Управление проектом "Внедрение системы видеоконференцсвязи уральского таможенного управления ФТС России"

Оглавление

Введение

Глава 1. Теоретическая сущность проекта

1.1 Понятие проект

1.2 Вид и этапы проекта

1.3 Управление проектом

Глава 2 Характеристика проекта “Внедрение системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления ФТС России”

2.1 Характеристика и структура Уральского таможенного управления

2.2 Обоснование внедрения системы видеоконференцсвязи

2.3 Описание конференц-системы

Глава 3 Разработка проектных решений

3.1 Устав проекта «Внедрение системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления ФТС России»

3.2 Проблемы и риски, возникшие при реализации проекта

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложения

Введение

Актуальность темы. Разработка и управление проектами является одной из важнейших сфер деятельности организации, которая заключается в том, что данная тема является решением проблемы автоматизации деятельности любой организации, предприятия, в т.ч. таможенной службы Уральского федерального округа и является решением задачи по внедрению системы видеоконференцсвязи в организации, на предприятии, в т.ч. в Уральском таможенном управлении. Эта система позволяет обеспечить поступление информации извне, поддерживать постоянное и надежное информационное взаимодействие между органами Уральского таможенного управления с другими региональными таможенными управлениями Федеральной таможенной службы России.

Одним из важных источников передачи информации, зрительного и слухового восприятия информации участниками каких-либо конференций, встреч, семинаров является система видеоконференцсвязи. В связи с этим применение данной системы в управлении проектами и во всех других областях сферы деятельности человека приносит огромную пользу. Система видеоконференцсвязи резко сокращает временные и финансовые затраты любого учреждения, организации, фирмы на проведение совещаний, встреч, семинаров, консультаций, на командировки сотрудников.

Кроме этого, видеоконференцсвязь имеет большое значение для Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России, т.к. позволяет организовать новый уровень взаимодействия между людьми, разделёнными на расстояния, предоставляет огромные технологические возможности, для общения друг с другом, при этом, позволяет слышать и одновременно видеть друг друга, обмениваться информацией и совместно обрабатывать полученную информацию в интерактивном режиме, используя возможности рабочей станции, максимально приближая общение на расстоянии к реальному живому общению, и находит свое применение там, где необходимо оперативно принимать решения и анализировать возникшие ситуации, в т.ч. экстремальные или чрезвычайные, а так же там, где существует необходимость в получении консультаций каких-либо специалистов или совместной работе в режиме удаленного доступа над проектами и решениями и т.д.

Видеоконференцсвязь может быть двусторонней или многосторонней связью для передачи звука и изображения и может быть проведена между двумя или несколькими студиями, как внутри страны, так и между разными странами.

Таким образом, предоставление системой видеоконференцсвязи огромных возможностей общения в реальном режиме по интерактивному обмену информацией и предоставление существенного преимущества по сравнению с традиционными решениями рассматривается в настоящее время как автоматизация деятельности организации. И такая проблема в деятельности любой организации, предприятия разрешается, как правило, быстро и качественно с помощью видеоконференцсвязи.

В целях обеспечения эффективной работы таможенных органов страны и Уральского федерального округа, на уровне современных технических данных разработана система видеоконференцсвязи в Уральском таможенном управлении.

Цель выпускной квалификационной работы. Разработка проектных решений управления проектом “Внедрение системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России”.

Для достижения поставленной цели требуется решить следующие задачи:

1. Изучить понятия “проект”, указать альтернативные понятия проекта, его виды и этапы, понятие управления проектами, изучить характеристику, структуру и задачи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России.

2. Изучить, описать и исследовать деятельность системы видеоконференцсвязи в Уральском таможенном управлении Федеральной таможенной службы России и входящей в ее состав конференц-системы.

3. Выявить проблемы и риски, возникшие в ходе управления проектом, внести предложения по решению проблем и рисков.

Предмет исследования. Модели и методы управления проектами.

Степень разработанности темы. Теоретические вопросы по управлению проектами нашли свое отражение в трудах отечественных ученых И.И. Мазура, Н.Г. Ольдерогге, В.Д. Шапиро, А.В. Лысакова, Д.А. Новикова, А.В. Бусыгина, В.Л. Виленского, В.И. Воропаева, М.З. Ильчикова, В.В. Коссова, В.Н. Лившица, И.В. Липсица, Н.А. Новицкого, П.П. Пилипенко, М.Л. Разу, С.А. Смоляка, А.С. Товба, Г.Л. Ципеса и др.

В работах отражены исследования вопросов теории и практики управления проектами, формирования эффективного механизма управления проектной деятельностью организаций.

Среди зарубежных авторов, посвятивших работы исследованию проектного направления, необходимо отметить работы Л. Гапенски, К. Грея, Г. Дитхелма, Дж. Кендалла, Э. Ларсона, С. Майерса, Д. Норкотт, Дж. Пинто, С. Роллинза, С. Шмидта и других ученых, которые достаточно подробно описали процессы эффективной реализации проектов.

Работы данных авторов имеют большое значение. Накопленный опыт по данной теме служит базой для анализа формирования и управления эффективных проектных решений для планирования и управления системой видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России.

Структура и объем выпускной квалификационной работы. Работа объемом 121 страница, состоит из введения, трех глав, объединяющего восемь параграфов, заключения, списка используемых источников и литературы содержащего 50 источников, двух приложений.

