Исследование системы управления ОАО "Волгоградмебель"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 10. Схема управления ОАО «Волгоградмебель»

Данная структура управления предприятием «Волгоградмебель» является линейно-функциональной.

Дадим характеристику данной структуры управления и краткое описание должностных инструкций работников предприятия:

Директор (1 чел.) - осуществляет общее руководство предприятием. Решает вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности предприятия, в пределах предоставленных ему законодательством прав, поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам - заместителям директора, руководителям производственных единиц, а также функциональных и производственных подразделений. Все важные вопросы предприятия в обязательном порядке согласуются с директором, так как директор несёт всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности. Без доверенности открывает счета в банках. Директор подчиняется непосредственно общему собранию учредителей Общества. Назначение на должность Директора и освобождение от нее производится решением общего собрания учредителей.

Зам. Директора по коммерции (1 чел) - осуществляет руководство предприятием в целом, связан с главными подразделениями фирмы, принимает участие в решении большинства вопросов и проблем, осуществляет общий контроль функционирования; Представляет интересы фирмы во взаимоотношениях с гражданами, юридическими лицами, органами государственной власти и управления по доверенности и распоряжению директора. Осуществляет проверку деятельности всех подразделений коммерческого направления, даёт им соответствующие указания, направленные на повышение их эффективности. Подчиняется непосредственно директору предприятия.

Зам. Директора по производству (1 чел.) - организует своевременный выпуск качественной продукции службами предприятия, находящимися в его непосредственном подчинении, обеспечивает внедрение в производство прогрессивных методов и систем планирования и организации производства. Издаёт распоряжения и даёт указания начальникам всех входящих в производство подразделений, касающиеся решения вопросов производства, его обеспечения и соблюдения правил внутреннего трудового распорядка, действующего на данном предприятии. Подчиняется непосредственно директору предприятия.

Главный бухгалтер (1 чел.) - отвечает за начисление заработной платы, оплату поставок, руководит формированием информационной системы бухгалтерского учета и отчетности, обеспечивает предоставление информации внутренним и внешним пользователям. Организует работу по ведению регистров бухгалтерского учета, исполнению смет расходов, учету имущества, обязательств, основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств, выполнения работ, финансовых результатов деятельности организации. Главный бухгалтер обеспечивает своевременное и точное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, формирования доходов и расходов. Подчиняется непосредственно директору предприятия.

Секретарь (1 чел.) - рабочее место - приемная директора, осуществляет работу по организационно - техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем. Секретарь ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. Подчиняется непосредственно директору предприятия.

Отдел кадров (1 чел.):

Начальник отдела кадров - решение вопросов по комплектованию предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации, решение вопросов увольнения работников и оформление соответствующих документов. Подчиняется непосредственно директору предприятия.

Юридический отдел (1 чел.):

Юрист - обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов. Осуществляет правовую экспертизу проектов приказов, инструкций, положений, стандартов и других документов правового характера, подготавливаемых на предприятии, визирует их, а также участвует в необходимых случаях в подготовке этих документов. Подчиняется непосредственно директору предприятия.

Отдел технического контроля (1 чел.):

Инженер по качеству продукции - контроль качества сырья для производства мебели по технологическим переходам в соответствии с государственными стандартами и техническими условиями при помощи измерительных приборов и шаблонов. Выявление внешних дефектов продукции в процессе их изготовления и сообщение о них для принятия мер по их исправлению. Возврат продукции, не соответствующей техническим условиям и требованиям к качеству, с оформлением соответствующего документа. Подчиняется непосредственно директору предприятия.

Планово-экономический отдел (2 чел.):

Начальник планово-экономического отдела - возглавляет подготовку проектов текущих планов подразделениями предприятия в соответствии с заказами потребителей продукции и заключенными договорами, а также обоснований и расчетов к ним. Участвует в разработке стратегии предприятия с целью адаптации его хозяйственной деятельности и системы управления к изменяющимся в условиях рынка внешним и внутренним экономическим условиям. Подчиняется непосредственно директору предприятия.

Экономист - осуществляет работу по экономическому планированию на предприятии, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности, в соответствии с потребностями рынка и возможностями получения необходимых ресурсов, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей эффективности работы предприятия. Составляет среднесрочные и долгосрочные комплексные планы производственной, финансовой и коммерческой деятельности (бизнес-планы) предприятия, согласовывает и взаимно увязывает все их разделы. Обеспечивает доведение плановых заданий до подразделений предприятия. Подчиняется начальнику планово-экономического отдела.

Отдел снабжения (2 чел.):

Начальник отдела снабжения - организует и контролирует процесс обеспечения подразделений сырьем, материалами, товарами, инструментами, спецодеждой, хозяйственным инвентарем. Руководит разработкой проектов перспективных и годовых планов материально-технического обеспечения. Следит за состоянием запасов сырья и товаров, принимает меры для их минимизации. Выполняет работы, связанные с подготовкой претензий к поставщикам. Контролирует своевременность сдачи отчетов в бухгалтерию. Подчиняется заместителю директора по коммерции.

