Организационная система управления районной библиотеки

руководителю, следует определить в каких конкретных мероприятиях, в какой степени, и в какой форме он должен непосредственно принимать участие;

важно согласовывать различные процессы по перестройке структуры библиотеки с коллективом;

управление изменениями включает различные аспекты - технологические, структурные, методологические, человеческие, психологические, политические, финансовые;

управление изменениями включает решения о применении различных подходов и способов вмешательства, которые помогают правильно начать, добиваться поддержки и осуществлять необходимые перемены.

Принципы управления неотделимы от культуры, основаны на честности и доверии к людям, лояльности к работающим, на обязательном установлении долевого участия каждого сотрудника в общих результатах, на умении руководителя слушать всех, с кем он общается по работе [27,с. 57].

Одной из главных задач руководителя библиотекой является установление целей, ради достижения которых формируется, функционирует и развивается библиотека как целостная система.

Целевая функция начинается с установления миссии библиотеки, выражающей смысл ее существования. В ней детализируется статус библиотеки, декларируются принципы ее работы, заявления и действительные намерения руководства, дается определение самых важных характеристик библиотеки. При этом на первом месте стоят интересы, ожидания и ценности читателей не только в настоящее время, но и в перспективе.

Миссия формулируется руководством, которое несет ответственность за ее воплощение в жизнь путем постановки и реализации целей библиотеки.

Цели - это конкретизация миссии в форме, доступной для управления процессом их реализации. Как правило, библиотека ставит и реализует не одну, а несколько целей, которые важны для ее функционирования и развития [27, с. 35].

Цель управления - это совокупность качественных, содержательных характеристик будущего состояния библиотеки, на ее основе формируются различные способы достижения (методы управления), происходят изменения в организационной структуре, осуществляется подбор кадров и т. д.

Руководитель библиотеки должен знать, что разделение или объединение отделов, перераспределение обязанностей сотрудников, в той или иной мере сказывается на результатах деятельности не только преобразуемых подразделений, но и библиотек в целом.

Руководитель в системе управления библиотекой - это человек, занимающий постоянную управленческую должность и наделенный полномочиями принимать решения по определенным видам библиотечной деятельности [27,с. 147].

Профессионально важными свойствами личности руководителя также являются: эмоциональная уравновешенность, уверенность в себе, основанные на адекватной высокой самооценке, стремление к победе, базирующееся на мотивации достижения успеха. В соответствии с этим в процессе психологической диагностики целесообразно использование следующих опросниковых методик, оценивающих эмоционально-личностные свойства: в ходе разработки данной работы мы провели исследование по методике разработанной на основе опросника доктора психологических наук А.Л. Журавлева. Основу данной методики составляют группы утверждений, отражающих различные аспекты взаимодействия руководства и коллектива. Методика направлена на определение стиля руководства трудовым коллективом.

В сфере управленческой деятельности к разряду специальных способностей личности управленца относятся коммуникативные, организаторские и предпринимательские способности. В основе коммуникативных и организаторских способностей находятся соответствующие склонности, которые проявляются в умении четко и быстро устанавливать деловые и товарищеские контакты с людьми, в стремлении расширять контакты, участвовать в групповых мероприятиях, проявлять инициативу, смекалку и находчивость. Немаловажное значение имеет и умение оказывать психологическое воздействие на людей, пользоваться приемами и способами активного взаимодействия в совместной деятельности. Диагностика коммуникативных и организаторских склонностей осуществляется с помощью теста-опросника коммуникативно-организаторские способности [27, c.147].

Профессиональная психологическая диагностика руководителя обязательно должна включать в себя проверку организаторских и коммуникативных качеств личности и их проявления в межличностных отношениях. Такие качества личности, как деловитость, уверенность, требовательность и др., могут быть определены с помощью теста психолога Л.П. Калининского. Несомненное достоинство этой методики состоит в том, что она позволяет определить уровень развития и сравнить сильные и слабые стороны десяти качеств личности: направленность, деловитость, стремление к доминированию в группе, уверенность, требовательность, упрямство, уступчивость, зависимость, психологический такт, отзывчивость.

С его помощью определяется степень выраженности свойств, которые могут быть сгруппированы в восемь психологических тенденций, определяющих различные личностные черты: доминантность, уверенность в себе - неуверенность; непреклонность, независимость - зависимость; общительность, отзывчивость.

2.2 Роль руководителя в системе управления библиотекой

Роль руководителя в принятии решений многоплановы и охватывают широкий круг проблем, начиная с планирования собственного времени и кончая прогнозированием перспектив развития библиотеки. Если директор берет на себя роль инициатора инновационных процессов в библиотеке, то он изыскивает возможности внутри самой библиотеки и за ее пределами, разрабатывает и модернизирует проекты по совершенствованию деятельности. В случае, когда руководитель берет на себя ответственность за корректировку действий, для него важна роль человека, устраняющего помехи в избранном курсе [27, с. 149].

Для наиболее эффективной работы в Красненской районной библиотеке существует вертикальная система управления [см. прил. №1].

Руководитель в системе управления библиотекой - это человек, занимающий постоянную управленческую должность и наделенный полномочиями принимать решения по определенным видам библиотечной деятельности.

К современному руководителю предъявляются в первую очередь требования высокого профессионализма и компетентности и именно в области управления. Недостаточно быть специалистом библиотечного дела. Необходимо знать закономерности и принципы управления, теорию и практику современного менеджмента, теорию организации и методы моделирования организационных структур функционирования библиотеки, формы и методы мотивации целенаправленного поведения людей в процессе библиотечного труда, современные парадигмы мотивационного управления, системный подход к проектированию маркетинговых структур в библиотеке, методы комплексного анализа библиотечной деятельности [58, с. 19].

