Управление проектом "Внедрение системы видеоконференцсвязи уральского таможенного управления ФТС России"

В состав данной подсистемы входят следующие устройства:

- специализированные видеотерминалы группового использования;

- привратники Н.323-зон (привратники уровня доступа);

- Н.323- привратники уровня ядра;

- сервера многоточечной видеоконференцсвязи;

- сервера коллективной работы с данными;

- программное обеспечение Radvision.

2. SCCP подсистема - оптимизирована для проведения локальных видеоконференций, для организации взаимодействия между абонентскими терминалами в рамках данной подсистемы.

К оборудованию SCCP- подсистемы относятся следующие устройства:

- видеотерминалы персонального использования (IP-видеотелефоны);

- голосовые терминалы (IP- телефоны);

- системы аналоговой телефонии и голосовые шлюзы;

- серверы многоточечной видеоконференцсвязи Cisco.

Интеграция подсистем в единую систему обеспечивается за счет использования протокола Н.323 и взаимодействия между терминальным оборудованием, относящимся к различным подсистемам.

Система управления видеоконференциями

В рамках системы видеоконференцсвязи используется система управления видеоконференциями. Состав системы оптимизирован с учетом выделения двух функциональных подсистем видеоконференцсвязи и состоит из двух компонентов:

- системы планирования видеоконференций;

- системы управления абонентскими терминалами.

Система планирования на базе Radvision система планирования является удобным графическим интерфейсом для управления видеоконференциями, которое осуществляется посредством рабочей станции через web- интерфейс (internet explorer) и не требует установки какого-либо дополнительного программного обеспечения.

При этом оператор в любой момент обладает полной информацией о конференциях, проходящих в подконтрольных системах. В любой момент можно подключить или удалить терминал из конференции, изменить расположение картинок участников на экранах, а также включить или отключить звук участникам.

Web- интерфейс сервера Cisco MSU также позволяет следить за использованием ресурсов сервера и управлять форматом медиапотоков.

Radvision является системой планирования конференций и ресурсов с очень широким функционалом. В частности, система планирования производит оценку объема ресурсов, необходимых для проведения конференций, и выполняет резервирование ресурсов MCU.

Кроме того, Radvision позволяет создавать повторяющиеся и сложные расписания видеоконференций с автоматическим оповещением участников о дате, времени, тематике и составе участников.

Наиболее важная сервисная функция системы планирования заключается в сборе участников конференции в момент начала конференции. Данная функция реализуется посредством автоматического вызова терминалов, участвующих в конференции, напрямую с сервера MCU.

Еще одной важной особенностью системы является возможность заблаговременно автоматически проверить доступность вызываемого терминала, что гарантирует работоспособность терминала ко времени начала конференции.

Использование Radvisioni позволяет полностью автоматизировать процесс организации видеоконференции и свести участие администратора системы к мониторингу и оперативному реагированию на внештатные ситуации. Простота реализации перечисленных функций позволяет чаще и эффективнее использовать систему видеоконференции по сравнению с обычными Н.323 решениями, не обладающими подобным широким функционалом.

Система управления абонентскими терминалами состоит из двух подсистем, соответствующих функциональным подсистемам системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления, где управление видеотерминалами персонального использования, относящимся к SCCP - подсистеме, осуществляется через web- интерфейс CallManager.

Данный подход наследует все механизмы и возможности, связанные с управлением голосовыми IP-телефонами, такие как обновление программного обеспечения, контроль присутствия абонента в сети, назначение, смена номера и т.д. Ввиду того, что видеотерминалы персонального использования оптимизированы для участия в конференциях по запросу, то управление терминалами при помощи CallManager позволяет обеспечить максимально точную настройку, соответствующую специфике конференций по запросу.

Для управления абонентскими терминалами группового использования, относящимися к Н.323-подсистеме, используется Network Manager, который позволяет автоматически отслеживать состояние абонентских терминалов, вести журнал и диагностировать ошибки, возникающие в процессе видеоконференцсвязи.

Видеотерминалы группового использования оптимизированы для применения в запланированных конференциях, предполагающих использование системы планирования видеоконференций. В связи с этим, использование Network Manager позволяет создать систему планирования и управления многоточечными видеоконференциями, обладающую максимальным набором функций, с единым интерфейсом доступа и без необходимости дублирования служебной информации.

Решения по организации взаимодействия

Данные решения должны иметь доступ к сервисам системы видеоконференцсвязи с использованием зарегистрированных в системе абонентских терминалов на различных устройствах уровня доступа.

Регистрация абонентских терминалов:

- SCCP-видеотерминалы регистрируются на сервере. При включении терминал запрашивает с сервера CallManager конфигурационную информацию, в соответствии с которой настраиваются различные параметры терминала.

По завершении настройки терминал периодически обменивается с CallManager служебными сообщениями, подтверждающими готовность терминала к работе. Таким образом, CallManager всегда имеет полный список SCCP-видеотерминалов, подключенных к системе видеоконференцсвязи. Данная информация может быть затребована администратором системы при устранении неполадок в работе системы видеоконференцсвязи;

- IP-телефоны регистрируются на сервере. Процедура регистрации и настройки аналогична процедуре регистрации SCCP - видеотерминалов;

- Н.323-терминалы регистрируются и являются частью программного обеспечения маршрутизаторов. Конфигурирование Н.323-терминалов не связанно с процедурой регистрации и выполняется независимо.

Регистрация терминалов осуществляется с целью обеспечения контроля доступа к сервисам системы видеоконференцсвязи, для обеспечения единства используемого номерного плана и упрощения администрирования системы видеоконференцсвязи.

