Процесс создания и реализации проекта структуры менеджмента на предприятии

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1 Теоретические основы менеджмента предприятия

1.1 Сущность структуры менеджмента

1.2 Классификация и роль структур управления

1.3 Оценка эффективности структуры

Глава 2 Процесс создания проекта управленческой структуры на предприятии

2.1 Роль и сущность планирования

2.2 Сущность бизнес-плана и основные этапы его создания

2.3 Выбор структуры менеджмента

Глава 3 Оценка деятельности ООО «Камень-С»

3.1 Хозяйственная характеристика ООО «Камень-С»

3.2 Финансовая характеристика ООО «Камень-С»

Глава 4 Практическое создание проекта менеджмента производства на ООО «Камень-С»

4.1 Процесс создания бизнес-плана

4.2 Расчет эффективности проекта

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Повсеместное внедрение в производственно-социальную сферу экономических приоритетов, широкое использование маркетинговых технологий в производственно-коммерческих сферах существенно изменили подходы к управлению производством. В современных реалиях для успешной конкурентоспособной деятельности предприятия на рынке необходимо использовать новые принципы управления, адекватные динамичным условиям рыночной экономики. Исследования показывают, что богатейший теоретический и практический опыт традиционных методов управления предприятиями сегодня целесообразно соединять с научными основами менеджмента и новейшими информационными технологиями, математическим и экономическим моделированием.

Проектирование организации представляет собой процесс соединения определенным образом работ (видов деятельности) и людей между собой. Данное взаимодействие имеет как динамическое проявление, выражающееся в процессах, происходящих в организации и делающих ее способной реагировать на изменение внешней среды, так и статическое проявление, выражающееся в структуре организации. Данная работа посвящена вопросу проектирования и управления организацией как системы. Одним из аспектов данного вопроса является исследование взаимодействия на уровне «подразделение - подразделение», реализующегося с помощью комбинации различных типов департаментизации и выступающее в рамках организационных структур предприятия (ОСП).

Решение задач повышения эффективности управления организацией требует совершенствования методологических основ и методик науки и практики управления на основе современных достижений смежных наук, как специальных экономических, так и математики, информатики, социологии, психологии и т.д. Особое внимание в свете решения существующих проблем сосредоточивается на проблемах места и роли анализа эффективности (ОСП) в постановке и решении управленческих задач.

Результаты научных и практических исследований доказали, что композиция организационной структуры (архитектоника) определяется выбором стратегии предприятия.

Цели и задачи исследования.

Целью данной дипломной работы является проектирование эффективной структуры управления фирмой на основе разработки и апробации оптимизационных методов для управления организационными структурами.

В соответствии с целью исследования в работе были поставлены и решены следующие задачи:

изучить современное состояние и проблемы проектирования эффективной структуры управления фирмой и сформулировать требования, предъявляемые к критериям оценки ее эффективности;

исследовать теоретические и методологические основы структурного конструирования организационных систем предприятия;

построить модель, описывающую функциональную зависимость проектирования эффективной структуры управления фирмой от параметров внешнего воздействия на предприятие и его потенциала;

разработать методику решения задачи оптимизации кадрового обеспечения организационной структуры предприятия;

выработать рекомендации по практическому использованию модели оптимизации структуры управления фирмой с целью эффективного управления ею.

Предмет и объект исследования.

Объектом исследований является проектирование структуры управления фирмой.

Предметом исследования являются математические и инструментальные методы и средства проектирования эффективной структуры управления фирмой.

Объем и структура работы. Структура работы определена поставленной целью и последовательностью решения сформулированных задач. Дипломная работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

Глава 1 Теоретические основы менеджмента предприятия

1.1 Сущность структуры менеджмента

«Структура управления организацией», или «организационная структура управления» (ОСУ) - одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое руководители организаций уделяют принципам и методам построения структур управления, выбору их типов и видов, изучению тенденций изменения и оценкам соответствия задачам организаций.

Прежде чем определить понятие структура управления необходимо определить общее понятие структуры. Структура - организационная характеристика системы, представляющая собой совокупность устойчивых системообразующих связей и отношений, обеспечивающих стабильность и равновесие системы, взаимодействие соподчиненность и пропорциональность между составляющими ее элементами. Алиев В. Г. Теория организации, стр. 141

Под структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.

Организационная структура управления определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.

Ключевыми понятиями структур управления являются элементы, связи (отношения), уровни и полномочия. Элементами организационной структурой управления могут быть как отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), так и службы либо органы аппарата управления, в которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности.

Есть два направления специализации элементов структуры управления:

в зависимости от состава структурных подразделений организации вычленяются звенья структуры управления, осуществляющие маркетинг, менеджмент производства, научно-технического прогресса и т.п.;

исходя из характера общих функций, выполняемых в процессе управления, формируются органы, занимающиеся планированием, организующие производство, труд и управление, контролирующие все процессы в организации.

Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные. Первые носят характер согласования и являются одноуровневыми. Вторые - это отношения подчинения. Необходимость в них возникает при иерархичности построения системы управления, то есть при наличии различных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели.