Инженер по материально-техническому обеспечению - руководить работой по технико-экономическому анализу в области материально-технического снабжения. Участвует в согласовании условий и заключении договоров поставок по материально-техническому обеспечению предприятия, принимать меры по расширению прямых связей с поставщиками. Осуществляет организацию оперативного учета снабженческих операций. Составляет и передаёт в бухгалтерию необходимые отчеты. Подчиняется начальнику отдела снабжения.

Отдел сбыта (7 чел.):

Начальник отдела сбыта - возглавляет работу по составлению планов поставок и их увязку с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплектности и качеству в соответствии с заказами и заключенными договорами. Осуществляет рациональную организацию сбыта продукции предприятия, ее поставку потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами. Обеспечивает участие отдела в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции. Подчиняется заместителю директора по коммерции.

Заместитель начальника отдела сбыта - принимает меры по выполнению плана реализации продукции, своевременному получению нарядов, спецификаций и других документов на поставку. Обеспечивает контроль выполнения подразделениями предприятия заказов, договорных обязательств, состояние запасов готовой продукции на складах. Организует приемку готовой продукции от производственных подразделений на склады, рациональное хранение и подготовку к отправке потребителям, определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки готовой продукции. Подчиняется начальнику отдела сбыта.

Менеджер по продажам - организует оптовую и розничную торговлю выпускаемой продукции, также подготовку и заключение договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок. Принимает меры по выполнению плана реализации продукции, своевременному получению нарядов, спецификаций и других документов на поставку. Принимает меры по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию. Подчиняется начальнику отдела сбыта.

Менеджер по рекламе - осуществляет руководство, планирование и координацию работ по проведению рекламных кампаний. Организует работу по рекламированию производимой продукции с целью продвижения на рынки сбыта, информируя потребителей о преимуществах качества и отличительных свойствах продукции. Принимает участие в организации выставок, ярмарок, выставок, продаж и других мероприятиях по рекламе продукции. Разрабатывает планы рекламных мероприятий и определяет затраты на их проведение. Подчиняется начальнику отдела сбыта.

Продавец-консультант (3 чел.) - осуществляет прием товара по соответствующим документам, проверяет комплектность. Непосредственно ответственен за сбыт продукции, за правильное оформлением купли-продажи товара. Обслуживает покупателей: выявляет спрос, знакомит с имеющимся ассортиментом товаров, консультирует покупателя по необходимым вопросам, производит расчет с покупателем. Задача продавца-консультанта: установить контакт с покупателем и побудить его к покупке. Подчиняется начальнику отдела сбыта.

Технический отдел (1 чел.):

Технолог - разрабатывает, применяя средства автоматизации проектирования, и внедряет прогрессивные технологические процессы виды оборудования и технологической оснастки, средства автоматизации и механизации, оптимальные режимы производства на выпускаемую предприятием продукцию и все виды различных по сложности работ, обеспечивая производство конкурентоспособной продукции и сокращение материальных и трудовых затрат на ее изготовление. Подчиняется заместителю директора по производству.

Конструкторский отдел (2 чел.):

Инженер-конструктор - разрабатывает эскизные, технические и рабочие проекты особо сложных, сложных и средней сложности изделий, используя средства автоматизации проектирования, передовой опыт конкурентно способных изделий, обеспечивает при этом соответствие разрабатываемых конструкций техническим заданиям, стандартам, нормам охраны труда и техники безопасности, требованиям наиболее экономичной технологии производства, а также использование в них стандартизованных и унифицированных деталей и сборочных единиц. Подчиняется заместителю директора по производству.

Дизайнер - осуществление приема заказов на разработку графической части оригинал-макетов мебели и элементов оригинал-макетов, а также пожеланий и требований, необходимых для их создания, согласует с начальником цеха по производству сроков их изготовления. Создание графической части коммерческой рекламы. Осуществляет контроль соответствия изготавливаемых оригинал-макетов рекламных объявлений и графических элементов оригинал-макетов требованиям Закона о рекламе. Подчиняется заместителю директора по производству.

Цех по производству мебели (10 чел.):

Начальник цеха по производству - осуществляет руководство производственно-хозяйственной деятельностью цеха. Обеспечивает выполнение производственных заданий, ритмичный выпуск продукции высокого качества, эффективное использование основных и оборотных средств. Проводит работу по совершенствованию организации производства, его технологии, механизации и автоматизации производственных процессов, предупреждению брака и повышению качества изделий, экономии всех видов ресурсов, внедрению прогрессивных форм организации труда, аттестации и рационализации рабочих мест, использованию резервов повышения производительности труда и снижения издержек производства. Подчиняется заместителю директора по производству.

Сборщик (3 чел.) - получает на складе комплектующие детали для сборки мебели на основании договора, заключенного с покупателем; Сопровождает доставку мебели до покупателя; Получает при необходимости на складе инструменты для сборки мебели; Присутствует при разгрузке комплектующих мебели до квартиры (офиса) покупателя; Распаковывает комплектующие детали; Производит непосредственно сборку комплектующих в соответствии с требованиями производителя; Производит установку встраиваемых предметов бытовой техники в предметы мебели; Соблюдает трудовую и производственную дисциплину; Информирует руководство об имеющихся недостатках в работе предприятия, возможных мерах по их ликвидации. Подчиняется начальнику цеха по производству.

