Функции и технология менеджмента

Размещено на http://www.allbest.ru/

РЕФЕРАТ

По дисциплине: Основы менеджмента

На тему: Функции и технология менеджмента

Содержание

1. Функции - основная категория технологии менеджмента

2. Механизм реализации функций управления

3. Процессы управления в организациях

4. Особенности процесса управления

Список литературы

1. Функции - основная категория технологии менеджмента

функция технология менеджмент

Когда вопрос ставится об исследовании конкретного содержания применяется функциональный анализ, потому что функции управления, предоставляют управленческой деятельности, их взаимодействие, образуют содержание. Функции менеджмента возникли вследствие разделения и специализации труда. Функции менеджмента являются базовой категорией теории управления. Они служат истоком для возникновения других важных категорий менеджмента. Место, занимаемое этой категорией в системе менеджмента, можно представить схемой - цели-функции менеджмента:

1. функции менеджмента - технология (процессы) менеджмента;

2. функции управления - цикл управления;

3. функции менеджмента - организационная структура управления;

4. функции менеджмента - полномочия органов управления.

В этой связи следует отметить, что в научной литературе в понятие "функции менеджмента" вкладывается различный смысл, а поэтому различны и критерии определения их сущности. Нас будут интересовать функции менеджмента применительно к технологии управления, т. е. как виды управленческой деятельности, содержательная сторона методов и способов управления предприятием.

Поскольку управленческий труд разнообразен, то и функции менеджмента должны отличаться друг от друга. Такое отличие вытекает из самой природы специализированного труда. Следовательно, для раскрытия содержания управления нам необходимо провести классификацию функций.

Для классификации функций управления применяют следующие главные признаки:

1. вид управленческой деятельности, позволяющий отличить одну работу от другой в процессе разделения управленческого труда;

2. направленность видов деятельности на управляемый объект или факторы внешней среды.

По этим признакам можно выделить две основные группы функции управления.

Общие функции - это функции, определяющие лишь вид управленческой деятельности, независимо от места их проявления, т. е. от вида организации, характера ее деятельности, масштабов и т. д.

Конкретные функции - это функции, определяющие направленность труда человека на конкретный объект.

Они полностью зависят от организации и направления ее деятельности. Эта группа имеет и другие названия: специфические, особенные, объектные и т. д. Мы будем

В дальнейшем использовать понятие «конкретные функции управления».

Не вступая в дискуссию по поводу существующего многообразия классификаций функций, считая, что они имеют право на существование, рассмотрим их с точки зрения содержания управления.

Сущность и содержание конкретных функций менеджмента.

Главным экономическим назначением предприятия является удовлетворение нужд потребителей посредством производства своей продукции, продажи товаров или оказание услуг. Такое утверждение справедливо для предприятий любого размера (отдельного бизнесмена или крупной компании), структуры, отрасли, степени зависимости факторов внешней среды и т. д. Такое назначение предприятия обеспечивается выполнением конкретных функций управления. По своей роли в эффективной деятельности организации конкретные функции управления бывают основными и дополнительными.

Основные функции определяются экономической ролью организации и их выполнение должно быть обеспечено при любых условиях. Без выполнения этих функций предприятие просто не может существовать. Они направлены на три важных объекта управления:

· управление персоналом;

· управление предметами труда: функции снабжения, или закупок, производства;

· управление информацией: функции создания и совершенствования продукции, финансы, маркетинг, бухгалтерский учет и статистическая отчетность.

Основные функции служат для управления основными управляемыми объектами: ресурсами, продукцией, производством, кадрами, информацией, продажей. Эти функции направлены на удовлетворение нужд потребителей и должны выполняться любыми предприятиями, и их состав остается неизменным при любом разделении труда.

Дополнительные функции. Это те функции, без которых предприятие (особенно мелкое) может обойтись, не нарушая процесса выполнения своего экономического назначения. Они, как правило, направлены на поддержку основных функций для повышения эффективного их выполнения. Например, если продукция предприятия пользуется спросом, то ему нет особой надобности управлять качеством продукции (основная функция - создание новой или улучшение существующей продукции).

Дополнительные функции, как правило, вытекают из основных функций, и их состав может варьировать в зависимости от целого ряда особенностей деятельности предприятия (сложности продукции или услуги, размеров предприятия, стратегии, положения на рынке и др.). Их назначение - управление отдельными параметрами основных объектов. Например, качество продукции, обслуживание оборудования и т. п. Основные и дополнительные функции в технологии менеджмента определяют и конкретизируют объект, над которым совершаются физические действия (работа над предметами труда) и управленческие действия (влияние или воздействие на человека, осуществляющего физические действия).

Понятие «функция» можно рассматривать с разных точек зрения. Мы рассматриваем функции с точки зрения технологии менеджмента. Для этого выделим следующие общие черты, присущие различным сторонам конкретных функций управления.

1. Расчленение общего процесса управления на конкретные функции можно осуществить в зависимости от того, к какой стадии жизненного цикла продукции и фазе производственного процесса относится та или иная функция.

Разграничения сфер деятельности на отдельные конкретные функции не исключает возможности наложения их друг на друга. Например, функция закупок ресурсов может одновременно рассматриваться и как снабжение, и как коммерческая функция (изъятие денег для покупки ресурсов).