Деятельность современного руководителя библиотекой осуществляется в социально-психологическом, организационном, правовом экономическом направлениях, каждое из которых требует совокупности основательных знаний и умений.

Стиль руководителя, его личностные качества мы определяли, применив тест «Определение стиля руководителя». Основу методики тестирования составили разработки Л.П. Калининского и А. Л. Журавлева. Тестирование проводилось в марте 2012 года, среди работников Центральной районной библиотеке и центральной детской библиотеке [см.прил.№ 2].

Объект исследования - новая модель управленческой деятельности руководителя.

Предмет исследования - стиль руководителя как лидера новой модели в системе управления.

Цель исследования - определить стиль руководителя в системе управления и его роль в оптимизации библиотеки.

Данное исследование можно отнести к разряду «активных исследований», то есть таких, в которых не только ставится задача получить информацию по конкретным вопросам, но и узнать мнение сотрудников Центральных библиотек о качестве управления лидера. Именно такой подход представляется нам наиболее адекватным с точки зрения задачи данного исследования.

В тестирование предлагалось несколько вариантов характеристики руководителя. Респондентам необходимо было выбрать тот вариант ответа, который больше всего соответствует характеру руководителя. Заполнение тестов не вызывало затруднений.

При анализе тестов и подсчете ответов, стало видно, что преобладает Коллегиальный компонент К=113. К данному типу относятся - требовательность и контроль которые сочетаются с инициативным и творческим подходом к выполняемой работе и сознательным соблюдением дисциплины. Стремление делегировать полномочия и разделить ответственность. Демократичность в принятии решения, компонент, который по мнению сотрудников Красненской районной библиотеки наиболее подходит к стилю руководителя в новой модели системы управления.

Принятие правильного решения является важной частью любой управленческой деятельности. Эффективность управления во многом обусловлена качеством таких решений. В решениях фиксируется вся совокупность отношений, возникающих в процессе трудовой деятельности и управления организацией. Если коммуникации - своего рода «стержень», пронизывающий любую деятельность в организации, то принятие решений -это «центр», вокруг которого вращается жизнь организации. Эффективное принятие решений необходимо для выполнения управленческих функций. Совершенствование процесса принятия обоснованных объективных решений, в ситуациях исключительной сложности, достигается путем использования научного подхода к данному процессу.

Руководство совместной деятельностью людей состоит во взаимосвязи, с одной стороны, единоначалия, предполагающего и самостоятельность, и ответственность, и инициативность, а с другой - самоуправление коллектива, для чего руководителю необходимо мыслить и действовать творчески, умножая свои интеллектуальные усилия за счет коллективных сил подчиненных. Умение управлять людьми, уровень влиятельности составляет сегодня основу руководства. Поэтому он должен в совершенстве владеть социально-психологической методикой управления. Его функциями являются определение норм поведения подчиненных, удовлетворения в меру возможностей их нужд и защита их интересов. Социально-психологическое направление деятельности руководителя базируется на знании основ формирования организационной культуры, принципов развития социальных отношений, традиций, обычаев [44, c .243].

В общем, объеме управления библиотекой значительное место принадлежит организационной работе руководителя. Она охватывает многие стороны управления: постановку целей и задач; обеспечения ресурсами; организацию труда, деловых контактов, контроля; прогнозирование новых направлений деятельности.

В осуществлении жизнедеятельности современной библиотеки важное место принадлежит правовому направлению (законодательные и правовые акты, налоговая политика, государственное регулирование предпринимательства).

Экономическое направление деятельности современного руководителя библиотеки включает координацию материальных и трудовых ресурсов, управление маркетингом, принятие решения о соотношении платных услуг в общем объеме библиотечного обслуживания [27,с. 15].

Управление - это самостоятельная область знаний, требующая глубокого, вдумчивого и последовательного освоения. Это не просто отдельная дисциплина, а междисциплинарная область знаний, которую теоретики называют управленческой мыслью. В настоящее время развитие менеджмента и осуществление под воздействием этого влияния для решения главной проблемы - как добиться желаемых результатов путем согласования многих людей [27, c. 44].

Современная динамичная многовариантная система взаимодействия различных управленческих структур значительно расширяет круг требований к способностям руководителя. Наиболее адекватно влияние политических, социальных, психологических изменений на личность руководителя в современном мире представили английские консультанты по управлению М.В. Вудкок и Д. Френсис. По их мнению, от умелого руководителя в настоящем и будущем требуются способность управлять собой, наличие разумных личностных ценностей и четких личностных целей, упор на постоянное саморазвитие, навык решать проблемы, восприимчивость к инновациям, умение влиять на окружающих и знание современных управленческих подходов, способность руководить, обучать подчиненных и развивать их мастерство, формировать эффективные трудовые коллективы [18, c .145].

Необходимо начать руководить человеческими ресурсами, а именно -- направлять, развивать людей. И продолжать развиваться сами. Одно из главных требований к современному руководителю - наличие разумных личностных ценностей. Именно они определяют все поведение менеджера и диктуют выбор правильных, однозначных решений. Руководитель, которому не ясны его собственные личностные ценности, не имеет твердой базы для действий, склонен к принятию спонтанных решений, поэтому каждому менеджеру важно и целесообразно определить и выработать главные ценностные установки. Основой для этого служит уверенная и активная жизнедеятельная позиция, положительное и открытое отношение к окружающим.

