Оптимизации работы службы управления персоналом

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. Теоретические основы формирования службы управления персоналом в системе государственных органов

1.1 Требования к организации службы управления персоналом в системе государственной службы

1.2 Функции службы управления персоналом и ее место в системе налоговых органов

1.3 Направление деятельности и критерии оценки эффективности работы службы управления персоналом

ГЛАВА 2. Анализ эффективности работы службы управления персоналом в УФНС России по Новосибирской области

2.1 Анализ эффективности работы службы управления персоналом

2.2 Анализ качества управления персоналом в УФНС России по Новосибирской области

2.3 Оценка эффективности мероприятий по управлению персоналом

ГЛАВА 3. Разработка предложений по оптимизации работы службы управления персоналом в УФНС России по Новосибирской области

3.1 Внедрение контроллинга в систему управления персоналом организации

3.2 Проблемы кадровой работы и пути их решения в сфере прохождения государственной службы в УФНС России по Новосибирской области

3.3 Рекомендации по оптимизации кадровой работы в УФНС России по Новосибирской области

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность работы. В системе мер реализации экономической реформы особое значение придается повышению уровня работы с кадрами, постановке этой работы на прочный научный фундамент, использованию накопленного в течение многих лет отечественного и зарубежного опыта. Одной из важнейших проблем на современном этапе развития экономики является проблема в области работы с персоналом. При всем многообразии существующих подходов к решению этой проблемы наиболее общими тенденциями являются следующие: формализация методов и процедур отбора кадров, разработка научных критериев их оценки, научный подход к анализу потребностей в управленческом персонале, выдвижение молодых и перспективных работников, системная увязка хозяйственных и государственных решений с основными элементами кадровой политики. В этой связи особую актуальность приобретают вопросы управления персоналом в системе государственных органов, которые были рассмотрены в широком диапазоне в данной выпускной квалификационной работе.

Цель работы: изучить теоретические основы формирования службы управления персоналом в системе государственной службы, проанализировать эффективность работы службы управления персоналом (отдела кадров) в УФНС России по Новосибирской области и разработать предложения по оптимизации работы службы управления персоналом.

Для достижения намеченной цели в работе сформулированы и решены следующие задачи:

- изучить направления деятельности и критерии оценки эффективности службы управления персоналом;

- проанализировать качество управления персоналом в УФНС России по Новосибирской области;

- проанализировать эффективность мероприятий по управлению персоналом;

- оценить эффективность работы службы управления персоналом;

- разработать пути совершенствования кадровой работы в УФНС России по Новосибирской области.

Объектом исследования является Управление Федеральной налоговой службы Росси по Новосибирской области.

Предмет исследования - эффективность работы службы управления персоналом.

Теоретической и методологической основой исследования являются достижения отечественной и зарубежной экономической науки в разработке технологий, инструментов и методов управления персоналом в современных рыночных условиях. В ходе исследования изучена специальная литература таких авторов как: Одегов Ю.Г., Шкатулла В.И., Мескон М.Х., Кибанов А.Я., Курбатов В.А., Чиркин В.Е.

Практическая ценность данной выпускной квалификационной работы заключается в выявлении недостатков работы службы управления персоналом, что позволит разработать и внести новые предложения в работе, которые дадут возможность правильно подготовить персонал и улучшить качество своей деятельности.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованных источников и приложений.

В первом разделе раскрыты теоретические основы формирования службы управления персоналом в системе государственной службы, ее функции и направления деятельности.

Во втором разделе проведен анализ качества работы службы управления персоналом (отдела кадров) в УФНС России по Новосибирской области.

В третьем разделе были разработаны предложения по оптимизации работы службы управления персоналом (отдела кадров) в УФНС России по Новосибирской области.

ГЛАВА 1. Теоретические основы формирования службы управления персоналом в системе государственных органов

1.1 Требования к организации службы управления персоналом в системе государственной службы

Федеральным законом от 27 мая 2003 года № 58-ФЗ «О системе государственной службы» определены правовые и организационные основы системы государственной службы страны, которая включает в себя следующие виды государственной службы: государственная гражданская служба, военная служба и правоохранительная служба. Указанный закон определяет, что некоторые важные вопросы государственной гражданской службы должны регулироваться соответствующими федеральными законами о виде государственной службы, а именно:

- правовое положение (статус) федерального государственного гражданского служащего и государственного гражданского служащего субъектов Российской Федерации, в том числе ограничения, запреты обязательства, правила служебного поведения, ответственность, а также порядок разрешения конфликта интересов и служебных споров;

- порядок поступления на государственную службу и замещения вакантных должностей на конкурсной основе, условия формирования конкурсных комиссий, правила опубликования информации о конкурсах в средствах массовой информации, а также другой порядок поступления на государственную службу и замещения вакантных должностей;

- дополнительные требования к гражданам при поступлении на государственную службу;

- условия контрактов, порядок их заключения, а также основания и порядок прекращения их действия

- предельный возраст пребывания на государственной гражданской службе;

- назначение на должность, присвоение классного чина, дипломатического ранга, воинского и специального звания, аттестация или квалификационный экзамен;

- основания прекращения государственной службы, в том числе увольнения в запас или в отставку;

- условия учета при присвоении классного чина ранее присвоенного дипломатического ранга, воинского и специального звания в связи с переходом на государственную гражданскую службу с государственной службы другого вида;

- стаж (общая продолжительность) государственной гражданской службы;

- условия включения в стаж (общая продолжительность) государственной гражданской службы продолжительности государственной службы другого вида.