Глава 1. Теоретическая сущность проекта

1.1 Понятие “проект”

Любая организация в процессе своей деятельности осуществляет повторяющиеся между собой операции.

В учебных пособиях даны понятие о том, что “проект” соединяет между собой разные виды деятельности, которые характеризуются следующими общими признаками:

- результаты, направленные на достижения определенных целей;

- сплоченное направление координированных действий;

- определенная длительность во времени, имеющая свои границы.

Существуют различные понятия “проекта”:

1. Проект - это действия, которые выполняются с целью создания уникального продукта или услуги, где уникальность означает то, что продукт или услуги отличаются условиями их создания.

2. Проект - это целенаправленное ограниченное изменение во времени с определенными требованиями к результатам и расходуемым ресурсам на его выполнение.

3. Проект -- это заранее проработанное, запланированное, не повторяющееся мероприятие, ограниченное во времени, с затраченными для достижения конечного результата техническими, финансовыми, трудовыми ресурсами, оформлением технической и организационной документации, выбором управленческих решений на его выполнение. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдероге Н.Г. Управление проектами: Учебное пособие / под общ. ред. И.И. Мазура - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2004. - С. 12.

В любых сферах деятельности приходится сталкиваться с большим многообразием проектов, которые отличаются по длительности, масштабам, предметной области, сложности и т.д.

Проект имеет конечный результат, который является целью проекта.

Исходя из перечисленных определений проекта можно сформулировать окончательное определение проекта следующим образом: проект - это совокупность действий, направленных на достижение уникального полезного результата необходимого качества, выполняемых для создания продукта или услуги в определенных условиях и временных рамках, а так же действий, начинаемых с возникновения идеи и заканчивающихся достижением заданной цели.

Существуют такие понятия как проектный цикл или жизненный цикл проекта, который представляет собой конкретный временной промежуток между началом и окончанием проекта. В своем развитии проект проходит определенные ступени - это и является жизненным циклом проекта. Новиков Д.А. Управление проектами: организационные механизмы. - М.: ПМСОФТ,2007. - С. 7.

Жизненный цикл проекта делится на фазы или стадии, которые должны быть в определенной последовательности, одна за другой:

1. Концептуальная фаза (стадия определения), которая включает в себя формулирование цели, платежеспособность и планирование проекта;

2. Фаза разработки проекта (стадия планирования), в состав которой входит определение структуры работ, их исполнители, общий календарный график работ, бюджет проекта, проектно-сметная документация, обсуждения условий и заключения договоров с подрядчиками и поставщиками;

3. Фаза выполнения проекта (стадия выполнения), которая включает в себя работы о внедрении проекта, в том числе, обучение персонала, маркетинг;

4. Фаза окончания проекта (стадия завершения), включающая в себя испытание, приемку, опытную эксплуатацию, сдачу в эксплуатацию;

5. Фаза эксплуатационная (стадия доставки), которая состоит из приемки, запуска проекта, модернизации, а в случае необходимости включает в себя и замену технических средств и т.д. Товб А.С., Ципес Г.Л. Управление проектами: стандарты, методы, опыт.- М.:ЗАО «Олимп-Бизнес»,2003.

Существует системный подход в управлении проектом, который имеет большое значение в том, чтобы представить любую организацию или предприятие как сложную социальную систему, т.е. механизм, элементы которого берутся из внешнего окружения организации или предприятия и подвергаются преобразованиям с целью получения и выхода конечного результата. При этом, чтобы продолжать существовать, организация или предприятие должны поддерживать благоприятные для них взаимоотношения с внешним окружением. Сутью системного подхода является решение конкретной проблемы.

Управление проектом не может существовать без участников проекта, которые являются заинтересованными сторонами проекта. При этом главным участником проекта является заказчик. Для достижения целей проекта должна существовать и действовать отлаженная команда проекта - это специальная группа, которая управляет процессами проекта. Лица, входящие в состав команды проекта, взаимодействуя друг с другом, обладают определенными профессиональными качествами, они должны ясно понимать цели проекта, четко распределить функции и ответственность, быть бесконфликтной командой, активно участвовать в решении всех проблем. Такое эффективное руководство командой обеспечивается проектным менеджером.

Проектный менеджер в целях эффективного руководства сам должен обладать определенными качествами: знать организационную структуру команды, подобрать её состав, определить функции и обязанности каждого участника команды, определить руководителей и ответственных лиц за конкретные направления работы, четко всем объяснить цели и задачи проекта, спланировать работу, обеспечить трудовую активность команды своим личным авторитетом, помогать преодолевать препятствия и избегать конфликты, оказывать всем членам команды помощь в решении проблем, привлекать членов команды к решению задач, создать положительный имидж команды.

От перечисленных качеств команды проекта и менеджера зависит достижение результата проекта.

Цель проекта - это конечный результат, который необходимо достичь после окончания проекта. В проекте существует генеральная цель (миссия проекта), цели первого уровня, возможны последующие уровни, а так же подцели (задачи, действия и результаты). Цели формулируются с учетом интересов всех заинтересованных сторон.

Генеральная цель проекта или миссия - это четкая обозначенная причина существования проекта. Миссия проекта ориентирует, в случае необходимости, на определение целей следующих уровней. Миссия - это главная задача проекта с точки зрения его конечного результата. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдероге Н.Г. Управление проектами. С. 35

Каждый проект имеет структуру работ, т.е. иерархическую структуру, которая разделяет работы проекта на группы или фазы, и т.д. Структура работ определяет последовательность работ и переход от верхних уровней цели проекта к более низким уровням, в результате чего появляется возможность отслеживать полное выполнение каждого этапа или фазы проекта, определять степень ответственности лиц за выполнение каждого этапа или фазы, оплату работ, достижение результата каждой фазы и последующее календарное планирование очередного этапа проекта.