Следующее необходимое качество - способность ставить четкие личные цели. Именно они позволяют выработать критерии, по которым руководитель может судить о важности того, что он делает, убедиться в правильности выбранного пути [3, c.75].

Современный руководитель в системе управления библиотекой выполняет следующие функции: управленческие, неуправленческие, налаживание межличностных отношений, информационные, принятие решений и многие другие.

Для выполнения этих функций к современному руководителю предъявляются в первую очередь требования высокого профессионализма и компетентности именно в области управления. В настоящее время менеджеры обладают следующими профессиональными качествами: высокая способность к саморазвитию, решение проблем, творческие способности, умение влиять на окружающих, создание дружного, сплоченного коллектива и т.д.

Так же руководитель обладает следующими личностными качествами: уметь управлять собой, определять цели, умение формировать коллектив, иметь личные установки, характеризующие ответственность и принципиальность руководителя и в высшей степени его авторитет и влиятельность.

Современный руководитель - это профессионал, который с оптимизмом оценивает будущее библиотеки, умеет находить рациональные пути выхода из самых трудных ситуаций [27, с.147].

Требования предъявляются сегодня к руководителю 21 века.

· мудрость;

· открытость в общении;

· умение слушать;

· грамотное построение коммуникаций;

· управление потоками информации;

· эффективное делегирование (полномочий и ответственности), предоставляя сотрудникам больше самостоятельности;

· переход от контроля к управлению эффективностью труда;

· мотивация, учитывающая различия поколений, приоритетов и индивидуальных потребностей (дифференцированный подход);

· гибкое обучение, индивидуальные возможности;

· использование новых технологий в разных областях деятельности;

· глобальное мышление;

· использование Успеха (сосредоточить внимание на возможностях, изучать свой и чужой опыт, уроки истории).

Значительную часть лидерства составляют обучение и помощь другим в самосовершенствовании, раскрытии потенциала. Сегодня как никогда надо уважать уникальность каждой личности, строить и поддерживать партнерские отношения и сотрудничество, создавать Возможности, быть лидером перемен (строить будущее).

Необходимо начать руководить человеческими ресурсами, а именно -- направлять, развивать людей. И продолжать развиваться сами. Руководителю необходимо помнить, «чтобы оставаться на месте, нужно все время бежать вперед».

Работа руководителя предполагает высокую способность к самообразованию. Современный руководитель, будь то директор крупной библиотеки и заведующий сельским филиалом сможет эффективно выполнять свои управленческие функции лишь при условии постоянного внутреннего обучения повышения квалификации в той или иной форме.

Первоочередная обязанность руководителя - решение проблем, поэтому опыт в этой сфере является ключевым для их работы, соответствующие способности решения проблем, должен развивать в себе каждый руководитель. Умело решающего проблемы руководителя отличают: выбор методов, подходящих к определенной ситуации, использование системного, комплексного подхода, четкое определение ответственных за проблему и цели в работе каждого сотрудника, эффективное планирование, анализ, контроль, координация [3,c.37].

Неотъемлемая черта руководителя - творческие способности. Он может смело нарушать традиции, испытывая потребность в переменах, предпочитать новаторские решения, идти на риск. Он также ценит творческий потенциал в других людях, поддерживая совершенно новые идеи, поощряются совершенно новые предложения.

В характеристике руководителя должно присутствовать умение влиять на окружающих. Авторитет - очень сложное понятие, здесь включается такой фактор, как непосредственное влияние на окружающих, создающееся личным общением, манерой поведения, одеждой, наружностью и т.п. Авторитетный руководитель уверен в себе, ясно излагает свои мысли, дает четкие указания, стремится быть настойчивым, прислушивается к другим, имеет убедительный внешний вид.

Следующее качество руководителя - понимание стиля и практики менеджмента. Ключ к эффективному управлению заключается в способности руководителя тщательно и углубленно анализировать ситуацию и на этой основе выбирать подходящую в данный момент философию менеджмента. Способность к свободному владению различными стилями руководства всегда привлекательна для окружающих, делает их единомышленниками руководителя, участниками решения новых сложных проблем [27,с. 148].

Ключевой задачей управления становится обучение подчиненных и развитие их способностей. Руководитель - это по совместительству преподаватель, который создает в коллективе атмосферу, благоприятную для обучения своих сотрудников, развитие их мастерства. Высокие педагогические способности руководителя проявляются в том, что он прекрасно знает сильные и слабые стороны окружающих, дает подчиненным сложные задания и ставит перед ними цели, требующие усилий, систематически консультирует сотрудников и оценивает их потенциал.

Выводы ко второй главе. Таким образом, рассмотренные нами в этой главе требования к новой модели руководителя позволяет на уровне библиотеки развить многоаспектную управленческую деятельность по планированию стратегии, определению долгосрочных перспектив, изучению факторов внешней среды, организации эффективного взаимодействия и мотивами сотрудников. В центре стратегии концепции библиотечного менеджмента находится человеческий фактор, поскольку человек рассматривается как наивысшая ценность. Менеджер-профессионал по современным требованиям это специалист достигший уровня мастерства, компетентности и морально-личностных качеств, что может активно осуществлять позитивные вклады, как в развитие библиотеки, так и в развитие работающих в ней библиотекарей. Ответственность в делах, умение рисковать в нетрадиционных ситуациях, чувствительность к инновациям, умение управлять конфликтами, стремление к самосовершенствованию, высокая работоспособность, устойчивость к стрессам, общее позитивное отношение к жизни. Таким видят нового лидера в системе управления и сотрудники Красненской районной библиотеки, которые при тестировании выбрали коллегиальный компонент как самый приемлемый и эффективный. К данному типу руководителя относятся - требовательность и контроль которые сочетаются с инициативным и творческим подходом к выполняемой работе и сознательным соблюдением дисциплины. Стремление делегировать полномочия и разделить ответственность , а также демократичность в принятии решения.