22 сентября 2003 года Президент РФ в соответствии со ст. 104 Конституции РФ в порядке законодательной инициативы внес в Государственную Думу проект федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации», имеющего ключевое значение для определения главных направлений развития отечественной гражданской службы в ближайшей и отдаленной перспективе.

Закон является первым системообразующим Федеральным законом прямого действия о гражданской службе как особом самостоятельном виде гражданской службы. В нем установлены правовые, организационные и экономические основы федеральной государственной гражданской службы и государственной гражданской службы субъектов Федерации.

В реализации Закона № 79-ФЗ ведущая роль принадлежит подразделениям государственных органов по вопросам государственной гражданской службы и кадров.

Кадровая работа включает в себя [29. С. 4]:

- формирование кадрового состава для замещения должностей гражданской службы;

- подготовку предложений о реализации положений настоящего Федерального закона, других федеральных законов и иных нормативных правовых актов о гражданской службе и внесение указанных предложений представителю нанимателя;

- организацию подготовки проектов актов государственного органа, вязанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет, и оформление соответствующих решений государственного органа;

- ведение трудовых книжек гражданских служащих;

- ведение личных дел гражданских служащих;

- ведение реестра гражданских служащих в государственном органе;

- оформление и выдачу служебных удостоверений гражданских служащих;

- обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов;

- организацию и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы и включение гражданских служащих в кадровый резерв;

- организацию и обеспечение проведения аттестации гражданских служащих;

- организацию и обеспечение проведения квалификационных экзаменов гражданских служащих;

- организацию заключения договоров с гражданами на время их обучения в образовательном учреждении профессионального образования с последующим прохождением гражданской службы;

- организацию профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки гражданских служащих;

- формирование кадрового резерва, организацию работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

- обеспечение должностного роста гражданских служащих;

- организацию проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на гражданскую службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;

- организацию проведения служебных проверок;

- организацию проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленных настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами;

- ведение штатного расписания;

- организация и проведение совещаний, семинаров с работниками кадровой службы;

- подготовка необходимых документов и присвоение квалификационных разрядов работникам;

- координация работы по подбору и расстановке кадров подведомственных учреждений и организаций;

- обеспечение контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации, касающегося кадровой политики;

- рассмотрение писем, жалоб и заявлений граждан по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы;

- подготовка и представление материалов к награждению работников;

консультирование гражданских служащих по правовым и иным вопросам гражданской службы.

Для выполнения кадровой работы создаются самостоятельные структурные подразделения: или службы управления персоналом, или отделы кадров или отделы по работе с персоналом (далее - кадровые службы).

Например, в Центральном Аппарате Федеральной налоговой службы (далее ФНС России) - Управление государственной службы и кадров, состоящее из пяти самостоятельных отделов по направлениям кадровой работы, в Управлениях ФНС России по субъектам Российской Федерации -отделы кадров, в Инспекциях Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления и инспекции Федеральной налоговой службы межрайонного уровня (далее - Инспекции ФНС России), в зависимости от численности - отдельные работники, которые входят в состав отдела общего обеспечения или отделы кадрового обеспечения и безопасности. Работники указанных структурных подразделений замещают должности федеральной государственной гражданской службы. При формировании штата к кандидатам на должность государственной гражданской службы предъявляются требования, обусловленные исключительно характером профессиональных требований и деловых навыков. Поэтому Федеральный закон № 79-ФЗ содержит:

- квалификационные требования к профессиональным качествам граждан, поступающих на государственную службу (в числе наиболее важных - наличие определенного уровня образования, стажа (опыта) работы по специальности). Квалификационные требования (см. приложение 1):

- конкурсный порядок отбора претендентов на должности;

- периодическую проверку гражданских служащих на соответствие замещаемой должности (аттестация);

- сдачу квалификационного экзамена;

- формирование резерва кадров на конкурсной основе - ведение реестров гражданских служащих и другие требования объективной оценки личных и профессиональных качеств граждан при поступлении на гражданскую службу и ее прохождении.

Для расчета численности работников кадровых служб следует применять нормативы предельной численности [9. С. 3]. Однако в настоящее время законодательством Российской Федерации это не регламентировано. Вместе тем, Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации в 2002 г. были разработаны нормативы предельной численности работников кадровых служб федеральных органов исполнительной власти (далее нормативы численности), предназначенные для определения и обоснования штатной численности работников, оптимального подбора, расстановки и использования кадров, правильного распределения работ между исполнителями, установления должностных обязанностей. Нормативы численности содержат три раздела: общая часть, организация труда и нормативная часть. Нормативы численности установлены для наиболее распространенных организационно-технических условий выполнения работ кадровой службы. В случаях, когда численность работников менее 100 человек, а курируемое количество подведомственных организаций, имеющих самостоятельный баланс, менее 5, могут быть применены отраслевые и местные нормативы численности работников кадровой службы [9. С. 3].