Чтобы определить стоимость проекта необходимо знать исходные данные о стоимости ресурсов, продолжительности и стоимости работ.

Организационная структура работ проекта - это такая структура, которая подразделяет и систематизирует выполнение тех или иных работ.

Виды организационных форм работ проекта:

1. Функциональная структура - предполагает использование иерархической структуры организации.

2. Проектная структура - это такая структура, которая состоит из комплекса работ проекта.

3. Матричная структура - объединяет преимущества проектной и функциональной структур, и при этом назначаются ответственные лица за проведение каждой работы проекта. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдероге Н.Г. Управление проектами. С. 43

Создание матрицы распределения ответственности в проекте - способ управления проектом в целях установления обстоятельств вины конкретного исполнителя за задержку выполненных работ или срыв сроков выполнения работ. Задержка и срыв сроков работ - это возможные риски проекта, которые необходимо избегать в процессе управления проектом. Причины рисков скрываются в неопределенности конкретных задач и результатов проекта.

Предполагаемые риски могут быть определены и оценены в процессе управления проектом, а не предполагаемые риски - это те, которые не идентифицированы и не могут быть спрогнозированы.

В связи с этим существует необходимость управления рисками.

Управление рисками - это процесс выполнения мероприятий, целью которых является предупреждение и избежание рисков, в этих целях проводится ряд следующих процедур:

- идентификация рисков - определение обстоятельств, способных отрицательно повлиять на проект, для чего необходимо задокументировать характеристики таких обстоятельств;

- качественная оценка рисков - качественный анализ обстоятельств и условий возникновения возможных обстоятельств с целью выяснения их влияния на результат проекта;

- планирование - подбор и планирование деятельности по управлению рисками;

- планирование реакции на риски, т.е. выбор конкретных мер с целью ослабления отрицательных последствий для проекта;

- контроль рисков и мониторинг рисков, т.е. оценка эффективности принятых мер по исключению рисков и минимизации возможных отрицательных последствий. Балыбин В.М., Лунев В.С., Муромцев Д.Ю., Орлова Л.П. Принятие проектных решений. Учебное пособие Ч. 1 / Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2003. - С. 13.

С целью получения обозначенных миссией проекта результатов выделяется центральное звено в выработке конкретных направлений действий - это центральное звено и является стратегией проекта.

1.2 Виды и этапы проектов

Виды проектов - это классификация и подразделение проектов по характеру их предметной области. По мнению автора Попова Ю.И., можно выделить некоторые особенности и типичные условия, позволяющие отличить друг от друга следующие виды проектов: инвестиционные, инновационные, экономические, организационные, учебно-образовательные, проекты исследования и развития, социальные, комбинированные. Попов Ю. И. Управление проектами : учебное пособие - М.: Инфра-М, 2005. - 207, [1] с.: табл. - (Серия учебников для программы МВА).

С мнением других авторов Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. по определению видов проектов можно больше согласиться, т.к. данные определения являются более четкими, а именно в том, что проекты классифицируются по масштабам, срокам реализации, качеству исполнения, ограниченности ресурсов, участникам, поэтому различают следующие виды проектов:

1. Бездефектные проекты - это такие проекты, которые имеют повышенное качество, стоимость таких проектов огромна и измеряется сотнями миллионов и даже миллиардами долларов.

2. Краткосрочные проекты - это такие проекты, при производстве которых на предприятиях и в организациях реализуются различные новинки, опытные установки, восстановительные работы, при этом заказчик, будучи заинтересованным, в скорейшем завершении проекта, соглашается на увеличение окончательной стоимости проекта.

3. Малые проекты - это такие проекты, которые являются малыми по масштабу, ограниченными и простыми по объему, при этом, в связи с дефицитом времени на устранение допущенных ошибок в таком проекте, требуется тщательное и качественное определение всех характеристик проекта;

4. Мегапроекты - это такие проекты, на выполнение которых требуется выделение больших финансовых и человеческих ресурсов и времени, при этом, они могут быть государственными, региональными, национальными, смешанными и они являются по своей сути целевыми программами, т.к. их управлением занимаются государственные органы власти;

5. Международные проекты - это такие проекты, которые являются сложными, имеют высокую стоимость и играют важную роль в экономике и политике стран-разработчиков проекта, при этом каждый партнер проекта вносит свой конкретный вклад в реализацию проекта и участвует в прибылях от реализации проекта;

6. Сложные проекты - это такие проекты, с помощью которых решаются существующие организационные технические задачи и для этого требуются конкретные подходы и повышенные затраты. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами С. 34

Настоящий проект “Внедрение системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России” является мегапроектом, т.к. является целевой государственной региональной программой, формируется, поддерживается и координируется на верхних уровнях управления по всем основным вопросам - о выделении материально-технических и человеческих ресурсов, о временных рамках проекта и т.д.

Состояния, через которые проходит каждый проект, называют этапами.

Какого-то единообразного подхода к определению этапов не существует, при этом каждый участник проекта руководствуются своей ролью в проекте, опытом, условиями выполнения проекта. Поэтому в практической деятельности деление проекта на этапы может быть самым различным, но при этом деление проекта на этапы имело свои контрольные точки, проходя которые, оценивалась бы возможность развития, управления и реализация проекта.