Для устройств, входящих в состав Cisco, предусмотрены различные варианты регистрации. Основным компонентом Cisco является модуль многоточечной видеоконференцсвязи MCU, представляющий собой специализированное терминальное оборудование. MCU предназначен для одновременного проведения нескольких многоточечных видеоконференций. В зависимости от специфики конференции MCU может регистрироваться и выполнять служебные функции.



Форматы проведения конференций

Данным проектом предусматриваются различные сценарии использования системы видеоконференцсвязи, различающиеся количеством участников сеанса видеосвязи, типами абонентских терминалов и процедурами организации конференций.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1 Сценарии проведения видеоконференций

Использование системы видеоконференцсвязи предназначается для:

- проведение масштабных видеоконференций с участием большого количества абонентов (ФТС России);

- проведение рабочих видеоконференций с подразделениями Уральского таможенного управления.

Требования системы видеоконференцсвязи:

- возможность интеграции в систему видеоконференцсвязи ФТС России;

- использование системы IP-телефонии с ведомственной телефонной связью;

- использование ресурсов оборудования максимально эффективно;

- взаимозаменяемость оборудования;

- устанавливаемое оборудование должно иметь единую систему управления.

С учетом всех требований в проекте предусматривается использование следующих моделей оборудования и программного обеспечения:

- абонентские видеотерминалы;

- системы аудиовизуального отображения;

- система визуального отображения;

- система планирования конференций.

Решения по режимам функционирования

Система видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления функционирует в следующих режимах:

1. Установка и конфигурирование оборудования:

- осуществляется в соответствии с эксплуатационными документами.

2. Комплексное тестирование, настройка и предварительные испытания:

- осуществляется проверка и настройка комплекса технических средств системы видеоконференцсвязи;

- испытания системы видеоконференцсвязи.

3. Программа опытной эксплуатации:

- осуществляется эксплуатационный контроль оборудования системы видеоконференцсвязи с использованием средств администрирования и управления оборудованием;

- определяется соответствие комплекса системы видеоконференцсвязи установленным требованиям.

4. Программа приемочных испытаний:

- выявляется оборудование с какими-либо нарушениями и отклонениями в работе от существующих норм;

- определяется соответствие рабочих характеристик оборудования действующим нормам.

5. Штатный режим работы системы видеоконференцсвязи (после проведения приемо-сдаточных испытаний):

- система видеоконференцсвязи функционирует в непрерывном режиме за исключением технологических пауз для проведения регламентных профилактических работ.

6. Аварийный режим:

- выход из строя оборудования или плановое отключение части оборудования системы видеоконференцсвязи;

- включает реагирование на аварии или сбои в работе системы видеоконференцсвязи;

- включает восстановление программно-аппаратной конфигурации оборудования и восстановление работоспособности оборудования;

- после окончания ремонтно-восстановительных работ осуществляется эксплуатационный контроль оборудования системы видеоконференцсвязи.

Состояние оборудования определяется:

- соответствием параметров оборудования техническим нормам паспорта;

- комплектностью;

- работоспособностью устройств сигнализации и элементов переключения;

- отсутствием механических повреждений и целостностью внешнего вида.

Мероприятия по подготовке к вводу системы в эксплуатацию включают в себя: мероприятия по изменению объекта автоматизации и мероприятия по обучению и проверке квалификации персонала.

1. Мероприятия по изменению объекта автоматизации.

Комплекс технических средств системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления включает в себя используемое унаследованное оборудование ведомственной интегрированной телекоммуникационной сети Уральского таможенного управления.

Для проведения технологических работ составляющие части ведомственной интегрированной телекоммуникационной сети Уральского таможенного управления могут выводиться из эксплуатации без прекращения работы ведомственной интегрированной телекоммуникационной сети. В связи с этим обновление программного обеспечения может быть произведено в плановом порядке без остановки работы сети. Всё вновь используемое оборудование размещается в существующих технологических помещениях, в существующих монтажных шкафах, в этой связи не требуется обеспечение переезда персонала.

Организация монтажных работ включает в себя:

- подготовку объекта к установке оборудования системы видеконференцсвязи Уральского таможенного управления;

- монтажные и пуско-наладочные работы.

Организационно-техническая подготовка объекта включает в себя:

- обеспечение инженерно-технического персонала проектной и эксплуатационной документацией;

- оформление разрешений и допусков на производство работ;

- организацию поставок оборудования на объекты;

- организацию труда;

- обязательный инструктаж инженерно-технического персонала по технике безопасности производства работ.

Обеспечение складскими помещениями согласовывается с Заказчиком; в связи с наличием технологических помещений предлагается размещать необходимое к установке оборудование в этих помещениях.

При этом возникает необходимость регламентировать:

- порядок доступа инженеров Генерального подрядчика к местам монтажа оборудования;

- внос и вынос персоналом Генерального подрядчика инструмента и документации, необходимой в процессе монтажа (переносные компьютеры, шпуры, адаптеры и т.п.);

- список персонала Заказчика, участвующего в процессе монтажа и пуско-наладки системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления.

После завершения работ доступ в технологические помещения осуществляется только персоналом Заказчика, ответственным за эксплуатацию данного оборудования.

При выполнении работ по монтажу оборудования системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления на объекте обеспечивается выполнение общих требований техники безопасности при проведении работ с электрооборудованием.

Особое внимание при проведении работ уделяется обеспечению выполнения требований пожарной безопасности. Большое значение имеет также контроль за исправностью используемого электрооборудования, а также сети электроснабжения объекта. В местах проведения работ или в непосредственной близости от них всегда находится достаточное количество исправных средств пожаротушения.

Перед началом работ по монтажу инженером (инструктором) по технике безопасности, проводится с инженерно-техническим персоналом подробный инструктаж по всем вопросам, касающимся техники безопасности.