При двухуровневой (элементарной) структуре создаются верхние звенья управления (руководство организацией в целом) и низовые звенья (менеджеры, непосредственно руководящие работой исполнителей). При трех и более уровнях в ОСУ формируется так называемый средний слой, который в свою очередь может состоять из нескольких уровней.

1.2 Классификация и роль структур управления

В современной теории менеджмента выделяются два типа управления организациями: бюрократический и органический. Они построены на принципиально различных основаниях и имеют специфические черты, позволяющие выявлять сферы их рационального использования и перспективы дальнейшего развития. Раисе М. "Оптимальная сложность управленческих структур"// Проблемы теории и практики управления. -2001.-№5

Исторически первым сформировался бюрократический тип. Соответствующую концепцию подхода к построению организационных структур разработал в начале XX столетия немецкий социолог Макс Вебер. Он предложил нормативную модель рациональной бюрократии, кардинальным образом менявшую ранее действовавшие системы коммуникации, отчетности, оплаты труда, структуры работы, отношений на производстве. В основе этой модели - представление о предприятиях как об "организованных организациях", предъявляющих жесткие требования как к людям, так и структурам, в рамках которых они действуют. Ключевые концептуальные положения нормативной модели рациональной бюрократии таковы:

четкое разделение труда, использование на каждой должности квалифицированных специалистов;

иерархичность управления, при которой нижестоящий уровень подчиняется и контролируется вышестоящим;

3) наличие формальных правил и норм, обеспечивающих однородность выполнения менеджерами своих задач и обязанностей;

4) дух формальной обезличенности, характерной для выполнения официальными лицами своих обязанностей;

5) осуществление найма на работу в соответствии с квалификационными требованиями к данной должности, а не с субъективными оценками.

Главные понятия бюрократического типа структуры управления - рациональность, ответственность и иерархичность. Сам Вебер считал центральным пунктом концепции исключение смещения "человека" и "должности", ибо состав и содержание управленческих работ должны определяться исходя из потребностей организации, а не людей в ней работающих. Четко сформулированные предписания по каждой работе (что необходимо делать и какими приемами) не оставляет места для проявления субъективизма и индивидуального подхода. В этом принципиальное отличие бюрократической структуры от исторически предшествовавшей ей общинной, где главная роль отводилась партнерству и мастерству. Тренев Н. Н. Предприятие и его структура: диагностика управление оздоровление М., 2000. - с. 302.

Бюрократические структуры управления показали свою эффективность, особенно в крупных и сверхкрупных организациях, в которых необходимо обеспечивать слаженную четкую работу больших коллективов людей, работающих на единую цель. Эти структуры позволяют мобилизовать человеческую энергию и кооперировать труд людей при решении сложных проектов, в массовом и крупносерийном производстве. Однако им присущи недостатки, особенно заметные в контексте современных условий и задач экономического развития. Очевидно, прежде всего, что бюрократический тип структуры не способствует росту потенциала людей, каждый из которых использует только ту часть своих способностей, которая непосредственно требуется по характеру выполняемой работы. Ясно также: коль скоро вопросы стратегии и тактики развития организации решаются лишь на высшем уровне, а все остальные уровни заняты исключительно исполнением "спускаемых сверху" решений, теряется общий управленческий интеллект (который рассматривается сегодня как важнейший фактор эффективного управления).

Еще один изъян структур бюрократического типа - невозможность с их помощью управлять процессом изменений, направленных на совершенствование работы. Функциональная специализация элементов структуры приводит к тому, что их развитие характеризуется неравномерностью и различной скоростью. В результате возникают противоречия между отдельными частями структуры, несогласованностью в их действиях и интересах, что замедляет прогресс в организации.

Второй упомянутый - органический - тип структур управления имеет сравнительно недолгую историю и возник как антипод бюрократической организации, модель которой перестала удовлетворять многие предприятия, испытывающие необходимость в более гибких и адаптированных структурах. Новый подход отвергает представление об эффективности организации как «организованной» и работающей с четкостью часового механизма; напротив, считается, что эта модель проводить радикальные изменения, обеспечивающие приспособляемость организации к объективным требованиям реальной действительности. Исследователи этой проблемы подчеркивают: постепенно вырисовывается иной тип организации, в которой импровизация ценится выше, чем планирование; которая руководствуется возможностями гораздо больше, чем ограничениями, предпочитает находить новые действия, а не цепляться за старые; которая больше ценит дискуссии, чем успокоенность, и поощряет сомнения и противоречия, а не веру.Беляев А.А., Короткое Э. М. Системология организации. М.: ИНФРА-М, 2000. - с. 105.

В исходном определении органического типа структуры подчеркивались такие ее принципиальные отличия от традиционной бюрократической иерархии, как более высокая гибкость, меньшая связанность правилами и нормами, использование в качестве базы групповой (бригадной) организации труда. Дальнейшие разработки позволили существенно дополнить перечень свойств, характеризующих органический тип структуры управления. Речь идет о следующих чертах. Во-первых, решения принимаются на основе обсуждения, а не базируются на авторитете, правилах или традициях. Во-вторых, обстоятельствами, которые принимаются во внимание при обсуждении проблем, являются доверие, а не власть, убеждение, а не команда, работа на единую цель, а не ради исполнения должностной инструкции. В-третьих, главные интегрирующие факторы - миссия и стратегия развития организации. В-четвертых, творческий подход к работе и кооперация базируются на связи между деятельностью каждого индивида и миссией. В-пятых, правила работы формулируются в виде принципов, а не установок. В-шестых, распределение работы между сотрудниками обусловливается не их должностями, а характером решаемых проблем. В-седьмых, имеет место постоянная готовность к проведению в организации прогрессивных изменений.