III. ОПТИМИЗАЦИЯ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ КРАСНЕНСКОЙ РАЙОННОЙ БИБЛИОТЕКИ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

3.1 Процесс структурных и функциональных преобразований библиотеки как системы

Процесс самоорганизации библиотеки как системы может протекать в двояком плане - структурном и функциональном. Структурное преобразование означает изменение внутреннего строения системы, функциональное -- изменение качества функционирования, качества выходом, предназначения системы. Следовательно, структурное развитие обеспечивает стабильность системы, поиск соразмерности, самосогласованности противоречивых ее компонентов [29,с.142]. Функциональная перестройка поддерживает оптимальные способы и направления поведения, сохраняя адекватную задачам системы последовательность действий.

Подчеркивая значение организации, в одной из последних публикаций Н.С. Карташов отмечает данный фактор: «Результатом организации библиотеки (библиотечных процессов, библиотечной деятельности) им является создание или стратегическое развитие библиотечного объема определенного уровня, а также разработка и накопление разнообразных принципов, правил, методов воздействия различных частей библиотеки (библиотечной системы) для эффективного достижения их целей Используя это разнообразие правил и методов достижения целей, управление библиотекой (библиотечной системой) удерживает библиотеку режиме оперативного функционирования и стратегического развития» [29,с.20].

Обе стороны системы -- структурная и функциональная -- обладает относительной самостоятельностью. Между ними существует фундаментальная связь -- закон структурно-функционального соответствия. Этот закон выступает особой формой фундаментального закона диалектики: связи количества и качества при внутренних превращениях и развитии предметов. У Н.С. Карташова закон структурно-функционального соответствия трактуется как принцип соответствия элементов и подсистем библиотеки друг другу, о, на наш взгляд, несколько сужает область его действия и, следовательно, возможности использования в управлении [28,с.26].

Относительная самостоятельность структуры и функции весьма существенна, поскольку определяет возможность двух подходов к исследованию библиотеки как системы -- через описание строения и через описание функционирования.

Структура есть "остановленное движение", фиксация состояния библиотеки в процессе ее развития. Для глубинного анализа возможных путей диверсификации систем управления важно спрогнозировать возможные ситуации возникновения разнообразия при определенных функционально-структурных связях.

возможно существование разнообразия функций при одной и той же структуре. Пространство способов деятельности, возможных линий поведения открывает при стабильной структуре возможности юта разнообразия систем. К примеру, развитие интеграционных функций ЦБС с. Красное по установлению взаимодействия с публичными библиотеками Красненского района осуществляется в рамках рабочей группы без реорганизации структуры.

развитие системы может начинаться с установления определенной функции, в соответствии с которой формируются различные типы структур, пока не достигается оптимальное сочетание "структура -- дикция". В данной ситуации функционирование не связано жестко со структурными изменениями. Действует принцип функциональной стабильности, допускающий ограниченную вариативность структуры.

Тогда структурные изменения в определенных пределах не ведут к изменению уровня качественного разнообразия системы. Подобные явления можно наблюдать в начале 1990-х гг., когда перед библиотеками остро встала проблема освоения инноваций. В тот период она была решена инструктивно путем реорганизации методических отделов в отделы маркетинга, осваивавшие функции управления изменениями [51,с.143].

Таким образом, можно утверждать, что неоднозначность соответствия структуры и функции не является принципиальной, а обусловлена степенью конкретности и точности определения количественных и качественных характеристик функций. Диапазон свободы функций является новой для гибкости поведения систем и адаптации их поведения при разных целевых функциях и ограничениях.

Важно отметить, что в течение периода, за который происходит смена функционально-структурного состояния, любая система оказывается лишенной устойчивой специфики. Эволюция системы из одного структурно-функционального состояния в другое сопряжена с изменнием сложности организации и функционального разнообразия. Однако фиксация "точки перехода" связана с существенной проблемой измерения о неразрешенности которой мы говорили выше.

Доказывая объективный характер диверсификации систем управления, обусловленный их развитием, тем не менее приходится говорим заметном противоречии диверсификации и интеграции.

Диверсификация системы подчеркивает единичные, особенные характеристики элементов системы управления. В то же время задачи управления функционированием и развитием библиотеки решаются системой в целом, а диверсификация должна вести к образованию новой более разнообразной и динамичной целостности. Проблема заключается в том, что развитие особенностей элементов, необходимое для успешной реализации функций управления в нестабильной и динамичной среде, может прийти в противоречие с реализацией общесистемных функций. Следовательно, при организации управления необходимо четко представлять себе те характеристики, общность которых принципиальна для существования системы в целом. К числу таких характеристик можно отнести: соответствие общим, интегральным целям библиотеки соблюдение требований организационной культуры; стремление к интеграции при решении функциональных задач.

Объективное стремление к диверсификации системы управляй, привело, в частности, к тому, что в некоторых крупных библиотеках главной организационной задачей стала сегодня не специализация, а интеграция управленческого труда руководителей. Эта проблема в основном упирается в различные целевые ориентиры разных подразделений. Такое разделение целей является во многом искусственным, поскольку все они должны быть связаны между собой [51,с.87].