Распиловщик (2 чел.) - распиловка войлока в соответствии с технологическим режимом. Заправка войлока в двоильно-ленточную машину. Наблюдение за ходом технологического процесса. Регулирование скорости подачи войлока. Смазка трущихся поверхностей обслуживаемой машины. Подчиняется начальнику цеха по производству.

Кромщик (2 чел.) - работает на кромочном станке по обработке прямых, криволинейных деталей, работает на фрезерном станке. Чтение чертежей, эскизов. Обработка деталей из ЛДСП с помощью ручного электроинструмента. Мелкие реставрационные работы по устранению сколов на деталях ЛДСП. Подчиняется начальнику цеха по производству.

Комплектовщик (1 чел.) - перемещает товары к месту комплектования партии. Комплектует партии товаров. Отбирает товары на основании документов. Сверяет наименования и количества отобранных товаров с наименованиями и количеством, указанными в документах. Также в обязанности комплектовщика входит упаковка, заполнение упаковочного ярлыка, бирки и адреса получателя в соответствии с документами. Подготовка товаров к инвентаризации. Подчиняется начальнику цеха по производству.

Кладовщик (1 чел.) - осуществляет руководство работами по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей на складах, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска и отпуска, а также сохранности товарно-материальных ценностей. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, ведение учета складских операций. Обеспечивает соблюдение правил оформления и сдачи приходно-расходных документов, составление установленной отчетности. Обеспечивает контроль над нахождением посторонних лиц в складских помещениях. Следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт. Подчиняется начальнику цеха по производству.

Транспортный отдел (4 чел.):

Водитель (2 чел.) - доставляет товар и документы к месту назначения, обеспечивает необходимый режим хранения и сохранность их при транспортировке. Сдает доставленный товар в месте назначения, оформляет приемо-сдаточную документацию. При необходимости участвует в составлении актов на недостачу, порчу и других документов. Обеспечивает коррективное плавное профессиональное вождение автомобиля. Подчиняется начальнику цеха по производству. Подчиняется заместителю директора по производству.

Грузчик (2 чел.) - подготавливает товар к погрузке-выгрузке (разборка и сборка мебели, упаковка). Осуществляет погрузку, выгрузку продукции и внутрискладскую переработку грузов - сортировку, укладку, переноску. Проверяет целостность груза и номенклатуру расстановки товаров. Подчиняется начальнику цеха по производству. Подчиняется заместителю директора по производству [28].

Предприятие подотчетно: учредителям по вопросам целевого использования и сохранности переданного ему имущества; налоговым органам и учредителям по вопросу перечисления в соответствующий бюджет части полученной прибыли в соответствии с действующим законодательством в виде налогов, нормативно-правовыми актами г. Волгограда; иным органам исполнительной власти по вопросам, относящимся к их компетенции в соответствии с действующим законодательством.

Технологический цикл производства мебели состоит из трех частей: со склада материалов комплектующие поступают на распиловочный участок, где изготовляются составные части мебели. Дальше направляются на сборочный участок, где собираются готовые секции. Затем они направляются на участок отделки, где производятся отделочные работы - окраска, отделка специальным покрытием и т.д. Затем продукция направляется на склад готовой продукции.

Производство размещено на собственной площади величиной 800 кв.м. Таким образом, себестоимость продукции выходит дешевле, так как не выплачивается арендная плата.

С целью выпуска корпусной мебели созданы 3 производственных участка: распиловочный, сборочный и отделочный. Размещены 2 склада - для материалов и для готовой продукции.

Стоимость всего приобретенного оборудования составляет 3 700 000 руб.

Автотранспорт для доставки готовой продукции и материалов находится в собственности фирмы.

Работа организована в односменном режиме (численность штата - 36 человека). Производительность имеющегося оборудования позволяет выпускать за сутки в среднем 40-50 условных единиц продукции. При годовом фонде рабочего времени 250 суток это соответствует годовому выпуску продукции 10000 - 12500 единиц продукции, что соответствует годовой выручке от реализации произведённого товара в среднем 250 млн.рублей.

2.4 Характеристика отдела сбыта ОАО «Волгоградмебель»

В данном подпункте мы постараемся подробно изучить подразделение Отдела Сбыта, рассмотреть функциональные обязанности данного подразделения.

Положение о подразделении отдела сбыта играет важную роль при анализе, обосновании, корректировке, оценке сбыта продукции и управления предприятием в целом.

1. Общие положения:

1.1 Отдел сбыта является самостоятельным структурным подразделением предприятия.

1.2 Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.

1.3 Отдел подчиняется непосредственно заместителю директора по коммерческим вопросам.

1.4 Руководство отдела:

1.4.1 Отдел возглавляет начальник отдела сбыта, назначаемый на должность приказом директора предприятия.

1.4.2 Начальник отдела сбыта имеет одного заместителя.

1.4.3 Обязанности заместителя определяются начальником отдела сбыта.

1.4.4 Заместитель и другие работники отдела сбыта назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по согласованию с зам. директором по коммерции.

2. Структура:

2.1 Состав и штатную численность отдела сбыта утверждает директор предприятия по представлению начальника отдела сбыта и по согласованию с зам. директором по коммерции и главным бухгалтером.

2.2 В состав отдела сбыта входят 7 человек: начальник отдела сбыта, заместитель начальника отдела сбыта, менеджер по продажам, менеджер по рекламе, продавец консультант (3 чел.).