Связи между сферами деятельности конкретных функций образуют коммуникативную сеть, благодаря которой осуществляется управление предприятием как целостной системой.

Конкретные функции для всех предприятий, по существу, одинаковы. Содержание их отличается составом задач управления, решаемых тем или иным предприятием применительно к своим индивидуальным условиям функционирования.

Реализация каждой конкретной функции осуществляется только при выполнении всех без исключения общих функций управления.

Перечислены особенности конкретных функций управления позволяют сформулировать определенные «универсальные принципы», или «правила» формирования технологии менеджмента организации. Эти правила вытекают из определения понятия «технология». Можно отметить следующие общие «правила».

Каждая конкретная функция реализуется с помощью собственной технологии. Поэтому управление предприятием осуществляется при помощи многих управленческих технологических процессов. Вследствие пересечения функций между собой одни и те же элементы могут принадлежать в одно и то же время разным технологическим процессам. Например, общие нормы и стандарты используются при реализации различных функций управления.

Операции (процедуры) технологии, определяющие, что и когда нужно делать человеку для реализации функции управления, отражаются в нормативных документах (актах). Например, в инструкциях, указаниях, распоряжениях, положениях, приказах и др.

Способы (методы) технологии определяют, как нужно выполнять операции в тех или иных определенных условиях. Способы определяют, как можно использовать в процессе управления технические средства (оборудование), а также какие возможности (стандарты, нормы) имеет человек при выполнении операций. Стандарты и нормы подразделяются на запрещающие, обязывающие, рекомендательные и предписывающие. Способы служат для регламентирования действий человека или коллектива людей, реализующих ту или иную функцию управления.

Состав операций и способов их выполнения определяется общими функциями управления, а характеристики объекта, на который направлено управляющее воздействие, описываются конкретными функциями управления. Например, реализация функции «снабжения» представляет собой закупку определенного количества и вида сырья и материалов, его доставку на предприятие и складирование, своевременную поставку его в цех для переработки. Технология описывает, какими методами можно определить количество сырья, какой поставщик может его поставить, т. е. выполнить процедуры планирования; организовать доставку ресурсов (процедуры функции организации), осуществить учет поступления ресурсов на склад и т. д.

Основные и дополнительные функции могут быть реализованы, если менеджеры будут точно знать, какие действия (процедуры) они должны выполнять в технологическом процессе управления. Для достижения цели, стоящей перед предприятием, необходимо также обеспечить взаимосвязанное выполнение основных и дополнительных функций в едином процессе. Эти роли выполняют административные функции или, как их называют - общие функции менеджмента.

Следует заметить, что в современной литературе в области менеджмента нет разногласий в отношении роли и назначения общих функций управления. Однако до сих пор продолжаются дискуссии относительно их состава. Приверженцы американской модели менеджмента выделяют четыре основных функции управления. Исследователи отечественной модели пока не пришли к единому мнению относительно количества общих функций. Поэтому их количество в разных литературных источниках колеблется от шести (классификация 0. Е. Кузьмина), восьми (классификация Ф. И. Хмиля) до семнадцати (классификация Г. А. Колесникова).

Здесь нет необходимости доказывать состоятельность или несостоятельность существующих классификаций функций управления. Проведенные автором исследования и практическая проверка содержания управления дает основание для специализации управленческого труда по таким функциям управления, как: планирование, организация, регулирование, учет, контроль, анализ и стимулирование. Данный состав функций управления в незначительной мере не совпадает с перечнем функций, рекомендуемых стандартом образования направления "Менеджмент". Автор данного учебника является одним из разработчиков стандартов образования, однако он придерживается собственного перечня функций менеджмента.

Функция организации вытекает из необходимости координации совместных действий людей в процессе достижения общих целей. Она включает следующие наборы действий:

· обеспечение динамического равновесия внутренних процессов, протекающих между управляемой и управляющей подсистемами, т. е. соединение людей и средств производства;

· установление отношений между организацией (предприятием) и внешней средой для обеспечения динамического равновесия;

· организацию собственного производства, т. е. процесса превращения ресурсов в готовую продукцию;

· организацию управляющей подсистемы;

· организацию действий людей по выполнению других функций управления.

Именно последний набор управленческих действий определяет специфику функции организации. Она состоит в том, что это единственная функция, которая обеспечивает взаимосвязь и эффективность выполнения всех других функций управления.

Существующее в литературе представление о функции организации как действия по разработке организационных структур управления является чрезвычайно узким и не имеет научного обоснования.

Учет. Информация является наиболее важным ресурсом в управлении. Управляющая подсистема должна вырабатывать, выдавать требуемую и опускать неотносящуюся к делу информацию. Относящейся к делу информацией является та, которая касается окружающей среды и деятельности организации. Более того, долгосрочная информация, используемая для анализа и планирования, должна быть отделена от более срочной информации, необходимой для оперативного регулирования. Наконец, организация должна быть построена и управляема таким образом, чтобы информация, которая используется для управления, была своевременной и точной.

Источником такой информации являются собранные, систематизированные, зарегистрированные и сохраненные данные. Совокупность этих видов деятельности, совершаемых над информацией, получили название функции учета.

Содержание функции учета нельзя ограничивать только бухгалтерским учетом. Значительная часть информации, которую организация использует в своей деятельности, представлена управленческим учетом. Исключение данного вида деятельности из состава функций управления, что имеет место в литературе, необоснованно.