Рассматриваемый тип структуры предполагает существенные изменения отношений внутри организации: отпадает необходимость в функциональном разделении труда, повышается ответственность каждого работающего за общий успех.

Реальный переход к органическому типу структуры управления требует серьезной подготовительной работы. Прежде всего, компании принимают меры к расширению участия работающих в решении проблем организации (путем обучения, повышения уровня информированности, заинтересованности и т.п.), ликвидируют функциональную обособленность, развивают информационные технологии, радикально пересматривают характер взаимоотношений с другими компаниями (вступая с ними в союзы виртуальные компании, где реализуются партнерские отношения).

Необходимо отметить, что органический тип структуры управления находится лишь в начальной фазе своего развития, и в "чистом" виде его используют пока немногие организации. Но элементы этого подхода к структуре управления получили довольно широкое распространение, особенно в тех компаниях, которые стремятся приспособится к динамично меняющейся среде.

Линейная структура.

Главная особенность линейной структуры состоит в том, что каждый исполнитель подчиняется только одному руководителю по всем вопросам своей деятельности.

Рис 1.1. Линейная структура управления

Подразделения данного типа организаций являются функционально однородными и не обладают специализацией. Так как деятельность подразделений контролируется только со стороны линейного руководства, то они отличаются значительной автономностью и самостоятельностью. Линейные структуры характерны для очень небольших простых организаций, в которых отсутствует функциональное разделение управленческой деятельности. Сюда можно отнести малые предприятия или отельные производственные участки (цеха), являющихся элементами более крупных предприятий.

Основной недостаток линейных структур - сильная зависимость результатов работы всей структуры управления от качества решений первого руководителя (рис. 1.1)

Функциональная структура. В данном типе структур происходит формирование функциональных подразделений, каждое их которых специализируется на выполнении определенной функции. Такая структура может использоваться с очень высоким статусом функциональных служб. Данные структуры особенно характерны для предприятий находящихся в совместной собственности. Беляев А.А., Коротков Э. М. Системология организации. М: ИНФРА-М, 2000. - с. 105.

Рис. 1.2. Функциональная структура управления

Функциональные структуры обладают следующими положительными чертами. Во-первых, они позволяют высшему руководству сосредоточится на стратегических вопросах, во-вторых, они создают условия для достижения высокой эффективности за счет специализации. Недостатком функциональных структур является то, что, во-первых, существует множественность подчиненных не только у каждого руководителя, но и множественность руководителей у одного подчиненного, во-вторых приводят к межфункциональным конфликтам, и, в-третьих, ограничивают возможности выращивания в организации менеджеров-дженералистов, т.е. менеджеров, способных решать вопросы стратегического управления.

Линейно-функциональная структура.

Этот вид структур управления также имеет функционально специализированные подразделения. Однако здесь они не имеют самостоятельного влияния на нижестоящие уровни организации.

Основу линейно-функциональных структур представляет так называемый «шахтный» принцип построения и специализации управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство, исследования и разработки финансы, персонал) По каждой из них формируется «шахта», пронизывающая всю организацию сверху донизу. Линейно-функциональные структуры эффективны там, где аппарат управления выполняет рутинные, часто повторяющиеся и редко меняющиеся задачи и функции. Примером использования линейно-функциональных структур являются многие средние и крупные предприятия.

Достоинством линейно-функциональных структур является сочетание четкости руководства с наличием широко развернутой системы функционального управления. К недостаткам таких структур можно отнести: большой объем работы у высшего эшелона управления, не учитывается специфика работы различных подразделений, отсутствие необходимых при этом типе структуры нормативных и регламентирующих документов.

Рис 1.3. Линейно-функциональная структура

Линейно-штабная структура.

При линейно-штабной структуре в каждом звене управления создаются штабы (советы отделы), в которых имеются специалисты по отдельным важным вопросам. Штабы подготавливают квалифицированные решения, но утверждает и передает их на нижние уровни линейный руководитель. Главная задача линейных руководителей здесь - координация действий функциональных служб (звеньев) и направление их в русло общих интересов организации. Линейно-штабная структура также предусматривает функциональное разделение труда в штабных службах разных уровней. Данная структура отличается резким усилением роли линейных руководителей с одновременным ослаблением значимости функционального управления. Подобные структуры могут использоваться на небольших предприятиях, а также в подразделениях предприятий. Франчук В. И. Основы построения организационных структур. -М.: Экономика, 1991.-е. 84.

