использовать при планировании информационно-разъяснительной деятельности, в частности для расчета необходимой наглядной продукции в соответствии с данными за прошлый период.

2. Нормативный метод планирования подразумевает использование при разработке плана нормативную базу: установленных, научно или законодательно закрепленных и принятых организацией ограничений по показателям и характеристикам экономической деятельности, где норма -- максимально допустимая величина абсолютного расхода сырья на изготовление одной единицы продукта, отвечающего определенным требованиям; норматив -- относительная величина, характеризующая степень использования орудий и предметов труда.

Наиболее значимыми показателями являются: нормы затрат живого труда, норма материальных затрат, нормативы использования орудий, нормативы организации производственных циклов, нормы продолжительности освоения проектных мощностей и пр.: трудоемкость производственной программы - Т, годовая программа выпуска -- х, норма штучного времени -- y, коэффициент выполнения нормы -- k.

Т = (х*у)/k

3. Экономико-математическое моделирование в планирование -- «выявление определенных взаимосвязей в количественном выражении между планируемым показателем и факторами, их определяющими»[КУКУШКИНА с. 63]. Модель строится по функциональной или корреляционной связи:

Y= F(x), где

Y - показатель, х -факторы, характеризующие структуру и изменения явления.

В модель включаются только основные факторы, а ее проверка осуществляется на практике.

При разработке используют алгоритм: сбор отчетных данных за базовый период, разработка модели, прогнозирование на основе модели планового показателя и анализ его вариантов, экспертная оценка результатов, принятие планового решения.

4. Сетевой метод планирования -- графическое моделирование комплекса мероприятий, отражающее их логическую последовательность, взаимосвязь и время исполнения. После составления модели проходит процесс оптимизации на основании следующих критериев -- минимизации времени исполнения и минимизации затраченных средств. Используется два метода: метод критического пути -- расчет возможных календарных графиков выполнения мероприятий и их оценка; PERT - анализ задач, необходимых для выполнения мероприятий (время выполнения каждой задачи, определение минимального количества времени).

5. Матричные методы планирования основаны на составлении матриц, позволяющих провести анализ основных показателей, характеристик организации:

SWOT-анализ: анализ сильных, слабых сторон предприятия, возможности и угрозы для выработки стратегии плана развития.

BCG - матрица Бостонской консультативной группы: анализ темпов роста и доли рынка компании для составления плана продукции ираспределения ресурсов между отдельными видами деятельности (определение наиболее продаваемого и востребованного товара, новые товары, которые неизвестно будут ли успешны, высокие по продажи товары, но с низкими темпами роста).

Матрица Томпсона и Стрекланда, позволяющая провести анализ конкурентной среды (высокая и низкая конкуренция, рост рынка).



Выводы

Процесс планирования является одним из инструментов управления и характеризуется разработкой проекта (плана), определяющего ряд мероприятий по достижению целей компании.

Субъект управления -- тот, кто осуществляет управленческую деятельность; объект управления -- социальные институты, организации, группы людей и отдельных индивидов.

Планирование можно классифицировать несколькими способами: по соотносимым величинам, по формам координации и по формам адаптации. Информационно-разъяснительное планирование -- деятельность по выработке плана мероприятий, направленных на информирование населения об услугах, предоставляемых организацией и возможности их получения, а также на формирование и продвижение имиджа компании в социуме.

При планировании информационно-разъяснительной деятельности можно использовать балансовый метод, который позволит определить количество ресурсов для проведения работы в следующем году.



Глава 2. Планирование в ОПФР по Свердловской области

2.1 Описание организации ОПФР по Свердловской области и основные этапы планирования информационно-разъяснительной деятельности

Государственное учреждение -- Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации по Свердловской области (далее ОПФР по Свердловской области) -- это структурное подразделение Пенсионного фонда Российской Федерации (далее ПФР), осуществляющее деятельность на территории Свердловской области и также входящие в Управление Пенсионного фонда по Уральскому Федеральному округу.

На сегодняшний день ПФР является одним из наиболее значимых социальных институтов страны и оказывает ряд государственных услуг в области социального обеспечения в России.

Помимо ОПФР по Свердловской области в структуру ПФР входит: 8 управлений в Федеральных округах России, 83 отделения ПФР в субъектах России, а также ОПФР в г. Байконур на территории Казахстана.