Контроль. Прекрасно составленные планы и организация их выполнения совсем не гарантирует эффективное достижение результата. Процесс выполнения планов постоянно подвергается воздействию как внутренних, так и внешних факторов.

Сопоставляя реально достигнутые результаты с плановыми, т. е. отвечая на вопрос: насколько мы продвинулись к поставленным целям, руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу.

Контроль - это действия людей в процессе обеспечения правильного (или эффективного) достижения организацией своих целей.

Базируясь на информации учета, контроль обеспечивает функционирование обратной связи, создавая условия для успешной деятельности организации. Организация и контроль преобразуют хаос в организованную систему.

Анализ. Следует отметить, что данную функцию как самостоятельную многие авторы не выделяют. Они мотивируют это тем, что аналитическая работа присутствует при выполнении любой другой функции. По нашему мнению, здесь проявляется ошибочность взглядов этих авторов. Данная функция настолько важна, что заслуживая права на самостоятельное существование.

Анализ процессов, протекающих в организации, методов работы и ее нормирование представляют собой тот фундамент, на котором держится и планирование, и система организации труда на предприятии. Анализ направлен на обеспечение наибов лее эффективного использования ресурсов и потенциала предприятия, т. е. нахождение оптимальных путей превращения затрат в выпуск готовой продукции.

Кроме того, деятельность по анализу воздействия факторов внешней среды позволяет организации своевременно вырабатывать управляющие воздействия (реакцию) и поддерживать организацию в динамическом равновесии.

Регулирование. Данный вид деятельности направлен на то, чтобы организация сохраняла свою динамическую устойчивость, на поддержание и усовершенствование состояния, ее упорядоченности, поддержание связей между субъектом и объектом управления.

Содержание функции регулирования выражается в следующих действиях:

· текущее устранение всякого рода отклонений от плановых заданий, графиков. Этот традиционный вид регулирования в управлении производством получил название диспетчирования. В некоторых литературных источниках диспетчирование выделяется как самостоятельная функция, однако правильнее будет отнести диспетчирование к оперативному регулированию;

· выравнивание всех отклонений состояния выхода системы из заданного нормами значения этого состояния. Нормы устанавливают границы (ограничения) поведения людей;

· выработка мер, связанных с потребностью учета естественного изменения требований динамично развивающихся систем, с постановкой новых задач в связи с влиянием природных сил, переходом системы в новое состояние в процессе нормального развития.

Стимулирование. Потребности и интересы людей разнообразны и многообразны, а отсюда следует, что функцию стимулирования нужно рассматривать более широко, чем она трактуется, учитывая все факторы, влияющие на отношение работника к труду. Важность данного вида деятельности не вызывает сомнения. Для нас важно то, что необходимо вкладывать в этот вид деятельности. Существуют разные взгляды на данную функцию.

Сегодня идут дискуссии по поводу того, какое понятие является общим - «стимулирование» или «мотивация». Давайте разберемся. По определению Мескона М. X., мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации. Мотивация действует на человека через удовлетворение потребностей.

Смирнов Б. В., один из авторов, который придерживается термина "стимулирование", дает следующее определение: "это процесс распределения материальных и духовных ценностей в зависимости от количества и качества затрачиваемого труда».

Рассматривая стимулирование как управленческую функцию, необходимо иметь в виду и обратное явление мотивации - создание не только положительных (мотивация, прим. автора), но и отрицательных стимулов. Последние выражаются в форме определенных запретов, наказаний: лишение премии, выговор, понижение в должности и т. д. Вторая часть - явно не мотивирующая, но воздействующая на поведение человека принуждением. Следует заметить, что вторая часть стимулирования довольно часто используется в практике руководителей.

Нетрудно заметить, что стимулирование как вид управленческой деятельности имеет более общее содержание по сравнению с мотивацией.

Общие функции управления характеризуют лишь определенные области управленческой деятельности (например, планирование, учет, контроль и т. д.) и не могут рассматриваться изолированно (отдельно) друг от друга. В процессе управления они, взаимодействуя, проникают друг в друга. Конкретное содержание управления проявляется только через задачи управления.

Общие функции выполняются на любом предприятии, независимо от его назначения и особенностей деятельности. Содержание каждой общей функции управления определяется многими факторами и характеристиками фирмы. Прежде всего, от вышеперечисленных факторов, влияющих на элементы управленческой технологии. Конкретное изменение содержания общих функций управления проявляется в технологии выполнения конкретной функции. Таким образом, технологию менеджмента описывают как общие функции (характер управленческих действий), так и конкретные функции (объект, над которым совершаются управленческие действия). Такая взаимосвязь функций управления представлена на рис. 1.

Рис. 1. Место и взаимосвязь функций управления в технологическом процессе менеджмента

Объединение разных функций управления в технологии менеджмента происходит через методы (способы) их выполнения и параметры информации, используемой в данном технологическом процессе.

2. Механизм реализации функций управления

Рассмотренные общие функции управления не существуют сами по себе. Они проявляются как виды управленческой деятельности только при взаимодействии с конкретными функциями.

Конкретные функции обусловлены необходимостью управления сложной организацией. Они возникают вследствие горизонтального разделения труда человека.

Такое разделение может быть проведено по назначению основных процессов, протекающих в организации. Их принято называть объектами управления.

