Размещено на http://www.allbest.ru/

Современное управление проектами

· Что такое проект?

· Методика использования Microsoft Project

Что такое проект?

Понятие проекта очень широкое. Если задаться вопросом "что является проектом?", то можно привести самые разнообразные определения и примеры:

Ш строительство дома;

Ш организация вечеринки;

Ш подготовка реферата.

Отличительной чертой проекта является уникальность. Например, проведение рекламной кампании для организации будет уникальной, даже если до этого вы уже проводили 5 подобных мероприятий. Так как организации, с которыми будет вестись сотрудничество, ресурсы, которые будут привлекаться, время, в которое будет осуществляться проект, пусть хоть и не полностью, но все равно будут отличаться от того, что вы реализовали ранее.

Проект - это что-либо, что задумывается, планируется и реализуется. Целью проекта, как правило, является создание чего-либо нового, не существующего в данный момент. В результате осуществления (реализации) проекта появляется новый продукт - изделие, производственная линия, технологический процесс, услуга и т.п. Термин "проект" охватывает широкую область деятельности: от незначительной модернизации действующего объекта до создания предприятия в комплексе с развитой инфраструктурой, требующего значительных капиталовложений.

Проект обладает следующими свойствами:

ь Цель - это основная причина, по которой затевается проект. Когда цель достигнута, проект считается выполненным.

проект менеджер microsoft project

ь Задачи - проект состоит из определенных действий - мелких этапов, которые называются задачами, каждая из них направлена на достижение общей цели проекта.

ь Время (длительность) - общий интервал рабочего времени, необходимого для завершения задачи или проекта.

ь Бюджет - общая сумма денежных средств, которая выделяется на выполнение проекта.

ь Ресурсы - это те элементы, посредством которых выполняются задачи и весь проект в целом, например, персонал, оборудование, техника и т.д.

Среди большого разнообразия проектов выделяют инновационные проекты. Инновационный проект - это такой проект, в основе которого лежит инновация (нововведение). Целью инновационного проекта обычно является создание и выведение на рынок нового, как правило, наукоемкого продукта.

Управление проектами является одной из самых сложных и трудоемких областей управленческой деятельности. Это объясняется сложностью логики развития проекта, большим объемом информации, используемой для принятия управленческих решений, а также тем, что структура проекта в процессе его реализации, как правило, претерпевает изменения.

Эффективное управление проектом невозможно без использования современных информационно-коммуникационных технологий и соответствующих инструментов. В практике управления проектами используются как универсальные, так и специализированные программные комплексы. К последним можно отнести программы, обеспечивающие решение задач бизнес-планирования (экономического анализа), подготовки проекта к реализации (разработка графика реализации).

В настоящее время для решения задач бизнес-планирования наиболее широко используется пакет Project Expert, а для подготовки проекта к реализации - Microsoft Project.

Методика использования Microsoft Project

Программный комплекс Microsoft Project является является наиболее популярным в среде менеджеров малых и средних проектов. Это объясняется достаточно широкими возможностями пакета, удобным графическим интерфейсом.

Поддерживая современные информационные технологии Microsoft Project позволяет импортировать данные из файлов, созданных в среде других приложений, например, Microsoft Excel и Microsoft Access.

Методика использования Microsoft Project на этапе подготовки проекта к реализации, целью которого является разработка графика реализации (календарного плана) проекта, может быть представлена в виде последовательности следующих шагов:

задать дату начала проекта;

создать (уточнить) календарь проекта;

составить список целей, задач и подзадач (работ);

определить связи между задачами;

распределить ресурсы.

Начало работы

Чтобы запустить Microsoft Project, надо выполнить команду Пуск, Программы, Microsoft Project.

В заголовке окна отображается имя файла нового проекта - Проект1. В верхней части окна находится строка меню и панели инструментов. Основную часть окна занимает область отображения диаграммы Ганта. Слева от диаграммы Ганта отображается область задач. В ней перечислены проекты, с которыми пользователь работал в последнее время, а также команды, обеспечивающие создание нового проекта (пустого или на основе шаблона). Чтобы увеличить место для отображения диаграммы Ганта, область задач можно закрыть.

График реализации проекта

На практике график реализации проекта принято изображать в виде диаграммы Ганта, реже - в виде сетевого графика.

Диаграмма Ганта - это способ представления графика реализации проекта, при котором задачи изображаются горизонтальными прямоугольниками, длина которых пропорциональна длительности задач. Помимо прямоугольников на диаграмме Ганта отображаются стрелки, показывающие связи между задачами, а также название ресурсов, обеспечивающие выполнение задач.

Календарь проекта

При построении графика реализации проекта Microsoft Project использует календарь - таблицу, в которой отображены рабочие и нерабочие (выходные и праздничные) дни. В стандартном календаре рабочими днями являются все дни недели, за исключением субботы и воскресенья, рабочий день длится 8 часов.

Стандартный календарь не учитывает "национальные" особенности. Поэтому, после установки Длительность задачи - нужно внести изменения в стандартный календарь. Для этого выполните команды:

А) Сервис, Изменить рабочее время

Б) в появившемся окне надо выбрать месяц, в который надо внести изменения при помощи кнопок "прокрутки" календаря "к предыдущему месяцу" и "к следующему месяцу";

В) в группе Установить для выбранных дат включить опцию Нерабочее время; ОК.

Дата начала реализации проекта

I способ. Чтобы задать дату начала реализации проекта, выполните команды:

1) Проект, Сведения о проекте;

2) в поле Дата начала появившегося диалогового окна ввести дату начала реализации проекта, ОК.

