Исследование системы управления ОАО "Волгоградмебель"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Вся человеческая деятельность основана на организации управления, системы управления существуют во всех сферах деятельности и основаны на принципе синергизма.

Каждая организация обладает уникальной системой управления, включающей управляемую и управляющую подсистемы, множество элементов, а также связей между ними. Для любого менеджера главное - понимать сущность и основные принципы построения системы управления, знать современные требования к системам управления, уметь проектировать и совершенствовать системы управления.

Отличительной чертой работы организаций в настоящее время состоит в том, что они действуют в постоянно меняющихся экономических условиях. И чтобы выжить и сохранить способность к развитию предприятия должны постоянно адаптироваться к окружающей их среде. Это обстоятельство накладывает определённые требования к системе управления организацией. Она должна отвечать современным рыночным условиям: быть достаточно гибкой, быть адекватной сложной технологии производства, учитывать серьёзную конкуренцию на рынке товаров (услуг), учитывать требования к уровню качества обслуживания, принимать во внимание неопределённости внешней среды и некоторые другие требования.

Управление «по-советски» имело свои преимущества (например, долгосрочное планирование) и недостатки (неумение работать с рынком). Можно предполагать, что у российских малых предприятий чуть лучше, чем у западных коллег, обстоят дела с планами и чуть хуже - с «ориентацией на местности». Но сегодня предприятиям нужны новые системы управления (продукт долгого и трудного эволюционного развития), а значит, практически каждый выступает первопроходцем, адаптируя западное или изобретая свое.

Развитие и совершенствование предприятия базируется на тщательном и глубоком знании деятельности организации, что требует проведения исследования систем управления.

Система управления организацией является сложной системой, созданной для сбора, анализа и переработки информации с целью получения максимального конечного результата при определённых ограничениях.

Цель курсовой работы - исследование системы управления организации; анализ действующей системы управления на данном предприятии: характеристика конкретного подразделения, формулировка цели функционирования предприятия в целом; формирование предложений по совершенствованию должностной инструкции для более эффективного достижения поставленной цели.

Основные задачи курсовой работы:

1. Рассмотреть организацию как сложную систему;

2. Изучить иерархию управления в организации;

3. Рассмотреть субъекты и объекты управления;

4. Проанализировать систему управления организацией, ее функции;

5. Выявить требования, предъявленные к системе управления

6. Исследовать основные направления совершенствования систем управления.

7. Изучить систему управления данной организации и проанализировать деятельность конкретного подразделения;

8. Выявление роли системы управления в организации и цели функционирования организации в целом;

9. Формирования предложений по совершенствованию должностной инструкции для более эффективного достижения поставленной цели.

Объектом исследования является система управления предприятия по производству мебели ОАО «Волгоградмебель».

Основные источники - работы отечественных и зарубежных авторов по вопросам теории организации и теории управления, менеджмента и исследованию систем управления.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Система управления как объект исследования

Исследование систем управления - это вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями. В условиях динамичности современно производства и общественного устройства управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования путей и возможностей этого развития, без выбора альтернативных направлений. Исследование управления осуществляется в каждодневной деятельности менеджеров и персонала, в работе специализированных аналитических групп, лабораторий, отделов. Необходимость в исследовании систем управления продиктовано достаточно большим кругом проблем, с которыми приходится многим организациям. От правильного решения этих проблем зависит успех работы этих организаций. Исследования систем управления могут быть различными как по целям, так и по методологии их проведения.

1.2 Организация как сложная система

Рис. 8. Система управления организаций

К производственным относятся функции основного, вспомогательного и обслуживающего производства товаров, услуг, информации или знаний.

К функциям управления производственными функциями относятся функции по планированию, прогнозированию, организации, координации, стимулированию и контролю деятельности работников» занятых в основном, вспомогательном и обслуживающем производствах. Например, управление производством, управление персоналом, управление инновационной деятельностью, управление внешнеэкономической деятельностью, управление бухгалтерским учетом и др.

Рис. 9. Структура элементов системы управления организацией

К функциям управления управленческой деятельностью относятся стратегическое управление, внешнее представительство и консультационная деятельность. Особое внимание уделяется стратегическому управлению, которое образно сравнивается с зонтиком, под которым укрываются все функции управления [21].

Производственные функции выполняют рабочие, техники, инженеры, секретари) референты, конструкторы, технологи, инспекторы, бухгалтеры и др., которых мы далее будем называть специалистами. Функции управления производственными функциями выполняют мастера участков, бригадиры, руководители групп или проектов, другие работники, имеющие в своем подчинении специалистов, действия которых они направляют своими решениями. Эти работники и называются менеджерами [2].