При программно-целевой структуре наряду с органами осуществляющими управление по вертикали создаются дополнительные органы призванные обеспечить управление по горизонтали. Дивизиональная структура характеризуется сочетанием централизованной кооперации с децентрализованным управлением (децентрализация при сохранении координации и контроля). Структуризация организации производится, как правило, по одному из трех критериев: по выпускаемой продукции (продуктовая специализация) по ориентации на потребителя (потребительская ориентация), по обслуживаемым территориям (региональная специализация). Беляев А.А., Короткое Э. М. Системология организации. М.: ИНФРА-М, 2000. - с. 105. У дивизиональных структур довольно много достоинств. Во-первых, считается, что они, обеспечивая передачу прав в отделения организации, способствуют увеличению гибкости и адаптивности организации к условиям внешней среды. Обеспечивает более тесную связь производства с потребителями. Во-вторых, дивизиональные структуры полностью освобождают высшее руководство от решения текущих вопросов и дают ему возможность заниматься только стратегическими вопросами. В-третьих, с их помощью в организации устанавливается на более низких уровнях зависимость финансового состояния подразделений от результатов их функционирования.

Рис. 1.4. Дивизиональная структура

В-четвертых, дивизиональная структура создает условия для формирования в организации менеджеров дженералистов. В-пятых, расширяются границы оперативно-хозяйственной самостоятельности. К существенным недостатком дивизиональных структур относятся возможность возникновения стратегической несовместимости отдельных самостоятельных подразделений организации, а также трудности распределения общеорганизационных ресурсов и издержек между автономными отделениями организации.

Матричная структура.

Основу матричной структуры составляют специальные проектные группы, ориентированные на реализацию соответствующих целевых объектов и программ. Как правило, такие группы являются временными образованиями, рассчитанными на период реализации проекта.

Предпосылками применения матричной структуры является: высокие требования к выпуску новых продуктов и их качеству; более эффективное использование ресурсов в случае невозможности их увеличения;

Матричная структура характеризуется двойным подчинением специалистов - непосредственному начальнику отдела и руководителю проекта. Особенностью матричных структур является развитый полицентризм, где в качестве центров выступает руководство проектами.

Матричную структуру можно рассматривать как сочетание функциональной и структуры ориентированной на продукт (вид работ) Это структура органического типа, обладающая способностью активно адаптироваться к изменяющейся ситуации. При определенном изменении ситуации организация может гибко менять структуру. Гибкость матричных структур обеспечивается широким использованием вариабельных связей (связи которые при определенном изменении ситуации меняют свои характеристики), а так же связей функционирующих по дискретной схеме, как периодических так и ситуативных.Франчук В. И. Основы построения организационных структур. - М.: Экономика, 1991. - с. 86

Матричные структуры имеют такие преимущества как: гибкость и способность адаптироваться к изменениям, эффективное использование ресурсов, высокая оперативность, реализация новых проектов, рост профессионализма, освобождение высшего руководства от решения оперативных проблем. Кроме того, матричная структура позволяет преодолеть разобщенность, которая возникает между функциональными подразделениями в организации. Данная структура является хорошей основой для привлечения менеджеров среднего уровня к решению стратегических вопросов, тем самым, способствуя выращиванию в организации менеджеров стратегов. Матричная структура создает условия для осуществления комплексного подхода при решении задач и способствует усилению созидательного начала в организации.

К недостаткам матричных структур можно отнести дуализм в руководстве, при котором у подчиненных может возникать множество неясностей, а также необходимость очень больших координационных усилий, охватывающих вертикальные и горизонтальные связи. Поэтому применение матричных структур целесообразно только в определенных условиях, например в проектных или исследовательских организациях, а также на предприятиях реализующих крупные целевые программы развития (реконструкции, реорганизации, диверсификации).

1.3 Оценка эффективности структуры

В переводе с латинского языка слово «эффективность» означает действенный, дающий нужный результат. Данное понятие является универсальным и исследуется как техническими, так и естественными науками. Эффективность обеспечивается результативностью работы и экономичностью, т.е. минимальным объемом затрат для выполнения данной работы. Однако отдельно друг от друга эти два понятия не обеспечивают эффективности (может быть результат, но не лучший и могут быть минимальные затраты при невысоких результатах). Таким образом, под эффективностью понимается уровень (степень) результативности (действия) в сопоставлении с произведенными затратами.

Содержание понятия «эффективность структуры управления» определяется спецификой управленческой деятельности. Конечными результатами деятельности структуры управления, как и управления вообще, является достижение ими целей организации и, прежде всего ее миссии. Соответственно, реализация целей выступает основным содержанием эффективности структуры управления. Более того, определение эффективности структуры управления имеет смысл, лишь при условии достижения цели.

Таким образом, под эффективностью структуры управления мы будем понимать соотношение степени достижения целей организации к затратам на построение и содержание структуры управления предприятием.

Эффективность структуры управления можно оценить путем соизмерения прибыли полученной в результате построения (внедрения) новой структуры и затрат на ее создание. Однако такая элементарная оценка не учитывает специфики управления и как, следствие не всегда оказывается корректной. Во-первых, результат (основная цель) от создания структуры не всегда заключается в получении прибыли. Прибыль часто выступает как опосредованный результат. Во-вторых, затраты на создание (внедрение) структуры управления не всегда возможно строго выделить. Поэтому на практике чаще всего определяется аналитическим или экспертным путем сопоставлением многих элементов и прежде всего степени достижения целей.

