Оформлення кадрової документації

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ КЕРІВНИХ КАДРІВ КУЛЬТУРИ І

МИСТЕЦТВ

Інститут менеджменту

Кафедра документознавства та управління соціальними комунікаціями

«Докуметнознавство та інформаційна діяльність»

Київ 2014

ЗМІСТ

кадрова документ наказ трудова книжка

ВСТУП

РОЗДІЛ I. КАДРОВА ДОКУМЕНТАЦІЯ ТА ЇЇ ВИДИ

1.1 Загальні положення про кадрову документацію. Види кадрових документів

1.2 Нормативно-правова база, якою керується кадрова служба

РОЗДІЛ II. СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ КАДРОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

2.1 Правила оформлення наказів щодо особового складу

2.1.1 Індивідуальні та зведені накази з особового складу

2.2 Ведення трудових книжок

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

ДОДАТОК А

ДОДАТОК Б



ВСТУП

Темою курсової роботи є дослідження вимог до оформлення документів, що видаються кадровою службою підприємств та установ.

Документ є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття «документ» є багатозначним і залежить від того, в якій галузі (сфері суспільних відносин) та з якою метою використовується. У вітчизняному документознавстві поняття «документ» трактується як інформація, зафіксована на матеріальному носієві, основною функцією якого є зберігання та передавання її в просторі та часі.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті, диску тощо.

До організаційно-розпорядчих документів належить велика група, яку називають документацією з кадрових питань.

Документація з кадрових питань - це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, організації чи установи, зафіксованих у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу роботу, в наказах по особовому складу, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, особових справах, особових листках з обліку кадрів, трудових книжках.

Актуальність роботи. Розпорядча діяльність органу управління полягає в тому, що вони займаються добором і розстановкою кадрів, приймають на роботу, переводять і звільняють громадян, видають ряд документів, необхідних робітникам і службовцям при здійсненні ними права на працю.

Документація по кадрах ведеться з моменту зарахування працівника на підприємство. Вона може бути виділена в окрему групу, що обумовлено її винятковою можливістю і рядом особливостей документування і діловодства.

Мета роботи - дослідити особливості оформлення і використання кадрової документації в організаціях, підприємствах та установах.

Мета визначає такі завдання:

визначити та вивчити основні види кадрових документів;

проаналізувати законодавчу базу, якою керуються при оформленні кадрової документації;

визначити та опанувати основні особливості оформлення кадрової документації.

Об'єктом дослідження є особливості та специфіка складання та оформлення кадрової документації.

Предметом - робота кадрової служби, кадровий документ, нормативи, стандарти, правила оформлення кадрової документації.

Методи дослідження. Метод аналізу застосовано для дослідження основних видів кадрових документів та вимог до їх оформлення. Метод синтезу використано для узагальнення проведеного дослідження щодо специфіки оформлення документів кадрової служби. Теоретичний метод використано для визначення та опису основних правил складання та оформлення кадрової документації.

Структура роботи. Робота складається з вступу, двох розділів, які поділяються на підрозділи, висновків, списку використаних джерел та додатків. Загальний обсяг роботи становить 33 сторінок, з них основного тексту 20 сторінок. Список використаних джерел нараховує 15 позицій. Містить 2 додатки.



РОЗДІЛ 1. КАДРОВА ДОКУМЕНТАЦІЯ ТА ЇЇ ВИДИ

1.1 Загальні положення про кадрову документацію. Види кадрових документів

Кадрове діловодство - діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу з питань приймання, переведення і звільнення, обліку працівників тощо. Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Саме на цьому етапі працівники ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Відповідальним за ведення кадрового діловодства є Кадрова служба або Відділ кадрів.

Кадрова служба -- це самостійний структурний підрозділ, підпорядкований керівникові організації або його заступникові з кадрів.

Структура кадрової служби та її штатна чисельність залежать від:

виду підприємства або організації;

кількості працівників;

окремих параметрів, які характеризують кадровий потенціал, вік і стать працівників (оформлення пенсійних справ, листків непрацездатності, навчальних відпусток, відпусток для догляду за дитиною тощо).

Зважаючи на викладене вище, можна вирізнити такі організаційні форми кадрових служб на підприємствах, в установах і організаціях будь-якої форми власності:

існування самостійного структурного підрозділу;

виконання функцій кадрової служби окремою посадовою особою -- інспектором з кадрів;

поєднання функцій управління персоналом з іншими функціональними обов'язками;

ведення призначеною особою лише кадрового діловодства.

Під кадровою документацією маються на увазі документи, що регламентують порядок використання роботодавцем найманої праці, регістри обліку робочого часу, документи, що відображають факти прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки, направлення у відрядження тощо. Нижче представлений перелік цих документів.

Заяви - при вступі на роботу громадяни подають письмову заяву, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, організацію чи установу, вказуючи свою професію, кваліфікацію, спеціальність, посаду.

Заява - це документ, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Заява про прийняття на роботу складається у довільній формі, але практикою в ній вироблена схема побудови заяви, для якої характерні такі елементи: адресат, автор, місце проживання автора, назва виду документу, текст, підпис, дата.

Розпорядчі документи щодо особового складу -- це накази (розпорядження) керівника підприємства про:

прийняття на роботу, переведення і звільнення працівників;

надання відпусток;

заохочення і стягнення;

внесення змін до трудової книжки;

зміни, що стосуються особистості працівника (зміна прізвища, найменування посади, заміщення посади за штатним розписом тощо).

Особова картка - це документ, який служить для аналізу складу і обліку кадрів. Особова картка заводиться після того, як відділ кадрів одержав наказ про прийняття працівника на роботу. Заводиться вона на кожного працівника. Заповнюється особова картка тільки на підставі поданих документів (паспорта, військового квитка, трудової книжки, диплома).

На підставі паспорта записуються прізвище, ім'я, по-батькові; рік та місце народження, домашню адресу, номер і серія паспорта, а також термін його дії, ким і коли виданий. На основі військового квитка записуються відомості про військовий облік.

Записи про стаж роботи переносяться з трудової книжки. Обов'язкові в особовій картці - дата заповнення і підпис її власника. На зворотній стороні картки роблять відмітки про всі призначенні і переміщення на даному підприємстві, записують відпустки, а також проставляють дату, номер наказу. Особова картка зберігається у відділі кадрів.

Особовий листок з обліку кадрів - це обов'язковий документ що заповнюється громадянином під час зарахування його на посаду, навчання. Він узагальнює автобіографічні відомості про громадянина шляхом фіксації їх у таблиці.

Реквізити особливого листка з обліку кадрів:

Назва виду документу.

Прізвище, ім'я, по-батькові; дата і місце народження.

Фотографія того, хто заповнює документ.

Відомості про наукові ступені, вчені звання.

Якими мовами володіє.

Трудова діяльність.

Державні нагороди.

Вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки.

Відомості про родину.

Паспортні дані.

Домашня адреса.

Особистий підпис.

Дата заповнення.

Трудова угода - це документ, яким регламентуються стосунки між установою і позаштатним працівником.

Трудова угода, укладені зі штатним працівником, визначає коло його доручень, які виходять за межі безпосередніх службових обов'язків.

Трудова книжка - це основний документ, підтверджений трудовими діями та трудовим стажем працівника. Вони служать для встановлення загального, безперервного і спеціального стажу. Тому трудовим книжкам і тонкощами їх заповнення надається особливе значення. Порядок заповнення цього документа регламентується ст. 48 Кодексу Законів про Працю України та іншими нормативними актами. При вступі на роботу трудова книжка заповнюється у 5-денний термін.

Автобіографія - це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії

Характеристика - це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.

Графік відпусток. Кожна організація чи установа перед початком кожного року зобов'язана складати графік відпусток. Проект його готує відділ кадрів, який попередньо погоджується з керівниками підрозділів. Графік відпусток погоджується і затверджується керівником підприємства і ознайомлюється з усіма працівниками.

1.2 Нормативно-правова база, якою керується кадрова служба

Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання керівнику установи необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.

У процесі роботи з ведення кадрової документації керівник закладу (відповідальна особа) повинна керуватися такими нормативними документами:

Закон України «Про працю» (Кодекс законів про працю України визначає правові засади і гарантії здійснення громадянами України права розпоряджатися своїми здібностями до продуктивної і творчої праці);

Закон України «Про відпустки»;

Закон України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням»;

Закон України «Про державну допомогу сім'ям з дітьми»;

Закон України «Про пенсійне забезпечення «;

Законодавство про державну службу;

Інструкція про ведення трудових книжок на підприємствах, в установах, організаціях;

Класифікатор професій ДК 003-2010 ;

Закон України «Про основи соціальної захищеності інвалідів»;

Положення про робоче місце інваліда і про порядок працевлаштування інвалідів, затверджений постановою КМУ від 03.05.95 № 314;

Інструкція про службові відрядження в межах України і за кордон, затверджена наказом Держказначейства України від 27.05.05. № 96;

Постанови Кабінету Міністрів України, накази та листи Міністерства праці та соціальної політики України, Мінстатистики :

Наказ Мінпраці від 10.10.97 № 7 „ Про затвердження рекомендацій щодо порядку надання працівникам з ненормованим робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці";

Постанова КМУ від 21.02.01. № 163 „ Про затвердження переліку виробництв, цехів, професій і посад із шкідливими умовами праці, робота яких дає право на скорочену тривалість робочого тижня ";

Постанова КМУ від 16.01.03 № 36 „ Про затвердження списків виробництв, робіт, професій, посад і показників, зайнятість у яких дає право на пенсію за віком на пільгових умовах ";

Наказ Мінпраці від 18.11.05 № 383 „ Про затвердження Порядку застосування Списків № 1 і № 2 виробництв, робіт, посад і показників при обчисленні стажу роботи, що дає право на пенсію за віком на пільгових умовах";

Галузеві угоди та нормативні документи, такі як постанова КМУ від 31.01.01. № 78 „ Про порядок надбавок за вислугу років педагогічним і науково - педагогічним працівникам навчальних закладів та установ освіти ";

Періодична преса : „ Праця і зарплата", „ Баланс - бюджет", „ Все про бухгалтерський облік ", „ Довідник кадровика".

Також кадрова служба, повинна постійно слідкувати за змінами у законодавстві. До нормативно-правової бази також можна віднести новий Закон України «Про зайнятість населення», який набув чинності з 1 січня 2013 року.

Для правильного оформлення документів, працівник кадрової служби може керуватися такими державними стандартами як: ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - К.: Держспоживстандарт України. - 2003. - 22 с. і Державний класифікатор управлінської документації: ДК 010-98. - К. - Держстандарт України, 1999. - 50 с.



РОЗДІЛ 2. СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ КАДРОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

2.1 Правила оформлення наказів щодо особового складу

Наказ - це правовий акт, що видається керівником, який діє на засадах єдиноначальності з метою вирішення всіх основних або оперативних завдань, поставлених перед даною установою.

За своїм змістом накази поділяють на три групи:

з основної діяльності (із загальних питань);

з адміністративно-господарських (оперативних) питань;

з особового складу (з кадрових питань).

Накази з особового складу (з кадрових питань) регулюють питання прийняття, переміщення, звільнення працівників, порядок надання відпусток, присвоєння розрядів, накладення стягнень та заохочення працівників.

У порівнянні з наказами з основної діяльності складання й оформлення наказів з особового складу відрізняється як за формою, так і процедурою їх підготовки та видання.

Накази з особового складу можуть оформлятися традиційним способом на бланку установи та з використанням трафаретних уніфікованих форм.

Серед наказів, які оформляють традиційним способом, виокремлюють накази індивідуальні й зведені. В індивідуальних наказах міститься інформація лише про одного співробітника, у зведених - про кількох, незалежно від того, під які управлінські дії вони підпадають (прийняття на роботу, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо.

На великих підприємствах застосовують уніфіковані міжвідомчі форми наказів з особового складу.

У практиці управлінської діяльності питання управління кадрами можуть оформлятися також розпорядженнями.

Загальні вимоги до складання та оформлення наказів з особового складу

Проекти наказів з особового складу працівники кадрової служби установи готують на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів, вивчення причин видання наказів та з дотриманням законодавства про працю.

У невеликих установах усі операції, пов'язані з підготовкою наказів з особового складу, як правило, виконує секретар або менеджер з персоналу.

Накази оформляють на спеціальних бланках (для наказів). До складу їх реквізитів входять:

зображення Державного герба України (для установ, які мають право використовувати державну символіку) або емблеми чи товарного знака;

назва установи-автора;

назва виду документа (НАКАЗ);

дата видання наказу;

реєстраційний індекс (номер) наказу;

місце видання;

заголовок до тексту;

текст;

підстава до окремих пунктів тексту;

підпис керівника;

візи;

відмітка про ознайомлення з наказом та підписи відповідних осіб.

Зміст індивідуального наказу з особового складу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення...", "Про прийняття...", "Про переведення...", "Про звільнення...", "Про зміну прізвища...", "Про відрядження...", "Про надання відпустки" тощо

У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про особовий склад", "Про кадрові питання", "Про рух кадрів". Іноді в заголовку називають дій, які зазначено в наказі, наприклад: "Про прийняття, переведення, звільнення", "Про заохочення працівників".

Особливістю оформлення наказів з особового складу є відсутність констатуючої частина (преамбули) та розпорядчого слова "НАКАЗУЮ".

Розпорядчу частину наказу з особового складу починають дієсловом, що точно позначає дію: прийняти, призначити, перевести, звільнити, відрядити, надати, оголосити тощо. Ці слова друкують великими літерами без відступу від межі лівого берега, після них ставлять двокрапку.

Із нового рядка друкують великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і далі рядковими - ім'я, по батькові та текст наказу.

Є певні вимоги до викладу тексту наказу з особового складу, а саме: пункти наказу мають бути чітко сформульовані, відповідати Кодексу законів про працю України, гарантувати трудові права працівників. Наприкінці кожного пункту наказу вказується підстава для його складання. При прийнятті на роботу підставою є заява працівника, контракт, в інших випадках - відповідні документи (заяви, доповідні записки, рішення кваліфікаційних і атестаційних комісій тощо). Кожен пункт наказу може мати одну чи кілька підстав.

Проект наказу з особового складу візують посадові особи установи, яких він стосується, а іноді - й юрист. У наказах про призначення на посади або переведення, звільнення з посад, пов'язаних з матеріальною відповідальністю, є обов'язковою віза бухгалтера.

Наказ з особового складу набуває чинності з моменту його підписання керівником установи. Однак окремі пункти наказу можуть мати інші терміни набуття чинності. Так, призначення працівника на посаду може бути зроблено з 1 березня, тоді як наказ підписаний 27 лютого.

На відміну від наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань накази з особового складу мають відмітку "з наказом ознайомлений(і)". Працівники кадрової служби зобов'язані ознайомити з наказом усіх пойменованих у ньому осіб, які розписуються на першому примірнику наказу чи спеціальному бланку із зазначенням дати ознайомлення.

Як правило, накази з особового складу складаються у двох або трьох примірниках: оригінал залишається у кадровій службі, другий примірник передається до бухгалтерії, яка проводить необхідні розрахунки, третій (у разі потреби) - вміщується до особової справи.

2.1.1 Індивідуальні та зведені накази з особового складу

Накази про прийняття на роботу

Після підписання трудового договору або заяви працівника про прийняття на роботу оформляється відповідний наказ.

У наказах про прийняття на роботу (див. Додаток А) необхідно зазначати таке: на яку посаду приймається (призначається) працівник (спеціальність, кваліфікація, категорія, розряд тощо), до якого структурного підрозділу і з якого числа оформляється на роботу (дату зазначають із прийменником "з", наприклад: з 12 січня 2009 р.); вид роботи (постійна -з випробувальним строком, зі стажуванням тощо, тимчасова - на певний період, за сумісництвом тощо; особливі умови роботи - з матеріальною відповідальністю, зі скороченим робочим днем на 0,5 посадового окладу тощо); тарифна ставка чи оклад зазначаються на момент видання наказу або в ньому робиться посилання на штатний розпис ("згідно зі штатним розписом").

Проект наказу візують у такій послідовності: керівник кадрової служби, керівник структурного підрозділу, до якого направляється працівник, бухгалтер, заступник керівника установи, який курирує роботу цього структурного підрозділу.

Накази про переведення (переміщення)

У наказах про переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу) на тому самому підприємстві, в установі, організації у тексті зазначають: попередню посаду та нову посаду (спеціальність, кваліфікацію) і структурний підрозділ (місце роботи), до якого переводиться працівник, дату і строк переведення (постійно чи тимчасово), причину переведення (на іншу посаду, роботу; у зв'язку з виробничою потребою, простоєм; для заміни відсутнього працівника; за станом здоров'я тощо), умови оплати праці, пільги і компенсації, підставу для видання наказу. У разі тимчасового переведення вказується його тривалість. Переведення працівника у разі зміни умов праці здійснюється лише за його згодою. На відміну від переведення при переміщенні працівника на іншу посаду (роботу) основні умови трудового договору не змінюються, тому воно здійснюється без погодження з працівником.

Накази про переведення працівників на іншу посаду (роботу) на тому самому підприємстві, в установі, організації готуються і оформляються на підставі подання (за ініціативою) керівника структурного підрозділу або заяви працівника.

Накази про припинення трудового договору

На підставі заяви та інших документів оформляється проект наказу про припинення трудового договору. У разі звільнення працівника зазначаються дата звільнення (без прийменника "з", оскільки днем звільнення вважається останній день роботи) та його причина, яка формулюється коротко й чітко. При цьому використовують слова "у зв'язку" та обов'язково зазначають пункт статті КЗпП, за якою звільняється працівник.

Проект наказу візується в такій послідовності: керівник кадрової служби, керівник структурного підрозділу, з якого звільняється працівник, юрист, бухгалтер, заступник керівника установи, який курирує роботу цього структурного підрозділу.

Відповідно до КЗпП роботодавець у разі розірвання трудового договору зобов'язаний у письмовій формі повідомити про це профспілкову організацію. У разі отримання такої згоди від профспілкового органу в проекті наказу робиться відповідне посилання.

Накази про заохочення

Сумлінна робота працівників, як правило, заохочується. Крім цього, заохоченнями відзначають багаторічну роботу співробітників в установі або ювілейні дати. Традиційними видами заохочень є: оголошення подяки, відзначення грошовою премією, коштовним подарунком, Почесною грамотою, представлення до звання "Кращий за професією", занесення до "Книги Пошани" або на "Дошку Пошани". Правилами внутрішнього трудового розпорядку, статутами, положеннями про дисципліну можуть бути передбачені й інші заохочення.

Усі види заохочень оформляються наказом керівника установи. У цих наказах мотиви заохочень формулюються залежно від конкретної ситуації, наприклад: "За перевиконання планового завдання", "За тривалу й сумлінну роботу та у зв'язку з 50-річчям від дня народження...".

До працівників можуть застосовуватися будь-які заохочення, передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку конкретного трудового колективу.

Підставою для видання наказу можуть бути доповідна записка чи подання. Подання про заохочення, як правило, оформляють у випадку нагородження працівника або в разі його підвищення, доповідні записки - при оголошенні подяки і преміюванні. Пропозиції про заохочення подаються керівником відповідного структурного підрозділу (відділу, цеху, бригади тощо), іншими посадовими особами на ім'я керівника установи. Питання погоджується в установленому порядку з профспілковим органом.

Заохочення оголошуються в урочистій обстановці і заносяться до трудових книжок працівників відповідно до правил їх ведення.

Накази про стягнення за порушення трудової дисципліни

За порушення трудової дисципліни роботодавець може застосувати до працівника лише один з таких видів стягнень: догана, звільнення. Законодавством, статутами і положеннями про дисципліну для окремих категорій працівників можуть бути передбачені й інші дисциплінарні стягнення.

Перед накладенням дисциплінарного стягнення від порушника трудової дисципліни необхідно отримати письмове пояснення (пояснювальна записка на ім'я керівника установи). Відмова працівника давати пояснення не є перешкодою для застосування стягнення. У даному разі оформлюється відповідний акт.

На підставі пояснювальної записки працівника про причини порушення керівник структурного підрозділу складає доповідну записку про порушення трудової дисципліни, підписує її та разом з пояснювальною запискою подає керівникові установи.

Дисциплінарне стягнення оформляється наказом. Проект наказу візується в такій послідовності: керівник кадрової служби, керівник структурного підрозділу, в якому працює працівник, юрист, бухгалтер, заступник керівника установи, який курирує роботу цього структурного підрозділу. Про стягнення працівникові повідомляється під розписку.

Накази про надання відпусток

Ці накази видаються на підставі затвердженого графіка відпусток або заяви працівника. У наказах про надання відпустки слід зазначити: її вид (основна, додаткова, навчальна, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати тощо), загальне число календарних днів відпустки (зазначається за допомогою прийменника "на"), дату початку відпустки і строк відпустки (зазначаються за допомогою прийменників "з" і "по"), за який період роботи її надано.

Накази про відрядження

У наказах про відрядження мають зазначатися: прізвище, ім'я, по батькові працівника, посада, структурний підрозділ, мета відрядження, пункт призначення (назва установи, місто, країна - якщо працівник виїжджає за межі України), кількість днів відрядження (дні приїзду і від'їзду вважаються днями відрядження), період, на який відряджається працівник. За необхідності можуть зазначатися джерела оплати сум витрат на відрядження, інші умови направлення у відрядження. Підставою для видання наказу про відряджання, як правило, є доповідна записка, що подається на ім'я керівника. У ній обґрунтовуються необхідність відрядження, його термін тощо.

Зведені накази з особового складу

У великих установах накази з особового складу нерідко видаються як зведені документи, що стосуються кількох посадових осіб. Такого виду накази готуються кадровою службою установи в міру накопичення представлень, що надходять від структурних підрозділів (див. Додаток Б).

У зведених, складних за структурою наказах, як правило, дотримуються певної послідовності розгляду питань. Спочатку йдеться про прийняття на роботу (призначення), переведення (переміщення) на інші посади, потім звільнення.

У кожній групі питань прізвища працівників розміщують в алфавітному порядку.

При підготовці зведених наказів, що мають кілька пунктів і стосуються кількох посадових осіб, слід дотримуватися такого правила: в одному документі не повинні міститися пункти з інформацією з різними строками її зберігання. Так, неприпустимо включати в один наказ пункт про прийняття на роботу одного співробітника і про надання відпустки іншому, оскільки інформація в цих пунктах має різні строки зберігання (відповідно 75 і 5 років).

Уніфіковані форми наказів з особового складу

До уніфікованих міжвідомчих форм первинної облікової документації з обліку кадрів належать такі накази (розпорядження): про прийняття на роботу (типова форма № П-1), про надання відпустки (типова форма № П-3), про припинення трудового договору (контракту) (типова форма № П-4). Зазначені уніфіковані форми формалізовані не тільки за формою, але й за змістом, що дозволяє скоротити кількість документів, що складаються, запобігти дублюванню даних, вирішувати питання їх механізованого чи автоматизованого опрацювання й організувати централізоване друкування трафаретних форм бланків.

Уніфіковані форми наказів з особового складу використовуються на виробничих підприємствах з великим документообігом кадрової документації, як правило, при прийнятті, звільненні, наданні відпусток працівникам.

Кадрова служба заповнює на кожного працівника необхідну форму наказу (розпорядження) з особового складу у двох примірниках. Перший примірник зберігається у кадровій службі, другий - передається до бухгалтерії.

2.2 Ведення трудових книжок

Відповідно до статті 48 КЗпП трудова книжка -- це основний документ про трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві або у фізичної особи понад п'ять днів. Трудові книжки також ведуться на позаштатних працівників при умові, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню. Працівникам, що стають до роботи вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п'яти днів після прийняття на роботу.

До трудової книжки заносяться відомості про роботу, про заохочення та нагороди за успіхи в роботі, відомості про стягнення до неї не заносяться.

Порядок ведення трудових книжок визначається постановами Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27 квітня 1993 року № 301 (далі -- Постанова № 301) і «Про внесення змін до зразка бланка трудової книжки» від 2 березня 1994 року № 131 та Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі -- Інструкція № 58).

Згідно пунктом 1.1 Інструкції № 58 трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві будь-якої форми власності або у фізичної особи понад п'ять днів, зокрема осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудова книжка ведеться за основним місцем роботи.

За порушення встановленого порядку посадові особи несуть дисциплінарну відповідальність та іншу відповідальність, передбачену чинним законодавством.

Оскільки трудові книжки зберігаються на підприємстві як документи суворої звітності, уповноважена особа веде книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, а також книгу обліку бланків трудових книжок.

Записи у трудовій книжці виконуються арабськими цифрами. Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 4 червня 2001 року, у трудовій книжці записується «04.06.2001».

Записи мають виконуватися акуратно, кульковою ручкою або пером, чорнилом синього або фіолетового кольору.

З кожним записом у трудовій книжці працівник знайомиться під розписку в особовій картці працівника (типова форма № П-2), затвердженій наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656.

Ознайомлення із записами в трудовій книжці може відбуватися в заочному порядку направленням власникам книжок відповідних повідомлень з наступною відміткою про це в особистій картці працівника.

При зміні прізвища, імені та по батькові або внесенні змін до дати народження на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені та по батькові тощо) вносяться нові дані. Посилання на відповідні документи на внутрішній стороні обкладинки завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою особою і печаткою підприємства або відділу кадрів. Наприклад: «Прізвище Кравченко змінено на Харченко у зв'язку з укладенням шлюбу Підстава: свідоцтво про шлюб 1-ВЛ № 063072, видане відділом РАЦС Управління юстиції м. Києва 15.10.2012 (підпис, дата)».

До трудової книжки не вносяться записи про:

тимчасове переведення на іншу роботу для заміщення працівника;

переведення на легшу роботу вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років;

тимчасове переведення у разі виробничої потреби;

тимчасове переведення на іншу роботу на тому самому підприємстві у разі простою.

Порядок заповнення трудової книжки працівників, які працевлаштовуються вперше

Заповнення трудової книжки вперше провадиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше п'ятиденного строку з дня прийняття на роботу.

На першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки записуються відомості про працівника: прізвище, ім'я, по батькові (повністю, без скорочень). Дата народження вказується на підставі даних паспорта чи свідоцтва про народження. Потім указується дата заповнення трудової книжки. Працівник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей.

На титульному аркуші трудової книжки особа, відповідальна за видачу трудових книжок, ставить свій підпис і печатку підприємства (або печатку відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.

До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів такі записи:

час служби у складі Збройних Сил України та інших військ, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

час навчання у вищих навчальних закладах, аспірантурі та клінічній ординатурі;

час навчання у професійно-технічних навчальних та інших закладах, у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

роботу як членів колгоспів (у разі якщо чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи до стажу працівників);

час догляду за інвалідом 1-ї групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який згідно з висновками медичної установи потребує постійного догляду, зокрема за старими, які досягли 80-річного віку (на підставі медичного висновку).

Передбачені записи вносяться до трудової книжки до занесення відомостей про роботу на цьому підприємстві.

Якщо за час роботи працівника змінюється найменування підприємства, про це у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис: «Підприємство таке-то з такого-то числа перейменовано на таке-то», а в графі 4 зазначається підстава перейменування -- наказ (розпорядження) дата і номер.

Записи в трудовій книжці при звільненні та при переведенні на іншу роботу провадяться у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону. Наприклад: «Звільнений за згодою сторін, п. 1 ст. 36 КЗпП України».

При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство пов'язує надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин (наприклад: «Звільнено за власним бажанням у зв'язку із зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України»).

При звільненні робиться запис у день звільнення, решта записів -- не пізніше тижневого строку з дня видання наказу.

Записи про звільнення, про нагородження та заохочення засвідчуються підписом керівника і печаткою.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівникові трудову книжку в день звільнення з унесеним до неї записом про звільнення. При затримці видачі трудової книжки з вини власника працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається новий наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про звільнення визнається недійсним у порядку, встановленому пунктом 2.10 Інструкції № 58.

Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, власник або уповноважений ним орган надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про потребу отримання трудової книжки.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається лише за письмовою згодою працівника.

Трудові книжки й дублікати, не отримані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після закінчення цього терміну неодержані трудові книжки зберігаються в архіві підприємства не менше 50 років, а по закінченні зазначеного терміну підлягають знищенню.

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або направляється поштою на їхню вимогу. При цьому у трудовій книжці померлого працівника у графі 3 записується: «Роботу припинено у зв'язку зі смертю», у графі 4 -- зазначається дата і номер наказу.

Вкладиш до трудової книжки вшивається тоді, коли всі сторінки відповідних розділів у трудовій книжці заповнені. Вкладиш без трудової книжки недійсний. Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці трудової книжки робиться відмітка про те, що видано вкладиш, і тут-таки зазначається серія і номер вкладиша.

Дублікат трудової книжки

Працівник, який загубив трудову книжку або вкладиш до неї, зобов'язаний негайно заявити про це власникові або уповноваженому ним органу за останнім місцем роботи. Тоді власник або уповноважений ним орган видає працівникові іншу трудову книжку або вкладиш до неї не пізніше 15 днів після заяви про втрату. У правому верхньому кутку книжки-дубліката робиться запис «Дублікат».

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки до графи «Відомості про роботу» спершу вносять запис про загальний трудовий стаж його роботи до приходу на це підприємство, якщо є підтвердні документи. Загальний трудовий стаж записується сумарно, указується загальне число років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, у який час і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки (наприклад: 15 років 6 місяців 12 днів).

Потім загальний трудовий стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується за окремими періодами, при цьому порядковий номер запису не ставиться: у графі 2 указується дата, у графі 3 -- найменування підприємства, де працював працівник, і посада. У такому самому порядку виконується запис про звільнення.

До дубліката трудової книжки вносяться лише ті дані, які підтверджено документально.

Виправлення відомостей про роботу, переведення на іншу роботу, про нагородження і заохочення обов'язково мають відповідати оригіналові наказу. При втраті наказу або невідповідності запису фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці. При цьому слід мати на увазі, що показання свідків не можуть бути підставою для внесення виправлень.

Відповідно до Інструкції № 58 виправлення неточних чи неправильних записів у трудовій книжці виконуються у такому порядку:

у графі 1 вказується порядковий номер;

у графі 2 дата внесення виправленого запису;

у графі 3 -- «Запис за № таким-то недійсний. Прийнято за такою-то професією (посадою)»;

у графі 4 -- повторюється дата і номер наказу (розпорядження) керівника, запис із якого неправильно внесено до трудової книжки.

У такому самому порядку визнається недійсним запис про звільнення, переведення на іншу постійну роботу, поновлення на попередній роботі чи зміну формулювання причин звільнення.



ВИСНОВКИ

Відповідно до мети і поставлених завдань у роботі було з'ясовано та проаналізовано: 1) основні види кадрових документів; 2) нормативно-правова база, що регулює вимоги до оформлення кадрової документації; 3) основні правила складання та оформлення кадрових документів, їх особливості.

До оформлення документів, слід ставитися дуже ретельно, оскільки документи є засобом засвідчення, доведення до певних фактів, вони мають велике правове значення, тобто юридичну силу.

З'ясовано, що документація з кадрових питань - це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, організації чи установи, зафіксованих у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу роботу, в наказах по особовому складу, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, особових справах, особових листках з обліку кадрів, трудових книжках.

Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно приймати та звільнювати працівників. Обліку підлягають працівники всіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

Організація обліку кадрів покладається безпосередньо на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника чи власника підприємства, установи, організації залежно від кількості особового складу.

Документація щодо особового складу утворюється як результат роботи з кадрами підприємства, установи, організації (їх підбір, переведення, підготовка, тощо).

Основними видами кадрових документів є:

заяви;

накази щодо особового складу;

трудова книжка;

особова справа;

трудова угода;

тощо.

Основні вимоги до оформлення і складання документів прописані у державному стандарті ДСТУ 4163-2003. Він встановлює 32 реквізити документа. У стандарті викладено правила оформлення всіх реквізитів документа, і кожному з них визначено певне місце на аркуші паперу з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.



СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

Іванова Т.В. Муніципальне діловодство: навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів/Т.В. Іванова, Л.П. Піддубна; рекомендовано Міністерством освіти і науки України. - К.: Либідь, 2004. - С. 99-101, С. 116-135.

Корж А.В. Документознавство: зразки документів праводілової сфери: навчальний посібник/А. В. Корж; рекомендовано Міністерством освіти і науки України. - вид. 2- ге, змін. та доп. - К.: КНТ, 2007. - С. 175-200.

Палеха Ю. Управлінське документування: навч. посібник: у 2 ч./Ю. І. Палеха; рекомендовано Міністерством освіти і науки України. - вид. 3-тє, доп. - Ч. 2. Кадрове діловодство (зі зразками сучасних ділових паперів). - К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2001. - С. 5-33, С. 104-122.

Шкіцька І.Ю. Управлінське документознавство: навч. посібник для студ. вищих навчальних закладів спеціальності "Документознавство та інформаційна діяльність" /І.Ю. Шкіцька. - Тернопіль: ТОВ "Новий колір", 2009. - 251 с.

Беспянска Г. Інструкція з діловодства // Секретар-референт. - 2007. - № 6 (июнь) - С. 9-13.

Горголюк Н. Г., Казімірова І. А. «Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини». - К.:Довіра, 2010 - 687 с.

Діденко А. Н. Сучасне діловодство/А.Н. Діденко. - К.: Либідь, 2006. - 384 с.

ДСТУ 4163 - 2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - К.: Держспоживстандарт України. - 2003. - 22 с.

Іванова Т. В., «Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування» навч. посібник/Т.В. Іванова, Л. П. Піддубна. - К.: Центр учбової літератури, 2007. - 360 с.

Палеха Ю. І., Леміш Н. О. «Загальне документознавство» Навч. посібник: К., Ліра-К - 2008. - 395 с.

Сельченкова С. В. «Діловодство: практичний посібник». - К.: Інкунабула, 2009. - 480 с.

Шевчук С. В. Українське ділове мовлення. -- К.: Літера, 2000.

Кодекс законів про працю України. Затверджується Законом № 322-VIII від 10.12.71 ВВР, 1971.

Звірич Л. Оформлення кадрової документації: вимоги інспекції праці. Ведення трудових книжок/Л. Звірич//Всеукраїнська асоціація кадровиків. - {Цит. 2013р. 23 вересня} - Доступний з: http://www.kadrovik.ua/

Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників: Наказ Міністерства Праці України, Міністерства Юстиції України, Міністерство Соціального Захисту Населення від 29.07.1993 № 58.

Олуйко В.М. Державна кадрова політика // Вісник УАДУ при Президентові України. - 2000. - № 3. - С.34-38.

Рачинський А.П. Кадрове забезпечення - необхідна умова становлення та розвитку державної служби на Україні // Зб. наук. пр. УАДУ / А.П. Рачинський, В.І.Лугового, В.М.Князєва. - К.: Вид-во УАДУ, 1998. - Вип. 1. - С. 48-51.



ДОДАТОК А

Зразок індивідуального наказу про призначення ТОВ «Мрія»

НАКАЗ

01.03.2012 м. Київ № 46-К

Про прийняття на роботу

ПРИЗНАЧИТИ:

ЛИХОШЕРСТ Тетяну Миколаївну на посаду головного бухгалтера з 05 березня 2012 року з окладом 2000 (дві тисячі) грн.

Підстава: заява Лихошерст Т. М.

Генеральний директор ______________ А.С. Бойко

(підпис)

З наказом ознайомлена: _______________ Т.М. Лихошерст

(підпис) 06.03.2012



ДОДАТОК Б

Зразок зведеного наказу ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ТЕХНОС»

НАКАЗ

12.03.2006 м. Київ № 39-К

Про особовий склад

1. ПРИЗНАЧИТИ:

1.1. АРТЕМЧУК Валентину Степанівну на посаду начальника технологічного відділу з 15 березня 2006 р. з посадовим окладом згідно зі штатним розписом.

Підстава: заява Артемчук В. С. від 05.03.2006.

2. ПЕРЕВЕСТИ:

2.1. ВОЛКОВА Петра Семеновича, бухгалтера фінансово-економічного відділу, на посаду старшого бухгалтера цього відділу з 15 березня 2006 року з посадовим окладом згідно зі штатним розписом.

Підстава: 1. Заява Полкова П. С. від 08.03.2006.

2. Доповідна записка начальника фінансово-економічного відділу Соколова П. І. від 08.03. 2006

3. ЗВІЛЬНИТИ:

3.1. КАЛІНІЧЕНКО Катерину Андріївну, завідуючу відділом постачання та збуту, із займаної посади 16 березня 2006 року за власним бажанням, ст. 38 КЗпП.

Підстава: заява Калініченко К. А. від 02.03.2006.

Директор (підпис) А. Т. Дейч

Зворотній бік наказу

Інспектор відділу кадрів Начальник відділу кадрів

(підпис) О. М. Бабалій (підпис) С. В. Дворкіна

10.03.2006 10.03.2006

Юрист Начальник інформаційно-

(підпис) І. А. Маргулис методичного відділу

10.03.2006 (підпис) М. В. Злотник

11.03.2006

Начальник фінансово-

економічного відділу

(підпис) П. С. Соков

11.03.2006

З наказом ознайомлені:

(підпис) В. С. Артемчук

13. 03. 2006.

(підпис) П. С. Волков

13.03.2006.

(підпис) К. А. Калініченко

14.03.2006

Размещено на Allbest.ru