- Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения;

- Проводит работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем "АСУ-кадры" и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям;

- Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлении правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом;

- Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению;

- Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками, правил внутреннего трудового распорядка, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, контролирует их выполнение;

- Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами;

- Руководит работниками отдела; (см. Приложение №8)

Старший специалист по кадрам:

- Выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;

- Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров;

- Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников, подготовки предложений по замещению вакантных должностей;

- Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений; анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины;

- Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформление пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия;

- Составляет установленную отчетность.(см. Приложение №9)

Специалист по кадрам:

- Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации;

- Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам;

- Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;

- Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям;

- Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

- Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих; вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением;

- Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль составления и соблюдения графиков очередных отпусков;

- Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций;

- Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению;

- Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;

- Осуществляет контроль состояния трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;

- Составляет установленную отчетность.(см. Приложение №10).

Должностные инструкции специалистов делопроизводства охватывают полный список задач, возлагаемых на службы документационного обеспечения управления. В ООО "Теплосети" присутствуют должностные инструкции всех специалистов службы - руководителя, старшего специалиста по кадрам, специалиста по кадрам. Инструкции соответствуют требованиям "Перечня должностей рабочих и служащих".

Глава 3 Совершенствование функционирования службы ДОУ

Основным локальным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в ООО "Теплосети" отсутствует единая служба делопроизводства, поэтому никаких целенаправленных работ по разработке нормативных документов, регулирующих сферу документационного обеспечения управления не проводились. Для этого мы предлагаем свою разработку инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ г. Балашов	УТВЕРЖДЕНА приказом директора ООО "Теплосети" от ______________ № ________

СОДЕРЖАНИЕ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Документирование управленческой деятельности

2.2. Бланки документов

2.3. Оформление реквизитов документов

2.3.1.. Наименование организации - автора документа

2.3.2. Наименование вида документа

2.3.3. Дата документа

2.3.4. Регистрационный номер документа

2.3.5. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

2.3.6. Место составления или издания документа

2.3.7. Адресат

2.3.8. Подпись документа

2.3.9. Согласование документа

2.3.10. Утверждение документа

2.3.11. Адресование документа

2.3.12. Резолюция

2.3.13. Оформление приложений к документу

2.3.14. Заголовок к тексту

2.3.15. Оттиск печати

2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.4.1. ПРИКАЗ

2.4.2. СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

2.5. Требования к оформлению документов

2.9. Порядок снятия и выдачи копий с документов

3. ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1.Прием документов

3.2.Регистрация документов

4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

6. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

7. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ОТДЕЛЬНЫХ КАТЕГОРИЙ ДОКУМЕНТОВ

8. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

9. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

10. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ

11. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДЕЛ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Настоящая Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием служебных документов в обществе с ограниченной ответственностью "Теплосети" (далее ООО "Теплосети"). Инструкция разработана на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536. При составлении настоящей Инструкции были использованы Основные правила работы архивов организаций, одобренные Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 №76.

1.2.Руководство и контроль за ведением делопроизводства в ООО "Теплосети" осуществляет директор данной организации.

1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в ООО "Теплосети" возлагается на ответственное лицо, назначаемого приказом директора ООО "Теплосети, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. При уходе данного работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию директора ООО "Теплосети" передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается директорам ООО "Теплосети".

1.4. Обеспечение оборудованием, расходными материалами, канцелярскими принадлежностями и другими средствами, необходимыми для ведения делопроизводства, осуществляется службой снабжения.

1.5. Сотрудники ООО "Теплосети" несут ответственность за выполнение требований Инструкции, своевременное и качественное исполнение документов, а также за их сохранность. Об утрате документов немедленно докладывают директору ООО "Теплосети".

1.6. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудники ООО "Теплосети" обязаны все числящиеся за ними документы передать другому работнику в соответствии с установленным распределением обязанностей (должностной инструкцией).

1.7 Руководство ООО "Теплосети" обязано:

- рассматривать все документы в день их получения;

- требовать от исполнителей своевременного и качественного исполнения документов и поручений;

- принимать меры к сокращению служебной переписки, особенно внутренней; не допускать переписку по таким вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону;

- в резолюциях на документах давать конкретные указания о порядке и сроках подготовки необходимых документов и проектов решений;

- при подписании документа проставлять дату;

- не подписывать документы формата А-4 без заголовка (особенно письма);

- знакомить вновь принятых работников с порядком работы с документами, установленным настоящей Инструкцией.