1. Монтажные и пуско-наладочные работы системы видеоконференцсвязи включают в себя:

- сборку активного сетевого оборудования (установку модулей);

- тестирование аппаратной и первичной программной конфигурации активного сетевого оборудования;

- монтаж активного сетевого оборудования в монтажный шкаф;

- подключение оборудования к электросети объекта;

- кроссирование портов активного сетевого оборудования;

- настройку активного сетевого оборудования;

- тестирование настроек оборудования в соответствии с программами и методиками испытаний, разработанными в рамках данного проекта.

2. Мероприятии по обучению персонала включают в себя:

- обучение персонала в соответствии с должностными функциями на специализированных курсах компаний производителей оборудования и программного обеспечения;

- ознакомление персонала со структурой и составом устанавливаемого оборудования;

- изучение персоналом рабочей и эксплуатационной документации на систему видеоконференцсвязи;

- изучение персоналом фирменной документации на устанавливаемые технические и программные средства;

- инструктаж персонала и пользователей по порядку использования ресурсов системы видеоконференцсвязи.

2.3 Описание конференц-системы

До настоящего времени происходит постоянное совершенствование системы видеоконференцсвязи. Так, с 1 июня 2011 г. по 30 декабря 2011 г. в состав существующей системы видеоконференцсвязи осуществлена интеграция конференц-системы.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2 Логическая схема подключения конференц-системы

Микрофоны подключаются последовательной цепочкой к центральному блоку. Система Realtronix имеет многомодульную систему настройки-управления, что позволяет управлять оборудованием в помещении.

Интегрируемая конференц-система Realtronix состоит из центрального блока, 12 пультов делегатов и 1 пульта председателя, которые в дальнейшем будут устанавливаться на рабочих местах участников конференции. Все пульты соединяются общим кабелем и подключаются к центральному блоку. Управление конференц-системой осуществляется с помощью рабочей станции, а также в автоматическом режиме по заданным параметрам в центральном блоке.

Микрофонный пульт системы - это рабочее место каждого участника совещаний. Конференц-система Realtronix имеет в своем составе микрофонные пульты настольного и врезного исполнения. Настольные микрофонные пульты оборудованы:

- микрофоном на гибкой шее с индикатором состояния;

- громкоговорителем;

- кнопками запроса на выступление и голосование;

- гнездами для наушников с регулятором громкости.

Конференц-система Realtronix поддерживает одновременную работу от 1 до 1024 микрофонных пультов, что позволяет устанавливать систему в любых залах. Центральный блок - является «сердцем» конференц-системы и обеспечивает питание микрофонных пультов, обработку и обмен данными в реальном времени между различными устройствами. Так же система не требует предварительных настроек установки адреса для каждого микрофонного пульта, что бывает в других конференц-системах, т.е. адрес задается автоматически при включении центрального блока.

Центральный блок системы Realtronix имеет дополнительные функции:

- интерфейс системы эхоподавления;

- программируемые порты для управления внешними устройствами (камеры, DVD-ресивер, модули управления проекционными экранами и занавесями), как собственного производства, так и других производителей;

- освещенность зала под стиль конкретного совещания.

Центральный блок осуществляет контроль системы и дает возможность управлять ею с помощью рабочей станции. В случае отказа рабочей станции, центральный блок автоматически переходит в автономный режим работы, тем самым, не нарушая сеанс видеоконференции.

Функции автономной работы центрального блока осуществляются:

- в режиме ограничения количества: в данном режиме устанавливается максимально разрешенное количество одновременно включаемых микрофонов.

Следовательно, каждый делегат может включить свой микрофон в любое время, тем самым, выступающий делегат ставится в очередь на выступление;

- в режиме прерывания: каждый делегат во время видеоконференции включает свой микрофон, тем самым, выключает предыдущий;

- в режиме председателя: в данном режиме может быть включен только микрофонный пульт председателя;

- в свободном режиме: без каких-либо ограничений для делегатов.

Микрофонный пульт делегата дает возможность участнику конференции выступить и слушать выступления других участников через встроенный в корпус громкоговоритель. Для предотвращения возникновения обратной связи в момент включения микрофона громкоговоритель находится в выключенном состоянии. Кроме громкоговорителя, в корпусе микрофонного пульта имеются встроенная кнопка включения или выключения микрофона, кнопки для голосования с подсветкой, индикатор состояния пульта, регулятор громкости для подключения внешних наушников.

Микрофонный пульт председателя имеет те же функции, что и микрофонный пульт делегата, не считая дополнительной кнопки приоритета, которая дает возможность выключить все микрофоны делегатов, которые были активированы во время видеоконференции. При удерживании данной кнопки делегаты не смогут включить свои микрофоны.

Работа системы видеоконференцсвязи зависит от пуско-наладочных работ на уровне установки и настройки конференц-системы, которая производилась после подтверждения заказчиком готовности существующего оборудования и помещения, а также согласования мест размещения оборудования в помещении. В установку включена распаковка всех компонентов, монтаж центрального элемента в технологическую стойку и подключение к сети питания. Программное обеспечение для управления оборудованием установлено на рабочую станцию, которая соединена с центральным блоком конференц-системы посредствам СОМ - порта.

Выводы:

1. Уральское таможенное управление является региональным таможенным управлением Федеральной таможенной службы России, объединяющим 10 таможен непосредственного подчинения, состоящим из 17 отделов и служб и является мощной, современной, отлаженной структурой, способствующей установлению и развитию торгово-экономических отношений как внутри Уральского округа и по стране в целом, так и с зарубежными партнерами.

2. Система видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления является способом решения проблемы по автоматизации деятельности Уральского таможенного управления и предназначена для проведения видеоконференцсвязи в различных форматах с различным количеством участников и набором используемых сервисов.