В общем виде объектом управления может служить любая специфическая (имеющая определенные признаки обособления) совместная деятельность по достижению цели организации.

Управлять можно только процессами, происходящими с материальными и нематериальными (информация) ресурсами и готовой продукцией (конечными результатами труда).

Общими для всех сложных организаций объектами управления являются: - элементы внешней среды, оказывающие влияние на деятельность организации - все виды ресурсов, с которыми совершается процесс перераспределения и превращения;

· процессы производства готовой продукции;

· процессы реализации готовой продукции; I

· процессы, направленные на развитие и совершенствование самой системы управления.

Разумеется, каждый из выделенных объектов включает другие виды объектов, выделенные по своим признакам. Например, управление ресурсами включает ряд объектов: человеческие ресурсы, финансы, материалы и т. д. Это говорит о том, что содержание конкретных функций управления в различных организациях отражает их специфические особенности, назначение, тип производства, сложность производства и продукции, специализацию и т. п. Таким образом, можно сделать вывод, что носителями конкретных функций управления являются обособленные части системы.

Объектом управления являются именно все обособленные части системы, а не только управляемая часть (объект). Это связано с тем, что нужно управлять информационными процессами и процессами совершенствования самой системы управления.



Рис. 2. Взаимосвязь основных функций управления организацией

На рис.2. приводятся основные функции относительно крупной промышленной фирмы. Аналогичные схемы могли бы быть составлены и для предприятий меньших размеров, правительственных учреждений, социальных и других организаций, в отношении которых может быть применено общее определение производственной системы.

Разумеется, любая подобная организация имеет не только выделенные конкретные функции. Их значительно больше, чем мы выделили на рис. 2. Тем не менее, схема даст общую картину вероятности кооперирования управленческой деятельности (наложение меньших окружностей друг на друга) и их взаимодействие с материальными и информационными потоками внутри системы, на базе которых устанавливается связь между отдельными функциями управления.

Каждая конкретная функция управления в организации является комплексной по содержанию и включает в свой состав все общие функции: планирование, организацию, анализ, регулирование, учет, контроль, стимулирование.

Процессы управления протекают во времени. Поэтому среди множества других признаков выделения функций, существующих в литературе, целесообразно остановиться на временном интервале (периодичности) реализации функций.

Практика показывает, что наиболее распространенными интервалами времени реализации функций являются такие интервалы: день (или смена), декада, месяц, квартал, год, пятилетка и более.

Схема пересечения различных признаков, определяющих одну и ту же функцию управления, показана на рис. 3.

Рис. 3. Схема совмещения функций управления

Комбинирование, совмещение функций, отражает черты объектов управления, в которых находят единство всех функций управления процессом производства, субъектом управления и их функциональной деятельности в процессе достижения целей организации.

Деление функций на общие и конкретные чисто условное. В реальных условиях управления производством они не существуют отдельно друг от друга, а тесно переплетаются между собой, взаимно проникая друг в друга.

При этом общие функции не локализуются, они присутствуют в каждой конкретной функции, т. е. функция включает в себя функцию. Такая классификация в большинстве своем связана с традиционным подходом к раскрытию содержания управления. Структуру конкретной функции создают задачи управления.

Вид управленческой деятельности, выделенный по трем рассмотренным признакам, общей и конкретной функции и временным интервалам, представляет собой более конкретное деление управленческого труда - задачу управления. Под задачей управления будем понимать предписанную работу (операцию, процедуру), которая выполняется по выбранному или разработанному алгоритму (порядок выполнения) в определенном временном интервале, результат которой направлен на конкретный управляемый объект.

Существование задачи вызвано поведением управляемого объекта. Содержание задачи управления описывается параметрами конкретного объекта. Поэтому задачи организации традиционно делятся на три категории: работа с людьми, предметами (машинами, инструментами, материалами), информацией. Например, работа людей на конвейере (физическая работа) связана с предметами. Менеджер, управляя этими процессами, работает с людьми. Работники, собирающие и обрабатывающие данные, в основном связаны с информацией.

В каждом случае мы имеем дело с видами деятельности, которые характеризуются определенными информационными входами, выходами и алгоритмами преобразования информации, представляющими собой последовательность формально-логических, эвристических или арифметических операций.

Под операцией следует понимать элементарные специализированные виды работы, которые делить более детально нецелесообразно. При помощи этих работ можно описать любой вид деятельности. Следовательно, задача как элементарная единица управленческой деятельности определяет конкретное содержание управления.

Закономерно возникают вопросы: что же представляет собой функция управления и почему мы употребляем в обиходной речи понятие функции при определении круга обязанностей.

Функция, в нашем понимании, - это состав задач планирования, учета, контроля, регулирования, организации, анализа и стимулирования, результаты, решения которых направлены на управление конкретным объектом. В этом смысле данная функция называется конкретной. Совокупность задач, входящих в соответствующие конкретные функции управления и их отношения, обеспечивающие возможные и необходимые обмены информацией, образуют процессы управления, совершаемые над управляемыми объектами. Функция управления в организации представляет собой совокупность видов деятельности (общих функций), выполняемых в рамках конкретных функциональных областях (конкретные функции), совершаемые над управляемыми объектами. Для управления любым объектом требуется не разделение функций, а синтез общих и конкретных функций в едином процессе. В таком качестве их целесообразно называть объектными функциями управления.