II способ. Microsoft Project позволяет производить планирование работ как от даты начала реализации проекта, так и от требуемой даты его завершения. Для этого:

А) Проект, Сведения о проекте;

Б) в появившемся диалоговом окне в списке Планирование от выбрать строку даты окончания проекта;

В) в этом же окне в поле Дата окончания ввести дату, когда проект должен быть завершен. При этом, после ввода списка задач проекта, Microsoft Project определит, когда необходимо будет выполнять те или иные работы, чтобы проект был завершен к заданному сроку.

Задачи проекта

При планировании проекта принято различать задачи и подзадачи, а также работы.

Задача - это некоторая деятельность, которую надо выполнить для достижения цели. Различают сложные и простые задачи.

Сложная задача это такая задача, которая представляет собой совокупность более простых задач (подзадач). Подзадачи также могут представлять собой совокупность более простых задач.

Простая, элементарная задача или работа - это задача, которая может быть выполнена некоторым ресурсом и которую не имеет смысла делить на более простые задачи.

Основными характеристиками задачи являются:

Ш название

Ш длительность

Ш дата начала выполнения задачи

Ш дата завершения задачи

Название задачи должно отражать ее суть. Например, лучше записать "Оргтехника", а не "Покупка оргтехники".

Длительность задачи - время, необходимое для ее выполнения. Длительность задачи, у которой есть подзадачи, определяется длительностью и порядком следования подзадач. Длительность таких подзадач вычисляет Microsoft Project. Длительность задач нижнего уровня задает менеджер проекта на основе своего опыта или нормативной документации.

Дата начала выполнения задачи (в таблице задач отображается в колонке Начало) - дата, когда должны быть начаты работы по выполнению задачи. При планировании проекта даты начала выполнения задач (кроме особых случаев) задавать явно, путем ввода значений в ячейки столбца Начало, не рекомендуется. Даты начала выполнения задач вычисляет Microsoft Project на основе информации о завершении предыдущих задач.

Дата завершения задачи - это дата, когда задача должна быть выполнена. Даты завершения задач вычисляет Microsoft Project на основе информации о дате начала выполнения задачи и ее длительности. При изменении даты начала задачи или ее длительности, например, в результате изменения количества ресурсов, выделенных на решение задачи, автоматически меняется да завершения задачи.

Характеристики задач на диаграмме Ганта, в таблице задач: название задачи - в колонке Название задачи, длительность - в колонке Длительность, дата начала выполнения задачи - в колонке Начало, дата завершения задачи - в колонке Окончание.

Составление списка задач проекта

При составлении списка задач проекта обычно используют метод, который принято называть "сверху вниз". Суть метода заключается в том, что сначала составляют список главных задач. Затем главные задачи уточняются путем составления списка подзадач. После этого составляется список работ, которые надо выполнить, чтобы обеспечить выполнение каждой подзадачи.

Задача - это фиксированное действие, предназначенное для реализации отдельной части проекта. Совокупность всех задач - это ваша формула по достижению конечного результата. Каждая задача обладает длительностью, т.е. временем, которое необходимо для ее выполнения. Есть особый вид задач, которые не имеют длительности, они называются вехами. Их предназначение - обозначать важные события в проекте, как правило, это моменты завершения или начала определенного этапа проекта. Благодаря использованию вех достигается лучший контроль над проектом в целом, т.к. они служат ориентиром и позволяют быстро оценить уже достигнутый результат.

Рассмотрим небольшой пример. Предположим, мы ведем проект по созданию дорожки в нашем летнем саду. Мы запланировали следующие задачи:

Рис.1. Список задач для реализации проекта "Дорожка в летнем саду"

А теперь добавим в проект несколько вех, в результате он изменится следующим образом:

Согласитесь, со вторым планом удобнее работать, т.к. он позволяет сказать, к какому результату приводит определенный набор действий.

Мини-проект "Приготовление пиццы"

Разработаем свой собственный проект "Приготовление пиццы".

Почему именно проект приготовления пиццы? Конечно, это не строительство гидроэлектростанции и не запуск ракеты в космос. Но, как известно, учиться легче на простых вещах, а что касается самого проекта, то он очень нагляден и, я думаю, он будет понятен абсолютно всем, т.к. кто-то выполнял этот проект, кто-то просто наблюдал за процессом, и каждый сможет представить себе все происходящее в своем воображении.

ЭТАП 1. Начало работы. Итак, поговорим о самом главном - о цели предстоящего проекта. Она будет заключаться в приготовлении пиццы. Несмотря на то, что цель вроде бы и обозначена, она малоинформативна, т.к. такой проект можно выполнить абсолютно разными способами, например, сходить в пиццерию и заказать пиццу там или купить полуфабрикат, а затем просто его разогреть. Но достигнем ли мы того, что от нас хотели? Ответ на этот вопрос будет для нас загадкой пока мы не конкретизируем цель проекта. Предположим, инициатором проекта является наш очень хороший друг, который просит помочь в подготовке ко дню рождения. Задав ему несколько дополнительных вопросов, можно будет понять, что именно он хочет получить в результате:

· Какая именно пицца нужна: обычная, с морепродуктами или вегетарианская?

· К какой дате нужна пицца?

· Какая должна быть пицца (где изготовлена): домашняя, магазинный полу-фабрикат, спецзаказ в пиццерии?

· Сколько финансовых средств выделяется на проект?

· Проект предполагает наличие одного исполнителя или нескольких?

После ответов на вопросы цель можно сформулировать более конкретно. Например, "Испечь пиццу с ветчиной и грибами в домашних условиях в течение 5 часов своими силами, при этом выделяемая сумма денежных средств составляет 2000 рублей".

Составим список действий по реализации проекта, мой вариант вы можете увидеть в табл.1.

Таблица 1. План реализации проекта "Приготовление пиццы"

Размещено на Allbest.ru