Для оценки структуры управления, может быть использован ресурсный показатель эффективности, модифицированный показатель ресурсоотдачи, учитывающий наряду с другими факторами инфляционные процессы. Кроме основного обобщающего показателя эффективности для более полной оценки структуры управления можно применить ряд вспомогательных показателей, таких как, диапазон управления, степень стабильности кадров уровень производственных связей и др.

Факторы эффективности.

Важнейшим фактором, определяющим эффективность структуры управления, является фактор соответствия структуры миссии организации. Т.е. построение структуры управления должно быть ориентировано на осуществление миссии организации, а не наоборот. Важным также является фактор ориентации структуры управления на стратегические цели. К примеру, если основной стратегической целью организации является переход к производству новых видов продукции, то в структуре должна быть усилена роль подразделений, которые обеспечивают продвижение и реализацию продукции на рынке.

Естественно, что в любой организации подразделения, звенья и целые блоки, обеспечивающие реализацию краткосрочных целей. Но все они должны находиться в рамках общей стратегически выстроенной структуры.

Анализ структуры с позиций выполнения стратегии направлен на получение ответа на два следующих вопроса:

В какой мере существующая структура может способствовать или мешать реализации выбранной стратегии?

На каких уровнях в организационной структуре должно осуществляться решение определенных задач в процессе осуществления стратегии?

Эти два фактора являются основой для формирования эффективных структур управления любой организации.

Эффективность структуры управления во многом определяется фактором соответствия структуры размеру организации. Обычно влияния размера организации на ее структуру управления проявляется в виде увеличения числа уровней иерархии управления организации. Если организация маленькая и руководитель сам в состоянии управлять деятельностью сотрудников, то в данном случае вполне применима элементарная (двухуровневая) структура управления. Если же количество сотрудников увеличивается настолько, что ими уже трудно управлять одному руководителю, или возникают отдельные специализированные виды деятельности, то в организации необходима структурная перестройка в виде появления промежуточного уровня в управлении и применении функциональных элементов. Дальнейший рост организации может вызывать возникновение новых уровней в иерархии управления. В результате могут быть применены такие структуры управления как дивизиональная или же структура, отражающая создание стратегических единиц бизнеса. Возникновение в организации комплексных проектов может привести к применению матричной структуры.

Следует так же выделить такой фактор эффективности структуры управления как степень ее сложности. Рациональная, а значит и наиболее эффективная структура - структура минимальной сложности. Чем проще структура, тем легче в ней осуществить полную согласованность и координацию всех структурных связей и компонентов. В чересчур сложных структурах наблюдается нарушения в общей целевой ориентации, ослабляется адаптивность структуры по отношению, как к внутренним, так и внешним изменениям, осложняется общая координация структурных звеньев. Сложность структуры может проявляться в следующем:

Структура имеет слишком много уровней управления (многоуровневая структура). В данном случае наблюдается разрыв между верхними и нижними уровнями управления, снижается качество прямой и обратной связи, усложняется координация отдельных подразделений и организации в целом.

Структура включает в себя большое количество блоков, отделений, имеющих различные направления и виды деятельности, блоки разбитые по различным регионам и продуктовым группам. Координация таких отделений и блоков крайне затруднена. Данные структуры характерны для предприятий, имеющих высокую степень диверсификации производства.

Структура имеет избыточные связи. Структура отличается множеством излишних узлов и каналов связи и как соответствие ведет к затруднению и нарушению координации.

Структура имеет слишком сложную систему связи, которая проявляется в том, что связь передается через промежуточные звенья структуры, хотя имеется возможность в установлении более прямой связи.

Следующий фактор, имеющий немаловажное значение для построения эффективных структур управления фактор адаптивности. Каждая структура управления должна обладать способностью адаптироваться к изменениям внешней и внутренней среды, к изменениям в стратегических целях организации. Этот фактор обеспечивает равновесие, а и значит, жизнеспособность самой организации и является условием ее выживания. Под адаптивной структурой в данном случае понимается устойчивость к воздействию отрицательных факторов и способность получить наибольшую выгоду из открывающихся для организации явных и скрытых возможностей.

Гибкость структуры управления - основной критерий адаптивности, которым должны обладать основные характеристики структуры. Здесь необходимо подчеркнуть важность динамизма внешней среды имеющего определяющее значение для выбора предела гибкости. Если внешняя среда стабильна, в ней проявляются незначительные изменения, то организация с успехом может применять такие структуры как, например, линейная или линейно-штабная, обладающие малой гибкостью и четким руководством. В том же случае, если внешняя среда очень динамична, для организаций органический тип структур управления будет наиболее эффективен, так как отличается способностью быстро реагировать на внешние изменения.

Следует также отметить, что эффект гибкости может быть достигнут не только и скорее не столько за счет изменения числа и состава структурных элементов, сколько за счет поиска новых эффективных способов их сочетания.

Фактор рационального сочетания централизации и децентрализации управления является необходимым условием построения эффективных структур управления. В рациональных структурах должен быть установлен оптимальный уровень централизации, позволяющий обеспечить наиболее полную реализацию ее целей.

Централизация и децентрализация находятся в единстве и взаимодополняют друг друга. Не может существовать полностью децентрализованная структура - она потеряет свою целостность. Не может существовать и организация полностью лишенная децентрализации - с потерей автономности она потеряет свою структурность.

Определенной формой компромисса централизации и децентрализации является полицентризм, особенно основанный на формировании центров второго уровня. Полицентрическая структура сохраняет приоритет единого координирующего центра, при этом обеспечивая высокую значимость центров второго уровня, приближенных к периферии организации и имеющих больше возможностей для своевременного адаптивного реагирования.

Иногда вопросы централизации и децентрализации решаются по принципу маятника: в начале централизуют какие-то функции, а через некоторое время, когда обстоятельства меняются - децентрализуют. Например, если централизация ремонтных работ становится тормозом для эффективной централизации производства, ремонтные службы вновь распространяются по производственным подразделениям. Если компания стремится к вертикальной интеграции, то она начинает создавать или поглощать смежные производства. В какой-то момент масштабы бизнеса возрастают, и требуется введение новых форм производства и управления. В этот момент осуществляются новые структурные преобразования.

Глава 2 Процесс создания проекта управленческой структуры на предприятии

2.1 Роль и сущность планирования

В рыночной экономике любое предприятие в своей деятельности неизбежно сталкивается с неопределенностью. Предприятие не обладает достаточно полными данными о своем настоящем и будущем, оно не в состоянии предугадать все изменения, которые могут произойти во внешней среде. Планирование и является одним из способов "прояснения" внутренних и внешних условий деятельности.

Планирование в своем развитии прошло несколько этапов.

В период формирования крупных корпораций предвидение как функция планирования рассматривалось исходным моментом управления. На крупных фирмах, как правило, в составе финансовых служб появляются структурные подразделения, которые регулярно занимаются текущим планированием производственно-хозяйственной деятельности. Высшее руководство корпораций регулярно обсуждало и намечало перспективы развития бизнеса в общем постановочном плане, исключая при этом формальное планирование. В дальнейшем финансовые планы (внутрифирменные сметы бюджета) начали составляться по наиболее крупным производственно-хозяйственным функциям в отдельности: маркетингу, НИОКР, капитальному строительству и по отдельным структурным подразделениям внутри корпорации. Аналогичные планы и до настоящего времени служат основным инструментом распределения ресурсов и контроля за текущей производственно-хозяйственной деятельностью предприятий.

В рамках текущего финансового планирования появлялись различные модификации, например, такие как "программное бюджетирование". При этом планировании финансовые планы разрабатываются для достижения конечных результатов на программно-целевой основе, или же на основе "разработки бюджета на нулевой основе", когда каждый из видов деятельности, осуществляемых в рамках той или иной функции или же структурного подразделения, в начале годового цикла планирования должен доказать свое право на дальнейшее существование путем обоснования будущей экономической эффективности выделяемых средств /3/.

Все эти модификации (годового или среднесрочного) планирования сопряжены с традиционными методологическими принципами, направленными на внутреннюю среду фирм, то есть фирмы рассматриваются как "закрытие системы" и представляют собой инструмент распределения внутрифирменных ресурсов, а также рациональной организации, координации, контроля деятельности предприятий.

Кардинальные изменения в развитии функций планирования произошли в 60-70-е годах. Этот период назван "бумом стратегического планирования". Предприятия начали разрабатывать планы, направленные не внутрь предприятия, а во вне его, то есть в экономическое, научно-техническое и социально-политическое пространство. В условиях сравнительно недавнего прошлого с относительно слабым рынком, сравнительно медленными изменениями в научно-техническом прогрессе и довольно слабой международной конкуренцией предприятиям (особенно гигантским) удавалось строить свою деятельность без специальных прогностических разработок и обоснований. По мере усиления динамичности, повышения сложности и неопределенности среды многие предприятия (и не только крупные) понесли финансовые потери, не воспользовались возможностями и оказались на грани прекращения своего экономического существования.

В настоящее время большинством западных фирм принята и используется новая парадигма планирования, основанная на системном и ситуационном подходах к управлению. Данная форма планирования получила название стратегического планирования. Идеи стратегического планирования и управления приняты и большинством предприятий отечественной экономики. Они в большей своей массе уже столкнулись с новыми угрозами и возможностями, а поэтому должны своевременно реагировать на угрозы и не упускать имеющиеся возможности. В стратегическом управлении планируется потенциал предприятия (на ситуационной основе) и его стратегия. Схематично суть и основные этапы стратегического планирования представлены на рисунке 1.1. В условиях внешней нестабильности возможен ряд стратегий, обеспечивающих успех деятельности предприятия. Пользуясь методом анализа отклонений от целей, предприятие выбирает ту стратегию, которая лучше всего отвечает его целям. Успех стратегии фирмы зависит от ее возможностей: функциональных (НИОКР, маркетинг, производство и др.) и общеуправленческих.

Выработка стратегии развития предприятия предполагает знание и использование основных принципов планирования и управления.

Принципы планирования определяют характер и содержание деятельности хозяйствующего субъекта. Правильное соблюдение принципов планирования создает предпосылки для эффективной работы предприятия и уменьшает возможность отрицательных результатов планирования.

Еще А. Фойль определил четыре основных принципа планирования, назвав их общими чертами хорошей программы действия. Это единство, непрерывность, гибкость, точность. Р. Акофф гораздо позже обосновал еще один ключевой принцип планирования - принцип участия.