Задача управления - это основообразующая категория функции, которая достаточно глубоко раскрывает конкретное содержание управления как процесса совместного (кооперированного) труда людей и их общения (связей). Решение задачи управления характеризует уровень познания объекта человеком в процессе его деятельности.

Главной особенностью функций управления как элемента организации является их объединяющая роль. Именно решение задач управления направлено на объединение

Вид управленческой деятельности, выделенный по трем рассмотренным признакам, общей и конкретной функции и временными интервалам, представляет собой более конкретное деление управленческого труда задачу управления. Под задачей управления будем понимать предписанную работу (операцию, процедуру), которая выполняется по выбранному или разработанному алгоритму (порядок выполнения) в определенном временном интервале, результат которой направлен на конкретный управляемый объект.

Технология управления и потребности в информации неразделимо переплетаются между собой. При рассмотрении технологии управления следует иметь в виду интегральную природу информационных потоков. Каждая объектная функция управления рассматривается как некоторая информационная структура со своими компонентами в виде входящей информации, технологии ее переработки и выходящей информации. Каждая из функций соединена с другими с помощью информации и каналов связи. Технология менеджмента реализуется также через неформальные связи, невербальные способы коммуникаций и т. п. В зависимости от конкретных условий каждого предприятия преимущественное развитие могут получать разные особенности функции менеджмента.

Место и механизм реализации функций управления в организации позволяет рассматривать ее с разных сторон. Исходя из сущности функций управления, рассмотренной нами выше, можно выделить следующие их особенности:

· функция определяет содержание процесса управления;

· функция является элементом организационной структуры управления;

· функция определяет содержание полномочий в структуре аппарата управления;

· функция формирует информационные потоки в процессах управления.

Вместе с тем, нельзя упускать из виду, что менеджмент - это не просто совокупность отдельных функциональных областей управления, а их взаимосвязанная и взаимообусловленная система, которая только в этом качестве дает наилучшие результаты. Механизм реализации функций управления нельзя рассматривать вне процесса менеджмента.

3. Процессы управления в организациях

В жизни мы довольно часто используем слово «процесс» применительно к самым разнообразным ситуациям. При этом ни у кого не возникает вопрос: что такое процесс. Все мы воспринимаем это слово как само собой разумеющееся и понимаем его как логическую последовательность определенных действий или операций человека, направленных на получение конкретного результата. Этот термин у нас встречается неоднократно при изложении материала данного учебника.

Мы рассматриваем менеджмент, по крайней мере, в трех значениях: как людей, выполняющих работу по управлению, как область знаний об управлении и как процесс управления. Всем сегодня ясно одно: управление - это, прежде всего, процесс.

А что такое процесс управления? На данный вопрос будет получено столько ответов, сколько человек будет опрошено, и все они будут достаточно верными.

Однако таким разнообразием нельзя пользоваться, если мы хотим создать эффективный управленческий технологический процесс конкретной организации.

Процесс - это совокупность последовательных целенаправленных действий для достижения какого-либо результата.

Участниками процесса управления являются руководители, исполнители и контролеры.

Цель управленческого процесса - объединение усилий участников для достижения конкретного результата. Предмет управленческого процесса - информация, которую исполнители, контролеры и руководители используют в своей деятельности.

Средства осуществления процесса - это документы и различные средства приема, передачи, регистрации, хранения, обработки и выдачи информации.

Правильно спроектированный процесс управления делает организацию преуспевающей. А для того, чтобы этот процесс правильно проектировать, необходимо знать его внутреннюю структуру, взаимосвязи между отдельными этапами выполнения и их характеристики.

Известно, что процессный подход к управлению был впервые исследован представителем «классической школы» или научного менеджеризма Анри Файолем. Анализируя деятельность руководителей, он рассмотрел ее как процесс, подразделяющийся на отдельные стадии: планирование, организацию, координирование, контроль и мотивирование.

Со временем стало очевидно, что перечнем данных функций содержание процесса управления не исчерпывается. Если взять отдельно любую из функций, то ее выполнение также представляет собой процесс управления. Создается впечатление, что процесс управления состоит из отдельных процессов выполнения каждой конкретной функции.

Давайте разберемся. Действительно, для выполнения, допустим, функции планирования необходимо выполнить целый ряд последовательных процедур. Опять абстракция. Ведь планирование как процесс выполняется в отношении конкретного объекта и конкретной ситуации, и это верно. Каждый раз мы говорим о процессах управления, отличающихся друг от друга объектами, на которые они направлены, и временем их выполнения.

Рис. 5. Управленческий цикл

На наш взгляд, процесс управления необходимо связывать не с функциями, а с задачами управления. Как нам уже известно, каждая задача представляет собой управленческие действия, которые описываются целью, объектом управления, временным периодом ее решения, информационными параметрами (входом, выходом). В соответствии с данным ранее определением, «процесс управления» представляет собой логическую последовательность управленческих действий, т. е. задач управления, решение которых направлено на достижение конкретного результата, которым является цель. Таким образом, содержание процесса управления отражает логическую взаимосвязь решения задачи планирования, организации, учета, контроля, регулирования, анализа и стимулирования. Сочетание этих задач управления, решение которых направлено на одну конкретную цель, образует управленческий цикл (рис. 5.), или конкретный процесс управления.