Каждый этап может делиться на фазы более мелкого уровня и т.д. Деление проекта на этапы связано с опытом знаний специалистов, опытом работы участников проекта и руководителей проекта, при этом на каждом этапе определены конкретные задания по проекту. В самом общем виде процедура выполнения проекта предусматривает следующие шаги:

- оценку имеющихся проблем и выбор решений проблем;

- разработку альтернативных проектов;

- выбор проекта и обоснование его выбора;

- формирование проектной группы;

- составление первоначального плана реализации проекта;

- запуск проекта;

- выполнение или реализация проекта;

- завершение проекта или достижение цели проекта.

Упорядоченный подход к сбору информации по проекту, необходимой для планирования, составления графика работ и контроля за выполнением проекта, обеспечивают 5 типовых этапов:

Этап 1: разработка технического задания.

Разработка технического задания на проект. Техническое задание - это определение конечного результата или цели проекта - товара или услуги для заказчика. Основной целью здесь является как можно более четкое определение промежуточных результатов работы для конечного пользователя и концентрация (в единое целое) планов проекта.

Техническое задание должно разрабатываться под руководством управляющего проектом и заказчика. Управляющий проектом должен согласовывать с заказчиком цели, промежуточные результаты работы на каждой стадии проекта, разработать технические требования и т.д.

Техническое задание - это документ, который будет надлежащим образом оформлен и использован владельцем проекта и участниками проекта для планирования и измерения успеха проекта. Техническое задание объясняет, какая продукция или услуга будет сделана или оказана заказчику по завершении проекта и представляет намеченные результаты в конкретном и поддающемся измерению виде.

Этап 2: расстановка приоритетов.

Одной из основных задач управляющего проектом является управление соотношением между временем, стоимостью и результативностью.

Этап 3: структурирование работ по этапам. Клиффорд Ф. Грей, Эрик У. Ларсон Управление проектами: практическое руководство/ Пер. с англ. - М.: Издательство “Дело и Сервис”, 2003. - С. 103

Структурирование работ по этапам - это схема проекта с различными уровнями детализации.

Основные группы в структуре распределения работы по этапам. Работу над проектом можно разделить на более мелкие элементы. Результат этого поэтапного процесса называется структурой распределения работы по этапам.

Разработка структуры распределения процесса работы по этапам. Каждый вид работы:

- определяет, какая работа будет выполняться;

- указывает время выполнения набора работ;

- определяет смету с учетом времени на выполнение работ;

- определяет ресурсы, необходимые для выполнения работ;

- определяет контрольные пункты для измерения хода выполнения.

Этап 4: совмещение структуры распределения работы по этапам с организацией.

Для определения подразделений организации, ответственных за выполнение конкретных работ строится схема организационной структуры.

Целями схемы организационной структуры являются:

- обеспечение основы для оценки выполнения работ подразделениями;

- определение отделов, отвечающих за выполнение работ;

- привязка подразделений к счетам контроля за издержками.

Этап 5: кодирование структуре распределения работы по этапам для информационной системы.

Коды используют для определения уровней и элементов в структуре распределения работы по этапам, организационных элементов, наборов работ, сметы и информации о расходах. Наиболее часто используется схема числового обозначения. Клиффорд Ф. Грей, Эрик У. Ларсон Управление проектами С. 125

Подсчет затрат и разработка смет.

Типичные статьи затрат для проекта:

1. Прямые затраты:

- труд;

- материалы;

- оборудование;

- иные затраты.

2. Накладные расходы проекта.

3. Общие и административные накладные расходы.

Таким образом, структура распределения работы по этапам позволяет проекту не попасть полностью под влияние организационной функции или финансовой системы. Использование этой структуры представляет возможность осуществлять контроль за осуществлением проекта и за любым отклонением от плана, сразу же выявляет малейшее отклонение от плана, определяет степень ответственности лиц за отклонение от плана и указывает те области, где необходимо улучшить работу.

Структура распределения работ по этапам служит базой данных для развития всей сети проекта, которая позволяет рассчитать необходимые материальные и технические затраты на оборудование, персонал, на выполнение всех запланированных работ. Клиффорд Ф. Грей, Эрик У. Ларсон Управление проектами С. 127

1.3 Управление проектами

Представляет собой методологию организации, планирования, руководства, координации всех ресурсов в жизненном цикле проекта, которая направлена на эффективное достижение целей и результатов проекта по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству путем применения системы современных методов и технологий управления. Разу М.Л. Управление проектом. Основы проектного управления С. 32

В управлении проектами применяются профессиональные методы управления в целях успешного достижения результатов проекта на уровне требуемого качества, в установленные проектом сроки, в рамках заданного финансирования и в целях удовлетворения всех желаний участников проекта.

В целях эффективного управления проектом система проекта хорошо структурируется, т.е. проект разбивается на части, каждой из которых можно управлять.

Управление проектами - это дисциплина, объединяющая знания и опыт, отражающая область деятельности, к которой относятся проекты, где знания, полученные в результате изучения закономерностей, присущих проектам в областях деятельности, благодаря методам и средствам, успешно используются для самых различных проектов. Разу М.Л. Управление проектом. Основы проектного управления С. 22

Принципы управления проектами:

1. Принцип планирования - здесь используется определение задач, служащих для достижения поставленной цели, а цель планирования представляет собой решение проблемы или достижение условия, отличного от существующего.

