10.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

10.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

10.4. Передача дел в архив осуществляется по графику.

10.5. В период подготовки дел к передаче в архив предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел необходимо устранить.

11. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДЕЛ

11.1. Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель.

11.2. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.

11.3. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

Заключение

Главное условием создания службы документационного обеспечения управления, независимо от её наименования, которое должно неукоснительно соблюдаться, состоит в следующем: "документационное обеспечение управления в организациях, осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации".

Каждая организация должна создать специальную службу, которая должна решать конкретные задачи. Выполнять определённые функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей.

Таким образом, выявленная сложность и многоплановость выполняемых функций предполагает наличие у специалистов службы документационного обеспечения управления глубоких знаний в таких областях, как менеджмент, документоведение и прикладное делопроизводство, информационная технология, психология делового общения и др. Очевидно, что для эффективного выполнения всего комплекса указанных функций недостаточно должностей специалистов по кадрам, а необходимо самостоятельное структурное подразделение службы документационного обеспечения управления.

Также, важна взаимосвязь службы документационного обеспечения управления с другими подразделениями. Место службы документационного обеспечения управления - это самостоятельная структура, подчиняющаяся руководителю, и должна являться общим отделом для всех подразделений.

Таким образом, служба документационного обеспечения управления должна взять за главное правило организации документооборота оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

В результате проведенной работы, можно сказать, что сотрудники отдела кадровой работы, отвечающие за ведение делопроизводства в организации, выполняют свои должностные обязанности, имеют соответствующую квалификацию, нагрузка некоторых сотрудников службы ДОУ превышает установленные нормы и, следовательно, может быть поставлен вопрос о существовании службы ДОУ как самостоятельного структурного подразделения. Организация работы с документами - это вполне самостоятельный вид деятельности, ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и объявлены во всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации и отражена в должностных инструкциях и соответствующих предписаниях.

Анализ технологии документационного обеспечения управления позволяет сделать следующие выводы. Документооборот организации состоит из двух потоков документов: входящего и исходящего, этапы прохождения которых происходит по определённым схемам и регламентируются Инструкцией по делопроизводств. Однако технология обработки и прохождения всех потоков документации в ООО "Теплосети" не прописана полностью в её локальных нормативных документах, в следствии чего отсутствует целостное, последовательное изложение технологии работы с ними. Помимо этого в ООО "Теплосети" используется журнальная форма, которая заполняется при регистрации корреспонденции специалистом по кадрам. В связи с этим усложняется качество контроля исполнения и быстрого поиска запрашиваемых документов. По этому необходима унификация форм регистрации документов, обеспечивающая однократность их регистрации, с целью создания единой базы данных по документам, необходимой при осуществлении функций контроля и использования архивных документов.

Можно сделать вывод, что если руководители понимают значение правильной организации документационного обеспечения деятельности вверенного им учреждения, в структуру службы документационного обеспечения управления нужно включить подразделение, которое будет заниматься совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой (сектором, бюро) совершенствования работы с документами.

Тогда от правильной организации службы документационного обеспечения управления во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления.

Библиографический список

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "СИБИД. Управление документами. Общие требования". Утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12,03.2007 № 28-ст.//Госстандарт России. М., 2007;

2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения//Госстандарт М., 2005;

3. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов //Госстандарт России. М., 2003.

4. Общероссийский клсификатор управленческой документации. ОК 011-93. Принят и введён в действие Постановлением Госстандарта Росии от 30.12.1993 №299. (в ред. изм. № 53/2009 ОКУД, утв. Приказом Ростехлигурирования от 08.06.2009 №190-ст)

5. Постановление от 15 июня 2009 г. 477 "Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";

6. Должностные инструкции работников ООО "Теплосети ".

7. Андреева В.И. Делопроизводство - 8-е изд., Изд-во Интел-Синтез, 2008

8. Андреева В.И. Делопроизводство: актуальные задачи. //Справочник секретаря и офис-менеджера. 2007. №10. с. 22 - 31.

9. Андреева В.И. Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2006. № 9. С. 28-33.

10. Басаков М. И. Документы и документооборот коммерческой

организации // URL: http: // in--library, да/ item / 656

11. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 2009. №1.

12. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2007. №2. С. 21-25.

13. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2006. №2. С. 16-20.

14. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 2006.

15. Иритикова B.C. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 2008. №3;

16. Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение Численности / Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2006

17. Кирсанова М. В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления М.: Инфра-М; 2008 320 с.;

18. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство, Изд-во Инфра-М, 2008

19. Кузнецова T.B. Инструкция по делопроизводству, порядок составления // Секретарское дело, 2007. №2. С.4

20. Кузнецова Т В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2008. №1. С.4.