3. От профессионального управления проектом в целом зависит достижение конечной цели проекта - ввод системы видеоконференцсвязи в эксплуатацию, который включает в себя организационно-техническую подготовку объекта, подготовку и проведение мероприятий по монтажу и пуско-наладочным работам, обучение персонала по порядку использования ресурсов системы видеоконференцсвязи.

управление проект таможенный видеоконференцсвязь



Глава 3. Разработка проектных решений “Внедрение системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления ФТС России”

3.1 Устав проекта

В связи с территориальной удаленностью структурных подразделений Уральского таможенного управления, необходимостью проведения сеансов связи в таможенных службах Уральского региона и между регионами страны, необходимостью эффективного использования материальных, финансовых, временных, человеческих ресурсов в таможенных органах принято решение о введении в эксплуатацию в таможенных органах Уральского федерального округа системы видеоконференцсвязи и конференц-системы.

Проект на тему «Внедрение системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России» является составной частью главного проекта о внедрении системы видеоконференцсвязи в Федеральной таможенной службе России, они объединены общей целью - внедрение системы видеоконференцсвязи в таможенных органах.

Проект имеет отличительные черты, такие, как высокая стоимость, капиталоемкость (или потребность его в финансовых средствах), трудоемкость, длительность реализации и управления проектом, отдаленность районов.

Проект “Внедрение системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России” состоит из 3 этапов и каждый из них делится на фазы, отраженные в таблице 3 “Устав проекта”.



Таблица 3

Устав проекта “Внедрение системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России”

Наименование проекта	"Внедрение система видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России”.
Объект внедрения	Уральское таможенное управления Федеральной таможенной службы России, г. Екатеринбург, ул. Шейнкмана, 31.
Заказчик проекта	Уральское таможенное управление Федеральной таможенной службы России.
Исполнитель проекта	Закрытое акционерное общество “Корус АКС”.
Сроки проекта	с 21 декабря 2009 г. по 30 декабря 2011 г.
Источник финансирования проекта	Федеральный бюджет России.
Основания для внедрения	1. Договором № 751-0108 от 01 декабря 2009 года на “Внедрение системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России”. 2. Техническое задание “Внедрение системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России”. 3. Сводный план капитальных вложений ФТС России на 2009 г. (Утвержден Руководителем ФТС России). 4. Системный проект “Ведомственной интегрированной телекоммуникационной сети Федеральной таможенной службы России”.
Цели проекта	1. Создание и внедрение “Системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России”. 2. Проектируемая “Система видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России” предназначена для обеспечения проведения сеансов двухсторонней и многосторонней видео,- аудио связи между таможенными органами Уральского федерального округа. 3. “Система видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России” должна иметь возможность интеграции, т.е. подключения в “Систему видеоконференцсвязи Федеральной таможенной службы России”.
Задачи проекта	1. Оснащение объектов таможенной инфраструктуры рациональными по составу и основным характеристикам комплексными системами видеоконференцсвязи. 2. Сокращение номенклатуры устанавливаемых технических средств системы видеоконференцсвязи. 3. Развитие системы технического обслуживания и ремонта технических средств, входящих в состав комплексной системы видеоконференцсвязи. 4. Обеспечение необходимого уровня подготовки сотрудников таможенной службы и специалистов, осуществляющих эксплуатацию комплексных систем видеоконференцсвязи.
Целевые индикаторы и показатели	1. Обеспечение техническими средствами системы видеоконференцсвязи. 2. Снижение стоимости эксплуатации, технического обслуживания технических средств системы видеоконференцсвязи. 3. Увеличение числа специалистов, осуществляющих эксплуатацию комплексной системы видеоконференцсвязи, прошедших обучение.
Этапы проекта	Этап 1 - с 21 декабря 2009 г. по 27 май 2010 г. (состоит из 4-х фаз): 1. Поставка оборудования: - оборудование для комнат переговоров; - Polycom; - Cisco; - доставка до таможен. 2. Настройка оборудования: - Polycom; - Cisco; 3. Запуск оборудования: - Уральское таможенное управление; - Екатеринбургская таможня; - Уральская оперативная таможня; - Кольцовская таможня; - Курганская таможня; - Магнитогорская таможня; - Нижнетагильская таможня; - Тюменская таможня; - Ханты-Мансийская таможня; - Челябинская таможня; - Ямало-Ненецкая таможня. 4. Испытания приемочные по этапам: - Уральское таможенное управление; - Екатеринбургская таможня; - Уральская оперативная таможня; - Кольцовская таможня; - Курганская таможня; - Магнитогорская таможня; - Нижнетагильская таможня; - Тюменская таможня; - Ханты-Мансийская таможня; - Челябинская таможня; - Ямало-Ненецкая таможня.
	Этап 2 - с 28 мая 2010 г. по 25 февраль 2011 г. (из 5 фаз): 1. Поставка оборудования: - оборудование для комнат переговоров; - Polycom; - Cisco; - доставка до таможен. 2. Работы СКС (структурированной кабельной системы): - Уральское таможенное управление; - Екатеринбургская таможня; - Курганская таможня; - Магнитогорская таможня; - Тюменская таможня; - Ханты-Мансийская таможня; - Челябинская таможня; - Ямало-Ненецкая таможня. 3. Настройка оборудования: - Polycom; - Cisco. 4. Запуск оборудования: - Уральское таможенное управление; - Екатеринбургская таможня; - Уральская оперативная таможня; - Кольцовская таможня; - Курганская таможня; - Магнитогорская таможня; - Нижнетагильская таможня; - Тюменская таможня; - Ханты-Мансийская таможня; - Челябинская таможня; - Ямало-Ненецкая таможня. 5. Испытания приемочные по этапам: - Уральское таможенное управление; - Екатеринбургская таможня; - Уральская оперативная таможня; - Кольцовская таможня; - Курганская таможня; - Магнитогорская таможня; - Нижнетагильская таможня; - Тюменская таможня; - Ханты-Мансийская таможня; - Челябинская таможня; - Ямало-Ненецкая таможня.
	Этап 3 - с 28 февраля 2011 г. по 30 декабрь 2011 г. (из 5 фаз): 1. Поставка оборудования: - оборудование для комнат переговоров; - Polycom; - Cisco; - доставка до таможен. 2. Работы СКС (структурированной кабельной системы): - Уральское таможенное управление; - Екатеринбургская таможня; - Курганская таможня; - Магнитогорская таможня; - Тюменская таможня; - Ханты-Мансийская таможня; - Челябинская таможня; - Ямало-Ненецкая таможня. 3. Настройка оборудования: - Polycom; - Cisco. 4. Запуск оборудования: - Уральское таможенное управление; - Екатеринбургская таможня; - Уральская оперативная таможня; - Кольцовская таможня; - Курганская таможня; - Магнитогорская таможня; - Нижнетагильская таможня; - Тюменская таможня; - Ханты-Мансийская таможня; - Челябинская таможня; - Ямало-Ненецкая таможня. 5. Испытания приемочные по этапам: - Уральское таможенное управление; - Екатеринбургская таможня; - Уральская оперативная таможня; - Кольцовская таможня; - Курганская таможня - Магнитогорская таможня - Нижнетагильская таможня - Тюменская таможня - Ханты-Мансийская таможня - Челябинская таможня - Ямало-Ненецкая таможня
Ожидаемые результаты проекта	1. Повышение эффективности системы управления таможенными органами, улучшение технической эксплуатации (интеграции в систему видеоконференцсвязи Федеральной таможенной службы) и взаимозаменяемость оборудования, оперативного использования технических средств системы видеоконференцсвязи. 2. Сокращение времени принятия решений при возникновении чрезвычайных обстоятельств. 3. Техническое обеспечение проведения совещаний между объектами Уральского федерального округа и Федеральной таможенной службой. 4. Повышение уровня обеспеченности таможенных органов Уральского федерального округа техническими средствами системы видеоконференцсвязи.
Стоимость проекта	16 719 638,12 (Приложение 2).