2. Принцип организации - включает в себя подбор необходимых ресурсов (людских, материальных и денежных) для выполнения запланированной работы. Составной частью управления проектом также является создание структуры, требуемой для реализации плана.

3. Принцип контроля - после объединения ресурсов в единую структуру, необходимо осуществлять контроль и сопровождение этих ресурсов в процессе реализации проекта. Этот принцип предполагает определение и создание системы отчетности для предоставления информации о состоянии проекта в заданные моменты его жизненного цикла. Система отчетности предназначена не только для отражения хронологии событий, но и для раннего предупреждения случаев и ситуаций, указывающих на отклонения от плана.

4. Принцип изменения - после обнаружения ситуаций, требующих внесения изменения в план работ, руководитель проекта должен применить данный принцип.

Таким образом, управление проектом рассматривается как метод и набор процедур, которые используются для планирования, оценки и контроля рабочих заданий, с целью получить желаемый результат в установленные сроки, в рамках выделенных средств и в соответствии с требованиями к проекту.

К функциям управления проектом относятся следующие функции:

- планирования;

- организации осуществления проекта;

- контроля;

- анализа;

- оплаты проекта;

- принятия решений;

- поэтапной отчетности;

- экспертного анализа;

- проверки и приемки проекта, т.д. Разу М.Л. Управление проектом. Основы проектного управления С. 24

Управление проектами осуществляется с помощью следующих методов:

- определяется цель проекта;

- обосновываются начальный и конечный сроки проекта;

- определяется структура проекта;

- производится расчет необходимых объемов;

- определяются источники финансирования проекта;

- осуществляется подбор команды и выбор исполнителя проекта;

- осуществляется подготовка и заключение договоров;

- определяется график реализации проекта и назначаются ответственные лица за выполнение каждого этапа проекта и за выполнение проекта в целом;

- производится расчет необходимых ресурсов;

- утверждается смета и бюджет проекта;

- прогнозируются возможные риски и планируются меры для сведения рисков к минимуму;

- определяются меры для обеспечения контроля за ходом выполнения проекта;

- а также осуществляется планирование сетевое, календарное, стандартное, структурное, ресурсное и т.д.

Процессы управления проектами, в свою очередь, делятся на группы, к ним относятся: процессы планирования (разработка различных планов проекта), процессы выполнения (координация материальных и человеческих ресурсов), процессы контроля (отслеживание хода выполнения работ и корректировка действий, направленных на ликвидацию нежелательных отклонений от плана и нежелательных последствий), процессы закрытия (приемка выполненного проекта или его этапа и завершение проекта с помощью составления соответствующих документов). Каждая группа может подразделяться на подгруппы, для каждого отдельно взятого проекта, это могут быть свои специфические подгруппы.

В целях осуществления планирования и реализации проекта на основе вышеуказанных принципов планирования проектами был разработан поэтапный метод жизненного цикла процесса управления проектом, состоящий из 5 стадий. Новиков Д.А. Управление проектами: организационные механизмы С. 49 Каждая стадия включает в себя конкретные этапы, которые позволяют разбить общий процесс на отдельные процедуры. В таблице 1 представлен данный поэтапный метод.

Таблица 1

Жизненный цикл процесса управления проектом

Эти 5 стадий позволяют предотвратить провал проекта. Д. Вайс., Р. Высоки. 5 стадий управления проектом Практическое руководство по планированию и реализации Данные стадии включают в себя большое количество ступеней, указанных в таблице.

Проекты, реализуемые без использования каких-либо стадий, часто терпят крах по следующим десяти причинам:

1. Проект представляет собой решение, приводящее к проблеме.

2. В конечном результате заинтересована только группа, работающая над проектом, а не все участники проекта.

3. Никто ни за что не отвечает, отсутствие контроля за реализацией проекта.

4. План проекта недостаточно структурирован.

5. План проекта недостаточно детализирован.

6. На реализацию проекта выделено недостаточно средств.

7. Выделенных ресурсов недостаточно для выполнения работ.

8. Проект не сверяется с планом его реализации.

9. Отсутствует взаимодействие между членами рабочей группы проекта.

10. Проект отклоняется от поставленной цели.

Формирование подсистем управления проектом зависит от структуры предметных областей и управляемых элементов проекта, которые, в свою очередь, тоже формируют подсистемы управления проектом. Данные предметные элементные области и управляемые элементы, кроме этого, включают в себя: стоимость и издержки, доходы, закупку и поставку, распределение запасов технических и человеческих ресурсов, сроки, изменения проекта, его риски, качества работ и услуг и т.д. Этот список не является окончательным для каждого конкретного проекта, т.к. в каждом проекте могут быть добавлены любые специфические подсистемы. Д. Вайс., Р. Высоки. 5 стадий управления проектом Практическое руководство по планированию и реализации

Выводы:

1. В настоящее время управление проектами является самостоятельной дисциплиной, включающей в себя методы, средства и лучшую практику различных областей знаний в управлении предметной областью проекта, в управлении проектом во временных рамках, в управлении качеством, в управлении техническими, материальными, финансовыми и трудовыми ресурсами, в управлении проектными отклонениями (проблемами, рисками, изменениями), в управлении контрактами и договорами.

2. Управление проектами применимо для проектов различной сложности и масштаба, но для каждого конкретного случая выбираются специальные, подходящие для данного проекта методы, подходы и средства управления проектом.

