Организационная система управления районной библиотеки

68

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

УПРАВЛЕНИЕ КУЛЬТУРЫ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ ИСКУССТВ И КУЛЬТУРЫ

Факультет социально-культурной и информационно-библиотечной деятельности

Кафедра библиотековедения, библиографоведения и книговедения

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ РАЙОННОЙ БИБЛИОТЕКИ

Дипломная работа студента(ки) 66 ББП группы дневного (заочного) отделения, специальность 071201 «Библиотечно-информационная деятельность»

Белгород, 2012

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ 3

I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОРИЕНТИРЫ СИСТЕМНОГО ПОДХОДА В УПРАВЛЕНИИ БИБЛИОТЕКОЙ 8

1.1 Теория систем в отечественном библиотековедении 8

1.2 Типы и виды организационной структуры библиотеки как активной системы 17

II. РУКОВОДИТЕЛЬ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ БИБЛИОТЕКОЙ 26

2.1 Новая модель управленческой деятельности руководителя 26

2.2 Роль руководителя в системе управления библиотекой 33

III. ОПТИМИЗАЦИЯ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ КРАСНЕНСКОЙ РАЙОННОЙ БИБЛИОТЕКИ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ 42

3.1 Процесс структурных и функциональных преобразований библиотеки как системы 42

3.2 Принципы и подходы позволяющие оптимизировать модель структуры управления Красненской Центральной районной библиотеки 48

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 59

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 64

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования. В сложных социально-экономических условиях библиотека востребована как организация, соблюдающая принцип общедоступности своих информационных ресурсов, поэтому способна выступать значимым фактором преодоления кризиса современной российской действительности. Следовательно, концепция управления библиотечной деятельностью должна быть основана на решении ключевой задачи: сохранить библиотеку в качестве демократического социокультурного института, выполняющего важнейшую адаптационную миссию по отношению ко многим слоям населения, и обеспечить становление современной библиотеки, способной адаптироваться к сложной и динамичной внешней среде.

В настоящее время мы сталкиваемся со сложной и противоречивой ситуацией. Библиотечное дело функционирует в радикально изменившейся среде, но пока точно не существует достаточно прочного теоретико-методологического фундамента, позволяющего выстраивать ясные перспективы.

В этих условиях особое значение приобретает системная методология, так как наиболее сложные проблемы современных организаций, находящихся на динамичной внешней среде, действительно носят системный характер, ибо эти организации соединены с остальными сетью взаимосвязей. Решение данных проблем требует фундаментального изменения взглядов, смены парадигмы.

Господствовавшая в течение многих десятилетий парадигма включала множество идей и концепций, но основные ее положения сводились к следующему: общество представляет собой механическую систему, построенную из элементарных блоков; жизнь в обществе сводится к непрерывной борьбе за существование; постоянный прогресс обеспечивается благодаря технологическому и экономическому росту.

Последние десятилетия продемонстрировали, что перечисленные положения не только не являются универсальными, но нуждаются в серьезном пересмотре. Теперь все чаще мир рассматривается как живая развивающаяся система. Изменилось восприятие общества и различных организаций. Именно эта тенденция, получившая название «целостного, или системного, мышления», развивается в науке и менеджменте.

Основу старой парадигмы составляли уверенность в том, что для понимания динамики поведения любой сложной системы достаточно изучить свойства ее частей. Подобное рассуждение базируется на распространенном в прежних представлениях постулате аддитивности, гласящем: система реагирует на внешние стимулы таким образом, что результаты их воздействия можно складывать, и конечный результат получается в виде суммы частных воздействий. Пример подобного ряда: конечные результаты развития библиотечного дела в данный момент получают, суммируя вклады всех систем, в виде общего числа библиотек, читателей, величины фонда,

Этот постулат принимался практически всеми, поскольку такого рода допущение дает возможность простыми способами анализировать явления общественной жизни, кажущиеся массовыми. Аддитивность означает выполнение требований закона больших чисел, что позволяет применять для моделирования и описания функционирования библиотек и библиотечных сетей хорошо разработанные унифицированные модели. Постулат аддитивности в неявном виде присутствует в теоретических построениях библиотековедов, которые выводят закономерности управления библиотечной деятельностью из условий материального производства.

Однако даже на уровне интуиции ясно, что библиотечное дело не может быть сведено к простой сумме подсистем. В современных исследованиях объясняется, что при декомпозиции больших систем происходит неизбежный разрыв не только горизонтальных, но и перекрестных связей, характеризующих целостность системы. То есть декомпозиция не может во всей полноте смотреть тот бесспорный факт, что на каждом последующем уровне теряется качество как результат взаимодействия подсистем. Величина эффекта неаддитивности зависит от времени, в целом она практически неформализуема. Ее исследование представят интерес для руководителей.

Неаддитивность в больших системах, таким образом, характеризует возникновение нового качества как результат интеграции. Соединяя в целое многие элементы и их взаимовлияния. Важно отметить, что в хорошо организованной, целостной системе целое всегда больше суммы его частей, а в дезорганизованной, разобщенной системе целое обычно существенно меньше этой суммы.

Следовательно, в соответствии с новой парадигмой эффективность отдельных элементов оценивается на основе динамики системы в целом. В этом случае фокус переносится с элементарных блоков на фундаментальные принципы организации.

Организационная структура библиотеки должна соответствовать действующему российскому законодательству (Закон «О библиотечном деле»), международным нормам библиотечного строительства, закрепленными в "Манифесте ЮНЕСКО для публичных библиотек" и реальным потребностям населения в библиографическом обслуживании.