В свою очередь ОПФР по Свердловской области курирует деятельность 54 территориальных органов Свердловской области, носящих название -- управления ПФР (далее УПФР).

Руководство ПФР -- Исполнительная дирекция ПФР, в ее главе -- Председатель Правления ПФР и его первые заместители. Также есть пять заместителей, в чьи обязанности входит курирование работы департаментов ПФР, подразделенных на отделы. В свою очередь департаменты курируют работу профильных отделов и групп в управлениях ПФР по Федеральным округам РФ и субъектах РФ.

В субъектах РФ руководитель отделений ПФР -- управляющий. Каждый управляющий имеет четыре заместителя, курирующих деятельность ряд отделов. Профильные отделы отвечают за определенное направление работы в территориальных подразделениях ОПФР -- УПФР. Каждое УПФР имеет своего руководителя -- начальника УПФР. В зависимости от размеров района устанавливается число заместителей, число отделов и групп, количество сотрудников.

ОПФР и УПФР по Свердловской области, как и ПФР, осуществляют следующие функции:

- «установление и выплата страховых пенсий: «по старости, по инвалидности, по случаю потери кормильца, по государственному пенсионному обеспечению, пенсии военнослужащих и их семей, социальных пенсий, пенсии госслужащих;

- выдача государственных сертификатов на материнский (семейный) капитал;

- назначение и реализация социальных выплат отдельным категориям граждан: ветеранам, инвалидам, Героям Российской Федерации и др.;

- назначение и реализация федеральной социальной доплаты к пенсии до уровня прожиточного минимума пенсионера в регионе;

- ведение системы персонифицированного учета прав участников системы обязательного пенсионного страхования;

- формирование, инвестирование и выплата средств пенсионных накоплений;

- адресная помощь пенсионерам и софинансирование социальных программ субъектов РФ;

- реализация Программы государственного софинансирования пенсии;

- реализация международных соглашений » [19].

К основным документам планирования информационно-разъяснительной деятельности ОПФР по Свердловской области на сегодняшний день относятся:

1. Распоряжение Правления ПФР от 11 октября 2016 г. №529р «Об утверждении Положения об управлении единой информационной политикой и проведения информационно-разъяснительной работы Пенсионным фондом Российской Федерации».

2. Доклад Председателя Правления ПФР А.В.Дроздова, озвученный на расширенном заседании Правления ПФР 28 марта 2017 г.

3. Ежегодный План информационно-разъяснительной деятельности на территории Свердловской области и методические указания по его выполнению, составленный в соответствии с приложением к распоряжению Правления ПФР № 529р.

4. Комплексный план основных мероприятий на 2017 г., подготовленный в соответствии с приложением к распоряжению Правления ПФР № 529р с поправками в соответствии с докладом А.В. Дроздова от 28 марта 2017 г. Отличается от ежегодных планов информационно-разъяснительной деятельности за счет четкого указания количества необходимой к распространению полиграфической продукции, проведение обязательных мероприятий и итоговых публикаций в СМИ по ним.

5. Ежеквартальные планы информационно-разъяснительной работы, составленные в соответствии с приложением к распоряжению Правления ПФР № 529р с поправками в соответствии с докладом А.В. Дроздова от 28 марта 2017 г.

6. Ежемесячные планы информационно-разъяснительной работы, составленные в соответствии с приложением к распоряжению Правления ПФР № 529р с поправками в соответствии с докладом А.В. Дроздова от 28 марта 2017 г., с ежемесячными видеоконференциями с Департаментом общественных связей и взаимодействия со СМИ ПФР и рекомендациями главы Департамента.

7. Письма о проведении информационно-разъяснительных кампаний, календарные графики по выполнению направляемых вместе с письмами планов, методические рекомендации, составленные и направленные в отделы ОПФР и УПФР в соответствии с поступающими письмами профильного Департамента.

Все планы могут корректироваться и уточняться в период выполнения в соответствии с рекомендациями и распоряжениями Председателя Правления ПФР, главой Департамента, приказами. Резолюциями и указаниями управляющего ОПФР.

Планирование информационно-разъяснительной деятельности на территории ОПФР осуществляется группой по взаимодействию со СМИ и проходит в несколько этапов:

1. Разработка целей.

Основные цели на период планирования определяются в соответствии с основными документами.