Однако здесь есть и объективные причины. Усложнение среды и библиотечной деятельности ведет к объективной необходимости формирования дифференцированного набора целей. Естественно, что это разнообразие может привести к расхождению и даже противоречию между целями подразделений. Поэтому диверсификация системы управления нередко приводит к конфликтам, причина которых лежит в различии целей, задач, характеристик элементов системы управления, с одной стороны, и необходимости интеграции подразделений в интересах общего дела, с другой.

Проведенный анализ эволюции системного подхода в отечественном библиотековедении позволяет сделать ряд выводов, существенных для дальнейшего развития темы.

Важнейшей предпосылкой для эффективной деятельности библиотеки, исследуемой в рамках системного подхода, является соответствие степени сложности и изменчивости ее как системы аналогичным характетеристикам адекватной среды (принцип необходимого разнообразия)

Достижение соответствия между системой и средой реализуется двумя путями: путем селекции среды и путем внутреннего усложнения системы. В сегодняшних условиях диверсификация системы управления может рассматриваться как объективно обусловленная задача, поскольку прогресс библиотеки связан с повышением уровня организации системы, с дифференциацией и интеграцией ее элементов и связей, с увеличением адаптации к среде [51,с.144].

Качественное развитие библиотеки как системы может происходить путем структурных и функциональных преобразований. Относительная независимость структуры и функции повышает гибкость системы, диапазон ее проявлений, качественное разнообразие.

Диверсификация системы управления библиотекой связана с глубинными противоречиями, являющимися основополагающими для библиотеки. Дифференциация частей в системе возможна лишь в единстве с противоположным явлением - связью частей. Взаимодействие частей в системе управления можно рассматривать как подчиненное интеграции, субординации. Саморазвитие системы возможно именно в силу наличия определенного интегрирующего фактора. В связи с этим диверсификация системы управления должна быть подчинена общим задачам библиотеки как особого рода целостности.

Системный подход, обоснованный в теории менеджмента в 1970-е гг. тогда же развившийся в отечественном библиотековедении в трудах Н. С. Карташова и Ю. Н. Столярова, переживает сегодня определенную трансформацию, вызванную изменениями среды, в которой функционируют библиотеки. В соответствии с новой парадигмой отдельные элементы анализируются на основе динамики библиотеки как системы в целом. Таким образом, фокус переносится с элементарных блоков (подсистем) на фундаментальные принципы организации. В соответствии с новыми представлениями структуры и процессы рассматриваются как взаимодополняющие концепции. Активные системы характеризуются высокой степенью стабильности, динамический баланс которой обеспечивается гибкостью и адаптивностью к изменению условий окружающей среды[30,47].

В новой парадигме системного подхода сохраняется тенденция к образованию многоуровневых структур, каждая из которых представляет собой целое по отношению к своим составляющим, одновременно являясь частью более крупной системы. Но в современных активных системах проявляется и противоположная тенденция - стремление к сохранению автономии, независимости. В действенной системе складывается рациональный баланс между этими тенденциями.

Смена парадигмы системного подхода включает также соответствующий сдвиг социальных структур в направлении самоорганизации и формирования гибких функциональных иерархических форм, которые быстро создаются и преобразуются в связи с меняющимися потребностями.

1. Системный подход стал ответом на объективные потребности в решении управленческих проблем, возникавших на определенных этапахразвития отечественного библиотечного дела

2. Библиотековеды уже в 1960-е гг. использовали понятия теории систем для анализа библиотеки (Ю. Н. Столяров), библиотечной сети и библиотечной системы как совокупности библиотек (Н. С. Карташов). В развитии библиотечной системы на первом месте был и остается подход, основанный на делении библиотеки на составные элементы. Такого рода представления, исходящие из рациональной модели библиотеки, направлены на эффективность исполнения, поэтому вносят существенный позитивный вклад, который обеспечивает достижение определенных результатов. В то же время рациональная модель, использующая стратегию закрытой системы, привлекает внимание к доминирующему явлению. При этом игнорируются не менее существенные элементы, оказывающие влияние на деятельность библиотеки[30,47].

Для того чтобы системный подход стал эффективной концепцией управления, необходимо представлять библиотеку как социотехническую систему высочайшего порядка сложности.

Сложные системы имеют следующие отличительные признаки:

а) сложную внутреннюю организацию -- сочетание социальной (персонал), технической (оборудование, механизмы), экономической (ресурсы) и информационной (потоки информации, необходимой для принятия решений) составляющих;

б) наличие подсистем, содержательный характер деятельности которых соответствует многоцелевому аспекту функционирования системы;

в) наличие большого числа разнообразных внутренних связей в каждой подсистеме между ее элементами и необходимых внешних связей между подсистемами;

г) наличие большого числа разнообразных связей между системой в целом и элементами внешней среды (пользователи, источники комплектования, государство, конкуренты и т. п.);

д) циркуляция внутри системы информационных и материальных потоков, а отсюда - необходимость организации разветвленной информационной сети, обеспечивающей рациональное функционирование системы;

е) организационная структура управления с вертикальными и горизонтальными связями, сочетающая принципы централизованного и децентрализованного управления.

3.2 Принципы и подходы позволяющие оптимизировать модель структуры управления Красненской Центральной районной библиотеки

Построить универсально новую модель оптимизации деятельности библиотек невозможно, так как каждая библиотечная система развивается в уникальных условиях.