Управление проектом осуществляется поэтапно и каждый этап осуществляется на конкретной территории Уральского таможенного управления и в конкретно определенные сроки.

Управление проектом осуществляется на основе проведенных мероприятий, целью которых является создание условий, необходимых для реализации проекта:

- формирование проектных групп;

- создание структуры управления проектом;

- организация проектного офиса;

- формирование требований к техническому оборудованию;

- разработка и согласование регламента ведения проектных работ;

- оценка сроков и стоимости проекта;

- определение и согласование организационных и функциональных рамок проекта;

- разработка общего плана проекта;

- определение вида оборудования по каждому этапу проекта;

- закупка оборудования.

Все эти подготовительные мероприятия проведены перед поставкой оборудования на каждом из трех этапов проекта.

Так же на каждом из трех этапов после фазы “поставка оборудования” выполнены последующие фазы этапа - это “настройка оборудования”, “запуск оборудования” и “испытания приемочные по этапам”.

Отличие этих этапов заключается в видах поставленного оборудования на каждом этапе, во временных рамках этапов, стоимости материально-технических затрат на каждом этапе и увеличении второго и третьего этапов на одну фазу, которая называется “работы структурированной кабельной системы”.

На каждом этапе проводится анализ основных текущих процессов, их особенностей и разрабатывается детальный план по каждой фазе, следующей одна за другой, а так же проводится детальное обследование инфраструктурного обеспечения на объектах внедрения системы видеоконференцсвязи.

Результаты каждой фазы оформляются в виде рабочих материалов, являющихся основой для разработки проектных решений, с описанием процессов, содержащих: общее описание процесса, описание функций процесса, перечень организационных подразделений, принимающих участие в ходе выполнения каждого процесса.

Основные результаты каждой фазы этапа - это:

- реестр проектных решений, подлежащих изменению, для приведения в соответствие со стандартом системы видеоконференцсвязи;

- реестр разработок в среде системы видеоконференцсвязи;

- проектные решения.

На фазе “работы структурированной кабельной системы” так же оформляются указанные реестры и проектные решения.

Задачами данной фазы “работы структурированной кабельной системы” являются: создание и прокладка структурированной кабельной системы, отвечающей утвержденным проектным решениям.

Окончанием фазы является проверка работоспособности сети на передачу данных и связь.

На данной фазе также разрабатываются рекомендации по дополнительным работам.

На следующей фазе 1, 2, 3 этапов - “испытания приемочные по этапам” проводится подготовка к вводу в эксплуатацию системы видеоконференцсвязи.

Задачей данной фазы является подготовка и испытание запускаемого активного оборудования перед эксплуатацией.

В рамках этой фазы разрабатывается план перехода системы в испытательный процесс перед эксплуатацией, производится загрузка начальных данных и справочников, ввод дополнительных данных. Кроме этого, осуществляется обучение конечных пользователей соответствующим навыкам работы с новой системой.

Окончанием фазы “испытания приемочные по этапам” является составление акта приемки в промышленную эксплуатацию системы видеоконференцсвязи, протокол технического совещания по завершению проекта системы видеоконференцсвязи и план мероприятий по устранению замечаний по результатам проведения приемочных испытаний.

Таким образом, проект состоит из трех этапов:

Этап 1 - с 21 декабря 2009 г. по 27 май 2010 г.:

Первый этап включает в себя 4 фазы: поставка оборудования, настройка оборудования, запуск оборудования, испытания приемочные по этапам. Все эти фазы проведены на конкретно указанных в таблице объектах.