2.3 Начальник отдела сбыта распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

3. Задачи:

3.1 Организация сбыта продукции.

3.2 Формирование сбытовой сети.

3.3 Подготовка и заключение договоров на реализацию продукции.

3.4 Планирование поставок продукции в соответствии с заключенными договорами.

3.5 Выполнение планов поставок в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами.

3.6 Учет отгруженной продукции.

4. Функциональные обязанности:

4.1 Приемка готовой продукции на склады, рассортировка, комплектация.

4.2 Организация рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки продукции к отправке потребителям.

4.3 Определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки продукции.

4.4 Подготовка и заключение договоров на поставку продукции потребителям.

4.5 Согласование условий поставок.

4.6 Составление планов поставок и их увязка с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплектности и качеству в соответствии с заказами и заключенными договорами.

4.9 Выполнение плана реализации продукции.

4.10 Контроль за выполнением подразделениями предприятия заказов, договорных обязательств.

4.11 Ведение переписки о прибытии грузов к контрагентам.

4.12 Постоянное отслеживание рынка своей продукции, покупка образцов продукции, производимых предприятиями-конкурентами, сравнение качества и спроса на эту продукцию с собственной продукцией и при необходимости доведение качества до требуемых уровней.

4.13 Согласование планов постановки на производство новых видов продукции.

4.14 Подготовка предложений по уменьшению объемов производства продукции с ограниченным спросом и снятию с производства продукции, пользующейся низким спросом.

4.15 Координация деятельности складов готовой продукции.

4.16 Составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учету прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе.

4.17 Принятие мер по своевременному получению нарядов, спецификаций и других документов на поставку.

4.18 Подготовка и проведение мероприятий по формированию сбытовой сети.

4.19 Организация зарубежных поставок с одновременным созданием за рубежом представительств совместно с предприятиями-производителями аналогичной продукции и использованием их дилерской сети.

4.20 Разработка инструкций о скидках, сроках и условиях платежей.

4.21 Подготовка справок о состоянии запасов готовой продукции.

4.22 Составление документации (актов, сведений, справок, переписки) о недостаче продукции.

4.23 Разработка и проведение мероприятий по соблюдению режимов экономии, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции.

4.24 Работы по приему возвратной тары и принятию мер по обеспечению своевременности и полноты возврата тары покупателями.

4.25 Формирование предложений по корректировке цен на предлагаемую продукцию в зависимости от объемов продаж.

4.26 Организация оптовой торговли.

4.27 Принятие мер по обеспечению своевременной оплаты поставленной продукции.

4.28 Учет выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции.

4.29 Своевременное оформление сбытовой документации.

4.30 Составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), а также отчетов о выполнении планов реализации.

4.31 Разработка нормативов запасов продукции и контроль за соответствием их уровня по объему и номенклатуре установленным нормативам.

4.32 Расчет сбытовых расходов по отдельным видам продукции, районам сбыта и потребителям, анализ издержек обращения.

4.33 Сопоставление сбытовых расходов по каждому каналу сбыта и виду расходов с показателями планов и сметами расходов с целью выявления необоснованных расходов, устранения потерь, возникающих в процессе товародвижения.

4.34 Разработка и внедрение стандартов предприятия по организации хранения, сбыта и транспортировки готовой продукции, а также мероприятий по совершенствованию сбытовой сети, форм доставки продукции потребителям, сокращению транспортных затрат, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции и ускорению сбытовых операций.

4.35 Подготовка отчетов о причинах просрочки передачи готовой продукции производственными подразделениями и транспортным отделом.

4.36 Сбор и систематизация оперативной информации о:

- объемах запасов продукции на складах;

- объеме производственного задела;

- уровне загрузки производственных мощностей;

- сроках выполнения заказов;

- технических условиях продукции;

- ценах на все виды продукции и предельных размерах скидок;

- видах упаковки;

- типах отгрузки;

- сроках получения продукции потребителями с момента отгрузки;

- стоимости транспортировки;

4.37 Участие в организации выставок, ярмарок, выставок-продаж и других мероприятий по рекламе продукции.

4.38 Изучение требований покупателей к качеству, упаковке и ассортименту продукции:

- изучение претензий с выездом к покупателям;

- проведение опросов потребителей;

- организация специальной телефонной службы по консультациям о пользовании продукцией и выдаче рекомендаций;

4.39 Рассмотрение поступающих на предприятие претензий потребителей и подготовка ответов на предъявленные иски.

4.40 Подготовка претензий и исков к контрагентам при нарушении ими договорных обязательств.

4.41 Регулирование взаимоотношений с контрагентами, ведение переписки и прием представителей по вопросам реализации продукции и расчетов с ними.

4.42 Создание и поддержание информационной базы данных о:

4.42.1 Количестве покупателей каждого вида продукции.

4.42.2 Покупателях (адресах для переписки; отгрузочных и платежных реквизитах; номерах телефонов, факсов; фамилиях покупателей; финансовом состоянии; объемах товара для каждого покупателя; данных о потреблении продукции с момента ее поставки; способностях покупателей самостоятельно производить поставляемую им продукцию; планах на перспективу; возможностях кооперации по сырью, ремонтным работам, транспорту, разработке совместных проектов; возможности перехода к другому поставщику; обладании покупателем информацией о состоянии отрасли предприятия и издержках производства, обусловленных отраслевой принадлежностью, условиях производства, ценах на продукцию, аналогичную производимой предприятием; возможных вариантах закупки продукции у конкурентов, которые может рассматривать покупатель, пр.).

4.42.3 Конкурентах (наименованиях предприятий, их географическом положении; данных о выпуске аналогичной (заменяющей) продукции, географии и объемах продаж; ценах, упаковке, видах отгрузки; перспективах расширения продаж конкурентами; сравнительном анализе работы конкурентов, их слабых и сильных сторонах; финансовом состоянии конкурентов; их рекламе).

4.43 Участие в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции.

5. Права:

5.1 Отдел сбыта имеет право:

5.1.1 Давать производственным подразделениям предприятия указания по вопросам сбыта продукции.

5.1.2 Не принимать брак, некомплектную продукцию.

5.1.3 Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

5.1.4 Самостоятельно вести переписку по вопросам реализации продукции, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим решения директора предприятия.

5.1.5 Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.

5.1.6 Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.1.7 Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.

5.1.8 Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по вопросам реализации продукции.

5.2 Начальник отдела сбыта подписывает сбытовые, товарно-сопроводительные документы.

5.3 Начальник отдела сбыта также вправе:

5.3.1 Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

6. Регламентирующие документы:

6.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты.

6.2 Внутренние документы:

Стандарты ГО, Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.

7. Взаимоотношения (служебные связи):

Для выполнения функций и реализации прав отдел сбыта взаимодействует:

7.1 С цехом по производству мебели по вопросам:

7.1.1 Получения:

- отчетов о выполнении производственных заданий по объему производства продукции, качеству, заданной номенклатуре (ассортименту);

- готовой продукции по утвержденной номенклатуре;

- отчетов о выявлении и устранении обстоятельств, повлекших выпуск брака;

- первичной документации по учету выработки, простоев;

- документации о сдаче продукции в отдел сбыта;

7.1.2 Предоставления:

- планов поставок продукции

- запросов о причинах нарушения планов передачи готовой продукции на склады готовой продукции отдела сбыта;

- предложений по изменению сроков и графиков передачи продукции на склады готовой продукции;

- копий претензий к качеству продукции, направленных контрагентами;

- документации о приеме продукции от производственных подразделений;

7.2 С отделом технического контроля по вопросам:

7.2.1 Получения:

- документов, подтверждающих качество продукции (сертификатов, паспортов);

- документов, сопровождающих продукцию и подлежащих передаче покупателям;

- разрешений на опломбирование ящиков, контейнеров, вагонов;

- отчетов о рассмотрении рекламаций к качеству продукции, сведений о причинах предъявления рекламаций;

7.2.2 Предоставления:

- образцов упаковочных ярлыков;

- рекламаций и претензий к качеству продукции, полученных предприятием от потребителей;

- данных о возврате некачественной, некомплектной продукции;

7.3 С конструкторским отделом по вопросам:

7.3.1 Получения:

- планов производства продукции и сведений о вносимых изменениях;

- нормативно-плановых расчетов по определению размеров партий запуска, сроков подач и норм запасов;

- сведений о мерах, принятых по предупреждению и устранению нарушений хода производственного процесса;

- сведений о нормах заделов на участках и в цехах и их соблюдении;

7.3.2 Предоставления:

- сведений об отгрузке продукции;

- перечня продукции, в сдаче которой допущено отставание от графиков;

- данных об общем количестве поставленной продукции согласно номенклатуре, предусмотренной заключенными договорами;

7.4 С техническим отделом по вопросам:

7.4.1 Получения:

- извещений о технологических изменениях, внесенных в выпускаемую продукцию, ее упаковку;

- проектов введения новых технологий;

- технической документации по качеству;

- условий упаковки, погрузочно-разгрузочных работ, транспортирования и хранения;

7.4.2 Предоставления:

- предложений по увеличению объемов производства продукции, пользующейся наибольшим спросом, и по запуску в производство новых видов продукции;

- информации о рекламациях к качеству продукции;

- объемах реализации продукции по отдельным позициям товарной номенклатуры;

7.5 С транспортным отделом по вопросам:

7.5.1 Получения:

- оперативных, месячных, квартальных и годовых планов-графиков транспортных перевозок продукции;

- условий договоров в части доставки продукции покупателям;

- отчетов о передаче товаров покупателям или сдаче сторонним организациям перевозчиками;

- транспортно-экспедиционной документации с отметками о передаче и приеме продукции покупателями;

- отчетов о выполнении планов по погрузке и выгрузке, централизованному вывозу продукции;

7.5.2 Предоставления:

- планов поставки продукции по заключенным договорам и планов отгрузки;

- заявок на подачу транспортных средств;

- инструкций и требований к перевозке продукции различными видами транспорта;

7.6 С планово-экономическим отделом по вопросам:

7.6.1 Получения:

- планов реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг) на месяц, квартал, год;

- планов производства для заключения договоров с контрагентами;

- утвержденных цен на продукцию (работы, услуги);

7.6.2 Предоставления:

- планов и графиков отгрузки продукции;