3. Управление проектами, как самостоятельная область профессиональной деятельности, имеет собственные стандарты.

4. В ходе управления проектами каждому принимаемому решению соответствует юридическое обоснование и законный способ его выполнения.

5. При управлении проектами с экономической точки зрения все затраты на предприятии являются оправданными, затраты экономически обосновываются и оцениваются.

Глава 2. Характеристика проекта “Внедрение системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления ФТС России”

2.1 Характеристика Уральского таможенного управления

В целях повышения эффективности государственного таможенного контроля, его роли в управлении народным хозяйством и борьбе с правонарушениями в области внешнеэкономической деятельности на территории Уральского региона России, совершенствования управления таможенным делом, укрепления материально-технической базы таможенной системы, развития ее социальной сферы приказом Государственного Таможенного Комитета России № 116 от 1 апреля 1993 г. образовано Уральское таможенное управление Федеральной таможенной службы России (далее - Уральское таможенное управление), которое в настоящее время является мощной, современной, отлаженной структурой, объединяющей 10 таможен, и является Региональным таможенным управлением, входящим в Федеральную таможенную службу России (далее - ФТС России). Уральское таможенное управление: 15 лет на службе Отечеству под общей редакцией Начальника Уральского таможенного управления, генерал-лейтенанта таможенной службы В.А. Сорокина, г. Екатеринбург, Изд-во Горизонт, 2008. - С. 7

Уральский регион выгодно географически расположен, т.к. находится на пересечении авиационных, железнодорожных, автомобильных путей из Сибири в Дальний Восток, из Центральной России и Юго-Восточной Азии в Европу, а так же из Севера на Юг, что означает его большую роль в геополитическом положении по осуществлению экономических и внешнеторговых связей, перемещении грузопотоков и развитии транспортно-логистических услуг.

Уральское таможенное управление осуществляет таможенное оформление и контроль в 6 аэропортах, имеющих статус международных, в 7 арктических портах и на границах с близлежащими Республиками, протяженность которых составляет более 1,5 тысячи километров.

В Структуру Уральского таможенного управления входят 10 таможен, перечисленных в таблице 2.

Таблица 2

Структура Уральского таможенного управления

Уральское таможенное управление состоит из следующих 17 отделов и служб: служба организации таможенного контроля, служба федеральных таможенных доходов, служба таможенной инспекции, информационно-техническая служба, организационно-инспекторская служба, кадровая служба, правовая служба, тыловая служба, финансово-бухгалтерская служба, служба собственной безопасности, служба силового обеспечения, отдел документационного обеспечения, отделение защиты государственной тайны и специальной документальной связи, контрольно-ревизионный отдел, мобилизационное отделение, отделение по связям с общественностью, экспертно-криминалистическая служба.

Основываясь на принципах единства таможенной политики, таможенной территории и таможенного законодательства, Уральское таможенное управление в своей деятельности руководствуется законодательными актами России, нормативными документами Государственного таможенного комитета России и положением об Уральском таможенном управлении. Сорокин В.А. Уральское таможенное управление: 15 лет на службе Отечеству С. 15

Основные задачи Уральского таможенного управления:

- обеспечение соблюдения законодательства по таможенному делу и законодательства России;

- совершенствование организации таможенного контроля;

- организация эффективного и единообразного применения таможенно-тарифного механизма с целью защиты внешнеэкономических интересов России;

- координирование деятельности таможенных органов в борьбе с контрабандой и другими преступлениями, по которым производство дознания относится к компетенции таможенных органов, а также взаимодействие с правоохранительной системой в этой сфере деятельности;

- организация и ведение региональной таможенной статистики;

- организация финансирования и контроля за рациональным использованием материальных и денежных средств на содержание и развитие таможенных органов.

Приоритетными направлениями являются внедрение передовых технологий таможенного оформления, т.е. электронное декларирование.

Благодаря деятельности Уральского таможенного управления современная многофункциональная таможенная служба является неотъемлемой частью экономической жизни региона, способствует установлению и развитию торгово-экономических отношений, деловых, промышленных и научных кругов Уральского региона с их зарубежными партнерами.

Уральским таможенникам помогает работать на уровне международных стандартов, предъявляемых к таможенным службам развитых стран, совершенствование информационных технологий и работа на основе управления рисками, а также широкое использование электронных телекоммуникаций.

От деятельности таможенной службы зависит экономическая, социальная и политическая стабильность в стране.

Таможенные органы перечисляют государству денежные средства, необходимые для осуществления государственных социальных программ, выплаты пенсий, пособий, зарплаты бюджетным организациям, и обеспечивают более 50% доходной части государственного бюджета.

Свой достойный вклад в деятельность таможенной системы вносит и коллектив Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России.

2.2 Обоснование внедрения системы видеоконференцсвязи

Существуют следующие предпосылки обоснования внедрения системы видеоконференцсвязи на предприятии или в организации:

1. Наличие территориально-распределенной структуры.

2. Необходимость быстрого решения вопросов административного управления, принятия оперативных решений при возникновении экстремальных ситуаций.

3. Снижение командировочных расходов.

Такие же предпосылки возникли и при решении вопроса о внедрении системы видеоконференцсвязи в Уральском таможенном управлении Федеральной таможенной службы России».

Проектные работы выполнены с целью создания системы видеоконференцсвязи для Уральского таможенного управления.