Нормативная численность работников кадровых служб охватывает структурные подразделения, обслуживающие центральный аппарат, персонал территориальных органов, подготовку и повышение квалификации персонала. К нормативам численности может применяться коэффициент, равный 1,5. В тех случаях, когда у федеральных органов исполнительной власти находится в подчинении более 100 подведомственных организаций, имеющих самостоятельный баланс, к нормативам предельной численности работников применяется коэффициент, равный 1,1 [9. С. 4]. Нормативы предельной численности работников кадровых служб приведены в приложении 2.

Деятельность работников кадровых служб регламентируется законодательством Российской Федерации, их должностными регламентами, положениями о структурных подразделениях федеральных органов исполнительной власти. При распределении работ между работниками кадровых служб следует учитывать их квалификацию, специализацию, что должно способствовать качественному и быстрому выполнению ими своих функций и задач.

При применении нормативов численности должны быть обеспечены безопасные условия и охрана труда работников и создан комплекс организационно - технических условий, которые обеспечивают возможность нормальной работы кадровой службы в соответствии с действующими санитарно - гигиеническими нормами и стандартами. Рабочее место должно быть организовано в соответствии с санитарными правилами и нормами (СанПиН) к автоматизированному рабочему месту офисного служащего. Персональный компьютер должен быть подключен к ЛВС инспекции и оснащен программными средствами для эксплуатации информационной подсистемы обмена данными программно-информационного комплекса учета кадров «Кадры - инспекция», информационной правовой системе, как, например, «Гарант», «Консультант Плюс», программному комплексу «Система электронного документооборота (СЭД) региона».

К работникам, входящим в состав кадровых служб предъявляются следующие требования: он должен знать законодательство об основах Конституционного строя, законодательство о государственной гражданской службе, трудовое законодательство, основы законодательства о налогах и сборах Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, иные нормы действующего законодательства Российской Федерации и нормативных актов Минфина России, ФНС России, Правила внутреннего трудового распорядка государственного органа, другие нормативные и ведомственные документы (приказы, инструкции, методические рекомендации), соблюдать ограничения, связанные с прохождением к государственной гражданской службой, и поддерживать достаточный для исполнения своих должностных обязанностей уровень квалификации, а также уметь работать с людьми, владеть компьютерной и другой организационной техникой и владеть навыками пользователя программных комплексов в объеме Руководства пользователя. Кроме того, к работнику по кадрам предъявляются высокие нравственно психологические требования, поскольку он призван играть роль нравственного эталона, образца для подражания в соблюдении социальных и этических норм трудового коллектива.

Для оценки отношения кандидата в работники по кадрам к другим людям психологами рекомендуются следующие вопросы [25. С. 140]:

- проявляете ли вы активный интерес к делам, чувствам и переживаниям окружающих вас людей?

- внимательно ли слушаете их?

- принимаете ли в расчет их просьбы?

- думаете ли об их невысказанных пожеланиях и нуждах?

- охотно ли оставляете свои дела, чтобы помочь другим?

- стремитесь ли выразить одобрение действий, поступков других людей?

Если работнику не интересны проблемы и переживания другого человека, если он игнорирует его мнения, просьбы, желания, не учитывает настроение, абсолютизирует собственную точку зрения, склонен к наиболее строгим мерам наказания, то такому человеку работа в кадровой службе противопоказана. Основными профессионально значимыми качествами организатора кадровой работы являются: гражданская и эмоциональная зрелость; познавательные, организаторские и коммуникативные способности; необходимые знания, умения и навыки (при ведущей роли социально - психологических знаний). Все эти качества проявляются в процессе профессионального обучения и в поведении работника по кадрам, где коммуникативный компонент выступает в качестве доминирующего. Более 70 % рабочего времени кадровиков занимают непосредственные контакты с людьми. 95 % всех функциональных обязанностей руководителя кадровой службы должно быть направлено на изучение психологии человека.

Практика показывает, что уровень кадровой работы выше там, где данный участок возглавляет специалист отрасли, прошедший необходимую специальную подготовку и имеющий опыт работы. Учитывая это обстоятельство, а также специфику и многопрофильность знаний, необходимых работнику по кадрам, можно определить основные источники формирования резерва руководителей кадровых служб. Такими источниками в нынешних условиях являются: работники государственных учреждений, прошедшие аттестационный отбор и рекомендованные на выдвижение в резерв руководителей кадровых служб; молодые специалисты, проявляющие склонности к психолого-педагогической работе, умению и желанию работать с людьми; работники отделов кадров имеющие необходимое образование и опыт.

При отборе кандидатов на должности руководителей кадровых служб могут использоваться следующие методы: изучение личного дела и других документов; изучение работника путем общения с ним, а также сложившегося общественного мнения о нем; изучение результатов различных исследований среди руководителей и специалистов; психологическое тестирование направленности личности, профессиональных интересов, индивидуально - психологических особенностей работника; изучение итогов производственной и общественной деятельности кандидата; практическое использование работника на различных должностях путем замещения отсутствующего начальника во время его командировки, отпуска, болезни и так далее.