Все процессы управления организацией, представленные в виде взаимосвязи задач управления, можно разделить на две большие группы: постоянные и периодические.

Постоянные процессы представляют собой функциональные области человеческой деятельности по достижению текущих целей. Например, процесс управления производством продукции. Такие процессы содержат определенные управленческие процедуры, порядок выполнения которых заранее спроектирован и описан в виде инструкции. Изменение содержания постоянных процессов происходит нечасто. Управленческие процедуры имеют стандартный характер и изменяются только при совершенствовании системы управления. Они описываются штатным составом задач управления, решение которых осуществляется по известному алгоритму. Для их решения используются известные методы.

Периодические процессы - это активная форма управления, вызванная появлением незапланированных, непредвиденных ситуаций, требующая выработки оперативных (часто разовых) управленческих воздействий. Эти процессы, как правило, направлены на разрешение нештатных управленческих ситуаций. Для выполнения управленческих процедур используются выработанные менеджментом правила, но использование этих правил представляет собой искусство управления. В разные моменты времени объектом внимания руководителя, осуществляющего периодический процесс управления, могут быть различные аспекты управляемой системы.

Как постоянные, так и периодические управленческие процессы имеют одну и ту же внутреннюю структуру, отличающуюся целями, предметом, средствами, содержанием выполняемых управленческих процедур и операций.

В процессе управления можно выделить элементы и управленческие процедуры.

Элементы процесса управления представляют собой управленческие категории, логическая взаимосвязь которых определяет следующие характеристики управленческой деятельности:

а) для чего выполняется процесс управления;

б) что явилось причиной возникновения процесса управления;

в) на что направлен процесс управления;

г) какой вид воздействия вырабатывается в процессе управления.

Исходя из сущности управленческой деятельности, рассмотренной нами ранее, можно выделить следующие элементы процесса управления:

· цель;

· ситуация;

· проблема;

· решение.

Логическая взаимосвязь этих элементов представлена на рис. 6.

Цель определяет смысл выполнения процесса управления. Процессы реализуются для достижения цели. Процесс управления - это всегда целенаправленная деятельность участников. Конкретный результат человеческой деятельности - это цель. Следовательно, каждый процесс управления совершается для достижения какой-то определенной цели. Поэтому процесс управления предусматривает выяснение или постановку цели, ради которой он будет выполняться.

Рис. 6. Процесс управления организацией

Каждому из процессов управления присуща своя цель. Следовательно, цели относительно постоянные (неопределенный период времени) и периодичны. Неправильно поставленная цель делает процесс управления неэффективным, а да и вредным для успешной деятельности организации.

Цели в процессе управления должны иметь операциональный характер и преобразовываться в конкретные задачи и рабочие задания. Для каждой управленческой ситуации они являются ориентиром для концентрации необходимых ресурсов.

Ситуация представляет собой состояние управляемой подсистемы (для постоянных процессов) или отдельного объекта (для периодических процессов).

Ситуация в процессе управления возникает в результате появления отклонений деятельности управляемого объекта или влияния на объект факторов внешней среды, в которой работает организация. Ситуация может оказывать на организации управляемый конкретный объект положительное влияние, повышая эффективное или отрицательное, снижая ее. Например, резкое повышение спроса на продукцию предприятия позволяет повысить цену, и, наоборот, резкое снижение потребительского спроса на эту же продукцию вынуждает организацию вырабатывать меры, имеющие нежелательные тенденции. Ситуация - это определенное возмущение, которое является причиной возникновения процессов управления. Сложность и сфера воздействия ситуации (воздействие на крупную подсистему или отдельный объект) являются чиной возникновения постоянных или периодических процессов управления.

В менеджменте ситуация имеет одну очень важную особенность. Многочисленные ситуации, воздействующие на организацию взаимосвязаны. Одна ситуация влечет за собой множество других, прохождение катера вызывает волны на реке. Первый процесс управления, вырабатывающий реакцию на воздействие ситуации, вызывает явление других процессов управления, а те, в свою очередь, вызывают вые процессы, тем самым создавая постоянные управленческие цикль

Ситуации в процессе управления создают проблемы, которые должны быть разрешены менеджерами.

Проблема - это необходимость обоснования и выбора определенной позиции в разрешении возникшей ситуации.

Проблема предполагает выяснение основных противоречий между условиями работы организации, вызванными появлением ситуации, и условиями, требующимися для достижения организацией своих целей. Выяснение характера управленческой ситуации позволяет определить возможные направления деятельности менеджера по устранению возникших отклонений от достижения поставленной цели.

Направления деятельности связаны с перераспределением имеющихся ресурсов (материальных, людских, финансовых), т. е. определением необходимых ресурсов и их распределением.

Выбирая возможные направления выхода из создавшейся ситуации, менеджер обязан помнить о взаимосвязанности управленческих ситуаций. Поэтому при разрешении проблемы менеджеру необходимо использовать интегральный системный подход. Простого указания на то, какие элементы или факторы, вызвавшие ситуацию, сильнее всего влияют на успех организации, явно недостаточно для того, чтобы определить, какое решение будет лучшим для достижения той или иной цели организации.

Для этого необходимо установить взаимосвязь между данными элементами и выработать комплексную реакцию на устранение нежелательных воздействий.

Конкретно воздействие на ситуацию осуществляется через решение.