1. Обеспечение проведения сеансов двусторонней и многосторонней видео, - аудио связи между таможенными органами ФТС России.

1. Рациональное использование материальных, финансовых, временных ресурсов в системе таможенных органов ФТС России.

2. Необходимость в постоянном и непосредственном контакте между сотрудниками таможенных служб при наличии удаленно расположенных объектов в целях оперативного принятия решений по различным вопросам.

Система видеоконференцсвязи создана как фрагмент системы видеоконференцсвязи Федеральной таможенной службы России.

С ее помощью осуществляется:

- проведение масштабных видеоконференций с участием большого количества абонентов, в том числе, абонентов внешней системы видеоконференцсвязи ФТС России;

- проведение рабочих видеоконференций в рамках одного или нескольких подразделений Уральского таможенного управления с небольшим числом участников;

- проведение рабочих совещаний между абонентами системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления и абонентами внешних систем видеоконференцсвязи ФТС России.

Концепция построения системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления.

Объектом применения системы видеоконференцсвязи являются производственные помещения Уральского таможенного управления и таможен Уральского округа. В целях внедрения и управления проектом разработана концепция построения системы видеоконференцсвязи для Уральского округа “Cisco” и предполагает выделение четырех основных классов заказанного и используемого оборудования, программного обеспечения, к ним относятся следующие устройства:

- абонентские терминалы - это устройства, обеспечивающее доступ конечных пользователей к сервисам сети. Проектом предусмотрено использование различных типов абонентского оборудования: Н.323-терминалов, SCCP-терминалов, а также IP-телефонов и аналоговых телефонов в режиме “только аудио”;

- интеллектуальная сетевая инфраструктура - это устройства и программное обеспечение, обеспечивающие единую политику подключения абонентских устройств к сети и гарантии качества, предоставляемых сервисом.

В рамках корректировки ведомственной интегрированной телекоммуникационной сети Уральского таможенного управления была создана сеть регионального масштаба. Оборудование ведомственной интегрированной телекоммуникационной сети обеспечивает обработку и передачу потоков данных в соответствии с требуемыми параметрами качества обслуживания. Дублирование функций магистральных устройств и наличие резервных маршрутов передачи трафика между узлами обеспечивают высокую степень надежности базовой сети и бесперебойность предоставления наложенных сервисов.

- система управлениями соединениями - устройств и программное обеспечение, обеспечивающие организацию взаимодействия между абонентскими устройствами системы видеоконференцсвязи. В рамках корректировки ведомственной интегрированной телекоммуникационной сети Уральского таможенного управления было создано ядро управления мультимедийными сервисами. На начальном этапе функционирования мультисервисной сети CallManager используется для интеграции голосовых сервисов, таких как в IP-телефонии;

- сервисный уровень - устройства и программное обеспечение, непосредственно отвечающие за предоставление сервисов. Проектом предусмотрена установка устройств Cisco, выполняющих функции организации многоточечных видеоконференций и сервера планирования видеоконференций Radvision.

Данный подход позволяет рассматривать систему видеоконференцсвязи как часть IP-телефонии Уральского таможенного управления, что имеет следующие преимущества.

1. Унификация базовых сервисов:

- любой телефон, подключенный к ведомственной сети телефонии, может использоваться для участия в конференциях в режиме «только аудио»;

- любой видеотерминал может использоваться в качестве обычного телефона для звонков по ведомственной сети.

2. Сохранение привычной метафоры использования сервисов:

- в рамках сети IP-видеотелефонии сохраняется привычная схема организации соединений путем набора телефонного номера вне зависимости от типа устанавливаемых соединений;

- подключение к конференциям также не предполагает иных действий кроме набора номера на абонентском терминале.

3. Интеграция функций в рамках абонентских устройств:

- абонентские видеотерминалы индивидуального использования (IР-видеотелефоны) могут одновременно выполнять функции видеотерминала, телефона ведомственной связи, городского телефона и устройства селекторной связи.

4. Качественное улучшение используемых сервисов:

- существующие сервисы телефонной сети могут быть трансформированы в сервисы системы видеоконференцсвязи (например, селекторные совещания могут быть преобразованы в видеосессии);

- аналоговые телефоны на рабочих местах пользователей при этом заменяются видеотелефонами с сохранением используемых номеров.

Решения по комплексу технических средств системы видеоконференцсвязи

Требования к организации работ в условиях эксплуатации системы видеоконференцсвязи.

Система видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления предназначена для проведения видеоконференций в различных форматах с различным количеством участников и набором используемых сервисов:

- проведение масштабных видеоконференций с участием большого количества абонентов, в том числе, абонентов внешней системы видеоконференцсвязи Федеральной таможенной службы России;

- проведение рабочих видеоконференций в рамках одного или нескольких подразделений Уральского таможенного управления (локальные видеоконференции) с небольшим числом участников;

- проведение рабочих совещаний между абонентами системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления и абонентами внешних систем видеоконференцсвязи Федеральной таможенной службы России.

Масштабные видеоконференции - это такие видеоконференции, которые обладают следующими характеристиками:

1. Предсказуемость параметров:

- масштабная видеоконференция, проводится в рамках какого-либо организационного мероприятия, внесенного в утвержденный график мероприятий;

- заранее точно известен список участников, время начала, продолжительность конференции, требуемый объем сервисов и т.д.

2. Востребованность специализированных сервисов:

- в рамках конференции требуются такие возможности, как демонстрация презентационных материалов, мультимедийных материалов, групповая работа с файлами.