При отборе и выдвижении работников кадровых служб следует максимально учитывать мнение трудового коллектива, поскольку работник по кадрам в силу специфики своей деятельности должен отвечать высоким моральным требованиям. Такому работнику должны быть присущи ориентация на общение и взаимодействие с другими людьми, требовательность к себе и самокритичность, развитое чувство ответственности и неподдельный интерес к людям, простота и человечность, контроль своего поведения и эмоций, умение слушать.

Работники кадровой службы должны [25. С. 142]:

- хорошо знать трудовое законодательство, методические, нормативные и другие материалы, касающиеся работы с персоналом, учета личного состава; основы педагогики, социологии и психологии труда; передовой отечественной и зарубежный опыт в области управления персоналом;

- владеть современными методами оценки персонала, профориентационной работой, долгосрочного и оперативного планирования работы с персоналом, регламентации функций структурных подразделений и работников.

Перед службой управления персоналом могут быть поставлены следующие задачи [25. С. 143]:

- определение текущей и перспективной потребности в персонале;

- управление кадровыми процессами: изучение и анализ рынка труда, подбор, адаптация персонала, профориентация и профотбор, контроль за текучестью, высвобождением кадров;

- развитие персонала, формирование резерва, продвижение кадров, разработка индивидуальных планов карьеры и соответствующих критериев ее развития;

- организация эффективной деятельности работников: расстановка кадров в соответствии с их задачами, с учетом склонностей и квалификации работников: контроль за условиями труда, организация рабочих мест;

- обучение персонала: организация всех видов профессиональной подготовки, переподготовки и повышение квалификации персонала;

- изучение социальных процессов в коллективе, организация оценки персонала как информационной основы принятия решений по кадровым вопросам;

- совершенствование деятельности самой службы управления персоналом.

Службы управления персоналом должны быть укомплектованы специалистами, способными успешно решать широкий спектр вопросов деятельности организации и совместно с другими службами активно влиять Эффективность работы организации.

1.2 Функции службы управления персоналом и её место в системе налоговых органов

Функции службы управления персоналом вытекают из ее основных задач. Основными задачами службы управления персоналом являются проведение активной кадровой политики на основе создания эффективной системы управления кадрами и социальными процессами, обеспечение условий для инициативной и творческой деятельности работников с учетом их индивидуальных особенностей и профессиональных навыков, разработка совместно с экономической службой материальных и социальных стимулов.

Основной целью кадровой политики является обеспечение относительного баланса процессов обновления и сохранения численного и качественного состава кадров в его развитии в соответствии с потребностями организации, требованиями действующего законодательства, состоянии рынка труда.

Общие требования к кадровой политике в современных условиях сводятся к следующему [18. С. 214]:

- кадровая политика должна быть тесно увязана со стратегией развития организации;

- кадровая политика должна быть достаточно гибкой. Это значит, что она должна быть, с одной стороны, стабильной, с другой - динамической, то есть корректироваться в соответствии с изменениями организации;

- поскольку формирование квалифицированных кадров связано с определенными издержками в организации, кадровая политика должна быть экономически обоснованной, то есть исходить из реальных финансовых возможностей;

- кадровая политика должна обеспечить индивидуальный подход к своим работникам.

Таким образом, кадровая политика должна быть направлена на формирование такой системы работы с кадрами, которая ориентировалась бы на получение не только экономического, но и социального эффекта при условии соблюдения действующего законодательства, нормативных актов и правительственных решений [21. С. 64].

Кадровая политика реализуется через кадровую работу. Кадровая работа базируется на системе правил, традиций, процедур, комплекса мероприятий, связанных непосредственно с осуществлением подбора и поиска кадров, их подготовки, расстановки, использования, переподготовки, мотивации, оценкой персонала [10. С. 55]. Кадровая работа реализуется через кадровую службу, которая непосредственно выполняет всю работу по персоналу.

Кадровая служба - это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления организацией вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами организации, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне [33. С. 73].

Основной функцией кадровой службы является управление персоналом. Кадровая служба должна быть организатором и координатором всей работы с кадрами. Она призвана выполнять функцию контроля за реализацией кадровой политики в структурных подразделениях, осуществлять надзор за оплатой труда, социально - психологическим климатом в коллективе, социальной зашитой работников.

Служба управления персоналом выполняет функции центра по управлению кадрами организации, конечными целями которого являются успешная работа организации и повышение благосостояния каждого члена коллектива.

Для решения указанных задач служба управления персоналом выполняет следующие функции: [18. С. 152]:

- профессиональное соответствие каждого работника назначению того рабочего места, которое он занимает, а также создание необходимых условий и реальных возможностей для развития способностей и удовлетворения потребностей каждого работника. Успешному выполнению задач, поставленных перед любой организацией, будет способствовать то, что в ней будут работать инициативные, любящие свою работу и компетентные люди;

- качественное формирование и рациональное использование кадрового потенциала организации;

- разработка и осуществление мер по обеспечению сбалансированности развития социальной сферы;

- изучение социально - демографической и профессионально -квалификационной структуры кадров, прогнозирование ее изменения и планомерное совершенствование;

- разработка и внедрение научно обоснованной системы должностного и квалификационного роста, тесно увязанного с социальными гарантиями, учитывающими личный вклад работника, продолжительность его работы в данной организации, социальное положение и другие факторы;