- отчетов о выполнении планов по отгрузке покупателям готовой продукции;

- данных о состоянии запасов готовой продукции и их соответствии утвержденным нормативам;

- отчетов о выполнении графиков поставок и других условий договоров;

7.7 С главной бухгалтерией по вопросам:

7.7.1 Получения:

- данных о движении продукции;

- норм запасов продукции на складах;

- норм естественной убыли;

- итогов инвентаризации продукции;

- информации о неоплаченных контрагентами счетах;

- сведений банков о выставленных покупателями (заказчиками) аккредитивах;

- извещений о применении финансовых санкций к покупателям (заказчикам), нарушившим обязательства по перечислению денежных средств за приобретенные товары;

7.7.2 Предоставления:

- товарно-сопроводительной документации;

- отчетов об отгруженной контрагентам продукции;

- сведений о состоянии запасов продукции на складах готовой продукции;

- счетов, выставленных контрагентам за отгруженную продукцию;

- данных о возврате продукции контрагентами;

- информации о затратах, произведенных на отгрузку продукции;

- копий рекламаций, предъявленных предприятию;

- сведений о порче, повреждении, гибели продукции;

- актов о списании продукции;

- проектов договоров и соглашений на поставку, продажу готовой продукции;

- прогнозов и планов реализации продукции;

- данных о состоянии запасов готовой продукции и их соответствии утвержденным нормативам;

- планов и графиков отгрузки продукции;

- данных об остатках продукции на складах;

7.8 С юридическим отделом по вопросам:

7.8.1 Получения:

- результатов правовой экспертизы представленных для визирования договоров, приказов, распоряжений, инструкций;

- проектов договоров по реализации продукции;

- предложений по корректировке типовых хозяйственных договоров в зависимости от специфики отдельных контрагентов;

- заключений и ответов на предъявленные контрагентами претензии и иски по поводу нарушений предприятием договорных обязательств;

- согласованных претензий и исков к контрагентам по поводу нарушения ими договорных обязательств;

- разъяснение действующего законодательства и порядка его применения;

- анализа изменений и дополнений гражданского законодательства;

7.8.2 Предоставления:

- приказов, распоряжений, инструкций для визирования и правовой экспертизы;

- согласованных условий договоров по реализации продукции;

- предъявленных контрагентами претензий и исков по поводу нарушения или неисполнения предприятием договорных обязательств;

- сведений о нарушениях контрагентами договорных обязательств, несоблюдении сроков поставок и оплаты поставленной продукции;

- заявок на поиск необходимых нормативно-правовых документов и на разъяснение действующего законодательства;

8. Ответственность:

8.1 Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций отдела несет начальник отдела сбыта.

8.2 На начальника отдела сбыта возлагается персональная ответственность в случае:

8.2.1 Несоответствия законодательству издаваемых отделом инструкций, приказов, выписываемых счетов, нарушений правил учета и отчетности.

8.2.2 Составления, утверждения и представления недостоверной сводной отчетности и нарушения сроков ее представления в соответствующие подразделения предприятия.

8.2.3 Необеспечения сохранности товарно-материальных ценностей.

8.2.4 Необеспечения или ненадлежащего обеспечения руководства предприятия информацией по вопросам работы отдела сбыта .

8.2.5 Недостоверности и несвоевременности предоставления руководителям подразделений информации об объемах запасов продукции на складах и объемах производственного задела, сроках и объемах выполнения договоров, пр.

8.2.6 Несвоевременного, а также некачественного исполнения документов и поручений руководства предприятия.

8.2.7 Допущения использования информации сотрудниками отдела не в служебных целях.

8.2.8 Несоблюдения трудового распорядка сотрудниками отдела.

8.2.9 Перерасхода средств на содержание отдела.

8.3 Ответственность сотрудников отдела сбыта устанавливается их должностными инструкциями.

9. Заключительные положения:

9.1 При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в отделе сбыта руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в отдел кадров с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение.

9.2 Внесённое предложение рассматривается подразделением, указанным в п. 9.1 данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки.

По результатам рассмотрения выносится решение:

- принять изменение или дополнение,

- отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя),

- отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде).

9.3 Внесение изменений и дополнений в положение утверждается коммерческим директором.

Штатное расписание по форме NТ-3 -- документ, который определяет состав организационных подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов, а также общую численность сотрудников и фонд заработной платы в организации. Право окончательного утверждения штатного расписания предоставлено руководителю организации или уполномоченным им лицом. Код формы по ОКУД 0301017.

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6-8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

2.5 Цель функционирования отдела сбыта и организации в целом

Предприятие осуществляет в установленном законодательством Российской Федерации порядке следующие виды деятельности: изготовление и продажа корпусной мебели по размерам и эскизам заказчика, при необходимости предоставляются услуги дизайнера, изготовление производится из материалов: ЛДСП, ДСП - разной толщины, размеров и расцветок.

Постоянными клиентами ОАО «Волгоградмебель» являются такие организации, как: «КиноМакс», «Почта России» и многие другие.

Функциональные требования предусматривают проектирование и изготовление мебели, которая по всей номенклатуре, форме, размерам, степени обеспечения необходимыми удобствами, взаимосвязи изделий в общем ансамбле удовлетворяла бы современным потребностям человека. Конструкция детской мебели должна способствовать физическому, умственному и эстетическому развитию ребёнка, быть лёгкой, простой по форме, локальной по цвету.