Этап 2 - с 28 мая 2010 г. по 25 февраль 2011 г.: Второй этап состоит из пяти фаз: поставка оборудования, работы структурированной кабельной системы, настройка оборудования, запуск оборудования, испытания приемочные по этапам. Фазы проведены на перечисленных в таблице объектах.

Этап 3 - с 28 февраля 2011 г. по 30 декабрь 2011 г.:

Третий этап так же, как и второй этап, состоит из пяти фаз: поставка оборудования, работы структурированной кабельной системы, настройка оборудования, запуск оборудования, испытания приемочные по этапам на указанных в таблице объектах.

В соответствии с проектом эксплуатации проведены испытания системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления.

Место проведения испытаний: конференц-зал Управления (2 и 6 этажи) по адресу: г. Екатеринбург, ул. Шейнкмана, 31. Результаты проведенных испытаний представлены в таблице 4.

Таблица 4

Результаты проведенных испытаний системы видеоконференцсвязи в Уральском таможенном управлении:

№ п/п	Программа работ	Методы испытаний	Результат испытаний
1.	Проверка соединения «точка-точка» между групповыми терминалами 2 и 6 этажей здания Уральского таможенного управления.	С терминала на 2 (6) этаже посылается вызов на номер терминала на 6 (2) этаже. Используется режим управления местной и удаленной камерами.	Отображение картинки и трансляция звука с вызываемого терминала. Повороты и увеличение/уменьшение изображения с местной и удаленной камер согласно командам оператора.
2.	Проверка соединения «точка-точка» между персональными терминалами в здании Уральского таможенного управления	С одного персонального терминала посылается вызов на номер другого персонального терминала.	Отображение картинки и трансляция звука с удаленного терминала.
3.	Проверка многоточечной конференции, смена раскладок экрана	Оператором через web -интерфейс MSU производится сбор видеоконференции на 10 точек: региональные групповые и персональные терминалы, терминал на 2 (6) этаже.	Отображение на терминалах участников сборной картинки в соответствии, передача звука от активных участников, оперативная смена раскладки на экранах, в соответствии с действиями оператора и активностью участников.
4.	Проверка многоточечной конференции с максимальным числом участников	Оператором через web -интерфейс MSU производится сбор видеоконференции на 18 точек: региональные групповые и персональные терминалы, терминал на 2 и 6 этажах, персональные терминалы в здании Управления.	Отображение на терминалах участников сборной картинки из 16 терминалов, смена раскладки в соответствии с действиями оператора.
5.	Проверка параллельных многоточечных конференций	Оператором через web -интерфейс MSU производится сбор двух видеоконференций на 4 точки каждая: в первой конференции региональные групповые и групповой терминал, во второй региональные групповые и персональный терминал	Отображение на терминалах участников картинки и передача звука соответствующей конференции.
6.	Проверка режима трансляции презентационных материалов	Оператором через web -интерфейс MSU производится сбор видеоконференции на 4 точки региональные групповые и групповые терминалы.	Отображение на терминалах участников изображения с документ-камеры, смена раскладок экрана в соответствии с действиями оператора.
7.	Проверка режима оперативного подключения аудиоучастников в текущую видеоконференцию	Оператором через интерфейс сервера видеоконференцсвязи производится сбор видеоконференции на 4 точки: региональные групповые или персональные терминалы, терминал на 2 (6) этаже. Затем оператором производится вызов IP-телефона и включение его в конференцию.	Отображение на терминалах участников сборной картинки в соответствии, передача звука от активных участников, в том числе от участника с IP- телефоном, передача звука конференции на IP-телефон.

Более детальное проведение работ по этапам и сроки работ указаны в таблице 5.

Диаграмма Ганта - это тип столбчатых диаграмм, используемый для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту, который является одним из методов планирования проектов. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдероге Н.Г. Управление проектами. С. 226

Диаграмма Ганта наглядно показывает, какие работы были проведены в определенный промежуток времени, порядок проведения работ и общий срок проведения работ от этапа 1 до окончания этапа 3, а так же прослеживается связь между этапами и управлением проектом.

Рис. 3 Диаграмма Ганта

3.2 Проблемы и риски, возникшие при управлении проектом

Указанные в Главе 2 п. 2.3 “Описание конференц-системы” данные свидетельствуют о том, что во время приемочных испытаний конференц-системы в Уральском таможенном управлении возникли следующие проблемы:

1. Последовательное подключение центрального блока Realtronix к групповому терминалу системы видеоконференцсвязи Polycom, т.е. несовпадение аудио- и видео-портов при подключении.

В связи с необходимостью устранения данной проблемы были проведены ремонтно-технические работы Исполнителем ЗАО “Корус АКС” аудио кабеля “ADC” на “2 RCA”,

2. Недостаточная пропускная способность канала связи (Магистральной сети связи), т.е. скорость обработки аудио - и видео-потока.

Решением проблемы, является заключение дополнительного соглашения (об увеличении пропускной способности канала связи) с Открытым акционерным обществом “Ростелеком” (Российские телекоммуникации) к действующему договору “О предоставлении услуг связи и ведомственной интегрированной телекоммуникационной сети” для Уральского федерального округа.

С целью исключения возможных проблем и рисков или сведению их к минимуму в ходе выполнения проекта и достижения поставленной цели существует необходимость в управлении рисками, поэтому необходимо правильно выбрать и применить стратегии проекта.

Стратегия проекта - это центральное звено в выработке направлений действий, с целью достижения результатов проекта. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами С. 36

При управлении проектом возникают потенциальные риски (экономические, технические, юридические, организационные), результаты которых сводятся к минимуму с помощью противорисковых мер, указанных в таблице 5.

Таблица 5

Потенциальные риски при управлении проектом

№ п/п	Возможные риски	Вероятность возникновения в коэффициентах	Противорисковые меры
Экономические риски
1	Несоблюдение условий государственного контракта с Заказчиком.	0,02	Предусматривается в государственном контракте пункт о выплате неустойки при нарушении условий контракта по вине контрагента
Технические риски
1	Выход из строя сети передачи данных и связи.	0,001	Мониторинг за оборудованием, проверка канала связи по средствам передачи данных (эхо-запросы) и связи, непосредственная работа с менеджером телекоммуникационной компании, необходимо ежедневно выполнять резервное копирование продуктивной системы
Юридические риски
1	Расторжение государственного контракта по вине исполнителя	0,05	Выбор надежного исполнителя в соответствии с требованиями настоящего государственного контракта, учесть в договоре пункт о выплате неустойки при расторжении договора по вине подрядчика
Организационные риски
1	Неэффективность работы сторонних консультантов	0,05	Выводить из проекта неквалифицированных специалистов
2	Недостаточная квалификация проектной группы	0,02	Повышение квалификации сотрудников, консультации со специалистами, посещение информационно-технических тренингов, обучение проектной группы на начальном этапе управления проектом и внедрения системы видеоконференцсвязи
3	Утечка кадров, сопротивление рабочего персонала, боязнь нововведений	0,40	Мотивация персонала, информирование о нововведениях и результатах; при распределении ролей руководство проекта должно обеспечивать пересечение зон ответственности членов проектных групп, с целью избегания чрезмерной концентрации знаний

Управление рисками является важным фактором, способствующим успешной реализации проекта, достижения поставленных целей. Иода Е. В., Иода Ю. В., Мешкова Л. Л., Болотина Е. Н. Управление предпринимательскими рисками. 2-е изд.. испр. и перераб. Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2002. С. 27

В результате успешного управления проектом и достижения цели внедрения системы видеоконференцсвязи получены положительные результаты, указанные в таблице 6, имеющие огромное значение для Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России.

Таблица 6

Качественная составляющая результатов внедрения проекта

№ п/п	Наименование возможности	Положительные результаты
1.	Снижение финансовых и временных затрат	- на проведение совещаний, встреч, коллегий, семинаров, консультаций; - на командировочные расходы; - на курсы повышения квалификации, обучение сотрудников.
2.	Решение информационно-технологических возможностей	- в получении, обмене и обработки информации; - в информационном взаимодействии между регионами, разделенными на большие расстояния; - в оперативном принятии решений, в том числе при возникновении экстремальных и чрезвычайных ситуаций; - для привлечения специалистов, консультантов по различным вопросам; - автоматизация деятельности Уральского таможенного управления; - позволяет создать преимущества в формировании единой информационной среды в получении достоверной информации.
3.	Повышение эффективности и качества работы	- в Уральском таможенном управлении и таможнях Уральского региона; - между Уральским таможенным управлением и службами других округов и регионов; - повышение организационной дисциплины таможенных служб и отделов Уральского таможенного управления; - возникают преимущества в организации нового уровня взаимодействия между таможенными органами.



Таким образом, данный проект имеет большое практическое значение для таможенных органов Уральского региона, поскольку качественно работу системы позволяет добиваться эффективной организации труда.

Выводы:

1. Устав проекта объединяет название, заказчика, цели и этапы проекта, виды работ, сроки исполнения по этапам, ожидаемые результаты, источник финансирования, а также стоимость работ, оборудование.

2. В ходе управления проектом возникшая проблема последовательного подключения конференц-системы успешно решена с помощью ремонтно-технических работ по видоизменению кабеля на основании внесения конкретного авторского предложения, другая проблема - об увеличении пропускной способности магистральной сети связи решается путем авторского предложения о заключении дополнительного соглашения об увеличении пропускной способности канала связи по договору “О предоставлении услуг связи и ведомственной интегрированной телекоммуникационной сети”.

3. Указанные в таблице 5 возможные риски предусматривалось решить с помощью применения методов, исключающих риски и возможных отрицательных последствий рисков.

4. В ходе управления проектом и внедрения системы видеоконференцсвязи проведено подключение конференц-системы.



Заключение

Для принятия любого управленческого решения имеет огромное значение информация, сбор и обработка информации, от качества которых зависит конечное решение вопросов. Все это свидетельствует о важности информационного обеспечения управления.

На протяжении 20 лет своего развития Главный научно-информационный вычислительный центр Федеральной таможенной службы России обеспечивает информационно-техническую поддержку деятельности таможенных органов. В условиях вступления в силу законов и нормативов Таможенного союза приобретает особую значимость обеспечение четкого взаимодействия между подразделениями таможенных служб, разработки современных компьютерных программ, новых технологических систем и внедрение передовых форм информационных технологий. В свете данных решений в таможенных органах Уральского региона внедрена система видеоконференцсвязи, поэтому данная тема по управлению проектом исследована в квалификационной работе.

Управление проектом - это сложная задача, которая выполнена рабочей группой, созданной для реализации проекта и решения новых задач, отличающихся от задач, решаемых существующими функциональными подразделениями Уральского таможенного управления.

Между рабочей группой и всей организацией существует устойчивая связь, которая просматривается в сотрудничестве с подразделениями Уральского таможенного управления, поэтому результат проекта успешно интегрирован в структуру Уральского таможенного управления.

Успешность управления проектом зависит от согласованного и целенаправленного развития всех процессов, обеспечивающих достижение поставленных целей проекта, т.е. при эффективном управлении процессом реализации проекта. Исследование данной квалификационной работы выполнено в соответствии с поставленными перед ним целями и задачами, сформулированными во введении. В процессе исследования были получены следующие результаты.

Научно-практические результаты работы: исследованы цель, задачи проекта, объект, предмет исследования проекта, раскрыта теоретическая и практическая сущность проекта, дана характеристика и структура Уральского таможенного управления, указаны предпосылки возникновения проекта, определен устав проекта, указаны список и анализ источников литературы.