- разработка системы замещения должностей, применение научных методов деловых и профессиональных качеств работников при отборе, расстановке и планировании их профессионального роста;

- формирование действенного кадрового резерва на основе анализа общей и дополнительной потребности в персонале и политики планирования карьеры (создание и постоянное дополнение информационной базы данных резерва, организация привлечения кандидатов, разработка способов и методов отбора кандидатов, разработка процессов найма и увольнения работников);

- проведение аттестации работников, анализ ее результатов и внесение предложений по совершенствованию ее проведения, а также выработка предложений по перемещению по должности, повышению заработной платы. Штатные работники рассматриваются как один из основных активов. Каждый работник одинаково важен для организации. По возможности вакансии заполняются за счет внутренних кадровых ресурсов. Предпочтение отдается развитию своих работников и поощряется перемещение работников как между отделами, так и на вышестоящие должности внутри организации;

- поддержание необходимого квалификационного уровня работников путем создания и эффективного функционирования непрерывной системы обучения кадров с применением методов диагностирования и оценки эффективности персонала (организация профессионального тестирования новых работников, организация переподготовки и повышения квалификации персонала в соответствии с требованиями и потребностями организации, отбор персонала для обучения, разработка форм обучения, разработка адаптированных программ обучения);

- прогнозирование, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения, уточнение профиля подготовки специалистов по прямым связям с учебными заведениями, реализацию мер по пополнению трудового коллектива специалистами;

- проведение работы по профессиональной ориентации молодежи, адаптация молодых специалистов, изучение причин текучести кадров, динамики изменения трудового коллектива, разработка мер по стабилизации кадров;

- своевременное проведение совместно с экономической службой анализа эффективности действующих форм материального и морального стимулирования, в случае необходимости разработка предложений и рекомендаций по усилению влияния их на повышение трудовой и социальной активности работников;

- разработка структуры службы управления персоналом и подбор квалифицированных работников для работы с кадрами;

- систематический анализ состояния кадровой работы и разработка мер и предложений по повышению уровня ее проведения;

- контроль за выполнением законодательных актов и решений правительственных органов, постановлений вышестоящих органов;

- внедрение современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем;

- учет личного состава кадров и представление установленной отчетности;

- укрепление дисциплины и организованности, создание благоприятного микроклимата в коллективе.

Характер выполняемых функций и решаемых задач предопределяет и требования к кадровой службе, в частности необходимость проведения научно - исследовательских работ, установление контактов с территориальными органами управления трудом, со службой занятости и профориентации, образовательными учреждениями высшего и среднего профессионального образования, в связи с необходимостью изучения ситуации на рынке труда, подбора кадров, их обучения и повышения квалификации.

Структура службы управления персоналом определяется ее функциями и задачами.

Рис. 1.1. Структура налоговых органов Российской Федерации

Управление государственной службы и кадров является одним из 27 Управлений ФНС России и состоит из пяти отделов общей численностью 50 человек. На каждый из отделов возложены свои функции, например «Отдел руководящих кадров территориальных органов» занимается организационными вопросами, структурой, отпусками руководителей, аттестацией; на «Отдел государственной гражданской службы» возложены функции по присвоению классных чинов, поощрению и награждению, выслуге лет, пенсии за выслугу лет и разработке методических рекомендаций по прохождению госслужбы; «Отдел обеспечения прохождения государственный гражданской службы занимается проведением служебных проверок дактилоскопией, отчетностью. Отдел кадров УФНС России по Новосибирской области находится в подчинении Управления государственной службы и кадров ФНС России. Штатная численность отдела 10 человек, на каждого из которых возложены те же функции. Структура налоговых органов Российской Федерации приведена на рисунке 1.1.

1.3. Направления деятельности и критерии оценки эффективности работы службы управления персоналом

Основные направления деятельности службы управления персоналом организации, служащие развитию ее кадрового потенциала, приведены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 Основные направления деятельности службы управления персоналом

Направления деятельности	Конкретные мероприятия в рамках системы управления персоналом
1	2
Планирование трудовых ресурсов	Расчет потребности в персонале (в количественном и качественном аспектах). Подготовка целевой программы привлечения и/или подготовки персонала.
Набор персонала	Отбор источников, через которые (посредством которых) будет производиться отбор кандидатов. Создание конкурсной комиссии (в случае проведения конкурсного отбора). Подготовка программы набора персонала. Реализация программы и принятие итогового решения.
Оценка и аттестация персонала	Формулирование целей оценки и аттестации. Выделения формальных и психологических критериев, которым должен соответствовать работник. Разработка программ оценки соответствия работников требованиям должности. Реализация программ оценки и/или аттестации.
Разработка системы мотивации	Разработка принципов стимулирования, структуры зарплаты и льгот в целях привлечения и сохранения работников. Поиск и определение ресурсов для создания системы мотивации (прежде всего - финансовых). Внедрение системы мотивации и оценка ее эффективности.
Обучение персонала	Определение реальной потребности персонала в обучении. Разработка целевых программ подготовки персонала. Отбор образовательных учреждений для реализации программ. Контроль качества и применимости получаемых знаний, умений и навыков.
Оценка трудовой деятельности	Определение и формализация критериев эффективности деятельности. Разработка методик оценки трудовой деятельности и доведение их до персонала.
Ротация кадров и планирование индивидуальной карьеры	Разработка принципов и схемы кадровых перемещений. Разработка программ индивидуального развития сотрудников и планирование карьеры.
Подготовка руководящих кадров (создание резерва)	Подготовка программ формирования резерва функционирования и резерва развития. Отбор участников программы подготовки резерва. Реализация программы и оценка ее эффективности.
Сокращение персонала	Определение целей и необходимости сокращения персонала. Разработка программы высвобождения персонала с учетом требования сохранения организационной культуры и профессионального ядра коллектива. Реализация программы. Контроль и профилактика социально-психологических последствий.