Менеджер в процессе управления выбирает направление действий не только для себя, но и для организации и других работников.

Решение - это заключительный и, пожалуй, самый ответственный элемент в процессе управления.

Решение предусматривает выбор наиболее эффективного варианта воздействия на возникшую ситуацию (имеются в виду переменные факторы, вызвавшие ситуацию), выбор конкретных, средств и способов, разработку конкретных управленческих процедур осуществления процесса управления.

Именно этот элемент приводит в действие человеческие, материальные и финансовые ресурсы. От того, какое будет принято решение, зависит эффективность выработанной управленческой реакции на воздействие, оказываемое возникшей ситуацией. Решение аккумулирует в себе удачные и неудачные стороны предыдущих элементов и обязано отфильтровать неэффективные направления деятельности управляемых объектов или действий менеджеров.

Каждый элемент процесса управления реализуется с помощью взаимосвязанных управленческих процедур. Можно выделить следующие управленческие процедуры:

· целеполагание;

· информационное обеспечение;

· аналитическая деятельность;

· выбор вариантов действий;

· реализация решений.

Целеполагание как процедура призвана обеспечить постановку конкретной цели (если цель не поставлена) или уяснение сущности цели, связанной с протеканием процесса управления.

Постановка цели осуществляется для постоянных процессов.

В этом случае цели выступают в качестве стандарта, меры, которыми измеряется выполнение работы.

В управлении организацией часто бывают случаи, когда процедура целеполагания протекает неосознанно, автоматически или элементарно.

Такие случаи имеют место во многих периодических процессах. Однако кажущийся автоматизм не означает, что менеджер осуществляет процесс управления и уяснения содержания цели. В данных случаях имеет место подсознательное уяснение цели, на достижение которой менеджер направляет процесс управления. Цель менеджеру известна, а возникшая ситуация не настолько сложна, чтобы менеджери смог сразу определить характер ее влияния. Поэтому создается впечатление автоматизма в осуществлении процесса управления.

Ни один процесс управления не может быть осуществлен без процедуры целеполагания. Управления без цели не существует, что вытекает из следствия 1 общего понятия управления.

Процедура целеполагания позволяет сделать следующее:

1. организовать и объяснить весь диапазон явлений, связанных с объектом, под системой или предприятием в целом;

2. предсказать поведение объекта, подсистемы или предприятия;

3. оценить разумность решений в момент, когда они еще не приняты;

4. проанализировать собственную работу менеджерам всех уровней в процессе управления и в результате улучшить ее.

Процедура целеполагания необходима и для уяснения сущности и содержания возникшей ситуации. Любая ситуация должна соизмеряться с целью, на достижение которой она может оказать влияние.

Информационное обеспечение представляет собой управленческую процедуру относительно предмета процесса управления - информации, адекватно отражающей характеристику цели и влияние возникшей ситуации на ее достижение.

Данная процедура включает операции по сбору необходимой информации, ее систематизации и обработке.

Аналитическая деятельность в процессе управления характеризует совокупность операций, связанных с оценкой состояния управляемого объекта, подсистемы или предприятия (в зависимости от вида процесса), поиском путей улучшения, либо устранения нежелательных воздействий со стороны возникшей ситуации. Анализируется также сама ситуация, причины ее возникновения и возможные последствия ее воздействия. Для этого используется собранная и обработанная информация о конкретной цели и факторах, создавших управленческую ситуацию. Аналитическая деятельность «обслуживает» все элементы процесса управления, предоставляя возможные варианты протекания процесса управления.

Выбор вариантов действий. Содержание этой управленческой процедуры зависит от сложности возникшей ситуации. Для выработки реакции на воздействие ситуации менеджеру необходимо определить наиболее адекватные варианты действий. Если проблема не представляет особой сложности, и была правильно оценена, то сделать выбор правильного решения сравнительно просто. Менеджер, обладая необходимой информацией, просто выбирает альтернативу с наиболее благоприятными общими последствиями.

Но менеджеру приходится иметь дело не только с простыми ситуациями, но и с весьма сложными и взаимосвязанными ситуациями. В этом случае ему приходится принимать во внимание множество компромиссных вариантов, и если аналитическая процедура была выполнена недостаточно, то возможно, что ни одна альтернатива не может быть наилучшей. Бывают случаи, когда даже дополнительная аналитическая работа не дает удовлетворительных альтернатив.

В этих случаях менеджер вынужден принимать к исполнению ту альтернативу, которая является приемлемой, но необязательно наилучшей. Таким образом, процедура выбора альтернатив является обязательной в процессе управления, но она необязательно приводит к выбору только наилучшего решения.

Реализация решения. Реальная ценность решения становится очевидной только после его осуществления. Процесс управления заканчивается, если он оказал влияние на объект управления как результат конкретной работы исполнителя. Поэтому процедура реализации решения требует от менеджера не только принятия приемлемого решения, но и обязательной организации его исполнения, т. е. он должен привлечь к данному процессу конкретных исполнителей. Если это не будет сделано, то такой процесс управления не имеет реального смысла, и на его осуществление (выполнение предыдущих процедур) не стоит тратить ресурсы.