2. Постановка проблемы.

После определения основных целей определяется непосредственно проблема: в какой степени информирование по данной теме осуществляется сейчас? Охватывает ли оно все нужные категории населения?

3. Поиск альтернатив и прогнозирование.

Перед началом планирования оценивается работа за предыдущие отчетные периоды (месяц, квартал, год). По итогу анализа определяются основные темы, которые необходимо отработать в период, на который будет составляться план, их иерархичность, определяются основные методы, которые способствовали наиболее полной реализации поставленных ранее задач в предыдущие отчетные периоды либо повлекли негативные результаты.

Вследствие этого определяются какие мероприятия будут наиболее эффективны при решение поставленных задач, какие способы проведения информационно-разъяснительной деятельности можно привлечь в соответствии с выбранными целями.

4. Оценка и принятие решения.

Вследствие предыдущего пункта определяются какие мероприятия будут наиболее эффективны при решение поставленных задач, какие способы проведения информационно-разъяснительной деятельности можно привлечь в соответствии с выбранными целями.

Поскольку основными критериями эффективности кампаний являются показатели количества публикаций в СМИ и объем выданной полиграфии по теме кампании оценка используется балансовый метод планирования. Все показатели формируются в таблицы, демонстрирующие динамику итогов кампаний в течение двух отчетных периодов -- 2015 и 2016 гг. (табл. 2, 3, 4).

Таблица 2. Объем распространенной полиграфической продукции за 2015 г.

Полиграфическая продукция	Получено от ПФР	Распространено ОПФР и УПФР по Свердловской области
Лифлеты	43 500	42 428
Брошюры	25 000	24 090
Плакаты (формат А2)	6000	5744
Плакаты сити-формата	260	249
Биллборды	210	156

Для определения процентного соотношения распространенной полиграфии используем формулу:

Х = П _распр * 100/П _пол, где

Х -- процент распространенной полиграфии, П _распр -- количество распространенной полиграфии, П _пол -- количество полученной полиграфии.

Согласно данным за 2015г. ОПФР и УПФР по Свердловской области распространило полиграфию в следующем процентном соотношении:

Лифлеты -- 97,54%

Брошюры -- 96,36%

Плакаты (формат А2) -- 95,7%

Плакаты сити-формата -- 95,7%

Биллборды -- 74,3%



Таблица 3. Объем распространенной полиграфической продукции за 2016 г.

Полиграфическая продукция	Получено от ПФР	Распространено ОПФР по Свердловской области
Лифлеты	170 000	165 639
Брошюры	35 000	30 415
Плакаты (формат А2)	8500	8460
Плакаты сити-формата	180	118
Биллборды	150	80

Согласно данным за 2016г. ОПФР и УПФР по Свердловской области распространило полиграфию в следующем процентном соотношении:

Лифлеты -- 97,43%

Брошюры -- 86,9 %

Плакаты (формат А2) -- 99,5%

Плакаты сити-формата -- 65,5%

Биллборды -- 53,3%

По приведенным данным можно сделать следующие выводы: несмотря на увеличение количества распространяемой полиграфии в части лифлетов и брошюр общий процентный показатель демонстрирует снижение активности размещения; по плакатам формата А2 и сити-формата наблюдается заметный рост; по распространению биллбордов спад как в процентном соотношении, так и в количестве полученной ПФР, что говорит о снижении эффективности работы.

Ежегодно во второй декаде третьего квартал года каждое ОПФР собирает информацию о требуемой полиграфии на следующий год. Для расчета используется балансовый метод, учитывающий количество поступившей полиграфии в текущем году, ее распространении и прогнозирование ее распространения на остаток года (за счет запланированных мероприятий, встреч, семинаров) и предполагаемый остаток.

Так, на 2016 г. расчет лифлетов выглядел следующим образом:

О _н.г. + П = Р + О _к.г.

О _н.г - количество остатка полиграфии на начало года (завоз производится в декабре, разрешение на выдачу - в январе следующего года): 43500

П - количество поступления полиграфии в течение года (в виде самостоятельной печати электронных образцов лифлетов по темам, чье количество закончилось): 20000

Р - количество выданной полиграфии: 42428

О _к.г - количество полиграфии на остаток года: 43500-42428 = 1072

43500 + 20000 = 42 428 + 1072

Стоит отметить, что перечень наименований тем лифлетов, как правило, содержит 25-27 пунктов. Каждая тема представлена определенным количеством лифлетов. В случае если заканчивается необходимая продукция ОПФР и УПФР самостоятельно распечатывают недостающие лифлеты, используя типографические образцы, направленные ПФР. Ежегодно, ориентируясь на количество дополнительно распечатанной продукции по определенным тематикам ОПФР передает информацию в исполнительную дирекцию ПФР, на основании чего корректируется количество лифлетов, направляемых в следующем году.

После того, как определено количество заказываемой полиграфической продукции на следующий на основе данных балансового метода, а также с учетом мероприятий, запланированных на последующий год (например, ряд выставок, участие в которых ежегодное и предполагается выдача на мероприятии определенного количества полиграфии на основании предыдущих лет),основные мероприятия, проанализирована их предполагаемая эффективность на основе предыдущего опыта и приняты во внимание рекомендации руководства, вырабатывается черновик плана. В нем указываются: цель, перечень мероприятий по ее выполнению, ответственные лица, сроки выполнения (это может быть как точная дата, так и период, за который должно быть реализовано данное мероприятие). Все мероприятия нацелены на повышение основных показателей выполнения -- количество публикаций в СМИ и количество выданной полиграфии.

Черновик плана вместе с рекомендациями по его исполнению направляется на согласование курирующему заместителю управляющего. После черновик корректируется в соответствии с замечаниями куратора и направляется на согласование и подпись управляющего.

При составлении ежеквартальных и ежегодных планов, планов по информированию населения по конкретной теме, учитываются только рекомендации и указания Правительства РФ, Исполнительной дирекции ПФР, руководства ОПФР.

В случае если план является ежемесячным, то на стадии поиска альтернатив собирается планы отделов ОПФР и УПФР. Данные планы более просты и содержат перечень желаемых мероприятий.

После процедуры согласования плана информационно-разъяснительной деятельности он направляется с сопроводительным письмом и рекомендациями по исполнению в отделы ОПФР и управления ПФР. На основе данного плана составляются и корректируются планы УПФР.

5. Исполнение.

Несмотря на то, что многие мероприятия были запланированы подобными планами, их исполнение на каждом этапе также согласуется с руководством.

По исполнению каждого плана в группу по взаимодействию со СМИ ответственные лица обязаны направить отчет в сроки, указанные сопроводительным письмом. В каждом отчете помимо основных критериев могут быть включены такие пункты, как: количество встреч, семинаров, консультаций по данному вопросу и пр.

По ежемесячным, ежеквартальным и ежегодным планам установлена единая форма на каждый отчетный период; анализ отклонений и принятие мер по корректировке.

6. Определение плановых показателей, расчет фактических показателей, сравнение фактических и плановых показателей.

По результатам полученной отчетности определяется степень выполнения показателей, основные моменты, которые не были выполнены или были выполнены в недостаточном количестве, суммируется общий показатель по области.

На основе полученных данных производится сравнение не только запланированных и полученных результатов, но и сравнение с предыдущими отчетными периодами, результатами по аналогичным информационным кампаниям.

В качестве основных показателей за год учитываются, как правило, количество публикаций по теме и количество распространенной полиграфии. Так, лифлеты должны быть распространены с учетом остатка за предыдущий год, поэтому плановый показатель за 2016 г. учитывался с расчетом остатка продукции за 2015 г.:

РП _пл = ВП _пл + Д ГП _ост , где

РП_пл -- планируемый объем реализации продукции,

ВП_пл -- планируемый годовой объем продукции: 170 000,

Д ГП _ост -- остатки готовой продукции на конец предпланового (базового) периода: 1072.

171 072 = 170 000 + 1072

По итогам сравнения результатов (так при ожидании выдачи полиграфии в размере 171072 было выдано всего 165 639) проводится анализ выявление отклонений, выясняются их причины. В отделы ОПФР и УПФР, чьи показатели снизились либо было зафиксировано невыполнение пунктов плана при имеющихся возможностях, направляются письма с рекомендациями по повышению эффективности исполнения (на что именно следует обратить внимание при исполнении следующего плана).

2.2 Оценка системы планирования информационно-разъяснительной деятельности ОПФР по Свердловской области

Как было сказано выше, основными показателями, влияющими на планирование информационно-разъяснительной деятельности ОПФР по Свердловской области - количество требуемой полиграфии на год и ожидаемых публикаций в СМИ.

Так, согласно расчетам, использованным ранее, получаем:

Лифлеты: 43500 + 20000 = 42 428 + 1072

Брошюры: 25 000 + 3000 = 24 090 + 910

Плакаты (формат А2): 6000 + 140 = 5744 + 256

Плакаты сити-формата: 260 + 0 = 249 + 11

Биллборды: 210 + 0 = 156 + 54

По итогам 2015 г. было принято решение о расширении определенного сегмента лифлетов (электронные сервисы ПФР, информация по накопительной части пенсии и по вопросам материнского капитала), вследствие чего в 2016 г. было получено 170 000 за счет расширения количества продукции по наиболее востребованным тематикам.

По результатам анализа расчета плакатов сити-формата и биллбордов было принято решение о сокращении количества выдаваемой продукции. Но, 2016 год показал еще меньшее количество распространенной полиграфии:

Плакаты сити-формата: 180 + 0 = 118 + 62

Биллборды: 150 + 0 = 80 + 70

Такой результат связан с отказом ОПФР от подготовки заявок на выделение дополнительных финансовых средств на платное размещение данной продукции в городах и районах Свердловской области.

Количество публикаций в СМИ за год демонстрирует эффективность работы ОПФР и УПФР со СМИ, а значит большое количество доведенной до населения информации. В случае составления плана информационно-разъяснительной деятельности на следующий год учитываются результаты работы за предыдущие отчетные периоды по каждому типу СМИ.

Таблица 4. Количество сообщений в СМИ за 2015 и 2016 гг.

Вид СМИ	Количество сообщений за 2015	Количество сообщений за 2016
Телевидение	2503	1969
Радио	7573	10 227
Печатные СМИ	3003	2507
Интернет СМИ	10 873	12 270
Итого	23 952	26 973

Согласно данным за 2015 и 2016 гг. ОПФР и УПФР по Свердловской области по публикациям в СМИ можно выстроить график соотношения количества информационных сообщений (рис.2).

Рисунок 2. Соотношение публикаций в СМИ за 2015 и 2016 гг.

По графику можно сделать следующие выводы:

- наблюдается спад в распространении информации посредством телевидение и печатных СМИ, что объясняется отказом многих телекомпаний публиковать информацию бесплатно и приглашать специалистов ОПФР и УПФР к участию в программах на бесплатной основе, по печатным СМИ -- массовое закрытие небольших районных изданий вследствие экономического кризиса и их акцент на более актуальных темах по причине сокращения количества печатных полос;

- рост публикаций в интернет-СМИ и количества выступлений на радио, что привело к росту количества публикаций за год.

Количество сообщений в радио является результатом успешной договоренностью размещения информации на бесплатной основе в качестве сообщений социально значимого характера.

По итогам 2015 и 2016 гг. было выдвинуто со стороны сотрудников группы по взаимодействию со СМИ об усилении информационной деятельности посредством подписания договоров о платном размещении плакатов сити-формата и биллбордов, введение новых типов используемой рекламы (например, брендирование общественного транспорта), сотрудничества с более лояльными СМИ - радио, интернет-СМИ и составление заявок на финансирование со стороны ПФР для проведения информационной деятельности посредством платного участия в телевизионных программах и «прямых линий» с читателями в печатных СМИ.

Трудность в составлении заявки стало опасение руководство на установление платного сотрудничества со СМИ по причине отсутствия постоянных сотрудников в группе и возможными с этим рисками. Поскольку договор с одним из сотрудников заканчивается в первых числах ноября 2017 (по причине выхода основного сотрудника из второго подряд декретного отпуска), а второй сотрудник уходит в декретный отпуск ориентировочно в октябре 2017, на рабочих местах на момент проверки, проводимой ежегодно в ноябре, будут присутствовать люди незнакомые со всеми деталями заключения договора и последующей реализации по его выполнению. Также на принятии отрицательного решения повлиял негативный прошлый опыт коррупционного скандала. В 2010 г. был задержан управляющий ОПФР по Свердловской области -- Сергей Дубинкин, обвиняемый в коррупционном сговоре с негосударственным банком на перевод и получение прибыли за счет инвестирования с пенсионных средств граждан. Во избежание возникновения подобных ситуаций (в том числе и подозрений в них), руководством ОПФР по итогу было принято решение использовать только те ресурсы, которые не требуют дополнительного финансирования.

По результатам принятия такого решения, на сегодняшний день наблюдается продолжение спада информирования населения посредством телевидения и печатных СМИ. Общее количество сообщений в СМИ за 1 квартал 2017 г. - 5872, в сравнении с 1 кварталом 2016 г. - 6493 (количество выступлений на телевидении уменьшилось с 793 до 407, печатных СМИ - с 351 до 216). А также снижение размещаемой полиграфии крупных размеров.

Результатом такого решения является следующий итог: ОПФР по Свердловской области занимает 51 место из 84 отделений по эффективности реализации информационно-разъяснительных планов. Отказ от столь результативных методов по информированию населения ведет к тому, что осведомленность граждан, согласно последнему социологическому опросу, проведенному в октябре 2016 года, только около 50% граждан знают пенсионное законодательство достаточно хорошо (54% - по порядку назначения пенсий, 49% - о влиянии «белой» зарплаты на порядок формирования пенсии, 53% - о правилах использования средств материнского (семейного) капитала), 10% - слышали о некоторых особенностях. Общий рост знаний по сравнению с социологическим исследованием, проводимым в июне 2016 года -- 0,3 % (у ОПФР входящих в первую десятку -- от 4% и выше).

Также негативное влияние оказывает необходимость согласования абсолютного каждого пункта исполнения мероприятий. Так, например, обязательно согласование даже стандартизованных новостей ОПФР и УПФР (для которых предусмотрена единая форма текста -- с уточнением УПФР, количеством слушателей или участников мероприятий, списком освещенных вопросов). Необходимость согласования изначально с профильным отделом полученной информации, а далее с курирующим заместителем управляющего тормозит процесс исполнения в виду частой занятости куратора, невозможность оперативного согласования свежей информации и затем в момент согласования с большим риском утраты актуальности данной новости. Из-за этого также спадает интерес СМИ к новости, утратившей свою актуальность и влекущую за собой отказ от публикации.

В качестве одного из главных минусов можно выделить отсутствие достаточного количества сотрудников.

На сегодняшний день остро ощущается нехватка «рабочих» рук по выполнению объема работы (в штате группы числятся два человека, ответственных за подготовку, реализацию и отчетность планов). Процесс составления плана, реализации его пунктов и проведение анализов по исполнению требует большого количества времени. Ежегодно объемы работ увеличиваются за счет увеличения пунктов планов, как профильного Департаментам, так и областных. Также стоит отметить, что как было сказано выше, оба сотрудника в скором времени могут уйти с данных должностей. В таком случае придут сотрудники, не знакомые с тонкостями и характером работы на должном уровне по причине ее специфики и требований ПФР. Так, на руководящую должность берут только тех сотрудников, кто имеет минимум 3 года опыта работы в системе ПФР. На сегодняшний день в ОПФР по Свердловской области острая нехватка сотрудников, отвечающих этому требованию и одновременно знакомых с работой со СМИ. Как итог, отказ от увеличения штата приводит к неэффективному исполнению планов (нехватка времени и ресурсов) и будущим рискам, когда на рабочих местах не будет сотрудников, знакомых с текущей ситуации и проводимыми проектами.

Анализ информационно-разъяснительной работы ОПФР по Свердловской области показал наличие основной проблемы в части ограниченности ресурсов (как финансовых, так и в части сотрудников) и отказ руководства от оформления заявок на финансирование со стороны ПФР.



Глава 3. Рекомендации по организации системы планирования информационно-разъяснительной деятельности ОПФР по Свердловской области

Как показал анализ 2015 и 2016 гг. наблюдается спад показателей эффективности исполнения планов информационно-разъяснительной деятельности со стороны органов ПФР по Свердловской области. Это происходит за счет отказа руководства от дополнительного финансирования в части привлечения новых рекламных площадей для размещения полиграфии крупных масштабов и размещении на платной основе публикаций и информационных сообщений в СМИ с целью доведения информации до населения. Также сказывается отсутствие достаточного количества сотрудников для исполнения всех запланированных мероприятий и устранения рисков при оформлении заявок на финансировании (на месте будет находиться, как минимум, один сотрудник, знакомый с тонкостями и спецификой заказа и выполнения проектов, на которые были оформлены заявки).