21. Кузнецова Т В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 2007;

22. Кузнецова Т.В., Лихачев М.Т., Райхцаум А.Л./Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2008.-271С.56-59. 23. Кузнецова Т.В. Документооборот - отражение системы управления // Делопроизводство. 2009. № 4. С. 11-14.

24. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 2009. №4.

25. Ларин М.Б. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии).

26. Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: учеб. пособие / Н.А.Лысенко, Б.Ю.Сербиновский, С.Н.Цветкова.- Ростов н/Д: МарТ, 2007.-272с.

27. Митрофанова В.В. Кадровое делопроизводство в коммерческой организации. - 2-е изд., доп. и испр. - М.: издательство "Экзамен", 2007. - 144 с.

28.Овчинникова, Н.В. Правила составления и оформления служебных документов/ Н.В.Овчинникова.- М.: Дело ЛТД.- 2006.

29. Патина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2006. №1. С. 18-24.

30. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство)/ А.В.Пшенко.- М.: Форум: ИНФРА-М, 2008.-256 с.

31. Санкина Л.В./Справочник по делопроизводству. М.: Издательство ПРИОР, 2006., С.42.

32. Сотов, П.В. Делопроизводство: образцы документов: инструкции, ГОСТы/ П.В.Сотов, А.Н. Тихомиров.- М.: Проспект, 2008.- 80 с.

33. Стенюков, М.В. Документы и делопроизводство/ М.В.Стенюков.- М.: ПРИОР, 2006

34. Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству/ М.В.Стенюков.- М.: ПРИОР, 2007

35. Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений // Секретарское дело 2007. №2. С. 15-19.

36. Удовик А. В. Организация работы службы документационного обеспечения управления //cde.osu.ru

37. Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2008.

38. Энциклопедия Экономиста// http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/instrukciya-po-deloproizvodstvu.html

39. Янковая В.Ф. Организация службы документационного обеспечения / Секретарь-референт - 2006. - №1 // www.profiz.ru

40. Янковая, В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления (ГОСТ Р 51141-98). Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения / В.Ф.Янковая // Делопроизводство.-2006.- №1

41. Янковая В.Ф.. Управленческий документооборот: перспективы развития документоведческих исследований. Доклады и сообщения на XIII Международной научно-практической конференции 2 ноябри 2007.С. 155-157

42. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Муниципальная служба. - 2008. - № 3. - С. 87.

Приложение № 1

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

Дата и индекс документа	Автор документа	Краткое содержание	Исполнитель
1	2	3	4

Приложение № 2

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

УТВЕРЖДЕНА приказом директора ООО "Теплосети" от ________________ № __________ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ подпись расшифровка подписи _________________________ № _______________ Дата подписи г. Балашов НА 20______ГОД
Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дел, (томов, частей) и № статьи по перечню	Примечания
1	2	3	4	5
Должность ответственного лица подпись расшифровка подписи Дата

Приложение № 3

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО И ДЛИТЕЛЬНОГО СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

Общество с ограниченной ответственностью "Теплосети"

	УТВЕРЖДАЮ Директор ООО "Теплосети" ____________Т.В. Жеброва "___"________________

ОПИСЬ №

Название раздела
№№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)*	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено _________________

(цифрами и прописью) дело с

№ _____ по № _____, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности составителя опись подпись расшифровка подписи

00.00.00

*Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

Приложение № 4

ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТА К УНИЧТОЖЕНИЮ

Общество с ограниченной ответственностью "Теплосети" А К Т г. Балашов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению	УТВЕРЖДАЮ Директор ООО "Теплосети" ____________Т.В. Жеброва "___"________________

На основании ________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ______________

(название фонда)

№п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дела	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатуры) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого __________________ дел за ______________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ______________

(наименование архивного документа)

(протокол от _________________ № __________).

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов подписи расшифровка подписи

Дата

Протокол ЭК

от______________ № ________

Приложение № 5

ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______

В дело подшито (вложено) и пронумеровано _____________ листов

(цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы _____________________________;

пропущенные номера _____________ + листов внутренней описи _________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номер листов
1	2

Наименование должности лица, составившего заверительную надпись….подпись…… расшифровка подписи

Дата

Приложение № 6

ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № _______________

№№ П/П	Индекс документов	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _____________________документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего опись подпись расшифровка подписи

Дата

Размещено на Allbest.ru