Признаками оптимальной структуры управления в Красненской районной библиотеке на наш взгляд будут:

* Небольшое количество подразделений с высококвалифицированным

персоналом.

* Небольшое количество уровней управления.

* Наличие в структуре управления групп специалистов.

* Ориентация графика работ на потребителя.

* Быстрота реакции на изменения.

* Высокая производительность и низкие затраты

Поэтому единственно верным решением представляется построение новой модели управления - выделение алгоритмов оптимизации, выбор которых будет зависеть от социокультурной ситуации.

Обозначим основные принципы, на которых, по нашему мнению, базируется оптимизация управления библиотекой, для этого необходимо определить этапы:

Основные этапы, которые необходимо пройти Красненской районной библиотеке на пути оптимизации своего развития. На рис. 2 представлены этапы, которые мы предлагаем для руководителей библиотек, обеспечивающих эффективность работы. Так же в новой модели важны роль менеджера - руководителя, распространяющего ресурсы и ведущего переговоры.

Первый этап - анализ ситуации и оценки ресурсов организации:

SWOT-анализ - это популярная методика анализа ситуации и оценки ресурсов организации. Ее название складывается из первых букв английских слов Strengths (сильные стороны, что подразумевает имеющиеся в наличии внутренние ресурсы организации), Weaknesses (слабые стороны или имеющиеся внутренние проблемы), Opportunities (возможности, которые существуют вне организации для ее развития) и Threats (угрозы благополучию организации, имеющиеся во внешней среде).

Второй этап - определение миссии и целей:

При определении миссии Красненской Центральной районной библиотеки нужно, прежде всего, задаться вопросом: в чьих интересах работает библиотека, удовлетворение, чьих потребностей для нее является приоритетным. Приоритетные интересы - первое основание определения миссии библиотеки. Второе основание - это та модель, на которой предполагается строить весь процесс работы библиотеки. Она определяет, какие интересы потенциальных потребителей, и в какой мере библиотека может удовлетворить.

Рис.2

Если миссия задаёт общие ориентиры, направления деятельности библиотеки, выражающие смысл её существования, то конечные результаты, к которым стремится организация, фиксируется в виде её целей.

Цели - это конкретное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для неё желательным и на достижение которых направлена её деятельность. Значимость целей для библиотеки невозможно переоценить. Цели являются исходной точкой планирования деятельности, лежат в основе построения организационных отношений; на целях базируется система мотивирования, используемая в библиотеке. Наконец, цели являются точкой отсчёта в процессе контроля и оценки результатов труда отдельных работников, подразделений и библиотеки в целом. Цели библиотеки должны обладать рядом характеристик. Это конкретность, измеримость, ориентированность, во времени, гибкость, достижимость. Данные характеристики иногда называют критериями качества, так как они во многом определяют уровень реализации целевых установок. Конкретность цели позволяет однозначно определить, в каком направлении должна развиваться библиотека. Чем более конкретна цель, тем легче выработать стратегию её достижения. Для того чтобы успешно осуществлять миссию библиотеки, достигая при этом поставленных целей, необходимо выбрать для себя стратегию всей дальнейшей деятельности.

Третий этап включает выработку стратегии:

Выработка стратегии - дело творческое. Поэтому жесткие алгоритмы здесь вряд ли возможны. При выборе стратегии нужно помнить, что для их реализации необходимо учитывать:

- возможности библиотеки,

- степень риска,

- достаточность необходимых ресурсов,

- внешние опасности и возможности,

- способы применения ресурсов.

Социологический подход определяет место социологии в системе управления библиотекой. Социология управления опирается на законы и закономерности других наук, связанных с управлением. Социология во многих странах давно и успешно включена в механизм управления, в том числе и библиотеками, так как она вооружает научным знанием об обществе [38, с.26].

При разработке новой модели управления мы выяснили что в Красненской районной библиотеке не в полной мере используют возможности социологии, прибегают к ее методам лишь эпизодически. Зачастую библиотечная деятельность в данной библиотеке деформирована. Изменить ситуацию можно только одним способом, а именно: сделать библиотеку социально отзывчивой, создать альтернативные структуры управления. В условиях конкуренции библиотеки вынуждены бороться за пользователя, изучать рынок общественных интересов, в том числе и методами социологии.

Знание социологии в Красненской центральной районной библиотеке специалистом-управленцем поможет ему грамотно анализировать общественную жизнь, вырабатывать соответствующие стратегии и технологии, т.е. стать социологически грамотным менеджером, тонко чувствующим социальную среду, учитывающим ее реакцию на управленческие решения.

В управлении библиотечными процессами проблема цели является центральной. Функционирование любой системы, включая и человеческую деятельность, будет эффективным, если в причинно-следственную связь между элементами ее структуры будет включена в качестве важнейшего звена обоснованная, соответствующая условиям и возможностям, четко сформулированная цель.

Совершенствование управленческих принципов в трудовых коллективах ставит основной целью повышение качества труда при уменьшении противоречий между руководителями и исполнителями.

Централизация управления имеет несомненные преимущества при решении глобальных стратегических задач. Она позволяет масштабно распределять все виды резервов и ресурсов, но при этом неизбежно подавляется творческая инициатива, не всегда оптимально решаются тактические задачи. Децентрализация управления освобождает членов коллектива от постоянной опеки, эффективно стимулирует инициативу, полнее раскрывает потенциальные возможности личностей.