Обратная связь. Процесс управления содержит, кроме перечисленных элементов, обратную связь. Роль обратной связи мы с вами уже рассматривали. Поэтому нам ясно, что сравнение полученного результата, от реализации выбранной альтернативы решения, с целью, ради достижения которой осуществлялся процесс управления, возможно только с помощью установления обратной связи. Методы установления обратной связи будут нами рассмотрены далее.

Здесь важно понять, что обратная связь позволяет менеджеру оценить результаты осуществленного им процесса управления и, в случае необходимости, скорректировать результат, пока организации еще не нанесен значительный ущерб.

Основу всех управленческих процедур составляет информация, передаваемая с помощью человеческой речи, документов или соответствующих технических средств. Поэтому информационное обеспечение необходимо при выполнении всех управленческих процедур. Предметом процесса управления является информация, которую менеджеры и исполнители используют для его осуществления.

4. Особенности процесса управления

Процессы управления определяются управленческими ситуациями, из-за которых они организовываются и осуществляются. Однако все процессы (независимо от ситуаций их вызвавших) обладают общими особенностями. Наиболее значимыми являются такие особенности.

1. Непрерывность. Управление организацией представляет собой взаимосвязанную цепь отдельных локальных процессов. Их объединяет общая цель, достижение которой они обеспечивают. Процессы возникают и осуществляются непрерывно, обуславливая постоянство управленческой деятельности.

Эта особенность проявляется по-разному, в зависимости от уровня управления, на котором протекает данный процесс, и объекта управления, на который направлены результаты этого процесса.

Например, чем выше уровень управления, тем больше длительность протекания процесса управления и тем сложнее объект управления. Характер непрерывное процесса управления обуславливается видом управленческой технологии, применяемой для его осуществления.

2. Неравномерность. Процессы управления как по выполняемым элементам так и по управленческим процедурам, протекают неравномерно во времени. Так, постановка целей, анализ ситуации и определение вариантов протекает медленно, переходя в стадию решения, процесс резко ускоряется, принимая активную форму организационной деятельности.

Эта особенность проявляется во всех видах процессов управления, хотя и не всегда очевидно. Особенно это характерно для периодических процессов управлениям

3. Цикличность. Все процессы управления без исключения протекают в виде выполнения взаимосвязанных элементов и управленческих процедур. Такая последовательность образует управленческий цикл. Нарушение подобной цикличности, что довольно часто бывает в практике управления, снижает эффективность результата процесса управления. Например, часто руководители, осуществляющие процесс управления, сокращают цикл его протекания, не выполняя процедур анализа проблемы или определения нескольких вариантов действия, принимая при этом не самое правильное решение. Нарушение цикличности приводит к тому, что целый ряд задач аналитического характера руководством не решается, чем нарушается их взаимосвязанность, т. е. разрыв между контуром планирования и контуром регулирования. Процесс регулирования или воздействия на объект осуществляется не на основе анализа информации, а на интуиции или накопленном руководителем прошлом опыте.

Для повышения качества управления необходимо учитывать цикличность протекания процесса и не нарушать ее.

Последовательность. В процессе управления соблюдается определенная последовательность в операциях над элементами. Последовательность еще раз подчеркивает необходимость соблюдения цикличности процесса управления. Очевидно, что нельзя определить цель на этапе выбора варианта действия или организовать выполнение решения, не сформулировав цель, для достижения которой, собственно, организовывается и протекает данный процесс управления.

Изменчивость. Характер процесса управления постоянно меняется вследствие воздействия общего принципа управления - динамического равновесия системы.

Руководитель вынужден постоянно участвовать в осуществлении все новых и новых процессов. Это происходит потому, что постоянно возникают ситуации, связанные с нарушением ранее запланированных постоянных процессов, вызванных влиянием на этот процесс факторов внешней среды и изменением характеристик внутренних элементов организации. Изменчивость процесса управления обуславливает наличие непрерывности процесса управления. В результате проявления этих особенностей возникает взаимообусловленность процессов управления, т. е. протекание одного процесса вызывает необходимость протекания другого и т. д. Другими словами, в управлении имеет место «лавинообразный эффект» появления и реализации взаимосвязанных процессов управления. Следовательно, управление предприятием можно представить как одновременное или последовательное осуществление большого количества процессов управления, реализуемых различными уровнями иерархии, подразделениями или отдельными менеджерами.

6. Устойчивость. Одновременное протекание многих процессов в рамках одной организации не имеет хаотического характера, а напротив, создает устойчивость деятельности организации. Такая устойчивость обеспечивается соответствующей управленческой технологией, определяющей форму и каналы протекания процесса, критерии, ограничения и нормы его осуществления. Следовательно, любой процесс управления реализуется в определенных условиях, задаваемых процессом коммуникации, критериями, нормами и ограничениями. Эта особенность процесса управления свойственна любым объектам, организациям, системам, независимо от уровня их нахождения и характера их деятельности.

Перечисленные особенности процесса управления, при их учете в действиях менеджеров, создают системный (синергический) эффект управления.

Взаимосвязь всех перечисленных особенностей, создающих системный эффект, можно представить в виде морфологической модели механизма управления (рис. 7.). Сторонами (осями) модели являются целеполагание (процедуры процесса управления), средства целереализации (управленческая технология) и уровни управления, на которых реализуются процессы управления.

Рис. 7. Морфологическая модель механизма управления

Осуществить процесс управления - означает принять взаимосвязанные директивные (т. е. обязательные для исполнения) установки и воздействия, определяющие: