Делопроизводство на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

1. Составить сопроводительное письмо

Список литературы

1. Составить сопроводительное письмо

На запрос ЗАО "Томь" фирма "Сален" подготовила и направила каталог список цен на оборудование. В сопроводительном письме ООО "Сален" выражает мнение, что высылаемые материалы должны дать исчерпывающий ответ на все вопросы фирмы "Томь". В фирме довольны мнением ЗАО "Томь" о своей продукции и готовы предоставить дополнительно любую информацию. В роли менеджера ООО "Сален" составьте сопроводительное письмо в адрес ЗАО "Томь".

Генеральному директору ЗАО "Томь"

Федорову Федору Федоровичу

г. Абакан, ул. Пушкина 180, литер А

Уважаемый Федор Федорович!

От лица коллектива ООО "Сален" выражаю Вам и Вашему коллективу огромную признательность за проявленный интерес к нашей продукции. Одновременно, представляем Вам перечень необходимого оборудования для запуска новой линии, с учетом скидок.

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Приложение: пакетное предложение в 1 экз. на 2 л.

С уважением,

Директор ООО "Селен" Е.Е. Митрофанов

исп. Иванова Ирина Олеговна

т. 22-22-345

2. Общая характеристика распорядительных документов

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности [2, 16].

Все решения, которые фиксируются в распорядительных документах, могут быть направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам - в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

Конкретность таких предписаний проявляется в том, что: с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими конкретные административно-правовые отношения.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

1. правовые акты федерального уровня (акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, органами федеральной исполнительной власти);

2. правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей, городов республиканского значения - Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований);

3. правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Распорядительные документы, издаваемые на федеральном уровне, относятся к категории нормативных правовых актов.

Нормативный правовой акт - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, т.е. общеобязательных государственных предписаний постоянного или временного характера, рассчитанных на многократное применение.

Нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в форме: постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений.

Нормативные правовые акты подразделяются на: акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации; акты межведомственного характера; акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009.

С документоведческой точки зрения постановления, приказы и распоряжения относятся - к распорядительным документам. Правила, положения, инструкции - к организационно-правовым документам.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

1. необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

2. необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые коллегиально; документы, издаваемые при единоличном принятии решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.

На основе коллегиальности действует федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например, коллегии министерств, дирекции при руководителях и др.

Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер.

Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение вопреки решению совещательного органа.

При единоличном принятии решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю.

Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения.

На основе единоличного принятия решений действуют: федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, исполнительные руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм: генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления [3, 10].

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

При коллегиальном принятии решений издаются - постановления.

При единоличном принятии решений издаются: приказы, распоряжения, указания.

Правила оформления ОРД основаны на требованиях ГОСТ Р 6.30 - 97 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Для оформления ОРД используют листы бумаги строго определенных форматов: формат А4 (210x297), формат А5 (210x148), формат A3 (420x210), формат А6 (148x105).

Организационно-распорядительные документы имеют стандартные поля: левое - 35 мм (минимум 20 мм), правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее -10 мм.

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты. Реквизит - обязательный элемент (составная часть) оформления официального документа [1, 39].

3. Что такое опись документальных материалов? Для чего она составляется?

Опись документов представляет собой справочник, который раскрывает состав и содержание документов, систематизирует и учитывает их внутри всего набора документов. Составление описей - это важный этап в обработке и упорядочении документов, целью которого является не только сохранность документов, но и их четкое оформление [1, 18].

Архивная опись дел (далее - опись) это справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Составляются отдельно для дел постоянного хранения, отдельно - для дел по личному составу и отдельно - для дел временного (свыше 10 лет) срока хранения. Может составляться для дел временного (до 10 лет) срока хранения - в этом случае составляется в произвольной, удобной для работников организации форме.

Описи составляются по установленной форме (см. приложения №№ 2, 3,12 "Основных правил работы архивов организаций" 2002 года). В обязательном порядке оформляется титульный лист, при необходимости - подтитул (с детальным перечислением изменений в названии организации и ее подчиненности). К законченной описи составляются предисловие и, при необходимости, оглавление, указатели и список сокращенных слов. Утверждается опись первым лицом организации и согласовывается с ЭК (экспертной комиссией) организации (в том случае, если организация не входит в зону комплектования какого-либо государственного, муниципального либо ведомственного архива) [1, 290].

Заголовки дел в описи должны строго соответствовать заголовкам на обложке дел.

В основном, описи составляются по хронологически-структурному либо по структурному принципу. В первом случае дела формируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации. При отсутствии четко выраженной структуры организации дела формируются по хронологическому принципу - только по годам/периодам. В пределах каждого года дела формируются по степени важности - приказы, лицевые счета, журналы учета и т.д. Более подробно о составлении описей см. "Основные правила работы архивов организаций" 2002 года.

Внутренние описи составляются для упрощения нахождения документов (групп документов) и фактически представляют собой нечто вроде оглавления к делам. Составляются они после формирования документов в дела, но обычно до их переплета.

По федеральным нормативам (см. параграф 3.6.17. "Основные правила работы архивов организаций", одобренных решением коллегии Росархива 06.02.2002 г.,) и в соответствии с Методическими рекомендациями "Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу", далее "Рекомендации" (одобрены решением Научно-методического Совета Главархива Москвы, протокол от 13 апреля 2006 года), внутренние описи в обязательном порядке составляются для следующих категорий дел: личных дел (наиболее часто встречаются в архивах организаций); трудовых договоров (соглашений); судебных дел; следственных дел; особо ценных дел (крайне редко встречаются в архивах организаций); дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документа (встречается редко).

Это все категории документов, к которым в обязательном порядке требуется составление внутренней описи. Во всех остальных случаях для упрощения делопроизводства организация может принять решение о составлении внутренних описей для иных категорий документов. Наиболее часто внутренние описи составляются для приказов по основной деятельности и по личному составу, а также для лицевых счетов.

Составление предисловия к описи.

По своей структуре, задачам и рассматриваемым вопросам предисловие схоже с исторической справкой. Особенности составления и сложности, возникающие при этом, те же. (Более подробно см. параграфы 3.7.10. и 3.7.11 "Основных правил работы архивов организаций" 2002 года).

Основное отличие от исторической справки - состав рассматриваемых документов (не весь фонд, а только, например, документы по личному составу). Меньшее внимание уделяется истории организации, большее - характеристике состава документов и особенностям их обработки.

Так же как и историческая справка, предисловие к описи составляется при первой обработке документов организации и продолжается при последующих. Так же подписывается составителем и лицом, ответственным за архив.

сопроводительный письмо документ распорядительный

Список литературы

1. Основные правила работы архивов организаций. Федеральная Архивная служба России. Всероссийский Научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Коллегия Росархива, - Москва, 2002.

2. ГОСТ Р 6.30 - 97 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Интел-Синтез, 1999. - 37с.

4. Лившиц Я.З. История делопроизводства. - М.: МИАИ, 1974. - 130с.

5. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству. Руководство к составлению. - М.: Приор. - 1997. - 90с.

Размещено на Allbest.ru