Принцип единства предполагает, что планирование должно иметь системный характер. Понятие система означает:

существование совокупности элементов;

взаимосвязь между ними;

наличие единого развития элементов системы, поведения, ориентированного на общие цели (то есть единства в рамках управленческой иерархии, например: организация в целом - подразделение - цех - бригада).

Координация плановой деятельности отдельных подразделений выражается в том, что деятельность ни одной организации нельзя планировать эффективно, если планирование не связано с плановой деятельностью отдельных единиц данного уровня. Таким образом, взаимосвязь и одновременность - главные черты координации планирования.

Принцип участия тесно связан с принципом единства. Принцип участия означает, что каждый член фирмы становится участником плановой деятельности, независимо от должности и выполняемой им функции. То есть процесс планирования должен привлекать к себе всех тех, кого он непосредственно затрагивает. Каковы выгоды реализации принципа участия?

Во-первых, каждый из участников получает более глубокое понимание организации, знание различных сторон ее жизни.

Во-вторых, личное участие членов организации, в том числе рядовых работников, в процессе планирования приводит к тому, что планы организации становятся личными планами работающих, а участие в достижении целей организации приносит удовлетворение собственным потребностям работников. У каждого работника появляются новые мотивы к эффективному труду, укрепляется командный дух. При этом следует помнить, что нельзя заинтересовать в активной работе сотрудников только за счет денежного вознаграждения. Даже если этот метод поощрения дает на первых порах положительные результаты, то в последствии возможности его применения резко снизятся, так как финансовые ресурсы организации, особенно молодой, только пробуждающей себя в частном бизнесе, весьма ограничены. Поэтому, более целесообразным является активное вовлечение своих сотрудников в планирование деятельности предприятия и реализацию этих планов. Пусть каждый работник почувствует, что он вносит серьезный вклад в определение и решение основных задач своей организации, что его мнение уважают, что он несет высокую ответственность за решение деловых вопросов, тогда повышение производительности труда превратится в удовлетворение личных потребностей работников, потребностей в интересной, насыщенной и ответственной работе.

Смысл принципа непрерывности заключается в том, что процесс планирования должен осуществляться постоянно в рамках установленного цикла. Неопределенность внешней среды и наличие непредусмотренных изменений делают необходимой постоянную корректировку ожиданий фирмы относительно внешних условий и соответствующее исправление, и уточнение планов.

Принцип гибкости взаимосвязан с принципом непрерывности и заключается в придании планам и процессу планирования способности менять свою направленность в связи с возникающими непредвиденными обстоятельствами. Для осуществления принципа гибкости планы составляют так, чтобы в них можно было вносить изменения, указывая их с изменяющимися внутренними и внешними условиями. Поэтому планы обычно содержат "резервы", иначе называемые надбавки безопасности. Однако существуют определенные пределы резервов планирования. Резервы, заложенные в показателях, не должны быть слишком большими, иначе планы окажутся неточными. Слишком низкие пределы влекут за собой слишком частые изменения в планах, что размывает ориентиры деятельности фирмы. С финансовой точки зрения обеспечение принципа гибкости нуждается в дополнительных затратах, причем уровень этих затрат должен соотноситься с вероятным будущим риском. Придание гибкости планам при помощи дополнительных затрат также имеет свои ограничения. Затраты могут оказаться настолько высокими, что гибкость плана и связанные с ней преимущества не окупят их.

Принцип точности предполагает, что всякий план должен быть составлен с такой степенью точности, какая только совместима с нависшей над судьбой фирмы неизвестностью. Другими словами, планы должны быть конкретизированы и детализированы в той степени, в какой позволяют внешние и внутренние условия деятельности фирмы. Стратегическое, долгосрочное планирование вынуждено ограничиваться определением основных целей и самых общих направлений деятельности, потому что количество достоверной информации о будущем очень невелико, а диапазон и скорость изменения постоянно растут. В планах, рассчитанных на короткие промежутки времени и для отдельных подразделений организации, конкретность и проработка деталей должна стать обязательными чертами, поскольку такие планы являются инструкциями, определяющими действия людей и коллективов, реализующих эти планы.

Внутрифирменное планирование как составная часть управления отличается большим разнообразием организационных форм. В фирмах с централизованным управлением производства планирование обычно также централизовано. Эта схема используется, как правило, в фирмах с небольшим числом предприятий одинакового или близкого производственного профиля.

В крупных децентрализованных корпорациях работа по перспективному планированию сосредоточена в производственных отделениях и производственных группах (см. рис. 1.2). Высшая администрация определяет лишь общее направление развития: размещение и структуру капиталовложений, общий объем производства и прибыли. Центральная плановая служба разрабатывает форму планов и доводит до отделений те ограничения, которые накладываются общекорпоративными целями (например, лимиты капиталовложений). Перенос центра тяжести в перспективном планировании на отделения объясняется их большой самостоятельностью и спецификой производства. Координацию и контроль за работой плановых служб отделений осуществляет центральная служба планирования. Таким образом, процесс планирования охватывает все уровни управления и создает предпосылки для обеспечения достижения целей корпорации. Результатом планирования является система планов долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных. В последнее время в практике отечественных предприятий широкое распространение получила такая форма современного планирования как бизнес-план. Остановимся более подробно на принципах составления и сферах применения бизнес-плана.