Эстетические требования предъявляются к мебели для достижения гармоничного сочетания в ней красивых, удобных, целесообразных, простых и лаконичных форм. Эстетичность мебели и её современность определяются функциональным совершенством, единством формы, конструкции, материала и технологии и зависит от отделки, которая обеспечивает целостность восприятия формы, её гармоничность.

Цели мебельной фабрики «Волгоградмебель»:

1. Краткосрочная. Увеличение числа потребителей в прежнем сегменте рынка;

2. Среднесрочная. Постепенно увеличивать долю на рынке мебели г.Волгограда и Волгоградской Обл. при сохранении высокой прибыльности.

3. Долгосрочная. Вывести фабрику «Волгоградмебель» на лидирующие позиции в г.Волгограда и Волгоградской Обл.

Отдел сбыта занимает главное место в структуре предприятия, т.к. от его деятельности напрямую зависит объем сбыта продукции, а значит и величина прибыли, получаемая предприятием.

В качестве целей отдела сбыта можно выделить:

Краткосрочные: Увеличить объем продаж. Это работа с покупателями:

* Поддержание хороших отношений с уже имеющимися покупателями;

* Постоянный поиск новых покупателей

Среднесрочные: Стать конкурентоспособным предприятием по производству мебели, полностью удовлетворяя потребности потребителей.

Исследование объема продаж:

* Изучение спроса, планирование объемов продаж;

* Исследование своего товара и товара конкурентов, с целью выявления положительных и отрицательных факторов, влияющих на конкурентоспособность товара; снижение продажной цены;

* Разработка прогрессивных форм и методов реализации товара.

Долгосрочные: Расширять сеть магазинов. Определение маркетинговой стратегии предприятия на долгосрочный период времени;

* Изучение общественного мнения.

Вывод: на деятельность предприятия существенное влияние оказывает такой фактор внешней среды, как покупатели.

Именно от покупателей зависит прибыль предприятия, а значит и его рентабельность. Поэтому сотрудники отдела сбыта прилагают максимум усилий для того, чтобы заинтересовать покупателей качественной продукцией и наличием разнообразного ассортимента, тем самым, побудив его к покупке.



ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

3.1 Анализ деятельности отдела сбыта и выявление недостатков

Поиском покупателей занимаются все сотрудники предприятия, используя свои личные связи, и имеют определенный процент от успешной реализации продукции.

Именно люди сегодня - основная ценность компании. Умение обращаться с людьми, подыскивать необходимых профессионалов, обучать сотрудников, аттестовать их, и дать всегда нужную характеристику тому или иному сотруднику - это важнейшие качества, которые в вопросах управления компанией выходят зачастую на первый план.

На текущий момент финансовое состояние предприятия вполне стабильно. Деятельность предприятия позволяет получать прибыль и окупать затраты необходимые для эффективной деятельности предприятия.

Анализируя положение предприятия на рынке, следует руководствоваться тем, что все рынки непрерывно меняются. Поэтому сопоставлять свое положение на нем стоит со всем рынком и его емкостью. Руководству необходимо следить за колебанием конъюнктуры рынка, на поведение конкурентов, которые довольно легко и, может быть, даже неожиданно для предприятия в состоянии вытеснить его с рынка. Здесь надо сказать, что в ОАО «Волгоградмебель» не налажена процедура маркетинговых исследований (не выделены наиболее ходовые и пользующиеся спросом товары, не выделена стратегия по номенклатуре товаров). За изменением на рынке следят поверхностно что, безусловно, сказывается на оперативности работы организации по разработке и предложению новых услуг, выходе на новые рынки.



3.2 Предложения по совершенствованию должностной инструкции

При завоевании определенной доли рынка мебели необходимо помнить, о каком потребителе при формировании спроса должна идти речь.

Для усовершенствования функционирования как отдела сбыта, так и предприятия в целом, в отдел сбыта необходимо ввести новую должность - работника, который бы анализировал спрос и прогнозировал бы рыночную ситуацию. Этим занимается маркетолог, он проводит маркетинговые исследования по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта.

Задачи маркетинга требуют учета запроса и поведения покупателей. Это определяет необходимость:

* производить только то, что будет безусловно куплено;

* иметь широкий ассортимент продукции, рассчитанный на разные потребности и вкусы;

* организовать производственный процесс так, чтобы он был приспособлен к быстрой переналадке, а также к сервисному обслуживанию купленной продукции;

* постоянно вести научные исследования по анализу рынка, поведения потребителей и конкурентов;

* отводить первостепенную роль дизайну и рекламе.

С помощью маркетинговых исследований возможны будут дальнейшие действия по усовершенствованию функционирования предприятия:

1. определить новые виды услуг, с помощью которых предприятие будет иметь соответствующую долю рынка;

2. определить новые виды услуг, которые должны заменить уже существующие, но устаревшие услуги;

Должностная инструкция маркетолога:

1. Общие положения

1.1 Маркетолог является экспертом предприятия по систематизации маркетинговых оценок, составлению прогнозов сбыта и рекомендаций в области маркетинга.