Децентрализация эффективна, если на низших уровнях управленческой иерархии принимают обоснованные и важные решения, не требующие согласований и утверждения руководством. Руководитель должен взять организационно-распорядительную власть в свои руки и делегировать значительную часть полномочий опытным заместителям, специалистам своего дела. И при этом не мешать их работе постоянным контролем, если они успешно выполняют свои служебные обязанности.

В последние годы стал очевидным тот факт, что для улучшения деятельности в Красненской районной библиотеке ее структура управления нуждается в разработке специальных технологий эффективного управления качеством работы. Библиотека как посредник между информацией и потребителем информации должна уметь доказывать, что она предлагает услуги высокого качества. Понятие качества развивалось постепенно - от контроля и экспертизы продукции до более широкого взгляда, ориентированного на анализ организационной структуры и предоставляемых услуг. В этом смысле качество означает соответствие поставленной цели назначению услуги или продукции. В условиях, характеризующихся все возрастающей конкуренцией, организации ищут новые пути уменьшения затрат без сокращения сферы услуг [38, с.28].

При изучении структуры управления Красненской районной библиотеки на первый взгляд, нет стимулов для повышения качества работы. Однако ситуация меняется. Значительные массивы информации уже существуют вне библиотеки. Любой потребитель, располагающий необходимым оборудованием, может получить непосредственный интерактивный доступ к базам данных, содержащим библиографическую информацию и даже полные тексты документов, а информация может обрабатываться и пакетироваться информационными посредниками.

При постоянном сокращении бюджетных ассигнований, снижении уровня финансирования, сокращении штатов и одновременном возрастании требований потребителей данная библиотека не может себе позволить иметь нечетко сформулированные цели, выполнять ненужную работу или осуществлять неэффективные рабочие процессы. Для библиотеки управление качеством работы может означать следующее:

определение миссии библиотеки и приоритетных групп пользователей; выявление существующих и предполагаемых потребностей пользователей; установление долгосрочных целей и краткосрочных задач;

создание адекватных потребностям услуг;

предоставление этих услуг на максимально высоком уровне;

измерение эффективности работы и ее сравнение с поставленными целями; формирование оптимальных условий для постоянного повышения эффективности работы;

создание атмосферы внимания к запросам пользователей и обеспечение высокого качества работы.

Оптимизация библиотечной деятельности осуществляется также благодаря маркетинговому подходу. Библиотечные менеджеры ищут гарантии того, что их организация развивается, так как потребности пользователей меняются с течением времени, отражая тем самым динамичноменяющееся окружение. Если обобщить понятия «библиотечного маркетинга», то можно сформулировать его определение так: библиотечный маркетинг - это разновидность инновационной управленческой деятельности, которая содействует становлению, производству и продвижению библиотечных товаров и услуг [38, c.26].

Маркетинг может явиться тем средством, которое потребует оценить собственные возможности, посмотреть на работу библиотеки с точки зрения пользователя, изменить свои стереотипы. В библиотеках требуется использование маркетинга как системы, позволяющей осуществлять эффективную работу в современной социокультурной ситуации [38, с.28].

Концепция библиотечного маркетинга определяет стратегические цели, задачи и функции библиотеки, приоритеты и направления работы. Свой путь библиотеке приходится искать между желаниями, ожиданиями пользователей и собственными культурными и информационными функциями. Все это и применяется в маркетинговой деятельности.

Социально-культурная ситуация в последние годы заметно меняется, досуг заполняется не столько чтением, сколько другими, как правило, более зрелищными формами. В то же время основной информационный запрос в большей степени обусловлен необходимостью получения образования, самообразованием, занятостью, социальной защитой интересов личности, здоровья [52, с.95].

Обеспечение целевого доступа к информации является существенным профессиональным признаком библиотечной деятельности в социальной сфере. Эта направленность позволяет не только предоставлять новые информационные услуги для пользователей, реализовывать задачи, стоящие перед библиотекарями, но и активно развивать профессиональную библиотечную деятельность, внедряя новые информационные технологии, инновационные формы работы. Ориентация на социальную деятельность позволяет библиотекам сформировать современный пакет услуг, поскольку именно услуги являются результатом социальной работы. Преобладание характеристик культуры, духовности и сохранения наследия в стратегиях развития библиотеки показывает, наряду с четкими ценностными установками, недостаточно ясное представление об организации современной деятельности.

Таким образом, позиция Красненской Центральной районной библиотеки в обществе определяется не социальной работой, а информационным обеспечением социальных запросов различных групп. Представляется возможным дополнить модель оптимизации управления библиотекой более подробным рассмотрением стратегий, ориентированных на каждый элемент библиотечной структуры. При воздействии на целевую аудиторию библиотеки (библиотечный контингент) требуется проведение информационного мониторинга потребностей пользователей и степени их удовлетворенности качеством предоставляемых услуг; прогнозирование изменений в социокультурной ситуации; внедрение в библиотечную работу новых информационных технологий; оценка востребованности и эффективности внедрения новых услуг; усиление презентативности библиотеки-PR [38, c .28].

Комплексный характер управления библиотечной деятельностью:

Целевая аудитория:

1. Информационный мониторинг потребностей пользователей и степени их удовлетворенности качеством предоставляемых услуг;

2. Прогнозирование изменений в социокультурной ситуации;

3. Внедрение в работу новых информационных технологий;

4. Оценка востребованности и эффективности внедрения новых услуг;

5. Усиление презентативности библиотеки - PR

Библиотечный персонал:

1. Анализ и корректировка организационной культуры;

2. Принятие эффективных управленческих решений, оценка их результативности;

3. Демократизация организационной структуры;

4. Создание системы непрерывного повышения квалификация сотрудников библиотеки;

5. Объединение библиотечных процессов в единый технологический процесс;

6. Проведение бенчмаркинговых исследований

Библиотечный фонд:

1. Применение методов социального маркетинга (изучение спроса и предложения на документы и библиотечные услуги);

2. Анализ и корректировка политики комплектования;

3. Использование фандрейзинга.