Функции управления управленческой деятельностью выполняют работники, имеющие в своем распоряжении менеджеров и направляющие их деятельность в соответствии с целями и миссией организации. Такие работники называются руководителями в реальной организации руководители, специалисты и менеджеры выполняют функции из разных групп приведенные ниже.

В крупных организациях руководители могут выполнять функции только из одной группы (управление управленческой деятельностью), а в малых -- из двух или даже из трех групп.

В системе управления организаций нас интересуют две группы функций: функции управления производством и функции управления управленческой деятельностью, которые в дальнейшем будем именовать как функции управления. Они реализуются набором процедур управленческой деятельности, осуществляемых субъектом управления. Так, для выполнения функций управления необходимо получить задание или его сформулировать; провести информационную работу; подготовить варианты решений, принять, согласовать и утвердить решение; организовать и контролировать его выполнение; сдать выполненную работу заказчику или использовать ее в своей организации. Приведенная совокупность процедур находится во взаимосвязи. Каждая процедура должна включать набор операций. Например, подготовка решения включает операции по созданию и эксплуатации баз данных и баз знаний, проведение совещаний и т.д.

1.6 Требования, предъявленные к системе управления

Организация любой компании связана с большим количеством разнообразных видов работ. Для нормальной работы любая компания должна:

* разработать миссию компании;

* разработать цели и стратегию;

* распределить функции производства и управления;

* распределить задания между работниками;

* организовать связи и порядок;

* приобрести или модернизировать технологию производства;

* наладить систему стимулирования, снабжения, сбыт;

* организовать производство;

* контролировать;

* обучать;

* информировать;

* реагировать на изменения.

Изучая систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся:

* детерминированность элементов системы;

* динамичность системы;

* наличие в системе управляющего параметра;

* наличие в системе контролирующего параметра;

* наличие в системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

Вторым требованием системы управления является динамичность, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.

Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.

С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

Под управляющим параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы -- позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.

Несоблюдение данного требования, т.е. наличия управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

Следующим, четвертым требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.

Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в системе управления должны проходить только через элемент, выполняющий функции контролирующего параметра.

Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений [17].

1.8 Основные направления совершенствования систем управления

На определенном этапе своего развития большинство предприятий переживают так называемую «болезнь роста». Проявляется она в том, что в компании раздувается организационная структура, теряется ее прозрачность, снижается эффективность взаимодействий между подразделениями и скорость принятия управленческих решений, что в итоге приводит к потере контроля и управляемости.

Достижение компанией ее стратегических целей, повышение скорости реакции на изменения внешней среды, снижение издержек и потерь и другие значимые для любого руководителя задачи решаются через совершенствование системы управления. В зависимости от того, на каком этапе развития находится компания и какие задачи перед собой ставит, способы повышения ее эффективности могут быть различны.

Зачастую для улучшения работы компании достаточно оптимально распределить задачи между сотрудниками и отделами, изменить организационную структуру, устранить дублирование функций. Однако существенное повышение эффективности предприятия требует комплексного построения системы управления.

В условиях плановой и рыночной экономики предприятия знают своих потребителей, поставщиков и конкурентов, хотя не всегда уверены в их стратегии. При социалистической экономике нет конкуренции за потребителя, но существует конкуренция в борьбе за ресурсы - не только рабочую силу, но прежде всего капиталовложения. Предприятия борются также за дефицитные ресурсы и материалы. А сегодня функционирующие предприятия находятся в положении, когда выживание других предприятий под большим вопросам. Структура спроса и отраслевая структура постоянно меняются. Предприятия не могут рассчитывать на стабильное существование своих поставщиков и потребителей. Они должны искать новых партнеров. Однако, как показывает практика, директора многих предприятий считают, что вариантов замены их нынешних поставщиков не так уж много. Поэтому они стараются сохранить имеющиеся связи.

Эффективное управление является краеугольным камнем, на который должно опираться успешное предприятие. Уже поэтому в вопросах его совершенствования следует уделять первоочередное внимание не величине расходов на модернизацию системы управления, а неприлично низким доходам и прибылям предприятия в целом.

На ранних стадиях капиталистического производства предприниматель-собственник, как правило, сам управлял предприятием. Развитие техники и рост масштабов производства на рубеже XIX и XX вв. резко усложнили управление, выделили его в особую сферу деятельности, требующую специальных знаний. Огромный вклад в создание науки управления внес американский инженер и исследователь Ф. Тейлор. Предложенная им рационализация труда и отношений на производстве позволили коренным образом изменить организацию и управление, значительно повысить эффективность производства. Разработки Ф. Тейлора до сих пор используются многими предприятиями. Он рассматривал управление как искусство знать точно, что предстоит сделать и как это сделать лучшим и дешевым способом. Тейлор выделил четыре группы управленческих функций: выбор цели, выбор средств, подготовка средств, контроль результатов. Принципы управления, актуальные и сегодня, разработал современник Ф. Тейлора - А. Файоль. Все осуществляемые на предприятии операции Файоль разбил на шесть групп: технические, коммерческие, финансовые, охрана имущества и лиц, счетные, административные. К собственно управлению он отнес шестую группу. Управление по Файолю заключается в том, чтобы:

* предвидеть (изучать будущее и устанавливать программу действий);

* организовывать (строить двойной организм предприятия - материальный и социальный);

* распоряжаться (приводить в действие персонал предприятия);

* согласовывать (связывать и объединять действия);

* контролировать (наблюдать, чтобы все происходило сообразно установленным и отданным распоряжениям) [18, с. 94].

Необходимо учитывать, что главными элементами любой организации являются люди. Поэтому для достижения поставленных целей "очень важно укомплектовать штат профессионально пригодными специалистами и правильно распределить роли.

Разработка и реализация стратегии предприятия по существу сводится к управлению экономикой на микроуровне, для чего необходимо построение соответствующей системы, выполняющей следующие основные функции: направляющую - обоснование целей и выбор главных путей их достижения; координирующую - балансировка важнейших ресурсных ограничений и согласование противоречивых интересов всех участников производственного процесса; стимулирующую - активизация движущих сил развития. Опыт показывает, что при сложности выполнения всех стоящих задач, одной из наиболее трудноосуществимых является последняя из названных функций. Она направлена на то, чтобы заинтересовать работника в успехе общего дела и в реализации его способностей и возможностей. Как правило, традиционными (для нас) методами такую задачу практически решить удается лишь частично. По оценкам специалистов, в нашем народном хозяйстве в настоящее время используется менее половины творческого потенциала занятых в нем работников (и в этом, очевидно, одна из первопричин возникшей ныне кризисной ситуации). В первую очередь, поэтому, путь из тупика следует искать в сфере мотивации людей, то есть в сфере взаимодействия их интересов, выгоды. Но для этого нужно иметь четкое представление о составе и структуре экономических интересов в управляемом коллективе, знать и постоянно учитывать интересы не только общие для всего предприятия, но и специфические - коллективов подразделений (основных, вспомогательных, управленческих и т.д.), а также различных категорий работников (по полу, возрасту, уровню квалификации и т.п.). Без такого знания не может действовать внутренний механизм экономического управления, механизм стимулирования и мотивации труда.

Однако не менее важен и внешний контур - механизм взаимодействия предприятия с различными агентами и контрагентами, партнерами и конкурентами в регионе, стране, ближнем и дальнем зарубежье. По своей новизне и набору во многом непривычных, выдвигаемых рынком, этот механизм еще более сложен. Для выработки моделей поведения предприятия с субъектами внешнего контура отношений необходим непрерывный анализ - мониторинг, отслеживающий состояние внешнего контура и своевременно выявляющий возникающие проблемы. И прежде всего это проблемы маркетинга.

В области совершенствования системы управления необходимо решить несколько важных задач:

- повысить прозрачность управления компанией;

- наладить механизмы контроля результатов работы подразделений по ключевым показателям;

- снизить издержки за счет выявления и эффективного использования скрытых резервов;

- сократить потери и повысить прибыль за счет повышения качества управленческих решений.

Работы, выполняемые в целях совершенствования системы управления, включают в себя:

* Совершенствование организационных структур

* Моделирование и совершенствование бизнес - процессов

* Построение системы ключевых показателей

* Построение системы менеджмента качества

* Разработка процедур принятия решений и внутрикорпоративных регламентов взаимодействия

* Формализация существующей организационной структуры, системы взаимодействия и внутрикорпоративных регламентов

* Построение системы внутреннего документооборота

* Внедрение системы проектного управления.

ГЛАВА 2. ИССЛЕДОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОАО «ВОЛГОГРАДМЕБЕЛЬ»

2.1 Схема управления ОАО «Волгоградмебель». Характеристика организации

В данной курсовой работе будет рассмотрена организация, занимающая производством и продажей мебели.

Мебельная фабрика «Волгоградмебель» - производитель корпусной мебели для спален, гостиных, кухонь и прихожих, которая приятно удивляет покупателей как своим исполнением, так и многообразием выбора моделей, материалов и цветов.

Открытое Акционерное Общество «Волгоградмебель» -- старейшее мебельно-деревообрабатывающее предприятие Нижнего Поволжья.