Исходя из выше сказанного, рекомендации по организации и системе планирования ОПФР по Свердловской области следующие:

1. Увеличить количество сотрудников до 3-х человек в группе с целью ухода от рисков, связанных с потерей работников, знакомых с системой ПФР и спецификой работы со СМИ. Это позволит оформить заявки на финансирование на последующий 2018 год, не боясь того, что сотрудники, оформляющие и заключающие договора с рекламными кампаниями и редакциями СМИ на момент реализации и проверки органами ПФР и Прокуратуры, уволятся, уйдут в декретный отпуск и пр.

Таким образом, избежав рисков с реализацией оформления заявок на финансирование (наличие постоянных сотрудников на местах) станет возможным включать в планирование расширенный спектр мероприятий: увеличение публикаций в печатных СМИ за счет платных интервью и организации «прямых линий», проведение таких кампаний, как брендирование общественного транспорта, размещение плакатов сити-формата и биллбордов в большом количестве на ключевых рекламных позициях города и области и пр.

2. Анализ работы показал, что, несмотря на низкие показатели в размещении крупной полиграфии и отказе от финансирования, успешно удается размещать лифлеты, брошюры и плакаты. Рекомендуется при последующем планировании, учитывать именно те мероприятия и организации, где возможно продолжение столь активного размещения (выставки, семинары) и при заказе полиграфии учитывать наиболее популярные темы, отказавшись от тем, которые расходятся неактивно или дублируются с небольшой разницей. Так, учитывая активность распространения информации про электронные сервисы ПФР - увеличить количество заказываемой полиграфии на эту тему и снизить количество полиграфии на тему «Порядок оформления страховой пенсии» (количество получаемых лифлетов ежегодно более 15 000, при этом распространение наименьшее - около 40% не распространенной полиграфии приходится именно на эту тему).

3. Анализ количества публикаций в СМИ показал, что интернет СМИ и радио продолжают активно сотрудничать с ОПФР и УПФР по Свердловской области. Необходимо продолжать развивать эти отношения за счет укрепления доверительных отношений с журналистами посредством: направлять новые материалы в первую очередь именно им, информировать о новых событиях, которые могут заинтересовать читателей и о которых может рассказать непосредственно руководство ОПФР, оперативно давать комментарии и отвечать на запросы.

4. Поскольку на сегодняшний день наблюдается также излишняя бюрократизация процесса согласования каждого материала, вследствие чего наблюдается риск утраты актуальности материалов - необходимо ввести рекомендации по сокращению сроков согласования в случае оперативных запросов.

Так, например, ряд статей и новостей носят однотипный характер - изменения наблюдаются только в количественной информации (например, изменение количества средств материнского (семейного) капитала по области, которые направляются уральскими семьями на ремонт и покупку жилья). Такие материалы нуждаются в согласовании только с профильными отделами, которые подтверждают или опровергают цифры/даты. Рекомендации в таком случае следующие: согласование заранее подготовленных однотипных материалов, в которые будут вноситься изменения по мере необходимости, а согласование будет происходить только с профильными отделами. Таким образом, можно сократить срок подготовки ответов в СМИ, материалов на сайт, пресс-релизов с 1-2 рабочего дня до нескольких рабочих часов.

Оперативность предоставления материалов для СМИ повысить уровень публикаций, как показателя эффективности, и при этом позволит планировать большое количество материалов за отчетный период.



Заключение

ОПФР по Свердловской области -- это структурное подразделение Пенсионного фонда Российской Федерации, осуществляющее деятельность на территории Свердловской области и также входящее в Управление Пенсионного фонда по Уральскому Федеральному округу.

На сегодняшний день ПФР является одним из наиболее значимых социальных институтов страны и оказывает ряд государственных услуг в области социального обеспечения в России.

К основным документам планирования информационно-разъяснительной деятельности ОПФР по Свердловской области на сегодняшний день относятся: распоряжения и постановления Правления ПФР, ежегодные планы планирования деятельности Исполнительной дирекции ПФР, комплексные планы ОПФР, ежеквартальные и ежегодные планы информационно-разъяснительной деятельности ОПФР.