Исходя из выше сказанного можно сделать вывод, что основными направлениями деятельности кадровой службы являются: подбор, расстановка персонала, его аттестация, подготовка, обучение и переподготовка персонала, стимулирование и мотивация эффективной работы, формирование социально - психологического климата в коллективе, обеспечение профессионального роста и карьеры, адаптация новых сотрудников в организации, изучение профессиональных, деловых и личных качеств работников. При эффективном выполнении работы по всем этим направлениям будут достигнуты высокие результаты деятельности организации [10. С. 123].

Основными критериями оценки эффективности работы службы управления персоналом являются субъективные и объективные критерии.

Субъективные критерии [14. С. 290 - 291]:

- степень сотрудничества служб с отделом управления персоналом;

- мнение специалистов об эффективности отдела;

- готовность к сотрудничеству со всеми работниками при решении проблем;

- доверительность взаимоотношений с работниками;

- быстрота и эффективность реакций на адресуемые отделу запросы;

- оценка качества услуг, оказываемых отделом другим подразделениям организации;

- оценка качества информации и советов, выдаваемых отделом высшему руководству;

- удовлетворенность либо неудовлетворенность работников.

Объективные критерии:

- в какой степени отдел реализует стратегию поддержки планов руководства в отношении людских ресурсов;

- положительные действия по достижению целей;

- среднее время выполнения заявок, требований;

- отношение бюджета отдела к численности обслуживаемого персонала.

Критерии оценки могут быть сгруппированы следующим образом:

- собственно экономическая эффективность, включает в себя показатель эффективности (отношение стоимости рабочей силы к полученному результату), стоимость оцениваемой программы на одного работника;

- показатели степени соответствия;

- степень удовлетворенности работников, включает в себя удовлетворенность работников деятельностью службы (например, обучение, оплатой, премиальными), удовлетворенность работника своей работой;

- косвенные показатели эффективности работы служащих, включают текучесть кадров, абсентеизм (количество самовольных невыходов на работу), частота заявок о переводе на другие работы, количество жалоб, безопасность труда и количество несчастных случаев.

Некоторые из наиболее часто употребляемых подходов к оценке эффективности деятельности кадровых служб могут быть рассмотрены иначе. Например, путем составления вопросника, который может включать в себя список важнейших видов кадровой деятельности. Вопросник содержит пункты, определяющие, выполняются ли существующие кадровые предписания. Пункты списка обычно группируются по направлениям кадровой деятельности, таким, как планирование найма, безопасность и тому подобное в соответствии с приложением 3.

Использование вопросников дает некоторые преимущества, по управлению с неформальным подходом, но все же это слишком простой подход к оценкам. Кроме того, хотя вопросники не сложно подготовить, их трудно иногда интерпретировать. Так, три отрицательных результата в одной группе вопросов могут быть не равны трем другим, ибо одни виды деятельности могут быть важнее других.

Также могут использоваться формальные оценочные методы, базирующиеся на статистических данных. Статистический подход может быть значительно изощренным, чем вопросник. Полученные статистические данные сравниваются с прошлыми данными по этому же подразделению или с каким-либо еще объектом сравнения. Конечно, количественные взаимосвязи сами по себе еще ничего не оценивают и не объясняют. Важны основания этих связей; статистика лишь указывает, где нужно искать проблемы для оценки. Однако и «серые данные» таких исследований уже интересны сами по себе и могут внести определенный вклад в оценку.

ГЛАВА 2. Анализ эффективности работы службы управления персоналом в УФНС России по Новосибирской области

2.1 Анализ эффективности работы службы управления персоналом

Для предстоящего анализа эффективности работы кадровой службы Управления Федеральной налоговой службы по Новосибирской области следует дать общую характеристику этой государственной организации.

Государственная налоговая служба России была создана в 1990 году. В 1991 году в соответствии с Указами Президента РФ № 229 и № 340 она была выделена из состава Министерства финансов и стала самостоятельной структурой. Затем в 1998 - 1999 годах она была преобразована в Министерство Российской Федерации по налогам и сборам (МНС России). В настоящее время в ходе административной реформы, направленной на оптимизацию структуры федеральных органов государственной власти с учетом требований Указа Президента РФ от 09.03.2004 № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» и Федерального закона № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» МНС России было (с октября 2004 года) преобразовано в Федеральную налоговую службу, находящуюся в ведении Министерства финансов Российской Федерации.

В настоящее время Федеральная налоговая служба (далее ФНС России) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства Российской Федерации о налогах и сборах, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет налогов и сборов, в случаях, предусмотренных законодательством РФ, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет иных обязательных платежей, а также за производством и оборотом этилового спирта, спиртосодержащей, алкогольной и табачной продукции и за соблюдением валютного законодательства РФ в пределах компетенции налоговых органов.

ФНС России и ее территориальные органы составляют единую централизованную налоговую систему России, в которую входят:

- Центральный аппарат ФНС России;

- управления ФНС России по субъектам Российской Федерации;

- межрегиональные инспекции ФНС России (по федеральным округам и специализированные);

- инспекции ФНС России по районам;

- инспекции ФНС России районам в городах,

- инспекции ФНС России городам без районного деления;

- инспекции ФНС России межрайонного уровня.

Что касается налоговых органов в Новосибирской области, то за более чем пятнадцатилетний период существования областного налогового Управления его структура и содержание деятельности существенно изменились. Начиная с 1998 года, почти ежегодно осуществляются какие-либо мероприятия, связанные с реорганизацией, преобразованием, или модернизацией налоговых органов. Они сопровождаются, как правило, укрупнением инспекций, изменением выполняемых функций, переходом на новые организационные типовые структуры, сокращением численности или штата работников.

Таким образом, на территории Новосибирской области сложилась современная система территориальных органов ФНС России в Новосибирской области, включающая в себя:

- Управление ФНС России по Новосибирской области;

- инспекции ФНС России по районам в городе Новосибирске (8 инспекций);

- межрайонные инспекции ФНС России по Новосибирской области (13 инспекций);

- Инспекцию ФНС России по городу Бердску Новосибирской области.

Управление Федеральной налоговой службы по Новосибирской области (далее Управление) является самостоятельным юридическим лицом. Возглавляет Управление руководитель, который издает приказы, распоряжения и дает указания по вопросам деятельности работникам Управления и нижестоящим налоговым органам. Руководителю непосредственно подчиняются 5 заместителей, а структурные подразделения насчитывают 24 отдела, осуществляющих свою деятельность по различным направлениям. Структура Управления представлена в приложении 4.

Общая штатная численность Управления по состоянию на 01.04.2007 составляет 383 человека, из которых: 308 (или 80,4 %) - служащие, замещающие должности федеральной государственной гражданской службы (гражданские служащие), 9 (или 2,3 %) - служащие, должности которых не отнесены к государственным должностям и осуществляющие техническое обеспечение государственного органа (негосударственные служащие), 66 (или 17,3 %) - персонал по охране и обслуживанию зданий (МОП).

При этом правовое положение 80,4 % работников Управления регламентируется Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной службе Российской Федерации» и иным законодательством о государственной гражданской службе, а 19,6 % - негосударственные служащие и МОП -- подпадают под действие Трудового кодекса РФ.

Большая часть федеральных государственных служащих в Управлении ФНС России по Новосибирской области (73 %) имеет стаж работы в финансовых и налоговых органах от 5 до 15 лет, из которых 41 % и 30 % замещают соответственно ведущие и старшие группы должностей. Стаж более 15 лет имеет, прежде всего, руководитель Управления ФНС России по Новосибирской области и 11 % государственные служащие, замещающие ведущую группу должностей. Оставшиеся же 15 % государственных служащих, замещающих младшие и старшие группы должностей, имеют опыт работы менее 5 лет. Распределение групп должностей государственной службы в Управлении ФНС по Новосибирской области по стажу в финансовых и налоговых органах представлено в таблице 2.1.

Таблица 2.1 Распределение групп должностей государственных служащих в УФНС России по Новосибирской области по стажу в финансовых и налоговых органах

Должности	до 5 лет	от 5 до 15 лет	от 15 лет и старше
Главная	0%	0%	1%
Ведущая	1 %	41%	10%
Старшая	12%	30%	1%
Младшая	2%	2%	0%
Всего	15%	73%	12%

Такая ситуация имеет свои положительные и отрицательные стороны, связанные, с одной стороны с необходимостью использовать в аппарате Управления профессионалов с достаточным опытом работы, а с другой - с актуальностью выдвижения нового, творческого поколения кадров.

Таким образом, для оформления служебных и трудовых отношений с работниками УФНС России по Новосибирской области действительно необходима служба управления персоналом, а именно отдел кадров, в основные функции которого входят [29. С. 4]:

- ведение организационной, контрольной и методической работы по вопросам прохождения государственной гражданской службы и кадровым вопросам, осуществление эффективной кадровой политики с использованием новейших кадровых технологий;

- координация работы кадровых служб налоговых органов Новосибирской области в соответствии с нормами действующего законодательства, приказами и распоряжениями ФНС России и другими Нормативно-правовыми актами;

- обеспечение высокого уровня профессиональной компетентности персонала, осуществление мероприятий по подготовке и дополнительному профессиональному образованию кадров налоговых органов;

- осуществление мероприятий с целью обеспечения реализации установленных законодательством социальных гарантий лицам, замещающим и замещавшим государственные должности федеральной государственной гражданской службы в налоговых органах Новосибирской области;

- качественное оформление установленной документации по кадровому делопроизводству и своевременное выполнение указаний руководителя Управления.

Отдел кадров УФНС России по Новосибирской области состоит из 10 человек: начальник отдела, заместитель начальника отдела, главные специалисты - эксперты (3 человека), ведущие специалисты - эксперты (2 человека), специалист - эксперт (2 человека) и один специалист 1 разряда. Работа отдела регламентируется Федеральной налоговой службой России, Министерством Финансов Российской Федерации и УФНС России по Новосибирской области. Соблюдение всех норм для кадровой службы обязательно.

Оценка эффективности деятельности управления персоналом представляет также процесс определения эффективности выполнения сотрудниками своих должностных обязанностей для достижения организационных целей [16. С. 22].

Система регулярной оценки эффективности выполнения каждым сотрудником своих должностных обязанностей повышает в целом эффективность управления персоналом благодаря следующим факторам:

- положительному воздействию на мотивацию сотрудников;

- возможности определения потребности работника в дополнительном обучении, разработки индивидуальных планов развития;

- обоснованному принятию решений о вознаграждении, продвижении, переводу и увольнению.

Однако необходимо помнить, что оценки и аттестации работников достигнут своей цели - повышение эффективности деятельности работников, в том случае, если все пожелания и рекомендации будут умело и целесообразно реализованы на практике.

Для оценки эффективности работы службы управления персоналом необходимо собрать данные относительно ее деятельности. Практически это достаточно трудная задача, поскольку очень сложно определить эффективность этой службы. Многие из доступных показателей субъективны по своей природе и организационно зависимы. Кроме того, эффективность управления персоналом на организационном уровне может сильно отличаться от эффективности службы управления персоналом непосредственно.

Оценка деятельности службы управления персоналом характеризуется в виде потерь в денежном выражении. В стоимость потерь одного часа рабочего времени включается средняя заработная плата, затраты на пенсию, пособия работникам, затраты на содержание административного аппарата, накладные расходы [21. С. 53].

Эффективное исполнение своих должностных обязанностей неразрывно связано с эффективным использованием рабочего времени. Затраты рабочего времени разнообразны, их классифицируют в целях изучения и анализа. Классификация является основой для изучения фактических затрат рабочего времени, сопоставления и анализа результатов наблюдения в целях выявления резервов роста производительности труда, определения необходимых затрат времени по элементам трудового процесса и установления норм.

Под рабочим временем понимается продолжительность рабочего дня, рабочей недели, установленная законодательством, а также время, которое работник находится на предприятии в связи с выполняемой им работой.

В зависимости от назначения рабочее время делится на время работы и время перерывов. Время работы в свою очередь подразделяется на два вида затрат: время выполнения производственного задания (Т_пз) и затраты времени на выполнение не свойственных данному работнику операций, которые могут быть устранены (Т_нз). Время выполнения производственного включает в себя подготовительно-заключительное, оперативное и время обслуживания рабочего места. Подготовительно-заключительное (Т_пз) - это время, которое затрачивается на подготовку себя и своего рабочего места к выполнению производственного задания, а также на все действия по его завершению. Оперативное время (Т_оп) - это время, в течение которго рабочий выполняет задание (изменяет свойства предмета труда). Оно делится на основное (технологическое) и вспомогательное. Основное (Т_ос), или технологическое, время - это время, затраченное непосредственно на изменение предмета труда. В течение вспомогательного времени (Т_вс) I выполняются действия, необходимые для осуществления основной работы. Затраты времени, связанные с уходом за рабочим местом и поддержанием оборудования, инструментов и приспособлений в рабочем состоянии в течение смены относят ко времени обслуживания рабочего места (Т_орм). В машинных и автоматизированных процессах оно включает в себя время технического (Т_то) и время организационного (Т_оо) обслуживания рабочего места. К времени технического обслуживания рабочего места относится время на обслуживание рабочего места в связи с выполнением данной операции или конкретной работы (замена затупившегося инструмента и др.). К организационному обслуживанию относится уход за рабочим местом в течение рабочего дня, а также уборка рабочего места в конце рабочего дня.

Время перерывов делится на: перерыв на отдых и личные надобности (Т_отл), перерывы организационно-технического характера (Т_пот), перерывы из-за нарушения трудовой дисциплины (Т_нтд). Перерывы организационно-технического характера - это время, обусловленное технологией и организацией производства (Т_пт), а также нарушениями течения производственного процесса (Т_пнт). Перерывы, связанные с нарушением трудовой дисциплины - это опоздания, самовольные отлучки с рабочего места, преждевременный уход с работы, т.е. простои по вине рабочего.

Для проведения анализа эффективности использования рабочего времени проведена фотография рабочего дня двух работников отдела кадров УФНС России по Новосибирской области - заместителя начальника отдела и специалиста 1 разряда.

Фотография рабочего дня заместителя начальника отдела кадров.

Дата наблюдения: 18.12.2007 года, начало наблюдения: 8 ч. 00 мин., конец наблюдения: 18 ч. 05 мин.

Работа: работа с документами по присвоению классных чинов госслужащих налоговых органов НСО, ответы за звонки по телефону, консультирование работников.

Условия работы: нормальные. Стаж по данной работе: 4 года. Отношение к труду: добросовестное.

Таблица 2.2 Фотография рабочего времени