В 1883 году, в Царицынском уезде Саратовской губернии, образовалось множество лесозаводов-лесопилок, которым будущее приготовило более интересную судьбу. После революции 36 мелких лесозаводов были национализированы и объединены в один лесодеревообрабатывающий завод, которому в декабре 1922 г. присвоили имя первого председателя исполкома Царицынского Совета Якова Ермана. С 1920 года основным видом производства было лесопиление, 50% вырабатываемых заводом пиломатериалов шло на экспорт. Во время Великой Отечественной войны завод им. Ермана был занят на выполнении военных заказов: ящики для боеприпасов, аэросани, сани-волокуши. К началу 50-х годов выпуск мебели составлял пятую часть общего производства продукции. Наиболее востребованы в послевоенные годы были простые предметы быта: шкафы для платья и белья, стулья, кухонные табуреты и т.д. В 1963 году был построен и дал свою первую продукцию цех древесностружечных плит. В 70-е годы основным видом продукции становится мебель. В результате технического перевооружения, строительства и реконструкции цехов в 80-е годы, предприятие получает статус одного из крупных мебельных предприятий Нижнего Поволжья.

В 1983 году завод отметил свой 100-летний юбилей. За достигнутые успехи в экономическом, производственном и социальном развитии награжден орденом «Знак Почета».1988 год стал новой вехой в истории предприятия: завод им. Я. Ермана внесен в реестр участников внешнеэкономической деятельности и одним из первых вышел на мировой рынок. Начался этап укрепления экономических связей с западногерманскими и итальянскими компаниями.

В начале 90-х годов, в процессе приватизации государственной собственности, предприятие смогло устоять в новых экономических условиях и одним из первых среди производителей мебели обрело самостоятельность, преобразовавшись в акционерное общество «Волгоградмебель» им. Я. Ермана.

1994 год -- реконструирован и оснащен новым оборудованием цех деревообработки, освоено производство решетчатой мебели из натуральной древесины по итальянской технологии.

1995 год -- на заводе начат выпуск кухонной мебели - введен в эксплуатацию новый производственный корпус, оборудованный комплексом современных высокопроизводительных станков.

1997 год -- предприятие приступило к выпуску большого ассортимента зеркал с оригинальным дизайном. Покупателям предлагается около 100 видов зеркал разнообразной формы и размера. Это стало возможным благодаря внедрению новых технологий на специализированном, уникальном оборудовании известной итальянской фирмы «Бавеллоне».

2004 год -- установлена новая линия ламинирования, позволившая значительно расширить ассортимент выпускаемой продукции и наладить производство ламинированной плиты разнообразной цветовой гаммы.

Благодаря модернизации производства удалось расширить ассортимент выпускаемой продукции, создать новые модели, способные конкурировать на российском мебельном рынке. Не отстать от стремительно развивающегося рынка предприятию позволяет ежегодное обновление ассортимента: 30-40 процентов продукции заменяется новыми образцами. При этом учитываются отечественные и зарубежные тенденции развития в области дизайна и конструирования мебели.

2.2 Основные виды деятельности ОАО «Волгоградмебель»

· производство и реализация древесностружечных плит, в том числе ламинированных

· производство и реализация мебели, пиломатериалов, брусковых деталей и других материалов, связанных с производством мебели и ДСП.

управление иерархия должностной функция

2.3 Основные виды выпускаемой продукции ОАО «Волгоградмебель»

· древесно-стружечная плита, в том числе ламинированная

· корпусная мебель -- спальни, стенки, шкафы, прихожие, мебель для детских комнат

· кухонные гарнитуры

· решетчатая мебель -- столы, стулья, табуреты

· офисная мебель -- столы письменные, столы компьютерные, офисные наборы

· мягкая мебель, матрацы

· стеклоизделия, зеркала.

Преимуществом выбранного направления деятельности является отсутствие проблемы нехватки трудовых ресурсов. Набор рабочей силы осуществляется путем заключения договоров с работниками на любой оговорённый срок.

Потенциальными потребителями продукции являются как юридические лица (небольшие фирмы), учебные учреждения, бюджетные организации, так и самый широкий круг населения со средними доходами.

Продукция, приобретаемая для реализации в организации ОАО «Волгоградмебель», закупается исключительно у проверенных и надёжных производителей.

На производстве используется новейшее импортное оборудование, позволяющее обеспечивать высочайшее качество продукции. Основные преимущества мебели фабрики «Волгоградмебель» - широкий ассортимент, оригинальные дизайнерские решения, гарантированное качество производимой мебели и доступные цены.

Схему управления данного предприятия целесообразно рассмотреть в графической форме (рис. 10).