1.2 Маркетолог подчиняется начальнику отдела сбыта, а в случае его отсутствия - заместителю начальнику отдела сбыта.

1.3 Назначается на должность и освобождается от нее приказом директора предприятия в установленном порядке.

1.4 Маркетолог организует свою работу в соответствии с требованиями инструкций и положений внутреннего распорядка предприятия, правил ведения соответствующей документации.

1.5 В своей деятельности маркетолог руководствуется действующим законодательством, нормативными документами Правительства РФ и Министерства финансов РФ, нормативными документами о порядке ведения статистической и бухгалтерской отчетности в РФ, уставом предприятия, организационно-распорядительными документами предприятия, и настоящей должностной инструкцией.

1.6 Маркетолог выполняет письменные и устные распоряжения руководства предприятия, руководителя отдела маркетинговых исследований.

1.7 На должность маркетолога назначается лицо, имеющие высшее экономическое образование, квалификационное свидетельство, удостоверение или диплом о повышении квалификации и присвоении квалификации маркетолога.

1.8 Маркетолог должен знать:

- положение и инструкции о ведении документов по проведению маркетинговых исследований, а также о порядке разработке плана маркетинга предприятия;

- постановления, распоряжения, приказы руководства предприятия, разработки утвержденных форм документов;

- организационную структуру компании и основные направления деятельности ее подразделений;

- информацию обо всех видах хозяйственной деятельности, осуществляемой предприятием;

- технологии маркетинга и финансового прогнозирования, методы анализа показателей хозяйственной деятельности;

- типы и формы документов, применяемых при составлении плана маркетинга, контроле за исполнением его отдельных мероприятий;

- порядок документарного оформления операций, проводимых в службе исследования рынка, и их отражения в системе внутрифирменного планирования;

- организацию документооборота в компании;

- правила эксплуатации средств вычислительной и организационной техники;

- правила и нормы охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

- этику делового общения.

1.9 Маркетолог должен владеть навыками работы с персональным компьютером в соответствии с требованиями инструкций, уметь пользоваться необходимым программным обеспечением.

2. Функции

2.1 Разработка рекомендаций и составление прогнозов положения предприятия на рынке.

2.2 Обобщение и систематизация маркетинговых оценок, различной маркетинговой информации, представление их в установленных форматах.

2.3 Составление отчетов о проведении региональных маркетинговых исследований при подготовке к продвижению продукта компании в других регионах.

2.4 Представление руководству предприятия первого варианта плана маркетинга предприятия в соответствии с определенным регламентом и в установленные сроки.

2.5 Контроль за исполнением мероприятий плана маркетинга.

2.6 Координация работ по подготовке плана маркетинга и отдельных мероприятий.

2.7 Информирование и консультирование работников службы сбыта при заключении договоров, других подразделений по вопросам разработки отдельных мероприятий плана маркетинга.

3. Должностные обязанности

3.1 Методическое обеспечение разработки, обеспечение согласований и представление на утверждение прогнозов сбыта.

3.2 Организация подготовки плана маркетинга в структурных подразделениях компании.

3.3 Анализ конкретных мероприятий плана маркетинга и выявление слабых мест, возврат их на доработку в случае необходимости.

3.4 Разработка и согласование бюджета расходов по реализации в соответствии с бюджетным регламентом и в установленные сроки.

3.5 Составление отчетов о фактическом исполнении бюджета расходов по реализации и плана маркетинга, анализ факторов расхождения фактических и планируемых результатов структурных подразделений, выработка рекомендаций и предложений для руководства компании.

3.6 Ведение документации по планированию маркетинговых мероприятий.

3.7 Выезд в командировки для проведения маркетинговых исследований.

3.10 Рациональная организация и поддержание порядка на рабочем месте.

3.10 Повышение квалификации и профессионального уровня.

3.11 Соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины.

4. Права

Маркетолог имеет право:

4.1 Владеть полной информацией по вопросам технического уровня, качества и технического обслуживания продукции, а также другой информацией о деятельности подразделений предприятия, касающейся её положения на рынке.

4.2 Подписывать и визировать прогноз сбыта, план маркетинга и бюджет расходов по реализации, отчет о коммерческих расходах, отказываться от их подписания и визирования в случае несоответствия установленным требованиям или результатам анализа.

4.3 Обращаться по всем вопросам производственной и операционной деятельности к руководству предприятия.

4.4 Вносить предложения по постановке на производство новых изделий, повышению качества и технического уровня выпускаемой продукции, изменению объемов ее производства, организации сбыта и совершенствованию технического обслуживания.

4.5 Вносить руководству предприятия предложения по совершенствованию маркетинговой деятельности в компании.

4.6 Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией должностными обязанностями.

5. Ответственность

5.1 Маркетолог несёт дисциплинарную ответственность за:

- нарушение требований действующего законодательства, требований настоящей должностной инструкции, неисполнение должностных обязанностей;

- качество проводимого анализа маркетинговой информации, надежность применяемых методик составления прогнозов, правильность составления и оформления бюджета расходов по реализации и плана маркетинга, их соответствие установленным на предприятии требованиям;

- обеспечение совместимости и сопоставимости документации по маркетинговым исследованиям единым, утвержденным на предприятии, форматам, правилам и процедурам;

- обеспечение сохранности ранее разработанных документов;