В условиях новой организационной структуры библиотеки естественными провайдерами информационных услуг становятся базовые библиотечные методические центры, получающие функции сервис провайдеров и координаторов сетевой информационной инфраструктуры. В соответствии со спецификой своих методических функций они производят информацию и координируют специализированные библиотечные сервисы, оказывая методическую помощь всем членам сети, имеющими статус ассоциированных членов системы и являющиеся производителями ресурсов.

Таким образом, библиотека в качестве активной системы в новой парадигме представляет собой интегрированную целостность, свойства которой не могут быть сведены к свойствам составляющих подсистем (пользователям, документам, материально-технической базе, кадрам). Каждая из этих структур дает пример целостности, специфика которой формируется в результате взаимодействия и взаимозависимости составляющих. Системные зависимости разрушаются, если система расчленяется (физически или теоретически) на отдельные элементы.

При употреблении термина "целостный" может создаться впечатление, что новая парадигма ориентирована лишь на целое, оставляя без внимания составляющие. На самом деле это не так. В новой парадигме изучение частей остается достаточно важным. Именно поэтому такая парадигма характеризуется как системная.

Степень разработанности исследования:

Вопросами изучения системы управления библиотечных структур занимались такие авторитетные в библиотечной среде ученые как Н.С. Карташов [29,30], который первым ввел в профессиональный лексикон слово «система». Почти одновременно с ним изучение библиотеки с позиции системного подхода предложила Н.И. Тюлина[53]. Системное изучение библиотеки мы встречаем в трудах Н.В. Жадько[23], Ю.А. Гриханова[20], Ю.Н. Столярова[45,46,47], Э.Р. Сукиасяна[49], И.М. Сусловой[50,51,52,], В.Ф Уколова[54], О.С. Чубарьяна [60].

Роль руководителя в системе управления рассматривали такие ученые: А.С. Аверьянов [2], Г.В. Атаманчук[4], Ю.А. Ахмадова[5], И.А. Василенко[17], М. Вудкок [18], А.Л. Гуторова[21], В. Зигерт[26], А.Я. Кибанов[31], В.К. Клюев[32], А.И. Кравченко[35], Г. Б. Паршукова[42], М.Х. Мескон[39].

Вопрос модернизации библиотеки на современном этапе мы встречаем в трудах: Л.И. Боева[13], А.Н. Ванеева[15,16], Л. Зайверта[25], Л.Д. Комисаровой [33], В.М. Суворова[48].

Объект исследования: система управления современной библиотеки

Предмет исследования: процесс организации структуры управления Центральной районной библиотеки.

Целью данной работы является оптимизация организационной структуры Красненской районной библиотеки.

Задачи, которые следует проанализировать в ходе раскрытия поставленной цели:

рассмотреть теорию систем управления в отечественном библиотековедении;

показать роль руководителя в системе управления библиотекой;

охарактеризовать подходы, принципы и условия, позволяющие оптимизировать организационную структуру управления Красненской Централизованной районной библиотеки.

Структура дипломной работы определена целью и задачами исследования. Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка и приложения.

Дипломная работа была апробирована на Всероссийской студенческой научно-практической конференции 12 апреля 2012 года.

В ходе научной квалификационной работы были использованы следующие методы: аналитический, статистический, диагностирование, наблюдение, анкетирование.

I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОРИЕНТИРЫ СИСТЕМНОГО ПОДХОДА В УПРАВЛЕНИИ БИБЛИОТЕКОЙ

1.1 Теория систем в отечественном библиотековедении

организационный управление руководитель библиотека

Библиотечная наука, всегда чутко реагирующая на новые идеи и концепции, осознала важность системного подхода уже в 1970-е гг. Характеризуя его возможности, авторы В.Н. Бурков, В.А. Ириков «Модели и методы управления организационными системами» отмечали «Системный подход предостерегает от упрощения сложных явлений библиотечной жизни

и позволяет устранить разобщенность в работе библиотек разных типов, обеспечивает оптимальное решение проблем координации, планирования, экономики и НОТ в библиотековедении. Рассмотрение любого библиотечного явления или процесса в качестве системы помогает выявить узкие места, слабо изученные связи и элементы, исследование которых даст возможность оптимизировать соответствующий участок библиотечной деятельности"[14,с. 67].

Необходимо подчеркнуть прогрессивность такого понимания системности по сравнению с представлениями более раннего периода, в которых библиотека выступала как сумма элементов, но не содержали понятия целостности, образуемой связями и взаимодействием компонентов.

Намного опередила свое время ставшая уже классической концепция библиотеки как системы, принадлежащая Ю. Н. Столярову. В соответствии с нею библиотека представляет собой четырехэлементную систему.В качестве таких элементов (подсистем) библиотеки выступают: документ, абонент (читатель, пользователь), библиотекарь, материально-техническая база.

В своем фундаментальном исследовании Ю.Н. Столяров указал, описал и проанализировал ее системообразующие принципы. Первый такой принцип - целостность, образующая нерасторжимое единство элементов путем развития взаимосвязей.

Важным положением концепции является обоснование второго принципа - функционально-структурного строения целого. Автор анализирует и определяет функциональное строение системы, то есть рассматривает элементы и их связи в контексте функционального содержания каждого из элементов[45,c.59].

Функция «памяти человечества» внутри системы «библиотека» выполняет роль исходной фундаментальной основы, на которой базируется вся деятельность. Целям существования и развития системы служит подсистема, обозначенная автором аббревиатурой КА (контингент абонентов) и представляющая собой объединение лиц, имеющих родственные информационные потребности. Выделена и внешнесистемная функция подсистемы БП (библиотечный персонал), которая заключается в том, что БП представляет во внешней среде интересы каждого элемента и образуемой им подсистемы в отдельности (включая свои собственные), а также библиотеки в целом.