1.8. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого сотрудника ООО "Теплосети", с ее требованиями они должны быть ознакомлены под расписку.

2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись).

В процессе подготовки и оформлении состава реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

2.2. Бланки документов

Такие документы, как приказы, протоколы и письма оформляются на бланках ООО "Теплосети", имеющих установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения и соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов").

В ОК применяются бланки:

- Общий бланк;

- Бланк письма;

- Бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4(210х297 мм), и А5(148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

- 20 мм - левое;

- 10 мм - правое;

- 20 мм - верхнее;

- 20 мм - нижнее.

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Допускается использовать копии бланков, полученных с помощью ксерокопирования, а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

Употребление бланков произвольной формы не разрешается.

Употребление бланков и порядок расположения реквизитов приведены в приложениях.

2.3. Оформление реквизитов документов

2.3.1.. Наименование организации - автора документа

Наименование ООО "Теплосети" указывается в точном соответствии с Уставом организации. При наличии сокращенного наименования учреждения его помещают в скобках ниже полного.

2.3.2. Наименование вида документа

Название документа должно соответствовать его содержанию: приказ, протокол, письмо и т.п.

2.3.3. Дата документа

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, требуемого его утверждения, - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 01.09.2006.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 01 сентября 2008 г.

2.3.4. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

2.3.5. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.3.6. Место составления или издания документа

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

2.3.7. Адресат

Документы адресуют организациям, учреждениям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, учреждению, их структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

2.3.8. Подпись документа

Документы, направляемые в адрес других организаций, учреждений и предприятий подписываются директором ООО "Теплосети", и по поручению руководителя могут подписываться его заместителем.

В состав подписи входят:

Наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Например:

Директор

ООО "Теплосети" подпись Т.В. Жеброва

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.

При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.

НЕ ДОПУСКАЕТСЯ подписание документа с проставление косой черты перед наименованием должности.

2.3.9. Согласование документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри ООО "Теплосети", так и вне его.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставиться отместка "Замечания прилагаются" Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Для документа, подлинник которого остается в ООО "Теплосети", виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

2.3.10. Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Документы утверждаются руководителем ООО "Теплосети", общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Положения, инструкции и т.п. подлежат утверждению руководителем ООО "Теплосети" и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения.

При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее:

Гриф утверждения помещается в правом верхнем углу документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:

	УТВЕРЖДАЮ Директор ООО "Теплосети" подпись Т.В. Жеброва 20.09.2012

Допускается в реквизите грифа утверждения документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

	УТВЕРЖДАЮ Директор ООО "Теплосети" подпись Т.В. Жеброва 20.09.2012

При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

	УТВЕРЖДЕНО Приказом директора ООО "Теплосети" №______от 00.00.2000

Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.

2.3.11. Адресование документа

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.

При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном.

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Например:

А.А.Калинину

412310, г. Балашов

Саратовская обл. ул. Луначарского, д.5, кв.12

2.3.12. Резолюция

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дата.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

2.3.13. Оформление приложений к документу

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:

Приложения: 1. Штатное расписание… на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов… на 4 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Если приложения направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т.д.).

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

	ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу директора ООО "Теплосети" от 05.06.2011 № 251

2.3.14. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком?), например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого?), например:

Должностная инструкция старшего специалиста по кадрам.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

2.3.15. Оттиск печати

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.4.1. ПРИКАЗ

Приказ является распорядительным документом, который отражает решения по вопросам деятельности ООО "Теплосети", входящим в компетенцию директора в соответствии с Уставом ООО "Теплосети".

Проект приказа готовится директором ООО "Теплосети" или по его поручению любым другим исполнителем, фамилия которого указывается в левом нижнем углу или на оборотной стороне бланка приказа.

Текст приказа состоит из двух частей: вводной (констатирующей) и распорядительной.

В водной части приказа излагаются основания для издания документа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова "приказываю".

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения.

Распорядительная часть отделяется от вводной части словом

" приказываю ", которое пишется строчными буквами.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу…".

Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы подписывает директор ООО "Теплосети", а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы финансовой деятельности, планирования, отчетности и т.п.