2.2 Сущность бизнес-плана и основные этапы его создания

С развитием рыночных отношений в нашей стране бизнес-план как документ, в котором по определенной схеме суммированы результаты прединвестиционных исследований, становится одним из ключевых элементов метода проектного финансирования инвестиционной деятельности. Он является одной из основных составных частей прединвестиционной документации, которую должно предоставить предприятие в любое кредитное учреждение или иную организацию, оказывающую техническое и финансовое содействие внедрению инвестиционного проекта.

Бизнес-план представляет собой документ внутрифирменного планирования, излагающий все основные аспекты планирования производственной и коммерческой деятельности предприятия, анализирующий проблемы, с которыми оно может столкнуться, а также определяющий способы решения финансово-хозяйственных задач /1/.

Бизнес-план разрабатывает предприниматель (лицо или группа лиц). В нем речь идет о сущности проекта (вид деятельности, предлагаемые к производству и реализации товары и услуги), его обосновании (результаты рыночных исследований - состояние спроса и предложения, потребители, конкуренты, НТП и т.д.), обеспечении (производственный, маркетинговый и организационный планы), необходимых для реализации проекта средствах (объем, график и направления использования капитальных вложений, текущие издержки) и конечных финансовых итогах осуществления проекта.

В отличие от крупномасштабных экономических программ в бизнес-плане основное внимание сконцентрировано на финансово-экономических показателях, тогда как научно-технические, производственно-технологические стороны представлены в нем менее выпуклым образом, они как бы уже известны, заданы. Ориентируясь на них, надо так поставить дело, чтобы обеспечить получение прибыли. Лишь в тех случаях, когда непосредственным объектом бизнеса являются научно-технические достижения, инновации, особое качество товара, главным в бизнес-плане становятся технико-технологические показатели.

В зависимости от целей потребность в разработке бизнес-планов выявляется при решении финансовых и управленческих задач в различных сферах хозяйственной деятельности. Обобщение пока еще небольшого опыта составления бизнес-плана отечественными предприятиями позволяет выделить следующие области их применения:

подготовка инвестиционных заявок существующими и вновь создаваемыми предприятиями на получение кредитов в коммерческих банках;

обоснование предложений по приватизации предприятий государственной и муниципальной собственности;

разработка проектов создания частных фирм, без чего риск разорения новых предпринимателей оказывается чрезмерным;

выбор экономически выгодных направлений и способов достижения положительных финансовых результатов предприятиями и фирмами, находящимися сегодня в новых условиях работы, сбыта продукции, общей неплатежеспособности хозяйствующих субъектов;

составление проектов эмиссии ценных бумаг (акций, облигаций) предприятий;

- привлечение иностранных инвестиций для развития предприятия.

Законодательство Российской Федерации не закрепляет обязательность разработки бизнес-плана. Зарубежный опыт и пока еще небольшой опыт отечественных предприятий показывают, что составлять бизнес-планы заставляет сама жизнь. Составление бизнес-плана позволяет при краткосрочном планировании рационально организовать оперативную финансовую работу путем взаимосвязи всех источников поступлений с расходами предприятия. Кроме того, бизнес-план может иметь и стратегические цели, а также решать задачи по внешнехозяйственной деятельности предприятия при установлении или расширении деловых контактов с поставщиками и потребителями продукции. В этой сфере хозяйственных интересов предприятия бизнес-план может решить проблему финансирования. В условиях рыночной экономики возможностей для инвестирования довольно много. Вместе с тем любое предприятие имеет ограниченные свободные финансовые ресурсы, доступные для инвестирования. Поэтому при заключении договоров с банком, инвестиционным фондом или другим потенциальным инвестором бизнес-план позволяет убедить их в том, что предприятие имеет перспективные возможности развития производства, что есть последовательная и реальная программа проведения предпринимательской идеи в жизнь.

Хозяйственные партнеры предприятия, прежде чем установить с ним договорные отношения, могут с помощью бизнес-плана убедиться в наличии шансов на коммерческий успех и обеспечение достаточного уровня прибыльности. Таким образом, можно строить хозяйственные взаимоотношения с поставщиками сырья, материалов, топлива, оборудования; с посредниками в реализации собственной продукции предприятия; с фирмами, с которыми предполагается осуществлять кооперирование научно-технической, производственной, инвестиционной и иной хозяйственной деятельности. С другой стороны, процесс составления бизнес-плана позволит самому предпринимателю еще раз оценить коммерческую эффективность проекта, даст возможность убедиться в правильности выбранной инвестиционной стратегии.

Таким образом, круг пользователей бизнес-плана весьма широк.

Во-первых, это сами разработчики, для которых полезным является процесс разработки, когда им приходится продумывать и решать конкретные вопросы, связанные с налаживанием производства, разработкой комплекса маркетинга, организаций управления и контроля, поиском партнеров и источников финансирования и т.д.

Во-вторых, это сотрудники предприятий, которые могут принимать участие в подготовке бизнес-плана. Знакомство с документом позволяет получить им четкое представление о стратегических направлениях развития, а также о тактических приемах. На этой основе каждый специалист определяет свой диапазон рабочих обязанностей в решении общих проблем предприятия.