Конечно, в тот период невозможно было избежать идеологического влияния, мало касающегося сути проблемы. Кроме того, системный подход реализуется в концепции Ю.Н. Столярова фактически только в исследовательской сфере, а управление упомянуто лишь в связи с оптимизацией взаимоотношений между библиотекарями.

Однако все эти моменты не умаляют значения концепции Ю.Н. Столярова, позволившей обнаружить на общетеоретическом уровне простейшие исходные элементы, из которых слагается библиотека как социальный институт, а также их функции и связи. Системный подход разрабатывается Ю.Н. Столяровым и сегодня. Углубляется анализ взаимодействия составных элементов (подсистем), обосновывается значения элемента «документные ресурсы».

Отметим еще один момент, связанный с рассматриваемой концепцией. Взаимоотношения подсистем у Ю.Н. Столярова иллюстрировала плоская двухмерная блок-схема. Для ее развитие И.М. Суслова предложила подвижное изображение, называемое «мобайлом», которое более ярко демонстрирует взаимозависимость элементов в системе. Если коснуться какого-либо участка мобайла, все другие его части приходят в движение или изменяют положение в большей или меньшей степени в зависимости от того, какой части и насколько сильно касаются. Аналогии с управлением очевидны. Когда руководство библиотеки принимает решение о докомплектовании фонда для заполнения лакун литературой русского зарубежья, с помощью мобайла можно определить объем проблем и обосновать управленческие решения относительно тех структур, которые будут испытывать воздействие перемен: расширения читательского контингента за счет новой группы пользователей, необходимости введения дополнительных мест в читальном зале, организации хранения вновь попивших книг и журналов [51, с.133].

Отметим принципиально важное положение, которое внес в развитие системного подхода в библиотечном деле Н.С. Карташов. Понимание библиотеки как системы было расширено им до понятия «библиотечная система» -- централизованное или кооперированное объединение библиотек на локальном, региональном, национальном уровнях. В основу ее организации, функционирования и развития им положен главный «системообразующий признак -- взаимодействие, то есть совокупность определенных связей, отношений, сотрудничества библиотек, которые направлены на наиболее полное удовлетворение информационных потребностей. Рациональное формирование, эффективное использование библиотечных ресурсов и предопределяют приобретение библиотечной системой новых свойств, обеспечивающих взаимодополнение и взаимопомощь библиотек, их мобильность и эффективность»[29,с.18].

По мнению Н.С. Карташова, процесс формирования библиотечных систем носит объективный характер, обусловлен резко возросшим динамизмом информационных потребностей, имеет конкретную направленность, совпадающую с основными целями библиотечной деятельности. Эти обстоятельства дают право на определение данного процесса как специфической закономерности библиотечного дела.[28]

Характеризуя процесс взаимодействия библиотек как исторический (движущийся от элементарных, неупорядоченных связей между библиотеками - к комплексному интеграционному взаимодействию), автор выделяет этап создания библиотечной системы как стадию превращения библиотечного объединения в целостность.

Необходимо подчеркнуть, что в теории свойство целостности всегда выступало основным системообразующим признаком. Развивая это положение, Н.С. Карташов возводит целостность в разряд критерия, по которому устанавливается уровень сформированности библиотечной системы. «Свойство целостности, позволяет отличить реальную библиотечную систему от системы только возникшей, неполной, где функционируют лишь отдельные ее элементы. Оно помогает выявить еще не решенные проблемы, возможные направления достройки целостной библиотечной системы, ее временные недостатки и противоречия периода становления»[29,с.35]. Подчеркнем, что таким образом проблема целостности впервые поставлена не только в библиотековедении, но и в теории системного подхода вообще.

Чрезвычайно прогрессивным положением, не только не утратившим своего значения, но и созвучным тенденциям сегодняшнего дня, стало обоснование сетевой структуры библиотечной системы. В ходе превращения библиотечной системы в целостную появляются в различных формах возможности интеграционного взаимоприспособления разных библиотечных сетей, в чем выражается их сближение, постепенного стирания ведомственных барьеров. Важной особенностью сетевой структуры является развитие интеграции.

Автор отмечает: «Когда речь идет о сближении ведомственных библиотечных сетей, то под этим подразумеваются не подгонка всех под один шаблон, не механическое копирование методов, приемов библиотечной работы, игнорирующее сохраняющиеся ведомственные особенности и различия, а возрастание объема общих межведомственных задач библиотечной системы, рост общебиблиотечного удельного веса в сравнении с ведомственно - специфическим во внутреннем развитии сближающихся сетей»[29,с.47].

Отмечен и другой фактор, предопределяющий целостность библиотечной системы -- органическое сочетание ведомственных и межведомственных запросов, интересов каждого ведомства и коллективных - библиотечной системы. Необходимо подчеркнуть глубокий прогностический смысл впервые заявленных еще в середине семидесятых годов постулатов. В эпоху господства вертикальных иерархических управленческих структур была обоснована сетевая структура, высокая эффективность которой признана только в настоящий период[52,с. 134].