Распорядительные документы должны иметь заголовок, который начинается с предлога "О (Об)". Например: Об утверждении… О регистрации... О создании… Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается (при использовании ПК) шрифтом размером № 12 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При составлении приказов следует учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения.

Оформляется приказ на бланке ООО "Теплосети" и содержит следующие реквизиты:

наименование учреждения;

наименование вида документа (в данном случае ПРИКАЗ);

дата;

индекс (номер);

место издания (г.Балашов);

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

печать;

визы.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов от пятого положения табулятора, пишут слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера.

Например:

Приложение

к приказу директора ООО "Теплосети"

от 00.00.2000 №

Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.

2.4.2. СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Это письма-подтверждения, письма-напоминания, письма предупреждения, письма-извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.

Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые сопроводительные.

Письмо оформляется на бланке ООО "Теплосети" и включает в себя следующий состав реквизитов:

наименование учреждения;

дата;

индекс(номер);

место составления (г.Балашов);

заголовок к тексту;

текст;

отметка о наличии приложения;

подпись.

Проект письма может готовиться как директором ООО "Теплосети", так и любым другим исполнителем по поручению руководителя. Фамилия исполнителя указывается в левом нижнем углу или на оборотной стороне бланка.

Текст письма состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.

Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.

2.5. Требования к оформлению документов

2.5.1. Служебные документы должны составляться только по одному вопросу, что обеспечит более оперативное их рассмотрение получателем.

2.5.2. Документы изготавливаются на бланках, которые должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, стабильный порядок их расположения и соответствовать ГОСТу Р6.30-2003, Унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал. Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 1,25 см от границы левого поля. При подготовке документов на ПК рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версией 4.0 с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12 через 1-2 интервала.

При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

2.6. Документы ООО "Теплосети" приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их директором, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.

2.7. Передавать документы на подпись директору ООО "Теплосети" следует через ответственное лицо, которому поручена эта работа, и который вправе вернуть документы исполнителю на доработку, если они оформлены неправильно. Если при подписании документа директору требуется дать пояснения по существу подготовленного документа, то такие документы на подпись представляют лично исполнители.

2.8. Внесение в подлинник документа после его подписания каких либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.

2.9. Порядок снятия и выдачи копий с документов

2.9.1. Копии с документов выдаются с разрешения руководителя ООО "Теплосети" и только с тех документов, которые были изданы в ООО "Теплосети".

2.9.2. При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк ООО "Теплосети", номер, дата, содержание и т.д.).

В правом верхнем углу копии пишется слово "Копия".

При выдаче копии с копии следует писать "Копия с копии".

2.9.3. При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста пишется "верно", ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения.

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять гербовую печать.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению учреждения.

2.9.4. На обороте документа делается отметка, когда и кому выдана копия.

3. ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1.Прием документов

3.1.1.Прием входящей корреспонденции осуществляется ответственным за делопроизводство в ООО "Теплосети".

3.1.2. К обработке принимается только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указывается причина возврата.

3.1.3. Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

3.1.4. На рассмотрение директором передаются документы, адресованные руководителю ООО "Теплосети", и документы, содержащие информацию по важным вопросам деятельности ООО "Теплосети".

Без рассмотрения директором передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные конкретному исполнителю.

3.2.Регистрация документов

3.2.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях.

Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

3.2.2. Не подлежат регистрации поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, информацию для сведения (реклама), бухгалтерские документы первичного учета.

3.2.3. Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения.

3.2.4. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно:

входящая корреспонденция в журнале регистрации поступающих документов;

исходящая корреспонденция в журнале отправляемых документов;

внутренние документы, такие как:

приказы директора ООО "Теплосети" по основной деятельности в журнале регистрации приказов по основной деятельности ООО "Теплосети" (См. приложение № 1);

приказы директора ООО "Теплосети" по личному составу (кадрам) в журнале регистрации приказов по личному составу (кадрам). (См. приложение № 1);

3.2.5. На входящих документах проставляется штамп (пометка) в правом нижнем углу с указанием даты их поступления и порядковый входящий номер (с начала года).

Если к поступающему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом пометка-приложение на… листах.

3.2.6. На исходящем документе проставляется номер, который состоит из номера дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядкового номера.

Копии отправляемых документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, то на входящем документе должна быть проставлена отметка об исполнении.