Управление проектами вообще применимо для проектов любого масштаба и сложности, позволяя в каждом конкретном случае выбирать из имеющегося арсенала адекватные методы, подходы, средства и инструменты, так же, как и у каждого решения, принимаемого в ходе управления проектами, должно быть соответствующее обоснование, а для его выполнения выбран законный способ действия.

В основной части работы, структурированной из глав, изложен материал темы и решены задачи по управлению проектом, выявлены проблемы, возникшие при сдаче в эксплуатацию системы видеоконференцсвязи, даны рекомендации по совершенствованию и развитию управления проектом системы видеоконференцсвязи и указаны способы решения проблем. Практическая значимость работы заключается в том, что ее результаты используются в Уральском таможенном управлении Федеральной таможенной службы России как внутри Управления и в других таможенных органах Уральского округа, так и в таможенных органах Федеральной таможенной службы России. Исходя из этого вытекает вывод, что конечная цель управления проектом достигнута - система видеоконференцсвязи функционирует и работы по управлению проектом и внедрению видеоконференцсвязи в Уральском таможенном управлении Федеральной таможенной службы России в целом прошли успешно.

Также при управлении проектом решены поставленные задачи:

1. Изучены понятия “проект” и «управление проектами», указаны альтернативные понятия проекта, изучены его виды и этапы, а так же изучены характеристика, структура и задачи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России.

2. Изучена, описана и исследована деятельность системы видеоконференцсвязи и деятельность входящей в ее состав конференц-системы. Установлено, что проектируемая “Система видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России” предназначена для обеспечения проведения сеансов двусторонней и многосторонней видео,- аудио связи между таможенными органами Уральского федерального округа и между таможенными органами Федеральной таможенной службы России.

3. Определено значение разработки темы, выявлены проблемы и определены риски, возникшие в ходе управления проектом. В результате анализа выявленных проблем и рисков, разработаны пути их решения и пути сведения к минимуму рисков и их последствий. Управление рисками влияет на повышение эффективности внедрения проекта путем снижения вероятности ошибки и влияния человеческого фактора.

Значение управления и внедрения проекта заключается в том, что управление проектом позволяет создать большие преимущества в повышении организационной дисциплины таможенных служб и отделов Уральского таможенного управления, в снижении временных и материально-технических затрат на проведение совещаний, встреч, семинаров, консультаций, на командировки сотрудников Уральского таможенного управления, преимущества в формировании единой информационной среды в получении достоверной информации о состоянии, результатах, качестве и объемах работы таможенных органов, преимущества в организации нового уровня взаимодействия между таможенными органами, разделёнными на большие расстояния, т.е. в совершенствовании и повышении эффективности деятельности Уральского таможенного управления и таможенных органов Федеральной таможенной службы России.

Список использованных источников и литературы

Нормативно-правовые акты

1. Конституция Российской Федерации (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.08 № 6-ФКЗ и от 30.12.08 № 7-ФКЗ).

2. Закон Российской Федерации от 27.07.06 № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и защите информации”.

3. Закон Российской Федерации от 29.06.10 № 126-ФЗ “О связи”.

4. Закон Российской Федерации от 04.04.11 № 99-ФЗ ”О лицензировании отдельных видов деятельности”.

5. Постановление правительства Российской Федерации от 01.01.02 № 1 “О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы”

6. Приказ Государственного таможенного комитета РФ от 12.08.99 № 533 “О введении в действие временного руководства по техническому обеспечению связи и автоматизации”.

7. СНиП 11-01-95 от 30.06.95 № 18-64 “Инструкция о порядке разработки, согласования, утверждения и составе проектной документации на строительство предприятий, зданий и сооружений”.

8. РД50-34.698-90 от 27.12.90 № 3380 “Методические указания. Автоматизированные системы. Требования к созданию документов”.

9. ГОСТ 21.101.-93. Система проектной документации для строительства. Основные требования к рабочей документации.

10. ГОСТ 21.501.93. Правила выполнения строительных рабочих чертежей.

11. ГОСТ 2.109-73, с изменениями и дополнениями. Основные требования к чертежам (на стадии разработки рабочей документации для всех отраслей промышленности).

12. ГОСТ 2.106-68, с дополнениями и изменениями. Текстовые документы.

13. ГОСТ 2.105-79. Общие требования к текстовым документам.

14.ГОСТ 21.110-95. Правила выполнения спецификации оборудования, изделий и материалов.

15. ГОСТ 2.503-90. Правила внесения изменений.

Литература

16. Абдикеев Н.М., Данько Т.П., Киселев А.Д. Реинжиниринг бизнес-процессов. Полный курс MBA. М.: Эксмо, 2007 - 173 с.

17. Афоничкина А.И. Основы менеджмента - СПб.: Питер, 2007. - 528 с.

18. А. Цукер, Е. Дубровин, М. Миркес и др., Управление проектами для молодежи: Тренинг-курс и практикум Школы социального предпринимательства “Территория развития”: учеб. пособие; под ред. А. Цукера; Новосиб. гос. у-нт. Новосибирск, 2010. - 108 с.

19. Байков В.И., Беседин С.Н. Монтаж многоканальной связи: Учеб. пособие для СПТУ. - М.: Высш. Шк., 1988. - 200 с.

20. Балыбин В.М., Лунев В.С., Муромцев Д.Ю., Орлова Л.П. Принятие проектных решений. Учебное пособие Ч. 1 / Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2003. - 80 с.

21. Баркалов С.А., Бурков В.Н., Гилязов Н.М. Методы агрегирования в управлении проектами. М.: ИПУ РАН, 1999. - 55 с.

22. Бэгьюли Ф. Управление проектом. М.: ГРАНД-Фаир пресс, 2002. - 104 с.