Материально-техническая база:

1. Стабильное финансирование;

2. Ремонт помещений;

3. Обновление библиотечной мебели, оборудования;

4. Программное обеспечение;

5. Усиление презентативности библиотеки - PR, формирование благоприятного имиджа библиотеки.

Для оптимизации работы персонала Красненской районной библиотеки необходимы осуществление анализа и корректировки организационной культуры в библиотеке; принятие эффективных управленческих решений и оценка их результативности; демократизация организационной структуры; создание системы непрерывного повышения квалификации сотрудников библиотеки; объединение работы библиотечных подразделений в единый технологический процесс; проведение бенчмаркинговых исследований.

Чтобы фонд данной библиотеки отвечал выдвигаемым к нему требованиям, важно использовать методы социального маркетинга; анализировать и корректировать политику комплектования; использовать в работе фандрейзинг [38, с.28].

На примере всего вышесказанного получается система модернизации ЦБС [см. прил. №3]

Достаточно сложный аспект библиотечной деятельности - модернизация материально-технической базы, которая предполагает необходимость стабильного финансирования; систематического ремонта помещений; обновления библиотечной мебели; обновления и закупки необходимого оборудования и соответствующего программного обеспечения; формирования благоприятного имиджа.

Выводы к третьей главе. Таким образом, рассмотренные нами в этой главе процессы структурных преобразований, принципы и подходы способствуют оптимизации структуры управления библиотекой на современном этапе. Успех по усовершенствования организационной системы управления районной библиотеки (МКУК Красненская районная библиотека) мы считаем, возможным дополнить, созданной нами моделью, которая включает все компоненты работы библиотеки и в комплексе позволит оптимизировать деятельность названной библиотеки.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В России, изначально ориентированной на создание единой библиотечной сети, сложилась особая ситуация. С изменением социально - культурного устройства общества распались не только экономические, но и многие культурные связи, существовавшие между отдельными территориальными образованиями. Значительно ослабли функции центральных федеральных библиотек как методических и образовательных библиотечных центров. Финансирование из разных источников привело к различиям в планировании, отчетности и нормативной деятельности и, тем самым, к разобщенности библиотек, сориентированных на местные задачи в ущерб общим профессиональным нуждам. В условиях жесткого финансового дефицита, отсутствия единой нормативной базы и профессионально, адресно-направляемой государственной помощи библиотекам пришлось самостоятельно принимать решения.

В связи с этим смена парадигмы включает соответствующий сдвиг структур социальных организаций. Эффективной формой подобных организаций являются -- гибкие функциональные иерархические формы, которые быстро создаются и преобразуются в соответствии с меняющимися потребностями. Большее распространение получили иные термины для обозначения таких структур: "адаптивные", "органические".

Адаптивные структуры строятся на целях и допущениях, радикально отличающихся от тех, которые лежат в основе бюрократии как типа управления. Выделены и описаны две разновидности адаптивных структур, которые уже применяются в библиотеках: проектная (программно-целевая) и матричная.

Под проектной структурой понимается временная организация, создаваемая для решения конкретной комплексной задачи (разработки проекта и его реализации). Она основывается на целевом управлении, горизонтальных взаимосвязях членов команды, развитии творческой инициативы каждого участника проекта.

Матричную структуру вслед за крупнейшим отечественным специалистом в области теории организаций Б. 3. Мильнером, считают разновидностью проектной. В рамках матрицы, построенной на принципе двойного подчинения исполнителей (руководителю функциональной службы и руководителю проекта), управление развивается одновременно по вертикали и по горизонтали.

В 1980-е гг. началось движение к новой форме организации -- сетевым структурам. В этот период быстрые технологические изменения побудили к массовому реструктурированию во всех отраслях. В рамках общей тенденции к дезинтеграции апробировались различные организационные формы. Вместо использования оперативных календарных планов или информационных каналов для координации деятельности внутренних подразделений обращались к контрактам и другим соглашениям для соединения вместе внешних компонентов в различные типы сетевых структур. Сетевые организации отличаются от других типов рядом признаков.

Во-первых, они используют коллективные активы нескольких организаций, расположенных в различных точках ценностной цепи.

Во-вторых, сетевые организации больше ориентируются на маркетинговое управление, нежели на административные формы.

В-третьих, сетевая структура предполагает действенную и заинтересованную роль участников, и такое добровольное активное поведение улучшает конечные результаты.

В-четвертых, во множестве отраслей, включая компьютерную, полупроводниковую, автомобильную и другие, сети представляют собой объединения организаций.

В работах Н. С. Карташова подобная структурная организация названа "библиотечным объединением". По масштабам территории, количеству библиотек, объему и характеру библиотечных ресурсов, уровню организации Н. С. Карташов выделяет первичные (специализированные), локальные (местные), областные и региональные (межобластные) библиотечные объединения. Первичный уровень образуют централизованные системы, специализированные библиотеки крупных организаций (фирм, акционерных обществ, концернов), библиотечно-информационные центры. По сетевому принципу организованы отраслевые библиотечные системы, единые территориальные справочно-информационные фонды (ЕТСИФ), универсальные территориальные библиотечные объединения (ТБО).