4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут директор ООО "Теплосети", исполнитель и ответственный за ведение делопроизводства в ООО "Теплосети".

Исполнитель обязан давать ответственному за ведение делопроизводства полную и точную информацию на вопросы, связанные с ходом исполнения документов.

4.2. Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки.

Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен директором ООО "Теплосети". При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе.

Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить информацию об исполнении документа. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня отправки ответа.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

-по обращениям граждан, поступившим в ООО "Теплосети" и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства ООО "Теплосети".

5. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Для обеспечения правильного формирования и учета дел в ООО "Теплосети" составляется номенклатура дел. Номенклатура дел оформляется на общем бланке ООО "Теплосети" (См. приложение № 2).

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел ООО "Теплосети" с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел в ООО "Теплосети" следует руководствоваться Уставом учреждения, положениями о его структурных подразделениях (отделах), штатным расписанием, номенклатурой дел за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

5.1. Номенклатура дел ООО "Теплосети" составляется ответственным за ведение делопроизводства в ООО "Теплосети" (в отделах ООО "Теплосети" - специалистом, ответственным за организацию работы с документами) на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, утверждается директором ООО "Теплосети" и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

5.2. Номенклатура дел делится на разделы по направлениям деятельности ООО "Теплосети".

5.3. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела.

При формулировании заголовка употребляются термины "дело" и "документы", если в дело включены документы различных видов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

5.4. Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью", "Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и т.п. не допускается.

5.5. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется и представляется директору ООО "Теплосети" на утверждение в последнем квартале текущего года.

5.6. При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года в ООО "Теплосети".

5.7. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения, на основании которой составляются описи дел постоянного и временного сроков хранения.

5.8. Номенклатура дел ООО "Теплосети" содержит следующие разделы:

1.Организация управления

2.Планирование

3.Информационное обслуживание

4.Трудовые отношения

5.Кадровое обеспечение

6.Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

5.9. Графы номенклатуры дел ООО "Теплосети" заполняются следующим образом:

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в ООО "Теплосети" цифрового обозначения наименования раздела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 02-01 - Годовой план работы ООО "Теплосети", где

02 - наименование раздела - Планирование,

01- порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 заключается заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и систематизацией документов внутри дела.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за оформление дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

6. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

6.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.

6.2. В дело подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за различные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года.

На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.

6.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

6.4. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

- приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности учреждения (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.) следует группировать в отдельные дела;

- утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

- документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

- предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

- переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.4. Расположение документов внутри дел производится в хронологическом порядке, при котором наиболее ранние документы располагаются в начале года.

6.5. Ведение дел вне номенклатуры в ООО "Теплосети" не допускается.

6.6. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел.

7. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ОТДЕЛЬНЫХ КАТЕГОРИЙ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

7.2. Приказы по основной деятельности (хранятся постоянно) группируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение - хранятся в ООО "Теплосети" 75 лет) и от приказов об отпусках, командировках, получении премий, наложении взысканий (хранятся 5 лет).

7.3. Протоколы располагаются в делах в хронологическом порядке по номерам в пределах календарного года.

Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

7.4. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов и черновиков этих документов и должны храниться с делами того года, на который (за который) они составлены.

7.5. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

7.6. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам основной деятельности и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

7.7. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

8.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.

8.2. Экспертиза ценности документов в ООО "Теплосети" проводится при составлении номенклатуры дел, при оформлении дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

8.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ООО "Теплосети" создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Функции и права ЭК ООО "Теплосети", а также организация ее работы определяются Положением, которое утверждается директором.

Экспертиза ценности ежегодно осуществляется в ООО "Теплосети" с привлечением соответствующих специалистов, лицами, ответственными за ведение делопроизводства.

8.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел ООО "Теплосети", Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения путем постраничного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, недооформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел "До минования надобности" и т.п.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (См. приложение № 3, №4).

9. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

9.1. Дела ООО "Теплосети" подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится ответственным специалистом структурного подразделения при методической помощи ответственного за ведение делопроизводства в ООО "Теплосети".

9.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи дела (См. приложение № 5);

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (См. приложение № 6); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заготовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях; не проводить пересистематизацию документа в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Учет таких дел ведется по номенклатуре дел.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

9.3. Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности и т.п.).

10. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ

10.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.