3. Присутствие пассивной зрительской аудитории:

- нередко необходимо обеспечить участие в конференции значительного количества зрителей или групповых абонентов.

Описание локальных видеоконференций - это такие видеоконференции, которые обладают противоположными характеристиками:

1. Непредсказуемость параметров:

- локальная конференция, как правило, возникает в ходе рабочего процесса, ее параметры не могут быть спланированы и предсказаны заранее.

2. Достаточность базовых сервисов:

- целью локальной видеоконференции является обсуждение рабочих моментов, где, как правило, передача видео,- аудио потоков является достаточной.

3. Отсутствие зрителей:

- локальные конференции являются персонализированными, для их проведения не требуются абонентские терминалы группового использования.

Общая структура системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления.

Общая структура системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления повторяет организационную структуру подразделений Уральского таможенного управления, структуру ведомственной интегрированной телекоммуникационной сети, включает уровень ядра системы и уровень доступа.

В рамках системы видеоконференцсвязи абонентские терминалы, размещенные на одном узле, образуют логическую группу - зону. Каждая зона имеет уникальный трехзначный идентификатор - префикс, используемый при маршрутизации вызовов между устройствами, относящимися к разным зонам. Устройства уровня доступа системы видеоконференцсвязи обслуживают абонентские терминалы - обеспечивают их логическое подключение, доставку вызовов между терминалами в рамках одной зоны и взаимодействие с оборудованием уровня ядра при межзональных вызовах.

Оборудование уровня ядра системы видеоконференцсвязи выполняет маршрутизацию сигнальных сообщений, поступающих от оборудования доступа. Оборудование уровня ядра имеет информацию обо всех существующих в системе видеоконференцсвязи зонах, но не об абонентских терминалах.

Маршрутизация межзональных вызовов производится оборудованием ядра на основании зональных префиксов, передаваемых оборудованием уровня доступа в сигнальных сообщениях.

Оборудование уровня ядра отвечает также за интеграцию системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления в общую систему видеоконференцсвязи ФТС России. Структурная схема системы видеоконференцсвязи (Приложение 1).

Для обеспечения работ по эксплуатации системы видеоконференцсвязи необходимо наличие:

- службы эксплуатации, включающей технический персонал, технические программные средства контроля или управления оборудованием, а также средства обеспечения эксплуатации;

- запасного имущества, принадлежностей и инструментов для обеспечения технического обслуживания и текущего ремонта оборудования.

Планирование технической эксплуатации осуществляется должностными лицами служб в соответствии с их функциональными обязанностями.

Основными принципами организации и эксплуатации является:

- рациональное распределение обязанностей между службами и подразделениями организации;

- непрерывный контроль функционирования оборудования;

- организация процессов сбора, учета, обработки и обобщения информации о состоянии оборудования системы видеоконференцсвязи, качество его функционирования.

Унификация базовых сервисов:

- телефон, подключенный к ведомственной сети телефонии, может использоваться для участия в конференциях в режиме “только аудио”;

- видеотерминал может использоваться в качестве обычного телефонного аппарата для звонков по ведомственной сети;

- в рамках сети IP-видеотелефонии сохраняется схема организации соединений путем набора телефонного номера вне зависимости от типа устанавливаемых соединений;

- абонентские видеотерминалы индивидуального использования (IP-видеотелефоны) могут одновременно выполнять функции видеотерминала, телефона ведомственной связи, городского телефона и устройства селекторной связи;

- существующие сервисы телефонной сети могут быть трансформированы в сервисы системы видеоконференцсвязи, например, селекторные совещания могут быть преобразованы в видеосессии;

- аналоговые телефоны на рабочих местах пользователей при этом заменяются видеотелефонами с сохранением используемых номеров.

Описание структуры построения системы видеоконференцсвязи, которая повторяет организационную структуру подразделений и структуру ведомственной интегрированной телекоммуникационной сети Уральского таможенного управления. В рамках системы видеоконференцсвязи абонентские терминалы, размещенные на одном узле образуют логическую группу - зону. Каждая зона имеет свой идентификатор - префикс (***499), используемый при маршрутизации вызовов между устройствами. Устройство уровня доступа системы видеоконференцсвязи обслуживают абонентские терминалы - обеспечивают их логическое подключение к системе видеоконференцсвязи, доставку вызовов между терминалами в рамках одной зоны и взаимодействия с оборудованием при вызове.

Оборудование системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления выполняет маршрутизацию сигнальных сообщений поступающих от оборудования доступа. Оборудование имеет информацию обо всех существующих в зонах, но не во всех абонентских терминалах. Маршрутизация вызовов производится оборудованием на основании префиксов, передаваемых оборудованием уровня доступа в сигнальных сообщениях, так же отвечает за интеграцию системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления в общую систему ФТС России.

Функциональные подсистемы системы видеоконференцсвязи.

С целью наиболее эффективного использования ресурсов системы видеоконференцсвязи, с учетом функциональных особенностей, включает в себя две взаимосвязанные подсистемы:

1. Н.323 подсистема - оптимизирована для проведения масштабных видеоконференций. Для организации взаимодействия между абонентскими терминалами в рамках данной подсистемы используется протокол H.323, что гарантирует возможность взаимодействия абонентов системы видеоконференцсвязи Уральского таможенного управления с абонентами внешних систем Федеральной таможенной службы России.