Однако концепция библиотечных систем не могла избежать существенных противоречий. Например, в то время была очень популярна идея формирования единой системы библиотек. На этом принципе в советские времена было построено управление всем библиотечным делом огромной страны. В 1984 г. в "Положении о библиотечном деле в СССР" объединение библиотек в единую систему стало статьей закона. Здесь же перечислялись наиболее крупные библиотечные системы в качестве составных частей единой системы. В этот перечень вошли: библиотеки Министерства культуры СССР; библиотеки Академии наук СССР и академий наук союзных республик; библиотеки министерств, государственных ведомств, государственных предприятий, учреждений, организаций; библиотеки профессиональных союзов, колхозов, иных кооперативных и общественных организаций.

Сразу же обращает на себя внимание традиционное для того времени смещение управленческой проблематики в идеологическую сферу. Тезис о единой системе далек и от управленческих закономерностей, и от законодательных норм. Это скорее декларация, высокопарное заявление.

Вследствие этого ощущается противоречивость позиций составителей Положения. Видно, что не соблюдены принципы системного подхода, поскольку все виды систем опять-таки составляют систему. Кроме того, в едином терминологическом ряду стоят такие неоднозначные понятия, как «единая система», «централизация», «планомерная организация библиотечного дела», разделение содержания которых весьма условно и нечетко.

Даже если оставить в стороне типичные для того времени словесные обороты, все равно отчетливо проявится нежизненность провозглашенной единой системы, отсутствие механизмов координации деятельности библиотек, нежелание или невозможность в тех условиях оперировать профессиональными управленческими понятиями. И хотя на уровне интуиции понятно, что библиотечное дело не может быть сведено к сумме библиотечных сетей, в учебнике И. М. Сусловой «Основы библиотечного менеджмента: учебно-методическое пособие» говорится: «Межведомственные библиотечные интересы... составляют общие, основные, долговременные интересы библиотек разных ведомств, а также коллективные интересы библиотечной системы как единого целого»[52,с. 135].

Гипотетически можно себе представить эту сеть, связанную единством целей и принципов деятельности. Однако на практическом уровне цели библиотеки -- сельской, городской, областной, научно-технической -- специфичны не только для каждого вида, но и для каждого конкретного учреждения. Иначе директор библиотеки осуществлял бы управление в русле декларативных заявлений типа «усовершенствовать» и «улучшить». Н. С. Карташов признал сейчас, что не может не быть существенных различий между ведомственными и межведомственными интересами. Но с позиций сегодняшнего дня, когда понятно, что многоведомственность была заложена в самой командно-административной системе, вряд ли допустимо отвлекаться от объективного анализа причин и следствий многоведомственности, переводя проблему в более привычную сферу философских рассуждений о диалектике противоречий[29,с.34].

Декларативность положения о единстве библиотечной сети, в 1970--1980-е гг., воочию проявилась в драматичной судьбе государственных массовых библиотек.

Централизация должна была на практике воплотить принципы системного подхода. Теоретически это выглядело так. На базе массовых библиотек района или города образуется централизованная библиотечная система (ЦБС), объединяющая фонды, другие библиотечно-библиографические ресурсы. Работа ЦБС строится на принципах координации и кооперации деятельности библиотек, входящих в систему. Преимущества образования централизованных систем усматривались, прежде всего, в возможности предоставить читателям совокупный, тщательно укомплектованный фонд не одной, как раньше, а всех библиотек района[52,с. 136].

Более рациональным должно было стать и комплектование единого книжного фонда системы за счет исключения дублирования и экономии финансовых ресурсов. Открывались возможности для совершенствования форм и методов библиотечного обслуживания в связи с более широкими возможностями крупного учреждения: в повышении профессиональной квалификации кадров, ведении методической работы, усилении творческой направленности труда библиотекарей филиалов. Централизованный учет и обработка должны были, в свою очередь, повысить качественный уровень технологических процессов.

Таким образом, в централизованных библиотечных системах намеревались добиться эффекта синергии. Он проявляется в том, что результат функционирования системы в целом получается выше, чем сумма одноименных результатов отдельных элементов, составляющих совокупность. На практике это означает, что из одних и тех же элементов мы можем получить системы разного или одинакового свойства, но различной эффективности: в зависимости от того, как эти элементы будут взаимосвязаны между собой, то есть как будет организована сама система.

В биологических системах место и функции каждого элемента, их взаимодействие и взаимосвязь предопределены природой, а совершенствование этой организации происходит по законам эволюции. В технических системах место и функции каждого механизма, узла и детали предопределены конструктором, который в процессе эксплуатации техники совершенствует ее. В социальных системах место, функции и взаимосвязи элементов предопределяются менеджером и им же уточняются, корректируются и поддерживаются.

Различие в организации этих трех видов систем, наряду с прочим, состоит в том, что в биологических и технических системах внутренняя структура связей между элементами относительно устойчива. В социальных системах основным активным элементом является человек -- существо мыслящее и уже в силу этого готовое вести себя произвольно. Кроме того, социальные системы -- всегда открыты, то есть, связаны с другими системами и с внешней средой. Поэтому структура их внутренних связей относительно подвижна, нуждается в постоянном поддержании, коррекции и регулировании по мере необходимости, что и обеспечивается менеджментом.

В централизации должно было воплотиться и другое фундаментальное понятие системного подхода -- вертикальная интеграция, при которой все процессы сосредоточены в рамках крупного объединения. Причем чем выше степень вертикальной интеграции, тем выше уровень концентрации ресурсов и, что важнее, -- стабильность функционирования системы[52].

Однако в ходе централизации библиотечной сети были нарушены основные системные закономерности. Синергетический эффект возникает в процессе стратегического управления только в тех случаях, когда удается многократно использовать одни и те же ресурсы или если достигается идеальное соответствие услуг специальным требованиям пользователей. А вертикальная интеграция дает преимущества только тогда, когда руководители прилагают усилия для достижения синергетического эффекта, то есть обеспечивают качественные коммуникации между подсистемами, совместное проведение научных изысканий и общее использование других ресурсов, кооперацию в различных формах.

Ограниченность вариантов - один из самых негативных факторов централизации. Создавался дисбаланс в управлении теми системами, где число филиалов в несколько раз превышало масштаб управляемости. Но неэффективным было и образование системы из небольшого числа филиалов, так как требовался дополнительный штат для осуществления централизованных технологических процессов: комплектования, обработки и т. п. Таковы были функциональные последствия[52,с. 137].

Сейчас уже ясно, что основой принципиального подхода к определению вариантов централизации должна была стать оценка уровня библиотечного обслуживания по совокупности признаков: состоянию фондов, материально-технической базы библиотек, возможностям их интеграции и коммуникации. Для высокой результативности централизации необходимы развитая библиотечно-технологическая среда, разнообразие и качественность услуг, гибкость и адаптивность организационных структур. При этих условиях объединение библиотек в систему придает ей более высокий уровень интегративных характеристик.

Именно поэтому при образовании системного объекта не может быть унифицированного подхода. Там, где уровень библиотечного обслуживания низок (а так было в большинстве регионов), централизация неэффективна. Системный подход дает возможность определения перспектив развития каждой ЦБС в русле достижений современного менеджмента. Это очень важно и для преодоления последствий фронтальности, и для формирования собственных программ и концепций развития, и для отбора именно тех направлений, которые соответствуют организационной культуре и традициям библиотек[52,с. 138].

Формирование централизованных библиотечных систем, в силу масштабности связанных с этим явлений, - один из характерных примеров того, как в прежние времена прогрессивные идеи, концепции, теории в принципе не могли быть реализованы в должной мере в условиях командно-административной системы управления библиотечной деятельностью.

1.2 Типы и виды организационной структуры библиотеки как активной системы

Важнейшие свойства активных систем вырисовываются в новой парадигме в связи с основополагающим понятием теории систем - «структура». Под структурой системы понимается относительно устойчивый способ связи элементов сложного целого. Внутри сложной системы может быть множество различных связей и отношений, поэтому в ней можно выделить целый ряд структур. Взаимоотношения структуры и организации системы отражают вид упорядоченности, конфигурации ее элементов.

Активные системы имеют тенденцию к образованию внутренних многоуровневых структур. Каждая из таких систем представляет собой целое по отношению к своим составляющим, одновременно являясь частью более крупной системы. В соответствии с двойственной природой активная система как интегрированная целостность, с одной стороны, стремится к сохранению своей независимости, автономности, а с другой, будучи частью более крупной системы, к усилению интеграции с другими подсистемами. Эти тенденции, хотя и имеют противоположный вектор, взаимодополняют друг друга[52,с.150].

Одна из самых сложных проблем системного подхода в управлении -- иерархическая организация. Управленческие структуры любой библиотеки иерархически упорядочены.

На каждом уровне иерархии функции управления дробятся на подфункции, задачи на подзадачи, технологический процесс распределяется на простейшие операции, а центральные органы берут на себя основные функции общего руководства совместной деятельностью: несение ответственности за конечные результаты, аналитические задачи, функции целеполагания, стратегического планирования, прогнозирования, организации, оперативного регулирования, контроля, установления коммуникативных связей в организации и во внешнем окружении, мотивирование поведения и воспитание.

Иерархическое строение составляет стержень линейно-функциональной структуры управления библиотекой, которая сформировалась еще в 1930-х гг., а в последующие десятилетия тщательно отшлифовывалась. Классическая иерархичность с подчинением нижестоящих руководителей вышестоящим позволяет быстро выполнять указания и информировать об этом вышестоящих.

Специализированные функциональные подразделения библиотеки, осуществляющие предписанные им функции (комплектования, обслуживания, хранения), обеспечивают более или менее четкую работу. Эффективность такой системы управления достигается отлаженностью библиотечных процессов, которые подвергаются минимальным изменениям. Чем меньше вводится новшеств, тем меньше сбоев в системе управления, предназначенной для использования имеющихся ресурсов, тем больше согласованности действий в целях эффективного обслуживания читателей. Как показывают исследования, наибольшие изменения в парадигме системного подхода претерпевают представления об эффективности иерархических структур[52,с.152].

Можно со всей уверенностью, подкрепляемой не только теоретическими выкладками, но и повседневной практикой, утверждать, что традиционные структуры управления достигли предела эффективности. При этом не принимается во внимание, что сложившаяся в библиотеках линейно-функциональная структура управления не приспособлена к внедрению новшеств. С такой структурой невозможно добиться успеха в условиях индивидуализации и расширения спроса, сложно обеспечить введение библиотеки в информационное пространство.

Серьезная негативная сторона линейно-функциональной организационной структуры управления -- чрезвычайная замедленность подготовки и принятия управленческих решений, связанных с развитием библиотеки, с диверсификацией ее деятельности. Здесь, прежде всего, сказывается высокая централизация процесса принятия решения, замыкающегося на директоре. Кроме того, сам директор не всегда может принять самостоятельное решение: иногда из-за отсутствия управленческого профессионализма, который в прежней системе не оценивался в категориях стратегичности мышления. Чаще всего, если речь идет об осуществлении сколько-нибудь значительной перестройки работы, требуется много времени на согласование намечаемых действий с руководством вышестоящих органов.

Специалисты по менеджменту все чаще говорят о «кризисе бюрократических структур», указывая на следующие дефекты иерархических систем управления. Доказано, что любой критерий оптимизации функционирования сложной многоуровневой системы не совпадает с суммой локальных критериев оптимизации каждого отдельного звена: оптимум суммы не равен сумме локальных оптимумов. Следовательно, какой бы смысл ни вкладывался в понимание формулы «эффективность библиотечной деятельности», какая бы целевая функция ни выбиралась бы в качестве критерия оптимизации (будь это книговыдача, темпы роста, прибыль), все равно невозможно в принципе дать единую непротиворечивую оценку работе как системы целом, так и каждого отдельного ее звена.

Из положения, гласящего, что общая результативность не равна сумме частных результатов, следуют важные выводы, резко расходящиеся с традиционными представлениями[52,с.153].

Один из них гласит, что никогда нельзя согласовать между собой личные, коллективные и общественные интересы. Именно эта проблема ценностей и приоритетов выглядит достаточно острой, особенно в стратегическом управлении. Действительно, каким целям и в каких случаях руководству библиотеки следует отдать предпочтение в переломные, сложные моменты ее развития, такие, как наша эпоха? Оказывается, что стремление максимально оптимизировать отдельные звенья, может, в конечном счете, разрушить систему в целом. Об этом говорят результаты всех попыток осуществления реформ библиотечного дела сверху путем оптимизации какого-либо отдельного направления. Характерен в этом плане пример централизации библиотечной сети, когда, по мысли организаторов этой кампании, гипотетическое объединение ресурсов (вне реальной оценки развития системы) должно было привести к качественному преобразованию всей системы библиотечного обслуживания населения. Еще более показателен пример кампании перевода управления библиотечной деятельностью на экономические методы. Утилитарная задача поиска дополнительных финансовых средств была возведена в ранг кардинальной реформы, способной якобы реорганизовать всю систему.

Кризис бюрократических структур выражается также в их отставании от требований современности. Это происходит потому, что в таких структурах самостоятельность, инициатива как руководителей, так и работников резко ограничена. Их деятельность описана в должностных инструкциях, циркулярах, положениях, предусматривающих готовые решения для всех мыслимых событий в системе управления.

В период высокой динамики изменений очевидно, что любые ведомственные и межотраслевые инструкции и административные правила отстают от требований практики. Однако при оценке работы руководителя, принимается во внимание не реальная полезность принятых решений, а степень их соответствия инструкциям. Следовательно, выбираются решения не оптимальные, а правозаконные, по существу, предусмотренные ранее[52,с.154].

Ограниченность иерархических структур проявляется еще и в том, что ответственность за принятое решение диффузно "размазана" по структуре, поскольку решение, как правило, готовится, формулируется и согласовывается на многих уровнях системы.

В результате отсутствует личная ответственность, а сложность любой решаемой задачи не соответствует возможностям любого самого компетентного руководителя на верхних уровнях системы. Чем выше уровень в иерархической структуре, тем ниже индивидуальная ответственность, потому что ее невозможно установить.

Безнаказанность при принятии неправильных решений на одном полюсе деятельности превращается в отсутствие права на риск на другом. Очевидно, в прежней структуре управления родилась пословица "инициатива наказуема". Цена наказания за неправильное решение не идет ни в какое сравнение с санкциями за нарушение должностных инструкций, которые устарели и противоречат здравому смыслу. Положение усугубляется тем обстоятельством, что в иерархических структурах не предусмотрена отмена решений руководства, так как это считается, и не без оснований, подрывом авторитета[52,с.155].

Любая иерархическая структура представляет собой по существу централизованную систему контроля. С организационной точки зрения смысл централизованного контроля заключается в стабилизации заданного программой рабочего состояния. Все отклонения от рабочего состояния под влиянием как внешних, так и внутренних возмущающих воздействий заранее считаются вредными и устраняются всеми имеющимися средствами. Перемены на современном этапе в библиотечной технологии, внешней среде библиотек происходят очень быстро, иерархическая структура, ориентированная на поддержание статус-кво, становится тормозом технологических и социальных нововведений. И это происходит тогда, когда гибкость, способность к адаптации и изменениям, оказываются столь безгранично важными.

Таким образом, жестко установленная иерархия соподчинения приходит в противоречие с реальными технологическими, информационными и управленческими связями. Любая организационная структура быстро теряет четкую линейную форму соподчиненности и превращается в граф линейно-функциональных взаимосвязей с замкнутыми ветвями. Функции планирования, организации, управления кадрами, контроля переходят в ведение соответствующих отделов, нарушая структуру подчинения. Советы, комиссии, комитеты и другие коллегиальные органы при осуществлении собственной управленческой деятельности вступают в противоречие с органами административными.

Концепция рациональной бюрократии, сформулированная в начале прошлого века немецким социологом Максом Вебером, исходит из то го, что рациональное, оптимально организованное, бюрократической устройство характеризуется:

четким разделением труда, следствием которого является использование квалифицированных специалистов на каждой должности;

развитой иерархией управления, при которой нижестоящий уровень подчиняется вышестоящему и контролируется им;

наличием формальных правил и стандартов, обеспечивающих однородность выполнения обязанностей и скоординированность задач;

нахождением каждого человека на должностном уровне, которого он заслуживает по своим знаниям, способностям, стараниям, результатам работы, то есть на уровне максимальной компетентности.

Это очень привлекательная концепция, в реальных управленческих условиях полностью детерминированные системы с жесткой программой управления отсутствуют. Кажущаяся научность рациональной бюрократии приходит в противоречие с колоссальной сложностью, многомерностью и недетерминированностью реальных систем управления [51].

В любой многоуровневой иерархической структуре наблюдаются нарушения коммуникаций, вызванные стремлением сотрудников руководящих органов уйти отличной ответственности, фильтрацией управленческой информации, закрытостью управления.

Существует «золотое правило управления», согласно которому сильный руководитель подбирает себе сильных заместителей. Однако еще более действенен антитезис, который можно рассматривать как следствие принципа Питера. Руководитель, достигший уровня некомпетентности, не допускает, чтобы на следующем, нижнем, уровне иерархии стоял работник, превосходящий его своими способностями. В результате один некомпетентный менеджер создает целую группу других некомпетентных руководителей, и все они представляют общую слабость системы.

Всякая бюрократическая организация по своей природе стремится не к развитию, не к инновационным трансформациям, а к безудержному количественному росту. Вспомним, по каким показателям оценивались успехи библиотечного дела по расширению сети библиотек - увеличению числа читателей и объема фондов. Чем выше количественные показатели, тем, как тогда считалось, более успешно осуществляется управление библиотечной деятельностью.

Поскольку сложная система является по своей природе многоцелевой и многокритериальной, для таких систем не существует единого критерия оптимальности. Поэтому, как говорит отечественный специалист Л. В. Фаткин, «какой бы смысл ни вкладывался в понимание целевой функции или показателя эффективности поведения социальной системы, невозможно задать единую непротиворечивую систему оценок работы организации и каждого отдельного звена»[56,с.138].

Из этого факта с неизбежностью вытекает процесс дивергенции моделей социальной системы. В частности, все ее элементы стремятся занять наиболее удобное для себя положение за счет всех остальных.

Очевидно, в этом причина дискуссий по поводу информационной и документной парадигм библиотековедения. Документная парадигма, выдвигаемая Ю.Н. Столяровым, в качестве критерия оптимизации библиотечной деятельности выбирает библиотечный фонд [48,с.18].

По мнению В.В. Скворцова, «только полный переход на информационную парадигму обеспечит выживание библиотек в будущем»[43,с.73]. Причем, информатизация понимается автором как превалирование информационной функции библиотек над всеми остальными. И в той, и в другой концепции отчетливо проявляется попытка за счет отдельного звена добиться оптимизации всей системы. В результате невозможно найти прочную основу для консенсуса, столь необходимого на нынешней стадии развития библиотековедения. На практике популярная с 1960-х гг. концепция информатизации библиотек вынудила их функционировать «в догоняющем режиме», что фактически привело к разрушению сети научно-технических библиотек. В этом же -- глубинная причина краха всех половинчатых реформ и преобразований в области библиотечного дела, даже если для отдельных звеньев они носят радикальный характер.

Бюрократическая система избирает средства деятельности, следуя линии наименьшего сопротивления. Эти цели остаются в виде демонстрируемого лозунга, системы ценностей, принятых в организации, или ее нравственно-философских принципов. Но на практике декларируемые цели служат лишь маскировочным прикрытием главного стремления бюрократии -- минимизировать перемены и избежать связанных с ними неприятностей.

Административная система слишком сложна, чтобы центральные органы могли эффективно управлять нижележащими звеньями многоуровневой иерархии. Ограниченность централизованных иерархических структур отчетливо проявилась в организации библиотечного дела. Важнейшие решения в масштабе страны о развитии отрасли в целом, сроках, распределении средств, основные программы в области библиотечного дела -- принимались на самом верхнем уровне, а затем спускались на нижние и детализировались. Сбор информации о потребностях населения в библиотечном обслуживании, об имеющихся и требующихся ресурсах, наоборот, шел от нижнего уровня в виде многочисленных отчетов, укрупняясь и агрегируясь на каждом уровне. Многоуровневость иерархических структур и фактор неопределенности в недетерминированных социальных системах вызывает потерю управляемости.

В связи с этим центр стремится так организовать деятельность подчиненных уровней, чтобы управление системой свелось к унифицированным, легко контролируемым решениям. Отбираются решения не оптимальные, а осуществимые на всех уровнях.

Выводы к первой главе. Организационная система управления библиотекой на современном этапе это сложный процесс. И если брать во внимание характеристику каждого типа и вида системы, то к управлению библиотекой необходимо применять адаптивный вид структуры управления (гибкие структуры, способные изменяться (адаптироваться) к требованиям среды (по аналогии с живыми организмами). Именно адаптивные организационные структуры способны, используя все эффективные аспекты линейных и функциональных структур, успешно функционировать в постоянно изменяющемся мире.

II. РУКОВОДИТЕЛЬ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ БИБЛИОТЕКОЙ

2.1 Новая модель управленческой деятельности руководителя

В последнее время понятие руководитель стало все чаще использоваться в профессиональной терминологии библиотек как «менеджер библиотеки». Все большее число библиотек пополняются специалистами, получившими в профессиональных высших учебных заведениях престижную квалификацию - менеджер.

В современном мире понятие «менеджер библиотеки» стало использоваться в профессиональной терминологии гораздо чаще и уважительнее. Достаточно сказать, что все большее число библиотек пополняется специалистами, получившими в профессиональных высших учебных заведениях престижную менеджерскую квалификацию.

Активный интерес к менеджменту как одна из самых характерных тенденций современности отразил насущную потребность библиотек в формировании нового класса специалистов, которые способны к решению сложнейших проблем переходного периода [28,с. 35].

Для наиболее эффективной работы в настоящее время в Красненской районной библиотеке существует вертикальная система управления [см. прил. №1].

Новая модель позволяет на уровне библиотеки развить многоаспектную управленческую деятельность по планированию стратегии, определению долгосрочных перспектив, изучению факторов внешней среды, организации эффективного взаимодействия и мотивами сотрудников. В центре стратегии концепции библиотечного менеджмента находится человеческий фактор, поскольку человек рассматривается как наивысшая ценность.

Менеджер-профессионал, достигший уровня мастерства. Компетентности и морально-личностных качеств, что может активно осуществлять позитивные вклады как в развитие библиотеки, так и в развитие работающих в ней библиотекарей. Ответственность в делах, умение рисковать в нетрадиционных ситуациях, чувствительность к инновациям, умение управлять конфликтами, стремление к самосовершенствованию, высокая работоспособность, устойчивость к стрессам, общее позитивное отношение к жизни [31,с. 16].

Сформировать корпус управленцев нового типа - задача исключительно сложная. Образ менеджера как профессионала, обладающего специальными знаниями в области управления, создается и поддерживается в менеджменте всей системой обучения.

Основоположник современного руководства Фредерик Уинслоу Тейлор был ведущим популяризатором той идеи, что если руководитель хочет добиться максимальной эффективности производства, то он должен планировать и управлять производственными процессами на научной основе. Тейлор пропагандировал целесообразность формирования многоуровневой системы менеджмента, перед которым ставилась задача контролировать процесс труда с тем, чтобы выполнить поставленные производственные задачи [58, с. 63]. Суть его предложения сводилась к тому, чтобы отстранить квалифицированный персонал от принятия решений и контроля трудового процесса. По модели Тейлора, менеджеры должны были генерировать идеи, планировать и определять стратегию, тогда как функции рабочих ограничивались практическим осуществлением предписаний. Теория Тейлора, оправдывая управленческий контроль над производственной деятельностью, лишала возможности принимать решения не только трудовой коллектив, но и собственников предприятий [58,с.17].

Принцип профессионализма руководства родился одновременно с менеджментом и эволюционировал вместе с ним как незыблемое кредо Фредерика Тейлора. С именем, которого связано становление менеджмента как самостоятельной области знаний, доказывает, что «принципы научного менеджмента» применимые ко всем видам человеческой деятельности и, если их использовать правильно, они дадут поразительный результат. Фредерик Тейлор поставил задачу компетентного управления, отказался от линейной системы организации, разработав в качестве альтернативы функциональную систему управления; обозначил как ведущую в сфере управления функцию планирования [58, с. 65].

Управление библиотекой на сегодняшний день требует реализации системного подхода к управленческой деятельности, а именно: постановки перспективных целей, выдвижения текущих задач, разработки и осуществления, необходимых организационно-экономических мероприятий.

В системе управления библиотекой взаимодействуют объект и субъект управления.

Объектом управления являются: библиотека и ее структурные подразделения; библиотечный персонал; библиотечно-библиографические ресурсы; экономические ресурсы.

Субъектом - может быть как коллективный орган управления, так и руководители разных рангов.

Взаимосвязь субъекта и объекта реализуется через систему управления, включающую в себя цели, структуру, кадры, функции, методы.

Управление должно быть основано на следующих принципах:

1. Научности - т.е. с применением научных методов и с учетом особенностей библиотечно-библиографических ресурсов.

2. Системности - библиотека рассматривается как единая система, в которой отдельные самостоятельные элементы выполняют функции, необходимые для существования библиотеки в целом, то есть ориентация на конечный результат.

3. Достижения соответствия действий субъектов управления особенностям объекта управления - качество управления всегда связано с величиной рассогласования (или ошибок) реального библиотечного процесса и соответствующих управленческих действий.

4. Обратной связи, составляющей основу развития библиотеки и ее структурных подразделений. Процесс обмена информацией предоставляет средства для выработки и исполнения управленческих решений.

5. Рационального соотношения централизации и децентрализации - контроль и координация общесистемных проблем и расширение прав, обязанностей, полномочий нижестоящих уровней управления, инициатива библиотекарей [38, c.24].

К организационным принципам относятся:

-единоначалие (руководитель один принимает решения);

-коллегиальность (группа лиц принимает решения);

-делегирование полномочий (руководитель передает подчиненному права принимать управленческие решения);

-рациональность системы управления (задачи функционирования библиотеки решаются экономными способами).

В настоящее время главное внимание в управлении обращается на социальный аспект, то есть на то, чтобы обеспечить результативность совместной деятельности людей. Отбор руководителей высшего звена за рубежом проходит в специально созданных центрах оценки, где способности претендентов к выполнению сложных управленческих задач оцениваются методами моделирования. Кандидатов оценивают по таким характеристикам, как умение налаживать межличностные отношения, настойчивость, умение выступать. С этой целью они проводят официальные интервью, делают доклады перед группой слушателей, участвуют в деловых играх [42, с. 105].

Существуют разнообразные точки зрения на то, какие решения, принимаемые руководителем в организации, считать управленческими. Некоторые специалисты относят к таковым, например, решение о поступлении человека на работу, решение об увольнении с неё и т.п. оправданной представляется точка зрения, согласно которой к управленческим следует относить лишь те решения, которые затрагивают отношения в организации.

За развитием библиотеки отвечает руководитель, он сам может, решать проблемы по инновационному развитию, а может создать группу по преодолению этой проблемы.

Организационные изменения, в основе которых лежит преобразование структуры организации, становятся одним из наиболее важных условий устойчивого развития библиотеки, так как создают новые возможности для выполнения ее целей и задач.

Существует несколько принципов управления процессом изменений, о которых необходимо помнить руководителю современной библиотеки.

необходимо согласовывать методы и процессы изменений с обычной деятельностью и управленческими процессами в организации;